SharePoint como um quadro de aplicações de negócio

Introdução

Descrevemos anteriormente que você deve estar vendo o SharePoint como um "quadro de aplicações de negócios, ao invés de apenas um pedaço de software que" lida com os seus documentos "ou como eu ouvi uma vez se chama" é apenas uma aplicação intranet '!

Na verdade, ele fornece uma base de desenvolvimento de aplicações e 'hosting' ambiente em que a fornecer um repositório para armazenar as informações das organizações. Como o oposto da imagem retrata, a última versão futura da plataforma (SharePoint 2010) é muito mais que um repositório de documentos, é uma poderosa estrutura para criar e hospedar aplicações de negócios poderosos, construindo comunidades e proporcionando um rico repositório para sua informação das organizações.

É, portanto, fornece uma oportunidade para as aplicações que podem ser compradas, configurado no SharePoint ou desenvolvidos de forma a resolver muitos dos desafios de seu negócio, melhorar a eficiência com a maneira que seu pessoal trabalhe em conjunto de forma colaborativa e, potencialmente, reduzir os custos associados com os seus orçamentos de TI.

Força intrínseca do SharePoint "é que ela pode fornecer um repositório de dados (na forma de conteúdo bancos de dados armazenados dentro do Microsoft SQL Server) para muitos de seus aplicativos de negócios, (já existentes e os novos que estão sendo considerados) reduzindo a necessidade de investir em hardware separado, licenciamento e suporte on-going.

Aplicativos do SharePoint

De um modo geral, juntamente com as aplicações habituais do SharePoint é utilizada para, como uma intranet, extranet e internet web sites que enfrentam, também pode ser considerado para a seguinte, para citar apenas algumas verticais e horizontais aplicações de negócio:

• Projeto e aplicações de gestão do programa
• Campanha aplicações Marketing
• Catálogos de produtos
• Fóruns de discussão
• Aplicações de Pesquisa
• Espaços Reporting
• Documento aplicação de imagem (usando scanners)
• Formação e portais de auto-ajuda
• * Lista de aplicações baseadas (contatos de clientes e aplicações de gestão do conhecimento, por exemplo)
• * Workflow aplicações baseadas
• * Formulários com aplicações de dados de entrada.

* Qualquer aplicação que é susceptível de envolver a criação ou actualização das listas múltiplas ou única "de dados pode também precisa ter um mecanismo de busca ou filtragem aplicada. Muitos já existentes do Lotus Notes ou outras chamadas aplicações complexas são baseadas nestes três tipos de uma forma ou de outra e, portanto, deve ser considerada para a migração através do SharePoint.

Aplicativos que estão sendo fornecidas pela bespoke existentes "cliente servidor" arquiteturas baseadas também podem ser hospedados dentro do seu ambiente SharePoint. Concedido, algum nível de compromisso, muitas vezes é necessário, mas é no valor mínimo de instrução com os stakeholders quanto a saber se haveria vantagens na migração dessas aplicações e torná-los mais acessíveis e, possivelmente, reduzir o seu custo total a longo prazo pelo uso de "serviços partilhados" fornecido pelo SharePoint.

É por isso que, ao procurar específicos ou aplicações personalizadas para cumprir um determinado conjunto de requisitos de negócio, vale a pena olhar para o seu investimento existente no SharePoint para ver se isso pode ser estendida para fornecer a funcionalidade que você precisa. Ou ainda considerar o uso do SharePoint como sua plataforma unificada de base para a introdução de várias aplicações você pode estar pensando em implementar de forma independente um do outro.

Exemplos reais

Exemplo 1:

Um exemplo disto pode ser visto com a combinação de soluções de imagens de documentos existentes no seu quadro SharePoint. Sua impressão existentes e equipamentos de scanner pode ser usado para capturar, armazenar seu conteúdo (tipicamente ficheiros TIFF ou PDF) em seu ambiente SharePoint. Estes, por sua vez, pode automaticamente marcados com metadados, indexados e provisionados através de uma interface de pesquisa ou filtrada tornando-o disponível para um público mais vasto, com fluxo de trabalho, etc Tais um exemplo real de integrar as tecnologias seria a digitalização das correspondências do cliente, e-mails recebidos ou ad-hoc de outros requisitos de digitalização. Essa reutilização de seu investimento em ambos os digitalização e do SharePoint é bom exemplo de combinação de tecnologias complementares "

Exemplo 2:

Outro exemplo seria o de portar seus aplicativos Lotus Notes em sua intranet do SharePoint. Muitas aplicações chamadas "notas" são na verdade apenas listas de informações armazenadas em Notes. Estes podem ser migrados e sente-se perfeitamente dentro do recurso comparável previsto no SharePoint. Dito isto, não subestimar os desafios quando se trata de "migração" documento do Notes, como é notoriamente difícil, especialmente com fluxos de trabalho, muitas vezes complexos para migrar. Existem 3 produtos de outros fabricantes disponíveis para ajudar aqui, como AvePoint, Mainsoft e Quest.

Idealmente, sua arquitetura original do SharePoint deveria ter considerado a necessidade de aplicações adicionais e foi construído em conformidade para lidar com tais mudanças. Se não, então você precisa para realizar uma revisão completa e planejar as mudanças arquitetônicas necessárias para acomodá-los - Não subestimar os problemas aqui e investigação nesta área completamente, pois poderia levar a mais abrangente mudanças arquitetônicas, hardware e ou aquisições de software.

Conclusão

Então, em resumo, o SharePoint é muito mais que um repositório de documentos, é uma poderosa estrutura para criar e hospedar aplicações de negócio poderoso que ajudará a sua equipe de gerenciar suas informações de melhor e mais eficiente, ajudando sua empresa a atingir seus objetivos estratégicos. Então, se o seu 2003, 2007, ou mesmo que em breve será lançada versão do SharePoint 2010, o plano de implantação ou mudanças bem avançado de modo a suportar suas necessidades de negócios no futuro.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Mantenha seu SharePoint e estratégia de TI em sincronia

SharePoint amadureceu nos últimos anos para tornar-se muito bem em ser uma "plataforma de todas as coisas para todas as pessoas ', ou como eu preferiria que se referem a ele como um" quadro de aplicações de negócio ».

A introdução no SharePoint 2003, de 'Windows SharePoint Services (WSS), licenciado como parte do sistema operacional Windows Server 2003 como um' free download ', também foi um golpe de mestre clara de licenciamento da Microsoft.

WSS fornece, sem dúvida um bom conjunto robusto e rico de todos os serviços seja simples documento de gestão, que iria servir pequenas, médias e muitos em certa medida, as empresas de grandes empresas também por conta própria. Na verdade, este é o lugar onde muitas empresas começou na implantação das versões anteriores do software, sem realmente saber o que eles estavam obtendo-se envolvido.

"SharePoint 2010 continuará a prestar um tamanho de uma obrigação" para todos "aproximação com a sua característica atraente conjunto que atravessa fronteiras, tanto de intranet, extranet e internet"

Este "tudo para todos os povos tema 'está preparado para continuar com o próximo lançamento, o SharePoint 2010. Destinados a uma liberação do tempo de primavera, que continuará a fornecer serviços e funcionalidades que vão se reunir em minha opinião, uma grande parcela de aplicação de uma organização solução genérica necessidades muito bem, embora outros requisitos mais específicos claramente não é assim.

Como seu antecessor no SharePoint 2007, a próxima versão (chamada SharePoint 2010) irá fornecer um tamanho de uma obrigação "para todos" aproximação com a sua característica atraente conjunto que atravessa tanto intranet, extranet e as fronteiras da Internet. Não esquecendo, com este lançamento é um persuasivo, se imaturos, nuvem Microsoft Online "baseado" oferta de serviço, que está sendo atualizado na parte traseira de seu lançamento em 2009.

No entanto, a "todas as coisas a declaração todas as pessoas" tem ao longo do tempo foi o seu "calcanhar de Aquiles" na medida em que não faz uma função, bem como os clientes esperam ou potencialmente necessidade; como a gestão de documentos, gerenciamento de registros, wiki's, blogs, workflow e gerenciamento de conteúdo web, etc Provavelmente esses e outros recursos do SharePoint núcleo tem uma série de produtos concorrentes que, se usados de forma independente, são muito melhores.

Mas é importante lembrar que o SharePoint não foi e não será capaz de vencer em secundários, tais comparações lado. Também não é projetado para competir em matéria de 'vertical' aplicações de negócios baseadas ou outro especialista "linha de software de negócios 'aplicativo. Um ponto de muitas vezes perdido nas discussões e no processo de seleção realizado com a escolha de uma solução de TI para atender às suas necessidades.

"SharePoint é, se não é já, parte desses blocos de construção"

Para evitar estas situações e garantir o SharePoint é considerado no contexto correto, é importante a sua estratégia para a sua criação, aprovação e gestão é acordada e entendida não apenas por aqueles responsáveis pela implementação e suporte, mas por todas as partes superior responsável pela prestação de serviços de TI .

Além disso, eu seria a favor de manter esta estratégia de TI global e em sincronia. Por quê? Porque muitas vezes a sua organização estará usando uma combinação de crescimento de aplicações de TI, hardware e software, e acumulou uma série de competências e experiência que a sua equipe principal reter e manter, como parte de seu papel.

Daí a sua função de TI tem interesse em controlar os custos associados a este ambiente heterogêneo. Além disso, existe, ou melhor, deve ser um desejo crescente de simplificar, será mais ágil e introduzir operacional e estratégica "building blocks", que pode auxiliar a empresa atingir seus objetivos estratégicos. SharePoint é se não já faz parte dos blocos de construção. Mesmo que seja utilizado taticamente agora como uma "solução do ponto" para uma função particular, como uma intranet, a amplitude das capacidades do SharePoint, sem dúvida exige para que possa ser considerada no contexto mais amplo de seus blocos estratégicos.

No meu próximo artigo vou escrever mais sobre isso que é a introdução de tecnologias SharePoint em sua estratégia de TI é importante e como você pode estender ainda mais o investimento que você fez no SharePoint 2007 ou estão prestes a fazer, talvez no SharePoint 2010 ainda este ano.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Managing Director

Interessado em SharePoint 2010?

Eu tive o privilégio (e reter muitas cicatrizes!) De ter trabalhado com o SharePoint desde que é primeiro lançamento em 2001 e tenho visto sucessivas atualizações para a plataforma ao longo dos anos, bem como testemunhar a crescente adoção pelas empresas como um dos principais ' blocos de construção "da tecnologia a ser implementada para proporcionar tanto a nível estratégico e operacional das metas de TI.

Como os posts a seguir descrevem (post 1 e post 1), este foi na minha opinião, na maior parte "evolução" ao longo dos anos em termos de funcionalidade do produto plataforma e arquitetura.

Tem, além disso, visto o interesse eo investimento maciço de ano para ano, pelo menos não com a última versão planejada do produto chamado SharePoint 2010. Mais detalhes sobre isso aqui as actualizações previstas: SharePoint Sneak Peak

O que me surpreendeu foi, em certa medida, é o nível de interesse e disponibilidade de cursos, eventos e outros materiais, como em 'como instalar', 'design decisões-chave a considerar », etc E isso é mesmo antes do lançamento do produto tem sido em versão beta ao público em geral! Isso certamente não estava disponível para as versões anteriores a qualquer grande profundidade.

Este é um bom sinal de uma comunidade saudável e apoio da Microsoft, que estão proporcionando muito mais na forma de informação e orientação na frente em suas considerações roteiro para o futuro e as suas outras tecnologias.

Vamos esperar que o ritmo continua para quando se iniciar no próximo ano. Tal comunidade vibrante e ajuda da Microsoft, nos ajuda a todos "entrar em velocidade de cruzeiro", com a nova tecnologia e permite-nos estar mais bem preparados para os desafios que, sem dúvida, proporcionam. Isso beneficia a todos, uma vez que também permite que os parceiros da Microsoft, como WorkShares, para aconselhamento e orientação em torno oportuna tomada de decisões estratégicas as empresas estão tendo que fazer para os futuros investimentos em 2010 e além.

Atenciosamente,

Andrew

Managing Director

Michael Deller junta WorkShares

Temos o prazer de anunciar que Michael Deller juntou WorkShares. Ele juntou-se como nosso Diretor Técnico, e continuará em sua capacidade como um consultor experiente SharePoint e arquiteto, entre os seus outros papéis para WorkShares.

Com mais de 6 anos de experiência trabalhando com tecnologias SharePoint com alguns dos principais parceiros Microsoft do Reino Unido neste espaço, Michael traz consigo uma riqueza de experiência e conhecimentos inigualáveis neste domínio.

Michael já trabalhou com alguns dos projectos do SharePoint mais alto nível e tem experiência no setor transversal incluindo setor público, sem fins lucrativos, de utilidade pública e educação.

Fundo de Michael antes do SharePoint e arena Information Worker segue há vários anos dentro do cliente Microsoft / área de infra-estrutura de servidor com uma sólida experiência em infra-estrutura, mensagens e solução de problemas.

Nomeação de Michael irá reforçar a nossa equipa de direcção e capacidade de entrega total. Sua presença recente para o lançamento da mais recente atualização da Microsoft para a plataforma (SharePoint 2010) na conferência em Las Vegas, vai trazer muito necessária "heads up" sobre as implicações, desafios e oportunidades para os usuários novos ou já existentes da tecnologia SharePoint.

Tendo trabalhado com Michael há vários anos em diversos projetos SharePoint, estou muito satisfeito para garantir os seus serviços e aguardamos a sua valiosa contribuição para WorkShares com os nossos clientes actuais e futuros.

Atenciosamente,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Documento de migração do SharePoint: Considerações

Fundo

Mencionei no meu último post, intitulado "Documento de migração no SharePoint - Suas opções", que existem basicamente 4 principais opções disponíveis para você quando decidem migrar o conteúdo das partes o arquivo e outros repositórios. Para resumir:

• Migrar totalmente para o SharePoint
• * Migração parcial de um subconjunto de conteúdo em SharePoint
• ** Deixar onde está e continuar a manter os repositórios de forma independente
• *** Deixar onde está e continuar a manter os repositórios, mas o uso do SharePoint para indexar o seu conteúdo antigo, portanto, fornecer capacidade para busca-lo.

Uma ou mais dessas opções pode ser a rota que acabam escolhendo dependendo de suas necessidades e exigências.

* O conteúdo mais antigo pode muito bem ser arquivados ou simplesmente suprimido.

** Considerar as despesas e riscos aqui manutenção de equipamentos de envelhecimento

*** Este tem opções limitadas, investigar minuciosamente e teste em particular os resultados da pesquisa, portanto, use com cautela.

Próximos passos e considerações

Para ajudá-lo através deste processo de decisão para determinar qual rota é melhor para o seu caso, eu tenho escrito abaixo algumas sugestões para você analisar e debater dentro de sua equipe de projeto do núcleo e as partes iguais. Estas observações são baseadas em vários anos de gestão de uma variedade de projetos SharePoint, por isso esperamos que você vai evitar algumas das dolorosas lições aprendidas que nós e nossos clientes, passou! Provavelmente não é tudo que você precisa de pensar, mas um bom começo, com algumas idéias para ajudá-lo junto à sua maneira.

"A migração pode ser caro, especialmente quando se considera o volume de informação que você está pretendendo migrar, o verdadeiro custo dos negócios e recursos técnicos (internos e externos) que pretende agendar para ajudar com o esforço de migração"

Pergunta seus stakeholders e usuários idosos quanto à possibilidade ou não que eles realmente precisam fazer para passar em todos esses documentos e páginas de intranet, imagens, vídeo, etc Com a algum grau de anedóticas e empíricas, a minha experiência mostra uma e outra vez, 80 -- 90% do conteúdo é raramente se em tudo acessada além 12-18 meses depois ele foi criado. Assim, você poderá estar criando uma montanha de trabalho, por muito pouco retorno em termos de valor.

Por isso, recomendo que tenta encontrar provas para confirmar que é (ou não) acessados com freqüência ou outras declarações de apoio ou não a exigência de migração. Descubra por que na verdade "tem de ser migrados", quase como a construção de um mini-negócio processo de decisão do caso. Muitas vezes, as unidades de negócio só vai dizer que é, para evitar fazer o trabalho de investigação ou a migração em primeiro lugar, porque eles têm outros (naturalmente assim) prioridades. A realidade é um bom e velho limpar muitas vezes é uma oportunidade bem-vinda e bom para refrescar o conteúdo acima, os elementos mais velhos arquivo de conteúdo não mais necessários.

Também recomendamos que você realizar uma revisão do conteúdo que foi acumulado ao longo dos anos. Você pode se surpreender ao descobrir o quanto ele realmente não é mais necessária, pertinente e adequado e / ou identificar o conteúdo que realmente precisa ser atualizado de qualquer maneira.

Lembre-se também há uma sutil, mas importante diferença entre ele estar «disponível» para o negócio e que está sendo migrado e disponíveis no SharePoint. Por exemplo, você pode mantê-lo longe do SharePoint em menos disponível, mas ainda as formas de mídia offline acessível ou talvez outras mais baratas de armazenamento.

Se você determinar que você vai ter uma grande quantidade de conteúdo para migrar, realmente posto em prática um "modelo" para a equipe de migração (s) que mobilizar, verifique se todos estão conscientes de seus papéis, suas tarefas e quando são suposto estar a fazer-los e por quê. Eles necessitam curta para ser plenamente a bordo com o que está sendo feito.

Você também precisa "provar o processo funciona de antecedência da prova de transferência» para as suas equipes de migração. Isto vai para o manual, automático ou mistura de ambas as abordagens. Seja generoso em suas estimativas de migração com base nos resultados de suas descobertas. Isto dará a sua confiança das partes interessadas na sua capacidade equipas de projecto para cumprir os prazos de migração.

"O impacto sobre a arquitetura do SharePoint global precisa ser planejada no projecto global"

Esperamos que você vai ter coberto uma parte ou a maior parte deste no seu planejamento original arquitetura do SharePoint ... Pensar sobre o aumento da carga no servidor de seu ambiente físico, questões de planejamento de capacidade, o impacto nos resultados de pesquisa, navegação global ea utilidade de seu conteúdo, para citar apenas um poucas áreas que o pensamento ea necessidade de avaliação ao analisar a migração de conteúdo existente para o SharePoint.

Por exemplo, se você estiver indo para mover e / ou índice de qualquer parte do conteúdo armazenado externamente em seu ambiente do SharePoint, considerar as implicações para o aumento do armazenamento que você está prestes a colocar no seu ambiente. Até porque o aumento no tamanho não é apenas para o armazenamento de dados brutos de conteúdo que está sendo adicionado em seus bancos de dados SQL, mas também o novo armazenamento necessário para lidar com tamanhos de arquivo o índice aumentou.

Então, considerar a carga adicional que você acabou de colocar no seu backup e restaurar os processos! Você pode trazer pressão potencial sobre a sua capacidade de atender seus SLAs de disponibilidade do serviço em caso de inatividade. Por exemplo, você ainda pode restaurar o seu recém-maior conteúdo bancos de dados, nos prazos previstos no SLA?

"Avaliar 3a parte ferramentas para ajudá-lo com o volume de dados"

Muitos produtos de 3 fazem um grande trabalho para ajudar você a migrar em massa / upload de conteúdo em seu ambiente SharePoint. No entanto, muitos não poderão cumprir plenamente suas necessidades, para analisá-las com cuidado e planejar o seu desempenho (ou falta de) com a migração e os custos em seus planos e orçamentos. É importante conhecer as suas limitações, bem como seus pontos fortes. Você pode achar que migram muitas, mas nem todos os seus tipos de documento. Além disso, muitas vezes você vai perder algumas propriedades de documentos importantes ou outros meta dados associados com o documento ou páginas que você está tentando migrar.

Além disso, você pode perder a integridade dos dados, por exemplo, as informações de data / hora. Isso normalmente é algo que pode ser importante do ponto de vista de gestão de registos, uma vez que não pode ser transposto para o novo ambiente.

"Certifique-se começar o negócio de assumir a liderança em matéria de migração"

Por todos os meios fornecer o projeto (aproximação), ferramentas e métodos para garantir que o conteúdo pode ser migrado. Em última análise, porém os usuários de negócios deve "próprios" a migração do atual e ser plenamente envolvidos nesta parte do projeto desde o início. Eles estão em melhor posição para saber qual o conteúdo é ou não é necessário, como ele deve olhar, ser acessado, etc É também acontece a ser um dos melhores métodos para educar os usuários finais na utilização dos recursos do SharePoint que você está fornecendo a los em geral.

"Considere as obrigações regulamentares para manter os dados"

Vários sectores empresariais, em particular o governo / setor público, finanças, saúde e instituições de caridade têm especial normas reguladoras têm de seguir para a retenção de dados, disponibilidade e acesso (questões de protecção de dados como um todo). Estes terão de ser tidos em conta os seus planos.

"Desinvestir e / ou reutilizar o hardware antigo"

A migração do antigo intranets, compartilhamentos de arquivos ou outras aplicações potencialmente permite a desinvestir o seu hardware (ou pelo menos parte dela) Plan. Por este esforço, mesmo que seja apenas descobrir como é que você está indo para reciclar o kit ou tê-lo retirados das salas de servidores. Não considerar as organizações de beneficência ou escolas, que poderão beneficiar com o equipamento velho em vez de despejá-la no aterro.

"Lembre-se, nem todos os dados devem ou podem ser armazenados no SharePoint"

É verdade SharePoint índice pode uma variedade de fontes de conteúdo. Mas a realidade dolorosa é esta raramente atinge os resultados inicialmente desejado, deve-se não em parte por causa de falhas do produto em si, mas porque a manutenção geral do SharePoint pesquisas baseadas ter um monte de esforço contínuo, que muitas vezes é esquecido ou omitido no projeto ou na manutenção indo.

Muitas vezes é o caminho mais fácil para o seu índice de envelhecimento e abaulamento partes do arquivo, mas gostaria que você realmente quer os resultados da pesquisa para conter informações de fontes que é tão antigo e ultrapassado? Sem o design cuidadoso no início, aperfeiçoamento e manutenção periódica necessária, muitas vezes você acaba com uma má experiência de uma perspectiva do usuário.

Assim, por todos os meios considerar a indexação suas fontes, mas realmente compreender as implicações de uma concepção, planeamento e perspectiva de manutenção em curso, pelo menos não a experiência dos usuários com páginas de resultados de busca. Na última nota, considerar todas as opções fora da caixa que você tem com a pesquisa e também a introdução de filtragem para o seu conteúdo resultados de pesquisa (3 itinerário personalizado ou partido).

"Considere deixando o conteúdo onde está"

Tente entender os benefícios tangíveis e intangíveis de deixar o conteúdo no local e, talvez, tornar o conteúdo 'somente leitura' por um período de tempo, enquanto você considerar as suas opções e ou realizar a migração, de modo a não permitir o aumento, ou a alteração de conteúdo armazenado nessa área.

Conclusão

Há muitas coisas a considerar como parte de suas discussões para decidir a abordagem da migração e as acima são apenas alguns dos tópicos que você pode ter que considerar.

É muitas vezes politicamente é o 'caminho de menor resistência' apenas para migrar todos os conteúdos, independentemente da técnica e financeira, por vezes, o racional para fazer algo diferente. Se você não tiver já, considerar a introdução de arquivamento, cotas e políticas de retenção para gerenciar o, sem dúvida, aumentar o volume de dados em seus ambientes.

Não se envolver com suas partes interessadas e obter seu buy-in de possuir a parte da migração. Muitas vezes, uma estratégia de garantir que a empresa realiza esta migração vai fazê-los pensar de forma diferente quando é que seus recursos são tomadas fora de suas funções normais para fazê-lo.

Finalmente, na minha experiência de migração e refrescante um pequeno subconjunto do conteúdo original para o SharePoint, além de arquivar o resto é a abordagem adequada para a maioria das circunstâncias. Ligar a recursos de indexação do SharePoint para compartilhamentos de arquivo, mas apenas em circunstâncias pequenas e medido também é algo que você deve considerar.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Documento de migração do SharePoint: Suas opções

Visão geral

Como mencionei no meu último post, há uma série de ferramentas in-built e outras opções para ajudar a migrar o seu conteúdo em e próximo de seus ambientes SharePoint.


"SharePoint é o substituto natural para o seu envelhecimento compartilhamentos de arquivos e dados de outros repositórios"

A muito real e importante questão surge sobre o que fazer com os dados históricos armazenados nestes repositórios como arquivo e compartilhamentos de rede, intranets e outros silos. Certamente não será um substituto total para o seu arquivo / compartilhamentos de rede.

Dito isto, o artigo eo seguinte eu pretendo escrever tem a intenção de fornecer-lhe as principais opções abertas para você, assim como algumas indicações úteis a partir das experiências que adquirimos ao longo dos anos, trabalhando com clientes grandes e pequenos para entregar intranet, Internet, extranets e soluções pontuais, com base em tecnologias Microsoft SharePoint.

As Opções

Você tem basicamente as seguintes opções a considerar cuidadosamente, cada um terá implicações que será diferente dependendo de suas necessidades e particularidades:

• Migrar totalmente para o SharePoint
• Migração parcial de um subconjunto de conteúdo em SharePoint
• Deixar onde está e continuar a manter os repositórios
• Deixar onde está e continuar a manter os repositórios e utilizar o SharePoint para indexar o conteúdo de idade, portanto, fornecer capacidade para busca-lo.

Cada um tem prós e contras, que você terá de subir a fim de tomar uma decisão que é certo para você. No final de mais um dos acima pode ser apropriado para suas necessidades, mas, conforme precedentes no blog garantir o seu orçamento e planejar adequadamente como eu garanto que vai levar o seu tempo que você pensa!

Vou escrever algumas indicações mais para você considerar nessas deliberações com seus parceiros e clientes no próximo post.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrar ou mover o conteúdo dentro do SharePoint

Introdução

A migração é sempre um tema espinhoso que aparece em um projeto no início, em termos de delimitação do âmbito de um projecto, no final durante a implantação ou fases de adopção, ou uma vez que o projeto é fechado e os usuários são deixados por conta própria. A atividade de migrar ou mover dados ou entre em sites de equipe, mysites, ou de unidades de rede e sistemas como o Notes pode ser considerável.

Existe, porém, infelizmente não foi uma resposta para satisfazer todos os tipos de cenários e de ampliar os negócios, eu recomendo fortemente considerar a necessidade de migrar em primeiro lugar, a partir de uma perspectiva de migração em massa. Considere deixar se é prático e possível onde ele está e ou usá-lo como um exercício de "limpeza" de seus dados antes de migrar ou mesmo movê-lo para o SharePoint ou possivelmente mais baratos meios de armazenagem. Mais sobre este assunto num artigo futuro.

Para este artigo, gostaria de apresentar algumas orientações para os usuários finais e suas opções. Eu freqüentemente deparamos com os usuários finais de ambos os clientes antigos ou actuais me perguntando sobre a melhor forma de abordar o conteúdo que se deslocam de um local para outro ou como mover um site de toda a equipe (sub sites incluídos) de um local para outro ou mesmo de conteúdo da rede unidades durante uma fase de migração ou adopção. Há toda uma gama de cenários e métodos / ferramentas aqui, mas espero que eu seja capaz de lhe fornecer algumas opções para ajudar a educar e ajustá-lo no caminho certo.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossário de Termos

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Equipe do site - Um site de nível superior, que é criado no início ou para armazenar e compartilhar conteúdo. Normalmente, um conjunto de sites podem conter dezenas de milhares de sites de equipe e / ou sub-sites de equipe em uma coleção site contendo cada uma de muitas centenas de milhares de documentos ou maior se estrutura adequadamente.

• Sub-site - são basicamente sites de equipe que se sentam no site de nível superior numa colecção de sites e foram criadas por usuários para armazenar mais conteúdo de distância do site de nível superior. Eles têm mais ou menos a mesma funcionalidade, mas são / podem ser considerados "crianças" do topo do site e, provavelmente, mas não necessariamente herdar permissões e podem ligar entre si, etc

• Conteúdo - Os documentos do Office, PDFs, imagens, listas de discussão, calendários, listas de contatos, ou texto que você tem armazenadas em seu site.

• Lista - calendários, listas de contatos, bibliotecas de documentos, fóruns de discussão são exemplos de 'listas do SharePoint e podem conter uma mistura de itens de conteúdo.

Métodos e Ferramentas

A seguir estão alguns usuário final do mundo real impulsionado métodos e ferramentas em que a considerar para a migração de conteúdo em sites de equipe e na principal, mas também vai trabalhar para mysites e conteúdo editorial.

1. Criação de sítio "modelos"

Para qualquer site da equipe que tem conteúdo, há uma possibilidade de salvar o site inteiro, as suas bibliotecas de documentos, metadados e de conteúdo (até um tamanho de 1O megabyte apenas) como um modelo reutilizável. Isto torna-se agora um site portátil modelo para reutilização em outros sites. Com isso você pode agora criar sites repetitivo que contêm a mesma estrutura e / ou conteúdo.

Para fazer isso, no site Ambiente encontrará uma funcionalidade chamada "Save Site as Template". Isto irá permitir que você salve apenas a estrutura e ou o conteúdo, bem como - embora porque seus limitados a um máximo de 10 megabytes de tamanho. Não é ideal e vai depender do tamanho do seu conteúdo quanto à sua pertinência ou não como uma ferramenta para você usar.

Depois de salvar o site como um modelo, (dar-lhe um nome familiar), você pode ir em Configurações do site no seu 'site Galeria modelo'. Seu site recém-modelo salvo estará lá. Agora, este pode ser baixado para seu computador, (templatename site ". STP") e, basicamente, carregou para o seu novo site em site do destino »galeria de modelos.

O que acontece agora é que quando você vai para o seu novo site e tentar criar um novo site, o modelo aparecerá uma opção "guia personalizado 'na escolha de um modelo de página. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limitado a 10M de tamanho

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusão

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Agradável.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Fundo

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

Portal do Usuário

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusão

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Ótimo!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Atenciosamente,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint