SharePoint som en forretningsapplikasjoner rammeverk

Innledning

Vi beskrev tidligere at du bør se SharePoint som en "ramme forretningsapplikasjoner ', snarere enn bare et stykke programvare som" håndterer dokumenter "eller som jeg en gang hørt det kalles" det er bare et intranett program'!

Faktisk gir det en underliggende programutvikling og "fiendtlig" miljø der for å gi et oppbevaringssted for å lagre organisasjoner informasjon. Som bildet viser motsatte, er det kommende siste versjonen av plattformen (SharePoint 2010) mye mer enn en dokumentregisteret; Det er et kraftig rammeverk for å bygge og hosting kraftige forretningsapplikasjoner, bygge fellesskap og å gi en rik oppbevaringssted for organisasjoner informasjon.

Det gir derfor en mulighet for programmer som skal kjøpes, konfigureres eller utviklet innen SharePoint på en måte å løse mange av virksomhetens utfordringer, forbedre effektiviteten med måten de ansatte arbeide sammen i samarbeid og potensielt redusere kostnadene forbundet med din IT-budsjetter.

SharePoint's 'iboende styrke er at den kan gi et dataregister (i form innholdet databaser lagret i Microsoft SQL Server) for mange av dine forretningsapplikasjoner, (både eksisterende og nye blir vurdert) reduserer behovet for å investere i egen maskinvare, lisenser og on-going support.

SharePoint-applikasjoner

Generelt sett sammen med de vanlige programmene SharePoint brukes til, for eksempel et intranett, ekstranett og Internett-møter steder, kan det også bli vurdert for disse, for å nevne noen vertikale og horisontale forretningsapplikasjoner:

• Prosjekt og programledelse programmer
• Markedsføringskampanje programmer
• Produktkataloger
• Diskusjonsfora
• Forskning programmer
• Rapportering arbeidsområder
• Document Imaging programmet (ved hjelp av skanner)
• Opplæring og selvhjelp portaler
• * List basert program (klient kontakter og kunnskapshåndtering søknader for eksempel)
• * Arbeidsflyt baserte programmer
• * Skjemaer basert dataregistrering programmer.

* Enhver søknad som sannsynligvis vil innebære å opprette eller oppdatere "multiple eller enkle lister 'av data kan også må ha et søk eller filtrering mekanisme brukt. Mange eksisterende Lotus Notes eller andre såkalte komplekse programmer er basert på disse tre typene i en eller annen form, og derfor bør vurderes for migrering over til SharePoint.

Søknader leveres av eksisterende skreddersydd 'klient-server' baserte arkitekturer kan også ligge innenfor SharePoint-miljø. Riktignok er noen grad av kompromiss ofte nødvendig, men det er i det minste verdt å undersøke med interessenter om hvorvidt det vil være fordeler i å migrere disse programmene og gjøre dem mer tilgjengelige og kanskje redusere totalkostnadene i det lange løp ved bruk av 'Shared Services' levert av SharePoint.

Som er grunnen til når vi leter etter konkrete eller tilpassede programmer for å oppfylle et bestemt sett av virksomheten krav, er det verdt å se på eksisterende investeringer i SharePoint å se om dette kan utvides til å gi funksjonalitet du trenger. Eller faktisk vurdere å bruke SharePoint som enhetlig underliggende plattform for innføring av flere programmer du kanskje vurderer å implementere uavhengig av hverandre.

Virkelige verden eksempler

Eksempel 1:

Et eksempel på dette kan sees med kombinasjon av eksisterende dokumentet tenkelig løsninger innen SharePoint ramme. De eksisterende print og skanner utstyr kan brukes til å fange opp, lagre deres innhold (vanligvis tiff eller pdf-filer) i SharePoint-miljø. Disse kan igjen automatisk merkes med metadata, indeksert og klargjort via et søkbart eller filtrert grensesnitt gjør den tilgjengelig for et bredere publikum, ved hjelp av arbeidsflyt osv. Slike reelle eksempel på å integrere teknologier ville være skanning av kunden korrespondanser, innkommende e-post eller andre ad-hoc-skanning krav. Dette gjenbruk av din investering i både skanning og SharePoint er godt eksempel kombinere komplementære teknologier "

Eksempel 2:

Et annet eksempel kan være at porting av en Lotus Notes-applikasjoner til SharePoint-intranett. Mange såkalte "Notes-applikasjoner" er egentlig bare lister over informasjon som er lagret i Notes. Disse kan flyttes og sitte godt innenfor sammenlignbare funksjonen satt i SharePoint. Når det er sagt, ikke undervurdere utfordringene når det gjelder å "dokumentere migrering" fra Notes, som det er vanskelig, spesielt med ofte komplekse arbeidsflyter til å migrere. Det finnes 3. parts produkter tilgjengelig for å hjelpe her, for eksempel AvePoint, Mainsoft og Quest.

Ideelt din opprinnelige SharePoint arkitektur skal ha vurdert behovet for å gi ekstra programmer og er bygget i henhold til å håndtere en slik endring. Hvis det ikke, må du foreta en full gjennomgang og planlegge arkitektoniske endringene som kreves for å imøtekomme dem - Ikke under anslaget problemene her og forskning dette området nøye, da det kan føre til mer overordnede arkitektoniske endringer, maskinvare og eller programvare kjøp.

Konklusjon

Så i sammendrag, er SharePoint mye mer enn et dokument oppbevaringssted, det er et kraftig rammeverk for å bygge og hosting kraftige kontorprogrammer, som vil hjelpe de ansatte å administrere informasjonen deres bedre og mer effektivt, og hjelper din bedrift å nå sine strategiske mål. Så enten det 2003, 2007 eller til og med snart skal lanseres 2010-versjonen av SharePoint, planlegge utplassering eller endringer brønn i avansert, slik at den støtter virksomhetens behov i fremtiden.

Hilsen,

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares

Hold SharePoint og IT-strategi synkronisert

SharePoint har modnet de siste årene til å bli ganske god til å være en "alle ting for alle mennesker" plattform, eller som jeg foretrekker å referere til det som en "ramme forretningsapplikasjoner.

Innføringen i SharePoint 2003 på "Windows SharePoint Services (WSS), lisensiert som en del av Windows Server 2003 operativsystem som en" gratis "nedlasting, var også en klar mester slag for lisensiering av Microsoft.

WSS gir uten tvil en god, robust og et rikt sett av alle bli det enkelt Document Management Services som ville tjene mange små, medium og til dels store virksomheter bedrifter godt på egen hånd. Faktisk er der mange bedrifter startet i distribusjon av tidligere versjoner av programvaren, uten egentlig å vite hva de får selv involvert.

»SharePoint 2010 vil fortsette å gi en overbevisende" one size fits all "tilnærming med attraktive verdier som går på tvers av både intranett, ekstranett og internett grenser"

Denne "alt til alle mennesker" temaet er satt til å fortsette med neste utgivelse, 2010 SharePoint. Øremerket for vår tid utgivelse, vil den fortsette å yte tjenester og funksjonalitet som skal møtes i mitt syn, en stor del av en organisasjons generisk løsning program krever veldig bra, men andre mer spesifikke krav tydeligvis ikke slik.

Som sin forgjenger i 2007 SharePoint, neste versjon (kalt SharePoint 2010) vil gi en overbevisende "one size fits all" tilnærming med attraktive verdier som går på tvers av både intranett, ekstranett og internett grenser. Ikke glemme med denne utgivelsen er en overbevisende, om umodne, Microsoft Online 'cloud basert' tjenestetilbud, som blir oppdatert på baksiden av sine første lanseringen i 2009.

Imidlertid har "alle ting for alle mennesker uttalelse fra tid til annen vært dens 'akilleshæl" i at det ikke gjør én funksjon samt kunder forventer eller potensielt behov, slik som dokumenthåndtering, records management, wiki's, blogger, arbeidsflyt og content management, etc. Man kan hevde at disse og SharePoint andre sentrale funksjoner har en rekke konkurrerende produkter som hvis det brukes uavhengig, er langt bedre.

Men det er viktig å huske at SharePoint var ikke og vil ikke kunne vinne på en slik side ved side sammenligninger. Det er heller ikke designet for å konkurrere med hensyn til 'vertikale' baserte forretningsapplikasjoner eller annen spesialist "bransje" programmet. Et punkt som ofte tapt i diskusjoner og utvelgelsen foretas med å velge en IT-løsning som dekker dine behov.

»SharePoint er, hvis den ikke allerede er en del av disse byggesteinene"

For å unngå disse scenariene og sikre SharePoint regnes i riktig sammenheng, er det viktig din strategi for introduksjonen, adopsjon og ledelsen er enige om og forstås ikke bare av dem med ansvar for implementering og support, men av alle senior interessenter ansvar for IT service delivery .

Videre vil jeg argumentere for å holde dette og generell IT-strategi i synk. Hvorfor? Fordi oftere enn ikke organisasjonen skal bruke en voksende blanding av IT-applikasjoner, maskinvare og programvare, og samlet en rekke ferdigheter og erfaring at kjernen ansatte beholde og vedlikeholde som en del av rollen sin.

Derfor IT-funksjonen har en egeninteresse i å håndtere de tilhørende kostnadene med dette heterogent miljø. I tillegg er det, eller heller bør være et voksende ønske om å forenkle, være mer lydhøre og innføre operative og strategiske "byggeklosser" som kan hjelpe bedriften oppnå den strategiske mål. SharePoint er hvis den ikke allerede er en del av disse byggesteinene. Selv om det brukes taktisk nå som en "punkt-løsning" for en bestemt funksjon som et intranett, SharePoint bredde av evner arguably krav til det å bli vurdert i større sammenheng på strategisk byggeklosser.

I min neste artikkel vil jeg skrive mer om hvorfor det er innføring av SharePoint-teknologier i IT-strategien er viktig og hvordan du kan utvider investeringen du har gjort i SharePoint 2007 eller er i ferd med å gjøre kanskje i SharePoint 2010 senere i år.

Hilsen,

Andrew Walmsley

Administrerende direktør

Interessert i SharePoint 2010?

Jeg har hatt det privilegium (og beholde mange arr!) For å ha jobbet med SharePoint siden den første lanseringen i 2001, og har sett påfølgende oppdateringer til plattformen gjennom årene, så vel som vitne den voksende adopsjon av bedrifter som en av de viktigste " byggesteinene 'av teknologien bli implementert for å gi både strategiske og operative IT-mål.

Som følgende blogginnleggene avbilder (post 1 og post 1) dette har vært mitt syn meste "evolusjon" gjennom årene i form av produktplattform funksjonalitet og arkitektur.

Det har videre sett massive interessen og investeringene i år på årsbasis, ikke minst med den siste planlagte utgivelsen av produktet kalles SharePoint 2010. Flere detaljer om dette her for det planlagte oppdateringer: SharePoint Sneak Peak

Hva har overrasket meg til en viss grad, er nivået på interessen og tilgjengeligheten av kurs, arrangementer og andre slike materialer på "hvordan du installerer ',' tasten design beslutninger om å vurdere", osv. Og dette er allerede før produktet er release i beta til allmennheten! Dette absolutt ikke var tilgjengelig for tidligere versjoner til noen stor dybde.

Dette er et godt tegn på et sunt fellesskap og støtte av Microsoft, som leverer mye mer i form av informasjon og opp foran veiledning på sine fremtidige veikart hensyn til dette og andre teknologier.

Lar håper fremdriften fortsetter for når den ikke starter neste år. Et slikt levende fellesskap og hjelp fra Microsoft, hjelper oss alle "komme opp til fart" med ny teknologi, og tillater oss å være bedre forberedt på de utfordringene det vil uten tvil gi. Dette fordeler alle som det også innrømmer Microsoft-partnere, som WorkShares å yte rettidig råd og veiledning rundt strategiske beslutningsprosesser selskaper har å gjøre for fremtidige investeringer i 2010 og utover.

Hilsen,

Andrew

Administrerende direktør

Michael Deller blir WorkShares

Vi er glade for å kunngjøre at Michael Deller har blitt WorkShares. Han har blitt med som vår tekniske direktør, og vil fortsette i sin kapasitet som en erfaren SharePoint konsulent og arkitekt, blant hans andre roller for WorkShares.

Med over 6 års erfaring med å jobbe med SharePoint-teknologier med noen av Storbritannias ledende Microsoft-partnere i dette rommet, Michael bringer med seg et vell av erfaring og kunnskap uovertruffen i dette feltet.

Michael har jobbet med noen av de mest høyprofilerte SharePoint prosjekter og har krysset bransjeerfaring, inkludert offentlig sektor, ikke for profitt, verktøy og utdanning.

Michael's bakgrunn før SharePoint og Information Worker arena følger flere år innen Microsoft klient / server infrastruktur-feltet med en sterk bakgrunn i infrastruktur, meldinger og feilsøking.

Michael's avtale vil styrke vår ledende ledergruppe og total leveranse evne. Hans siste attendance til lanseringen av Microsofts nyeste oppdateringen til plattformen (SharePoint 2010) på konferansen i Vegas, vil gi sårt tiltrengt "heads up" på konsekvenser, utfordringer og muligheter for eksisterende og nye brukere av SharePoint-teknologi.

Etter å ha jobbet med Michael i flere år på mange SharePoint prosjekter, er jeg veldig glad for å sikre sine tjenester og ser frem til hans verdifulle bidrag for WorkShares med våre eksisterende og fremtidige kunder.

Hilsen,

Andrew

Administrerende direktør, WorkShares.

Dokument migrasjon i SharePoint: Betraktninger

Bakgrunn

Jeg nevnte i mitt forrige innlegg med tittelen "Dokument Migrasjon i SharePoint - Ditt valg", som det er i utgangspunktet 4 viktigste alternativer tilgjengelig for deg når man beslutter å overføre innhold fra fildeling og andre repositories. For å oppsummere:

• Migrer helt til SharePoint
• * Delvis migrering av en undergruppe av innholdet i SharePoint
• ** Leave hvor det er og fortsetter å opprettholde både repositories uavhengig
• *** Leave hvor det er og fortsetter å opprettholde både repositories, men bruker SharePoint til å indeksere dine gamle innholdet, og dermed gi muligheten til å søke den.

Ett eller flere av disse alternativene kan være den ruten du ender opp med å velge, avhengig av dine behov og krav.

* De eldre innhold kan godt være arkiveres eller bare slettet.

** Vurder regning og risiko her opprettholde aldrende utstyr

*** Dette har begrensede muligheter, undersøke grundig og test spesielt søkeresultatene, derfor brukes med forsiktighet.

Neste trinn og hensyn

For å hjelpe deg gjennom denne beslutningsprosessen å finne ut hvilken rute som er best for din situasjon, jeg har skrevet under noen tips for deg å vurdere og debatt innenfor din kjernevirksomhet prosjektgruppen og interessenter likt. Disse kommentarene er basert på flere års administrere en rekke SharePoint prosjekter, så forhåpentligvis vil du unngå noen av de smertefulle erfaringene lært at vi og våre kunder gikk gjennom! Det er nok ikke alt du trenger å tenke på, men en god start med et par tanker som hjelper deg langs veien.

"Migrasjon kan være dyrt, spesielt når du tenker på volumet av informasjon du planlegger å migrere den virkelige kostnaden for forretnings-og tekniske ressurser (interne og eksterne) du har tenkt å planlegge i å hjelpe til med migrering innsats"

Spørsmålet ditt interessenter og senior brukere med hensyn til om de virkelig trenger å flytte på tvers av alle disse dokumentene og intranett-sider, bilder, video osv. Basert til en viss grad på anekdotiske og empiri, viser min erfaring gang på gang, 80 -- 90% av innholdet er sjelden hvis det er tilgjengelig over 12-18 måneder etter at den ble opprettet. Så du kan skape et fjell av arbeid, for lite tilbake i verdi.

Jeg anbefaler derfor å prøve å finne støtte bevis for å bekrefte at det er (eller ikke) tilgang ofte eller andre uttalelser som støtter eller på annen måte overføringen kravet. Finn ut hvorfor det egentlig behov for å bli migreres ", nesten som å sette sammen en mini business case beslutningsprosessen. Ofte forretningsenheter vil bare si det er, for å unngå å gjøre arbeidet med undersøkelse eller migrasjon i første omgang fordi de har andre (selvsagt så) prioriteringer. Virkeligheten er en god gammel klart ut er ofte en velkomst og god anledning til å friske innholdet opp, arkiv eldre elementer av innholdet ikke lenger nødvendig.

Jeg anbefaler sterkt at du foreta en gjennomgang av innholdet som er samlet gjennom årene. Du kan bli overrasket over å finne ut hvor mye av det egentlig ikke lenger er nødvendig, relevant eller hensiktsmessig og eller faktisk identifisere innhold som må oppdateres likevel.

Husk også det er en subtil, men viktig forskjell mellom det å være "tilgjengelig" for virksomheten og det blir flyttet og finnes i SharePoint. For eksempel kan du holde det borte fra SharePoint i mindre tilgjengelig, men fortsatt tilgjengelig offline media eller andre kanskje billigere former for lagring.

Hvis du finner ut at du vil ha en stor mengde innhold å migrere virkelig satt på plass en "blåkopi" for migrering lag (e) du mobilisere, sørge for at alle er klar over deres roller, deres oppgaver og når de er skulle gjøre dem og hvorfor. De kort trenger å være fullt på bord med hva som blir gjort.

Du trenger også å "bevise prosessen fungerer før bevise throughput" for migrasjon lag. Dette gjelder for den manuelle, automatiske eller blanding av begge tilnærminger. Vær generøs i anslagene for migrering basert på resultatene av funnene dine. Dette vil gi interessenter trygghet i prosjektgrupper evne til å møte migrasjon tidsfrister.

"Impact on total SharePoint arkitektur må planlegges i utformingen"

Forhåpentligvis vil du få dekket hele eller mesteparten av dette i den opprinnelige SharePoint arkitektur planlegging ... Tenk om økning i belastningen på din fysiske server miljø, kapasitetsplanlegging problemer, innvirkning på søkeresultatene, samlet navigasjon og nytten av innholdet, for å nevne Noen områder som trenger tanke og evaluering når de vurderer å migrere eksisterende innhold i SharePoint.

For eksempel, hvis du skal flytte og eller indeksere noen av de eksternt lagret innhold i SharePoint-miljø, vurdere implikasjon for økningen i bagasje du skal plassere på miljøet. Ikke minst fordi økningen i størrelsen er ikke bare for rådata lagring av innhold legges til i din SQL databaser, men også den nye lagringsplass som kreves for å håndtere den økte indeksen filstørrelser.

Deretter vurdere den ekstra belastningen du nettopp har plassert på din backup og gjenoppretting prosesser! Du kan ta med potensielle press på din evne til å møte dine SLAs for tjenesten tilgjengelig i tilfelle av nedetid. For eksempel kan du fortsatt gjenopprette nylig økt innhold databaser i tiden tillatt innenfor SLAs?

"Vurdere 3. parts verktøy som hjelper deg med volumet av data"

Mange 3. parts produkter gjør en flott jobb med å hjelpe deg bulk migrere / laste opp innhold i SharePoint-miljø. Imidlertid vil mange ikke oppfyller dine krav fullt ut, så vurdere dem nøye, og planen deres ytelse (eller mangel på) med migrasjon og kostnader inn i planer og budsjetter. Det er viktig å kjenne sine begrensninger så vel som deres sterke sider. Du kan finne de migrerer mange, men ikke alle dokumenttyper. Også ganske ofte du vil miste noe viktig dokument egenskaper eller andre metadata knyttet til dokumentet eller sidene du forsøker å migrere.

I tillegg kan du miste data integritet for eksempel tidsstempel informasjon. Dette er vanligvis noe som kan være viktige fra et records management perspektiv, ettersom det ikke kan bæres over til det nye miljøet.

"Sørg for at du får bedriften til å ta ledelsen i migrering"

For all del gi blåkopi (tilnærming), verktøy og metoder som sikrer innhold kan migreres. Til syvende og sist men virksomheten brukere bør egne 'den faktiske migrasjon og være fullt involvert i denne delen av prosjektet fra begynnelsen. De er best plassert til å vite hva innholdet er eller ikke er nødvendig, hvordan det skal se ut, nås, etc. Det er også skjer for å være en av de beste metodene for å utdanne sluttbrukerne i bruk av SharePoint evner du leverer til dem samlet.

"Tenk regulatoriske forpliktelser å beholde data"

Flere av næringslivet i særdeleshet regjeringen / offentlig sektor, finans, helse og veldedige organisasjoner har spesielle regulerende regler de må følge etter data oppbevaring, tilgjengelighet og tilgang (databeskyttelse problemer som helhet). Disse må factored inn i dine planer.

"Disinvest og eller bruke din gamle maskin"

Migreringen fra gamle intranett, arkiv aksjer eller andre programmer potensielt kan du disinvest maskinvaren din (eller i det minste noe av det). Plan for denne innsatsen, selv om det bare finne ut hvordan er har du tenkt til å gjenvinne kit eller har det fjernet fra serveren rom. Tenker veldedige organisasjoner eller skoler som kan ha nytte av det gamle utstyret i stedet dumping det i deponi.

"Husk at ikke alle dataene bør eller kan lagres i SharePoint"

Det er sant SharePoint kan indeksere et variert innhold kilder. Men den smertefulle virkeligheten er dette sjelden oppnår resultater opprinnelig ønsket, på grunn av ikke på grunn av produktet feil per se, men fordi det generelle vedlikeholdet av SharePoint-basert søk ta mye av pågående arbeid som ofte blir glemt eller utelatt i design eller på pågående vedlikehold.

Ganske ofte er det den enkle ruten å indeksere aldring og svulmende arkiv aksjer, men vil du virkelig vil søkeresultatene inneholde opplysninger fra kilder som er så gammel og utdatert? Uten forsiktig design i begynnelsen, finjustering og regelmessig vedlikehold kreves ofte du ender opp med en dårlig opplevelse fra en brukers perspektiv.

Så for all del vurdere å indeksere kilder, men virkelig forstår konsekvensene av en design, planlegging og løpende vedlikehold av perspektiv, ikke minst brukerne erfaring med søkeresultatsidene. På sistnevnte notatet vurdere alle ut av boksen som du har med søk og introduserer også filtrering for søkeresultatene innhold (egendefinert eller 3dje parts rute).

"Tenk forlater innhold der det er"

Prøv å forstå både materielle og immaterielle fordeler med å forlate innhold in situ, og kanskje gjøre innholdet "read only" for en periode mens du vurdere alternativene og eller utføre dine migrasjon, for ikke å tillate økt, eller skifte av innhold som er lagret i dette området.

Konklusjon

Det er mange ting å vurdere som en del av diskusjonene for å fastlegge tilnærming til migrasjon og ovenfor er bare noen av emnene du må vurdere.

Det er ofte politisk på "minste motstands vei" for å bare overføre alt innhold, uavhengig av den tekniske og noen ganger økonomisk rasjonelt for å gjøre noe annerledes. Hvis du ikke allerede har, kan du vurdere å innføre arkivering, kvote og retningslinjer for oppbevaring av å håndtere ingen tvil øke volumet av data i miljøer.

Må engasjere med interessenter og få sine buy-in for å eie overføringen stykke. Ofte en strategi for å sikre virksomheten utfører denne migreringen vil gjøre dem tenke annerledes når det er deres ressurser som tas fra sine normale roller å gjøre det.

Til slutt, i min erfaring migrering og forfriskende en liten del av det opprinnelige innholdet i SharePoint, samt arkivering resten er den riktige tilnærmingen for de fleste omstendigheter. Slå på SharePoint indeksering mulighetene for fildeling, men bare i små og målte omstendigheter er også noe du bør vurdere.

Hilsen,

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares

Dokument migrasjon i SharePoint: Ditt valg

Oversikt

Som jeg nevnte i mitt forrige innlegg er det en rekke innebygde verktøy og andre alternativer for å hjelpe deg med å overføre innholdet i og rundt SharePoint-miljøer.


»SharePoint er en naturlig erstatning for den aldrende filen aksjer og andre dataregistre"

Den svært reelle og viktige spørsmål melder seg over hva de skal gjøre med historiske data lagret i disse repositories som fil og delte nettverksressurser, intranett og andre siloer. Det absolutt ikke vil være en total erstatning på filen / delte nettverksressurser.

That said, this and the next article I plan to write intends to provide you with the main options open to you, as well as some useful pointers from the experiences we have gained over the years with working with clients large and small to deliver intranet, internet, extranets and other point solutions based on Microsoft SharePoint technologies.

The Options

You basically have the following choices to carefully consider, each one will have implications that will be different depending on your needs and circumstances:

• Migrate completely into SharePoint
• Partial migration of a subset of the content into SharePoint
• Leave where it is and continue to maintain both repositories
• Leave where it is and continue to maintain both repositories AND use SharePoint to index your old content, hence providing capability to search it.

Each one has pro's and con's, which you will need to way up in order to make a decision that is right for you. In the end one of more of the above may be appropriate for your needs, but as per previous blog posts ensure you budget and plan accordingly as I will guarantee it will take your longer that you think!

I will write a few more pointers for you to consider in those deliberations with your stakeholders and clients alike in the next post.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrenen eller flytte innhold i SharePoint

Innledning

Migrasjon er alltid vanskelige tema som kommer opp på et prosjekt i begynnelsen i form av Scoping et prosjekt, mot slutten under utbygging eller adopsjon faser, eller når prosjektet er avsluttet og brukere er igjen på egenhånd. Aktiviteten ved å migrere eller flytte data til eller mellom team nettsteder, mysites, eller fra nettverksstasjoner og systemer som Notater kan være betydelige.

Det er imidlertid dessverre ingen svar å møte alle typer scenarier og ved å forstørre Jeg anbefaler bedrifter vurderer sterkt behov for å migrere på første plass fra en bulk migrasjon perspektiv. Vurder om det er praktisk og mulig forlate hvor det er, og eller bruke det som en øvelse i "rensing" dine data før migrering eller faktisk flytter den inn i SharePoint eller muligens billigere lagring medier. Mer om dette temaet i en fremtidig artikkel.

For denne artikkelen Jeg ønsker å gi noe veiledning til sluttbrukere og deres valg. Jeg ofte komme over sluttbrukere både fra tidligere eller nåværende kunder spør meg om hvordan best å nærme seg å flytte innhold fra en lokalitet til en annen, eller hvordan du skal flytte et helt lag nettsted (sub nettsteder inkludert) fra ett sted til et annet eller til og med innhold fra nettet kjører under en migrering eller adopsjon fase. Det finnes en hel rekke scenarier og metoder / verktøy her, men forhåpentligvis vil jeg kunne gi deg noen alternativer for å utdanne og sette deg på rett spor.

Først å angi dine forventninger helt fra starten ... alle migrasjon inn i eller rundt SharePoint er ikke enkelt å oppnå, spesielt ved hjelp ut av esken metoder og krever en god del manuelle trinn. Dette er hovedsakelig på grunn av hvordan vi vanligvis store teamet vårt innhold (i mye av det som kalles områdesamlinger - toppnivå steder typisk), som igjen er lagret i SQL-databaser. Men også som et resultat av mangel på støtte generelt i brukergrensesnittet innen SharePoint å gi den nødvendige kontroll og mekanismer for å tillate å kopiere eller flytte innhold. Dette er trolig grunnen til at det er mange 3. parts verktøy der ute som kan hjelpe deg.

I alle tilfelle, må du planlegge nøye nettstedets design og navngiving for å unngå et slikt behov for å flytte innholdet senere!

Ordliste

Et par tips først på terminologien før vi fortsetter:

• Site Collection - Topp mest depotet og sikkerhet grensen for lagring og administrasjon av innhold. SharePoint kan inneholde mange hundre eller tusenvis av disse i en distribusjon. Toppnivå team områder er ofte site samlinger.

• Team site - En øverste nivå som er laget helt i begynnelsen til å lagre og eller dele innhold. Vanligvis en områdesamling kan inneholde mange titusener av team steder og eller sub-team områder i én områdesamling hver inneholder mange hundre tusenvis av dokumenter, eller større hvis strukturen riktig.

• Sub-området - er i utgangspunktet laget nettsteder som sitter under den øverste nivå i en områdesamling og har blitt laget av brukere til å lagre mer innhold fra øverste nivå. De har mer eller mindre samme funksjonalitet, men er / kan regnes som "barn" i den øverste området og vil trolig, men ikke nødvendigvis arve tillatelser og kan koblingen mellom hverandre, osv.

• Innhold - Alle Office-dokumenter, PDF-filer, bilder, diskusjon lister, kalendere, kontaktlister, eller tekst som du har lagret på din side.

• Liste - Kalendere, kontakter lister, dokumentbiblioteker, diskusjonsfora er alle eksempler på 'SharePoint-lister "og kan inneholde en blanding av innholdselementer.

Metoder og verktøy

Følgende er noen virkelige verden sluttbruker drevet metoder og verktøy for å vurdere om innholdet migrasjon inn og lag plass i hovedbygningen, men vil også arbeide for mysites og publisering av innhold.

1. Opprettelsen av nettstedet "maler"

For alle lag nettsted som du har innhold i, det er en evne til å bevare hele området, dets dokumentbiblioteker, meta data og innhold (opp til en størrelse av 1O megabyte bare) som en gjenbrukbare mal. Dette blir nå en bærbar nettsted mal å bruke på andre nettsteder. Med denne kan du nå lage repeterbare nettsteder som inneholder samme struktur og / eller innhold.

For å gjøre dette, under Site Innstilling finner du en funksjon kalt "Lagre Site som mal. Dette vil tillate deg å lagre bare strukturen OG ELLER innholdet i tillegg - Selv fordi begrenset til maksimalt 10 megabyte i størrelse. Det er ikke ideelt og vil avhenge av størrelsen på innholdet som til dens relevans eller ikke som et verktøy for deg å bruke.

Når du har lagret siden som en mal, (gi den et eget navn), kan du gå under Innstillinger for webområde til "Site malen galleriet '. Din nylig lagrede nettstedet mal vil være der. Nå kan dette lastes ned til skrivebordet, ( "site templateName. STP) og i utgangspunktet opp på det nye nettstedet til destinasjonsselskapet" områdemalen galleriet '.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Utgangspunktet for hver listen eller biblioteket du har opprettet på nettstedet ditt (dette betyr en kalender, dokumentbiblioteket, kontaktlisten eller annen generisk liste) kan du faktisk lagre hver enkelt liste, inkludert noen ekstra kolonner du har opprettet på innsiden og dokumenter / innholdet i dem , som et gjenbrukbart 'liste mal'. Som med "Lagre som et område mal 'nevnt tidligere, blir dette nå en bærbar liste mal å bruke på andre nettsteder.

For å gjøre dette, under listen eller dokumentbiblioteket innstillinger, finner du en funksjon som heter "Lagre som mal. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Begrenset til 10M i størrelse

3. Explorer view "quick and dirty - kopiere, klippe og lime"

Denne metoden fungerer bare for dokumentbiblioteker eller bilde biblioteker. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Ikke veldig robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Konklusjon

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Visste du oppnå SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'faste' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Bakgrunn

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

Bruker Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Konklusjon

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Tilgang til Office 2007-formaterte dokumenter i SharePoint med eldre versjoner av Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint