SharePoint como uma estrutura de aplicações de negócios

Introdução

Nós descrevemos anteriormente que você deve estar vendo SharePoint como um "quadro de aplicações de negócios, ao invés de apenas um pedaço de software que" lida com os seus documentos "ou como eu ouvi uma vez que chamou de" intranet é apenas uma aplicação!

Na verdade, ele fornece uma base de desenvolvimento de aplicações e "hospedagem" ambiente em que para fornecer um repositório para armazenar as informações das organizações. Como o oposto da imagem mostra o mais recente lançamento da próxima plataforma (SharePoint 2010), é muito mais do que um repositório de documentos, é uma estrutura poderosa para a construção e hospedagem de aplicativos de negócios poderosos, criar comunidades e proporcionando um rico repositório de informações para sua organização.

É, portanto, oferece uma oportunidade para que os aplicativos possam ser compradas, configurado ou desenvolvidos no âmbito do SharePoint em uma maneira de resolver muitos dos desafios de seu negócio, melhorar a eficiência com a maneira como seus funcionários trabalham em conjunto de forma colaborativa e, potencialmente, reduzir os custos associados à sua orçamentos de TI.

"Intrínseca força do SharePoint é que ela pode fornecer um repositório de dados (no conteúdo do formulário bancos de dados armazenados no Microsoft SQL Server) para muitas das empresas suas aplicações, (antigos e novos que estão sendo consideradas), reduzindo a necessidade de investir em hardware separado, o licenciamento e apoio contínuo em.

aplicativos SharePoint

De um modo geral, juntamente com os aplicativos SharePoint usual é utilizada, como uma intranet, extranet e internet web sites frente, ele também pode ser considerado para o seguinte, para citar apenas alguns vertical e horizontal aplicações de negócio:

• Projeto e aplicações de gestão do programa
• aplicações de marketing da campanha
• Catálogos de produtos
• Fóruns de discussão
• aplicações de pesquisa
• Reporting espaços
• Documento aplicação de imagem (usando scanners)
• e portais de auto-ajuda Formação
• * Aplicação baseada em List (contatos de clientes e gestão de aplicações de conhecimentos, por exemplo)
• * Aplicações baseadas em Workflow
• * Formas de entrada de dados aplicações baseadas.

* Qualquer aplicativo que é provável que envolvem a criação ou a actualização "ou single várias listas" de dados pode também precisa ter um mecanismo de busca ou filtragem aplicada. Muitos Lotus Notes existentes ou outras chamadas aplicações complexas são baseadas nestes três tipos, de uma forma ou de outra e, portanto, deve ser considerada para a migração em toda a SharePoint.

Aplicativos que estão sendo fornecidas pela bespoke existentes "cliente / servidor" arquiteturas baseadas também podem ser hospedados dentro do seu ambiente SharePoint. Concedido, algum nível de compromisso é muitas vezes necessária, mas é no valor mínimo de instrução com os seus colaboradores quanto ao facto de que haveria vantagens na migração dessas aplicações, tornando-os mais acessíveis e, possivelmente, reduzir seus custos globais a longo prazo pelo uso de "serviços partilhados" fornecida pelo SharePoint.

É por isso que quando se olha para aplicações específicas ou personalizadas para satisfazer um determinado conjunto de requisitos de negócio, vale a pena olhar para o seu investimento existente no SharePoint para ver se isso pode ser estendido para fornecer a funcionalidade que você precisa. Ou mesmo considerar a utilização do SharePoint como sua plataforma unificada de base para a introdução de várias aplicações que você pode considerar execução independentemente uns dos outros.

Exemplos do mundo real

Exemplo 1:

Um exemplo disto pode ser visto com a combinação de soluções de imagem de documento existente dentro do seu quadro SharePoint. Sua impressão existentes e equipamentos de scanner pode ser usado para capturar, armazenar seu conteúdo (normalmente arquivos TIFF ou PDF) em seu ambiente SharePoint. Estes, por sua vez, podem ser codificadas automaticamente com metadata, indexados e provisionados ou filtrada através de uma interface de busca torná-lo disponível para um público mais amplo, com fluxo de trabalho, etc Um mundo um exemplo real de integrar as tecnologias seria a digitalização das correspondências dos clientes, e-mails recebidos ou de outros requisitos de ad-hoc de digitalização. Esta reutilização de seu investimento em ambos os varredura e SharePoint é um bom exemplo de combinação de tecnologias complementares "

Exemplo 2:

Outro exemplo seria o de portar seus aplicativos Lotus Notes em sua intranet do SharePoint. so 'Notas aplicativos chamados Muitos são realmente apenas listas de informações armazenadas em Notes. Estes podem ser migrados e sentar-se perfeitamente dentro da característica comparável previsto no SharePoint. Dito isto, não subestimar os desafios quando se trata de "migração" documento do Notes, como é notoriamente difícil, especialmente com complexos fluxos de trabalho, muitas vezes para migrar. Existem 3 produtos disponíveis para ajudar a festa aqui, como AvePoint , Mainsoft e Quest .

Idealmente, a sua arquitectura original SharePoint deveria ter considerado a necessidade de fornecer aplicativos adicionais e foi construído de acordo com alça tal mudança. Se não, então você precisa para realizar uma revisão completa e planejar as mudanças arquitetônicas necessárias para acomodá-los - Não subestimar as questões aqui e investigação nesta área completamente, pois poderia levar a mudanças na arquitetura global adicional, hardware e ou compras de software.

Conclusão

Então, em resumo, o SharePoint é muito mais do que um repositório de documentos, é uma estrutura poderosa para a construção e hospedagem de aplicativos de negócios poderosa que ajudará a sua equipe gerenciar suas informações melhores e mais eficientes, contribuindo para o seu negócio para atingir seus objetivos estratégicos. Então, se a sua 2003, 2007 ou mesmo que em breve será lançada versão do SharePoint 2010, o plano de implantação ou mudanças bem avançado de modo a suportar suas necessidades de negócios no futuro.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Mantenha o seu SharePoint e estratégia de TI em sincronia

SharePoint amadureceu nos últimos anos para tornar-se muito bom em ser um "todas as coisas para as pessoas" plataforma de tudo, ou como prefere se referir a ele como um "quadro de aplicações de negócios.

A introdução, em 2003, de SharePoint "Windows SharePoint Services (WSS), licenciado como parte do Windows Server 2003 como um sistema operacional" livre "download, também foi um golpe de mestre clara de licenciamento da Microsoft.

WSS fornece sem dúvida um bom, robusto e rico conjunto de todos seja ela de gestão de documentos de serviços simples que servem muitas pequenas, médias e até certo ponto, as empresas de grandes empresas em seu próprio bem. Efectivamente, este é o lugar onde muitas empresas começou na implantação das versões anteriores do software, sem realmente saber o que eles estavam se envolvendo com.

"SharePoint 2010 irá continuar a fornecer uma" obrigação one size fits all "abordagem com a sua característica atraente, que através da intranet, extranet e internet fronteiras cortes"

Este "todas as coisas para as pessoas" tema está tudo definido para continuar com a próxima versão, o SharePoint 2010. Reservados para uma versão primavera, vai continuar a prestar serviços e funcionalidades que vão se reunir em minha opinião, uma grande parte da organização de aplicação genérica uma solução necessidades muito bem, apesar de outros requisitos específicos de forma mais clara não é assim.

Como seu antecessor em SharePoint 2007, a próxima versão (chamada SharePoint 2010), proporcionará uma "obrigação one size fits all" abordagem com a sua característica atraente, que atravessa tanto intranet, extranet e internet fronteiras. Não esquecendo, com este lançamento é um persuasivo, Microsoft Online nuvem base "oferta de serviços se imaturo, que está sendo atualizado na parte de trás de seu lançamento em 2009.

No entanto, a «todas as coisas para as pessoas" declaração de todos tem ao longo do tempo foi o seu "calcanhar de Aquiles" na medida em que não faz uma função, bem como os clientes esperam ou potencialmente necessidade, tais como gerenciamento de documentos, registros, wiki's, blogs, workflow e gerenciamento de conteúdo web, etc Provavelmente estas e outras características essenciais do SharePoint têm uma série de produtos concorrentes que, se utilizados de forma independente, são muito melhores.

Mas é importante lembrar que o SharePoint não foi e não será capaz de ganhar em lado como por comparações lado. Também não é desenhado para competir em matéria de 'vertical' aplicações de negócios baseadas ou qualquer outra "linha de negócio de software aplicativo. A ponto de, muitas vezes perdido nas discussões e no processo de seleção realizadas com a escolha de uma solução de TI para atender às suas necessidades.

"SharePoint é, se não for já, parte dos blocos de construção"

Para evitar essas situações e garantir SharePoint é considerado no contexto correto, é importante a sua estratégia para a sua criação, aprovação e gestão é acordado e compreendido não apenas por aqueles responsáveis pela execução e apoio, mas por todas as partes superior responsável pela TI da prestação de serviços .

Além disso, eu defendo isso e manter a estratégia de TI global sincronizado. Por quê? Porque muitas vezes a sua organização estará usando uma combinação de crescimento de aplicações de TI, hardware e software, e acumulou uma série de habilidades e experiência que sua equipe principal reter e manter como parte de seu papel.

Daí sua função de TI tem um interesse particular na gestão dos custos associados a este ambiente heterogêneo. Além disso, existe, ou melhor, deve ser um desejo crescente de simplificar, ser mais ágil e introduzir operacional e estratégica "building blocks", que pode ajudar a empresa atingir os objetivos estratégicos. SharePoint é se ele ainda não faz parte dos blocos de construção. Mesmo se ele for usado taticamente agora como uma "solução de ponto" para uma função particular, como uma intranet, a amplitude das capacidades do SharePoint, sem dúvida exige para que possa ser considerada no contexto mais amplo de sua blocos estratégicos.

No meu próximo artigo vou escrever mais sobre porque é a introdução de tecnologias SharePoint em sua estratégia de TI é importante e como você pode estender ainda mais o investimento que você fez no SharePoint 2007 ou estão prestes a fazer, talvez, em SharePoint 2010 ainda este ano.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Diretor

Interessado em SharePoint 2010?

Eu tive o privilégio (e reter muitas cicatrizes!) De ter trabalhado com o SharePoint, uma vez que o primeiro lançamento em 2001 e viu sucessivas atualizações para a plataforma ao longo dos anos, bem como testemunhar a crescente adoção pelas empresas como um dos principais ' blocos de construção "da tecnologia a ser implementada para fornecer tanto estratégica e operacional das metas de TI.

Como o blog a seguir descrevem ( post 1 e post 1 ), este tem sido, na minha opinião a maioria "evolução" ao longo dos anos em termos de funcionalidade da plataforma de produtos e arquitetura.

Tem, além disso, visto grande interesse e investimento em relação ao ano-, pelo menos, não com o mais recente lançamento prevista para o produto chamado SharePoint 2010. Mais detalhes sobre isso aqui as atualizações previstas: SharePoint Sneak Peak

O que me surpreendeu de certa forma, é o nível de interesse e disponibilidade de cursos, eventos e outros materiais sobre "como instalar", "principais decisões de projeto a considerar", etc E esta é mesmo antes do lançamento do produto foi em versão beta ao público em geral! Isso certamente não estava disponível para as versões anteriores a qualquer profundidade.

Este é um bom sinal de uma comunidade saudável e apoio da Microsoft, que estão proporcionando muito mais na forma de informações e na frente de orientação sobre as suas considerações para o futuro roteiro e suas outras tecnologias.

Vamos esperar que a dinâmica continua para quando ele for iniciado no próximo ano. Essa uma comunidade vibrante e ajuda da Microsoft, ajuda a todos nós "vem em velocidade de cruzeiro" com a nova tecnologia e nos permite estar mais bem preparados para os desafios que, sem dúvida, proporcionam. Isso beneficia a todos, uma vez que também permite que os parceiros Microsoft, como WorkShares, para fornecer aconselhamento atempado e orientação em torno de tomada de decisões estratégicas empresas estão tendo que fazer para os investimentos futuros em 2010 e além.

Atenciosamente,

Andrew

Diretor

Michael Deller junta WorkShares

Estamos satisfeitos em anunciar que Michael juntou-se WorkShares Deller. Ele uniu-se como nosso diretor técnico, e continuará em sua capacidade como um consultor experiente SharePoint e arquiteto, entre os seus outros papéis para WorkShares.

Com mais de seis anos de experiência trabalhando com tecnologias SharePoint com alguns dos líderes do Reino Unido os parceiros da Microsoft neste espaço, Michael traz consigo uma riqueza de experiência e conhecimento inigualável neste domínio.

Michael tem trabalhado com alguns dos mais altos projetos SharePoint perfil e tem experiência no setor transversal, incluindo do sector público, sem fins lucrativos, serviços e educação.

Michael de fundo antes do SharePoint e Trabalhador arena Informação segue há vários anos dentro do cliente Microsoft / área de infra-estrutura de servidor com uma sólida experiência em infra-estrutura de mensagens e solução de problemas.

nomeação de Michael irá reforçar a nossa equipa de direcção e capacidade de fornecimento global. Sua presença recente para o lançamento da mais recente atualização da Microsoft para a plataforma (SharePoint 2010), na conferência em Las Vegas , vai trazer muito necessário "heads up" sobre as implicações, desafios e oportunidades existentes ou para novos usuários da tecnologia SharePoint.

Tendo trabalhado com Michael há vários anos em diversos projetos SharePoint, estou muito satisfeito para garantir os seus serviços e aguardamos a sua valiosa contribuição para WorkShares com os nossos e futuros clientes existentes.

Atenciosamente,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Documento de migração no SharePoint: Considerações

Fundo

Eu mencionei em meu último post, intitulado " Documento de migração no SharePoint - Suas opções ", que existem basicamente quatro as principais opções disponíveis para você quando decidem migrar o conteúdo de compartilhamentos de arquivos e repositórios de sua instituição. Para resumir:

• Migrar completamente para o SharePoint
• * Migração parcial de um subconjunto de conteúdo em SharePoint
• ** Deixar onde está e continuar a manter os repositórios de forma independente
• *** Deixar onde está e continuar a manter os repositórios, mas usar o SharePoint para indexar o conteúdo de idade, portanto, fornecendo capacidade de busca-lo.

Uma ou mais destas opções podem ser o caminho que você acabe escolhendo dependendo de suas necessidades e exigências.

* O conteúdo antigo poderá ser arquivado ou simplesmente suprimidos.

** Considerar as despesas e riscos aqui mantendo envelhecimento equipamentos

*** Este tem opções limitadas, investigar a fundo e de teste em particular os resultados da pesquisa, portanto, use com cautela.

Próximos passos e considerações

Para ajudá-lo através deste processo de decisão para determinar qual rota é melhor para as suas circunstâncias, tenho escrito abaixo algumas sugestões para você analisar e debate dentro do seu núcleo da equipe do projeto e interessados afins. Estas observações são baseadas em vários anos de gestão de uma variedade de projetos SharePoint, por isso esperamos que você vai evitar algumas das dolorosas lições aprendidas que nós e nossos clientes passaram! Provavelmente não é tudo que você precisa pensar, mas um bom começo com algumas idéias para ajudá-lo ao longo de seu caminho.

"A migração pode ser caro, especialmente quando se considera o volume de informação que você está pretendendo migrar, o verdadeiro custo do negócio e os recursos técnicos (internos e externos) que pretende agendar para ajudar com o esforço de migração"

Pergunta seus stakeholders e usuários de alto nível como se ou não que eles realmente precisam para passar em todos esses documentos e páginas de intranet, imagens, vídeo, etc Baseado em algum grau no anedótico e empírica, a minha experiência mostra uma e outra vez, 80 - 90% do conteúdo é raramente se em todos os acessada além 12-18 meses depois ele foi criado. Então, você poderia criar uma montanha de trabalho, para pouco retorno muito em valor.

Por isso, recomendo tentar encontrar provas para confirmar se é (ou não) acessados com freqüência ou outras declarações de apoio ou não da obrigação de migração. Descubra por que realmente as necessidades a serem migrados, quase como montar um mini-negócio processo de decisão do caso. Muitas vezes, as unidades de negócio só vai dizer que é, para evitar fazer o trabalho de investigação ou a migração, em primeiro lugar, porque eles têm outros (naturalmente assim) prioridades. A realidade é uma clara velho de bom e é muitas vezes uma boa oportunidade bem-vinda para refrescar o conteúdo acima, os elementos mais velhos de arquivo de conteúdo não mais necessários.

Eu também recomendo fortemente que você realizar uma revisão do conteúdo que foi acumulado ao longo dos anos. Você pode se surpreender ao descobrir o quanto ele realmente não é mais necessária, pertinente e adequado e / ou realmente identificar o conteúdo que precisa ser atualizado de qualquer maneira.

Lembre-se também há uma sutil, mas importante diferença entre ele estar «disponível» para o negócio e que está sendo migrado e disponível no SharePoint. Por exemplo, você pode mantê-lo longe do SharePoint em menos disponível, mas ainda acessível de mídia offline ou outras formas mais baratas, talvez de armazenamento.

Se você determinar que você terá uma grande quantidade de conteúdo a migração, realmente posto em prática um plano "para a equipe de migração (s) que mobilizam, certifique-se que todos tenham conhecimento dos seus papéis, suas tarefas e quando são deveria estar fazendo eles e porquê. Eles necessitam curta para ser completamente a bordo com o que está sendo feito.

Você também precisa "provar o processo funciona de antecedência da prova da transferência" para a migração suas equipes. Isso vale para o manual, automático ou mistura de ambas as abordagens. Seja generoso em suas estimativas de migração com base nos resultados de suas descobertas. Isso dará aos seus stakeholders a confiança em sua capacidade de equipas de projecto para cumprir os prazos de migração.

"O impacto sobre a arquitetura do SharePoint global precisa ser planejada para a concepção global"

Esperamos que você vai ter coberto alguns ou a maioria do SharePoint no seu planejamento de arquitetura original ... Pense sobre o aumento da carga em seu ambiente de servidor físico, questões de planejamento de capacidade, o impacto nos resultados de busca, navegação global ea utilidade do seu conteúdo, para citar apenas poucas áreas que necessitam de reflexão e de avaliação ao considerar a migração de conteúdo existente em SharePoint.

Por exemplo, se você estiver indo para mover e / ou qualquer índice do conteúdo armazenado externamente em seu ambiente SharePoint, considerar as implicações para o aumento do armazenamento que você está prestes a colocar no seu ambiente. Não menos importante, porque o aumento no tamanho não é apenas para o armazenamento de dados em bruto do conteúdo que está sendo adicionado em seu banco de dados SQL, mas também o novo armazenamento necessário para lidar com o aumento do índice de tamanhos de arquivo.

Em seguida, considerar a carga adicional que você acabou de colocar no seu backup e restaurar os processos! Você pode trazer potencial pressão sobre a sua capacidade para satisfazer as suas SLAs de disponibilidade do serviço em caso de inatividade. Por exemplo, você ainda pode recuperar o seu recém-aumentado conteúdo bancos de dados nos prazos previstos no SLA?

"3rd party Avaliar ferramentas para ajudá-lo com o volume de dados"

Muitos produtos de terceira fazer um grande trabalho para ajudar você a migrar em massa / upload de conteúdo em seu ambiente SharePoint. No entanto, muitos não atender às suas necessidades plenamente, para analisá-las com cuidado e planejar seu desempenho (ou falta de) com a migração e os custos em seus planos e orçamentos. É importante conhecer suas limitações, bem como seus pontos fortes. Você pode achar que migram muitos, mas nem todos os seus tipos de documento. Além disso, muitas vezes você vai perder algumas propriedades do documento importante ou outros metadados associados ao documento ou páginas que você está tentando migrar.

Além disso, você pode perder a integridade dos dados, por exemplo, as informações de data / hora. Isso normalmente é algo que pode ser importante do ponto de vista de gerenciamento de registros, já que não podem ser realizadas através do novo ambiente.

"Certifique-se começar o negócio de assumir a liderança em matéria de migração"

Por todos os meios fornecer o projeto (abordagem), ferramentas e métodos que garantam o conteúdo pode ser migrado. Em última análise, porém os usuários de negócios deve "possuir" a migração real e ser plenamente envolvidos nesta parte do projeto desde o início. Eles estão em melhor posição para saber qual o conteúdo é ou não obrigatório, como deve ser, ser acessados, etc Ele também passa a ser um dos melhores métodos para educar seus usuários finais na utilização dos recursos do SharePoint que você está oferecendo a eles em geral.

"Considerar as obrigações regulamentares para manter os dados"

Vários sectores de actividade, nomeadamente, o poder público / sector, finanças, saúde e filantrópicas têm particular normas reguladoras têm de seguir para a retenção de dados, disponibilidade e acesso (questões de protecção de dados como um todo). Estes terão de ser tidos em conta os seus planos.

"Desinvestir e / ou reutilizar o seu hardware velho"

A migração do antigo intranets, compartilhamentos de arquivos ou outros aplicativos potencialmente permite a desinvestir seu hardware (ou pelo menos parte dela). Plano para esse esforço, mesmo que seja apenas saber como você está indo para reciclar o kit ou tê-lo retirados das salas de servidores. Não considerar as organizações de caridade ou escolas que podem beneficiar do equipamento antigo ao invés de despejá-la no aterro.

"Lembre-se, todos os dados devem ou podem ser armazenados no SharePoint"

É verdade SharePoint pode indexar uma variedade de fontes de conteúdo. Mas a verdade dolorosa é que raramente alcança os resultados desejados inicialmente, devido, em parte, não por causa de falhas no produto em si, mas porque a manutenção geral das pesquisas com base SharePoint ter um monte de esforço que muitas vezes é esquecido ou omitido no projeto ou na curso de manutenção.

Muitas vezes é o caminho mais fácil para o índice de envelhecimento e abaulamento de compartilhamentos de arquivos, mas você realmente iria querer os seus resultados de busca para incluir informações de fontes que é tão velho e fora de data? Sem o projeto cuidadoso no início, afinação e manutenção regular necessária, muitas vezes você acaba com uma experiência pobre do ponto de vista do usuário.

Assim, por todos os meios de indexação considera suas fontes, mas realmente entendem as implicações de uma concepção, planeamento e em curso não perspectiva a manutenção, pelo menos os usuários a experiência com páginas de busca dos resultados. Na última nota, considerar todas as opções fora da caixa que você tem com a pesquisa e também a introdução de filtragem de seu conteúdo os resultados da pesquisa (personalizado ou terceira via partido).

"Considere manter o conteúdo sempre que ele é"

Tentar compreender os benefícios tangíveis e intangíveis de deixar o conteúdo no local e, talvez, tornar o conteúdo "somente leitura" por um período de tempo, enquanto você considerar as suas opções e / ou realizar a migração, de modo a não permitir o aumento, ou a alteração dos conteúdos armazenados nesta área.

Conclusão

Há muitas coisas a considerar como parte de suas discussões para decidir a abordagem da migração e os acima são apenas alguns dos tópicos que você pode ter que considerar.

É muitas vezes politicamente "o caminho de menor resistência 'para apenas migrar todo o conteúdo, independentemente da técnica e, por vezes, o uso racional financeiro para fazer algo diferente. Se você não tiver já, ponderar a introdução de arquivamento, cotas e políticas de retenção para gerenciar o crescente volume dúvida nenhuma de dados em seus ambientes.

Não dialogar com seus stakeholders e obter o seu buy-in de possuir a parte da migração. Muitas vezes, uma estratégia de garantir o negócio realiza esta migração vai fazê-los pensar de forma diferente quando é que seus recursos são tomadas fora de suas funções normais para fazê-lo.

Finalmente, na minha experiência de migrar e atualizar um pequeno subconjunto do conteúdo original para o SharePoint, além de arquivar o resto é a abordagem adequada para a maioria das circunstâncias. Ligando as capacidades de indexação do SharePoint para o seu compartilhamento de arquivos, mas somente em pequenas e circunstâncias medida também é algo que você deve considerar.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Documento migração em SharePoint: Suas opções

Visão global

Como mencionei no meu último post , há uma série de instrumentos construídos e em outras opções para ajudá-lo a migrar seu conteúdo para dentro e em torno de seus ambientes SharePoint.

"SharePoint é o substituto natural para o seu envelhecimento compartilhamentos de arquivos e repositórios de dados de outros"

A verdadeira e importante questão surge muito mais o que fazer com os seus dados históricos armazenados nestes repositórios, como compartilhamentos de arquivos e de rede, intranets e outros silos. Certamente não será uma substituição total da rede para o arquivo de acções /.

Dito isto, e no próximo artigo eu pretendo escrever pretende fornecê-lo com as principais opções abertas para você, assim como algumas sugestões úteis a partir das experiências que adquirimos ao longo dos anos com o trabalho com clientes grandes e pequenos para entregar intranet, internet, extranets e outras soluções pontuais com base em tecnologias Microsoft SharePoint.

As Opções

Você basicamente tem as seguintes opções a considerar cuidadosamente, cada um terá implicações que será diferente dependendo de suas necessidades e circunstâncias:

• Migrar completamente para o SharePoint
• migração parcial de um subconjunto de conteúdo em SharePoint
• Deixar onde está e continuar a manter os repositórios
• Deixar onde está e continuar a manter os repositórios e use SharePoint para indexar o conteúdo de idade, portanto, fornecendo capacidade de busca-lo.

Cada um tem de prós e contras, que terá de subir para tomar uma decisão que é certo para você. No final, um ou mais dos acima, pode ser apropriado para suas necessidades, mas como por anteriores posts garantir o seu orçamento e plano de acordo como eu garanto que vai levar o seu tempo que você pensa!

Vou escrever um mais algumas indicações para você considerar nessas deliberações com seus parceiros e clientes no próximo post.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Introdução

A migração é sempre um tema espinhoso que aparece em um projeto no início, em termos de escopo de um projeto, no final durante o lançamento ou fases adopção, ou quando o projeto é fechado e os usuários são deixados à própria sorte. A atividade de migrar ou mover dados ou entre em sites de equipe, mysites, ou de unidades de rede e sistemas como o Notes pode ser considerável.

Há, porém, infelizmente, sem resposta para encontrar todos os tipos de cenários e de ampliar os negócios, eu recomendo fortemente considerar a necessidade de migrar, em primeiro lugar a partir de uma perspectiva de migração em massa. Considere se é prático e possível deixar onde ele está e nem usá-lo como um exercício de "limpeza" de seus dados antes de migrar ou mesmo movê-lo para SharePoint ou mídias de armazenamento mais barato possível. Mais sobre este assunto em um artigo futuro.

Para este artigo, gostaria de apresentar algumas orientações para os usuários finais e suas opções. Eu freqüentemente deparamos com usuários finais de ambos os antigos ou actuais clientes me perguntando sobre a melhor forma de abordar o conteúdo que se deslocam de um local para outro, ou como mover um site toda a equipe (sub sites incluído) a partir de um local para outro ou até mesmo o conteúdo da rede drives durante a migração ou a fase de adopção. Há toda uma gama de cenários e métodos / ferramentas aqui, mas espero ser capaz de fornecê-lo com algumas opções para ajudar a educar e ajustá-lo no caminho certo.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Equipe do site - Um site de alto nível que é criado no início para armazenar e / ou compartilhar conteúdo. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Perde as permissões de segurança
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusão

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

Usuário Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusão

O Bom

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint