SharePoint som forretningsapplikasjoner rammeverk

Innledning

Vi beskrev tidligere at du skal se SharePoint som en "Programmer"-rammeverk virksomhet, i stedet for bare et stykke programvare som "håndterer dokumenter 'eller som jeg hørte en gang det som kalles" det er bare et intranett program'!

Faktisk gir det en underliggende programutvikling og "hosting" miljø til å gi et depot til å lagre organisasjoner informasjon. Som bildet viser motsatte, den kommende siste versjonen av plattformen (SharePoint 2010) er mye mer enn et dokument depot, det er et kraftig rammeverk for å bygge og hosting kraftige forretningsapplikasjoner, bygge fellesskap og gir en rik oppbevaringssted for organisasjoner informasjon.

Det gir derfor en mulighet for programmer til å bli kjøpt, konfigureres eller utviklet innen SharePoint på en måte å løse mange av dine forretningsmessige utfordringer, forbedre effektiviteten med måten personalet samarbeider samarbeide og potensielt redusere kostnadene forbundet med IT-budsjetter.

SharePoint's 'intrinsic styrke er at den kan gi et dataregister (i form innhold databaser lagret i Microsoft SQL Server) for mange av dine forretningsapplikasjoner, (både eksisterende og nye som blir vurdert) reduserer behovet for å investere i egen hardware, lisensiering og pågående støtte.

SharePoint-applikasjoner

Generelt sett sammen med de vanlige programmene SharePoint brukes til, for eksempel et intranett, ekstranett og internett web-områder står overfor, kan det også bli vurdert for følgende, for å nevne noen vertikal og horisontal forretningsapplikasjoner:

• Prosjekt-og programledelse applikasjoner
• Markedsføringskampanje programmer
• Produkt kataloger
• Diskusjonsforumer
• Forskning programmer
• Rapportering arbeidsområder
• Document Imaging programmet (ved hjelp av skannere)
• Opplæring og selvhjelp portaler
• * List basert program (klient kontakter og kunnskapsforvaltning applikasjoner for eksempel)
• * Arbeidsflyt baserte programmer
• * Skjemaer basert dataregistrering programmer.

* Alle typer programmer som sannsynligvis vil innebære å opprette eller oppdatere 'multiple eller enkle lister' av data kan også ha et søk eller filtrering mekanisme brukt. Mange eksisterende Lotus Notes eller andre såkalte komplekse applikasjoner er basert på disse tre typene i en eller annen form, og dermed bør vurderes for migrering over til SharePoint.

Programmer som leveres av eksisterende skreddersydd "klient-server" basert arkitekturer kan også være vert for i SharePoint-miljøet. Gitt, nivå av kompromiss er enkelte ofte nødvendig, men det er i det minste verdt å undersøke med interessenter om hvorvidt det vil være fordeler i migrering disse programmene og gjøre dem mer tilgjengelige og kanskje redusere totalkostnadene på lang sikt ved bruk av "fellesfunksjoner" som tilbys av SharePoint.

Som er grunnen når vi leter etter spesifikke og spesialtilpassede programmer for å oppfylle et bestemt sett av forretningsbehov, er det verdt å se i den eksisterende investeringer i SharePoint for å se om denne kan utvides til å gi den funksjonaliteten du trenger. Eller faktisk vurdere å bruke SharePoint som enhetlig underliggende plattform for innføring av flere programmer du kan vurdere å gjennomføre uavhengig av hverandre.

Virkelige verden eksempler

Eksempel 1:

Et eksempel på dette kan sees med det å kombinere av eksisterende dokument imaging løsninger innen SharePoint-rammen. De eksisterende print og skanner utstyr kan brukes til å fange, oppbevare deres innhold (vanligvis tiff-eller pdf-filer) i SharePoint-miljøet. Disse kan igjen merkes automatisk med metadata, indeksert og klargjort via en søkbar eller filtrert grensesnitt gjør den tilgjengelig for et bredere publikum, ved hjelp av arbeidsflyt, etc. En slik virkelige verden eksempel på å integrere teknologien vil være skanning av kunden korrespondanse, innkommende post eller andre ad-hoc skanning krav. Dette gjenbruk av din investering i både skanning og SharePoint er godt eksempel på å kombinere komplementære teknologier "

Eksempel 2:

Et annet eksempel kan være at av porting ditt Lotus Notes programmer til SharePoint-intranett. Mange såkalte "Notes-applikasjoner" er egentlig bare lister av informasjon lagret i Notes. Disse kan bli flyttet og sitter godt innenfor sammenlignbare funksjonene i SharePoint. Når det er sagt, må ikke undervurdere utfordringene når det gjelder å "dokumentere migrering" fra Notes, som det er svært vanskelig, spesielt med ofte komplekse arbeidsflyter å migrere. Det finnes 3dje parts produkter tilgjengelig for å hjelpe her, slik som AvePoint , Mainsoft og Quest .

Ideelt sett den opprinnelige SharePoint arkitekturen skal ha vurdert behovet for å gi flere programmer og er bygget i henhold til å håndtere en slik endring. Hvis den ikke gjorde det, så må du foreta en full gjennomgang og planlegge arkitektoniske endringene som kreves for å imøtekomme dem - Ikke under anslaget problemene her og forskning dette området grundig, da det kan føre til ytterligere overordnede arkitektoniske endringer, maskinvare og eller programvare kjøp.

Konklusjon

Så i sammendrag, er SharePoint mye mer enn et dokument depot, det er et kraftig rammeverk for å bygge og hosting kraftige forretningsapplikasjoner som vil hjelpe dine ansatte administrere informasjonen deres bedre og mer effektivt, hjelper bedriften å nå sine strategiske mål. Så enten det 2003, 2007 eller til og med snart å bli lansert 2010-versjonen av SharePoint, planlegge utplassering eller endringer i god avansert slik at den støtter dine behov i fremtiden.

Vennlig hilsen

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares

Hold SharePoint-og IT-strategi synkronisert

SharePoint har modnet de siste årene for å bli ganske god til å være en "alt for alle mennesker»-plattformen, eller som jeg foretrekker å referere til det som en "Programmer"-rammeverk virksomhet.

Innføringen i SharePoint 2003 av "Windows SharePoint Services (WSS), lisensiert som en del av Windows Server 2003-operativsystemet som en" gratis "nedlasting, var også en klar mesterstykke av lisensiering av Microsoft.

WSS gir uten tvil en god, robust og rikt sett av alle bli den enkel dokumenthåndtering tjenester som ville tjene mange små, middels og til dels stor bedrift bedrifter godt på egen hånd. Faktisk det er her mange bedrifter startet i utplasseringen av de tidligere versjonene av programvaren, uten egentlig å vite hva de får seg involvert med.

"SharePoint 2010 vil fortsette å gi en overbevisende" one size fits all "tilnærming med attraktive verdier som går på tvers av både intranett, ekstranett og internett grenser"

Denne "alt for alle mennesker"-tema er satt til å fortsette med den neste utgivelsen, 2010 SharePoint. Øremerket til et våren utgivelse, vil den fortsette å yte tjenester og funksjonalitet som vil møte i min mening, en stor del av organisasjonens generiske løsningen program krever veldig bra, men andre mer spesifikke krav tydeligvis ikke det.

Som sin forgjenger i 2007 SharePoint, neste versjon (kalt SharePoint 2010) vil gi en overbevisende "one size fits all" tilnærming med attraktive verdier som går på tvers av både intranett, ekstranett og internett grenser. Ikke glemme med denne utgivelsen er en overbevisende, om umodne, Microsoft Online 'sky basert' tjenestetilbud, som blir oppdatert på baksiden av sine første lanseringen i 2009.

Men «alle ting for alle mennesker erklæring har fra tid til annen vært dens" akilleshæl "i at det ikke gjør én funksjon så vel som kunder forventer eller potensielt behov; Slik som dokumentbehandling, poster ledelse, wiki-er, blogger, arbeidsflyt og web content management, etc. Man kan hevde at disse og SharePoint andre kjernefunksjoner har en mengde konkurrerende produkter at hvis brukes uavhengig, er langt bedre.

Men det er viktig å huske at SharePoint var ikke og vil ikke være i stand til å vinne i en slik side ved side sammenligninger. Det er heller ikke designet for å konkurrere med hensyn til "vertikal" baserte forretnings applikasjoner eller annen spesialist 'bransje' programvare. Et punkt ofte tapt i diskusjoner og utvelgelsesprosessen foretatt med valg av IT-løsning som dekker dine behov.

"SharePoint er, hvis den ikke allerede er en del av de som byggeklosser"

For å unngå disse situasjonene, og sørge for SharePoint er vurdert i riktig sammenheng, er det viktig din strategi for introduksjon, adopsjon og ledelse er avtalt og forstått ikke bare av dem som har ansvar for implementering og support, men av alle senior interessenter ansvar for IT service levering .

Videre vil jeg argumentere for å holde dette og generell IT-strategi i sync. Hvorfor? Fordi oftere enn ikke organisasjonen skal bruke en voksende blanding av IT-programmer, maskinvare og programvare, og samlet en rekke ferdigheter og erfaring at kjernen ansatte beholde og vedlikeholde som del av sin rolle.

Derfor IT-funksjonen har en egeninteresse i å håndtere de tilhørende kostnadene med dette heterogent miljø. I tillegg er det, eller rettere sagt bør være et økende ønske om å forenkle, være mer lydhør og innføre operasjonelle og strategiske "byggeklosser" som kan hjelpe bedriften å oppnå det strategiske mål. SharePoint er hvis den ikke allerede er en del av de som byggeklosser. Selv om det brukes taktisk nå som en "punkt løsning" for en bestemt funksjon som et intranett, SharePoint er bredden av evner muligens krav til det å bli vurdert i den større sammenheng med dine strategiske byggeklosser.

I min neste artikkel vil jeg skrive mer om hvorfor det er innføring av SharePoint-teknologi i IT-strategi er viktig, og hvordan du kan ytterligere utvide investeringen du har gjort i SharePoint 2007 eller er i ferd med å gjøre kanskje i SharePoint 2010 senere i år.

Vennlig hilsen

Andrew Walmsley

Administrerende direktør

Interessert i SharePoint 2010?

Jeg har hatt det privilegium (og beholde mange arr!) For å ha jobbet med SharePoint siden den første lanseringen i 2001, og har sett påfølgende oppdateringer til plattformen gjennom årene, så vel som vitne den økende adopsjon av bedrifter som en av de viktigste " byggeklosser "av teknologi iverksettes for å levere både strategiske og operative IT-mål.

Som følgende blogginnlegg avbilder ( post 1 og post 1 ) denne har vært i min mening stort sett "evolusjon" gjennom årene når det gjelder produkt-plattform funksjonalitet og arkitektur.

Det har videre sett massive interessen og investeringer år på år, ikke minst med den siste planlagte utgivelsen av produktet som kalles SharePoint 2010. Flere detaljer om dette her for det planlagte oppdateringer: SharePoint Sneak Peak

Hva har overrasket meg i noen grad, er nivået på interessen og tilgjengeligheten av kurs, arrangementer og andre slike materialer på "hvordan å installere", "nøkkelen design beslutninger om å vurdere", osv. Og dette er allerede før produktet er løslate i beta for allmennheten! Dette var visst ikke tilgjengelig for tidligere versjoner i særlig dybde.

Dette er et godt tegn på en sunn støtte fellesskap og av Microsoft, som leverer mye mer i form av informasjon og opp foran veiledning på sine fremtidige veikart hensyn til dette og andre teknologier.

Lar håper fremdriften fortsetter for når den gjør det starter neste år. Et slikt levende fellesskap og hjelp fra Microsoft, hjelper oss alle "komme opp til speed" med den nye teknologien og tillater oss å være bedre forberedt på de utfordringer det vil uten tvil gi. Dette er godt for alle som det også gjør at Microsoft-partnere, som WorkShares, for å gi rettidig råd og veiledning rundt strategiske beslutningsprosesser selskapene er å måtte gjøre for fremtidige investeringer i 2010 og utover.

Vennlig hilsen

Andrew

Administrerende direktør

Michael Deller sammenføyninger WorkShares

Vi er glade for å meddele at Michael Deller har blitt WorkShares. Han har blitt med som vår tekniske direktør, og vil fortsette i sin kapasitet som en erfaren SharePoint konsulent og arkitekt, blant hans andre roller for WorkShares.

Med over 6 års erfaring med å jobbe med SharePoint-teknologi med noen av Storbritannias ledende Microsoft-partnere i dette rommet, bringer Michael med seg et vell av erfaring og kunnskap sidestykke i dette feltet.

Michael har jobbet med noen av de mest høyprofilerte SharePoint prosjekter, og har på tvers bransjeerfaring inkludert offentlig sektor, ikke for profitt, verktøy og utdanning.

Michael bakgrunn før SharePoint og informasjon Worker arena følger flere år innen Microsoft klient / server infrastruktur feltet med en sterk bakgrunn i infrastruktur, meldinger og feilsøking.

Michael utnevnelsen vil styrke vår øverste ledelsen og generell leveringsdyktighet. Hans siste frammøte til lanseringen av Microsofts nyeste oppdateringen til plattformen (SharePoint 2010) på konferansen i Vegas , vil bringe mye behov for "heads up" på implikasjonene, utfordringer og muligheter for eksisterende eller nye brukere av SharePoint-teknologi.

Etter å ha jobbet med Michael i flere år på en rekke SharePoint prosjekter, er jeg veldig glad for å sikre sine tjenester, og ser frem til hans verdifulle bidrag for WorkShares med våre eksisterende og fremtidige kunder.

Vennlig hilsen

Andrew

Administrerende direktør, WorkShares.

Dokument migrasjon i SharePoint: Betraktninger

Bakgrunn

Jeg nevnte i mitt siste innlegg med tittelen " Dokument Migrasjon i SharePoint - Alternativene ", at det er i utgangspunktet fire hovedalternativer tilgjengelig for deg når man beslutter å overføre innholdet fra filen aksjer og andre rutiner. For å oppsummere:

• Migrere fullstendig til SharePoint
• * Delvis migrasjon av et delsett av innholdet i SharePoint
• ** La hvor den er og fortsatt å opprettholde begge depotene uavhengig
• *** La hvor den er og fortsatt å opprettholde begge depotene, men bruke SharePoint til å indeksere ditt gamle innholdet, og derfor gir muligheten til å søke den.

Ett eller flere av disse alternativene kan være ruten du ender opp velger avhengig av dine behov og krav.

* Den eldre innhold kan godt bli arkivert eller bare slettet.

** Vurder regning og risiko her vedlikehold av aldrende utstyr

*** Dette har begrensede muligheter, undersøke grundig og teste særlig søkeresultatene, derav bruk med forsiktighet.

Neste skritt og hensyn

For å hjelpe deg gjennom denne beslutningen prosessen for å finne ut hvilken rute som er best for din situasjon, har jeg skrevet under noen tips for deg å vurdere og debatt innenfor din kjernevirksomhet prosjektgruppen og interessenter likt. Disse kommentarene er basert på flere år med å håndtere en rekke SharePoint prosjekter, så forhåpentligvis vil du unngå noen av de smertefulle erfaringene som vi og våre kunder gikk gjennom! Det er nok ikkje alt du trenger å tenke på, men en god start med et par tanker til å hjelpe deg langs veien.

"Migrasjon kan være dyrt, spesielt når du vurdere volumet av informasjon du planlegger å migrere, den sanne kostnaden for forretnings-og tekniske ressurser (interne og eksterne) du har tenkt å planlegge i å hjelpe til med migrasjon innsats"

Spørsmålet ditt interessenter og senior brukerne om hvorvidt eller ikke de virkelig trenger å flytte på tvers av alle disse dokumentene og intranettsider, bilder, video, etc. Basert til en viss grad på anekdotiske og empiri, erfaring viser meg gang på gang, 80 - 90% av innholdet er sjelden om i det hele innlogget utover 12-18 måneder etter at den ble opprettet. Så du kan skape et fjell av arbeid, for svært lite avkastning i verdi.

Jeg anbefaler derfor å prøve å finne støtte bevis for å bekrefte at det er (eller ikke) tilgang til ofte, eller andre uttalelser som støtter eller på annen måte overføringen kravet. Finn ut hvorfor det egentlig behov for å flyttes ", nesten som å sette sammen en mini-business case beslutningsprosessen. Ofte forretningsenheter vil bare si det er, å unngå å gjøre arbeidet til etterforskningen eller migrasjon i første omgang fordi de har andre (naturligvis slik) prioriteringer. Virkeligheten er en god gammel klart ut er ofte en velkommen og god mulighet til å friske opp innholdet, arkivere eldre elementer av innhold som ikke er nødvendig lenger.

Jeg anbefaler på det sterkeste at du foreta en gjennomgang av innhold som har blitt samlet opp gjennom årene. Du kan bli overrasket over å finne ut hvor mye av det egentlig ikke lenger er nødvendig, relevant eller riktig og eller faktisk identifisere innhold som må oppdateres uansett.

Husk også det er en subtil, men viktig forskjell mellom det å være "tilgjengelig" til virksomheten og at det er utvandret og tilgjengelig i SharePoint. For eksempel kan du holde det unna SharePoint på mindre tilgjengelig, men fortsatt tilgjengelig offline media eller andre kanskje billigere former for lagring.

Hvis du gjør bestemmer at du vil ha en stor mengde innhold for å overføre, virkelig gjøre får på plass en "blåkopi" for migrering lag (e) du mobilisere, kontrollere alle kjenner sine roller, deres oppgaver og når de er skal være å gjøre dem og hvorfor. De i korte trenger å være fullt på bord med hva som blir gjort.

Du trenger også å "bevise prosessen fungerer i forkant av beviser throughput" for migrasjon lag. Dette gjelder for manuelle, automatiske eller blanding av begge tilnærminger. Vær generøs i anslagene for migrasjon basert på resultatene av funnene. Dette vil gi interessenter tillit i prosjektgrupper evne til å møte migrasjon frister.

"Effekt på samlet SharePoint arkitektur må planlegges inn i utformingen"

Forhåpentligvis vil du få dekket noen eller det meste av dette i den opprinnelige arkitekturen SharePoint planlegging ... Tenk på den økte belastningen på din fysiske server miljø, kapasitetsplanlegging spørsmål, innvirkning på søkeresultatene, generelle navigasjon og nytten av innholdet ditt, for å nevne få områder som trenger tanke og evaluering når de vurderer å migrere eksisterende innhold i SharePoint.

For eksempel, hvis du skal flytte og eller indeksere noen av den eksternt lagret innhold på SharePoint-miljø, vurdere konsekvens for økningen i lagringsplass du er i ferd med å plassere på miljøet. Ikke minst fordi økningen i størrelse er ikke bare for rådata lagring av innhold blir lagt i din SQL-databaser, men også den nye lagringsplass som kreves for å håndtere den økte indeksen filstørrelser.

Deretter vurdere den ekstra belastningen du nettopp har plassert på din sikkerhetskopiering og gjenoppretting prosesser! Du kunne bringe potensielle press på evnen til å nå dine SLAs for tjenesten tilgjengelig i tilfelle nedetid. For eksempel kan du fortsatt gjenopprette nylig økt innhold databaser i tiden tillot i SLAs?

"Evaluere tredje parts verktøy som hjelper deg med volumet av data"

Mange tredje parts produkter gjør en god jobb med å hjelpe deg bulk migrere / laste opp innhold i SharePoint-miljøet. Imidlertid vil mange ikke oppfyller dine krav fullt ut, så vurdere dem nøye og planlegge deres ytelse (eller mangel på) med migrasjon og koster inn i planer og budsjetter. Det er viktig å kjenne sine begrensninger så vel som deres sterke sider. Du kan finne de migrerer mange, men ikke alle dokumenttyper. Også ganske ofte vil du miste noe viktig dokument egenskaper eller andre metadata knyttet til dokumentet eller sider du prøver å migrere.

I tillegg kan du miste data integritet for eksempel tidsstempelet informasjon. Dette er altså noe som kan være viktig fra et ledelsesperspektiv postene, som det kanskje ikke båret over til det nye miljøet.

"Sørg for at du får virksomheten til å ta ledelsen i migrering"

For all del gi den blåkopien (tilnærming), verktøy og metoder som sikrer innhold kan overføres. Til syvende og sist men firmaet brukere skal "eie» den faktiske migrasjon og være fullt involvert i denne delen av prosjektet fra begynnelsen. De er best plassert til å vite hvilket innhold som er eller ikke er nødvendig, hvordan det skal se ut, er tilgjengelige, osv. Det også skjer for å være en av de beste metodene for å utdanne sluttbrukerne i bruk av SharePoint evner du tilbyr å dem totalt.

"Tenk regulatoriske forpliktelser til å beholde data"

Flere næringer særlig regjeringen / offentlig sektor, finans, helse og veldedige organisasjoner har spesielle regulatoriske regler de må følge for data oppbevaring, tilgjengelighet og tilgang (databeskyttelse problemer som helhet). Disse må være faktorisert i dine planer.

"Selge seg ned og eller gjenbruke din gamle maskinvaren"

Migreringen fra gamle intranett, arkiv aksjer eller andre programmer kan gjøre det mulig å selge seg maskinvaren (eller i det minste noe av det). Plan for denne satsingen, selv om det bare finne ut hvordan er har du tenkt til å gjenvinne kit eller har det fjernet fra serveren rommene. Må vurdere veldedige organisasjoner eller skoler som kan ha nytte av det gamle utstyret i stedet dumpet da på søppelfyllinger.

"Husk, ikke alle data bør eller kan lagres i SharePoint"

Det er sant SharePoint kan indeksere et variert innhold kilder. Men den smertefulle virkeligheten er dette sjelden oppnår resultatene opprinnelig ønsket, på grunn av ikke på grunn av feil på Produktet per se, men fordi det generelle vedlikeholdet av SharePoint basert søk ta mye av pågående arbeid som ofte glemt eller utelatt i utforming eller på pågående vedlikehold.

Ganske ofte er det den enkle veien til indeksere aldring og svulmende arkiv aksjer, men vil du virkelig vil at søkeresultatene skal inneholde opplysninger fra kilder som er så gammel og utdatert? Uten forsiktig design i begynnelsen, finjustere og regelmessig vedlikehold kreves ofte du ender opp med en dårlig opplevelse fra en brukers perspektiv.

Så for all del vurdere indeksering dine kilder, men virkelig forstår konsekvensene av en design, planlegging og løpende vedlikehold perspektiv ikke minst brukerne erfaring med søkeresultatsidene. På det siste notatet, vurdere alle ut av boksen alternativer som du har med søk, og introduserer også filtrering for søkeresultatene innhold (egendefinert eller 3dje parts rute).

"Tenk å forlate innholdet der det er"

Prøv å forstå både varige driftsmidler og immaterielle fordeler med å forlate innhold in situ, og kanskje slik at innholdet "read only" for en periode mens du vurdere alternativer og eller utføre dine migrasjon, slik som å ikke tillate økningen, eller endring av innhold som er lagret i dette området.

Konklusjon

Det er mange ting å vurdere som en del av diskusjoner for å fastlegge tilnærming til migrasjon og ovenfor er bare noen av temaene du må vurdere.

Det er ofte politisk på "minste motstands vei" for å bare flytte alt innhold, uavhengig av den tekniske og noen ganger de finansielle rasjonelt for å gjøre noe annerledes. Hvis du ikke allerede har, kan du vurdere å innføre arkivering og oppbevaring politikk for å kvoten administrere uten tvil øke volumet av data i miljøer.

Vil engasjere med interessenter og få sine buy-in for å eie overføringen stykket. Ofte en strategi for å sikre virksomheten gjennomfører denne migreringen vil få dem til å tenke annerledes når det er deres ressurser som tas fra sine vanlige roller å gjøre det.

Til slutt, i min erfaring migrering og forfriskende en liten del av det opprinnelige innholdet i SharePoint, pluss arkivering resten er riktig tilnærming for de fleste situasjoner. Slå på SharePoint indeksering evner for filen aksjer, men bare i små og målte forhold er også noe du bør vurdere.

Vennlig hilsen

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares

Dokument migrasjon i SharePoint: Dine valg

Oversikt

Som jeg nevnte i mitt siste innlegg der er en rekke innebygde verktøy og andre alternativer for å hjelpe deg overføre innholdet i og rundt SharePoint-miljøer.

"SharePoint er naturlig erstatning for den aldrende filen aksjer og andre data repositories"

Den svært reell og viktig spørsmål oppstår over hva de skal gjøre med historiske data lagret i disse reservoar som fil-og delte nettverksressurser, intranett og andre siloer. Det absolutt ikke vil være en total erstatning for den filen / nettverk aksjer.

Når det er sagt, denne og neste artikkel jeg planlegger å skrive til hensikt å gi deg de viktigste alternativene er åpen for deg, samt noen nyttige tips fra de erfaringer vi har fått gjennom årene med å jobbe med kunder store og små til å levere intranett, Internett, ekstranett og andre punkt løsninger basert på Microsoft SharePoint-teknologier.

Alternativer

Du har i utgangspunktet følgende valg til å nøye vurdere, vil en hver ha konsekvenser som vil være forskjellige avhengig av dine behov og omstendigheter:

• Migrere fullstendig til SharePoint
• Delvis migrasjon av et delsett av innholdet i SharePoint
• La hvor den er og fortsatt å opprettholde begge depotene
• La hvor den er og fortsatt å opprettholde begge depotene OG bruke SharePoint til å indeksere ditt gamle innholdet, og derfor gir muligheten til å søke den.

Hver og en har pro's og con's, som du må opp for å ta en beslutning som er riktig for deg. Til slutt en av flere av de ovennevnte kan være hensiktsmessig for dine behov, men som per tidligere blogginnlegg at du budsjett og planlegge deretter som jeg vil garantere det vil ta lengre tid som du tror!

Jeg skal skrive noen flere tips for deg å vurdere i disse drøftingene med interessenter og kunder både i neste innlegg.

Vennlig hilsen

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Innledning

Migrasjon er alltid vanskelige tema som kommer opp om et prosjekt i begynnelsen i form av omfang et prosjekt, mot slutten under utbyggingen eller adopsjon faser, eller når prosjektet er avsluttet og brukere er igjen på egen hånd. Aktiviteten av migrering eller flytte data til eller mellom team nettsteder, mysites, eller fra nettverksstasjoner og systemer som Notater kan være betydelige.

Det er imidlertid dessverre ingen svar å møte alle scenarier, og ved å forstørre Jeg anbefaler bedrifter vurderer sterkt behovet for å migrere i utgangspunktet fra en bulk migrasjon perspektiv. Vurdere om det er praktisk mulig og la hvor den er og, eller bruke det som en øvelse i "rensing" dine data før du migrerer eller faktisk flytte den inn i SharePoint eller muligens billigere lagring medier. Mer om dette temaet i en fremtidig artikkel.

For denne artikkelen vil jeg gi noen veiledning for sluttbrukerne og deres valg. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team nettsted - En topp nivå område som er skapt helt i begynnelsen til å lagre og eller dele innhold. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

En. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

Tre. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Konklusjon

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Konklusjon

Den gode

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint