SharePoint w ramach aplikacji biznesowych

Wprowadzenie

Opisaliśmy wcześniej , że powinno być oglądanie SharePoint jako "aplikacji biznesowych" ramy, a nie tylko części oprogramowania, które 'obsługuje do dokumentów lub Słyszałem kiedyś, że jako "it's just intranet wniosek"!

W istocie, stanowi podstawę do tworzenia aplikacji i "hosting" środowisko, w którym świadczenia repozytorium do przechowywania informacji o organizacji. Jako przeciwieństwo obraz przedstawia, zbliżający się najnowszej wersji platformy (SharePoint 2010) to coś więcej niż repozytorium dokumentów, jest to bardzo dobre ramy dla budownictwa i hosting zaawansowanych aplikacji biznesowych, budowanie społeczności oraz zapewnienie bogatego repozytorium informacji o organizacji.

W związku z tym stanowi okazję, aby wnioski były kupione, skonfigurowany lub opracowane w ramach programu SharePoint w sposób rozwiązać wiele swoich problemów biznesowych, poprawić efektywność ze sposobu pracy personelu oraz wspólnie i potencjalnie zredukować koszty związane z budżetów IT.

"Wewnętrzną siłę SharePoint jest to, że może ona dostarczyć repozytorium danych (w treści formularza baz danych przechowywanych w programie Microsoft SQL Server) dla wielu aplikacji biznesowych (zarówno istniejących, jak i nowych rozważane) zmniejszenie potrzeby inwestowania w odrębne sprzętu, licencji i bieżące wsparcie.

aplikacji SharePoint

Ogólnie rzecz biorąc wraz z aplikacji SharePoint zwykle jest stosowany, takich jak intranet, extranet i witryn internetowych stoi, może też być uznane na następny, żeby wymienić tylko kilka poziomych i pionowych aplikacji biznesowych:

• Projektów i programów aplikacji do zarządzania
• Marketing kampanii aplikacji
• Katalogi produktów
• Fora dyskusyjne
• Badania nad zastosowaniami
• Sprawozdawczości robocze
• zastosowanie do przetwarzania obrazu dokumentu (za pomocą skanerów)
• Szkolenia i grupy wsparcia portali
• * Lista aplikacja (kontakty klienta i aplikacji do zarządzania wiedzą na przykład)
• * Workflow aplikacji
• * Formularze aplikacji do wprowadzania danych.

* Każda aplikacja, która może powodować tworzenia lub aktualizacji "wielokrotne lub pojedyncze listy" danych może także mieć mechanizm wyszukiwania i filtrowania stosowane. Wiele istniejących Lotus Notes lub innych tzw złożonych wniosków w oparciu o te trzy typy w tej czy innej formie, a tym samym należy uznać migracji do SharePoint całej.

Aplikacje oferowane przez obecnych na zamówienie "klient-serwer" w oparciu architektury może znajdować się w środowisku SharePoint. To prawda, pewien poziom kompromisu są często potrzebne, ale przynajmniej warto śledczy z zainteresowanymi stronami, czy nie byłoby korzystne, migracji tych aplikacji i czyni je bardziej dostępnymi i prawdopodobnie zmniejszenie ogólnych kosztów w długim okresie za pomocą o "wspólne usługi" świadczone przez SharePoint.

Dlatego przy poszukiwaniu lub niestandardowe aplikacje do spełnienia szczególnych określonymi wymaganiami biznesowymi, warto przyjrzeć się istniejącej inwestycji w SharePoint, czy ten może być przedłużony do udostępnienia funkcji, czego potrzebujesz. Lub nawet za pomocą SharePoint jako jednolitą platformę do wprowadzenia kilku podstawowych aplikacji może być rozważają wprowadzenie niezależnie od siebie.

Przykładów

Przykład 1:

Przykładem tego może być postrzegane z łączeniem istniejących dokument rozwiązań do przetwarzania obrazu w Twoim ramach programu SharePoint. Istniejące urządzenia i wydrukować skaner może być używany do przechwytywania, przechowywanie ich treści (zazwyczaj TIFF lub PDF) do środowiska SharePoint. Te z kolei mogą automatycznie otagowane metadanych, indeksowane i zabezpieczony za pomocą interfejsu wyszukiwania lub filtrowane udostępnianie dla szerszej publiczności, przy pracy, itp. Takie świecie rzeczywistym przykład integracji technologii byłoby skanowanie korespondencji klienta, korespondencji przychodzącej lub innych wymagań ad-hoc skanowanie. To ponowne wykorzystanie inwestycji w obu skanowania i SharePoint jest dobrym przykładem łączenia uzupełniających się technologii "

Przykład 2:

Innym przykładem może być przeniesienie się, że z Lotus Notes do intranetu SharePoint. Wielu tak zwanych "aplikacji Notes" to właściwie tylko list informacji przechowywanych w Notes. Te mogą być przeniesione i dobrze siedzieć w porównywalny zestaw funkcji programu SharePoint. Powiedział, że nie należy lekceważyć wyzwań, jeśli chodzi o "migracji dokument" Notes, jak to bardzo trudne, szczególnie przy złożonych przepływów pracy często do migracji. 3rd party są produkty, które pomogą tutaj, jak AvePoint , Mainsoft i Quest .

Idealnie się oryginalną architekturą SharePoint powinna była uwzględnić potrzebę zapewnienia dodatkowych aplikacji i zbudowane odpowiednio do obsługi takich zmian. Jeśli nie, to konieczność przeprowadzenia pełnej kontroli i plan niezbędnych zmian architektonicznych w celu dostosowania ich - nie w kwestii oceny i badania o dokładnie tej dziedzinie, ponieważ mogłoby to doprowadzić do dodatkowych nadrzędnym zmiany w architekturze, sprzętu i lub zakup oprogramowania.

Wniosek

Tak w skrócie, SharePoint to znacznie więcej niż repozytorium dokumentów, jest to bardzo dobre ramy dla budownictwa i hosting zaawansowanych aplikacji biznesowych, które pomogą pracownikom zarządzać informacjami lepiej i skuteczniej, dzięki czemu firmy do realizacji jej celów strategicznych. Tak, czy z 2003 r., 2007 r. lub nawet wkrótce zostanie uruchomiony 2010 wersja programu SharePoint, plan rozmieszczenia lub zmiany oraz w zaawansowanych, tak aby wspierało potrzeb Twojej firmy w przyszłości.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Reżyser, WorkShares

Zachować SharePoint i strategii IT w synchronizacji

SharePoint dojrzał w ostatnich latach stały się całkiem dobry jest "wszystkim dla ludzi wszystkich platform, lub jak wolałbym o nim jako o" aplikacji biznesowych "ramy.

Wprowadzenie w SharePoint 2003 r. "Windows SharePoint Services (WSS), licencjonowany jako część Windows Server 2003 system operacyjny jako" wolne "download, był również mistrzem skoku wynika licencji przez firmę Microsoft.

WSS stanowi bez wątpienia dobry, mocny i bogaty zbiór wszystkich jest to proste usługi zarządzania dokumentami, które mogłyby służyć wiele małych, średnich i dużych przedsiębiorstw w pewnym stopniu również przedsiębiorstwo na własny rachunek. W rzeczywistości jest to miejsce gdzie wiele firm rozpoczął się we wdrażaniu starszych wersji oprogramowania, nie wiedząc w co się pakują się udział.

"SharePoint 2010 będzie nadal stanowić istotne" uniwersalne "podejście z atrakcyjnym zestawem funkcji łączącej zarówno intranet, ekstranet i Internet granic"

To "wszystko dla ludzi" temat wszystkich ma się utrzymać z nowej edycji, SharePoint 2010. Przeznaczone na publikację wiosną będzie kontynuować świadczenie usług i funkcji, które spotkają się w mojej opinii, dużą część organizacji ogólne rozwiązanie wymaga stosowania bardzo dobrze, choć inne, bardziej szczegółowe wymogi wyraźnie nie tak.

Podobnie jak jego poprzednik w SharePoint 2007, wersja next (zwany SharePoint 2010) będzie stanowić istotne "jednej miary dla wszystkich" podejście z atrakcyjnym zestawem funkcji łączącej zarówno intranet, extranet i granice Internetu. Nie zapominając przy tym wydaniu jest przekonująca, jeśli niedojrzałe, Online "Chmura Microsoft opiera się" oferowanie usług, które są aktualizowane na odwrocie pierwszego uruchomienia w 2009 roku.

Jednak "wszystko dla ludzi" oświadczenie wszystko ma od czasu do czasu był jego "piętą achillesową", ponieważ nie robi jedna funkcja, jak również klienci oczekują lub potencjalnie potrzeby, takie jak: zarządzanie dokumentami, zarządzanie aktami, wiki, blogi, organizacji i zarządzania treścią stron internetowych, itp. Zapewne tych i innych podstawowych funkcji programu SharePoint, w które jest jednym ze produkty konkurencji, które, jeżeli są stosowane niezależnie, są znacznie lepsze.

Ale ważne jest, aby pamiętać, że SharePoint nie był i nie będzie w stanie wygrać w takich porównań ze strony. Ani nie jest przeznaczone do konkurowania w odniesieniu do "pionowe" aplikacji biznesowych opartych lub innych specjalistów "branży" aplikacji. Punkt często zagubionych w dyskusji i wyboru podejmowanych przy wyborze rozwiązania informatycznego do potrzeb klienta.

"SharePoint jest, jeśli nie jest to już część z tych bloków"

Aby uniknąć tych sytuacji i zapewnić SharePoint jest uważany we właściwym kontekście, ważne jest, swoją strategię na jego wprowadzenie, przyjęcie i zarządzanie jest uzgodnione i zrozumiane nie tylko przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie i wsparcie, ale przez wszystkich wyższych zainteresowanych IT dostawa odpowiedzialnego .

Ponadto będę zwolennikiem utrzymania tej ogólnej strategii IT w synchronizacji. Dlaczego? Ponieważ nie częściej niż w organizacji będzie używać coraz połączenie aplikacji, sprzętu i oprogramowania oraz dotychczasowy zakres umiejętności i doświadczenia personelu podstawowego zachować i utrzymać w ramach swojej roli.

Stąd IT funkcji ma żywotny interes w zarządzaniu związane z tym koszty z tym środowisku heterogenicznym. Ponadto istnieje, a raczej powinny być rosnące pragnienie uproszczenie, bardziej elastyczne i wprowadzenie operacyjnych i strategicznych "cegiełki", które może pomóc firmie osiągnąć jej celów strategicznych. SharePoint jest, jeśli nie jest już część tych elementów. Nawet jeśli jest on używany taktycznie teraz jako "rozwiązanie punkt" dla danej funkcji, takich jak intranet, na szerokość SharePoint możliwości zapewne wymaga, aby była ona rozpatrywana w szerszym kontekście swojej strategicznej bloków.

W następnym artykule będę pisać więcej, dlaczego jest wprowadzenie technologii SharePoint w Twojej strategii IT jest ważne i jak można dodatkowo rozszerzyć inwestycje dokonane na SharePoint 2007 lub mają do SharePoint 2010 może w tym roku.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Dyrektor Zarządzający

Zainteresowanych SharePoint 2010?

Miałem przywilej (i zachować wiele blizn!) Z pracowały z SharePoint, ponieważ jest to pierwsze uruchomienie w 2001 roku i widziałem kolejnych aktualizacjach platformy na przestrzeni lat, jak również świadkiem rosnącej w przedsiębiorstwach jako jeden z kluczowych " bloków technologii wdrażanych do realizacji strategicznych i operacyjnych celów informatycznych.

Jak po blogach przedstawiają ( post 1 i post 1 ) zostało w mojej opinii głównie "ewolucja" na przestrzeni lat w zakresie funkcjonalności platformy produktów i architektury.

Posiada ponadto online ogromne zainteresowanie i inwestycji z roku na rok, zwłaszcza w najnowszej wersji planowane produktu o nazwie SharePoint 2010. Więcej informacji na temat tego o planowanych aktualizacjach: SharePoint Sneak Peak

Co mnie zaskoczyło w pewnym stopniu, to poziom zainteresowania i dostępność szkoleń, imprez i innych materiałów, takich na "jak zainstalować", "kluczowe decyzje do rozważenia", itp. A to jeszcze zanim produkt został prasowa w wersji beta do opinii publicznej! To z pewnością nie był dostępny dla poprzednich wersji do każdej dużej głębokości.

Jest to dobry znak zdrowej społeczności wspieranie i Microsoft, których dostarczają znacznie więcej informacji i sposób z góry wskazówek na temat ich przyszłych rozważań na ten plan i innych technologii.

Miejmy nadzieję, trwa moment, kiedy ma rozpocząć w przyszłym roku. Takich, tętniąca życiem społeczność i pomoc od firmy Microsoft, pozwala nam wszystkim "kto do prędkości" z nowych technologii i pozwala nam lepiej przygotować się na wyzwania to bez wątpienia świadczą. Wszystkich świadczeń, jak ten umożliwia również partnerami firmy Microsoft, jak WorkShares, w celu zapewnienia terminowej porady i wskazówki około podejmowania strategicznych decyzji spółki mają zrobić na przyszłość inwestycji w 2010 r. i później.

Pozdrawiam,

Andrew

Dyrektor Zarządzający

Michael Deller łączy WorkShares

Z przyjemnością informujemy, że Michael Deller dołączył WorkShares. On dołączył nasz dyrektor techniczny i będzie w charakterze doświadczonego konsultanta SharePoint i architekta, wśród innych jego ról WorkShares.

Z ponad 6-letnie doświadczenie w pracy z technologiami SharePoint niektóre z wiodących partnerów firmy Microsoft w Wielkiej Brytanii w tym miejscu, Michael przynosi ze sobą bogate doświadczenie i wiedzę w tej dziedzinie bezkonkurencyjny.

Michael pracował z niektórymi z najbardziej zaawansowanych projektów SharePoint profilu i branży, w tym cross doświadczenia sektora publicznego, nie dla zysku, użyteczności publicznej i edukacji.

Michael tła przed SharePoint i Information Worker Arena po wielu latach w klienta Microsoft / dziedzinie infrastruktury serwerów z wiedzy w zakresie infrastruktury, komunikacji i rozwiązywania problemów.

Powołanie Michał wzmocnienia naszego zespołu zarządzania i ogólnej zdolności realizacji. Jego ostatnie obecności do rozpoczęcia ostatniej aktualizacji firmy Microsoft na platformę (SharePoint 2010) na konferencji w Las Vegas , przyniesie bardzo potrzebne "heads-up" na temat skutków, wyzwania i szanse dla istniejących i nowych użytkowników, technologii SharePoint.

Pracując z Michaelem od kilku lat w wielu projektach SharePoint, jestem bardzo zadowolony, aby zapewnić jego usługi i czekamy na jego cenny wkład do WorkShares z naszych obecnych i przyszłych klientów.

Pozdrawiam,

Andrew

Dyrektor Zarządzający, WorkShares.

Document migration in SharePoint: Considerations

Tło

I mentioned in my last post entitled “ Document Migration in SharePoint – Your options ”, that there are basically 4 main options available to you when deciding whether to migrate content from your file shares and other repositories. To summarise:

• Migrate completely into SharePoint
• *Partial migration of a subset of the content into SharePoint
• **Leave where it is and continue to maintain both repositories independently
• ***Leave where it is and continue to maintain both repositories, but use SharePoint to index your old content, hence providing capability to search it.

One or more of these options may be the route you end up choosing depending on your needs and requirements.

*The older content may well be archived or just deleted.

**Consider the expense and risk here maintaining ageing equipment

*** To ma ograniczone możliwości, dokładnego zbadania i badania w szczególności w wynikach wyszukiwania, a więc używać ostrożnie.

Kolejne kroki i rozważania

Aby pomóc w tym procesie decyzji o określenie, które trasa jest najlepsza dla twojej sytuacji, poniżej mam napisany dla Ciebie kilka wskazówek do rozważenia i dyskusji w ramach projektu zespołu rdzenia i zainteresowanym stronom. Uwagi te są oparte na kilka lat zarządzania różnymi projektami SharePoint, więc miejmy nadzieję, będzie można uniknąć niektórych bolesne doświadczenia, że my i nasi klienci przeszedł! To chyba nie wszystko, co musisz myśleć, ale dobry początek kilka myśli, które pomogą Ci po drodze.

"Migracja może być kosztowne zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę ilość informacji, które są na jej terytorium, rzeczywistych kosztów działalności i zasobów technicznych (wewnętrznych i zewnętrznych), które zamierzają w harmonogramie do pomocy przy wysiłku migracji"

Twoje pytanie zainteresowanych stron i starszych użytkowników, czy oni naprawdę nie ma potrzeby poruszania się po wszystkich tych dokumentów i stron intranetowych, zdjęcia, video, itp. Na pewnym stopniu na niepotwierdzonych i empirycznych, moje doświadczenie pokazuje, raz po raz, 80 - 90% treści jest rzadko, jeśli w ogóle dostępne za 12-18 miesięcy, po to został stworzony. Można więc być stworzenie górskich pracy, bardzo mały zwrot wartości.

Uważam zatem, starając się znaleźć dowody na potwierdzenie, że jest (lub nie) dostęp do często lub inne oświadczenia wspierające lub w inny sposób wymóg migracji. Dowiedzieć się, dlaczego właściwie "należy migracji", prawie jak skupiające firmy mini przypadku procesu decyzyjnego. Jednostek biznesowych często po prostu powiedzieć, że jest, w celu uniknięcia wykonania prac lub badań migracji w pierwszej kolejności, ponieważ mają inne (oczywiście tak) priorytety. W rzeczywistości jest to stare dobre pozbyć się często pożądany i dobra okazja, aby odświeżyć zawartość do starszych elementów zawartości archiwum już nie potrzebuje.

Polecam te można dokonać przeglądu zawartości, które zostały zgromadzone na przestrzeni lat. Możesz być zaskoczony, aby dowiedzieć się, ile tak naprawdę nie jest już potrzebna, właściwe lub właściwe i czy faktycznie wskazywać zawartość, która powinna być odświeżane w każdym razie.

Pamiętaj również jest subtelna, ale istotna różnica między nimi jest "dostępny" dla biznesu i migrowane i dostępne w SharePoint. Na przykład, można go z dala od SharePoint w mniej dostępne, ale nadal dostępne media offline może taniej lub innych form przechowywania.

Jeśli nie stwierdzą, że trzeba będzie dużo treści do migracji, naprawdę wprowadzenie "plan" dla zespołu migracji (s) można uruchomić, upewnij się, że wszyscy są świadomi swojej roli, zadań i kiedy są powinniśmy robić je i dlaczego. One w krótkim muszą być w pełni na pokładzie, co jest robione.

Należy również "udowodnić proces prac przed potwierdzające przepustowości" dla drużyny migracyjnych. Ten odnosi się do instrukcji, automatyczne lub kombinację obu metod. Bądź hojny w oszacowaniach migracji na podstawie wyników swoich ustaleń. W ten sposób swoje zaufanie zainteresowanych stron na zdolność zespołów projektowych w zakresie przestrzegania terminów migracji.

"Wpływ na ogólnej architektury SharePoint musi być zaplanowane w ogólnym projekcie"

Hopefully you will have covered some or most of this in your original SharePoint architecture planning…Think about the increase in load on your physical server environment, capacity planning issues, impact on search results, overall navigation and usefulness of your content, to name but a few areas that need thought and evaluation when considering migrating existing content into SharePoint.

For example, if you're going to move and or index any of the externally stored content into your SharePoint environment, consider the implication for the increase in storage you are about to place on your environment. Not least because the increase in size isn't just for the raw data storage of content being added in your SQL databases, but also the new storage required to handle the increased index file sizes.

Then consider the additional load you have just placed on your backup & restore processes! You might bring potential pressure on your ability to meet your SLAs for service availability in case of downtime. For example can you still restore your newly increased content databases in the time allowed within the SLAs?

“Evaluate 3rd party tools to help you with the volume of data”

Wiele produktów firm 3-ty zrobić wielką pracę pomaga w masowych migracji / upload treści w środowisku SharePoint. Jednak wielu nie spełni Państwa oczekiwania w pełni, więc przejrzeć je dokładnie i plan ich realizacji (lub braku) z migracji i kosztów na swoje plany i budżety. Ważne jest, aby znać swoje ograniczenia, jak również ich zalety. Może się okazać, że migrację wielu, ale nie wszystkie typy dokumentów. Ponadto, dość często można utracić niektóre ważne właściwości dokumentu lub innych danych związanych z meta dokumentu lub strony, które starają się przenieść.

Ponadto można utracić integralności danych na przykład informacje timestamp. Zwykle jest to coś, co może być istotne z punktu widzenia zarządzania rekordami, ponieważ nie mogą być przeprowadzane przez się do nowych warunków.

"Upewnij się firmy do przejęcia wiodącej roli w migracji"

Za wszelką cenę zapewnić projekt (podejście), narzędzi i metod, które zapewniają treści może być przeniesione. Ostatecznie jednak użytkownicy biznesowi powinni "własnym" rzeczywistej migracji i być w pełni zaangażowane w ramach projektu od początku. Są najlepiej wiedzieć, co jest treścią lub nie jest wymagane, jak powinna wyglądać, być dostępne, itp. Zdarza się także, jako jeden z najlepszych sposobów edukowania użytkowników końcowych w zakresie korzystania z możliwości SharePoint przesłania do ich ogólnej.

"Zastanów się obowiązków regulacyjnych do zatrzymywania danych"

Wielu sektorów gospodarki, w szczególności rząd lub sektora publicznego, finansów, zdrowia i organizacji charytatywnych mają szczególne regulacji zasad, których muszą przestrzegać w odniesieniu do przechowywania danych, dostępności i dostępu (kwestie ochrony danych jako całości). Te będą musiały zostać uwzględnione w planach.

"Disinvest i / lub ponownego wykorzystania starego sprzętu"

Migracji ze starych sieciach intranet, akcji lub innych plików aplikacji potencjalnie pozwala na disinvest sprzętu (a przynajmniej niektóre z nich). Plan ten wysiłek, nawet jeśli to tylko dowiedzieć się, jak się masz zamiar oddać do recyklingu lub zestawu to usuwane z pomieszczeń serwerów. Uważają organizacje charytatywne lub szkoły, które mogą korzystać ze starego sprzętu, a nie dumpingu, na składowiska.

"Pamiętaj, nie wszystkie dane powinny lub mogą być przechowywane w SharePoint"

Prawdą jest, SharePoint może indeksować zawartość różnych źródeł. Ale bolesną rzeczywistością jest to rzadko osiąga wyniki pierwotnie pożądane, częściowo ze względu na nie z powodu braku produktu per se, lecz dlatego, że ogólne utrzymanie SharePoint na wyszukiwanie trwa wiele prowadzonych obecnie działań, które są często zapomniane lub pominięte w projekcie lub bieżące utrzymanie.

Często jest to łatwa droga do indeksowania starzenia się i wybrzuszenia udziałów plików, ale na pewno wyniki wyszukiwania zawierać informacje ze źródeł, które jest tak stare i nieaktualne? Bez starannego projektowania na początku, dostosowanie wymaga regularnej konserwacji i często kończy się z niskim poziomem satysfakcji z punktu widzenia użytkownika.

Więc ze wszech miar za indeksowanie źródeł, ale naprawdę nie rozumiem konsekwencje z projektowania, planowania i zachowanie nie perspektywa co najmniej użytkowników doświadczenia stronach wyników wyszukiwania. Na ostatniej noty, należy rozważyć wszystkie opcje z okna, że masz przy wyszukiwaniu, a także wprowadzenie filtrowania wyników wyszukiwania treści (na zamówienie lub 3 trasy strony).

"Rozważyć pozostawienie zawartości, jeśli jest"

Spróbuj zrozumieć zarówno materialnych i niematerialnych korzyści pozostawiając treść na miejscu, a może i co do treści "tylko do odczytu" na pewien okres czasu, podczas gdy wziąć pod uwagę opcji i / lub przeprowadzenia migracji, tak, aby nie zezwolić na wzrost, lub zmiany treści przechowywanych w tej dziedzinie.

Wniosek

Istnieje wiele rzeczy do rozważenia jako część dyskusji przy podejmowaniu decyzji w podejściu do migracji i powyżej to tylko niektóre z tematów, być może trzeba będzie rozważyć.

To często politycznie "linii najmniejszego oporu", po prostu przenieść wszystkie treści, niezależnie od możliwości technicznych i finansowych czasami racjonalne robi coś innego. Jeśli nie masz jeszcze rozważyć wprowadzenie archiwizacji, kwot i zasad przechowywania do zarządzania niewątpliwie rosnąca ilość danych w środowisku.

Angażują się z zainteresowanymi stronami i uzyskanie ich buy-in do której przynależy część migracji. Często strategię upewniając się, że ten biznes prowadzi migracji pozwoli im myśleć inaczej, gdy jest ich zasobów, które są pobierane od swoich normalnych ról to zrobić.

Wreszcie, z mojego doświadczenia migracji i orzeźwiające tylko mała część oryginalnej treści w SharePoint, a także archiwizacji reszta jest odpowiednie podejście do większości przypadków. Włączanie możliwości indeksowania SharePoint dla pliku akcji, ale tylko w sytuacji małych i mierzone jest coś należy rozważyć.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Reżyser, WorkShares

Document migration in SharePoint: Your options

Przegląd

As I mentioned in my last post there are a number of in-built tools and other options to help you migrate your content into and around your SharePoint environments.

“SharePoint is the natural replacement for your ageing file shares and other data repositories”

The very real and important question arises over what to do with your historical data stored in these repositories such as file and network shares, intranets and other silos. It certainly will not be a total replacement for your file/network shares.

Powiedział, że tym i następnym artykule mam zamiar napisać zamierza przedstawić Państwu główne opcje dla Ciebie otworem, a także kilka przydatnych wskazówek z doświadczenia zdobyliśmy przez lata pracy z klientami z dużych i małych dostarczyć intranet, internet, ekstranet i inne rozwiązania w oparciu o punkt technologii Microsoft SharePoint.

Opcje

Jesteś zasadniczo są następujące opcje do starannego rozważenia, każdy z nich będzie miał wpływ, że będą różne w zależności od potrzeb i okoliczności:

• Migracji do SharePoint całkowicie
• Częściowe migracji podzbiór treści w SharePoint
• Urlopu, gdzie jest i nadal utrzymać zarówno repozytoriów
• Urlopu, gdzie jest i nadal utrzymać zarówno repozytoria i korzystać SharePoint do indeksu starych treści, co zapewnia możliwość wyszukiwania to.

Each one has pro's and con's, which you will need to way up in order to make a decision that is right for you. In the end one of more of the above may be appropriate for your needs, but as per previous blog posts ensure you budget and plan accordingly as I will guarantee it will take your longer that you think!

I will write a few more pointers for you to consider in those deliberations with your stakeholders and clients alike in the next post.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migracji lub przenieść zawartość wewnątrz SharePoint

Wprowadzenie

Migracja jest zawsze drażliwy temat, który pojawia się na początku projektu w zakresie określania zakresu projektu, pod koniec fazy podczas wejścia na rynek lub przyjęcia, lub gdy projekt jest zamknięty, a ludzie pozostają na własną rękę. Działalności lub migracji danych do lub przemieszczających się między lokacjami zespołu, mysites lub z dysków sieciowych i systemów jak Notes mogą być znaczne.

Nie ma jednak niestety nikt odpowiedź na potrzeby wszystkich rodzajów scenariuszy i powiększyć polecam przedsiębiorstw silnie potrzebę rozważenia migracji na pierwszym miejscu z punktu widzenia migracji masowych. Rozważyć, czy jest to praktyczne i możliwe zostawić, gdzie jest i czy stosować jako ćwiczenie "czyszczenia" danych przed migracją, a nawet przeniesienie go do SharePoint lub ewentualnie tańszych nośnikach danych. Więcej na ten temat w przyszłym artykule.

W tym artykule chciałbym przedstawić kilka wskazówek dla użytkowników i ich możliwości. I często natknąć się zarówno użytkowników końcowych, z byłych lub obecnych klientów pyta mnie najlepszym sposobem podejścia do treści przemieszczających się z jednego pomieszczenia do innego lub jak przenieść całą stronę zespołu (pod tereny włączone) z jednego miejsca do drugiego, a nawet zawartości z sieci Dyski podczas fazy migracji lub przyjęcia. Istnieją wszystkich scenariuszy i metod / narzędzi tutaj, ale mam nadzieję, że będę w stanie zapewnić Państwu niektóre opcje, aby pomóc kształcić, aby cię na właściwą drogę.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Słownik pojęć

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Metody i narzędzia

Poniżej znajdują się prawdziwe użytkownika świecie napędzany metod i narzędzi, w których do rozważenie treści migracji do miejsc i zespół przed sądem, ale również będzie pracować dla mysites i publikowania zawartości.

1. Stworzenie strony "szablony"

Dla każdej strony zespołu, że masz w treści, jest możliwość zapisania całego terenu, jego bibliotek dokumentów, metadanych i zawartości (do wielkości 1O MB tylko) jako szablon do ponownego użytku. To teraz staje się przenośny szablon strony do ponownego wykorzystania w innych witrynach. Z tym można teraz tworzyć powtarzalne witryn, które zawierają tę samą strukturę i ani treści.

Aby to zrobić, w ramach strony Ustawianie znajdziesz funkcję o nazwie "Zapisz jako szablon strony". Pozwoli to na zapisanie tylko struktury i OR treści, jak również - choć ze względu na swoje ograniczone do maksymalnie 10 megabajtów. Nie jest idealny i będzie zależeć od wielkości treści ich związku, czy nie jako narzędzie do użycia.

Po zapisaniu witryny jako szablonu (daj znać nazwę) można przejść w obszarze Ustawienia strony do "galerii szablonów witryny. Nowo zapisany szablon strony będzie tam. Teraz, to można ściągnąć na pulpit, ("site templatename. Stp") i w zasadzie przesłane do nowej witryny w miejscu przeznaczenia "galerii szablonów witryny.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

W zasadzie dla każdej listy lub biblioteki utworzone na swojej stronie (to oznacza kalendarza, biblioteki dokumentów, listy kontaktów, lub inne ogólne list) można wprowadzić każdy list wraz z dodatkowymi kolumnami utworzeniu wewnątrz dokumentów i / zawartość w nich , a do ponownego użycia "szablon listy. Podobnie jak w "Zapisz jako szablon strony" wspomniano wcześniej, to teraz staje się przenośny szablon listy do ponownego wykorzystania w innych witrynach.

Aby to zrobić, na podstawie listy lub Ustawienia biblioteki dokumentów znajduje się funkcja o nazwie "Zapisz jako szablon. Pozwoli to na zapisanie tylko struktury i lub treści, jak również - choć znowu jest to ograniczone I do maksymalnie 10 megabajtów, więc nie jest idealny i będzie zależeć od wielkości treści ich związku lub nie, jak narzędzie do użycia. Przynajmniej można uzyskać strukturę listy, to może użyć opcji 3 poniżej, aby przenieść większość treści.

Po zapisaniu listy / content jako szablon, (daj znać nazwę) można przejść w obszarze Ustawienia strony do "Lista Galeria szablonów". Nowo zapisany szablon listy będzie. Teraz, to można pobrać na pulpit ("listtemplatename. Stp") i w zasadzie przesłane do nowej witryny w miejscu przeznaczenia "szablon listy galerii.

Po przejściu do nowej witryny i próbą stworzenia nowej listy lub biblioteki, szablon pojawi się opcja, w której od stworzenia - stąd tak jak poprzednio, nazwać to coś znajomego. Gdy to nastąpi, nowe struktury (i / lub zawartości w przypadku zaznaczenia tej opcji) nie będzie w nowym miejscu!

W zasadzie powtórzyć ten proces dla wszystkich innych bibliotekach lub list do skopiowaniu całej zawartości do nowej witryny.

Pro

• Szybki i łatwy sposób przenieść / skopiować listę opartą treści i struktury, w tym metadanych
• Admin lub nie wymaga wprowadzania kodu
• przyjazne dla użytkownika końcowego

Con

• Nakładów
• bezpieczeństwa traci uprawnienia
• Stracić zabezpieczenia na poziomie elementu
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Wniosek

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Tło

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Wniosek

Dobry

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Pozdrawiam,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint