SharePoint som ett affärsprogram ram

Inledning

Vi beskrev tidigare att du ska visa SharePoint som ett "affärsapplikationer" ram, snarare än bara en mjukvara som "hanterar dina dokument" eller som jag en gång hört det kallas "det bara är ett intranät ansökan"!

Det ger ju en underliggande applikationsutveckling och "hosting" miljö där för att ge ett upplag för att lagra dina organisationer information. Som bilden här bredvid visar den kommande senaste versionen av plattformen (SharePoint 2010) är mycket mer än en handling arkiv, det är ett kraftfullt ramverk för utveckling, drift och kraftfulla affärsapplikationer, bygga samhällen och tillhandahålla ett rikt arkiv för ditt organisationer information.

Det ger därför en möjlighet för ansökningar som skall köpas, konfigureras eller utvecklas inom SharePoint på ett sätt att lösa många av dina affärsutmaningar, förbättra effektiviteten med hur dina anställda arbeta tillsammans samarbeta och eventuellt minska kostnaderna i samband med din IT-budgetar.

SharePoint är "inneboende styrka är att den kan ge en data-källa (i form innehållsdatabaser lagras i Microsoft SQL Server) för många av dina affärsprogram, (både befintliga och nya övervägs) minskar behovet av att investera i separat hårdvara, licenser och pågående stöd.

SharePoint-applikationer

Generellt sett tillsammans med den vanliga applikationer SharePoint används till, exempelvis ett intranät, extranät och på Internet står inför webbplatser kan det också övervägas för följande, för att nämna några vertikala och horisontella affärsprogram:

• Projekt och program tillämpningar för
• Marknadsföringskampanj applikationer
• Produktkataloger
• Diskussionsforum
• Forskningsansökningar
• Rapportering arbetsytor
• Document Imaging ansökan (med skannrar)
• Utbildning och självhjälp portaler
• * Lista baserad applikation (kundkontakter och kunskap tillämpningar för till exempel)
• * Workflow applikationer
• * Blankettsamlingen med inmatning av data applikationer.

* En ansökan som skulle innebära att skapa eller uppdatera "flera eller enstaka listor" av uppgifter kan också behöva ha en sökning eller filtrering mekanism tillämpas. Många befintliga Lotus Notes eller andra så kallade komplexa tillämpningar bygger på dessa tre i en eller annan form och som därför bör övervägas för migrationen över till SharePoint.

Ansökningar som genom nuvarande skräddarsydda "klient-server" baserad arkitektur kan också vara värd i din SharePoint-miljö. Visst, nivån av kompromiss är några ofta nödvändig, men det är åtminstone värt att undersöka med berörda parter om huruvida det skulle finnas fördelar med att migrera dessa tillämpningar och göra dem mer tillgängliga och kanske sänka dina totala kostnader på lång sikt genom att använda av "delade tjänster" som tillhandahålls av SharePoint.

Därför är när de söker specifik eller anpassade program för att uppfylla en särskild uppsättning affärsbehov, är det värt att titta till din befintliga investering i SharePoint för att se om detta kan utvidgas för att ge de funktioner du behöver. Eller faktiskt fundera på att använda SharePoint som din enhetlig underliggande plattform för att införa flera program som du kan överväga att genomföra oberoende av varandra.

Verkliga exempel

Exempel 1:

Ett exempel på detta kan ses med en kombination av befintliga bildhanteringssystem dokument inom SharePoint-ram. Dina befintliga print & scanner utrustning kan användas för att fånga, lagra deras innehåll (vanligen tiff eller pdf-filer) i din SharePoint-miljö. Dessa kan i sin tur automatiskt med metadata, indexerat och finansieras genom en sökbar eller filtreras gränssnitt göra det tillgängligt för en bredare publik, med hjälp av arbetsflöden, etc. En sådan verkliga exempel på integrering av teknik skulle vara skanning av kund motsvarigheter, inkommande e-post eller andra ad hoc-skanning krav. Denna återanvändning av din investering i både skanning och SharePoint är bra exempel på att kombinera kompletterande teknik "

Exempel 2:

Ett annat exempel skulle vara att portera ditt Lotus Notes-program i din SharePoint intranät. Många så kallade "Notes-program" är egentligen bara listor med information som lagras i Notes. Dessa kan migreras och sitta mycket väl inom jämförbar uppsättning funktioner i SharePoint. Med detta sagt inte underskatta de utmaningar när det gäller "handling migration" från Europaparlamentet, eftersom det är notoriskt svårt, speciellt med ofta komplexa arbetsflöden för att migrera. Det finns 3: e parts produkter för att hjälpa här, såsom AvePoint , Mainsoft och Quest .

Helst original SharePoint-arkitektur borde ha funnit det nödvändigt att ge ytterligare ansökningar och byggts i enlighet med att hantera sådana förändringar. Om det inte gjorde det, då måste du göra en fullständig prövning och planera arkitektoniska förändringar som krävs för att rymma dem - inte enligt uppskatta frågor här och forskning på detta område noga, eftersom det kan leda till ytterligare övergripande arkitektoniska förändringar, hårdvara och eller mjukvara.

Slutsats

Så sammanfattningsvis är SharePoint mycket mer än en handling arkiv, det är ett kraftfullt ramverk för utveckling, drift och kraftfulla affärssystem som hjälper din personal hantera deras information bättre och mer effektivt, att hjälpa ditt företag att uppfylla dess strategiska mål. Så oavsett om dess 2003, 2007 eller till och med snart att lanseras 2010 versionen av SharePoint, plan fördelning och förändringarna långt i avancerad så att den stöder ditt företags behov i framtiden.

Hälsningar,

Andrew Walmsley

Direktör, WorkShares

Håll dina SharePoint-och IT-strategi i synk

SharePoint har mognat under de senaste åren att bli ganska bra på att vara en "allt för alla människor" plattform, eller som jag föredrar att kalla det en "affärsapplikationer" ram.

Införandet i SharePoint 2003 för "Windows SharePoint Services (WSS), licensieras som en del av Windows Server 2003 som en" gratis "nedladdning, var också en klar mästare stroke av licensiering av Microsoft.

WSS tillhandahåller hävda en bra, robust och rik uppsättning av alla vara det enkelt dokumenthantering tjänster som skulle tjäna många små, medelstora och i viss mån storföretag företag och på egen hand. I själva verket det är där många företag började i utplaceringen av tidigare versioner av programvaran, utan att egentligen veta vad de får själva är inblandade med.

"SharePoint 2010 kommer att fortsätta att ge en övertygande" en storlek passar alla "med dess attraktiva uppsättning funktioner som skär över både intranät, extranät och Internet gränser"

Denna "allt för alla människor" tema kommer att fortsätta med nästa release, SharePoint 2010. Avsatts för ett våren ut, kommer att fortsätta att tillhandahålla tjänster och funktioner som kommer att möta i mina ögon en stor del av en organisations generisk lösning program behöver mycket bra, men även andra mer specifika krav uppenbarligen inte så.

Liksom sin föregångare i SharePoint 2007, nästa version (kallad SharePoint 2010) kommer att ge en övertygande "en storlek passar alla" med dess attraktiva uppsättning funktioner som skär över både intranät, extranät och gränser internet. Inte att förglömma med den här utgåvan är ett övertygande, om omogna, Microsoft Online "cloud baserade" tjänsteutbud som håller på att uppdateras på baksidan av de först inleddes 2009.

Men "allt för alla människor uttalande har det emellanåt varit dess" akilleshäl "i att den inte gör en fungera så bra som kunderna förväntar sig eller potentiellt behov, t ex dokument, dagbok förvaltning, wiki's, bloggar, arbetsflöde och web content management etc. Förmodligen dessa och SharePoint övriga delarna kärna har en rad konkurrerande produkter som om de används självständigt, kan mycket bättre.

Men det är viktigt att komma ihåg att SharePoint inte och kommer inte att kunna vinna i en sådan sida vid sida jämförelser. Det är inte heller avsedd att konkurrera med avseende på "vertikala" affärssystem eller annan specialist "bransch" programvara. En punkt förlorade ofta i diskussionerna och urvalsprocessen genomförs med att välja en IT-lösning som uppfyller dina behov.

"SharePoint är, om det inte redan är en del av dessa byggstenar"

För att undvika dessa scenarier och se SharePoint betraktas i sitt rätta sammanhang är det viktigt din strategi för dess införande, antagande och förvaltning är överens och förstås inte bara av dem som ansvarar för genomförande och stöd, men av alla ledande aktörer som ansvarar för IT-leverans av tjänster .

Dessutom har jag förespråkar att hålla detta och övergripande IT-strategi i synk. Varför? Eftersom oftast din organisation kommer att använda en allt större blandning av IT-applikationer, hårdvara och mjukvara, och ackumuleras en mängd kunskap och erfarenhet att din ordinarie personalen behålla och bevara som en del av deras roll.

Därför IT-funktionen har ett egenintresse av att hantera kostnader i samband därmed med denna heterogen miljö. Dessutom finns, eller snarare borde vara en växande önskan att förenkla, vara mer lyhörd och införa operativa och strategiska byggstenar som kan hjälpa företag att uppnå det strategiska mål. SharePoint är om det inte redan är en del av dessa byggstenar. Även om det används taktiskt nu som en "punkt-lösning" för en viss funktion som ett intranät, SharePoint bredd av kapaciteter utan tvekan krav på att den skall beaktas i det större sammanhang som dina strategiska byggstenar.

I mitt nästa artikel kommer jag att skriva mer om varför det är införandet av SharePoint-tekniker i din IT-strategi är viktigt och hur du kan ytterligare förlänga investering du har gjort i SharePoint 2007 eller kommer att göra kanske i SharePoint 2010 senare i år.

Hälsningar,

Andrew Walmsley

Verkställande direktör

Intresserad av SharePoint 2010?

Jag har haft förmånen (och behålla många ärr!) För att ha arbetat med SharePoint eftersom det är först lanserades 2001 och har sett varandra uppdateringar av plattformen under åren, såväl som vittne den växande antagande av företagen som ett av de viktigaste " byggstenar av teknik som genomförs för att leverera både strategiska och operativa IT-mål.

Som följande blogginlägg skildra ( post 1 och efter 1 ) detta har i mina ögon mest "evolution" genom åren i form av produktplattformen funktionalitet och arkitektur.

Den har vidare sett stort intresse och investeringar från år till år, inte minst med den senaste planerade utsättningar av den produkt som kallas SharePoint 2010. Mer information om detta här av den planerade uppdateringar: SharePoint Sneak Peak

Vad har överraskat mig till viss del är nivån på intresse och tillgänglighet av kurser, evenemang och andra sådana material om "hur man installerar", "viktiga designbeslut diskutera", etc. Och detta är redan innan produkten har release i beta för allmänheten! Det var säkerligen inte är tillgängligt för tidigare versioner i någon större djup.

Det är ett bra tecken på en hälsosam stödja samhället och av Microsoft, som tillhandahåller mycket mer i vägen för information och på framsidan vägledning om framtida färdplan överväganden för detta och annan teknik.

Låt oss hoppas att momentum fortsätter för när den gör det startar nästa år. En sådan levande gemenskap och hjälp från Microsoft, hjälper oss alla "komma upp i varv" med den nya tekniken och tillåter oss att vara bättre förberedda för de utmaningar den utan tvivel kommer att ge. Detta gynnar alla eftersom det också ger Microsoft-partner, som WorkShares, att snabbt kunna tillhandahålla råd och vägledning kring strategiskt beslutsfattande företagen att behöva göra för framtida investeringar under 2010 och därefter.

Hälsningar,

Andrew

Verkställande direktör

Michael Deller går WorkShares

Vi är glada att meddela att Michael Deller har gått WorkShares. Han har gått som vår teknisk direktör och kommer att fortsätta i sin egenskap av en erfaren SharePoint-konsult och arkitekt, bland hans andra roller för WorkShares.

Med över 6 års erfarenhet av att arbeta med SharePoint-tekniker med några av Storbritanniens ledande Microsoft-partner i detta utrymme, tar Michael med sig en mängd erfarenheter och kunskaper oöverträffad på detta område.

Michael har arbetat med några av de mest uppmärksammade SharePoint-projekt och har över branscherfarenhet bland annat offentliga, icke-vinstdrivande, verktyg och utbildning.

Michaels bakgrund före SharePoint och Information Worker arena följer på flera år inom Microsoft-klient / server-infrastruktur området med en stark bakgrund inom infrastruktur-, meddelande-och felsökning.

Michael utnämningen kommer att stärka vår ledningsgrupp och övergripande leveransförmåga. Hans senaste närvaro till lanseringen av Microsofts senaste uppdateringen av plattform (SharePoint 2010) vid konferensen i Vegas , kommer att medföra en välbehövlig "heads up" om konsekvenserna, utmaningar och möjligheter för befintliga eller nya användare av SharePoint teknologin.

Efter att ha arbetat med Michael i flera år på många SharePoint-projekt, jag är mycket glad för att säkra sina tjänster och ser fram emot hans värdefulla bidrag för WorkShares med våra befintliga och framtida kunder.

Hälsningar,

Andrew

Verkställande direktör, WorkShares.

Dokument migration i SharePoint: Att tänka på

Bakgrund

Jag nämnde i mitt förra inlägg med titeln " Dokument Migration i SharePoint - Alternativ ", att det finns i princip fyra huvudsakliga alternativ tillgängliga för dig när den beslutar om migrera innehåll från din fil aktier och andra samlingar. För att sammanfatta:

• Migrera helt i SharePoint
• * Partiell migration av en delmängd av innehållet i SharePoint
• ** Lämna där det är och fortsätter att behålla både databaser självständigt
• *** Lämna där det är och fortsätter att behålla både digitala arkiv, men använder SharePoint för att indexera din gamla innehåll, därmed ger möjlighet att söka den.

En eller flera av dessa alternativ kan vara vägen du hamnar att välja beroende på dina behov och krav.

* De äldre innehåll kan mycket väl vara arkiveras eller bara bort.

** Tänk på bekostnad och risk här att upprätthålla åldrande utrustning

*** Detta har begränsade alternativ noggrant undersöka och testa i synnerhet sökresultaten, därför användas med försiktighet.

Nästa steg och överväganden

För att hjälpa dig genom denna beslutsprocess för att avgöra vilken väg som är bäst för din situation, har jag skrivit under några tips för dig att överväga och debatt inom din kärna projektgruppen och intressenter. Dessa kommentarer är baserade på flera års hantera en rad olika SharePoint-projekt, så förhoppningsvis kommer du att undvika några av de smärtsamma erfarenheter som vi och våra kunder gick igenom! Det är troligen inte allt du behöver tänka på, men en bra start med några tankar för att hjälpa dig längs din väg.

"Migration kan vara dyrt särskilt när man betänker den mängd information som du avser att migrera, den verkliga kostnaden för verksamheten och tekniska resurser (internt och externt) du tänker schema i att hjälpa till med migration ansträngning"

Fråga dina intressenter och äldre användare om huruvida de verkligen behöver röra sig över alla de dokument och sidor intranät, bilder, video, etc. bygger till viss del på anekdotiska och empiriska erfarenheten visar min om och om igen, 80 - 90% av innehållet är sällan om ens alls nås efter 12-18 månader efter att den skapades. Så du skulle kunna skapa ett berg av arbete, för väldigt lite tillbaka i värde.

Jag rekommenderar därför att försöka hitta bevis för att bekräfta att det är (eller inte) åt ofta eller andra uttalanden som stöder eller på annat sätt migrationen krav. Ta reda på varför det faktiskt "måste migreras", nästan som att sätta ihop en mini företag beslutsprocess fall. Ofta affärsenheter kommer bara säga att det är, för att undvika att göra arbetet i utredningen eller migration i första hand eftersom de har andra (naturligtvis så) prioriteringar. Verkligheten är en gammal god rensa ut är ofta en välkommen och bra tillfälle att fräscha innehållet upp, äldre delar av innehållet inte arkiv längre.

Jag rekommenderar även starkt att du genomföra en översyn av innehållet som har samlat under åren. Du kan bli förvånad att ta reda på hur mycket av det egentligen inte längre behövs, relevant eller lämplig och eller faktiskt identifiera innehåll som behöver uppdateras ändå.

Kom ihåg också att det finns en subtil men viktig skillnad mellan att det är "tillgängliga" för verksamheten och det som migreras och finns i SharePoint. Till exempel kan du hålla det borta från SharePoint i mindre tillgängliga, men fortfarande tillgänglig offline media eller andra kanske billigare former av lagring.

Om du avgör att du har en stor mängd innehåll att migrera, verkligen införa en "plan" för migration grupp (er) som du mobilisera, se till att alla är medvetna om sina roller, deras arbetsuppgifter och när de borde göra dem och varför. De kort sagt måste vara helt ombord med vad som görs.

Du måste också "bevisa det fungerar i förväg bevisar genomströmning" för din migration lag. Detta gäller för manuell, automatiserad eller en blandning av båda metoderna. Var generös med dina beräkningar för migration bygger på resultaten av dina slutsatser. Detta kommer att ge intressenterna förtroende för din projektgrupper möjlighet att uppfylla de migration tidsfristerna.

"Inverkan på övergripande SharePoint arkitektur måste planeras i den övergripande designen"

Förhoppningsvis har du omfattas vissa eller de flesta av detta i din ursprungliga SharePoint arkitektur planering ... Tänk på den ökade belastningen på din fysiska servermiljö, kapacitetsplanering frågor, påverkan på sökresultat totala navigeringen och användbarheten av ditt innehåll, för att bara nämna ett Några områden som behöver tankar och utvärdering när de överväger att migrera befintliga innehåll i SharePoint.

Till exempel, om du ska flytta och eller index något externt lagrat innehåll i din SharePoint-miljö, överväga konsekvenserna för den ökning av lagring du är på väg att placera på din miljö. Inte minst för att öka i storlek är inte bara för de rådata lagring av innehåll som läggs till i dina SQL-databaser, men även den nya lagring som är nödvändig för att hantera den ökade filstorlekar index.

Sedan överväga den extra belastning som du just placeras på din backup och återställning processer! Du kan sätta potentiella trycket på din förmåga att möta dina SLA för tjänsten är tillgänglig i händelse av driftstopp. Till exempel kan du återställa fortfarande din nyligen ökat innehåll databaser inom angiven tid inom SLA: er?

"Utvärdera 3: e parts verktyg som hjälper dig med den mängd data"

Många 3: e parts produkter gör ett bra jobb för att hjälpa dig bulk flytta / överföra innehåll till din SharePoint-miljö. Dock kommer många uppfyller dina krav helt, så granska dem noga och planera sina prestationer (eller brist på) med migration och kostnader i dina planer och budgetar. Det är viktigt att känna till deras begränsningar och deras styrkor. Du kan hitta de migrerar många, men inte alla dina typer av dokument. Också ganska ofta du kommer att förlora några viktiga dokument egenskaper eller andra metadata knutna till dokumentet eller sidor du försöker migrera.

Dessutom kan du förlora data integritet t.ex. tidsstämpeln information. Detta är vanligtvis något som kan vara viktiga ur ett register förvaltning perspektiv, eftersom det inte kan föras över till den nya miljön.

"Se till att du får verksamheten att gå i spetsen för migration"

Med alla medel ge plan (strategi), verktyg och metoder som säkerställer innehållet kan migreras. I slutändan dock verksamheten användare bör "egna" faktiska migration och fullt ut delta i denna del av projektet från början. De är bäst lämpade att veta vad innehållet är eller inte är skyldig, hur det ska se ut, nås etc. Det också råkar vara en av de bästa metoderna att utbilda slutanvändarna i användningen av SharePoint-funktioner du anger dem totalt.

"Tänk på lagstadgade skyldigheter att lagra uppgifter"

Flera branscher särskilt regeringen och den offentliga sektorn, ekonomi, hälsa och välgörenhetsorganisationer har särskilda reglerande bestämmelser de måste följa för lagring av uppgifter, tillgänglighet och tillgång (data frågor skyddet som helhet). Dessa måste finnas med i dina planer.

"Disinvest och eller återanvända din gamla hårdvara"

Övergången från gamla intranät, fil aktier eller andra program potentiellt kan du disinvest din hårdvara (eller åtminstone en del av det). Plan för denna insats, även om det bara veta hur ni kommer att återvinna satsen eller låta bort från serverrum. Anser välgörenhetsorganisationer eller skolor som kan dra nytta av den gamla utrustningen snarare än att dumpa dem i deponier.

"Kom ihåg att inte alla uppgifter som bör eller kan lagras i SharePoint"

Det är sant SharePoint kan indexera många olika innehåll källor. Men den smärtsamma verkligheten är det sällan uppnår de resultat som ursprungligen önskade, delvis beroende på inte på grund av skador på produkten i sig, utan för att det allmänna underhållet av SharePoint-baserade sökningar tar mycket pågående arbete som ofta glöms bort eller utelämnas i konstruktion eller på löpande underhåll.

Ofta är det den enkla vägen att indexera ditt åldrande och utbuktande filresurser, men skulle du verkligen vill att sökresultaten ska innehålla information från källor som är så gammal och föråldrad? Utan noggrann utformning i början, finjustera och regelbundet underhåll som krävs ofta du sluta med en dålig erfarenhet från ett användarperspektiv.

Så för all del anser indexera dina källor, men riktigt förstår konsekvenserna av en utformning, planering och löpande underhåll perspektiv inte minst användarna upplever med sökresultatsidorna. På den sistnämnda noteringen beakta alla ur lådan alternativ som du har med sök och även införa filtrering för dina sökresultat innehåll (anpassade eller 3rd party rutt).

"Tänk lämnar halt om det är"

Försök att förstå både den materiella och immateriella fördelar som lämnar innehållet på plats, och kanske göra innehållet "read only" för en tid medan du överväga dina alternativ och eller utföra din migration, så att inte tillåta en ökning, eller byte av innehåll som lagras på detta område.

Slutsats

Det finns massor av saker att tänka som en del av era diskussioner för beslut om strategi för migration och ovanstående är bara några av de ämnen som du kanske måste överväga.

Det är ofta politiskt "minsta motståndets väg" för att bara flytta allt innehåll, oberoende av vilken teknisk och ibland ekonomisk rationellt för att göra något annorlunda. Om du inte redan har gjort, överväga att införa arkivering och bevarande av politik kvot hantera den utan tvekan ökande volymen av data i miljöer.

Har kontakt med dina intressenter och få deras buy-in till äger migration bit. Ofta en strategi för att se verksamheten utför denna migration kommer att göra dem tänka annorlunda när det är deras resurser som tas ifrån sin normala roll att göra det.

Slutligen, i min erfarenhet flyttar och uppfriskande en liten delmängd av det ursprungliga innehållet i SharePoint samt arkivering resten av lämpligaste metod för de flesta förhållanden. Slå på SharePoint indexering resurser för filen aktier, men endast i små och mätt omständigheter är också något du bör överväga.

Hälsningar,

Andrew Walmsley

Direktör, WorkShares

Dokument migration i SharePoint: Alternativ

Översikt

Som jag nämnde i mitt förra inlägg finns ett antal inbyggda verktyg och andra alternativ för att hjälpa dig att migrera ditt innehåll i och runt din SharePoint miljöer.

"SharePoint är den naturliga ersättare till din åldrande fil aktier och andra databaser"

Den mycket verkliga och viktiga frågan uppstår om vad man ska göra med dina historiska data som lagras i dessa databaser, t.ex. filer och nätverksresurser, intranät och andra silor. Det kommer definitivt inte att vara en fullständig ersättning för din fil / nätverk aktier.

Med detta sagt, detta och nästa artikel jag planerar att skriva för avsikt att ge dig de viktigaste valmöjligheter för dig, liksom några användbara tips från de erfarenheter vi fått under åren med arbete med klienter stora och små att leverera intranät, Internet, extranät och andra lösningar punkt bygger på Microsoft SharePoint-tekniker.

Alternativ

Du i princip har följande val att noggrant överväga, en kommer varje få konsekvenser som är olika beroende på dina behov och omständigheter:

• Migrera helt i SharePoint
• Partiell migration av en delmängd av innehållet i SharePoint
• Lämna där det är och fortsätter att behålla både förråd
• Lämna där det är och fortsätter att behålla både arkiv och använda SharePoint för att indexera din gamla innehåll, därmed ger möjlighet att söka den.

Var och en har för-och nackdelar är, som du kommer att behöva sätt upp i syfte att fatta ett beslut som är rätt för dig. I slutet en av flera av ovanstående kan vara lämpliga för dina behov, men enligt tidigare blogginlägg att du budget och i enlighet därmed som jag garanterar det tar längre tid som du tror!

Jag kommer att skriva några fler tips för dig att överväga att i de överläggningar med dina intressenter och kunder i nästa inlägg.

Hälsningar,

Andrew Walmsley

Direktör, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Inledning

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

När du har sparat listan och innehåll som en mall, (ge det ett välbekant namn) kan du gå under Webbplatsinställningar till din "Förteckning mall galleri". Dina sparade lista mall kommer att vara där. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

Denna metod fungerar bara för dokumentbibliotek eller bibliotek bilden. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Slutsats

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Bakgrund

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Slutsats

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Bra!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint