СхареПоинт као пословне апликације оквир

Увод

Смо описали раније да треба да се прегледају СхареПоинт као "пословних апликација 'оквира, а не само комад софтвера који" обрађује ваших докумената или као што сам једном чуо да се зове' то је само интранет апликација!

Заиста, она пружа основне развој апликација и 'хостинг' окружење у коме да обезбеди складиште за складиштење ваше организације информација. Као што слика приказује супротно, предстојећем најновије издање платформа (СхареПоинт 2010) је много више од документа ризнице; То је снажан оквир за изградњу и хостинг моћне пословне апликације, изградње заједнице и пружа богат складиште за информације о организацијама.

Због тога пружа могућност за апликације која се купује, конфигурисан или развијене у оквиру СхареПоинт на начин да се реши многе ваше пословне изазове, побољшање ефикасности са начином на који ваши сарадници раде заједно сарадњи и потенцијално смањење трошкова у вези са ИТ буџете.

СхареПоинт је "суштинска снага која може да пружи податке складиште (у виду садржај базе се налазе унутар Мицрософт СКЛ Сервер) за многе од ваших пословних апликација, (постојећих и нових разматрања) смањујући потребу да инвестирају у одвојеним хардвер, лиценцирање и у току подршку.

СхареПоинт апликација

Уопштено говорећи, уз уобичајене апликације СхареПоинт користи за, као што су интранет, екстранет и Интернет веб странице суочавају, такође се може сматрати за следеће, да споменем само неколико вертикалних и хоризонталних пословним апликацијама:

• Пројекат и програм за управљање апликацијама
• Маркетиншке кампање апликације
• Каталози производа
• ФОРУМ
• Истраживање апликације
• Извештавање радни простор
• Доцумент Имагинг апликација (помоћу скенера)
• Обука и самопомоћ портала
• * Листа басед апликације (клијента контакте и апликација за управљање знањем, на пример)
• * Тока посла апликација заснованих на
• * Обрасце засноване унос података апликације.

* Свака апликација која је вероватно да ће укључити стварање и ажурирање, више или сингл листа "података могу такође треба да имају или тражи механизам филтрирања примењују. Многи постојећи Лотус Нотес или друге тзв комплекс апликације су засноване на ова три типа у једном или другом облику и зато треба узети у обзир за миграцију преко у СхареПоинт.

Апликације које се постојећим уговорити 'клијент сервер "на основу архитектуре може бити домаћин у оквиру СхареПоинт окружења. Наравно, неки ниво компромис често је потребно, али је у најмању руку вредно истражују са заинтересованим странама да ли ће бити предности у миграцију ове апликације и чинећи их приступачнијим и вероватно смањење своје укупне трошкове на дуже стазе уз коришћење о "заједничке услуге 'које СхареПоинт.

Што је разлог зашто када тражите одређене или прилагођене апликације испунити одређени скуп пословних захтева, то је вриједно у потрази за постојеће инвестиције у СхареПоинт бисте видели да ли то може бити продужен да обезбеди функционалност вам је потребна. Или заиста размислите о употреби СхареПоинт као јединствени основни платформа за увођење неколико апликација које вам могу бити с обзиром на спровођење независно једна од друге.

Стварном свету примера

Пример 1:

Пример за то може се видети са комбиновањем постојећих решења снимања документа у оквиру СхареПоинт окружења. Ваша постојећа штампај скенер и опрема се може користити за снимање, чување њихов садржај (обично ТИФФ или ПДФ датотека) у СхареПоинт окружењу. Ови заузврат може аутоматски означени са метаподацима, претраживање и предвидјено преко претраживати или филтриране интерфејс што је доступна за ширу публику, преко посла, итд Такав стварном свету пример интегрисања технологија би скенирање корисника кореспонденција, долазећу пошту или других ад-хоц скенирања захтева. Ово поновно ваше инвестиције у оба скенирање и СхареПоинт је добар пример комбиновања комплементарне технологије "

Пример 2:

Други пример би био да од ваше прилагођавање програма Лотус Нотес апликације у СхареПоинт интранета. Многи такозвани 'Белешке апликација су заправо само списак информација налазе у напоменама. То може бити премештен и седе савршено добро у упоредивим скуп функција на СхареПоинт. То је рекао, не потцењује изазове кад је у питању "документ миграција" из Нотеса, јер је Познато је тешко, посебно са често сложене токове посла да емигрирају. Постоје 3рд парти производа који су доступни да помогну овде, као што су АвеПоинт , Маинсофт и Тражња .

У идеалном случају Ваше оригиналне СхареПоинт архитектура треба да сматра потребу да се обезбеди додатне апликације и био у складу са изграђен за руковање такве промене. Ако није, онда је потребно да спроведе пуну ревизију и план архитектонски промене треба да их прими - Не по процени питања овде и истраживачке области темељно ово, као што би могло довести до додатне свеобухватног архитектонске промене, хардвер и или софтвер куповине.

Закључак

Тако је у резимеу, СхареПоинт је много више од документа ризницу, то је снажан оквир за изградњу и хостинг моћне пословне апликације које ће вам помоћи да управљају својим информацијама особље боље и ефикасније, помажући ваш посао да оствари своје стратешке циљеве. Дакле, да ли је 2003, 2007 или чак ускоро бити покренута 2010 верзија СхареПоинт, плана о распоређивању или промене и у развијеним, тако да подржава ваше пословне потребе у будућности.

С поштовањем,

Андрев Валмслеи

Директор, ВоркСхарес

Држите СхареПоинт и ИТ стратегије у синхронизацију

СхареПоинт је сазрео у последњих неколико година постао прилично добар као 'све људе' платформу све, или како бих волео да се односи на њега као "апликација" оквира пословања.

Увод у СхареПоинт 2003 у 'система Виндовс СхареПоинт Сервицес (ВСС), лиценциран као део система Виндовс Сервер 2003 оперативни систем као' бесплатан 'скидати податке, такође је јасно главни удар дозвола од стране компаније Мицрософт.

ВСС пружа вероватно добар, робустан и богат скуп свих да буде једноставан за управљање документима услуге које ће служити многим малим, средњим и до извесне мере и великих предузећа и предузећа на сопствену. Заиста ово је место где многи фирме кренули у примену раније верзије софтвера, не знајући шта стварно да су сами узимајући укључени са.

"СхареПоинт 2010 ће наставити пружати уверљив 'једна величина одговара свима' приступ са својим атрактивним скуп функција које сијече и интранет, екстранет и интернет границе"

Ово "све ствари за људе" тему све је постављено на настави са следеће издање, СхареПоинт 2010. Намењена време пуштање пролеће, она ће наставити да пружа услуге и функционалности које ће се састати са, по мом мишљењу, велики део је опште решење организација апликација мора веома добро, али друге, специфичне захтеве јасно није тако.

Као и његов претходник на СхареПоинт 2007, следећу верзију (која се назива СхареПоинт 2010) ће пружити убедљиве 'једна величина одговара свима' приступ са својим атрактивним скуп функција које сијече и интранет, екстранет и интернет границе. Не заборављајући са овог издања је убедљива, ако је незрео, Мицрософт Онлине 'облак на "служба, која се ажурира на задњој страни своје почетне пуштање брода у море у 2009.

Међутим, "све људе" изјаву све је с времена на време био његов "Ахилова пета" у томе што не чини једну функцију, као и купци очекују или потенцијално треба, као што су управљање документима, управљање документима, вики је, блогови, ток посла за управљање садржајем и уеб итд Вероватно ти је и СхареПоинт других кључних функција имају сплав на конкурента производа који ако се користи самостално, су далеко боље.

Али, важно је да запамтите да СхареПоинт није и неће бити у стању да победи у таквим раме уз раме поређења. Нити је пројектован да се такмиче у односу на 'вертикалне' темељи пословне апликације или неки други специјалиста "линију пословања" апликативног софтвера. Тачке често изгубљен у дискусијама и процеса селекције предузела у одабиру ИТ решења у сусрет вашим потребама.

"СхареПоинт, ако већ није, део тих блоковима"

Да бисте избегли ове сценарија и обезбедити СхареПоинт сматрају у исправном контексту, важно је своју стратегију за њено увођење, усвајање и менаџмент је договорено и разумети не само они који су одговорни за имплементацију и подршку, али сви виши актери одговорни за ИТ услуга .

Осим тога бих адвокат имајући и укупну ИТ стратегије у синхронизацију. Зашто? Зато што чешће него не ваша организација ће користити све микс ИТ апликација, хардвер и софтвер и акумулиране спектар вештина и искуство да ваше особље основне задржати и одржава као део свог улога.

Отуда ИТ функција има интерес у управљању трошковима у вези са овим хетерогеним окружењу. Поред тога постоји, односно да се све више жеље да се поједностави, да буде више одговара и увести оперативне и стратешке 'блокови', који могу помоћи пословање оствари то стратешких циљева. СхареПоинт, ако већ није део тих зграда блокови. Чак и ако је то тактички користе као сада "тачка решење" за одређену функцију као мрежи, СхареПоинт је ширина могућности вероватно захтева за то да се разматра у ширем контексту свог стратешког градивни блокови.

У мом следећем чланку ћу написати више о томе зашто је увођење СхареПоинт технологија у свој ИТ стратегије је важно и како можете додатно проширити инвестиције које сте направили у Оутлоок 2007 или се о томе да би можда на СхареПоинт 2010 касније ове године.

С поштовањем,

Андрев Валмслеи

Директор

Заинтересовани за СхареПоинт 2010?

имао сам привилегију (и задржи много ожиљака! ') да је сарађивао са СхареПоинт јер је први покренути у 2001 и видјех сукцесивних ажурирање платформе током година, као и сведок расте усвајање од стране предузећа, као један од кључних циглице "технологије се спроводи да достави и стратешке и оперативне циљеве ИТ.

Као следеће блогу приказују ( порука 1 и после 1 ) ово је по мом мишљењу, углавном 'еволуција' током година у смислу функционалности платформе производа и архитектуре.

Осим тога је то видео масивним камата и инвестиција из године у годину, не само са најновијим планирано издање производ назван СхареПоинт 2010. Више детаља о овом овде планиране исправке: СхареПоинт Снеак Пеак

Оно што ме је изненадило донекле, је ниво интересовања и расположивости курсеве, догађања и друге такве материјале на тему "како да инсталирате ',' тастер дизајн одлуке узети у обзир", итд И то је чак и пре него што је производ за ослобађање у бета фази да се широј јавности! То свакако није био доступан за претходне верзије било велике дубине.

Ово је добар знак здравог подршку заједнице и Мицрософт, које су пружају много више информација и начин унапред смернице о својој будућности план разматрања за ову и друге технологије.

Омогућава се надам замах наставља када се то деси покренути идуће године. Такви живе заједнице и помоћ од Мицрософт-а, нам помаже да све "дође до брзине 'са новом технологијом и омогућава нам да се боље припремили за изазове са којима се без сумње пружити. Овај користи свима, јер такође омогућава Мицрософтових партнера, као ВоркСхарес, да обезбеди благовремено савете и упутства око стратешких одлука компаније су потребе да се за будуће инвестиције у 2010 и ван ње.

С поштовањем,

Андрија

Директор

Мајкл Деллер придружује ВоркСхарес

Задовољство нам је да најавимо да је Мицхаел Деллер се придружио ВоркСхарес. придружио Он је као наш технички директор и да ће наставити у својству искусан СхареПоинт консултант и архитекте, међу његовим друге улоге за ВоркСхарес.

Са преко 6 година искуства у раду са СхареПоинт технологије са неким од водећих система Мицрософт у Великој Британији партнери у овом простору, Мајкл доноси са собом богатство искуства и знања без премца у овој области.

Мајкл је радио са неким од високог профила СхареПоинт пројеката и има крст индустрије искуство, укључујући у јавном сектору, а не за профит, комуналије и образовање.

Мајкл је у позадини пре СхареПоинт и информације Радник арени следи неколико година у оквиру Мицрософт клијент / сервер инфраструктуру поља са јаким позадину у инфраструктуру, поруке и решавање проблема.

Мајкл именовање ће учврстити нашу виши менаџерски тим и укупну испоруку способности. Његово учешће на недавно лансирање најновије ажурирање Мицрософт на платформи (СхареПоинт 2010) на конференцији у Лас Вегасу , ће донети много потребна 'главе горе "на последице, изазовима и могућностима за постојећим или новим корисницима СхареПоинт технологије.

Пошто је радио са Мајклом неколико година на бројним пројектима СхареПоинт, ја сам врло задовољан да обезбеди своје услуге и радовати се његов драгоцени допринос за ВоркСхарес са нашим постојећим и будућим клијентима.

С поштовањем,

Андрија

Генерални директор, ВоркСхарес.

Документ миграције на СхареПоинт: Разматрања

Позадина

Сам споменуо у мом последњи пост под насловом " Документ миграције у СхареПоинт - Ваше могућности ", који су у основи има 4 главне опције које су вам доступне приликом одлучивања да ли ће се селити садржаја са дељеним датотекама и друге ризнице. Да сумирамо:

• Мигрирају у потпуности у СхареПоинт
• * Делимични миграције подскуп садржаја у СхареПоинт
• ** Остави где је и даље обе репозиторијума самостално одржавање
• *** Остави где је и даље да се одржи и депоа, али користите СхареПоинт да пронађемо свој стари садржај, пружајући тиме могућност да га тражи.

Један или више ових опција може бити пут ви заврссити избор у зависности од ваших потреба и захтева.

* Старији садржај може бити архивиране или само обрисао.

** Размотрите трошкове и ризик овде одржавање старење опрема

*** Ово је ограничене могућности, истражује темељно и тест нарочито резултатима претраге, зато користите са опрезом.

Следећи кораци и разматрања

Да вам помогне да кроз овај процес одлучивања да одреди који пут је најбољи за ваше околности, ја сам доле написао неколико упутства за вас да размислите и расправу у оквиру своје основне пројектног тима и заинтересованих страна подједнако. Ови коментари су засновани на неколико година, за управљање различитим СхареПоинт пројеката, тако да надамо се да ћете избећи неке болне лекције које смо и нашим клијентима прошли кроз! То вероватно није све што је потребно да мислим да је, али добар почетак са неколико мисли да Вам помогне уз свој пут.

"Миграција може бити скупо, посебно кад узмете у обзир обим информација које се намерава да мигрирају, праву цену пословне и техничке ресурсе (интерне и екстерне) имате намеру да закаже на помоћ миграција напор"

Питање ваше актери и виши кориснике о томе да ли или не то стварно не треба да се крећу у свим тим документима и интранет странице, слике, видео, итд На основу до неког степена о анегдота и емпиријска, моје искуство показује време и време опет, 80 - 90% садржаја који се ретко, ако уопште приступити преко 12-18 месеци након што је створио. Тако да би могао да буде стварање планина рада, за врло мало повратак у вредности.

Зато препоручујемо да покушате да пронађете доказ да то и потврдите је (или није) приступа често или других извештаја или на други начин подржавају миграције захтева. Сазнајте зашто је заправо 'мора да буде премештен, готово као стављајући заједно пословни случај мини-процес одлучивања. Често пословне јединице ће се само рећи да је, како би се избегло ради посао истраге или миграције на првом месту зато што су друге (наравно тако) приоритети. Реалност је добра стара јасно се често поздрављају и добра прилика да се освежити садржај, архива старих садржаја није више није потребно.

Ја чврсто препоручујем да се изврши преглед садржаја који је зарадио током година. Ви мај бити изненађени да сазнате колико је то заиста више није потребан, релевантне или одговарајући и / или заправо одредио садржај који треба да буде свеједно освежава.

Запамтите ту је суптилно, али је важна разлика између њега бити 'доступан' да се пословање и то су мигрирали и доступни у СхареПоинт. На пример, можда ћете га држати далеко од СхареПоинт мање доступни, али и даље доступна на форуму медија или других облика можда јефтинији за складиштење.

Ако не утврдите да имате велику количину садржаја да емигрирају, заиста ставити на место "план" за миграције тим (е) које мобилишу, уверите се да су сви свесни своје улоге, задатака и када су треба да им се ради и зашто. Они су у кратком треба да буду у потпуности на броду са оним што је учињено.

Такође је потребно да "докаже процес функционише унапред доказивања пропусности" за миграције тимова. Ово важи и за ручни, аутоматски или мешавину оба приступа. Будите великодушни у своје процене за миграцију на основу резултата својих налаза. То ће дати своје поверење заинтересованих страна у пројекту тимова способност да испуни рокове миграција.

"Утицај на опште СхареПоинт архитектура треба да буде планирана у укупном дизајн"

Надам се да ћете имати покривене неке или већину ово у свој оригинални СхареПоинт архитектуру планирање ... Размислите о томе на повећање оптерећења на вашем физичком серверу животне средине, планирање капацитета питања, утицај на резултате претраге, укупни навигацију и корисност садржаја, да поменемо само неколико области које је потребно мисао и процену када се разматра пресељење постојећих садржаја у СхареПоинт.

На пример, ако идете да се крећу и ни индексиране екстерно складиште садржаја у СхареПоинт окружењу, размотрити импликације за повећање простора да се о томе да место на вашем окружењу. Не само зато што је повећање у величини није само за сирови складиштење података од садржаја који је додат у вашем СКЛ базу података, али и нова складишта потребно да обради повећане величине датотека индекса.

Затим размислите о оптерећују имате само ставити на резервне и враћање процеса! Можда би потенцијални притисак на вашу способност да задовољи ваше СЛА за доступност сервиса у случају застоја. На пример, можете и даље вратите ново повећан садржај базе података у време дозвољено у СЛА?

"Процена 3рд парти алата који ће вам помоћи са обимом података"

Многи 3рд парти производа учинити велики посао у помажући вам да обједињено селити уплоад садржаја у СхареПоинт окружењу. Међутим, многи неће задовољити захтеве у потпуности своје, па их пажљиво прегледате и план њиховог рада (или не) са миграција и трошкова у својим плановима и буџетима. Важно је да знате своја ограничења, као и њихове предности. Ви мај пронаћи да емигрирају многе, али не и све типове докумената. Такође, често ћете изгубити неке важне особине документа или друге мета података у вези са документом или странице коју покушавате да емигрирају.

Поред тога можете изгубити интегритет података на пример ознаку информације. То је обично нешто што може бити важно из перспективе управљања записима, као што се не може вршити преко на нову средину.

"Проверите да ли се посао да преузме водећу улогу у миграцији"

У сваком случају пружити план (приступ), алата и метода у којој би садржај може бити премештен. На крају крајева, међутим пословним корисницима требало да "своје" стварне миграције и бити у потпуности укључени у овај део пројекта од самог почетка. најбољи су постављени да знамо шта садржај је или није потребно, како треба да изгледа, може приступити, итд Такође се дешава да је једна од најбољих метода за едукацију ваше крајњим корисницима у употреби СхареПоинт могућности које пружа их свеукупно.

"Размислите регулаторне обавезе за чување података"

Неколико пословних сектора посебно владе и јавног сектора, финансије, здравство и добротворних имају посебне регулативе они морају поштовати за задржавање података, доступност и приступ (питања заштите података у целини). Ови ће морати да буду узети у своје планове.

"Дисинвест и / или поново користити стари хардвер"

Миграција са старих интранет, дељених датотека или друге апликације потенцијално омогућава вам да дисинвест ваш хардвер (или бар нешто од тога). Плана за овај труд, чак и ако је само сазнати како ћете да се рециклирати комплет, или су га уклоњен са сервера собе. Да ли узети у обзир добротворне организације или школа у којима могу имати користи од старе опреме, уместо да га одлагање у депоније.

"Запамтите, не треба да се сви подаци, или може да се ускладишти у СхареПоинт"

Истина је СхареПоинт може да индексира разноврстан садржај извора. Али, стварност је болно ово се ретко постиже резултате првобитно жељени, делом, не због неуспеха производа по себи, већ зато што опште одржавање СхареПоинт основу претраге потребно доста текућих напора да се често заборавља или изостављен у дизајну или току одржавања.

Врло често то је лако пут до индексиране старења и јаким дељених датотека, али би заиста желите да се ваши резултати претраге садрже информације из извора који је толико стара и застарела? Без пажљивог дизајна на почетку, фино и редовно одржавање захтева често можете завршити са лоше искуство из перспективе корисника.

Дакле, у сваком случају размотрити индексирање своје изворе, али стварно не разумем импликације из пројектовања, планирања и текуће одржавање перспективе не само корисницима искуства са страницама са резултатима претраге. На другом напомену, размотрите све оут оф тхе бок опције које имате у претрагу и филтрирање за увођење резултате претраге садржаја (обичај или 3рд Парти пут).

"Размислите остављајући садржаја, где је"

Покушајте да разумете и материјалних и нематеријалних користи од напуштања садржаја на лицу места, а можда и стварање садржаја "само за читање" за време док узмете у обзир своје могућности и / или спроведе своје миграције, тако да се не дозволи повећање, или промену садржаја налазе у овој области.

Закључак

Постоји пуно ствари које треба размотрити као део вашег разговора за одлучивање приступ миграцијама и горе, само су неке од тема ћете можда морати да размотри.

Често је политички "пут најмањег отпора" само селите сав садржај, без обзира на техничке и финансијске понекад рационално да се уради нешто друго. Ако већ нисте, да размотре уводјење архивирање, квоте и задржавање политике да управља без сумње повећање количине података у свом окружењу.

Да ли бавити са заинтересованим странама и добију буи-ин за поседовање миграције комад. Често стратегија уверивши бизнис обавља овај миграције ће их другације мисле када је своје ресурсе да се скида своје нормалне улоге да то урадите.

На крају, у мом искуству миграцију и освежавајући мали подскуп изворни садржај у СхареПоинт, као и архивирање остало је одговарајући приступ већини случајева. Окретање на СхареПоинт индексирање могућности за дељених датотека, али само у малим и измери околности је нешто што треба узети у обзир.

С поштовањем,

Андрев Валмслеи

Директор, ВоркСхарес

Документ миграције на СхареПоинт: Ваше опције

Преглед

Као што сам споменуо у мом последњи пост има велики број уграђених алата и друге опције ће вам помоћи да преместите свој садржај у и око СхареПоинт окружења.

"СхареПоинт природна замена за старење дељених датотека и друге податке ризнице"

Веома реално и важно питање о томе шта да урадите са својим историјским подацима ускладиштеним у овим ризницама, као што су датотеке и мрежа акција, интранет и силосе. То ће свакако бити укупно замена за ваше датотеке / мреже акција.

То је рекао, овај и следећи чланак Планирам да писати намерава да вам пружимо основне опције отворене за вас, као и неке корисне смернице из искуства које смо стекли током година рада са клијентима велике и мале да испоручи интранета, Интернет, екстранет и друге тачке решења базирана на Мицрософт СхареПоинт технологијама.

Опције

Ви у основи имају следеће изборе и да пажљиво размислите, свака од њих ће имати импликација које ће се разликовати у зависности од ваших потреба и околности:

• Мигрирају у потпуности у СхареПоинт
• Делимична миграције подскуп садржаја у СхареПоинт
• Оставите где је и даље да се одржи и репозиторијума
• Оставите где је и даље да се одржи и ризнице и користе СхареПоинт да пронађемо свој стари садржај, пружајући тиме могућност да га тражи.

Сваки од њих има про и цон, које ћете морати да пут до да би одлука која је права ствар за вас. На крају један од више од горе наведених може бити прикладно за Ваше потребе, али је по претходном блогу сигурни да буџет и план у складу са тим као што сам ће гарантовати да ће се ваш дуже да мислите!

Ја ћу написати још неколико индикаторе за вас да размислите у тим разматрањима са заинтересованим странама и клијентима подједнако у следећи пост.

С поштовањем,

Андрев Валмслеи

Директор, ВоркСхарес.

Мигрирају или да преместите садржај унутар СхареПоинт

Увод

Миграција је увек тежак тема која долази на пројекту почетком у смислу сцопинг пројекта, крајем током роллоут или усвајање фазе, или једном пројекту је затворен, а корисници су остали на својим. Делатност мигрирају или премештање података у или између локација тимова, миситес, или од мрежне драјвове и системима као што су белешке могу бити значајне.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4.. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Закључак

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Позадина

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Закључак

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint