За СхареПоинт и пословним апликацијама оквир

Увод

Ми смо претходно описано да треба да се прегледа за СхареПоинт као "пословне апликације" оквира, него само део софтвера који 'обрађује своје документе, или као што сам једном чуо да се зове' то је само Интранет апликација!

Заиста, она обезбеђује у основи развој апликација и "хостинга" средине у којој се пружају складиште за чување ваше организације информација. Као што приказује слика супротно, предстојећег најновије издање платформу (за СхареПоинт 2010) је много више од документа ризницу; То је снажан оквир за изградњу и хостовање моћних пословних апликација, изградњу заједнице и обезбеди богату ризницу за информације о организацијама.

Зато пружа могућност пријаве да се купи, конфигурисан или развијен у оквиру за СхареПоинт на начин да се реши многе своје пословне изазове, побољшање ефикасности са начином ваше особље раде заједно сарадњи и потенцијално смањили трошкове повезане са ИТ буџете.

За СхареПоинт'с 'суштинска снага је да може да пружи податке складиште (у облику садржај базе података се налазе унутар система Мицрософт СКЛ Сервер) за многе ваше пословних апликација (постојећих и нових разматрања) смањује потребу да инвестира у посебан хардвер, лиценцирање и текуће помоћи.

За СхареПоинт апликација

Уопштено говорећи, уз уобичајене апликације за СхареПоинт користи за, као што је Интранет, Екстранет и интернет веб сајтовима окренути, такође се може сматрати за следеће, да поменемо само неколико вертикалних и хоризонталних пословне апликације:

• Пројекат и програм за управљање апликацијама
• Маркетинг кампање апликације
• Каталози производа
• Форуми
• Истраживање апликације
• Извештавање радни простор
• Доцумент Имагинг апликацију (користи скенере)
• Обука и самопомоћ портали
• * Листа засноване апликације (клијента контакте и апликација за управљање знањем на пример)
• * Уоркфлоу апликације
• * Обрасци за унос података засноване апликације.

* Сваки програм који ће се вероватно подразумева креирање и ажурирање, више или једна листа "података може такође треба да имају за претрагу или филтрирање механизам примењен. Многи постојећих програма Лотус Нотес или друге тзв сложене апликације засноване на ова три типа у једном или другом облику, а тиме би требало сматрати за миграцију преко у за СхареПоинт.

Апликације које се постојећим Договорена 'клијент серверу "заснована архитектура може бити смештен у оквиру СхареПоинт окружења. Одобрена, одређени ниво компромиса је често потребно, али је у најмању руку вредан истражног са актерима о томе да ли не би било предности у миграцијама ових апликација и чинећи их доступним и више дискутабилно да смањите укупне трошкове на дуже стазе по користи од "заједничке услуге 'које за СхареПоинт.

Што је разлог зашто када тражите одређене апликације или прилагођени да испуне одређени низ пословних захтева, вреди изгледа да постојеће инвестиције у систему СхареПоинт бисте видели да ли то може бити продужен да обезбеди функционалност вам је потребна. Или заиста сматрају за СхареПоинт користи као свој основни јединствену платформу за увођење неких апликација које могу бити с обзиром спроводи независно једна од друге.

Реалном свету примери

Пример 1:

Пример овога се може видети са комбиновањем постојећих решења Доцумент Имагинг у оквиру СхареПоинт оквира. Штампај своје постојеће опреме и скенер се може користити за прикупљање, складиштење њихов садржај (обично у ТИФФ или ПДФ датотеке) у СхареПоинт окружењу. Ови заузврат може аутоматски означене са метаподацима, индексирани и претраживи услул̌ни путем или филтрирани интерфејс чинећи га доступним за ширу публику, коришћењем тока посла, итд Такав стварном свету пример интегрисања технологија бити скенирање одговарајућег купца, долазећу пошту или другим ад хоц скенирање захтева. Ово поновно ваше инвестиције у оба скенирање и СхареПоинт је добар пример комбиновања комплементарне технологије "

Пример 2:

Други пример би био да од ваше портинг програма Лотус Нотес апликација у СхареПоинт интранета. Многе такозване "Белешке апликација су у ствари само листе информације сачуване у белешке. Ове може бити премештен и седе савршено добро у упоредивим скуп функција у систему СхареПоинт. То је рекао, не потцењуј изазова када је у питању "миграције докумената" из белешке, као што је познато је тешко, посебно са посла често комплексна да мигрирају. Постоје 3рд парты производа на располагању овде помоћ, као што су АвеПоинт, Маинсофт и Потрага.

Идеално оригинални за СхареПоинт архитектура треба да сматра да је потребно обезбедити додатних апликација и изграђена у складу са тим да рукује такве промене. Ако није, онда је потребно да спроведе пуну ревизију плана и архитектонских промена захтева да их прими - Не по процени питањима овде и детаљно истраживање ове области, као што би могло довести до додатне промене свеобухватна архитектонска, хардвер и купи или софтвер.

Закључак

Тако је у резиме, за СхареПоинт је много више од документа ризницу, то је моћан оквир за изградњу и хостовање моћне пословне апликације које ће помоћи вашем особљу управљају својим информацијама боље и ефикасније, помажући Ваш бизнис да оствари своје стратешке циљеве. Дакле, да ли је 2003, 2007 или чак ускоро бити лансиран 2010 верзија СхареПоинт, планирају размештање или промене и у напредним тако да подржава Ваше пословне потребе у будућности.

Поздрави,

Андреу Уалмслеы

Директор, УоркСхарес

Држите СхареПоинт и ИТ стратегије у синхронизацију

За СхареПоинт сазрела у последњих неколико година постао прилично добро се 'све ствари које платформе све људе ", или како бих радије да се односи на њега као' оквир пословних апликација.

Увод у за СхареПоинт 2003 у 'систему Уиндоус СхареПоинт Сервицес (УСС), лиценциран као део Уиндоус Сервер 2003, оперативни систем, као "слободни" за преузимање, је такође јасно мајстор удар лиценцирања Мицрософт.

УСС пружа вероватно добар, робустан и богат скуп свих да се то једноставно управљање документима услуге које ће служити много малих, средњих и великих предузећа донекле предузећа и на сопствену. Заиста ово је место где многи фирме кренули у примену раније верзије софтвера, стварно не знајући шта су они сами добија се баве.

"За СхареПоинт 2010 ће наставити да пружа убедљив" једна величина одговара свима "приступ са својим атрактивним скуп функција које сијече и Интранет, Екстранет и Интернет граница"

Ово 'све теме да сви људи "је постављена да се настави са следеће издање, за СхареПоинт 2010. Намењене за ослобађање пролеће, она ће наставити да пружа услуге и функције које ће се састати по мом мишљењу, велики део генеричких решења организације пријаву потреба врло добро, иако друге специфичне захтеве јасно да није тако.

Као и његов претходник у систему СхареПоинт 2007, следећој верзији (назива за СхареПоинт 2010) ће пружити убедљиве "једна величина одговара свима" приступ са својим атрактивним скуп функција које сијече и интерној мрежи, екстерној мрежи и Интернету граница. Не заборављајући са овом издању је убедљив, ако је незрео, Мицрософт 'облака на основу "служба, која се ажурира на полеђини своје почетне лансирања 2009.

Међутим, 'све ствари које треба да изјави све људе' је с времена на време је своје "Ахилова пета 'у да се то не урадите једну функцију, као и корисници очекују или потенцијално потребе; Такви као документ менаџмента, управљања записима, вики'с, блогови, ток рада и управљање Уеб садржајем, итд Убедљиво ове и СхареПоинт Друге основне функције имају сплав од конкурентског производа који се може користити самостално, далеко боље.

Али је важно имати на уму да за СхареПоинт није и неће бити у стању да победе у таквим раме уз раме поређења. Нити је дизајниран да се такмичи у односу на "вертикалне" на основу пријаве предузећа или других специјализованим "линију пословних софтверских апликација. Тачка често губи у дискусијама и процеса селекције предузете са избором ИТ решење у складу са вашим потребама.

"За СхареПоинт је, ако је већ није, део тих блоковима"

Да бисте избегли ове сценарије и осигура за СхареПоинт сматра у исправном контексту, важно је ваше стратегије за њено увођење, усвајање и менаџмент је договорено и разумео а не само они задужени за имплементацију и подршку, али од свих заинтересованих страна одговоран виши за ИТ услуга .

Такође бих адвоката имајући ову и укупну ИТ стратегију у синхронизацију. Зашто? Зато што чешће него што није ваша организација ће се користити све микс ИТ апликација, хардвера и софтвера, акумулираног и низ вештина и искуство да је ваш основни особља задржали и одржавају као део своје улоге.

Отуда ИТ функција поверена интерес у управљању трошковима у вези са овим хетерогених окружења. Поред тога постоји, односно треба све жеље да се поједностави, буду одговорни и увести оперативних и стратешких 'градивни блокови', који могу помоћи да оствари стратешке пословне циљеве. За СхареПоинт је ако већ није део тих градивни блокови. Чак и ако се користи тактички сада као 'тачка решење "за одређене функције као што интранета, за СхареПоинт'с ширину могућности вероватно захтева за то да се разматра у ширем контексту својих стратешких градивни блокови.

У мом следећем чланку ћу писати још о томе зашто је увођење система СхареПоинт технологија у своју ИТ стратегију је важно и како даље да прошире улагања сте направили у систему СхареПоинт 2007 или око да би мозда у систему СхареПоинт 2010 касније ове године.

Поздрави,

Андреу Уалмслеы

Генерални директор

Заинтересовани за СхареПоинт 2010?

Имао сам привилегију (и задрже многе ожиљке) да је радио са СхареПоинт! Јер је прво лансирање 2001 и видјех узастопна ажурирања платформе током година, као и сведок расте усвајање од стране предузећа као један од кључних " градивни блокови "од технологије која се примењује да достави и информатику стратешке и оперативне циљеве.

Као следеће блогу приказују (Пост 1 и после 1) ово је по мом мишљењу, углавном 'еволуције' кроз године у смислу функционалности производа платформе и архитектуре.

Осим тога има види се масовно интересовање и инвестирање године на годину, не само са најновијим планирано издање назива производа за СхареПоинт 2010. Више детаља о овом овде планираног ажурирања: ПЕАК за СхареПоинт Снеак

Оно што ме је изненадило донекле, је ниво интересовања и доступност курсева, манифестација и других таквих материјала на тему "како да инсталирате ',' дизајн кључне одлуке размотрити", итд А ово је чак и пре него што је производ издање у бета за јавност! Ово свакако није био доступан за претходне верзије било које велике дубине.

То је добар знак здраве подршку заједнице и Мицрософт, које се пружају много више информација и начин унапред упутства о својој будућности путоказ разматрања за ову и друге технологије.

Омогућава да се надам импулс за даље кад се покрене наредне године. Такви живе заједнице и помоћ од Мицрософта, све нам помаже 'попети на брзину' са новом технологијом и омогућава нам да будемо боље припремљени за изазове она ће без сумње пружити. Ово користи сви, јер омогућава програму Мицрософт партнера, као УоркСхарес, да обезбеди правовремене савете и упутства око стратешког доношења одлука компаније имају да се за будуће инвестиције у 2010 и даље.

Поздрави,

Андреу

Генерални директор

Мицхаел Деллер придружује УоркСхарес

Задовољство нам је објавити да је Мајкл Деллер се придружио УоркСхарес. Он се придружио као нашег техничког директора и да ће наставити у својству искусан консултант за СхареПоинт и архитекта, међу његовим осталим улогама за УоркСхарес.

Са преко 6 година искуства рада са СхареПоинт технологија са неким од водећих програма Мицрософт УК партнери у овом простору, Мајкл носи са собом богатство искуства и знања без премца у овој области.

Мицхаел је сарађивао са неким од најважнијих пројеката високог профила за СхареПоинт и крст индустрије искуства, укључујући јавни сектор, а не за профит, комуналије и образовање.

Мицхаел'с позадина пре СхареПоинт и информације Радник арени следи неколико година у програму Мицрософт клијент / сервер инфраструктура области са јаком позадином у инфраструктуру, размену порука и решавање проблема.

Мајкл именовање ће учврстити нашу сениорског тима за управљање и укупне испоруке способности. Његова недавно присуство на лансирање најновије исправке за Мицрософт платформу (за СхареПоинт 2010) на конференцији у Вегасу, донети преко потребан 'главе горе "на импликације, изазови и могућности за постојећим или новим корисницима система СхареПоинт технологије.

Радећи са Мајклом неколико година на бројним пројектима за СхареПоинт, Веома ми је драго да обезбеди своје услуге и надамо се вредне доприносе за УоркСхарес са нашим постојећим и будућим клијентима.

Поздрави,

Андреу

Генерални директор, УоркСхарес.

Миграција докумената у систему СхареПоинт: Разматрања

Позадина

Сам споменуо у мом задњи пост под насловом "Документ миграције у систему СхареПоинт - Ваше опције", које у основи постоје 4 главне опције које су вам доступне када се одлуче да ли да емигрирају садржаја из датотеке акција и друге ризнице. Да резимирамо:

• Мигрирају у потпуности за СхареПоинт
• * Парцијална миграције подскуп садржаја у за СхареПоинт
• ** Оставите где је и даље да самостално одржава и ризнице
• *** Оставите где је и наставиће да одржава и ризнице, али употребите за СхареПоинт да пронађемо свој стари садржај, па стога пружају могућност да се тражи.

Један или више ових опција могу бити пут да до краја избора у зависности од ваших потреба и захтева.

* Старији садржај може бити архивирана или једноставно избрисане.

** Размислите о трошку и ризику овде старења одржавање опреме

*** Ова опција је ограничена, истражи детаљно тестирање и посебно резултатима претраге, стога користи са опрезом.

Следећи кораци и разматрања

Да вам помогну кроз ову одлуку процес како би утврдили који пут је најбољи за ваше околности, у наставку сам написао неколико показивачи за вас да размотрите и дебати у оквиру своје основне пројектног тима и подједнако заинтересоване. Ови коментари су засноване на неколико година управљања различитим СхареПоинт пројеката, тако да надамо се да ћете избећи неке болне поуке и да смо прошли кроз наше клијенте! То вероватно није све што је потребно да замислите, али добро почети са неколико мисли да вам уз свој пут.

"Миграција може да се скупи поготово када узмете у обзир количина информација које намеравају да емигрирају, прави трошкове пословних и техничких ресурса (интерне и екстерне) које намеравају да у распоред да помоћи миграција напора"

Ваше питање актери и високи корисницима да ли је или не заиста не треба да се крећу у свим тим документима и интранет странице, слике, видеа, итд на основу неког степена на анегдота и емпиријски, моје искуство показује сваки пут изнова, 80 -- 90% садржаја који се ретко, ако уопште приступити преко 12-18 месеци након што је створен. Тако да може да буде стварање планина рада, за врло мало вратити вредности.

Стога препоручујемо покушава да пронађе подршку доказа да се потврди (или не) често приступа или других извештаја или на други начин подржавају миграција услов. Сазнајте зашто је то заправо 'треба да буде премештен, готово као састављање мини-пословни случај одлучивања. Често пословне јединице ће само рећи да је, да се избегне чини рад истраге или миграције на првом месту, јер су друге (природно) приоритета. Реалност је добра стара Распродати често поздрављају и добра прилика да се освежити садржај, архива старих садржаја није више потребна.

Ја такође снажно препоручујемо да врше преглед садржаја који је накупила током година. Можда ћете бити изненађени да сазнате колико је то заиста више није потребна, релевантни или одговарајуће и / или заправо идентификује садржај који треба да се освежавају свеједно.

Не заборавите ту је и суптилна, али значајна разлика између њега бити 'доступна' на бизнис и да се селе и на располагању у систему СхареПоинт. На пример, можда ћете га држати подаље од за СхареПоинт мање на располагању, али и даље доступна на форуму, можда медијима или другим облицима јефтинији за складиштење.

Уколико не утврдите да ћете имати велику количину садржаја за миграцију, заиста ставити на место "рецепт" за миграције тим (е) које мобилишу, уверите се да је свако свестан своје улоге, њихове задатке и када су треба да их раде и зашто. Они су у кратком треба да буду у потпуности у авиону са оним што је учињено.

Такође је потребно да "докаже процес функционише унапред доказивања пропусности" за миграције тимова. Ово важи и за ручно, аутоматско или мешавина оба приступа. Бити дарежљив у проценама за миграцију на основу резултата својих налаза. Ово ће дати своје поверење заинтересованих страна у пројекту тимовима могућност да испуни рокове миграције.

"Утицај на укупни за СхареПоинт архитектуре треба да буду планирана у укупном дизајн"

Надам се да ће имати покривене неке или већину ово у свој оригинални за СхареПоинт архитектура планирање ... Размислите о повећању оптерећења на свом серверу физичко окружење, питања планирања капацитета, утицај на резултате претраге, укупне навигацију и корисност свог садржаја, да поменемо само неколико области које је потребно мисли и вредновања када се разматра прелазак у постојећи садржај за СхареПоинт.

На пример, ако идете да преместите и ни индексиране екстерно складиште садржаја у СхареПоинт окружењу, размотрити импликације за повећање простора коју желите поставити на своју околину. Не најмање зато што је повећање у величини не само за сирове податке за складиштење садржаја бити додат у вашу СКЛ базе података, али и нова складишта потребно да обради повећан индекс величине датотеке.

Затим размислите оптерећују сте управо постављен на резервне и враћање процеса! Можда би потенцијални утицај на ваше способности да испуните своје СЛАс за доступност сервиса у случају застоја. На пример можеш још увек вратити тек повећан садржај базе података у време дозвољено унутар СЛАс?

"Процените 3рд Парты алате да вам помогну са обимом података"

Многи 3рд парты производа урадити велики посао у помагању да обједињено селити / отпремите садржај у СхареПоинт окружењу. Међутим, многи неће у потпуности испунити ваше захтеве, тако да их прегледати пажљиво и планирају своје перформансе (или не) са миграција и трошкова у своје планове и буџете. Важно је да знате њихова ограничења, као и њихове предности. Можда ћете наћи да мигрирају многе, али не и све типове докумената. Такође, врло често ћете изгубити неке важне особине документа или друге мета-податке у вези са документом или странице које су покушавали да емигрирају.

Поред тога можете изгубити интегритет података на пример Тиместамп информације. Ово је обично нешто што може бити важно из перспективе управљања записима, као што не може бити пренесен преко до новој средини.

"Проверите да ли се пословање да преузме водећу улогу у миграцији"

По свим средствима обезбеди рецепт (приступ), средства и методе у којима би се садржај премештен. Коначно, међутим пословним корисницима требало да 'своје' стварни миграција и бити у потпуности укључени у овом делу пројекта од самог почетка. Они најбоље знају шта се налази садржај је или није потребно, како треба да изгледа, да се приступа, итд Такође се дешава да буде један од најбољих начина да едукују своје кориснике крају у употреби СхареПоинт могућности које се пружају на их свеукупно.

"Размотрити регулаторне обавезе за чување података"

Неколико пословних сектора посебно владе / јавног сектора, финансије, здравље и добротворне установе имају одређене регулативе они морају поштовати за задржавање података, доступности и приступа (питања заштите података у целини). Ови ће морати да буду узети у своје планове.

"Дисинвест и / или поново свој стари хардвер"

Миграције из старих интранет, дељене датотеке или друге апликације потенцијално омогућава да дисинвест хардвер (или бар нешто од тога) план. За овај труд, чак и ако је само сазнати како ћете рециклирати комплет или су га уклоњена са сервера собе. Не сматрам добротворне организације и школе које могу имати користи од старе опреме пре него што је дампинг у депонији.

"Запамтите, не треба да се сви подаци, или могу да се складиште у систему СхареПоинт"

То је истина за СхареПоинт може индекс различитих извора садржаја. Болна реалност али је то ретко постиже жељене резултате у почетку, делом и због не због неуспеха производа по себи, већ зато што одржавање опште СхареПоинт основу претраживања се доста текућих напора да се често заборавља или је изостављен у дизајну или на текуће одржавање.

Често је то лак пут до свог индекса старења и штрчи датотеку акција, али да ли заиста желите да се ваши резултати претраге садрже информације из извора који је толико стара и застарела? Без пажљивог дизајна на почетку, фино подешавање и захтева редовно одржавање често завршавају са лоше искуство из перспективе корисника.

Зато свим средствима сматрају индексирање своје изворе, али стварно не разумем импликације из дизајна, планирања и текуће одржавање перспективе не само корисници искуства са резултатима претраге. На другом виду, размотрите све из оквира опција које имате код претраживања и филтрирања за воведувауе на резултате претраге садржаја (обичај или 3рд Парты пут).

"Размислите остављајући садржаја где је"

Покушајте да разумете како материјалне и нематеријалне користи од напуштања садржај Ин ситу, а можда и израду садржаја 'чита само "за време док Ви сматрате опције и / или обављају своје миграције, тако да се не дозволи повећање, или промену садржаја који се налазе у овој области.

Закључак

Постоји много ствари које треба узети у обзир као део вашег разговора за одлучивање приступ миграцијама и горе само су неке од тема које ће можда морати да размотри.

То је често политички "пут најмањег отпора" само селите сав садржај, без обзира на техничке и финансијске понекад рационално да се уради нешто другачије. Ако то већ нисте урадили, сматрају уводјење архивирање, квоте и задржавање политике за управљање без сумње повећања количине података у свом окружењу.

Да ли се укључе са својим стејкхолдерима и добију купи-у да поседују миграција комад. Често стратегија уверивши бизнис спроводи ова миграција ће другачије мислити, када их је своје ресурсе да се скида своје нормалне улоге да то урадите.

Коначно, у мом искуству миграцију и освежавајући мали подскуп у оригиналном садржају за СхареПоинт, као и архивирање остало је одговарајући приступ већини околности. Окретање на СхареПоинт могућности за индексирање датотека акција, али само у малим и измери околностима је такође нешто што треба узети у обзир.

Поздрави,

Андреу Уалмслеы

Директор, УоркСхарес

Миграција докумената у систему СхареПоинт: Ваше опције

Преглед

Као што сам споменуо у мом задњи пост постоји број уграђене алатке и друге опције које вам помажу да мигрирају свој садржај и у околини СхареПоинт окружења.


"За СхареПоинт је природна замена за старење датотеку акција и друге податке ризнице"

Врло реална и битно питање око шта ће са своје историјске податке који се налазе у овим ризницама, као што су датотеке и мрежа акција, интранет и силоси. То сигурно неће бити замена за укупно датотеке / мрежи акција.

То је рекао, ове и наредне чланку планирате да напишете намерава да вам пружимо главне опције отворене да вам, као и неке корисне индикаторе из искуства које смо стекли током година рада са клијентима велике и мале да достави интранета, Интернет, екстранетс и друге тачке решења базирана на Мицрософт за СхареПоинт технологијама.

Опције

Ви у суштини имате следеће могућности да пажљиво размислите, сваки ће имати импликације које ће се разликовати у зависности од ваших потреба и околности:

• Мигрирају у потпуности за СхареПоинт
• Делимична миграције подскуп садржаја у за СхареПоинт
• Оставите где је и наставиће да одржава и ризнице
• Оставите где је и наставиће да одржава обе ризнице и употребите за СхареПоинт да пронађемо свој стари садржај, па стога пружају могућност да се тражи.

Сваки има Про и преваранти, који ћете морати да се начин како би одлука да је права ствар за вас. На крају једна од више од горе наведених може бити одговарајући за ваше потребе, али је по претходном блогу можете осигурати у складу са планом буџета и као што сам ће гарантовати да ће се ваш више да мислите!

Ја ћу написати још неколико показивачи за вас да размотрите у овим разматрањима са својим стејкхолдерима и клијентима подједнако у следећи пост.

Поздрави,

Андреу Уалмслеы

Директор, УоркСхарес.

Мигрирају у оквиру или померите садржај за СхареПоинт

Увод

Миграција је увек трновит тему која се испоручује на пројекат на поцетку у смислу сцопинг пројекат, према крају у току око изградње мреже или усвајање фазе, или једном пројекту је затворен, а корисници су препуштени сами себи. Активност миграцију или премештање података на тим сајтовима или између, мыситес, или од мреже дискова и система као што су белешке могу бити значајне.

Постоји, међутим, нажалост, нико не задовољава одговор на све врсте сценарија и увећање Препоручујем предузећа сматрају снажно потребу да мигрирају на првом месту, из перспективе Булк миграције. Размислите о томе да ли је и практично могуће оставити где је и / или користити га као вежба у 'чишћење' податке пре него што мигрирају, или заиста креће у СхареПоинт или евентуално јефтинији за складиштење средстава. Више о овој теми у будуће чланак.

У овом чланку желим да пружи неке смернице за крајње кориснике и њихове опције. Ја често наићи крајњи корисници из обе бивше или тренутне клијенти питају ме како најбоље да се приближи садржај креће од једне локације на другу, или како да преместите цео сајт тима (под локација у пакету) са једне на другу локацију или чак садржаја са мреже дискова у току миграција или усвајање фазу. Постоји читав низ сценарија и метода / алата овде, али надам се ћу бити у могућности да вам обезбедимо неке опције да помогне едукацији и поставио на правом путу.

Прво, да бисте поставили ваша очекивања од самог поцетка ... било миграција у или око за СхареПоинт није лако постићи, нарочито користећи ван оквира и метода захтева доста ручног корака. То је углавном зато како ми обично складиште за садржај тима (у много онога што се зове сајт збирки - врхунски сајтови обично), који су опет складиште унутар система СКЛ базе података. Али и као резултат недостатка подршке у целини у оквиру корисничког интерфејса за СхареПоинт обезбедити неопходне механизме за контролу и дозволи копирање или премештање садржаја. То је вероватно разлог зашто постоји много алата 3рд Парты тамо да вам помогне.

У сваком случају, проверите да ли сте пажљиво планирате ваш сајт дизајн и именовања да избегне такав треба да померате садржај касније!

Појмови

Неколико показивачи прво на терминологију пре него што наставите:

• Сајт колекција - Врх већина ризнице и безбедности граница за складиштење и управљање садржајем. За СхареПоинт може садржати неколико стотина или чак хиљада ових у примену. Врхунски тим сајтовима су често колекције локација.

• Тим сајта - врхунски сајт који је креиран на самом почетку и за складиштење или дељење садржаја. Обично колекције локација може да садржи више десетина хиљада тим сајтовима и / или под-тим локацијама у једној колекцији локација од којих сваки садржи више стотина хиљада докумената или већи уколико структуре правилно.

• Суб-сајт - су у суштини тим сајтовима који седе по локацији највишег нивоа у колекцији локација и створени од стране корисника да складиштите више садржаја од врха странице. Имају мање или више исту функционалност, али су / могу се сматрати "деца" на врху сајта и да ће вероватно, али можда не нужно наслеђују дозволе и да везу између међусобно, итд

• Садржај - Било Оффице документе, ПДФ-ове, слике, дискусионе листе, календаре, контакт листе, или текст који сте уписани на свој сајт.

• Листа - календаре, контакте листама, библиотекама докумената, дискусионим таблама су све примери 'СхареПоинт листи и може да садржи мешавину садржаја.

Методе и алати

Следи неколико стварном свету крајњег корисника погоном метода и алата који се сматрају за свој садржај и миграција у тим локацијама у главном, али ће такође радити за мыситес и објављивање садржаја.

1. Креирање локације "Шаблони"

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

Шта се сада дешава је да кад одете на свој нови сајт и покушај да се створи нови сајт, шаблон ће се појавити "Опција картицу Прилагођено 'на' изаберите шаблон странице. Стога је важно да то нешто познато позива на претходне кораке! Када се то изабрао, новим под-сајт (и садржај ако тицкед ову опцију) бити тамо на новом сајту!

Про

• Брз и лак начин да се мали под-сајтове селити са једне локације на другу
• Користан за креирање различитих предложака локације за различите публике / потребама
• Одржава брендирање / изгледа и стила
• Нема администратора или код распоређивања потребно
• Крај кориснике.

Цон'с

• Не могу да се користе за креирање локације највишег нивоа (осим уступио за централно 'господару слике.
• Губи безбедносне дозволе
• Губи ставка нивоа безбедности
• Ограничено на 10М величине
• Не чува под-сајтове као део сајта, само да једном месту

2. Стварање листе "Шаблони"

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Када сте сачували у листи / садржај као предложак, (дати познато име), можете отићи под Поставке локације на своју 'листу шаблон галерија. Ваше ново сачувани списак шаблона ће бити тамо. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Закључак

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Да ли сте постигли СхареПоинт повраћај улагања (повратак на инвестиције)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Поздрави,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Мицрософт БПОС - пословне продуктивности Стандардни онлине - Први мисли.

Позадина

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

Со фар со гоод. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Закључак

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Поздрави,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Поздрави,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint