SharePoint bilang isang negosyo aplikasyon framework

Pagpapakilala

Kami inilarawan dati na dapat ay tumitingin sa SharePoint bilang isang 'application' balangkas ng negosyo, sa halip na lamang ng isang piraso ng software na 'humahawak sa iyong mga dokumento' o bilang isang beses ko narinig ito na tinatawag na 'na ito lamang ay isang intranet aplikasyon'!

Sa katunayan, ito ay nagbibigay ng isang batayan unlad application at 'host' na kapaligiran na kung saan upang magbigay ng isang sisidlan sa tindahan ng iyong mga organisasyon ng impormasyon. Samantalang ang imahen depicts kabaligtaran, ang nalalapit pinakabagong release ng platform (SharePoint 2010) ay mas higit sa isang lalagyan dokumento; Ito ay isang malakas na framework para sa mga gusali at hosting ng malakas na mga aplikasyon ng negosyo, gusali ng mga komunidad at pagbibigay ng mayaman sisidlan para sa iyong mga organisasyon ng impormasyon.

Ito kaya ay nagbibigay ng isang pagkakataon para sa mga aplikasyon na binili, isinaayos o binuo sa loob SharePoint sa isang paraan upang malutas ang ilan sa iyong mga hamon na negosyo, pagbutihin ang kahusayan sa mga paraan ng iyong mga kawani ng trabaho collaboratively sama-sama at potensyal na mabawasan ang mga gastos na kaugnay sa iyong mga IT badyet.

'Tunay lakas SharePoint ay na ito maaari magbigay ng isang data repository (sa nilalaman form database na naka-imbak sa loob ng Microsoft SQL Server) para sa marami sa iyong mga aplikasyon ng negosyo, (sa parehong mga umiiral at bagong mga na-alang) pagbabawas ng kailangan upang mamuhunan sa hiwalay na hardware, licensing at sa pagpunta-suporta.

SharePoint aplikasyon

Karaniwang kasama ng mga karaniwang aplikasyon ng SharePoint ay ginagamit para sa, tulad ng isang intranet, extranet at internet web site ng nakaharap, ito rin ay itinuturing para sa mga sumusunod, sa pangalan ngunit ang ilang mga vertical at horizontal negosyo aplikasyon:

• Proyekto at programa ng pamamahala ng mga aplikasyon
• Marketing kampanya ng mga aplikasyon
• Produkto katalogo
• Usapan forums
• Research mga aplikasyon
• Pag-uulat workspaces
• Document imaging aplikasyon (gamit scanners)
• Pagsasanay at tulong sa sarili portal
• * List batay aplikasyon (client contact at kaalaman sa pamamahala ng mga aplikasyon para sa halimbawa)
• * Workflow batay mga aplikasyon
• * Forms batay sa data entry ng mga aplikasyon.

* Ang anumang aplikasyon na ay malamang na kasangkot paglikha o pag-update 'o maramihang mga listahan ng nag-iisang' ng data ay maaari ring kailangan na magkaroon ng isang paghahanap o pagsasala mekanismo na ginagamit. Maraming mga umiiral na Lotus Notes o iba pang kaya tinatawag na mahirap unawain ng mga aplikasyon ay batay sa mga tatlong uri ng sa isang form o sa iba pang at kaya ay dapat isaalang-alang para sa migration sa kabuuan sa SharePoint.

Ang mga aplikasyon ay ibinigay sa pamamagitan ng umiiral na pasadya 'client server' base architectures ay maaari ding naka-host sa loob ng iyong SharePoint kapaligiran. Ipinagkaloob, ang ilang mga antas ng pagbibigayan ay madalas na kinakailangan, ngunit ito ay sa pinakadulo kahit na nagkakahalaga ng investigating sa iyong mga parokyano na sa kung may magiging pakinabang sa paglipat ng mga aplikasyon at paggawa ng mga ito mas mapupuntahan at arguably pagbabawas ng iyong kabuuang mga gastos sa katagalan ng paggamit ng 'shared serbisyo' na ibinigay ng SharePoint.

Aling ang dahilan kung bakit kapag naghahanap para sa mga tiyak na o mga pasadyang mga aplikasyon sa matupad ang isang partikular na hanay ng mga kinakailangan ng negosyo, ito ay nagkakahalaga ng naghahanap sa inyong mga umiiral na pamumuhunan sa SharePoint upang makita kung ito ay maaaring extended na magbigay ng pag-andar na kailangan mo. O nga isaalang-alang ang paggamit ng SharePoint bilang iyong pinag-isa pinagbabatayan platform para sa pagpapasok ng ilang mga aplikasyon maaari kang isinasaalang-alang ang pagpapatupad ng malaya sa bawat isa.

Real mundo mga halimbawa

Halimbawa 1:

Ang isang halimbawa ng mga ito ay makikita sa mga Kombinasyon ng mga umiiral na imaging solusyon dokumento sa loob ng iyong SharePoint balangkas. Ang inyong mga umiiral na i-print scanner & kagamitan ay maaaring gamitin upang makunan, maiimbak ang kanilang mga nilalaman (karaniwang samaan ng loob o pdf file) sa iyong SharePoint kapaligiran. Ang mga ito sa turn maaari automatically na-tag na gamit ang metadata, index at provisioned sa pamamagitan ng isang nahahanap o nasala interface ng paggawa ng ito magagamit para sa isang mas malawak na madla, gamit ang workflow, atbp Ang ganoong isang tunay na halimbawa ng mundo ang pagsasama ng teknolohiya ay ang pag-scan ng customer correspondences, papasok na mail o iba pang mga ad-tangi pag-scan sa mga pangangailangan. Ito muli ng iyong mga pamumuhunan sa parehong pag-scan at SharePoint ay magandang halimbawa ng mga Kombinasyon ng mga pantulong na teknolohiya "

Halimbawa 2:

Isa pang halimbawa ay na ng porting ang iyong Lotus Notes mga aplikasyon sa iyong SharePoint intranet. Maraming mga kaya tinatawag na 'Notes mga aplikasyon' ay talagang lamang ang mga listahan ng impormasyon na naka-imbak sa Notes. Ang mga ito ay maaaring lumipat at umupo ganap na mahusay sa loob ng mga maihahambing na katangian-set sa SharePoint. Na sinabi, huwag maliitin ang mga hamon kapag ito ay dumating sa "dokumento migration" Notes mula sa, tulad ng ito ay notoriously mahirap, lalo na sa mga madalas na mahirap unawain workflows upang mangibang-bayan. May mga 3rd party na mga produkto na makukuha upang makatulong sa dito, tulad ng AvePoint , Mainsoft at pithaya .

Sa isip ang iyong orihinal na SharePoint architecture ay dapat may isinasaalang-alang ang kailangan upang magbigay ng karagdagang mga aplikasyon at ay binuo ayon sa hawakan tulad baguhin. Kung hindi ito, pagkatapos ay kailangan mong magsagawa ng isang buong repasuhin at plano ng arkitektura mga pagbabago na kinakailangan upang mapaunlakan ang mga ito - Huwag sa ilalim ng inestima na ang mga isyu dito at pananaliksik sa lugar na ito nang lubusan, tulad ng ito ay maaaring humantong sa mga karagdagang overarching arkitektura mga pagbabago, hardware at o software na mga pagbili.

Konklusyon

Kaya sa buod, SharePoint ay mas higit sa isang lalagyan dokumento; ito ay isang malakas na framework para sa mga gusali at hosting ng malakas na mga aplikasyon ng negosyo na makakatulong sa iyong mga tauhan ng pamahalaan ang kanilang impormasyon sa mas mahusay at mas mahusay, pagtulong sa iyong negosyo upang makamit nito madiskarteng mga layunin. Kaya kung ang kanyang 2003, 2007 o kahit na sa lalong madaling panahon upang maging inilunsad 2010 bersyon ng SharePoint, plano ang paglawak o pagbabago ng mabuti sa mga advanced na upang ito ay sumusuporta sa iyong negosyo mga pangangailangan sa hinaharap.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Panatilihin ang iyong SharePoint at IT diskarte sa sync

SharePoint ay matured sa kamakailan-lamang na taon upang maging pretty good sa pagiging isang 'lahat ng bagay sa lahat ng mga tao' platform, o bilang Gusto ko ang upang sumangguni sa ito bilang isang 'application' framework negosyo.

Ang pagpapakilala sa SharePoint 2003 ng 'Windows SharePoint Services (WSS), lisensiyado bilang bahagi ng Windows Server 2003 operating system bilang isang' libreng 'download, ay din ng isang malinaw na atake serebral master ng licensing sa pamamagitan ng Microsoft.

WSS nagbibigay ng arguably isang magandang, malusog at mayaman set ng lahat ng ito ay simpleng dokumento management serbisyo na nais maglingkod maraming mga maliliit na, daluyan at sa ilang mga lawak malalaking mga negosyo enterprise rin sa kanyang sarili. Sa katunayan ito ay kung saan maraming mga negosyo na nagsimula off sa ang paglawak ng mga naunang bersyon ng software, na walang tunay na pag-alam kung ano sila ay nakakakuha ng kanilang mga sarili na may kasangkot.

"SharePoint 2010 ay patuloy na magbigay ng isang nag-uutos na 'isang sukat akma sa lahat' diskarte sa kanyang kaakit-akit tampok na-set na ang cuts sa kabuuan kapwa intranet, extranet internet at mga hangganan"

Ito 'lahat ng bagay sa lahat ng mga tao' tema ay nakatakda upang magpatuloy sa susunod na release, SharePoint 2010. Earmarked para sa isang oras release spring, ito ay patuloy na magkaloob ng mga serbisyo at pag-andar na matugunan sa aking mga view, ang isang malaking bahagi ng ang pangkaraniwang solusyon sa isang organisasyon na application pangangailangan tunay mabuti, bagaman iba pang mga mas tiyak na mga kinakailangan na malinaw na hindi kaya.

Tulad nito hinalinhan sa SharePoint 2007, ang susunod na bersyon (na tinatawag na SharePoint 2010) ay magbibigay ng isang makabagbag-damdamin 'isang sukat akma sa lahat' diskarte sa kanyang kaakit-akit tampok na-set na ang cuts sa kabuuan kapwa intranet, extranet internet at hangganan. Hindi forgetting na ito sa release ay isang mapang-akit, kung wala pa sa gulang, Microsoft Online 'ulap batay' nag-aalok ng serbisyo, na kung saan ay na-update sa likod ng kanilang mga unang ilunsad sa 2009.

Gayunman, ang 'lahat ng bagay sa lahat ng mga tao' na pahayag ay mula sa oras-oras na-nito 'Achilles magtakong' sa na ay hindi ito gawin ang isa function pati na rin ang mga customer inaasahan o potensyal na kailangan; ganoong bilang dokumento management, pamamahala ng mga talaan, wiki's, mga blog, workflow at web nilalaman management, atbp Arguably ang mga ito at iba pang mga pangunahing SharePoint katangian ay may isang balsa ng mga produkto katunggali na kung ginamit malaya, ay mas mabuti.

Ngunit ito ay mahalagang tandaan na ang SharePoint ay hindi at hindi maaaring manalo sa gilid tulad ng paghahambing tabi. Hindi rin ito ay dinisenyo upang makipagkumpetensya sa paggalang ng 'vertical' batay mga aplikasyon ng negosyo o iba pang mga espesyalista sa 'linya ng negosyo' software ng application. point A madalas nawala sa mga talakayan at proseso ng pagpili nagtangka sa pagpili ng isang IT solusyon upang matugunan ang iyong pangangailangan.

"SharePoint ay, kung ito ay hindi na, bahagi ng mga bloke gusali"

Upang maiwasan ang mga pangyayari at masiguro SharePoint ay isinasaalang-alang sa tamang konteksto, mahalagang ang iyong diskarte para sa kanyang pagpapakilala, ampon at pamamahala ay sumang-ayon at naunawaan hindi lamang sa pamamagitan ng mga sa singil ng pagpapatupad at suporta, ngunit sa pamamagitan ng lahat ng Senior mga parokyano na responsable para sa IT service delivery .

Bukod dito Gusto ko tagataguyod-iingat na ito at sa pangkalahatang diskarte sa IT sa sync. Bakit? Dahil mas madalas kaysa sa hindi ang iyong organisasyon ay gumagamit ng isang lumalagong halo ng IT mga aplikasyon, hardware at software, at akumulado ng isang hanay ng mga kasanayan at karanasan na ang iyong pangunahing tauhan mapanatili at mapanatili ang bilang bahagi ng kanilang mga papel.

Kaya ang iyong mga IT function ay may vested interes sa pamamahala ng mga gastos na kaugnay sa ito magkakaiba na kapaligiran. Sa karagdagan doon ay, o sa halip ay dapat na isang lumalagong pagnanais upang gawing simple, maging mas mahilig at kitang ipakilala pagpapatakbo at madiskarteng 'gusali ng mga bloke', na maaaring aid ang negosyo makamit ito madiskarteng mga layunin. SharePoint ay kung ito ay hindi na bahagi ng mga bloke gusali. Kahit na kung ito ay ginagamit tactically ngayon bilang isang 'point solusyon' para sa isang partikular na function tulad ng isang intranet, SharePoint's kaluwangan ng kakayahan arguably pangangailangan para sa mga ito ay itinuturing na sa mas malawak na konteksto ng iyong madiskarteng mga bloke gusali.

Sa aking susunod na artikulo ko isulat ang higit sa kung bakit ito ay ang pagpapakilala ng SharePoint teknolohiya sa iyong diskarte sa IT ay mahalaga at kung paano maaari mong karagdagang mapalawak ang pamumuhunan na iyong ginawa sa SharePoint 2007 o ay tungkol sa upang gumawa ng marahil sa SharePoint 2010 mamaya sa taong ito.

Regards,

Andrew Walmsley

Managing Director

Interesado ka sa SharePoint 2010?

Ako may had ang pribilehiyo (at mapanatili ang maraming mga scars!) Ng pagkakaroon ng nagtrabaho sa SharePoint dahil ito ang unang ilunsad noong 2001 at may nakita sunud-sunod ang mga update sa ang platform sa loob ng taon, pati na rin ang masaksihan ang lumalaking ampon ng mga negosyo tulad ng isa sa mga susi ' gusali ng mga bloke 'ng mga teknolohiya na naipatupad upang makapaghatid ng parehong strategic at pagpapatakbo IT layunin.

Habang ang mga sumusunod na mga post sa blog ilarawan ( post 1 at post 1 ) ito ay sa aking tingnan ang halos 'evolution' sa pamamagitan ng mga taon sa mga tuntunin ng produkto platform functionality at architecture.

Bukod pa dito ay may seen ito malaki at mabigat interes at pamumuhunan taon-sa-taon, hindi bababa sa pinakabagong binalak release ng produkto na tinatawag na SharePoint 2010. Higit pang mga detalye sa ito dito ng binalak update: SharePoint taong duwag rurok

Ano ang ulat sa akin sa ilang mga lawak, ay ang antas ng interes at availability ng mga kurso, mga kaganapan at iba pang mga materyales tulad ng sa 'kung paano i-install', 'susi disenyo ng mga desisyon upang isaalang-alang ang', atbp At ito ay kahit na bago ang produkto ay na-release sa beta sa pangkalahatang publiko! Ito tiyak ay hindi magagamit para sa nakaraang mga bersyon sa anumang malaking malalim.

Ito ay isang mabuting mag-sign ng isang malusog na sumusuporta sa komunidad at ng Microsoft, kanino ay nagbibigay ng mas marami sa paraan ng impormasyon at mga up harap ng gabay sa kanilang mga hinaharap na pagsasaalang-alang roadmap para sa mga ito at ang kanyang iba pang mga teknolohiya.

Nagbibigay-daan sa pag-asa ang momentum patuloy para sa kapag ito ay ilunsad sa susunod na taon. Tulad ng isang buhay na buhay na komunidad at ng tulong mula sa Microsoft, ay tumutulong sa amin ang lahat ng 'dumating hanggang sa bilis' ng mga bagong teknolohiya at nagbibigay-daan sa amin upang maging mas mahusay na inihanda para sa hamon na ito ay walang alinlangan magbigay. Ito benepisyo sa lahat ng ito ay nagpapahintulot din sa mga kasosyo ng Microsoft, tulad ng WorkShares, upang magbigay ng napapanahong payo at patnubay sa paligid strategic desisyon ng paggawa ng mga kumpanya ay may upang gumawa ng para sa hinaharap na mga pamumuhunan sa 2010 at sa hinaharap.

Regards,

Andrew

Managing Director

Michael Deller pagsali WorkShares

Kami ay nalulugod na ipahayag na ang Michael Deller ay sumali WorkShares. Siya ay sumali bilang aming Technical Director at patuloy sa kanyang kakayahan bilang isang tinimplahan consultant SharePoint at arkitekto, sa gitna ng kanyang iba pang mga tungkulin para sa WorkShares.

Sa paglipas ng 6 na taon ng karanasan sa pagtratrabaho sa SharePoint teknolohiya sa ilan sa mga UK nangungunang mga kasosyo ng Microsoft na ito sa espasyo, Michael magbibigay sa kanya ng isang yaman ng karanasan at kaalaman walang kapantay sa larangan na ito.

Michael ay nagtrabaho sa ilan sa mga pinaka-mataas na profile proyekto at SharePoint ay cross industriya karanasan kasama ang mga pampublikong sektor, hindi para sa tubo, utilities at edukasyon.

Michael's background bago ang SharePoint at Impormasyon Worker arena sumusunod ng ilang taon sa loob ng Microsoft client / server infrastructure field na may isang malakas na background sa imprastraktura, messaging at pag-troubleshoot.

Michael's appointment ay magbolster ang aming mga senior management team at pangkalahatang kakayahan sa paghahatid. Kanyang mga kamakailan-lamang na pagdalo sa paglunsad ng pinakabagong i-update ang Microsoft's sa platform (SharePoint 2010) sa pagpupulong sa Vegas , ay magdadala ng mas kailangan 'ulo up' sa mga implikasyon, hamon at pagkakataon para sa mga umiiral na o mga bagong gumagamit ng SharePoint technology.

Ang pagkakaroon ng nagtrabaho sa Michael para sa ilang mga taon sa iba't-ibang mga proyekto SharePoint, ako ay tunay masiyahan sa mga secure na ang kanyang mga serbisyo at tumingin forward sa kanyang mahalagang kontribusyon para sa WorkShares sa aming mga umiiral at sa hinaharap kliyente.

Regards,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Document migration sa SharePoint: turing

Likuran

Nabanggit ko sa aking huling post may karapatan " Document migrate sa SharePoint - Ang iyong mga opsyon ", na may mga talaga 4 pangunahing mga opsyon na magagamit para sa iyo kapag ang pagpapasya kung lumipat na nilalaman mula sa iyong file na namamahagi at iba pang mga repositories. Upang lagumin:

• Mangibang-bayan lubos sa SharePoint
• * Bahagyang migration ng isang subset ng mga nilalaman sa SharePoint
• ** Iwanan kung saan ito ay at patuloy na mapanatili ang parehong repositories malaya
• *** Umalis na kung saan ito ay at patuloy na mapanatili ang parehong repositories, ngunit gamitin SharePoint sa index ng iyong mga lumang nilalaman, kaya nagbibigay ng kakayahan sa paghahanap nito.

Ang isa o higit pang mga pagpipilian na ito ay maaaring ang ruta end up ka ng pagpili ng depende sa iyong mga pangangailangan at mga kinakailangan.

* Ang mas lumang mga nilalaman ay maaaring maging mahusay sa archive o lang tinanggal.

** Isaalang-alang ang gastos at panganib dito pagpapanatili ng pag-iipon kagamitan

*** Ito ay may limitadong mga opsyon, imbestigahan maigi at pagsubok sa mga partikular na ang mga resulta ng paghahanap, samakatuwid gamitin may pag-iingat.

Susunod na mga hakbang at pagsasaalang-alang

Upang matulungan ka sa pamamagitan ng prosesong ito desisyon upang matukoy kung aling mga ruta ay pinakamahusay para sa iyong kalagayan, sa ibaba ay may nakasulat na ako ng ilang mga payo para sa iyo upang isaalang-alang at debate sa loob ng iyong mga proyekto ng koponan pangunahing mga parokyano at kapwa. Ang mga puna ay batay sa ilang mga taon sa pamamahala ng iba't-ibang uri ng SharePoint proyekto, kaya inaasahan namin na ikaw ay maiwasan ang ilan sa mga masakit lessons natutunan na namin at sa aming mga kliyente sa pamamagitan ng nagpunta! Ito ay marahil hindi lahat ng bagay na kailangan mo upang mag-isip ng, ngunit isang mahusay na magsimula sa isang ilang mga saloobin para matulungan kayo na kasama ang iyong mga paraan.

"Migrate ay maaaring maging mahal lalo na kapag isaalang-alang mo ang dami ng impormasyon na kayo ay nagbabalak na mangibang-bayan, ang tunay na halaga ng mga negosyo at teknikal na mga mapagkukunan (panloob at panlabas) kayo ay nagbabalak na iskedyul sa upang makatulong sa pagsisikap migration"

Tanong ng iyong mga parokyano & Senior mga gumagamit bilang sa kung o hindi sila tunay na kailangan upang ilipat sa lahat ng mga dokumento at mga pahina ng intranet, mga imahe, video, atbp Batay sa ilang mga degree sa maaasahang at mula sa obserbasyon, ang aking karanasan ay nagpapakita ng oras at oras muli, 80 - 90% ng nilalaman ay bihira kung sa lahat ng access sa ibayo ng 12-18 buwan pagkatapos na ito ay nilikha. Kaya maaari kang lumikha ng isang bundok ng trabaho, para sa tunay maliit na bumalik sa halaga.

Kaya ako pinapayo na sinusubukan upang mahanap ang sumusuporta sa katibayan upang kumpirmahin ito ay (o hindi) access madalas o iba pang mga pahayag na sumusuporta sa ibang paraan o sa migration na kinakailangan. Alamin kung bakit ito ang tunay na mga pangangailangan upang maging lumipat ', halos tulad ng paglagay nang sama-sama sa isang mini negosyo kaso ng desisyon na proseso. Kadalasan mga yunit ng negosyo ay lamang sabihin nito ay, upang maiwasan ang paggawa ng gawain ng imbestigasyon o migration sa unang lugar dahil sila ay may iba pang (natural kaya) prayoridad. Ang katotohanan ay isang mabuting lumang malinaw out ay madalas na isang malugod at mabuting pagkakataon upang pasariwain ang nilalaman up, archive mas lumang mga elemento ng content na hindi na kinakailangan.

Ako din Matindi ang pinapayo mo isagawa ng isang pagrepaso ng nilalaman na ay nai-amassed sa loob ng taon. Maaari kang mabigla upang malaman kung gaano karami ng ito tunay ay hindi na kinakailangan, o mga kaugnay na angkop at tunay o makilala ang mga nilalaman na mga pangangailangan upang maging refresh pa din.

Tandaan din diyan ay isang dalubhasa, ngunit mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito sa pagiging 'available' sa negosyo at ito ay nailipat at magagamit sa SharePoint. Halimbawa, maaari mong panatilihin ito ang layo mula sa SharePoint mas magagamit, ngunit pa mapupuntahan sa offline na media o iba pang mga marahil mas mura paraan ng imbakan.

Kapag kayo malaman na ikaw ay may isang malaking halaga ng nilalaman upang mangibang-bayan, tunay ko ilagay sa lugar ang isang 'plano' para sa migration team (s)-ipun-ipon mo, siguraduhin na lahat ay magkaroon ng kamalayan ng kanilang mga tungkulin, ang kanilang mga gawain at kapag sila ay dapat na hahawak sa kanila at kung bakit. Sila ay sa maikling salita kailangan na maging ganap na nakasakay sa kung ano ay tapos na.

Ikaw din kailangan upang 'patunayan ang proseso gumagana sa isulong ng proving ang throughput' para sa iyong mga koponan sa migration. Ito goes para sa mano-manong, automated o timpla ng parehong mga pamamaraang. Maging mabait sa inyong mga estima para sa migration batay sa mga resulta ng iyong mga natuklasan. Ito ay magbibigay sa iyong mga parokyano confidence sa iyong kakayahan proyekto koponan upang matugunan ang mga deadlines migration.

"Epekto sa pangkalahatang SharePoint architecture ay kailangang binalak sa pangkalahatang disenyo"

Inaasahan namin na ikaw ay may sakop ng ilan o karamihan ng mga ito sa iyong orihinal na arkitektura pagpaplano SharePoint ... Mag-isip tungkol sa pagtaas sa load sa iyong pisikal na server sa kapaligiran, pagpaplano kapasidad isyu, epekto sa mga resulta ng paghahanap, mga pangkalahatang nabigasyon at pagiging kapaki-pakinabang ng iyong nilalaman, sa pangalan ngunit ang isang ilang mga lugar na kailangan-iisip at pagsusuri kapag alang paglipat umiiral na nilalaman sa SharePoint.

Halimbawa, kung ikaw ay pagpunta sa ilipat at index o anumang mga panlabas na naka-imbak na nilalaman sa iyong SharePoint kapaligiran, isaalang-alang ang mga implikasyon para sa pagtaas sa imbakan ikaw ay tungkol sa lugar sa iyong kapaligiran. Hindi man lang dahil sa pagtaas sa sukat ay hindi lamang para sa raw data na imbakan ng mga nilalaman na idinagdag sa iyong SQL database, ngunit din ang mga bagong storage na kinakailangan upang panghawakan ang nadagdagan ang sukat ng file na index.

Pagkatapos isaalang-alang ang mga karagdagang load ikaw ay may lamang ilagay sa iyong backup at ibalik ang proseso! Maaari mong dalhin ang mga potensyal na presyon sa iyong kakayahan na matugunan ang iyong SLAs serbisyo para sa availability sa kaso ng downtime. Halimbawa maaari mo pa ring ibalik ang iyong bagong nilalaman nadagdagan database sa panahon pinapayagan sa loob ng SLAs?

"Suriin ang ika-3 partido ng mga kasangkapan para matulungan kayo na sa dami ng data"

Maraming mga 3rd party na mga produkto gawin ng isang magandang trabaho sa pagtulong sa iyo na lumipat bulk / mag-upload ng nilalaman sa iyong SharePoint kapaligiran. Subalit, marami ay hindi matugunan ang iyong pangangailangan ganap na, kaya suriin ang mga ito nang mabuti at planuhin ang kanilang pagganap (o kakulangan ng) na may migration at mga gastos sa iyong mga plano at badyet. Ito ay mahalaga na malaman ang kanilang mga limitasyon pati na rin ang kanilang lakas. Maaari mong mahanap sila lumipat marami, ngunit hindi ang lahat ng iyong mga uri ng dokumento. Gayundin, lubos na madalas na mawawala sa iyo ang ilang mga mahahalagang katangian ng dokumento o iba pang mga meta data na kaugnay sa mga dokumento o mga pahina na iyong sinusubukan na mangibang-bayan.

Sa karagdagan ay maaaring mawala ang data integridad halimbawa ang timestamp impormasyon. Ito ay karaniwang isang bagay na maaaring mahalaga mula sa isang talaan management perspektibo, bilang ay maaaring hindi na ito ay dinala sa kabuuan sa bagong kapaligiran.

"Tiyakin na makakuha kayo ng negosyo gawin ang hahantong sa migration"

By all means provide the blueprint (approach), tools and methods in which ensure content can be migrated. Ultimately however the business users should 'own' the actual migration and be fully involved in this part of the project from the beginning. They are best placed to know what content is or isn't required, how it should look, be accessed, etc. It also happens to be one of the best methods to educate your end users in the use of SharePoint capabilities you are providing to them overall.

“Consider regulatory obligations to retain data”

Several business sectors in particular the government/public sector, finance, health and charities have particular regulatory rules they have to follow for data retention, availability and access (data protection issues as a whole). These will need to be factored into your plans.

“Disinvest and or reuse your old hardware”

The migration from old intranets, file shares or other applications potentially allows you to disinvest your hardware (or at least some of it).Plan for this effort, even if it just find out how are you are going to recycle the kit or have it removed from the server rooms. Do consider charitable organisations or schools that might benefit from the old equipment rather than dumping it in landfill.

“Remember, not all data should or can be stored in SharePoint”

It is true SharePoint can index a variety of content sources. But the painful reality is this rarely achieves the results originally desired, due in part not because of product failures per se, but because the general maintenance of SharePoint based searches take a lot of ongoing effort that is often forgotten or omitted in the design or on-going maintenance.

Quite often it's the easy route to index your ageing and bulging file shares, but would you really want your search results to contain information from sources that is so old and out of date? Without the careful design at the beginning, fine tuning and regular maintenance required often you end up with a poor experience from a user perspective.

So by all means consider indexing your sources, but really do understand the implications from a design, planning and ongoing maintenance perspective not least the users experience with the search results pages. On the latter note, consider all of the out of the box options that you have with search and also introducing filtering for your search results content (custom or 3rd party route).

“Consider leaving the content where it is”

Try to understand both the tangible and intangible benefits of leaving the content in situ, and perhaps making the content 'read only' for a period of time whilst you consider your options and or carry out your migration, so as to not allow the increase, or changing of content stored in this area.

Conclusion

There are lots of things to consider as part of your discussions for deciding the approach to migration and the above are just some of the topics you may have to consider.

It's often politically the 'path of least resistance' to just migrate all content, irrespective of the technical and sometimes the financial rational for doing something different. If you haven't already, consider introducing archiving, quota and retention policies to manage the no doubt increasing volume of data in your environments.

Huwag umaakit sa iyong mga parokyano at makakuha ng kanilang mga bumili-in sa aari sa migration piraso. Kadalasan ang isang diskarte ng siguraduhin negosyo ang nagdadala sa labas migration ito ay gumawa ng tingin sa kanila iba kapag ito ay ang kanilang mga gamit-yaman na kinuha off ang kanilang normal na tungkulin na gawin ito.

Panghuli, sa aking karanasan sa paglipat at nagre-refresh ng isang maliit na subset ng ang orihinal na nilalaman sa SharePoint, plus-archive ang pahinga ay ang angkop na diskarte para sa karamihan sa mga pangyayari. Panlalik sa SharePoint kakayahan-index para sa iyong file na namamahagi, ngunit lamang sa mga maliliit at sinusukat pangyayari ay din ng isang bagay na dapat mong isaalang-alang.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Document migration sa SharePoint: Ang iyong mga opsyon

Pangkalahatang-ideya ng

Bilang ko nabanggit sa aking huling post doon ay isang bilang ng mga in-built mga kasangkapan at iba pang mga opsyon upang makatulong sa iyo na lumipat sa iyong nilalaman at sa paligid ng inyong kapaligiran SharePoint.

"SharePoint ay ang natural na kapalit para sa iyong pag-iipon namamahagi ng file at iba pang mga data repositories"

Ang tunay tunay at mahalagang tanong arises higit sa kung ano ang gagawin sa iyong makasaysayang data na naka-imbak sa mga repositories tulad ng file at network namamahagi, intranets at iba pang silos. Ito tiyak ay hindi isang kabuuang kapalit para sa iyong mga file / network namamahagi.

Na sinabi, ito at ang susunod na artikulo Plano ko ang sumulat ng nagnanais na magbigay sa iyo ang mga pangunahing mga opsyon bukas sa inyo, pati na rin ang ilang mga kapaki-pakinabang na mga payo mula sa mga karanasan namin ay may nagkamit sa paglipas ng mga taon sa mga nagtatrabaho sa mga kliyente ng malaki at maliit na naghahatid ng intranet, internet, extranets at iba pang mga solusyon sa point base sa Microsoft na teknolohiya SharePoint.

Ang Opsyon

Ikaw talaga ay ang mga sumusunod na mga pagpipilian upang isaalang-alang nang mabuti, ang bawat isa ay magkakaroon ng implikasyon na ay iba't-ibang depende sa iyong mga pangangailangan at mga pangyayari:

• Mangibang-bayan lubos sa SharePoint
• Bahagyang migration ng isang subset ng mga nilalaman sa SharePoint
• Iwanan kung saan ito ay at patuloy na mapanatili ang parehong repositories
• Iwanan kung saan ito ay at patuloy na mapanatili ang parehong repositories AT gamitin SharePoint sa index ng iyong mga lumang nilalaman, kaya nagbibigay ng kakayahan sa paghahanap nito.

Ang bawat isa ay may pro's at con's, kung saan kailangan mong paraan up sa upang gumawa ng isang desisyon na ang tama para sa iyo. Sa katapusan ng isa sa higit pa sa mga nasa itaas ay maaaring naaangkop para sa iyong mga pangangailangan, ngunit bilang ng bawat nakaraang mga post sa blog mo matiyak na badyet at plano nang naaayon bilang ako garantiya ito ay tumagal ng iyong na na sa tingin mo!

ako ay sumulat ng ilang mga karagdagang payo para sa iyo upang isaalang-alang sa mga deliberations sa iyong mga parokyano at mga kliyente magkamukha sa susunod na post.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Mandayuhan o ilipat ang mga nilalaman sa loob SharePoint

Pagpapakilala

Migrate ay palaging isang mahirap na paksa na dumating hanggang sa isang proyekto sa simula sa mga tuntunin ng scoping ng isang proyekto, sa dulo sa panahon ng rollout o phases ampon, o kapag ang proyekto ay sarado at ang mga gumagamit ay kaliwa sa kanilang mga sarili. Ang mga aktibidad ng paglipat o paglipat ng data sa o sa pagitan ng mga koponan ng site, mysites, o mula sa network drive at mga sistema tulad ng tala ay maaaring kakaunti.

Mayroong subalit sa kasamaang-palad hindi isang sagot upang matugunan ang lahat ng uri ng mga pangyayari at sa pamamagitan ng lakhan pinapayo ko sa mga negosyo isaalang-alang ang Matindi ang kailangan upang lumipat sa sa unang lugar mula sa isang bulk perspektibo migration. Isaalang-alang kung ito ay praktikal at posibleng iwanan kung saan ito ay at o gamitin ito bilang isang ehersisyo sa 'hugas' ng iyong data bago o paglipat sa katunayan lumipat ito sa SharePoint o marahil ay mas mura imbakan daluyan. Higit sa paksang ito sa isang hinaharap na artikulo.

Para sa artikulong ito Gusto kong magbigay ng ilang mga gabay sa mga end user at ang kanilang mga opsyon. Ako madalas matagpuan ang mga gumagamit mula sa dulo sa parehong dating o kasalukuyang kliyente na humihingi sa akin kung paano pinakamahusay na diskarte para sa paglipat ng nilalaman mula sa isang site sa isa pang o kung paano upang ilipat ang isang buong site na koponan (sub sites na kasama) mula sa isang lokasyon sa isa pang o kahit na nilalaman mula sa network habang nag-mamaneho ng isang migration o ampon phase. May isang buong hanay ng mga pangyayari at mga pamamaraan / tools dito, ngunit inaasahan namin na ako ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga opsyon upang matulungan ang imulat at i-set mo sa kanang landas.

Una, upang itakda ang iyong mga inaasahan kanan mula sa simula ... anumang migration sa o sa paligid ng SharePoint ay hindi madaling makamit, lalo na gamit sa labas ng paraan sa kahon at nangangailangan ng lubos ng ilang mga hakbang na mano-manong. Ito ay unang-una dahil sa kung paano namin ay karaniwang tindahan ng aming pangkat ng nilalaman ng site (sa lots ng kung ano ay tinatawag na site na koleksyon - tuktok na antas ng mga site ay karaniwang), na kung saan ay sa turn na naka-imbak sa loob ng SQL database. Subalit din bilang isang resulta ng kakulangan ng suporta sa pangkalahatang sa user interface sa loob SharePoint na magbigay ng kinakailangang mga kontrol at pamamaraan upang payagan ang pagkopya o paglipat ng mga nilalaman. Ito ay marahil kung bakit may mga maraming mga 3rd party tools out doon upang makatulong sa iyo.

Sa anumang kaso, siguraduhin na balak mong mabuti ang iyong disenyo ng site at pagbibigay ng pangalan sa conventions upang maiwasan ang tulad ng isang kailangan upang ilipat ang iyong nilalaman mamaya!

Glossary ng Kasunduan

Ang ilang mga payo una sa terminolohiya ng bago magpatuloy namin:

• Site Collection - Top pinaka-taguan at seguridad hangganan para sa imbakan at pamamahala ng nilalaman. SharePoint maaaring maglaman ng maraming mga daan-daan o kahit libo-libo ng mga ito sa isang paglawak. Nangungunang antas ng koponan site ay madalas site koleksyon.

• Team site - Isang itaas na antas ng site na ito ay nilikha sa ang tunay simula sa tindahan at ibahagi o nilalaman. Kadalasan ang isang site koleksyon ay maaaring maglaman ng maraming sampu-sampung libo-libong mga site ng koponan at o sub-team na mga site sa isang site sa bawat koleksyon na naglalaman ng maraming mga daan-daang libo ng mga dokumento o mas malaki kung ang istraktura ng maayos.

• Sub-site - Sigurado talaga mga site ng koponan na umupo sa ilalim ng pinakamataas na antas ng site sa isang koleksyon ng site at ay nilikha sa pamamagitan ng mga gumagamit sa tindahan ng karagdagang nilalaman ang layo mula sa tuktok na antas ng site. Sila ay may higit o mas kaunti ang parehong pag-andar, ngunit ay / ay maaaring isinasaalang-alang 'bata' ng sa itaas ng site at malamang ngunit hindi maaaring magmana kinakailangang pahintulot at maaari na link sa pagitan ng bawat isa, etc

• Nilalaman - Anumang Opisina ng mga dokumento, mga PDF, mga imahe, diskusyon listahan, kalendaryo, makipag-ugnayan sa mga listahan, o text na ikaw ay naka-imbak sa iyong site.

• List - Kalendaryo, mga listahan ng mga contact, mga aklatan dokumento, discussion boards ay ang lahat ng mga halimbawa ng 'listahan SharePoint' at maaaring maglaman ng isang timpla ng nilalaman na aytem.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

Para sa anumang mga koponan ng site na ikaw ay may nilalaman sa, doon ay isang kakayahan upang i-save ang buong site, ang mga aklatan dokumento, meta data at nilalaman (hanggang sa isang sukat ng 1O megabyte lamang) bilang isang muling magagamit ang template. Ito ngayon ay nagiging isang portable site ng template upang muling gamitin sa ibang sites. Sa pamamagitan ng ito maaari kang lumikha ngayon repeatable mga site na naglalaman ng mga parehong istraktura at nilalaman o.

Upang gawin ito, sa ilalim ng Setting ng Site ay makikita mo ang isang tampok na tinatawag na 'I-save ang Site ng Template'. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang i-save lamang ang mga istraktura AT O ang nilalaman pati na rin - Kahit nito dahil limitado sa isang maximum ng 10 megabytes sa laki. Ito ay hindi ideal at ay depende sa laki ng iyong nilalaman sa bilang ang kanyang kaugnayan o hindi bilang isang kasangkapan para sa iyo upang gamitin.

Kapag kayo ay naka-save na sa site bilang isang template, (bigyan ito ng isang pamilyar na pangalan) ay maaari kang pumunta sa ilalim ng Mga Setting ng Site sa iyong 'Site template gallery'. Ang iyong bagong-save na template ng site ay may. Ngayon, ito ay maaaring ma-download sa iyong desktop, ("site templatename. Stp") at talaga nai-upload sa iyong bagong site sa ang destinasyon 'site ng template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Talaga para sa bawat listahan o library na iyong ginawa sa iyong site (ito ay nangangahulugan ng anumang kalendaryo, dokumento aklatan, listahan ng mga contact, o iba pang pangkaraniwang listahan) ay maaari mo talagang i-save ang bawat indibidwal na listahan kasama ang anumang karagdagang mga haligi na iyong ginawa sa loob ng mga dokumento AT / nilalaman sa loob ng mga ito , bilang isang reusable 'listahan ng template'. Tulad ng 'I-save bilang isang site ng template' nabanggit dati, ngayon ito ay nagiging isang portable listahan ng template upang muling gamitin sa ibang sites.

Upang gawin ito, sa ilalim ng listahan o dokumento aklatan setting, makakahanap ka ng isang tampok na tinatawag na 'I-save bilang template'. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang i-save lamang ang mga istraktura AT O ang nilalaman pati na rin - Kahit na muli ito ay limitado ako sa isang maximum ng 10 megabytes sa laki, kaya hindi ideal at ay depende sa laki ng iyong mga nilalaman tulad ng sa kanyang kaugnayan o hindi bilang isang kasangkapan para sa iyo upang gamitin. Sa tunay kahit na maaari kang makakuha ng listahan ng istraktura, pagkatapos ay marahil gamitin Option 3 sa ibaba upang bulk ilipat ang iyong nilalaman.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint