SharePoint ako obchodné aplikácie rámec

Úvod

Popísali sme už predtým , že by ste mali byť prehliadanie SharePoint ako 'Aplikácia' rámec podnikania, nie len kus softvéru, ktorý 'spracováva vaše dokumenty' alebo, ako som kedysi počul, že tzv 'je to len intranet aplikácie'!

V skutočnosti poskytuje základné vývoj aplikácií a 'hosting' prostredie, v ktorom sa poskytujú úložiska pre ukladanie organizáciám informácie. Vzhľadom k tomu, image naproti líči, nadchádzajúce najnovšia verzia platformy (SharePoint 2010) je oveľa viac než úložiská dokumentov, je to účinný rámec pre budovanie a hosting výkonné podnikové aplikácie, budovanie komunít a zabezpečenie bohatého úložisko pre vaše organizácie informácií.

Preto poskytuje príležitosť pre aplikácie sa dá kúpiť, konfigurovať alebo vyvinutého v rámci SharePoint spôsobom vyriešiť mnohé z vašich obchodných problémov, zlepšenie efektivity sa, ako sa váš zamestnanec pracovať spoločne spolupracovať a potenciálne znížiť náklady spojené s IT rozpočtami.

SharePoint je 'vnútorná sila je to, že môže poskytnúť úložisko dát (vo forme obsahu databázy uloženej v Microsoft SQL Server) pre mnoho vašich podnikových aplikácií (existujúcich, ako aj nové považovaná) znižuje potrebu investovať do samostatných hardware, licencie a on-trvajúce podporu.

SharePoint aplikácie

Všeobecne možno povedať spolu s bežnými aplikáciami SharePoint sa používa, ako je intranet, extranet a internetové webové stránky čeliť, môže byť tiež považovaná za pre nasledujúce opatrenia, aby sme vymenovali len niekoľko zvislých a vodorovných podnikových aplikácií:

• Projektov a programov manažment aplikácií
• Marketingové kampane aplikácie
• Katalóg katalógov
• Diskusné fóra
• Výskum aplikácií
• Vykazovanie pracovnej plochy
• Document Imaging aplikácie (pomocou snímača)
• Školenia a self-help portálov
• * List aplikácie (klient kontakty a aplikácií pre správu znalostí pre príklad)
• * Workflow aplikácií založených na
• * Formuláre na zápis aplikácie dáta.

* Každá aplikácia, ktorá je pravdepodobne spojený vytvorenie alebo aktualizáciu 'viac alebo jednotlivé zoznamy' dát môže byť tiež potreba mať vyhľadávanie alebo filtrovanie mechanizmus použiť. Mnoho existujúcich Lotus Notes alebo iné tzv komplexné aplikácie sú založené na týchto troch typov v tej či onej podobe, a preto by mala byť považovaná za migráciu naprieč do SharePoint.

Žiadosti poskytovaná súčasnú mieru 'klient-server' architektúry založenej môže byť tiež hostiteľom vo vašom prostredí SharePoint. Je pravda, že úroveň kompromisu je asi často nutná, ale je to prinajmenšom stojí za to vyšetruje so svojím zainteresovanými stranami o tom, či by došlo výhody týkajúce sa prechodu týchto aplikácií a zabezpečenie ich prístupu a pravdepodobne znižujú vaše celkové náklady v dlhodobom horizonte pomocou o 'zdieľaných služieb' poskytované služby SharePoint.

Čo je dôvod, prečo pri hľadaní konkrétnych alebo vlastných aplikácií pre splnenie konkrétnej súbor obchodných požiadaviek, stojí za to hľadať na vaše súčasné investície do SharePoint, či to môže byť rozšírené, aby sa funkcie, ktoré potrebujete. Alebo dokonca uvažovať o využití SharePoint ako svoj základný jednotnú platformu pre zavedenie niekoľkých aplikácií, môžete byť so zreteľom vykonáva nezávisle na sebe.

Reálne príklady

Príklad 1:

Príklad tohto môže byť videný s kombináciou existujúcich zobrazovacích riešení dokument vo Vašom rámci SharePoint. Vaše existujúce Tlač a skener Zariadenia možno použiť na zachytávanie a ukladanie ich obsahu (typicky TIFF alebo PDF súbory) do prostredia SharePoint. Tie potom môžu automaticky označené s metadát, indexovanie a dotovaný vyhľadávať alebo filtrovať rozhranie sprístupnenie pre širšie publikum, pomocou workflow, atď Takýto reálny svet príklad integrácie technológií mohol byť skenovanie zákazníka korešpondencia, prichádzajúcu poštu alebo iné ad-hoc skenovanie požiadavky. Toto opätovné použitie Vašej investície v oboch skenovanie a SharePoint je dobrým príkladom kombinácie doplnkové technológie "

Príklad 2:

Ďalším príkladom by bolo, že pre prenesenie vášho Lotus Notes aplikácie do vášho intranet SharePoint. Mnohé tzv 'konštatuje aplikácie' sú vlastne len zoznam informácií uložených v poznámkach. Tieto možno migrovať a sedieť dobre v porovnateľných sadu funkcií v SharePoint. To znamená, že nepodceňuje výzvam, pokiaľ ide o "dokument migrácii" zo berie na vedomie, ako je notoricky ťažké, najmä s často zložité pracovné postupy pre migráciu. Existuje treťou stranou výrobky k dispozícii na pomoc, ako sú napr AvePoint , Mainsoft a Quest .

V ideálnom prípade sa vaša pôvodná SharePoint architektúra by mala mať za potrebné zabezpečiť ďalšie aplikácie, a bol postavený preto, aby nakladanie s týmito zmenami. Ak nie, potom je potrebné úplné preskúmanie a plán architektonické zmeny, prispôsobiť im - Nepodceňujte problémy tu a výskum tejto oblasti dôkladne, ako by to mohlo viesť k ďalším zastrešujúcej architektonickej zmeny, hardvér a alebo softvér nákupy.

Záver

Takže v súhrne, SharePoint je oveľa viac než úložiská dokumentov, je to účinný rámec pre budovanie a hosting výkonných podnikových aplikácií, ktoré vám pomôžu vaši zamestnanci spravovať ich informácie lepšie a efektívnejšie, pomáhajú vaše podnikanie na dosiahnutie svojich strategických cieľov. Takže nech už jeho 2003, 2007 alebo dokonca čoskoro sa začnú 2010 verzia SharePoint, plán nasadenia alebo zmeny aj vo vyspelých tak, že podporuje vaše obchodné potreby v budúcnosti.

S pozdravom,

Andrew Walmsley

Režisér, WorkShares

Udržujte svoje SharePoint a IT stratégiu v sync

SharePoint vyzrel v posledných rokoch stala veľmi dobre nad tým, že 'všetky veci ľuďom' platformu všetkých, alebo ako by som bola radšej, odkazovať sa na to ako 'Add' rámec podnikania.

Zavedenia v roku SharePoint 2003 zo 'Windows SharePoint Services (WSS), licencovaný ako súčasť Windows Server 2003 operačný systém ako' zadarmo 'na stiahnutie, bolo tiež jasné, majster mŕtvica licencií podľa Microsoft.

WSS ponúka pravdepodobne dobrý, silný a bohatý súbor všetkých či už ide o jednoduchú správu služieb, dokumentu, ktorý bude slúžiť mnoho malých, stredných a do istej miery veľký podnik firmy aj na svoje vlastné. V skutočnosti to je kde mnoho podnikov odštartoval v nasadení starších verzií softvéru, bez skutočne vedel, čo to dostať samy zapojené, s.

"SharePoint 2010 bude aj naďalej poskytovať presvedčivý 'jedna veľkosť pre všetky' prístup s jeho atraktívnej sadu funkcií, ktorá ide naprieč ako intranet, extranet a internet hraníc"

Táto 'všetky veci ľuďom' tému všetkých bude pokračovať s ďalšie verzie, SharePoint 2010. Vyčlenené na nejaký čas vydania jar, bude pokračovať v poskytovaní služieb a funkcií, ktoré budú vyhovovať podľa môjho názoru, veľkú časť organizácie je dokonalým riešením použitie musí veľmi dobre, aj keď ďalšie konkrétne požiadavky, zjavne nie je pravda.

Rovnako ako jeho predchodca v SharePoint 2007, ďalšiu verziu (tzv. SharePoint 2010) bude poskytovať presvedčivý 'jedna veľkosť pre všetky' prístup s jeho atraktívnej sadu funkcií, ktorá ide naprieč ako intranet, extranet a internet hranice. Nezabudnete S týmto vydaním, je presvedčivý, pokiaľ nezrelé, Microsoft Online 'mrak na' ponuka služieb, ktorá je aktualizovaná na zadnej strane ich počiatočné spustení v roku 2009.

Avšak, 'všetky veci ľuďom' výpis všetkých sa čas od času bola jeho 'Achillova päta' v tom, že nerobí jedna funkcia, rovnako ako zákazníci očakávajú, alebo potenciálne potrebovať, také ako pre správu dokumentov, správu záznamov, wiki je, blogy, workflow a správu obsahu webu, atď Pravdepodobne takéto a SharePoint ostatné kľúčové prvky majú rad konkurenčných výrobkov, ktoré, ak sa použijú samostatne, majú oveľa lepšie.

Ale je to dôležité mať na pamäti, že SharePoint nie je a nebude schopný vyhrať v takých bok po boku porovnanie. Rovnako tak nie je navrhnutý tak, aby konkurovať, pokiaľ ide o 'vertikálne' na obchodné aplikácie či iné špecialista 'líniu podnikania' aplikačného softvéru. Bod často stratil v diskusiách a výbere prijatých s výberom IT riešenie, ktoré splní vaše požiadavky.

"SharePoint je, ak už nie je, časť týchto stavebných kameňov"

Vyhnúť sa tieto scenáre a zabezpečiť SharePoint je považovaný v správnom kontexte, je dôležité, vašej stratégii pre jeho zavedenie, prijímanie a riadenie sú schválené a chápať nielen tie na starosti implementáciu a podporu, ale všetci vedúci zúčastnených strán zodpovedných za dodávku IT služieb .

Ďalej by som obhajca vedenie tejto a celkovej IT stratégie v sync. Prečo? Vzhľadom k tomu, viac často ako ne vašej organizácii, ktoré bude používať stále kombinácia IT aplikácií, hardvér a softvér, a nahromadené škálu zručností a skúseností, že vaše jadro zamestnancov udržať a zachovať ako súčasť ich role.

Preto vaša IT funkcie má záujem na riadenie nákladov spojených s touto heterogénnom prostredí. Okrem toho tam je, alebo skôr by mali byť rastúce túžbu zjednodušiť a lepšie reagovať a zaviesť operatívne a strategické 'stavebné kamene', ktoré môžu pomôcť spoločnosti dosiahnuť strategických cieľov. SharePoint ak je to nie je už súčasťou týchto stavebných blokov. Dokonca aj vtedy, ak je použitý takticky teraz ako 'bod riešenie' pre konkrétne funkcie, ako je intranet, SharePoint je šírka schopnosťou pravdepodobne nároky na to je treba zvážiť v širšom kontexte vašich strategických stavebných blokov.

V mojom ďalšom článku budem písať viac o tom, prečo je zavádzanie technológií SharePoint do vášho IT stratégie je dôležitá a ako môžete ďalej rozšíriť investície ste v SharePoint 2007 alebo sa chystá urobiť snáď v SharePoint 2010 koncom tohto roka.

S pozdravom,

Andrew Walmsley

Generálny riaditeľ

Zaujíma vás SharePoint 2010?

Mal som tú česť (a ponechá si veľa jaziev!) Mať pracoval s SharePoint, pretože je to prvý štart v roku 2001 a videli následné aktualizácie platformy v priebehu rokov, rovnako ako svedok rastúce v podnikoch ako jeden z kľúčových ' stavebných blokov 'technológia vykonáva dodať i strategických a operatívnych cieľov IT.

Ako tieto blogu líči ( post 1 a post 1 ) To bolo podľa môjho názoru predovšetkým 'vývoj' v priebehu rokov, pokiaľ ide o platformu funkčnosť výrobku a architektúry.

To má ďalej vidieť masívne záujem a investície rok-na-rok, v neposlednom rade s najnovšími plánované uvoľnenie produktu s názvom SharePoint 2010. Viac informácií o tomto tu o plánovaných zmenách: SharePoint Sneak Peak

Čo sa ma prekvapila do určitej miery, je úroveň záujmu a dostupnosti kurzov, akcií a ďalších materiálov na 'ako nainštalovať', 'kľúč design rozhodnutie zvážiť', atď A to je ešte skôr, než bol výrobok prepustenie V beta širokej verejnosti! To rozhodne nebol k dispozícii pre predchádzajúce verzie žiadne veľké hĺbky.

To je dobré znamenie pre zdravé podporný a Microsoft, ktoré poskytujú oveľa viac v spôsobe, akým informácie a dopredu pokyny pre ich budúcu plán úvahy na toto a jeho ďalších technológií.

Dúfajme impulz pokračuje, keď to robí začať budúci rok. Takéto živé spoločenstvo a pomoc od spoločnosti Microsoft, pomáha nám všetkým 'prísť na rýchlosť' s novou technológiou a umožňuje nám lepšie sa pripraviť na výzvy, že bude určite poskytne. Z toho majú prospech všetci, ako to tiež umožňuje partnerom spoločnosti Microsoft, ako je WorkShares, poskytovať včasnú pomoc a poradenstvo v okolí strategického procesu spoločnosti rozhodnutia majú urobiť pre budúce investície v roku 2010 a neskôr.

S pozdravom,

Andrew

Generálny riaditeľ

Michael Deller pripojí WorkShares

Sme radi oznamujeme, že Michael Deller sa pripojil WorkShares. Ten nastúpil ako náš technický riaditeľ a bude pokračovať vo svojej funkcii ako skúsený konzultant SharePoint a architekt, medzi jeho ďalšie úlohy WorkShares.

S viac ako 6 rokov skúseností z práce s technológiami SharePoint s niektorými z popredných Microsoft partnerov UK v tomto priestore, Michael prináša so sebou bohaté skúsenosti a znalosti bezkonkurenčnú v tejto oblasti.

Michael spolupracoval s niektoré z najviac vysoký profil SharePoint projektov a má medziprofesnými skúsenosti, vrátane verejného sektora, nie pre zisk, pomôcky a vzdelávanie.

Michael pozadia pred SharePoint a Information Worker Arena takto už niekoľko rokov v rámci klienta Microsoft / server infraštruktúry odbore so silným zázemím v oblasti infraštruktúry, zasielanie správ a riešenie problémov.

Michael vymenovanie posilní náš senior management tímu a celkové dodávky schopnosti. Jeho posledná účasť na začatia poslednej aktualizácie Microsoft na platforme (SharePoint 2010) na konferencii v Las Vegas , prinesie toľko potrebné 'heads up' o dôsledkoch, výzvy a príležitosti pre existujúce a nové používateľov technológie SharePoint.

S pracoval s Michaelom niekoľko rokov na mnohých projektoch SharePoint, som veľmi potešený, dostať sa do jeho služieb a tešíme sa na jeho cenné príspevky do WorkShares s našou súčasné a budúce klientov.

S pozdravom,

Andrew

Generálny riaditeľ, WorkShares.

Dokument migrácie v SharePoint: Úvahy

Pozadie

Zmienil som sa v mojej posledný príspevok s názvom " Dokument Migrácia v SharePoint - Vaše možnosti ", že existujú v podstate 4 hlavné možnosti, ktoré vám pri rozhodovaní, či prejsť z obsahu súboru účastín a iných úložísk. Aby sme to zhrnuli:

• Migrujú úplne do SharePoint
• * Čiastočná migrácie podmnožinou obsahu do SharePoint
• ** Dovolenky, ak to je a naďalej zachovať obe úložiská samostatne
• *** Dovolenky, ak to je a naďalej udržiavať obidve úložiska, ale používať SharePoint na index vaše staré obsah, teda poskytovať schopnosť hľadať to.

Jeden alebo viac z týchto možností môže byť cestou skončíte výberom podľa vašich potrieb a požiadaviek.

* Staršie obsah môže byť archivované, alebo len vymazané.

** Zvážte náklady a riziko tu udržiavanie starnutia zariadení

*** To má obmedzené možnosti, dôkladne vyšetriť a test najmä výsledky vyhľadávania, teda použitie s opatrnosťou.

Ďalšie kroky a úvahy

, Ktoré vám pomôžu prostredníctvom tohto rozhodnutia, proces vedúci k rozhodnutiu, ktoré trasa je najlepšie pre vaše okolností mám mať bani písomného niekoľko rád, ako pre vás, aby zvážila a diskusie v rámci svojej hlavnej projektový tím a zainteresované strany rovnakou mierou. Tieto komentáre sú založené na niekoľko rokov riadenie najrôznejších projektov, SharePoint, takže dúfajme, že sa vyhnete niektoré bolestivé ponaučenie, že my a naši klienti prešiel! Je to asi nie všetko, čo potrebujete myslieť, ale dobrý štart s niekoľkými myšlienok, ktoré vám pomôžu na vašej ceste.

"Migrácia môže byť nákladné, najmä ak sa domnievate, objem informácie, ktoré máte v úmysle presťahovať, skutočné náklady na obchodné a technické zdroje (interné a externé), máte v úmysle Plán na pomoc s migráciou úsilie"

Otázka vaše zainteresovaných strán & senior užívateľa o tom, či alebo nie oni naozaj potrebujú cestovať cez všetky tie dokumenty a intranet stránky, obrázky, video, atď Na základe do určitej miery na povrchných a empirických, moja skúsenosť ukazuje, znovu a znovu, 80 - 90% obsahu je len zriedkakedy, ak vôbec prístupná po 12-18 mesiace potom, čo bola vytvorená. Takže by ste mohli byť vytvorenie horu práce, za veľmi málo návrat na hodnote.

Aj preto odporúčajú sa snaží nájsť dôkazy pre potvrdenie, že je (alebo nie je) pristupovať často alebo iné vyhlásenia podporujú, alebo inak migrácie požiadavku. Zistite, prečo to vlastne 'musí byť sa sťahoval', skoro ako dávať dohromady mini obchodný prípad rozhodovacieho procesu. Často obchodných jednotiek bude len povedať, že je, aby sa zabránilo robiť prácu pri vyšetrovaní alebo migrácie v prvom rade preto, že majú iné (prirodzene so) priority. Realita je starý dobrý vypratať je často vítanou a dobrou príležitosťou na osvieženie obsahu hore, staršie prvky obsahu nie je archívu už nepotrebujete.

Ja tiež doporučuji vám urobiť revíziu obsahu, ktorý bol v priebehu rokov nahromadil. Možno budete prekvapení, aby zistili, ako moc je to naozaj už nie je potreba, relevantné alebo vhodné, a alebo skutočne určiť obsah, ktorý je potrebné obnovovať tak ako tak.

Pamätajte tiež, že je jemný, ale dôležitý rozdiel medzi pričom 'k dispozícii' pre podnikanie a bolo sa sťahoval a sú k dispozícii v SharePoint. Napríklad môžete držať to preč od SharePoint v menej dostupných, ale stále prístupné offline médií alebo iným možno lacnejšie formy skladovanie.

Ak tak urobíte určiť, že budete mať veľké množstvo obsahu pre migráciu, naozaj zavedie 'plán' pre prechod tím (y), ktorú mobilizovať, uistite sa, že každý si je vedomý svojich rolí, ich úloh a ak sú má byť pri nich a prečo. Tie v krátkom musí byť plne na palubu s tým, čo sa deje.

Tiež je potreba k 'ukázať proces funguje v predstihu preukázať priepustnosť' pre vaše sťahovanie tímu. To platí pre ručné, automatizovanú alebo zmes oboch prístupov. Byť veľkorysý vo svoje odhady pre migráciu na základe výsledkov svoje zistenie. To dodá vašej zainteresované strany dôveru vo svoje schopnosti tímu projektu plniť migrácie termíny.

"Vplyv na celkovú architektúru SharePoint musí byť naplánované do celkového dizajnu"

Dúfajme, že budete mať na ktoré sa vzťahuje časť alebo väčšinu tejto vo svojej pôvodnej architektúry SharePoint plánovania ... myslím, že o zvýšenie záťaže na vašom fyzickom serveri životného prostredia, plánovania otázky kapacity, vplyv na výsledky vyhľadávania, celkovo navigácia a užitočnosti obsahu, na meno, ale niekoľko oblastí, ktoré potrebujú myslenia a hodnotenia pri posudzovaní migrácii existujúceho obsahu do SharePoint.

Napríklad, ak budete pohybovať a alebo indexovanie akejkoľvek externe uložený obsah do nového prostredia SharePoint, zvážte dopad na zvýšenie skladovacej sa chystáte uviesť na vašom prostredí. V neposlednom rade preto, že nárast veľkosti nie je len pre surový ukladanie dát o obsahu, že bola pridaná do vášho SQL databáz, ale aj nové skladové musí zvládnuť väčšie veľkosti súborov index.

Potom zváži ďalšie zaťaženie ste práve uložený na vašom Backup & Restore procesy! Ktoré by vás mohli priviesť potenciálny tlak na vašu schopnosť splniť vaše SLA pre dostupnosť služieb v prípade výpadku. Napríklad môžete si obnoviť svoj novo zvýšený obsah databázy v čase povolené v rámci SLA?

"Vyhodnotia treťou stranou nástroje, ktoré vám pomôžu s objemom dát"

Veľa 3. strany pre produkty, ktoré skvelú prácu pri pomôcť vám hromadnej migrácii / upload obsah do vášho prostredia SharePoint. Avšak, mnoho nebude spĺňať vaše požiadavky v plnej výške, takže ich prehliadnutiu a starostlivo plánovať ich výkon (alebo nedostatok), s migráciou a náklady na vaše plány a rozpočty. Je dôležité poznať ich obmedzenia, rovnako ako ich silné stránky. Možno zistíte, oni sa sťahujú veľa, ale nie všetky vaše typy dokumentov. Tiež dosť často stratíte niektoré dôležité vlastnosti dokumentu alebo iných metaúdajov spojených s dokumentom, alebo stránky, ktoré sa snažia migrovať.

Okrem toho môže dôjsť k strate integrity dát napríklad časovú pečiatku informácie. To je zvyčajne niečo, čo môže byť dôležité z hľadiska riadenia záznamov, pretože to nemôže byť vykonaná naprieč k novému prostrediu.

"Uistite sa dostanete podniku sa ujala vedenia v oblasti migrácie"

V každom prípade poskytujú plán (prístup), nástroje a metódy, v ktorej zabezpečiť, aby obsah možno migrovať. Nakoniec však Podnikoví používatelia by mali 'vlastné' skutočné migrácie a plne sa zapojiť do tejto časti projektu od začiatku. Oni sú najlepšie vedieť, aký obsah je alebo nie je potrebné, ako by malo vyzerať, má byť zverejnený, atď Tiež sa stane byť jeden z najlepších metód vzdelávať vašu koncoví užívatelia v používaní schopností SharePoint, ktoré poskytujete na je celkovo.

"Zvážte regulačné povinnosti uchovávať dáta"

Niekoľkých obchodných odvetviach, najmä vládny / verejný sektor, financie, zdravie a charity najmä regulačné pravidlá, ktoré musia dodržiavať pre uchovávanie dát, dostupnosť a prístup (otázky ochrany údajov, ako celok). Tie budú musieť byť zohľadnené vo vašich plánoch.

"Pošli a alebo použiť svoje staré hardware"

Migráciu zo starého intranetu, súbor akcií či iných aplikácií potenciálne umožňuje odišli vášho hardware (alebo aspoň niektoré z nich). Plán pre toto úsilie, aj keď len zistiť, ako sa budete recyklovať kit alebo dá odstránená zo servera izieb. Do zvážiť charitatívne organizácie alebo školy, ktoré by mohli ťažiť zo starého zariadenia, skôr ako dumping je na skládkach.

"Pamätajte si, že nie všetky dáta musí alebo môže byť uložený v SharePoint"

Je pravda, SharePoint môže index rôzne zdroje obsahu. Ale s bolestnou realitou je to zriedka dosahuje výsledky pôvodne požadovanej, čiastočne v dôsledku nie z dôvodu poruchy výrobku samo o sebe, ale preto, že celkovú údržbu na základe vyhľadávania SharePoint trvať veľa pokračujúce úsilie, ktoré sa často zabúda alebo vynechané v konštrukcii alebo na -trvalé udržanie.

Pomerne často je to jednoduchú cestu k indexu vášho starnutia a vypuklé zdieľaných súborov, ale naozaj chcete, aby vaše výsledky hľadania obsahovať informácie zo zdrojov, ktoré je tak starý a zastaraný? Bez dôkladnej dizajn na začiatku, doladenie a pravidelná údržba vyžaduje často skončíte s chudobnými skúsenosti z užívateľského hľadiska.

Takže všetkými prostriedkami považujú za indexovanie vášho zdroje, ale naozaj pochopiť dôsledky z návrhu, plánovania a priebežnú údržbu pohľadu av neposlednom rade na skúsenostiach používateľov s výsledkami hľadania na serveroch. Na tento list, zvážiť všetky z krabice možnosti, ktoré máte s vyhľadávaním a tiež zaviesť filtrovanie na vaše výsledky vyhľadávania obsahu (vlastný alebo 3. strany trasy).

"Zvážte opustenie obsahu, ak je to"

Snažte sa pochopiť ako hmotné a nehmotné prínosy odchode obsahu in situ, a snáď ik obsahu 'read only' na určitú dobu, kým aby ste zvážili svoje možnosti a alebo vykonávať svoj migrácie tak, aby neumožňuje zvyšovať, alebo zmeny obsahu uloženého v tejto oblasti.

Záver

Existuje veľa vecí, ktoré považujú za súčasť svojho konania pre rozhodovanie o prístupe k migrácii a vyššie sú len niektoré z tém, ktoré ste zvážiť.

Je to často politicky 'cestu najmenšieho odporu' to jednoducho migrovať všetok obsah, bez ohľadu na technické a niekedy aj finančné racionálne pre to niečo iné. Ak ste tak ešte neurobili, uvažovať o zavedení archivácie, kvóty a zásady uchovávania informácií pre riadenie nepochybne nárast objemu dát vo vašom prostredí.

Do zapojiť sa svojim zainteresovanými stranami a získať ich buy-in na vlastné migrácie kus. Často stratégia má zabezpečiť, aby obchodné vykonáva toto migrácie na nich bude myslieť inak, ak je ich zdroje, ktoré sú prevzaté z ich normálne role na to.

A napokon, podľa mojich skúseností migrácie a osviežujúci malú podmnožinu pôvodného obsahu na SharePoint, plus archiváciu zvyšok je vhodný prístup pre väčšinu podmienok. Zapnutie funkcie SharePoint indexovanie pre váš súbor akcií, ale iba v malých a meria okolností je tiež niečo, čo by ste mali zvážiť.

S pozdravom,

Andrew Walmsley

Režisér, WorkShares

Document migration in SharePoint: Your options

Prehľad

As I mentioned in my last post there are a number of in-built tools and other options to help you migrate your content into and around your SharePoint environments.

“SharePoint is the natural replacement for your ageing file shares and other data repositories”

The very real and important question arises over what to do with your historical data stored in these repositories such as file and network shares, intranets and other silos. It certainly will not be a total replacement for your file/network shares.

To znamená, že tento a budúci článok som v pláne písať plánuje poskytnúť vám hlavné možností, ktoré sa vám, rovnako ako niektoré užitočné odkazy zo skúseností sme získali v priebehu rokov sa práca s klientmi, malé i veľké dodať intranet, internet, extranet a i. bod riešení založených na technológiách spoločnosti Microsoft SharePoint.

Možnosti

Tie v podstate majú tieto možnosti, aby starostlivo zvážila, jeden bude každý mať dôsledky, ktoré sa bude líšiť v závislosti na vašich potrebách a okolností:

• Migrujú úplne do SharePoint
• Čiastočná migrácie podmnožinou obsahu do SharePoint
• Dovolenky, ak to je a naďalej zachovať obe úložiská
• Dovolenky, ak to je a naďalej zachovať obe úložísk a používať SharePoint na index vaše staré obsah, teda poskytovať schopnosť hľadať to.

Each one has pro's and con's, which you will need to way up in order to make a decision that is right for you. In the end one of more of the above may be appropriate for your needs, but as per previous blog posts ensure you budget and plan accordingly as I will guarantee it will take your longer that you think!

I will write a few more pointers for you to consider in those deliberations with your stakeholders and clients alike in the next post.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Úvod

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

Pre každý tím, stránky, ktoré máte obsah, je schopnosť ukladať celej stránky, jej knižnice dokumentov, meta dáta a obsah (až do veľkosti 1O megabyte len) ako re-použiteľné šablóny. To sa teraz stáva prenosné webe šablónu re-použitie na iných stránkach. S týmto teraz môžete vytvárať opakovateľné stránky, ktoré obsahujú rovnakú štruktúru a alebo obsah.

Ak to chcete, v rámci webu Setting nájdete funkciu nazvanú 'Uložiť stránok ako šablónu'. To vám umožní uložiť len štruktúra a OR obsahu i - síce preto, že jeho obmedzená na maximálne 10 MB vo veľkosti. Nie je to ideálne a bude závisieť na veľkosti vášho obsahu, pokiaľ ide o jeho význam, alebo nie ako nástroj pre vás na použitie.

Akonáhle ste uložili webe ako šablóny, (aby to známe meno), môžete ísť do Nastavenia stránky do svojho 'stránok šablónu galérie'. Vaše novo uložené stránky šablóna tam bude. Teraz, môže to byť stiahli do počítača, ("miesto templatename. STP") a v podstate nahrali do svojho nového webu do cieľovej 'webe šablónu galérie'.

Čo sa stane teraz, je, že keď idete na vaše nové stránky a pokúsiť sa vytvoriť nový web, šablóny sa objaví 'Vlastné' kartu opcie na 'Vybrať šablónu stránky. Preto svoje dôležité hovoriť niečo, čo pozná z predchádzajúcich krokoch! Akonáhle to je vybraný, váš nový sub-stránky (a obsah Ak ste zaškrtnúť túto možnosť), že tam bude v novej stránky!

Pre to

• Rýchla a jednoduchá metóda sa dostať malé sub-stránky presťahovať sa z jedného miesta na iné
• Užitočné pre vytváranie rôznych šablón lokalít pre rôzne cieľové skupiny / potreby
• Tvrdí, branding / vzhľad a dojem
• Č admin alebo kódu potrebné nasadenie
• Koniec užívateľsky prívetivý.

Con je

• Nie je možné použiť na vytvorenie najvyššej úrovne stránok (ak nahrali na centrálne 'Master Galéria'.
• Stratí povolenia zabezpečenia
• Stráca zabezpečenia na úrovni položky
• Obmedzené na 10M vo veľkosti
• Neukladá sub-stránky v rámci webu, len to, že v jednom mieste

2. Vytvorenie zoznamu 'templates'

V podstate pre každý zoznam alebo knižnicu, ktoré ste vytvorili na svojich stránkach (to znamená žiadny kalendár, knižnica dokumentov, zoznam kontaktov alebo iných všeobecný zoznam), môžete skutočne ušetriť každý jednotlivý zoznam vrátane všetkých ďalších stĺpcov, ktoré ste vytvorili vo vnútri dokumentov a / obsah vnútri nich , ako na jedno použitie 'šablónu zoznamu'. Rovnako ako u 'Uložiť ako šablónu webu' už bolo uvedené, toto sa stáva mobilnou zoznamu šablón pre re-použitie na iných stránkach.

Ak chcete to podľa zoznamu alebo Nastavenie knižnice dokumentov, nájdete funkciu nazvanú 'Uložiť ako šablónu'. To vám umožní uložiť len štruktúra a OR obsahu i - hoci opäť to je obmedzené I na maximálne 10 MB vo veľkosti, takže nie je ideálny a bude závisieť na veľkosti vášho obsahu, pokiaľ ide o jej význam alebo nie, ako nástroj pre vás na použitie. Prinajmenšom sa môžete dostať na zoznam štruktúry, potom možno použitie Variant 3 nižšie hromadne presunúť svoj obsah.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Stratí povolenia zabezpečenia
• Stratiť zabezpečenia na úrovni položky
• Obmedzené na 10M vo veľkosti

3. Explorer pohľad 'rýchle a špinavé - kopírovanie, vyberaní a vkladaní'

Tento spôsob funguje len pre knižnice dokumentov alebo knižnice obrázkov. V podstate keď si otvoriť svoj obrázok alebo knižnice dokumentov s použitím 'Prieskumníka pohľad' (Vyberte si akcia, Open in Windows Explorer), potom urobiť to isté vo vašej cieľovej destinácii knižnici, môžete skončiť s dvoma prieskumník Windows. Uistite sa, že vidíte tieto bok po boku. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con je

• Obmedzená na jeden zoznam naraz
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Pozadie

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint