Heeft u bereiken uw SharePoint ROI (Return on Investment)?

De 'vaste' business case voor SharePoint

Wanneer was de laatste keer dat u leest een business case die tastbare (vooral financiële) kostenbesparingen voor de aanbeveling bevatte Microsoft SharePoint in te zetten in uw organisatie?

Als u een van de weinige die ik over ben gekomen bent, ik vraag me vaak af hoe goed de nummers 'stack up', zowel toen ze werden geschreven in termen van de gehanteerde criteria en hoe ze zijn gegaan omdat het werd ingezet?

Ik weet zeker dat velen werden 'succesvol', zelfs indien de financiële statistieken niet beschikbaar waren om deze verklaring te ondersteunen, zoals vaak het niet alleen over de financials en kan meer informatie over de invoering van een verandering een manier van werken, namelijk samenwerken in tegenstelling tot in ' werken in silo's '.

Zelfs zo, de afgelopen paar jaren van werken met de nieuwste versie van SharePoint met onze bestaande (en nieuwe) klanten, waarbij wij zijn teruggekeerd uit te voeren extra werk of voor nieuwe consultancy stukken van een soort, ik vaak te informeren hoe het origineel business case is voor het eerst van alle overeengekomen en ten tweede (als er een is geproduceerd!) hoe de inzet heeft tot het oorspronkelijke doelstellingen woonde.

Zoals te verwachten, het is een gemengde reactie van business cases, maar over het algemeen worden steeds meer gebruikt, (dat is een goede zaak), maar zelden ze doen naar mijn mening, rekening houden met de lange termijn financiële besparingen, noch zijn ze opnieuw te bevestigen de verwachte financiële besparingen werden bereikt.

Hoe goed heeft de inzet gaan?

Zo heeft de inzet aan of beter dan de oorspronkelijke financiële besparingen?

Zijn de uitvoerende macht, stuurgroep of IT-dept. die afgetekend op het project tevreden met de financiële kostenbesparingen of levering in het algemeen? Ik vermoed dat heel wat reacties zou niet zo positief, beslissend of langs de lijnen van 'kan beter' zijn gegaan.

Afhankelijk van wie je gesproken in het bedrijf van de redenen voor dit zou typisch vallen in de volgende uitspraken:

• 'Geen raming van de financiële besparingen werden geproduceerd in het begin, dus ik kan niet zeggen of hij redde ons geld of niet'
• 'Bad advies van onze SharePoint partner leidde ons naar een' vierkante pen, een scenario rond gat ', dwz zij besloten om kracht (lees code op maat!) Naar de hel uit van het platform in iets het was gewoon niet bedoeld of ontworpen om te doen en dus kost meer dan we begroot voor '
• 'Het was ingezet, maar het had geen belanghebbenden ondersteunen, goed bestuur of adoptie plannen en dus was niet echt gebruikt door het bedrijfsleven en dus stagneerde'
• 'Het project slecht werd beheerd door de IT, liep over de begroting, duurde veel langer dan ze zei dat het zou doen. Eventuele geïdentificeerd kostenbesparingen is verloren gegaan, het krijgen van het geleverde '
• 'De nieuwe intranet werd ingezet, maar ik was bood geen opleiding of ondersteuning en ik kan niet vinden wat ik moet zo zelden gebruiken. Er was niets mis met de eerdere aanvrage ... '

Etc, etc ...

Zoals ik een paar jaar geleden met mijn "Microsoft ROI Calculator voor Windows SharePoint Services", zijn er wat handige hulpbronnen daar om te helpen, maar deze zijn meestal een beetje een 'zwarte kunst' en moet naar mijn mening worden gebruikt met de nodige voorzichtigheid. Er is ook een van HP en anderen, maar mijn gedachten over deze zijn dat het een beetje overkill in haar aanbevelingen, (misschien meer hardware te verkopen ...?!) Wel nuttig denk ik voor de bredere bewustwording u nodig hebt bij het uitvoeren van deze capaciteit en prestaties planning van activiteiten.

Waarom sommige SharePoint business cases vaak missen een truc

De meeste business cases die ik heb gelezen overwegen typische problemen zoals de kosten van de handhaving van bestaande applicatie die 'niet geschikt voor hun doel, samen met de potentiële kosten vervanging aanvraag voor licenties en hardware kosten. Prima.

Maar zelden zijn zij rekening houden met de financiële besparingen van het leveren van additionele applicaties op de top van SharePoint dan wat ze oorspronkelijk werden ingevoerd voor (meestal uw intranet / extranet scenario's).

Niet zo makkelijk naar beneden op papier te zetten in termen van financiële besparingen, omdat deze aanvragen niet eens kunnen worden over bekend of eisen scoped in voldoende gedetailleerd zijn om een weloverwogen beslissing te nemen. Maar niettemin een dergelijke verklaring moet worden in uw business case als een sterke 'business immateriële' uitkering en ondersteuning van uw strategische redenen voor het gebruik van SharePoint.

SharePoint 2010 is net om de hoek ...

Het simpele feit is SharePoint 2007 is al een goed platform voor het leveren van toepassingen op. SharePoint 2010 is niet zo ver weg en de eerste tekenen zijn dat zij zal voortbouwen op zijn succes met de huidige versie en word een geweldig platform waarin de aanvragen bij de gastheer.

Hoewel SharePoint mag niet worden geoptimaliseerd voor zware transactionele toepassingen, heel weinig van uw lijn van zakelijke toepassingen (klein, middelgroot en groot) zal dit soort toch. Denk na over uw bestaande toepassingen (of geplande) die uw gebruikers met product catalogi, kennis toepassingen, record management, document imaging repositories en volgens hen te bieden voor opname in uw SharePoint-omgeving. Deze toevoegingen zal nog meer waarde aan het origineel (of nieuwe) business case.

Organisaties moeten niet missen deze kans om hun business cases voor SharePoint 2010 goedkeuring te versterken, door te kijken naar hun 'lijn van zakelijke toepassingen' ze waren overweegt of het vervangen van legacy-toepassingen, om te zien of ze er werkelijk kan worden 'geconsumeerd' door de SharePoint-omgeving. Ik denk dat u zult aangenaam verrast zijn hoe veel kan.

Belangrijke opmerking: Het dwingende die doen nu met SharePoint 2007 of in de toekomst met SharePoint 2010 factor zulke dingen in hun ontwerpen hoog niveau architectuur. Meeste architectuur ontwerpen die ik heb tegengekomen niet aan deze eisen of plan te overwegen voor hun integratie. De invoering van zulke dingen later potentieel zal u kosten in de herinrichting van uw ontwerp in het bijzonder de capaciteit of de prestaties gerelateerde gebieden.

Met SharePoint 2007 nu beschikbaar en de binnenkort te SharePoint 2010 vrijgegeven, is het nog meer kritiek steeds meer de strategische aard van uw beslissingen bekijken en hoe u meer waarde operationeel kunnen afleiden uit uw investering in SharePoint platform.

Groeten,

Andrew Walmsley

Directeur WorkShares