SharePoint bilang isang framework ng mga aplikasyon ng negosyo

Panimula

Inilalarawan namin dati na dapat ay tumitingin sa SharePoint bilang isang 'balangkas na pang-negosyo ng mga aplikasyon', sa halip na lamang ng isang piraso ng software na 'hawakan ang iyong mga dokumento' o bilang isang beses ko narinig ito ng tinatawag na 'ito lamang ay isang intranet application'!

Sa katunayan, ito ay nagbibigay ng isang batayan-unlad ng application at 'hosting' na kapaligiran na kung saan na magbigay ng isang sisidlan sa tindahan ng iyong organisasyon na impormasyon. Samantalang ang imahen kabaligtaran depicts, ang nalalapit pinakabagong release ng platform (SharePoint 2010) ay mas higit pa sa isang lalagyan na dokumento; Ito ay isang malakas na framework para sa mga gusali at mga hosting ng mga aplikasyon ng malakas na negosyo, ang gusali ng mga komunidad at pagbibigay ng mayaman na lalagyan para sa inyong mga organisasyon na impormasyon.

Ito kaya ay nagbibigay ng isang pagkakataon para sa mga aplikasyon na binili, isinaayos o binuo sa loob ng SharePoint sa isang paraan upang malutas ang ilan sa iyong mga hamon na negosyo, mapabuti ang kahusayan ng paraan ang iyong mga tauhan magtulungan collaboratively at potensyal na bawasan ang mga gastos na kaugnay sa iyong mga IT badyet.

Tunay lakas SharePoint's 'ay na maaari itong magbigay ng isang data repository (sa form sa mga database ng nilalaman na naka-imbak sa loob ng Microsoft SQL Server) para sa marami sa iyong mga aplikasyon ng negosyo, (parehong umiiral at sa mga bago-kunsidera) pagbabawas ng kailangan upang mamuhunan sa hiwalay na hardware, licensing at-tuloy na suporta.

SharePoint ng mga aplikasyon

Sa pangkalahatan kasama ang mga dati ng mga aplikasyon SharePoint ay ginagamit para sa, tulad ng isang intranet, extranet at internet web nakaharap sa site, maaari din ito ay isinasaalang-alang para sa mga sumusunod, sa pangalan ngunit ang ilang mga vertical at horizontal negosyo na aplikasyon:

• Project at mga programa sa pamamahala ng mga aplikasyon ng
• Marketing na kampanya ng mga aplikasyon
• Produkto katalogo
• Discussion forums
• Research mga aplikasyon
• Pag-uulat workspaces
• Document imaging application (gamit scanners)
• Pagsasanay at tulong sa sarili portal
• * * * List base application (client contact at kaalaman sa pamamahala ng mga aplikasyon para sa mga halimbawa)
• * * * Workflow na nakabatay sa mga aplikasyon ng
• * * * Forms batay sa data entry na aplikasyon.

* * * Kahit anong application na malamang ay na palahukin paglikha o pag-update ng 'maramihang o isang listahan' ng data ay maaaring Kailangan din na magkaroon ng isang paghahanap o pag-filter na mekanismo na ginagamit. Marami sa mga umiiral na Lotus Notes o iba pang kaya tinatawag na mahirap unawain ng mga aplikasyon ay batay sa mga tatlong uri sa isang form o sa iba pang at dahil dito ay dapat isaalang-alang para sa migration sa kabuuan sa SharePoint.

Ang mga aplikasyon ay ibinigay sa pamamagitan ng mga umiiral na bespoke 'client server' based architectures ay maaari ring naka-host sa loob ng iyong SharePoint kapaligiran. Ipinagkaloob, ang ilang mga antas ng pagbibigayan madalas ay kinakailangan, ngunit ito ay sa pinakadulo nagkakahalaga ng hindi bababa sa investigating sa iyong mga parokyano kung may magiging pakinabang sa paglipat ng mga aplikasyon at paggawa ng mga ito mas madaling at arguably pagbabawas ng iyong kabuuang gastos sa katagalan ng paggamit ng 'shared services' na ibinigay ng SharePoint.

Aling ang dahilan kung bakit kapag naghahanap ng para sa mga partikular o pasadyang mga aplikasyon sa ganapin sa isang partikular na grupo ng mga pangangailangan sa negosyo, ito ay nagkakahalaga ng naghahanap sa inyong umiiral na pamumuhunan sa SharePoint upang makita kung ito ay maaaring pinalawig na magbigay ng pag-andar na kailangan mo. O, sa katunayan isaalang-alang ang paggamit ng SharePoint bilang iyong pinag-isa pinagbabatayan platform para sa pagpapasok ng ilang mga aplikasyon maaaring isaalang-alang ang pagpapatupad ng malaya ng bawat isa.

Real mundo mga halimbawa

Halimbawa 1:

Ang isang halimbawa ng mga ito ay makikita sa pagsamahin ng umiiral na mga solusyon sa dokumento imaging sa loob ng iyong SharePoint framework. Ang iyong mga mayroon-nang-print & scanner kagamitan na maaaring magamit upang makunan, maiimbak ang kanilang mga nilalaman (kadalasan sa samaan ng loob o pdf file) sa iyong SharePoint kapaligiran. Ang mga ito naman ay maaaring awtomatikong nai-tag ng metadata, index at provisioned sa pamamagitan ng isang mahahanap na o na-filter na interface paggawa ng ito magagamit para sa isang mas malawak na madla, na gumagamit ng workflow, atbp ganoong isang tunay na halimbawa sa mundo ng pagsasanib ng mga teknolohiya ay ang pag-scan ng mga correspondences customer, papasok na mail o iba pang mga ad-hoc pag-scan sa mga pangangailangan. Ito muli ng inyong investment sa parehong pag-scan at SharePoint ay magandang halimbawa ng pagsamahin pantulong na teknolohiya "

Halimbawa 2:

Isa pang halimbawa ay na ng porting iyong Lotus Notes mga aplikasyon sa iyong SharePoint intranet. Marami kaya tinatawag na 'Tala ng mga aplikasyon' ay talagang lamang ng listahan ng mga impormasyon na naka-imbak sa Notes. Ang mga ito ay maaaring lumipat at umupo ganap na rin sa loob ng maihahambing na katangian set sa SharePoint. That said, huwag maliitin ang mga hamon pagdating sa "dokumento migration" mula sa Notes, tulad ng ito ay notoriously mahirap, lalo na sa mga madalas na mga komplikadong workflows na mangibang-bayan. May mga 3rd party na mga produkto na makukuha upang makatulong dito, tulad ng AvePoint, Mainsoft at paghanap.

Sa isip ang iyong orihinal na SharePoint architecture ay dapat may isinasaalang-alang ang pangangailangan na makapagbigay ng karagdagang mga application at na-itinayo naayon sa hawakan tulad ng pagbabago. Kapag hindi ito ginawa, at pagkatapos ay kailangan mong magsagawa ng isang buong-aralan at plano sa arkitektura ng mga pagbabago na kinakailangan upang mapaunlakan ang mga ito - Huwag sa ilalim ng pahalaga ang mga isyu dito at pananaliksik sa lugar na ito nang lubusan, bilang ito ay maaaring humantong sa mga karagdagang overarching arkitektura ng mga pagbabago, at hardware o software na pagbili.

Paghihinuha

Kaya sa kabuuan, SharePoint ay mas higit pa sa isang lalagyan na dokumento; ito ay isang malakas na framework para sa mga gusali at mga hosting ng mga aplikasyon ng malakas na negosyo na makakatulong sa iyong mga kawani ng pamahalaan ang kanilang impormasyon sa mas mahusay at mas mabisa, ng pagtulong sa iyong negosyo upang makamit nito ang strategic na layunin. Kaya kung ang kanyang 2003, 2,007 o kahit na sa lalong madaling panahon upang mailunsad 2,010 bersyon ng SharePoint, plano ang paglawak o mga pagbabago din sa mga advanced na upang ito ay sumusuporta sa iyong negosyo mga pangangailangan sa hinaharap.

Pagbati,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Panatilihin ang iyong mga SharePoint at IT diskarte sa sync

SharePoint ay matured sa mga kamakailan-lamang na taon upang maging pretty mabuti at sa pagiging isang 'sa lahat ng mga bagay-bagay sa lahat ng mga tao' platform, o bilang Gusto ko ang mag-refer sa mga ito bilang isang 'balangkas na pang-negosyo ng mga aplikasyon'.

Ang pagpapakilala sa SharePoint 2,003 ng 'Windows SharePoint Services (WSS), lisensyado bilang bahagi ng Windows Server 2003 operating system bilang isang' libreng 'download, noon din ang isang malinaw na stroke panginoon ng licensing ng Microsoft.

WSS nagbibigay ng arguably ng isang mabuti, malusog at mayaman set ng lahat ng ito ay simpleng mga dokumento sa pamamahala ng mga serbisyo na nais maglingkod maraming maliit, katamtaman at sa ilang mga lawak ng malalaking negosyo enterprise rin sa kanyang sarili. Sa katunayan ito ay kung saan maraming mga negosyo na nagsimula off sa paglawak ng mga naunang bersyon ng software, na walang tunay na pag-alam sa kung ano sila ay nakakakuha ng kanilang mga sarili sa mga kasangkot.

"SharePoint 2,010 ay patuloy na magbigay ng isang nag-uudyok na 'sukat na sukat ang isa lahat ng' lumapit sa kanyang kaakit-akit na katangian set na biyak sa buong parehong intranet, extranet at internet hangganan"

Na ito 'lahat ng bagay sa lahat ng mga tao' tema ay nakatakda upang magpatuloy sa susunod na release, SharePoint 2010. Earmarked para sa isang release tagsibol ng panahon, ito ay patuloy na magkaloob ng mga serbisyo at pag-andar na matugunan sa aking pagtingin, ang isang malaking bahagi ng pangkaraniwang solusyon ng isang organisasyon ng aplikasyon pangangailangan tunay mabuti, bagaman sa ibang mas tiyak na mga pangangailangan ng malinaw na hindi ito.

Tulad ng kanyang hinalinhan sa SharePoint 2007, ang susunod na bersyon (na tinatawag na SharePoint 2010) ay magbibigay ng isang nag-uudyok na 'sukat na sukat ang isa lahat ng' lumapit sa kanyang kaakit-akit na katangian set na biyak sa buong parehong intranet, extranet at internet hangganan. Hindi forgetting na may release na ito ay isang mapang-akit, kung wala pa sa gulang, Microsoft Online 'na ulap na nakabatay sa' nag-aalok ng serbisyo, na kung saan ay na-update sa likod ng kanilang unang ilunsad sa 2009.

Gayunman, ang 'lahat ng bagay sa lahat ng mga tao' ay may pahayag na mula sa oras-oras ay ang kanyang 'Achilles takong' sa na ito ay hindi gawin ang isa sa function pati na rin ang mga customer inaasahan o maaring kailangan; Ang ganitong mga bilang dokumento pangasiwaan, records management, wiki, na blogs, workflow at web content management, atbp Arguably ang mga ito at iba pang mga pangunahing SharePoint mga katangian ng magkaroon ng isang balsa ng mga produkto na katunggali na kung ginagamit malaya, ay mas mabuti.

Ngunit mahalagang tandaan na ang SharePoint ay hindi na at hindi na maaaring manalo sa naturang bahagi sa pamamagitan ng paghahambing panig. Hindi rin ito ay dinisenyo upang makipagkumpetensya sa paggalang ng 'vertical' na nakabatay sa mga aplikasyon ng negosyo o ibang espesyalista 'linya ng application software na pang-negosyo'. Point Isang madalas na nawala sa mga talakayan at proseso ng pagpili ng nagtangka sa pagpili ng isang IT solusyon para matugunan ang iyong pangangailangan.

"SharePoint ay, kung ito ay hindi pa nagagawa, bahagi ng mga bloke ng gusali"

Upang maiwasan ang mga pangyayari at masiguro SharePoint ay itinuturing na sa tamang konteksto, mahalagang ang iyong diskarte para sa kanyang pagpapakilala, pag-aampon at pamamahala ay sumang-ayon at naunawaan na hindi sa pamamagitan lamang ng mga bayad ng pagpapatupad at suporta, ngunit sa pamamagitan ng lahat ng mga senior parokyano na responsable para sa mga IT service delivery .

Bukod dito Gusto ko tagapagtaguyod pagsunod na ito at sa pangkalahatang diskarte ng IT sa sync. Bakit? Dahil mas madalas kaysa sa hindi ang inyong organisasyon ay gumagamit ng isang lumalagong halo ng mga aplikasyon ng IT, hardware at software, at accumulated ng isang hanay ng mga kasanayan at karanasan na ang inyong mga pangunahing tauhan at mapanatili ang mapanatili ang bilang bahagi ng kanilang papel.

Kaya iyong mga function sa IT ay may vested interes sa pamamahala ng mga kaugnay na gastos na ito magkakaiba kapaligiran. Bukod diyan ay, o sa halip ay dapat na isang lumalaking pagnanais na gawing simple, mas mahilig at ipakilala ang pagpapatakbo at madiskarteng 'bloke gusali', na maaaring aid ng negosyo makamit ito madiskarteng mga layunin. SharePoint ay kung ito ay hindi na bahagi ng mga bloke ng mga gusali. Kahit na kung ito ay ginagamit tactically ngayon bilang isang 'point solusyon' para sa isang partikular na function ng isang intranet, SharePoint's na sakop ng mga kakayahan arguably pangangailangan para sa mga ito ay isinasaalang-alang sa mas malawak na konteksto ng iyong madiskarteng mga bloke gusali.

Sa aking susunod na artikulo ay isulat ko pa sa kung bakit ito ay ang pagpapakilala ng SharePoint teknolohiya sa iyong mga IT diskarte ay mahalaga at kung paano kayo sa karagdagang palawigin ang investment mo ginawa sa SharePoint 2,007 o ay tungkol sa upang gumawa ng marahil sa SharePoint 2,010 mamaya sa taong ito.

Pagbati,

Andrew Walmsley

Managing Director

Interesado ka sa SharePoint 2,010?

Ako ay nagkaroon ng pribilehiyo (at mapanatili ang maraming mga scars!) Ng pagkakaroon ng nagtrabaho sa SharePoint ito dahil ito ay unang ilunsad noong 2001 at nakita sunud-sunod ng mga update sa platform sa paglipas ng taon, pati na rin ang saksi sa lumalaking aampon sa pamamagitan ng mga negosyo tulad ng isa sa mga susi ' gusali bloke 'ng teknolohiya na naipatupad upang makapaghatid ng parehong strategic at pagpapatakbo ng IT layunin.

Samantalang ang mga sumusunod na mga post sa blog ilarawan (post 1 at post 1) ito ay sa aking tingnan ang halos 'evolution' sa pamamagitan ng mga taon sa mga tuntunin ng produkto platform functionality at architecture.

Bukod pa dito Ito ay may nakita napakalaking interes at pamumuhunan taon-on-taon, hindi bababa ng mga pinakabagong planned release ng produkto na tinatawag na SharePoint 2010. Higit pang mga detalye sa mga ito dito sa pinaplano update: SharePoint lumabas nang panakaw rurok

Ano ang ulat sa akin sa ilang mga lawak, ay ang antas ng interes at pagkakaroon ng mga kurso, mga kaganapan at iba pang tulad ng mga materyales sa 'paano i-install', 'susi disenyo ng mga desisyon upang isaalang-alang', atbp At ito ang bago kahit na ang produkto ay na-release sa beta sa pangkalahatang publiko! Ito ay tiyak na hindi magagamit para sa nakaraang mga bersyon sa anumang malaking malalim.

Ito ay isang mabuting mag-sign ng isang malusog na sumusuporta sa komunidad at ng Microsoft, kanino ay nagbibigay ng mas sa paraan ng impormasyon at hanggang sa harap ng gabay sa kanilang mga hinaharap na pagsasaalang-alang roadmap para sa mga ito at ang iba pang mga teknolohiya.

Nagbibigay-daan sa pag-asa ang mga momentum na patuloy para kapag ito ay ilunsad sa susunod na taon. Tulad ng isang buhay na buhay sa komunidad at tulong mula sa Microsoft, tumutulong sa amin na ang lahat ng 'dumating hanggang sa bilis' na may mga bagong teknolohiya at nagbibigay-daan sa amin upang maging mas mahusay na inihanda para sa hamon na ito ay hindi nagbibigay ng pag-aalinlangan. Ang mga benepisyo sa lahat na ito ay nagpapahintulot din sa mga kasosyo sa Microsoft, tulad ng WorkShares, upang magbigay ng napapanahong mga payo at patnubay sa paligid ng stratehiya ng paggawa ng desisyong mga kompanya ay kinakailangang gawin para sa hinaharap pamumuhunan sa 2,010 at sa hinaharap.

Pagbati,

Andrew

Managing Director

Michael Deller nagdurugtong sa WorkShares

Kami ay nalulugod na ipahayag na Michael Deller ay sumali WorkShares. Siya ay sumali sa aming mga Technical Director at patuloy sa kanyang kakayahan bilang isang tinimplahan consultant SharePoint at architect, sa gitna ng kanyang iba pang mga tungkulin para sa WorkShares.

Na may higit sa 6 na taon ng karanasan sa pagtratrabaho sa SharePoint teknolohiya sa ilan sa ang UK nangungunang mga kasosyo sa Microsoft sa puwang na ito, Michael magbibigay sa kanya ng isang mayamang karanasan at kaalaman walang kaagaw sa larangan na ito.

Michael ay nagtrabaho sa ilan sa mga pinaka mataas na mga proyekto ang aking profile SharePoint at may cross industriya karanasan kasama ang mga pampublikong sektor, hindi para sa tubo, mga utility at edukasyon.

Michael's background bago ang SharePoint at Information Worker arena sumusunod ilang taon sa loob ng client sa Microsoft / patlang server imprastraktura na may isang malakas na background sa imprastraktura, messaging at pag-troubleshoot.

Michael's appointment ay magbolster aming senior management team at paghahatid ng pangkalahatang kakayahan. Kanyang mga kamakailan-lamang na pagdalo sa paglunsad ng mga pinakabagong update ng Microsoft na ang platform (SharePoint 2010) sa pagpupulong sa Vegas, ay magdadala magkano ang kailangan 'ulo up' sa implikasyon, mga hamon at pagkakataon para sa mga umiiral ng mga bagong o mga gumagamit ng SharePoint technology.

Ang pagkakaroon ng nagtrabaho sa Michael para sa ilang mga taon sa iba't-ibang mga proyekto SharePoint, ako ay tunay masiyahan sa mga secure na ang kanyang serbisyo at humarap sa kanyang mahalagang ambag para sa WorkShares sa aming mga umiiral at sa hinaharap na mga kliyente.

Pagbati,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Document migration sa SharePoint: turing

Background

Nabanggit ko sa aking huling post na pinamagatang "Document-migrate sa SharePoint - Ang iyong mga pagpipilian sa", na may karaniwang 4 pangunahing mga opsyon na magagamit para sa iyo kapag ang pagpapasya kung mangibang-bayan na nilalaman mula sa iyong namamahagi ng file at iba pang mga repositories. Upang summarise:

• Ganap na mangibang-bayan sa SharePoint
• * * * Bahagyang migration ng isang subset ng mga nilalaman sa SharePoint
• ** Iwan kung saan ito at magpatuloy upang mapanatili ang parehong repositories malaya
• *** Iwan kung saan ito at magpatuloy upang mapanatili ang parehong repositories, ngunit ang paggamit SharePoint sa index ng iyong lumang nilalaman, kaya nagbibigay ng kakayahan sa paghahanap na ito.

Isa o higit pang mga pagpipilian na ito ay maaaring ang ruta tapusin mo up pagpili depende sa iyong mga pangangailangan at mga pangangailangan.

* Ang mas lumang mga nilalaman na maaaring maging mabuti o naka-archive lang tinanggal.

** Isaalang-alang ang mga gastos at panganib dito sa pagpapanatili ng ageing kagamitan

*** Na ito ay limitado ang mga opsyon, imbestigahan lubusan at pagsubok sa mga partikular na ang mga resulta ng paghahanap, kaya gamitin ang may pag-iingat.

Susunod na mga hakbang at pagsasaalang-alang

Upang matulungan ka sa pamamagitan ng prosesong ito na desisyon upang matukoy kung aling ruta ay ang pinakamainam para sa iyong kalagayan, sa ibaba ko ay may nakasulat na ng ilang mga payo para sa iyo upang isaalang-alang at debate sa loob ng iyong pangunahing proyekto ng team at kapwa parokyano. Ang mga puna ay batay sa ilang mga taon ng pamamahala ng iba't-ibang proyekto SharePoint, kaya inaasahan namin na kayo ay maiwasan ang ilan sa mga masakit lessons learnt na namin at sa aming mga kliyente sa pamamagitan ng nagpunta! Ito ay marahil hindi lahat ng bagay kailangan mong isipin, ngunit isang magandang magsimula sa ilang mga pag-iisip upang makatulong sa iyo kasama ang iyong mga paraan.

"-Migrate ay maaaring maging mahal lalo na kung isasaalang-alang mo ang dami ng impormasyon na kayo ay nagbabalak na mangibang-bayan, ang tunay na halaga ng mga negosyo at mga teknikal na mga mapagkukunan (panloob at panlabas) balak mong i-schedule sa upang makatulong sa pagsisikap migration"

Tanong inyong parokyano & Senior mga gumagamit ng kung o hindi sila tunay na kailangan upang ilipat sa lahat ng mga dokumento at mga pahina ng intranet, mga imahe, mga video, atbp Batay sa ilang mga degree sa maaasahang at mula sa obserbasyon, ang aking karanasan ay nagpapakita ng oras at panahon na muli, ang 80 -- 90% ng nilalaman ay bihira kung sa lahat ng access na lampas sa 12-18 na buwan pagkatapos na ito ay nilikha. Kaya maaari kang lumikha ng isang bundok ng trabaho, para sa napakakaunting bumalik sa halaga.

Ako kaya pinapayo sinusubukan upang mahanap ang katibayan na sumusuporta sa kumpirmahin ito ay (o hindi) access madalas o iba pang mga pahayag na sumusuporta o sa ibang paraan ng paglilipat kinakailangan. Alamin kung bakit ito ang tunay na pangangailangan na lumipat ', halos tulad ng paglagay ng sama-sama sa isang mini negosyo kaso desisyon na proseso. Kadalasan ng mga yunit sa negosyo ay lamang sabihin nito ay, upang maiwasan ang paggawa ng mga gawain ng imbestigasyon o migration sa unang lugar dahil mayroon silang ibang (natural kaya) prayoridad. Ang katotohanan ay isang mabuting lumang malinaw out ay kadalasang isang malugod at magandang pagkakataon upang pasariwain ang nilalaman up, archive ng mas lumang mga elemento ng content na hindi na kinakailangan.

Ako din Minumungkahi mong isagawa ng isang pagrepaso ng nilalaman na amassed sa loob ng taon. Maaari kang mabigla upang malaman kung gaano karami ng tunay na ito ay hindi na kinakailangan, o mga kaugnay na angkop at o talagang makilala ng nilalaman na kailangang refresh pa rin.

Tandaan din doon ay isang dalubhasa, ngunit mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito sa pagiging 'makukuha' sa negosyo at ito ay nailipat at magagamit sa SharePoint. Halimbawa, maaari mong panatilihin ito ang layo mula sa SharePoint mas magagamit, ngunit pa rin mapupuntahan offline media o iba pang marahil mas mura ng porma ng imbakan.

Kung mo malaman na ikaw ay magkaroon ng isang malaking halaga ng nilalaman upang mangibang-bayan, ang tunay na ilagay sa lugar ang isang 'plano' para sa migration team (s) mobilise mo, siguraduhin na ang bawat isa ay may kamalayan sa kanilang mga tungkulin, ang kanilang mga gawain at kapag sila ay dapat ay gumagawa ng mga ito at kung bakit. Sila ay sa maikling salita kailangan upang maging ganap na nakasakay sa kung ano ay tapos na.

Ka din mangilangan sa 'subukin sa proseso ng gumagana sa isulong ng proving ang throughput' para sa iyong mga koponan sa migration. Ito goes para sa mano-manong, awtomatiko o timpla ng parehong pamamaraan. Maging mabait sa inyong mga estima para sa migration batay sa mga resulta ng iyong mga natuklasan. Ito ay magbibigay sa iyong mga parokyano confidence sa iyong mga koponan sa kakayahan ng proyekto upang matugunan ang mga deadlines migration.

"Epekto sa pangkalahatang SharePoint architecture pangangailangan na pinaplano sa pangkalahatang disenyo"

Inaasahan namin na kayo ay may sakop ng ilan o karamihan sa mga ito sa iyong orihinal na pagpaplano SharePoint architecture ... Mag-isip tungkol sa pagtaas sa load sa iyong pisikal na server sa kapaligiran, kakayahan sa pagpaplano ng mga isyu, epekto sa mga resulta ng paghahanap, mga pangkalahatang nabigasyon at kahalagahan ng iyong nilalaman, sa pangalan kundi isang ilang mga lugar na kailangan pag-iisip at pagsusuri kapag isaalang-alang ang paglipat umiiral ng nilalaman sa SharePoint.

Halimbawa, kung ikaw ay pagpunta sa ilipat at index o anumang mga panlabas na nilalaman na naka-imbak sa iyong SharePoint kapaligiran, isaalang-alang ang mga implikasyon para sa pagtaas sa imbakan ka tungkol sa mga lugar sa iyong kapaligiran. Hindi bababa dahil ang pagtaas sa sukat ay hindi lamang para sa raw data na imbakan ng nilalaman na naidagdag sa iyong SQL database, kundi pati na rin ang bagong imbakan na kinakailangan upang panghawakan ang mga mas mataas na index ng mga sukat ng file.

Pagkatapos isaalang-alang ang mga karagdagang load lang kayo ay inilagay sa iyong backup at ibalik ang proseso! Maaari kang magdala ng mga potensyal na presyon sa iyong kakayahan na matugunan ang iyong SLAs para sa mga serbisyo sa availability sa mga kaso ng downtime. Halimbawa maaari ka pa ring ibalik ang iyong bagong nadagdagan nilalaman database sa oras na pinapayagan sa loob ng SLAs?

"Evaluate ang 3rd party na mga kasangkapan upang tulungan ka sa dami ng data"

Marami sa ika-3 partido ang mga produkto ng isang magandang trabaho sa pagtulong mo bulk mangibang-bayan / mag-upload ng nilalaman sa iyong SharePoint kapaligiran. Gayunman, marami ay hindi matugunan ang iyong pangangailangan nang lubos, kaya suriin muli ang mga ito nang mabuti at ang plano ng kanilang pagganap (o kakulangan ng) na may migration at mga gastos sa iyong mga plano at badyet. Mahalagang malaman ang kanilang mga limitasyon pati na rin ang kanilang lakas. Maaari mong mahanap sila mangibang-bayan marami, ngunit hindi ang lahat ng iyong mga uri ng dokumento. Gayundin, lubos na madalas na mawawala sa iyo ang ilang mga mahahalagang katangian ng dokumento o iba pang mga meta data na may kaugnayan sa dokumento o mga pahina na sinusubukan mong mangibang-bayan.

Sa karagdagan maaring mawala ang integridad ng data para sa mga halimbawa ang timestamp na impormasyon. Ito ay karaniwang isang bagay na maaaring mahalaga mula sa isang talaan perspektibo management, dahil hindi ito maaring galing sa kabuuan sa bagong kapaligiran.

"Tiyakin na makakuha ka ng negosyo na para sa humantong sa migration"

Sa pamamagitan ng lahat ng ibig sabihin nito ay nagbibigay ng mga plano (lumapit), mga kasangkapan at pamamaraan na matiyak na nilalaman ay maaaring lumipat. Bandang huli subalit ang mga gumagamit ng pang-negosyo ay dapat na 'sarili' ang aktwal na migration at maging ganap na kasangkot sa mga ito ay bahagi ng proyekto mula sa simula. Ang mga ito ay pinakamahusay na inilagay na malaman kung ano ang nilalaman ay o ay hindi kinakailangan, kung paano ito dapat tumingin, ma-access, iba pa din ang mangyayari sa magiging isa sa mga pinakamahusay na paraan upang turuan ng iyong mga gumagamit sa dulo ng paggamit ng mga SharePoint kakayahan ikaw ay nagbibigay sa sa kanila pangkalahatang.

"Isaalang-alang ang mga obligasyon sa regulasyon na panatilihin data"

Maraming sektor sa negosyo sa mga partikular na ang mga pamahalaan / publiko sektor, pinansya, kalusugan at charities may partikular na mga patakaran sa regulasyon nila sundin para sa data na pamamalagi, at ang pagkakaroon ng access (data protection mga isyu sa bilang isang kabuuan). Ang mga ito ay kailangang factored sa iyong mga plano.

"Disinvest at o muli ng iyong lumang hardware"

Ang paglilipat mula sa lumang intranets, namamahagi ng file o iba pang mga aplikasyon ng potensyal na nagpapahintulot sa iyo na ang iyong disinvest hardware (o hindi bababa sa ilan sa mga ito). Plan para sa pagsisikap na ito, kahit na kung ito lamang malaman kung paano kayo ay pagpunta sa recycle ang kit o ito tinanggal mula sa mga silid ng server. Mayroon isaalang-alang ang mga organisasyong pangkawanggawa o mga paaralan na maaaring makinabang mula sa mga lumang kagamitan sa halip na paglalaglag ito sa landfill.

"Tandaan, hindi lahat ng data o dapat ay naka-imbak sa SharePoint"

Ito ay tunay na SharePoint maaari index ng iba't-ibang nilalaman ng mga mapagkukunan. Pero masakit ang katotohanan ay madalang na ito achieves ang mga resulta na orihinal na nais na, dahil sa bahagi hindi dahil sa pagkabigo ng produkto per se, pero dahil ang pangkalahatang pagpapanatili ng SharePoint na nakabatay sa paghahanap na tumagal ng isang pulutong ng patuloy na pagsisikap na ay madalas na nakalimutan o tinanggal na sa disenyo o sa -pagpunta maintenance.

Medyo madalas na ito ang madaling ruta sa index ng iyong ageing at nakaumbok namamahagi ng file, ngunit nais mo ba talagang gusto ang iyong mga resulta sa paghahanap na naglalaman ng impormasyon mula sa mga pinagkukunan na ito ay luma at sa labas ng petsa? Walang-ingat na disenyo sa simula, pinong tune at regular maintenance na kinakailangan madalas mong end up sa isang mahirap na karanasan mula sa isang pananaw sa gumagamit.

Kaya sa pamamagitan ng lahat ng ibig sabihin nito isaalang-alang ang pag-index ng iyong mga pinagkukunan, ngunit ang tunay na naiintindihan ang mga implikasyon mula sa isang disenyo, pagpaplano at patuloy na pagpapanatili ng pananaw na hindi bababa sa mga gumagamit ng karanasan sa mga pahina ng resulta sa paghahanap. Sa huli tandaan, isaalang-alang ang lahat ng mga labas ng kahon ng mga opsyon na mayroon ka sa paghahanap at din sa pagpapasok filter para sa iyong mga resulta sa paghahanap na nilalaman (ang mga pasadyang o ika-3 partido ruta).

"Isaalang-alang ang pag-alis ng nilalaman na kung saan ito ay"

Subukan upang maunawaan pareho ang nadarama at hindi madaling unawain benepisyo ng pag-alis ng nilalaman sa lugar ng kinaroroonan, at marahil ay ang paggawa ng nilalaman 'basahin lamang' para sa isang panahon ng oras habang mong isaalang-alang ang iyong mga opsyon at o isagawa ang iyong paglilipat, upang hindi nagpapahintulot sa pagtaas, o pagpapalit ng nilalaman na naka-imbak sa mga lugar na ito.

Paghihinuha

Mayroong maraming mga bagay-bagay na isaalang-alang bilang bahagi ng inyong mga talakayan para sa pagpapasya ng mga pamamaraan sa pandarayuhan at ang itaas ay lamang ang ilan sa mga paksa na maaring magkaroon ka upang isaalang-alang.

Ito ay madalas na pampulitika sa 'path ng hindi bababa sa paglaban' upang mangibang-bayan lamang ang lahat ng nilalaman, hindi isinasaalang-alang ng mga teknikal at kung minsan ng pananalapi makatuwiran para sa paggawa ng isang bagay na naiiba. Kung hindi mo pa, isaalang-alang sa pagpapasok archive, quota at pagpapanatili ng mga patakaran upang pamahalaan ang iyung pagtaas ng dami ng data sa iyong mga kapaligiran.

Huwag sumali sa iyong mga parokyano at makakuha ng kanilang mga bumili-in sa aari ng paglilipat piraso. Kadalasan ang isang istratehiya ng mga siguraduhin ang negosyo naglalaman ng migration na ito ay gumawa ng mga tingin sa kanila iba kapag ito ay ang kanilang mga resources na kinuha mula sa kanilang normal na tungkulin na gawin ito.

Panghuli, sa aking karanasan sa paglipat at nagre-refresh ng isang maliit na bahagi ng orihinal na nilalaman sa SharePoint, kasama ang archive ng pahinga ay ang angkop na paraan para sa karamihan ng pangyayari. Paggawa sa SharePoint kakayahan sa pag-index para sa iyong mga gumagamit ng file, ngunit lamang sa mga maliliit at sinusukat pangyayari din ang isang bagay na dapat mong isaalang-alang.

Pagbati,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Document migration sa SharePoint: Ang iyong mga pagpipilian sa

Pangkalahatang-ideya

Tulad ng nabanggit ko sa aking huling post mayroong isang bilang ng mga in-nakapaloob na mga kasangkapan at iba pang mga opsyon upang makatulong sa iyo na mangibang-bayan ang iyong nilalaman sa at sa paligid ng iyong mga kapaligiran SharePoint.


"SharePoint ay ang natural na kapalit para sa iyong ageing namamahagi ng file at iba pang data repositories"

Ang tunay tunay at mahalagang tanong arises higit sa kung ano ang gagawin sa iyong kasaysayang data na naka-imbak sa mga repositories tulad ng mga file at namamahagi ng network, intranets at iba pang mga silos. Ito ay tiyak na hindi magiging isang kabuuang kapalit para sa iyong mga file / network ng gumagamit.

That said, ito at ang susunod na artikulo Plano ko ang sumulat ng nagnanais na magbigay sa iyo ng mga pangunahing mga opsyon bukas para sa iyo, pati na rin ang ilang mga kapaki-pakinabang na payo mula sa mga karanasan namin ay may nakukuha sa paglipas ng mga taon sa pagtatrabaho sa mga kliyente ng malaki at maliit upang makapaghatid ng intranet, internet, extranets at iba pang mga solusyon sa point base sa Microsoft teknolohiya SharePoint.

Ang Opsyon

Ikaw ay karaniwang may mga sumusunod na mga pagpipilian sa maingat na isaalang-alang, ang bawat isa ay magkakaroon ng implikasyon na ang iba't-ibang depende sa iyong mga pangangailangan at mga kalagayan:

• Ganap na mangibang-bayan sa SharePoint
• Bahagyang migration ng isang subset ng mga nilalaman sa SharePoint
• Iwan kung saan ito at magpatuloy upang mapanatili ang parehong repositories
• Iwan kung saan ito at magpatuloy upang mapanatili ang parehong repositories AT gamitin SharePoint sa index ng iyong lumang nilalaman, kaya nagbibigay ng kakayahan sa paghahanap na ito.

Ang bawat isa ay may pro's at con's, na kung saan ay kailangan mong i-up na paraan upang gumawa ng isang desisyon na tama para sa iyo. Sa dulo ng isa pa sa mga nasa itaas ay maaaring naaangkop para sa iyong mga pangangailangan, ngunit ayon sa mga nakaraang blog posts siguraduhin mo badyet at plano ng naaayon bilang ko ng garantiya ito ay dalhin ang iyong na na sa tingin mo!

Ako ay sumulat ng ilang mga payo para sa iyo upang isaalang-alang sa mga deliberations sa iyong mga parokyano at mga kliyente kapwa sa susunod na post.

Pagbati,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Mangibang-bayan o ilipat ang mga nilalaman sa loob ng SharePoint

Panimula

Migration ay palaging isang mahirap na topic na nanggagaling up sa isang proyekto sa simula sa mga tuntunin ng scoping ng isang proyekto, sa huli sa panahon ng rollout o pag-aampon phases, o isang beses sa proyekto ay sarado at ang mga gumagamit ay naiwan sa kanilang sarili. Ang mga aktibidad ng paglipat o paglipat ng data sa o sa pagitan ng mga pangkat ng mga sites, mysites, o mula sa network drive at mga sistema tulad ng Notes ay maaaring kakaunti.

May Subalit sa kasamaang-palad ay hindi isang sagot upang matugunan ang lahat ng uri ng mga pangyayari at sa pamamagitan ng enlarge pinapayo ko sa mga negosyo isaalang-alang ang malakas ang kailangan upang lumipat sa unang lugar na mula sa isang pananaw bulk migration. Isaalang-alang kung ito ay praktikal at posibleng iwan kung saan ito ay at o gamitin ito bilang isang ehersisyo sa 'hugas' ang inyong data bago paglipat o paglipat sa katunayan ito sa SharePoint o marahil ay mas mura daluyan imbakan. Marami pa tungkol sa paksang ito sa hinaharap ng isang artikulo.

Para sa artikulong ito na gusto kong magbigay ng ilang mga gabay sa mga end user at ang kanilang mga opsyon. Ako madalas matagpuan ang mga gumagamit mula sa dulo parehong dating o kasalukuyang mga kliyente na humihingi sa akin sa kung paano pinakamahusay na paraan upang ilipat ang mga nilalaman mula sa isang site sa isa pang o kung paano ilipat ang isang buong site team (sub sites na kasama) mula sa isang lokasyon sa ibang o kahit na nilalaman mula sa network sa nag-mamaneho sa panahon ng pandarayuhan o ampon bahagi. Mayroong isang buong saklaw ng mga pangyayari at mga pamamaraan / tools dito, ngunit inaasahan namin na ako ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga opsyon upang makatulong sa turuan at i-set mo sa kanang landas.

Una, upang itakda ang iyong inaasahan kanan mula sa simula ... anumang migration sa o sa paligid ng SharePoint ay hindi madaling makamit, lalo na ang paggamit ng mga pamamaraan na kahon at nangangailangan ng lubos ng ilang mga manual na hakbang. Ito ay unang-una dahil sa kung paano namin kadalasan sa tindahan ng aming pangkat ng nilalaman ng site (sa maraming mga ano ang mga site na tinatawag na mga koleksyon - pinakamataas na antas ng mga site na kadalasan), na kung saan naman naka-imbak sa loob ng SQL database. Subalit din bilang resulta ng kakulangan ng suporta sa pangkalahatang sa user interface sa loob ng SharePoint upang magbigay ng mga kinakailangang control at mekanismo upang payagan ang pagkopya o paglipat ng mga nilalaman. Ito ay marahil kung bakit may mga lots ng 3rd party kasangkapan lumitaw diyan upang matulungan ka.

Sa anumang kaso, siguraduhin na balak mong mabuti ang iyong mga disenyo ng site at pagbibigay ng pangalan sa conventions upang maiwasan ang mga tulad ng kailangan upang ilipat ang iyong nilalaman mamaya!

Talasalitaan ng mga Tuntunin

Ang ilang mga payo una sa terminolohiya ng bago magpatuloy namin:

• Site Collection - Top pinaka-taguan at seguridad hangganan para sa pag-iimbak at pangangasiwa ng nilalaman. SharePoint ay maaaring maglaman ng maraming mga daan-daan o kahit libu-libo ng mga ito sa isang paglawak. Nangunguna sa mga antas ng pangkat ng mga site ang madalas site ng mga koleksyon.

• Team site - Ang pinakamataas na antas ng site na ito ay nilikha sa pinakadulo simula sa tindahan at o ibahagi ang nilalaman. Kadalasan ang isang site koleksyon ay maaaring maglaman ng maraming sampu-sampung libo-libong mga site ng team at o sub-pangkat ng mga site sa isang site sa bawat collection na naglalaman ng maraming mga daan-daang libo ng mga dokumento o mas mataas kung ang istraktura ng maayos.

• Sub-site - Sigurado karaniwang mga site ng team na umupo sa ilalim ng pinakamataas na antas ng site sa isang koleksyon ng site at nabuo na sa pamamagitan ng mga gumagamit sa tindahan ng karagdagang nilalaman ang layo mula sa tuktok ng site na antas. Mayroon silang mas marami o mas kaunti ang parehong pag-andar, ngunit / maaaring itinuturing na 'mga bata' sa tuktok ng site at ito ay malamang ngunit maaaring hindi palaging magmana ng pahintulot at maaaring link sa pagitan ng bawat isa, etc

• Nilalaman - Anumang Office dokumento, PDF, mga imahe, mga listahan ng discussion, kalendaryo, makipag-ugnay sa mga listahan, o text na ikaw ay naka-imbak sa iyong site.

• List - Kalendaryo, listahan ng mga contact, dokumento na mga aklatan, discussion boards ay ang lahat ng mga halimbawa ng 'SharePoint mga listahan ng' at maaaring maglaman ng isang halo ng mga nilalaman ng mga item.

Pamamaraan & Mga Kasangkapan

Ang mga sumusunod ay ilang mga tunay na mundo end user na hinimok ng mga pamamaraan at mga kasangkapan na isaalang-alang para sa iyong nilalaman sa migration at ng pangkat ng mga site sa main, kundi pati na rin ang trabaho para sa mysites, at ang pag-publish ng nilalaman.

1. Paglikha ng mga site na 'template'

Para sa anumang mga site na koponan na iyong nilalaman sa, may kakayahan upang i-save ang buong site, ang dokumento ng mga aklatan, meta data at nilalaman (hanggang sa sukat ng 1O megabyte lamang) bilang isang muling-magagamit ang template. Ito ngayon ay magiging isang portable site ng template upang muling gamitin sa ibang sites. Sa mga ito ay maaari ka na ngayon lumikha repeatable mga site na naglalaman ng mga katulad na istraktura at o nilalaman.

Upang gawin ito, sa ilalim ng mga Setting ng Site ay makikita mo ang isang tampok na tinatawag na 'I-save ang Site ng Template'. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang i-save lamang ang istruktura AT O ang nilalaman pati na rin - Kahit na dahil sa kanyang limitado sa isang maximum ng 10 megabytes sa laki. Ito ay hindi ideal at ay depende sa laki ng iyong nilalaman bilang na ang kanyang kaugnayan o hindi bilang isang kasangkapan para sa inyo upang gamitin.

Kapag kayo ay naka-save sa site bilang isang template, (ibigay ito sa isang pamilyar na pangalan) ay maaari kang pumunta sa ilalim ng Mga Setting ng Site sa iyong 'Site template gallery'. Ang iyong bagong site na naka-save na template ay doon. Ngayon, ito ay maaaring ma-download sa iyong desktop, ( "site templatename. Stp") at karaniwang mag-upload sa sa iyong bagong site sa site ang patutunguhan 'template gallery'.

Ano ang mangyayari ngayon ay na kapag pumunta ka sa iyong bagong site at subukang gumawa ng isang bagong site, ang mga template ay lalabas sa isang 'Pasadyang tab ng' Mga pagpipilian sa 'pumili ng isang pahina ng template. Kaya ang mahalaga sa mga tawag na ito ay isang bagay na pamilyar sa nakaraang hakbang! Kapag ito ay pinili, ang iyong bagong sub-site (at nilalaman na kung ikaw ticked ang opsyon na ito) ay doon sa bagong site!

Pro's

• Mabilis at madaling paraan upang makakuha ng maliit na sub-sites na mangibang-bayan mula sa isang lokasyon sa ibang
• Kapaki-pakinabang para sa paglikha ng iba't ibang mga site ng template para sa iba't-ibang tumatangkilik / mga pangangailangan
• Nagpapanatili ng branding / anyo at pakiramdam
• Walang admin o code na paglawak hingin
• Dulo ng user friendly.

Con's

• Hindi maaaring gamitin para sa paggawa ng mga site na top level (maliban na lamang kung na-upload sa centrally 'master gallery'.
• Loses seguridad permissions
• Loses item na antas ng seguridad
• Limitado sa 10M sa laki
• Hindi i-save ang mga sub-sites bilang bahagi ng site, lamang na ang isang site

2. Paglikha ng listahan ng 'template'

Karaniwang para sa bawat listahan o library na iyong ginawa sa iyong site (ito ay nangangahulugang anumang kalendaryo, dokumento library, listahan ng mga contact, o iba pang mga generic na listahan) ay maaari na talagang i-save ang bawat indibidwal na kabilang ang mga listahan ng anumang karagdagang mga haligi na iyong ginawa sa loob ng AT dokumento / nilalaman ng mga ito sa loob ng , bilang isang reusable 'listahan ng template'. Dahil sa 'I-save bilang isang site ng template' na nabanggit na dati, ito ngayon ay nagiging isang portable na listahan ng template upang muling gamitin sa ibang sites.

Upang gawin ito, sa ilalim ng listahan ng mga dokumento o mga setting ng silid-aklatan, ikaw ay makahanap ng isang tampok na tinatawag na 'I-save bilang template'. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang i-save lamang ang istruktura AT O ang nilalaman pati na rin - Kahit na muli ito ay limitado ako sa isang maximum ng 10 megabytes sa sukat, kaya hindi ideal at ay depende sa laki ng iyong nilalaman bilang na ang kanyang kaugnayan o hindi bilang isang kasangkapan para sa mong gamitin. Sa tunay hindi bababa sa maaari mong makuha ang listahan ng mga istraktura, pagkatapos ay baka gamitin ang Opsiyon 3 sa ibaba upang bulk ilipat sa iyong nilalaman.

Kapag kayo ay naka-save na listahan sa / nilalaman bilang isang template, (ibigay ito sa isang pamilyar na pangalan) ay maaari kang pumunta sa ilalim ng Mga Setting ng Site sa iyong 'Listahan ng template gallery'. Ang iyong bagong listahan ng mga naka-save na template ay doon. Ngayon, ito ay maaaring ma-download sa iyong desktop, ( "listtemplatename. Stp") at karaniwang mag-upload sa sa iyong bagong site sa listahan ang patutunguhan 'template gallery'.

Kung ikaw ay pupunta sa iyong bagong site at subukang gumawa ng isang bagong listahan o silid-aklatan, ang mga template ay lalabas sa isang opsyon sa kung saan upang lumikha mula sa - kaya tulad ng dati, tumawag ito ng isang bagay na pamilyar. Kapag ito ay tapos na, ang iyong bagong istraktura (at o mga nilalaman na kung ikaw ticked ang opsyon na ito) ay doon sa bagong site!

Karaniwang ulitin ang prosesong ito para sa lahat ng iyong iba pang mga library o sa mga listahan hanggang sa ikaw ay kinopya ang iyong nilalaman sa kabuuan sa iyong bagong site.

Pro's

• Mabilis at madaling paraan upang ilipat / kopyahin listahan base sa nilalaman at istraktura kabilang ang meta data
• Walang admin o code na paglawak hingin
• Dulo ng user friendly

Con's

• Resource masinsinang
• Loses seguridad permissions
• Mawalan ng item na antas ng seguridad
• Limitado sa 10M sa laki

3. Mabilis at marumi - kopyahin Explorer tingnan ', cut at i-paste'

Ang pamamaraan na ito ay gagana lamang para sa mga aklatan dokumento o larawan sa aklatan. Karaniwang kung buksan mo ang iyong larawan o dokumento ng library gamit ang 'explorer tingnan', (Pumili ng Aksyon, Buksan sa Windows Explorer) at pagkatapos ay gawin ang parehong sa iyong patutunguhan sa library, tapusin mo up na may dalawang windows explorer. Siguraduhin na makikita mo sa mga tabi-tabi. Maaari kang pumili ng mano-mano ang lahat ng iyong mga dokumento, kopyahin / i-paste mula sa isang lokasyon sa ibang o i-drag and drop sa parehong paraan.

Ito ay partikular na kapaki-pakinabang para sa paglipat ng data mula sa drive network (ngunit ito ay tunay tunay slow!) O iba pang mga lugar na sumusuporta sa isang protocol na tinatawag na Webdav.

Tandaan: Anumang mga meta data ay hindi maaaring kopyahin at nawala mo ang oras stamp at iba pang mga orihinal na may-ari ng mga detalye. HUWAG ilipat o kopyahin ang 'folder Forms'! Ito ay isang sistema ng folder na kinakailangan sa pamamagitan ng SharePoint.

Pro's

• Mabilis at madaling paraan upang ilipat / kopyahin ang nilalaman sa pagitan ng mga aklatan
• Walang admin o code na paglawak hingin
• Dulo ng user friendly

Con's

• Resource masinsinang
• Mabagal paglipat ng maraming nilalaman
• Kailangan mo ng pahintulot sa setup ng seguridad muli sa destinasyon ng library
• Hindi pinapansin ang anumang metadata ikaw ay may setup!

4. I-export sa Excel

Bilang maaari mong asahan, ito ay lamang ng mga kapaki-pakinabang para sa mga listahan (hindi dokumento aklatan).

Sa anumang ibinigay na listahan ng mga may opsyon ka sa 'i-export sa excel' o 'i-export at i-link sa excel'. Ito ay maaaring gamitin upang magbigay ng isang i-export sa excel, at pagkatapos i-save / re-import ng bumalik sa isa pang listahan.

Tandaan: Ito ay maaaring maging lubos na nakasasakit ng damdamin bilang iyong pinanggalingan / destinasyon ng mga listahan ng kailangan upang magkaroon ng mga haligi eksaktong at metadata setup. Kung hindi, ito ay sa pamamagitan ng maraming up, (basahin ang pagkalaki-laki!) Na mga halaga ng mga error na integridad ng data na kailangan mong gawain sa pamamagitan ng. Hindi inirerekomenda para sa mga malamlam na puso, pero gumagana, na may mga limitasyon.

Pro's

• Mabilis at madaling paraan upang ilipat / kopyahin ang nilalaman sa pagitan ng mga listahan
• Good for limitado offline nagtatrabaho
• Good para sa mga malalaking mga listahan (Mas mahusay na gamitin ng Access para sa listahan na may libu-libong mga entries)
• Walang admin o code na paglawak hingin
• Dulo ng user friendly

Con's

• Limitado sa isang listahan sa isang panahon
• Hindi masyadong matatag na
• Potensyal na mapagkukunan masinsinang kapag mag-upload ng bagong data
• Kailangan mo ng pahintulot sa setup ng seguridad muli sa destinasyon ng library

5. Third party na mga kasangkapan at sa bahagi ng server kasangkapan

Mayroong isang mass ng mga ikatlong partido na kasangkapan lumitaw diyan at masyadong maraming upang mailakip sa mga partikular na dito. Bandang huli maraming gawin gayunpaman ay nangangailangan ng isang antas ng pag-access (basahin ang pahintulot ng server na antas o bahagi ng server code update) hindi mo maaaring pinapayagan na magkaroon, upang magkaroon ng kamalayan na ito 'ipakita ang pasak' bago ka pumunta sa labas at bumili ng isang bagay mula sa Bamboo, maghanap, Metalogix , Kwizcom o ilang iba pang Freeware sa internet! At bago pumunta kayo sige at i-install ng isang produkto 3rd party, basahin ang artikulong ito ako wrote a habang ang likod.

Para sa mga malalaking migrations ng data, ang mga paraan sa itaas 1-4 ay hindi lang scalable at kaya tulad ng mga produkto ay kailangan upang gumawa ng migration na lubhang mas madaling pamahalaan.

Magkaroon ng kamalayan gayunpaman na ang ilang mga produkto ay maaaring tunog cheap, madaling i-install ngunit maaari magpahamak kalituhan sa iyong mahalagang data at platform. Ako may dumating sa maraming bahagi 3rd party sa web (free at ihabla) na sanhi ng mas maraming proyekto ng mga problema, kaya mag-ingat dapat nakuha na. Ang mga lugar tulad ng hindi paggalang sa pinanggalingan at patutunguhan ng metadata, pagpepreserba ng file oras / may-akda stamp detalye at sa pangkalahatang lamang ng kabuuang bulas at pagganap ng mga isyu ay ang pangunahing lugar ko ay nahanap na mga lugar sa pinaka-kailangan ng pagpapabuti.

May mga karagdagan sa ilang mga kasangkapan sa server side (karaniwang utos tools linya) na kung saan ay magagamit upang kopyahin / ilipat ang mga nilalaman sa pagitan ng mga koleksyon ng site (at iba't ibang database na kung saan ang site na koleksyon ay madalas na naka-imbak sa loob kung kailangan na). Ang mga ito ay para lamang sa paggamit ng iyong mga admin sistema subalit, ngunit maaari / dapat konsulta kung mayroon kang isang partikular na malaking halaga ng nilalaman na iyong kailangan sa paglipat mula sa isang site sa isa pa.

Paghihinuha

Kung ang iyong site ay may relatibong maliit na tunay na nilalaman, ang kanyang madalas na mas mabilis / mas madali ang mano-mano ang muling likhain ang data o site na kailangan mo upang ilipat, kaysa sa aktwal na ilipat ito sa paggamit ng mga paraan sa itaas

Para sa mga indibidwal na migrations nito nagkakahalaga subukan ang mga opsyon sa itaas upang makakuha ng pang-unawa sa kung ano ang maaari mong gawin na walang pagbili ng mga produkto ng ika-3 partido o deploying server side code. Kahit na ang mga halimbawa sa itaas ay hindi 'patunay bala' o walang limitasyon upang gawin ng eksperimento at subukan bago ka tumira sa isa na gagana para sa iyo.

Mayroong isang pulutong ng 3rd party kasangkapan lumitaw diyan na maaari at tulong. Subalit ang bilang sa pagbili ng anumang software na hindi load ito sa aming produksyon na kapaligiran na walang unang nagpapakita ito ay akma para sa mga layunin. Kukunin ko na magsulat ng mas malapit sa paksa ng migration sa pangkalahatan, kaya watch this space!

Pagbati,

Andrew Walmsley

Alam mong makamit ang iyong mga SharePoint ROI (Return on Investment)?

Ang 'matatag' negosyo kaso para sa SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

Kung ikaw ay isa sa mga ilang na ako dumating sa kabuuan, ako madalas paghanga lamang kung gaano kahusay ang mga numero ng 'stack up' ay parehong kapag sila ay nakasulat sa mga tadhana ng pamantayan na ginagamit at kung paano sila magkaroon ng fared na ito dahil ito ay deployed?

Ako ba na maraming ay 'matagumpay', kahit na ang mga istatistika ng pananalapi ay hindi magagamit upang suportahan ang pahayag na ito, tulad ng madalas na nito hindi lamang tungkol sa financials at maaaring higit pa tungkol sa pagpapasok ng pagbabago isang paraan ng trabaho, ibig sabihin collaboratively kumpara sa loob ng ' nagtatrabaho sa silos '.

Kahit na ito, sa huling ilang taon ng nagtatrabaho sa pinakabagong bersyon ng SharePoint sa aming mga umiiral na (at mga bagong) customer, kung saan kami ay nagbalik upang tuparin ang karagdagang trabaho o para sa mga bagong piraso pagkonsulta ng ilang mga uri, ako madalas tanungin kung paano ang orihinal na negosyo kaso ay unang ng lahat ng mga sumang-ayon at pangalawa, (kung ang isa ay ginawa!) kung paano paglawak ay nanirahan hanggang sa ito ay orihinal na layunin.

Predictably, ito ay isang sama-sama tugon ngunit ang kabuuang negosyo kaso ay unting ginagamit, (na kung saan ay isang magandang bagay) ngunit madalang na ang kanilang ginagawa sa aking opinyon, isaalang-alang ang pangmatagalang savings sa pananalapi o sila ay revisited upang kumpirmahin ang inaasahan sa pananalapi savings ay makamit.

Kung gaano kahusay ang paglawak ng mga pumunta?

Kaya ang paglawak ng matugunan o lumampas sa orihinal na pinansiyal na pagtitipid?

Sigurado ang executive, pangunahing grupo o IT utang. na naka-sign off sa proyekto masaya na sa pinansyal na gastos sa savings o paghahatid sa pangkalahatan? Maghinala ko lubos ng ilang sagot ay hindi positibo, mapag-aalinlanganan o kasama ang mga linya ng 'maaaring wala na mas mahusay na'.

Depende sa kung sino ka na nagsalita sa negosyo ang mga dahilan para sa mga ito ay karaniwang mapunta sa mga sumusunod na pahayag:

• 'Walang mga pagtatantya ng pinansyal na gastos sa pagtitipid ay gawa sa simula, kaya hindi ko maaaring sabihin kung ito ay nai-save na sa amin ng pera o hindi'
• 'Bad payo mula sa aming mga kasosyo sa SharePoint na humantong sa amin sa isang' square peg, sitwasyon round butas ', ibig sabihin, sila ay nagpasya na puwersa (basahin ang bespoke code!) Ang impiyerno sa labas ng platform sa bagay na ito lamang ay hindi sinadya o dinisenyo upang gawin at kaya gastos na higit pa sa aming budgeted para sa '
• 'Ito ay deployed ngunit hindi na ito ay walang stakeholder suporta, tamang pamamahala o pag-aampon mga plano at dahil dito ay hindi tunay na ginamit ng negosyo at sa gayon stagnated'
• 'Ang mga proyekto ay pinamahalaan na mahina sa pamamagitan ng IT, ran sa badyet, kinuha ng isang pulutong mas mahaba kaysa sa kanilang sinabi na ito. Anumang mga gastos na kinilala sa pagtitipid ay nawala ito sa pagkuha ng inihatid '
• 'Ang bagong intranet ay na-deployed, ngunit ako ay inaalok walang pagsasanay o suporta at hindi ko mahanap ang anumang bagay na kailangan ko kaya madalang na gamitin ito. Nagkaroon walang mali sa mga nakaraang application ... '

Etc, etc ...

Tulad ng nai-post ko ng ilang taon na ang nakaraan sa aking "Microsoft ROI Calculator para sa Windows SharePoint Services", may ilang mga kapaki-pakinabang na mapagkukunan lumitaw diyan upang matulungan, ngunit ang mga malamang na maging isang piraso ng isang 'black art' at dapat sa aking tingnan ang gagamitin may pag-iingat. May isa din mula sa HP at sa iba pa, ngunit ang aking mga saloobin sa mga ito ay na ito ay isang bit overkill sa kanyang mga mungkahi, (marahil ang magbenta mas hardware ...?!) Kahit na kapaki-pakinabang sa tingin ko para sa mas malawak na kamalayan na kailangan mo kapag dala ang tulad ng kapasidad at pagganap ng pagpaplano ng mga gawain.

Bakit ang ilang mga negosyo SharePoint kaso madalas mawalan ng isang kahanga-hangang gawa

Karamihan sa mga negosyo kaso Nabasa ko na isaalang-alang ang mga tipikal na mga isyu tulad ng mga gastos ng pagpapanatili ng umiiral na application na 'hindi angkop para sa mga layunin, kasama ang mga potensyal na mga gastos sa kapalit na aplikasyon para sa licensing at hardware gastos. Fine.

Ngunit madalang ang isaalang-alang nila ang mga pinansyal na pagtitipid ng paghahatid ng mga karagdagang aplikasyon sa itaas ng SharePoint na lampas sa kung ano sila ay orihinal na ipinakilala para sa (karaniwang ang iyong intranet / extranet pangyayari).

Hindi kaya madaling isulat sa papel sa mga termino ng pagtitipid sa pananalapi, gaya ng tulad ng mga aplikasyon ay hindi maaaring maging kahit na kilala o tungkol sa mga kinakailangan scoped sa sapat na detalye upang gumawa ng isang may-kaalamang desisyon. Ngunit gayon pa man tulad ng isang pahayag ay dapat sa iyong negosyo kaso bilang isang malakas na 'benepisyo negosyo hindi madaling unawain' at sumusuporta sa iyong madiskarteng mga dahilan para sa paggamit ng SharePoint.

SharePoint ay 2,010 lamang sa paligid ng sulok ...

Ang simpleng katotohanan ay SharePoint 2007 ay mayroon na isang mabuting plataporma para sa paghahatid ng mga aplikasyon sa. SharePoint 2,010 ay hindi pagayon malayo at unang mga palatandaan ay na ito ay magtayo sa ang tagumpay nito sa kasalukuyang bersyon at maging isang magandang platform kung saan ang mag-host ng mga aplikasyon sa.

Sapagkat SharePoint ay hindi maaaring optimised para sa malakas na transactional na nakabatay sa mga aplikasyon, kaunti lamang ng iyong mga linya ng mga aplikasyon ng negosyo (maliit, katamtaman at malalaking) ay ito uri pa rin. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Pagbati,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS - Business produktibo Online Standard - Unang Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

Pagayon malayo pagayon mabuti. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Paghihinuha

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Pagbati,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Paglapit sa Office 2007-format na dokumento sa SharePoint na may mas lumang bersyon ng Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Pagbati,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint