SharePoint w ramach aplikacji biznesowych

Wstęp

Opisaliśmy wcześniej, że powinno być oglądanie SharePoint jako "aplikacji biznesowych" ram, a nie tylko oprogramowanie, które "uchwyty do dokumentów lub Słyszałem kiedyś, jak się nazywa" it's just intranet wniosku "!

W istocie, stanowi podstawę tworzenia aplikacji oraz "hosting" środowisko, w którym świadczenia repozytorium do przechowywania informacji o organizacji. W przeciwnym obraz przedstawia, nadchodzące najnowszej wersji platformy (SharePoint 2010) jest o wiele bardziej niż repozytorium dokumentów, jest to bardzo dobre ramy dla budowania i hosting zaawansowanych aplikacji biznesowych, budowanie społeczności i zapewnienie bogatego repozytorium informacji o organizacji.

Dlatego przewiduje możliwość składania wniosków do skupu, skonfigurowany lub opracowane w ramach programu SharePoint w taki sposób możemy rozwiązać wiele swoich problemów biznesowych, poprawę efektywności w sposób pracy personelu oraz wspólnie i potencjalnie zmniejszyć koszty związane z budżetów IT.

Wewnętrzną siłę SharePoint's "jest to, że może ona dostarczyć repozytorium danych (w formie bazy danych treści zapisane w programie Microsoft SQL Server) dla wielu aplikacji biznesowych (zarówno istniejących, jak i nowe są brane pod uwagę) zmniejsza potrzebę inwestowania w odrębnych sprzętu, licencji oraz na wsparcie dzieje.

Aplikacji SharePoint

Generalnie wraz ze zwykłymi aplikacji SharePoint jest używany dla takich jak intranet, extranet i internet stoi witryn internetowych, może być również brane pod uwagę następujące elementy, aby wymienić tylko kilka pionowych i poziomych aplikacji biznesowych:

• Projektów i programów aplikacji do zarządzania
• Wniosków Marketing Campaign
• Katalogi produktów
• Fora dyskusyjne
• Badania nad zastosowaniami
• Pulpity Sprawozdawczość
• Stosowania Obrazowanie dokumentów (za pomocą skanerów)
• Szkolenia i samopomocy portale
• * Lista aplikacja (kontaktami z klientami i aplikacji zarządzania wiedzą na przykład)
• * Workflow aplikacji
• * Formularze wniosków o wpis na dane.

* Każda aplikacja może powodować tworzenia lub aktualizacji "wielokrotne lub pojedyncze list" danych może również muszą mieć mechanizm wyszukiwania i filtrowania stosowane. Wiele istniejących Lotus Notes lub innych tzw złożone aplikacje oparte są na tych trzech typów w takiej czy innej formie, a tym samym należy uznać za migrację w całej SharePoint.

Aplikacje oferowane przez istniejące zamówienie "klient-serwer" architektur opartych mogą również znajdować się w środowisku SharePoint. To prawda, pewien poziom kompromisu są często potrzebne, ale przynajmniej warto śledczy z zainteresowanymi stronami, czy nie byłoby korzystne, migracji tych aplikacji i czyni je bardziej dostępnymi i prawdopodobnie zmniejszenie ogólnych kosztów w długim okresie za pomocą "wspólnych usług" świadczonych przez SharePoint.

Dlatego też przy poszukiwaniu szczególnych lub niestandardowe aplikacje do spełnienia określonego zestawu wymagań biznesowych, warto przyjrzeć się istniejące inwestycje w SharePoint aby sprawdzić, czy ten może zostać przedłużony do udostępnienia funkcji, czego potrzebujesz. Czy nawet za pomocą SharePoint jako jednolitą platformę podstawę do wprowadzenia kilku aplikacji mogą być brane pod realizacji niezależnie od siebie.

Real przykłady

Przykład 1:

Przykładem tego może być postrzegana z połączenia istniejących rozwiązań obrazowania dokumentów w Twoim ramach programu SharePoint. Istniejących urządzeń do drukowania i skanowania mogą być wykorzystywane do przechwytywania, przechowywania treści (zazwyczaj tiff lub pdf) w środowisku SharePoint. Te z kolei mogą automatycznie otagowane metadanych, indeksowane i zabezpieczony za pomocą przeszukiwania lub filtrowane interfejs udostępniając je szerszemu gronu odbiorców, przy pracy, itp. Takie prawdziwym przykładem świata integracji technologii byłoby skanowanie korespondencji klienta poczty przychodzącej lub innych wymogów doraźnych skanowania. To ponowne wykorzystanie inwestycji w obu skanowania i SharePoint jest dobrym przykładem łączenia uzupełniających się technologii "

Przykład 2:

Innym przykładem może być to, że przeniesienia się aplikacji Lotus Notes w intranecie SharePoint. Wielu tak zwanych "Uwagi aplikacje są rzeczywiście tylko wykazy informacji przechowywanych w programie Notes. Mogą one zostać przeniesione i siedzieć doskonale w porównywalnych zestaw funkcji w programie SharePoint. To powiedziawszy, nie należy lekceważyć wyzwań, jeśli chodzi o "migracji dokument" od zauważa, jak to trudne, zwłaszcza z workflow często trudne do migracji. Są to 3rd party dostępnych produktów, aby pomóc tutaj, takich jak AvePoint, Mainsoft i Quest.

Najlepiej oryginalną architekturę SharePoint powinien rozważyć potrzebę dostarczenia dodatkowych aplikacji i zbudowano odpowiednio radzić sobie w takich zmian. Jeśli nie, to konieczność przeprowadzenia pełnej kontroli i planu architektonicznego wymaganych zmian, aby im sprostać - nie na podstawie szacunków i badań zagadnień tutaj dokładnie tej dziedzinie, ponieważ mogłoby to prowadzić do dodatkowych nadrzędnym zmiany w architekturze, sprzętu i lub zakup oprogramowania.

Wnioski

Tak w skrócie SharePoint jest znacznie więcej niż repozytorium dokumentów, jest to potężny framework do tworzenia i hostingu zaawansowanych aplikacji biznesowych, które pomogą Twoim pracownikom zarządzać informacje lepiej i skuteczniej, pomaga firmie osiągnąć swoje cele strategiczne. Więc, czy za 2003, 2007 czy nawet wkrótce zostanie uruchomiony 2010 wersja SharePoint, plan wdrożenia lub zmiany także w zakresie nowoczesnych, tak aby wspierała potrzeb Twojej firmy w przyszłości.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Dyrektor WorkShares

Keep your SharePoint i strategii IT w synchronizacji

SharePoint dojrzał w ostatnich latach stały się całkiem dobry w byciu "wszystkim dla wszystkich platform ludzi", lub jak wolałbym o nim jako o "aplikacji biznesowych" ramy.

Wprowadzenie w SharePoint 2003 "Windows SharePoint Services (WSS), licencjonowany jako część Windows Server 2003 system operacyjny jako" do pobrania za darmo, również jasne skok kapitan licencji przez firmę Microsoft.

WSS stanowi niewątpliwie dobry, solidny i bogaty zestaw wszystkich jest to proste usługi zarządzania dokumentami, które obsługują wiele małych, średnich i dużych przedsiębiorstw w pewnym stopniu przedsiębiorstwa oraz na własny rachunek. Rzeczywiście jest to miejsce gdzie wiele firm ruszył w rozmieszczeniu wcześniejszych wersji oprogramowania, nie wiedząc w co się pakują się związany z.

"SharePoint 2010 będzie nadal stanowić istotne" jeden rozmiar pasuje wszystkim "podejścia ze wspaniałym zestawem funkcji obu tych intranet, extranet i internet granic"

To "wszystko na temat wszystkich ludzi" ma się utrzymywać z następnego wydania, SharePoint 2010. Środki przeznaczone na publikację wiosną, będzie nadal świadczyć usługi i funkcjonalności, które będą się odbywały w mojej opinii, dużą część organizacji ogólne rozwiązanie wymaga stosowania bardzo dobrze, choć inne, bardziej szczegółowe wymogi wyraźnie nie tak.

Tak jak jego poprzednik w SharePoint 2007, w kolejnej wersji (o nazwie SharePoint 2010) zapewni istotne "jeden rozmiar pasuje wszystkim" podejścia ze wspaniałym zestawem funkcji obu tych intranet, extranet i granice Internetu. Nie zapominając o tym wydaniu jest przekonujące, jeśli niedojrzałe, Chmura Microsoft Online "na" oferowanie usług, które są aktualizowane na odwrocie pierwszego uruchomienia w 2009 roku.

Jednak "wszystko oświadczenie wszystkich ludzi" ma od czasu do czasu był jego "piętą achillesową" tego nie robi jedna funkcja, jak również klienci oczekują lub potencjalnie potrzeby, takie jak zarządzanie dokumentami, zarządzania rekordami, wiki's, blogi, organizacji i zarządzania treścią stron internetowych, itd. Zapewne te i inne funkcje programu SharePoint z podstawowych mają tratwa produktów konkurenta, który, jeżeli są stosowane niezależnie od siebie, są znacznie lepsze.

Ale ważne jest, aby pamiętać, że SharePoint nie była i nie będzie mógł wygrać w takich obok porównań. Nie jest on przeznaczony do konkurowania w odniesieniu do "pionowych" aplikacji biznesowych lub innych specjalistów "branży" aplikacji. Pkt często zagubionych w dyskusji i procesu selekcji podejmowane przy wyborze rozwiązania IT do swoich potrzeb.

"SharePoint, jeśli nie jest to już część z tych bloków"

Aby uniknąć tych scenariuszy oraz zapewnienia SharePoint jest uważana w odpowiednim kontekście, ważne jest Twoją strategię jej wprowadzenia, przyjęcie i zarządzanie jest uzgodnione i rozumieć nie tylko przez osoby odpowiedzialne za wdrożenia i wsparcia, ale przez wszystkie zainteresowane strony wyższych świadczenia usług odpowiedzialnych za IT .

Ponadto będę zwolennikiem utrzymania tej ogólnej strategii w synchronizacji. Dlaczego? Ponieważ niejednokrotnie Twoja organizacja będzie używać coraz zestaw aplikacji, sprzętu i oprogramowania oraz dotychczasowy zakres umiejętności i doświadczenia, że podstawowy personel zachowuje i utrzymuje w ramach swojej roli.

Stąd IT funkcja ma żywotny interes w zarządzaniu związane z tym koszty z tym środowisku heterogenicznym. Ponadto istnieje, a raczej powinny być rosnące pragnienie uproszczenia, bardziej elastyczne i wprowadzenia operacyjnego i strategicznego "cegiełki", które może pomóc działalności osiągnięcia celów strategicznych. SharePoint jest, jeśli nie jest już część z tych bloków. Nawet jeżeli jest wykorzystywana taktycznie teraz jako "rozwiązanie punkt" dla danej funkcji jak intranet, szerokość SharePoint to zapewne z możliwości żądania, aby można rozpatrywać w szerszym kontekście swoje strategiczne bloków.

W następnym artykule będę pisać więcej o tym, dlaczego jest wprowadzenie technologii SharePoint w Twojej strategii IT jest ważne i jak można dodatkowo rozszerzyć inwestycje dokonane w SharePoint 2007 lub mają do SharePoint 2010 może w tym roku.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Dyrektor Zarządzający

Zainteresowany SharePoint 2010?

Miałem zaszczyt (i zachowują wiele blizn!) Z pracowała z SharePoint, ponieważ jest to pierwsze uruchomienie w 2001 roku i widziałem kolejnych aktualizacjach platformie ponad rok, jak również świadkiem rosnącej w przedsiębiorstwach jako jeden z głównych " cegiełki "technologii wdrażanych do realizacji strategicznych i operacyjnych IT celów.

Jak po blogach ukazywać (po 1 i po 1) zostało w moim przekonaniu głównie "ewolucji" przez rok pod względem funkcjonalności platformy produktów i architektury.

Ma ponadto logowanie masowe i inwestycje z roku na rok, nie tylko z najnowszej wersji planowane na produkt o nazwie SharePoint 2010. Więcej szczegółów na ten temat tutaj planowanych aktualizacji: SharePoint Sneak Peak

Co mnie zaskoczyło w pewnym stopniu jest poziom zainteresowania i dostępności szkoleń, imprez i innych materiałów, takich na temat "Jak zainstalować", "kluczowe decyzje do rozważenia", itp. I to jeszcze zanim produkt został prasowa w wersji beta do opinii publicznej! To z pewnością nie była dostępna w poprzednich wersjach do każdej dużej głębokości.

Jest to dobry znak zdrowej społeczności popierającej i Microsoft, których dostarczają dużo więcej informacji i sposób z góry wskazówek na temat ich przyszłych rozważań na ten plan i innych technologii.

Miejmy nadzieję tempa trwa kiedy ma rozpocząć w przyszłym roku. Takie żywą społeczność i pomoc od firmy Microsoft, pozwala nam wszystkim "pochodzić do prędkości" z nowych technologii i pozwala nam lepiej przygotować się na wyzwania, nie będzie wątpliwości świadczenia. To przynosi korzyści wszystkim, jak również pozwala partnerom firmy Microsoft, takich jak WorkShares, w celu zapewnienia szybkiej porady i wskazówki około decyzje strategiczne firmy konieczności dokonywania dla przyszłych inwestycji w 2010 r. i później.

Pozdrowienia,

Andrew

Dyrektor Zarządzający

Michael Deller łączy WorkShares

Z przyjemnością informujemy, że Michael Deller dołączył WorkShares. On dołączył do nas jako Dyrektor Techniczny i będą kontynuowane w charakterze wytrawnym konsultantem SharePoint i architekt, wśród innych jego ról WorkShares.

Z ponad 6 lat doświadczenia w pracy z technologii SharePoint niektóre z wiodących partnerów Microsoft w Wielkiej Brytanii w tym miejscu, Michael niesie ze sobą bogactwo doświadczeń i wiedzy ma sobie równych w tej dziedzinie.

Michael pracował z niektórymi z najbardziej zaawansowanych projektów SharePoint profilu i krzyż doświadczeniem w branży, w tym sektora publicznego, a nie dla zysku, użyteczności publicznej i edukacji.

Background Michała przed SharePoint oraz Information Worker Arena następuje w ciągu kilku lat klienta Microsoft / dziedzinie infrastruktury serwerowej z silnym tle w infrastrukturę, wiadomości i rozwiązywania problemów.

Mianowanie Michała zwiększy naszego kierownictwa wyższego szczebla i ogólnej zdolności realizacji. Jego ostatnie obecności do rozpoczęcia ostatniej aktualizacji firmy Microsoft na platformie (SharePoint 2010) na konferencji w Las Vegas, przyniesie bardzo potrzebne "heads-up" na temat skutków, wyzwania i szanse dla istniejących lub nowych użytkowników technologii SharePoint.

Pracując z Michaelem przez kilka lat w licznych projektach SharePoint, jestem bardzo zadowolony, w celu zabezpieczenia swoich usług i czekamy na jego cenny wkład do WorkShares z naszych obecnych i przyszłych klientów.

Pozdrowienia,

Andrew

Dyrektor Zarządzający, WorkShares.

Migracji dokumentem SharePoint: Rozważania

Tło

Wspominałem w mój ostatni post zatytułowany "Dokument migracji w SharePoint - Dostępne opcje", że istnieją zasadniczo 4 głównych dostępnych opcji przy podejmowaniu decyzji o migracji treści z udziałów plików i repozytoriów innych. Podsumowując:

• Migracja całkowicie w SharePoint
• * Częściowe migracji podzbiorem treści do SharePoint
• ** Zostaw gdzie to jest i nadal utrzymywać zarówno repozytoriów niezależnie
• *** Zostaw gdzie to jest i nadal utrzymywać zarówno zbiorów, ale używa SharePoint do indeksu starych treści, co zapewnia możliwość wyszukiwania to.

Jeden lub więcej z tych opcji może być droga skończyć się wybrać w zależności od potrzeb i wymagań.

* Starszymi treści może również być archiwizowane lub po prostu usunąć.

** Zastanów się na koszt i ryzyko starzenia się tutaj utrzymanie sprzętu

*** To ma ograniczone możliwości, zbadać i przetestować w szczególności w wynikach wyszukiwania, więc używać ostrożnie.

Kolejne kroki i rozważania

Aby pomóc w tym procesie decyzji o określenie, które trasa jest najlepsza dla Twojej sytuacji, mam napisane poniżej kilka wskazówek dla Ciebie do rozważenia i dyskusji w ramach swojej głównej zespołu projektowego i zainteresowanym stronom. Uwagi te są oparte na kilka lat zarządzania różnorodnych projektów SharePoint, więc miejmy nadzieję, będzie można uniknąć niektórych bolesnych lekcji dowiedziałem się, że my i nasi klienci przeszedł! Zapewne nie wszystko, co trzeba myśleć, ale dobry początek kilka myśli, które pomogą Ci wzdłuż drogi.

"Migracja może być kosztowne zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę ilość informacji, które zamierzają migrować, rzeczywistych kosztów działalności i zasoby techniczne (wewnętrznych i zewnętrznych), które zamierzają w harmonogramie, aby pomóc w wysiłku migracji"

Pytanie swoje zainteresowanych i starszych użytkowników, czy oni naprawdę potrzebują, aby przejść do wszystkich tych dokumentów i stron intranetowych, zdjęcia, wideo, itp. Na pewnym stopniu na niepotwierdzonych i empiryczne, doświadczenie pokazuje, raz po raz, 80 -- 90% zawartości rzadko, jeśli w ogóle dostępne po 12-18 miesięcy po jego tworzenia. Można więc być stworzenie mnóstwo pracy, bo niewiele zwrotu wartości.

Dlatego zalecamy próbuje znaleźć dowody na potwierdzenie, że jest (lub nie) dostęp do często lub inne sprawozdania uzupełniające lub inny wymóg migracji. Dowiedz się, dlaczego właściwie "musi zostać przeniesione, prawie układaniem działalności mini przypadku procesu decyzyjnego. Często jednostki gospodarcze będzie tylko powiedzieć to, aby uniknąć, wykonując prace dochodzenia lub migracji na pierwszym miejscu, ponieważ mają inne (oczywiście tak) priorytety. Rzeczywistość jest stare, dobre pozbyć się często powitanie i dobrą okazją, aby odświeżyć zawartość się, archiwum starszych elementów treści nie są już potrzebne.

Ja również gorąco polecam ci przeprowadzenia przeglądu treści, które zostały zgromadzone na przestrzeni lat. Możesz być zaskoczony, aby dowiedzieć się, ile to naprawdę nie jest już potrzebna, właściwe lub właściwe i czy rzeczywiście określić zawartość, która powinna być odświeżane anyway.

Pamiętaj również, że jest subtelna, ale ważna różnica między nimi jest "dostępny" dla biznesu i to jest migracja i dostępne w SharePoint. Na przykład, można zachować odpowiednią odległość od SharePoint w mniej dostępne, ale nadal jest dostępny w trybie offline lub innych mediów może taniej formy przechowywania.

Jeśli nie określają, że będziesz miał dużo treści do migracji, naprawdę wprowadzić "plan" dla zespołu migracji (s) można zmobilizować, upewnij się, że wszyscy są świadomi swojej roli, zadań i gdy są one ma się robić je i dlaczego. One w krótkim muszą być w pełni na pokładzie co jest robione.

Musisz też "udowodnić, proces działa z wyprzedzeniem potwierdzające sprzedaż" dla zespołów migracji. To idzie do ręcznego, automatycznego lub kombinację obu metod. Bądź hojny w oszacowaniach migracji na podstawie wyników swoich badań. Zapewni to zaufania uczestników w umiejętności zespołów projektowych w celu dotrzymania terminów migracji.

"Wpływ na ogólnej architektury SharePoint musi być planowane w ogólnym projekcie"

Mam nadzieję, że będziesz musiał których część lub większość tego w oryginalnej planowanie architektury SharePoint ... Pomyśl o wzrost obciążenia środowiska fizycznego na serwer, kwestie planowania pojemności, wpływ na wyniki wyszukiwania, nawigacji ogólnego i użyteczności treści, by wymienić tylko kilka obszarów, które potrzebują myśli i oceny przy badaniu migracji istniejących treści w SharePoint.

Na przykład, jeśli masz zamiar przenieść i ani indeksowane zewnątrz przechowywane zawartość do środowiska SharePoint, należy rozważyć wpływu na zwiększenie pamięci, na których będą się od naszego środowiska. Nie tylko dlatego, że wzrost wielkości jest nie tylko do przechowywania danych surowych treści dodawanych w SQL, ale również nowe składowania wymaganego do obsługi zwiększonej wskaźnik wielkości pliku.

Następnie należy rozważyć dodatkowe obciążenie właśnie wprowadzane na kopii zapasowych i przywracania procesów! Można przynieść potencjalny nacisk na swoje zdolności, aby spełnić Twoje SLA dla dostępności usług w przypadku przestoju. Na przykład można jeszcze przywrócić nowo zwiększonej zawartości baz danych w terminie określonym w SLA?

"Oceń 3-sze narzędzi firmami, aby ułatwić Państwu ilości danych"

Wiele 3-ty produkty innych firm są wielką pracę w pomaga masowych migracji / upload zawartość do środowiska SharePoint. Jednak wielu nie spełniają wymagań w pełni, więc warto je dokładnie i plan ich realizacji (lub brak) z migracją i kosztów na swoje plany i budżety. Ważne jest, aby znać swoje ograniczenia, jak również swoje mocne strony. Może się okazać, że migracja wielu, ale nie wszystkie rodzaje dokumentów. Także dość często będzie można utracić niektóre istotne właściwości dokumentu lub innych metadanych związanych z dokumentu lub strony, którą próbujesz przenieść.

Dodatkowo możesz stracić wiarygodności danych, na przykład informacje timestamp. Zwykle jest to coś, co może być istotne z punktu widzenia zarządzania rekordami, ponieważ nie mogą być prowadzone przez do nowego środowiska.

"Upewnij się przedsiębiorstw do przejęcia wiodącej roli w migracji"

Wszelkimi sposobami zapewnienia Blueprint (podejście), narzędzi i metod, które zapewniają treści może być przeniesione. Ostatecznie jednak użytkownicy biznesowi powinni "własnych" rzeczywistej migracji i być w pełni zaangażowane w tej części projektu od samego początku. Są to najlepiej wiedzieć, co treść jest lub nie jest wymagane, jak powinna wyglądać, są dostępne itp. Zdarza się także za jeden z najlepszych metod edukacji użytkowników końcowych w zakresie korzystania z możliwości SharePoint przesłania do ich ogólnej.

"Przypatrzcie obowiązków regulacyjnych do zatrzymywania danych"

Kilka sektorów gospodarczych, w szczególności rządu i sektora publicznego, finansów, zdrowia i organizacje charytatywne mają szczególne regulacji zasad, których muszą przestrzegać w odniesieniu do przechowywania danych, dostępności i dostępu (kwestie ochrony danych jako całości). Te będą musiały zostać uwzględnione w swoich planach.

"Disinvest i / lub ponownego użycia starego sprzętu"

Migracji ze starych intranet, udziały plików lub innych aplikacji potencjalnie umożliwia disinvest sprzętu (lub przynajmniej jej część). Plan ten wysiłek, nawet jeśli to tylko dowiedzieć się, jak to idziesz do recyklingu zestawu lub jej usunięte z pomieszczeń serwerów. Czy uważają organizacje charytatywne lub szkoły, które mogą korzystać ze starego sprzętu zamiast dumpingu, na składowiska.

"Pamiętaj, że nie wszystkie dane powinny lub mogą być przechowywane w SharePoint"

Prawdą jest, SharePoint może indeksować zawartość różnych źródeł. Ale bolesnej rzeczywistości jest to rzadko osiąga wyniki pierwotnie żądanej, z powodu nie w części z powodu awarii produktu per se, lecz dlatego, ogólne utrzymanie SharePoint na wyszukiwanie trwa bardzo wytężonej pracy, która jest często zapomniane lub pominięte w projekcie lub na utrzymanie bieżące.

Często jest to łatwa droga do indeksowania starzenia się i nadymanie udziałów plików, ale na pewno wyniki wyszukiwania zawierają informacje ze źródeł, które są tak stare i nieaktualne? Bez starannego projektu na początku, dostosowanie i regularnej konserwacji wymaga często kończy się z ubogich doświadczeń z perspektywy użytkownika.

Tak więc ze wszech miar rozważenia indeksowanie źródeł, ale tak naprawdę nie rozumie implikacji od projektowania, planowania i bieżącej perspektywy utrzymania nie tylko doświadczenie użytkownikom na stronach wyników wyszukiwania. Na ostatniej noty, rozważyć wszystkie z opcji w oknie, które zostały z wyszukiwaniem, a także wprowadzenie filtrowania treści wyników wyszukiwania (na zamówienie lub 3rd party trasy).

"Rozważ pozostawienie zawartości, jeśli jest to"

Postaraj się zrozumieć zarówno materialne jak i niematerialne korzyści płynące z pozostawienia treści w miejscu, a może i co do treści "tylko do odczytu" na pewien okres czasu, podczas gdy wziąć pod uwagę swoje możliwości i / lub przeprowadzenia Państwa migracji, tak aby nie dopuścić wzrost, lub zmianę treści przechowywanych na tym obszarze.

Wnioski

Jest wiele rzeczy do rozważenia jako część dyskusji przy podejmowaniu decyzji w podejściu do migracji i powyżej to tylko niektóre z tematów, być może trzeba będzie rozważyć.

To często politycznie "drogę najmniejszego oporu" po prostu przenieść wszystkie treści, niezależnie od możliwości technicznych i finansowych czasem racjonalne robienie czegoś innego. Jeśli nie masz już rozważyć wprowadzenie archiwizacji, kwoty i zasady przechowywania zarządzania niewątpliwie rosnąca ilość danych w swoim otoczeniu.

Czy angażować się z zainteresowanymi stronami i stać się ich buy-in do posiadania kawałka migracji. Często strategii upewniając się, że biznes prowadzi ta migracja pozwoli im myśleć inaczej, gdy jest ich zasobów, które podejmowane są poza ich normalne role to zrobić.

Wreszcie, w moim doświadczeniu migracji i orzeźwiający mała część oryginalnej treści w SharePoint, a także archiwizacji reszta to właściwe podejście dla większości przypadków. Włączanie możliwości SharePoint indeksowania dla akcji, ale tylko w sytuacji małych i zmierzyć, jest też coś należy rozważyć.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Dyrektor WorkShares

Migracji dokumentem SharePoint: Twoje opcje

Przegląd

Jak wspomniałem w moim ostatniego postu istnieją liczby wbudowanym narzędzia i inne opcje, które pomogą Ci przenieść zawartość do i wokół środowiska SharePoint.


"SharePoint jest naturalna wymiana za starzenie udziałów plików i danych innych repozytoriów"

Bardzo realne i ważne pytanie, nad tym, co zrobić z historycznych danych przechowywanych w tych repozytoriach, takich jak udziały plików i sieci intranet i silosy innych. Z pewnością nie będzie całkowite zastąpienie pliku / udziałów sieciowych.

To powiedziawszy, to i następnym artykule zamierzam pisać zamierza przedstawić Państwu główne opcje otwarte dla Ciebie, jak również kilka przydatnych wskazówek z doświadczeń jakie zdobyliśmy w ciągu roku z pracy z klientami w małych i dużych dostarczyć intranet Internet, ekstranet i inne rozwiązania w oparciu o punkt technologii Microsoft SharePoint.

Opcje

W zasadzie są następujące opcje do starannego rozważenia, każdy będzie miał wpływ, że będą różne w zależności od potrzeb i okoliczności:

• Migracja całkowicie w SharePoint
• Częściowe migracji podzbiorem treści do SharePoint
• Zostaw wiadomość, gdzie jest i nadal utrzymywać zarówno repozytoria
• Zostaw wiadomość, gdzie jest i nadal utrzymywać i używać zarówno w repozytoriach SharePoint do indeksu starych treści, co zapewnia możliwość wyszukiwania to.

Każdy z nich ma pro i con, który trzeba będzie aż w celu podjęcia decyzji, która jest dla Ciebie. W jednym końcu więcej powyżej, może być odpowiedni dla swoich potrzeb, ale jak na poprzednim blogu zapewnić budżet i plany, jak będę gwarancji zajmie się już, że myślisz!

Napiszę kilka wskazówek dla Ciebie do rozważenia w tych obradach z zainteresowanymi stronami oraz klientów zarówno w następny post.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Dyrektor WorkShares.

Migracja lub przenieść zawartość wewnątrz SharePoint

Wstęp

Migracja jest zawsze drażliwy temat, który pojawia się w projekt na początku w zakresie określania zakresu projektu, w końcu podczas szerokopasmowych lub etapów przyjęcia, lub gdy projekt zostanie zamknięty, a ludzie pozostaną na własną rękę. Działalności migracji lub przenoszenie danych do lub od strony zespołu, mysites, lub dyski sieciowe i systemy, takie jak Notatki mogą być znaczne.

Nie ma jednak, niestety, nie ma jednej odpowiedzi na potrzeby wszystkich rodzajów scenariuszy i powiększyć Polecam przedsiębiorstw za mocno potrzebę migracji w pierwszej kolejności z punktu widzenia migracji masowych. Zastanów się, jeśli jest to praktyczne i możliwe urlopu, gdzie to jest i czy stosować jako ćwiczenie "czyszczenia" danych przed migracją a nawet przemieszczenie go do programu SharePoint lub ewentualnie tańsze nośnikach danych. Więcej na ten temat w przyszłości art.

W tym artykule chciałbym podać kilka wskazówek dla użytkowników i ich opcje. I często natknąć użytkownicy zarówno klientów byłych lub obecnych prosząc mnie najlepszym sposobem podejścia do treści przejścia z jednej strony do drugiej i jak przenieść całe witryny zespołu (tereny pod zestawie) z jednego miejsca do innego lub nawet treści z sieci Napędy podczas migracji lub fazy przyjęcia. Istnieje cały szereg scenariuszy i metod / narzędzi tutaj, ale mam nadzieję, że będę mógł zapewnić Państwu kilka opcji w celu edukowania i ustawić się na właściwej drodze.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Metody i narzędzia

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Wnioski

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Tło

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Wnioski

Dobry

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Pozdrowienia,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint