SharePoint als zakelijke toepassingen kader

Inleiding

We beschreven eerder dat je moet bekijken SharePoint als een 'kader zakelijke toepassingen', in plaats van alleen maar een stuk software dat 'behandelt uw documenten "of als ik eens gehoord dat de naam' het is gewoon een intranet applicatie '!

Inderdaad, biedt het een onderliggende applicatie ontwikkeling en 'hosting' omgeving waarin een opslagplaats om uw organisaties verstrekken informatie op te slaan. Zoals de afbeelding hiernaast afgebeeld, de komende nieuwste release van het platform (SharePoint 2010) is veel meer dan een document repository; Het is een krachtig raamwerk voor het bouwen en hosten van krachtige zakelijke toepassingen, het opbouwen van gemeenschappen en het verstrekken van een rijk menu voor uw organisaties van informatie.

Het biedt dan ook een gelegenheid voor toepassingen worden gekocht, geconfigureerd of ontwikkeld binnen SharePoint in een manier om veel van uw zakelijke uitdagingen op te lossen, de efficiëntie te verbeteren met de manier waarop uw medewerkers samenwerken samenwerken en mogelijk de kosten te verlagen in verband met uw IT-budgetten.

SharePoint's 'intrinsieke sterkte is dat het een data repository kan bieden (in de vorm inhoud van databanken is opgeslagen in Microsoft SQL Server) voor veel van uw zakelijke toepassingen (zowel bestaande als nieuwe overwogen) vermindering van de noodzaak om te investeren in aparte hardware, licenties en de lopende ondersteuning.

SharePoint toepassingen

In het algemeen samen met de gebruikelijke SharePoint-toepassingen wordt gebruikt voor, zoals een intranet, extranet en Internet web geconfronteerd met sites, het kan ook worden overwogen voor de volgende, om er maar een paar verticale en horizontale zakelijke toepassingen:

• Project en programma management applicaties
• Marketing campagne aanvragen
• Productcatalogi
• Discussiefora
• Onderzoek aanvragen
• Rapportage werkruimten
• Document imaging applicatie (met behulp van scanners)
• Opleiding en self-portals help
• * Lijst based applicatie (client contacten en kennis management applicaties bijvoorbeeld)
• * Workflow gebaseerde applicaties
• * Forms gebaseerde data entry applicaties.

* Elke aanvraag die waarschijnlijk te betrekken bij het maken of bijwerken van 'meervoudige of enkelvoudige lijsten "van de gegevens kan ook nodig zijn om een zoekopdracht hebben of mechanisme filtering toegepast. Veel bestaande Lotus Notes of andere zogenaamde complexe toepassingen zijn gebaseerd op deze drie soorten in een of andere vorm en daarom moet worden beschouwd voor de migratie van de ene naar SharePoint.

Aanvragen worden verstrekt door de bestaande maat 'client-server' gebaseerde architecturen kunnen ook worden gehost binnen uw SharePoint-omgeving. Toegegeven, is een bepaald niveau van een compromis vaak nodig, maar het is op zijn minst het onderzoeken waard met uw belanghebbenden over de vraag of er voordelen op het migreren van deze toepassingen en maakt ze toegankelijker en misschien wel uw totale kosten op de lange termijn te verminderen door het gebruik van 'shared services' die door SharePoint.

Daarom is bij het zoeken naar specifieke of aangepaste toepassingen aan een speciale reeks van het bedrijfsleven te voldoen, is het de moeite waard om uw bestaande investeringen in SharePoint om te zien of dit kan worden uitgebreid tot de functionaliteit die u nodig bieden. Of inderdaad overwegen SharePoint als uw unified onderliggende platform voor de introductie van diverse toepassingen kunt u overwegen de uitvoering van onafhankelijk van elkaar.

Echte voorbeelden

Voorbeeld 1:

Een voorbeeld hiervan kan worden gezien met het combineren van bestaande oplossingen voor document-imaging in uw SharePoint-kader. Uw bestaande print & scanner apparatuur kan worden gebruikt voor het vastleggen, opslaan hun inhoud (meestal tiff-of pdf-bestanden) in uw SharePoint-omgeving. Deze op zijn beurt kan automatisch gecodeerd met metadata, geïndexeerd en doorzoekbaar bevoorraad via een interface of gefilterd waardoor het beschikbaar voor een breder publiek, met behulp van workflow, etc. Een dergelijke echte wereld voorbeeld van de integratie van de technologie zou het scannen van de klant correspondenties, binnenkomende e-mail of andere ad-hoc-scanning eisen. Dit hergebruik van uw investering in zowel scannen en SharePoint is goed voorbeeld van het combineren van complementaire technologieën "

Voorbeeld 2:

Een ander voorbeeld zou zijn dat het porteren van uw Lotus Notes toepassingen in uw SharePoint intranet. Veel zogenaamde 'Notities toepassingen' zijn eigenlijk gewoon lijsten met informatie opgeslagen in Notities. Deze kunnen worden gemigreerd en zitten heel goed in de vergelijkbare functies in SharePoint. Dat gezegd hebbende, ik onderschat de uitdagingen als het gaat om "document migratie" van merkt, omdat het notoir moeilijk, vooral met vaak complexe workflows te migreren. Er zijn 3rd party producten die beschikbaar zijn om hier te helpen, zoals AvePoint, Mainsoft en Quest.

Idealiter uw oorspronkelijke SharePoint platform moeten onderzoeken de noodzaak om extra applicaties te bieden en dienovereenkomstig gebouwd om dergelijke veranderingen om te gaan. Als het niet deed, dan moet je om een volledige herziening en het plan van de architectonische veranderingen die nodig zijn om ze te huisvesten - Don't onder de raming van de problemen hier en onderzoek op dit gebied grondig, want het zou kunnen leiden tot extra overkoepelende architecturale veranderingen, hardware en of software aankopen.

Conclusie

Dus in samenvatting, SharePoint is veel meer dan een document repository, het is een krachtig raamwerk voor het bouwen en hosten van krachtige zakelijke toepassingen die u zullen helpen uw medewerkers beheren van hun informatie beter en efficiënter, waardoor uw bedrijf haar strategische doelen te bereiken. Dus of de 2003, 2007 of zelfs de binnenkort worden gelanceerd 2010 versie van SharePoint, het plan van de inzet of veranderingen goed in geavanceerde zodat het ondersteunt uw zakelijke behoeften in de toekomst.

Groeten,

Andrew Walmsley

Directeur WorkShares

Houd uw SharePoint en IT-strategie in sync

SharePoint is gerijpt in de afgelopen jaren behoorlijk goed geworden te worden op een 'alle dingen naar platform alle mensen', of zoals ik liever naar te verwijzen als een 'kader zakelijke toepassingen'.

De invoering in SharePoint 2003 van 'Windows SharePoint Services (WSS), een vergunning als onderdeel van de Windows Server 2003-besturingssysteem als een' gratis 'downloaden, was ook een duidelijke meester slag van licenties van Microsoft.

WSS levert aantoonbaar een goede, krachtige en rijke verzameling van alle zijn het eenvoudig document management diensten die zou dienen veel kleine, middelgrote en tot op zekere hoogte grote onderneming ondernemingen goed op zijn eigen. Inderdaad dit is waar veel bedrijven begonnen met de inzet van de eerdere versies van de software, zonder echt te weten wat ze krijgen zelf bij met.

"SharePoint 2010 zal verder een dwingende 'one size fits all bieden' aanpak met zijn aantrekkelijke feature set die dwars door zowel intranet-, extranet en internet grenzen"

Deze 'alle dingen om thema alle mensen' is ingesteld om door te gaan met de volgende release, SharePoint 2010. Bestemd voor een veer tijd vrijkomen, zal het blijven van diensten en functionaliteit die komt in mijn mening een groot deel van de generieke oplossing van een organisatie aanvraag voorzien moet heel goed, maar andere, meer specifieke eisen duidelijk niet zo.

Net als zijn voorganger in SharePoint 2007, de volgende versie (de zogenaamde SharePoint 2010) zal zorgen voor een overtuigende 'one size fits all' aanpak met zijn aantrekkelijke feature set die dwars door zowel intranet-, extranet en internet grenzen. En niet te vergeten met deze release is een overtuigend, die, als onvolwassen, wolk Microsoft Online 'op basis van' service aanbieden, wordt bijgewerkt op de achterkant van hun eerste lancering in 2009.

Echter, de 'alle dingen op de verklaring van alle mensen' is van tijd tot tijd is de 'achilleshiel' in dat het niet een functie net zo goed als klanten verwachten of mogelijk behoefte; zoals document management, records management, wiki's, blogs, workflow en web content management, enz. Ongetwijfeld deze en de andere kern SharePoint kenmerken hebben een reeks van concurrerende producten dat als zelfstandig gebruikt, zijn veel beter.

Maar het is belangrijk te onthouden dat SharePoint is niet en zal niet in staat zijn om te winnen in deze naast elkaar vergelijkingen. Evenmin is ontworpen om te concurreren met betrekking tot de 'verticale' op basis van zakelijke toepassingen of andere specialist 'regel van toepassing business' software. Een punt vaak verloren in de discussies en selectieproces uitgevoerd met het kiezen van een IT-oplossing voor uw behoeften te voldoen.

"SharePoint is, indien zij niet reeds een deel van deze bouwstenen"

Om dit scenario te voorkomen en te zorgen voor SharePoint wordt beschouwd in de juiste context, is het belangrijk uw strategie voor de invoering, adoptie en het management is overeengekomen en begrepen niet alleen door de verantwoordelijken van de uitvoering en ondersteuning, maar door alle betrokken partijen verantwoordelijk voor de senior IT-service delivery .

Verder zou ik pleiten voor het houden van dit en de totale IT-strategie in sync. Waarom? Omdat vaker wel dan niet zal uw organisatie gebruik maken van een groeiende mix van IT-toepassingen, hardware en software, en verzamelde een reeks van vaardigheden en ervaring die uw belangrijkste medewerkers te behouden en te onderhouden als onderdeel van hun rol.

Vandaar dat uw IT-functie heeft een belang bij het beheer van de bijbehorende kosten met deze heterogene omgeving. Daarnaast is er, of liever gezegd moet een groeiend verlangen te vereenvoudigen, meer responsieve en de invoering van operationele en strategische 'bouwstenen', die kunnen helpen het bedrijf bereiken strategische doelen. SharePoint is als het niet al deel uit van deze bouwstenen. Ook al is het tactisch nu gebruikt als een 'point oplossing' voor een bepaalde functie, zoals een intranet, een breedte van SharePoint's van de capaciteiten aantoonbaar eisen om te kunnen worden beschouwd in de bredere context van uw strategische bouwstenen.

In mijn volgende artikel zal ik meer schrijven over waarom het is de introductie van SharePoint-technologieën in uw IT-strategie is belangrijk en hoe je verder kan uitbreiden de investering die u hebt gemaakt in SharePoint 2007 of staan misschien te maken in SharePoint 2010 later dit jaar.

Groeten,

Andrew Walmsley

Directeur

Geïnteresseerd in SharePoint 2010?

Ik heb het voorrecht gehad (en behouden vele littekens!) Van te hebben gewerkt met SharePoint omdat het de eerste lancering in 2001 en hebben de opeenvolgende updates gezien als het platform door de jaren heen, als getuige van de groeiende aanvaarding door bedrijven als een van de belangrijkste ' bouwstenen 'van de technologie die worden uitgevoerd om zowel strategisch als operationeel leveren IT-doelstellingen.

Zoals de volgende blog posts verbeelden (post 1 en post 1) dit is in mijn ogen meestal 'evolutie' door de jaren heen in termen van product-platform functionaliteit en architectuur.

Het heeft voorts gezien massale belangstelling en investeringen jaar-op-jaar, niet in het minst met de laatste geplande introductie van het product genaamd SharePoint 2010. Meer details over dit hier van de geplande updates: SharePoint Sneak Peak

Wat verbaasde me tot op zekere hoogte is het niveau van de belangstelling en de beschikbaarheid van de cursussen, evenementen en andere dergelijke materialen op 'hoe te installeren', 'belangrijke ontwerpbeslissingen te overwegen ", enz. En dit is nog voordat het product is vrij in bèta algemene publiek! Dit was zeker niet beschikbaar voor de vorige versies op een grote diepte.

Dit is een goed teken van een gezonde gemeenschap en de ondersteuning van Microsoft, die leveren veel meer in de manier van informatie-en up front aanwijzingen over hun toekomst routekaart overwegingen voor deze en zijn andere technologieën.

Laten we hopen dat de dynamiek blijft voor als het gaat lanceren volgend jaar. Zo'n levendige gemeenschap en de hulp van Microsoft, helpt ons alle 'komen tot' snelheid met de nieuwe technologie en laat ons toe om beter voorbereid te zijn op de uitdagingen waarvoor zij zal zonder twijfel geven. Dit komt iedereen als het ook Microsoft-partners, zoals WorkShares toelaat, om tijdig advies en begeleiding rond strategische besluitvorming bedrijven hoeven te maken voor de toekomstige investeringen in 2010 en daarna.

Groeten,

Andrew

Directeur

Michael sluit Deller WorkShares

We zijn verheugd te kunnen aankondigen dat Michael Deller is toegetreden WorkShares. Hij is toegetreden als onze technisch directeur en zal in zijn hoedanigheid als een doorgewinterde SharePoint consultant en architect, zijn onder andere rollen voor WorkShares.

Met meer dan 6 jaar ervaring van het werken met SharePoint-technologie met een aantal van de meest vooraanstaande Microsoft de Britse partners in deze ruimte, Michael brengt met hem een schat aan ervaring en kennis op dit gebied ongeëvenaard.

Michael heeft samengewerkt met enkele van de meest high profile projecten SharePoint en heeft ervaring in het bedrijfsleven kruis met inbegrip van openbare sector, niet voor winst, nutsbedrijven en onderwijs.

Achtergrond Michael's voorafgaand aan de SharePoint en Information Worker arena volgt een aantal jaren binnen de Microsoft-client / server-infrastructuur veld met een sterke achtergrond in infrastructuur, messaging en oplossen van problemen.

Benoeming Michael zal versterken onze senior management team en de totale levering vermogen. Zijn recente deelname aan de lancering van de laatste update van Microsoft om het platform (SharePoint 2010) op de conferentie in Las Vegas, zal de broodnodige 'heads-up' op de gevolgen, de uitdagingen en kansen voor bestaande of nieuwe gebruikers van SharePoint-technologie.

Na gewerkt met Michael enkele jaren op tal van SharePoint projecten, ben ik erg blij om zijn diensten veilig en kijken uit naar zijn waardevolle bijdragen voor WorkShares met onze bestaande en toekomstige klanten.

Groeten,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Document migratie in SharePoint: Overwegingen

Achtergrond

Ik in mijn laatste bericht, getiteld "Migratie document in SharePoint - Uw opties", dat er in principe 4 belangrijkste opties voor u beschikbaar zijn bij de beslissing of de inhoud migreren van uw dossier aandelen en andere repositories. Samengevat:

• Migreren volledig in SharePoint
• * Gedeeltelijke migratie van een subset van de inhoud in SharePoint
• ** Laat waar het is en blijft zowel repositories zelfstandig te handhaven
• *** Laat waar het is en blijven beide repositories te handhaven, maar gebruik SharePoint naar de index uw oude inhoud, dus die mogelijkheid om het te zoeken.

Een of meer van deze opties kunnen de route die u uiteindelijk kiezen, afhankelijk van uw behoeften en eisen.

* De oudere inhoud kan goed worden gearchiveerd of gewoon geschrapt.

** Denk aan de kosten en risico hier behoud vergrijzing apparatuur

*** Dit heeft beperkte opties, grondig te onderzoeken en te testen in het bijzonder de zoekresultaten, dus gebruik met voorzichtigheid.

Volgende stappen en overwegingen

Om u te helpen door middel van dit besluit proces om te bepalen welke route het beste is voor uw situatie, heb ik hieronder een paar tips geschreven voor u om te overwegen en debat binnen de kernactiviteiten van uw projectteam en stakeholders. Deze opmerkingen zijn gebaseerd op verschillende jaren van het beheer van een verscheidenheid van SharePoint projecten, zodat u hopelijk een deel van de pijnlijke lessen geleerd dat wij en onze klanten ging door wordt voorkomen! Het is waarschijnlijk niet alles wat u moet denken, maar een goede start met een paar gedachten om u te helpen uw weg langs.

"Migratie kan duur zijn, vooral als je kijkt naar de omvang van de informatie die u van plan bent om te migreren, de werkelijke kosten van de zakelijke en technische middelen (intern en extern) die u van plan om schema in om te helpen met de migratie inspanning"

Vraag uw stakeholders en senior-gebruikers over de vraag of zij echt nodig heeft over al deze documenten en intranet pagina's, afbeeldingen, video verplaatsen, enz. Op basis tot op zekere hoogte op anekdotische en empirische, mijn ervaring blijkt keer op keer, 80 -- 90% van de inhoud wordt zelden of helemaal niet toegankelijk dan 12-18 maanden nadat het is gemaakt. Dus je zou kunnen creëren van een berg werk, voor zeer weinig terug in waarde.

Daarom beveel ik op zoek naar bewijsmateriaal om het te bevestigen is (of niet) toegankelijk vaak of andere verklaringen ondersteunen of anderszins de migratie eis. Zoek uit waarom het eigenlijk 'moet worden gemigreerd', bijna zoals het samenstellen van een mini-business case besluitvormingsproces. Vaak business units zal maar zeggen het is, om te voorkomen dat het werk doen van een onderzoek of de migratie in de eerste plaats omdat zij andere (natuurlijk zo hebben) prioriteiten. De werkelijkheid is een goede oude duidelijk out is vaak een welkome en goede gelegenheid om de inhoud opfrissen, archief oudere elementen van de inhoud van niet meer nodig zijn.

Ik heb ook raden u overgaan tot een evaluatie van de inhoud die is opgebouwd door de jaren heen. U kunt worden verrast om te zien hoe veel van het echt niet langer nodig, relevant of passend en of daadwerkelijk inhoud te identificeren dat moet toch te frissen.

Onthoud ook is er een subtiel, maar belangrijk verschil tussen het zijn 'beschikbaar' aan het bedrijfsleven en het wordt omgezet en beschikbaar in SharePoint. Bijvoorbeeld, je blijft deze weg van SharePoint in minder beschikbaar, maar nog steeds toegankelijk offline media wellicht goedkoper of andere vormen van opslag.

Als je vaststelt dat u een grote hoeveelheid inhoud om te migreren zal hebben, eigenlijk niet voorzien in een 'blauwdruk' voor de migratie-team (s) die u te mobiliseren, zorg ervoor dat iedereen zich bewust van hun rol, hun taken en wanneer ze worden verondersteld te doen ze en waarom. Zij in het kort moeten worden volledig aan boord met wat er wordt gedaan.

Je moet ook 'bewijzen het proces werkt op voorhand het bewijs van het debiet' voor uw migratie teams. Dit geldt voor de handleiding, geautomatiseerde of een mengsel van beide benaderingen. Wees gul in uw ramingen voor migratie op basis van de resultaten van uw bevindingen. Dit geeft uw stakeholders vertrouwen in uw project teams mogelijkheid om de migratie deadlines te halen.

"Impact op de overall architectuur SharePoint moet worden gepland in het algemene ontwerp"

Hopelijk heb je onder een aantal of de meeste van deze in uw oorspronkelijke architectuur SharePoint planning ... Denk na over de toename van de belasting op uw fysieke server omgeving, capaciteitsplanning kwesties, het effect op de zoekresultaten, navigatie en algemene nut van uw inhoud, om er maar een weinige gebieden die moeten denken en evaluatie bij de behandeling van het migreren van bestaande inhoud in SharePoint.

Bijvoorbeeld, als je gaat verhuizen en of index een van de extern opgeslagen inhoud in uw SharePoint-omgeving, de gevolgen te overwegen voor de verhoging van de opslag je wilt op uw omgeving. Niet in het minst omdat de toename in grootte is niet alleen voor de ruwe data-opslag van de inhoud worden toegevoegd in je SQL-databases, maar ook de nieuwe opslag nodig om de toegenomen index bestand formaten verwerken.

Overweeg dan de extra belasting die u zojuist hebt geplaatst op uw Backup & Restore processen! Je zou kunnen brengen potentiële druk op uw vermogen om uw SLA's voor de beschikbaarheid van de dienst in geval van downtime te voldoen. Zo kunt u nog steeds uw pas herstellen verhoogd gehalte databanken in de tijd toegestaan binnen de SLA's?

"Evalueer 3rd party tools om u te helpen met het volume van de gegevens"

Veel 3rd party producten doen een groot werk in het helpen van je bulk migreren / upload inhoud in uw SharePoint-omgeving. Toch zullen velen niet aan uw eisen voldoen, dus zorgvuldig te plannen en hun prestaties (of het gebrek aan) met migratie en de kosten in uw plannen en begrotingen. Het is belangrijk om hun beperkingen kennen, alsook hun sterke punten. U vindt ze migreren veel, maar niet alle van uw document types. Ook heel vaak verliest u een aantal belangrijke document eigenschappen of andere meta data in verband met het document of pagina's die u probeert te migreren.

Daarnaast kan je verliest data-integriteit bijvoorbeeld de timestamp informatie. Dit is typisch iets dat van belang kan zijn van een records management perspectief, omdat het niet mogen worden uitgevoerd over naar de nieuwe omgeving.

"Zorg ervoor dat u krijgt het bedrijf het voortouw te nemen in migratie"

Door alle middelen verstrekken de blauwdruk (aanpak), instrumenten en methoden die ervoor zorgen inhoud kan worden gemigreerd. Uiteindelijk echter de zakelijke gebruikers moeten 'eigen' de daadwerkelijke migratie en volledig worden betrokken bij dit deel van het project vanaf het begin. Zij zijn het best geplaatst om te weten wat de inhoud is of niet verplicht is, hoe het eruit moet zien, worden benaderd, enz. Het gebeurt ook als een van de beste methoden om uw eindgebruikers opleiden in het gebruik van SharePoint mogelijkheden bieden om je bent ze overall.

"Beschouw wettelijke verplichtingen om gegevens te bewaren"

Verschillende sectoren van het bedrijfsleven in het bijzonder de overheid / publieke sector, financiën, gezondheid en goede doelen hebben vooral regulerende regels ze moeten volgen voor het bewaren van gegevens, de beschikbaarheid en toegang (gegevensbescherming als geheel). Deze zullen moeten worden verwerkt in uw plannen.

"Desinvesteren en / of hergebruik van uw oude hardware"

De migratie van oude intranetten, bestand aandelen of andere toepassingen mogelijk kunt u uw hardware (of ten minste een deel van het). Desinvesteren Plan voor deze inspanning, zelfs als het alleen maar weten hoe bent u gaat de kit te recycleren of het hebben verwijderd van de server kamers. Beschouw charitatieve organisaties of scholen die zouden kunnen profiteren van de oude apparatuur in plaats van het te dumpen in de stortplaats.

"Vergeet niet alle gegevens moeten of kunnen worden opgeslagen in SharePoint"

Het is waar SharePoint-index kan een verscheidenheid aan inhoud bronnen. Maar de pijnlijke werkelijkheid is dit zelden bereikt de gewenste resultaten oorspronkelijk, deels niet vanwege storingen product per se, maar omdat het algemene onderhoud van SharePoint gebaseerde zoekopdrachten nemen een hoop van de voortdurende inspanningen die vaak wordt vergeten of weggelaten in het ontwerp of op lopende onderhoud.

Heel vaak is het de gemakkelijke route te indexeren uw vergrijzing en uitpuilende bestand aandelen, maar zou je echt wilt uw zoekresultaten dat het informatie bevat van bronnen die is zo oud en verouderd? Zonder de zorgvuldige ontwerp aan het begin, bijstellen en regelmatig onderhoud vaak nodig je eindigen met een slechte ervaring van een gebruiker perspectief.

Dus met alle middelen overwegen het indexeren van uw bronnen, maar echt begrijpen de gevolgen van een ontwerp, de planning en het onderhoud perspectief niet in het minst de gebruikers ervaring met de pagina's met zoekresultaten. Op de laatste nota, rekening met alle uit de doos opties die u hebt bij het zoeken en ook de invoering van filtering voor uw zoekresultaten inhoud (aangepaste of 3rd party route).

"Beschouw het verlaten van de inhoud waar het is"

Probeer te begrijpen, zowel de materiële en immateriële baten van het verlaten van de inhoud in situ, en misschien wel het maken van de inhoud 'alleen lezen' voor een periode van tijd, terwijl u overwegen uw opties en / of uitvoeren van uw migratie, om niet aan de toename mogelijk te maken, of veranderen van opgeslagen inhoud op dit gebied.

Conclusie

Er zijn veel dingen te beschouwen als onderdeel van uw discussies voor het bepalen van de aanpak van migratie en de bovenstaande zijn slechts enkele van de onderwerpen die je kan hebben om te overwegen.

Het is vaak politiek van de 'weg van de minste weerstand' om gewoon migreren alle content, ongeacht de technische en soms de financiële rationeel voor het doen van iets anders. Als u nog niet heeft gedaan, overwegen archivering, quota en retentie beleid voor het beheer van de ongetwijfeld toenemende hoeveelheid gegevens in uw omgeving.

Zich niet bezighouden met uw stakeholders en krijgen hun buy-in voor die eigenaar van de migratie stuk. Vaak is een strategie om ervoor te zorgen het bedrijf voert deze migratie zal ze er anders over denken als het hun middelen die worden genomen buiten hun normale taken om het te doen.

Tot slot, in mijn ervaring migreren en verfrissende een klein gedeelte van de originele inhoud in SharePoint, plus archivering de rest is de juiste aanpak voor de meeste omstandigheden. Draaien op SharePoint indexeren mogelijkheden voor uw dossier aandelen, maar slechts in kleine en gemeten omstandigheden is ook iets wat je zou moeten overwegen.

Groeten,

Andrew Walmsley

Directeur WorkShares

Document migratie in SharePoint: Uw opties

Overzicht

Zoals ik in mijn laatste bericht zijn er een aantal van de ingebouwde tools en andere opties om u te helpen uw inhoud migreren in en rond uw SharePoint-omgevingen.


"SharePoint is de natuurlijke vervanging voor uw vergrijzing bestand aandelen en andere data repositories"

De zeer reële en belangrijke vraag over wat te doen met uw historische gegevens die zijn opgeslagen in deze repositories, zoals bestands-en netwerk-aandelen, intranetten en andere silo's. Het zal zeker niet een totale vervanging voor uw bestand / netwerk aandelen.

Dat gezegd, dit artikel en het volgende Ik ben van plan te schrijven is voornemens om u te voorzien van de belangrijkste opties voor u open, evenals een aantal nuttige aanwijzingen van de ervaringen die we hebben opgedaan de afgelopen jaren met het werken met klanten groot en klein intranet aan te leveren, internet, extranetten en andere punt oplossingen gebaseerd op Microsoft SharePoint-technologieën.

De Opties

Je hebt in principe de volgende keuzes om zorgvuldig te overwegen, zal elk gevolgen hebben, dat zal verschillen afhankelijk van uw behoeften en omstandigheden:

• Migreren volledig in SharePoint
• Gedeeltelijke migratie van een subset van de inhoud in SharePoint
• Laat waar het is en blijft in stand te houden zowel repositories
• Laat waar het is en blijft zowel repositories handhaven en SharePoint gebruiken om uw oude index inhoud, dus die mogelijkheid om het te zoeken.

Elk heeft een pro's en con's, die je zal moeten omhoog om een besluit dat recht is voor jou. Op het einde een of meer van de hierboven kan geschikt zijn voor uw behoeften, maar als per vorige blog posts ervoor zorgen dat u de begroting en het plan dienovereenkomstig als ik zal garanderen dat uw langer dat u denkt te nemen!

Ik schrijf nog een paar tips voor u om te overwegen in de besprekingen met uw stakeholders en klanten zowel in de volgende post.

Groeten,

Andrew Walmsley

Directeur WorkShares.

Migreren of verplaatsen inhoud in SharePoint

Inleiding

Migratie is altijd een moeilijk onderwerp dat komt over een project in het begin in de vorm van een project scoping, tegen het einde tijdens het uitrollen of adoptie fasen, of zodra het project is afgesloten en de gebruikers worden achtergelaten op hun eigen. De activiteit van het migreren of verplaatsen van gegevens in of tussen team sites, MijnSites, of van netwerk-drives en systemen zoals Notities kunnen aanzienlijk zijn.

Er is echter helaas niet een antwoord op alle soorten scenario's te ontmoeten en te vergroten door adviseer ik bedrijven overwegen sterk de behoefte om te migreren in de eerste plaats uit een groep migratie perspectief. Overwegen of het praktisch is en mogelijk te laten waar het is en of het gebruiken als een oefening in 'reiniging' van uw gegevens voordat migreren of zelfs te verplaatsen naar SharePoint of eventueel goedkoper informatiedragers. Meer over dit onderwerp in een toekomstig artikel.

Voor dit artikel wil ik enig houvast aan de gebruikers en hun opties end. Ik vaak tegenkomt eindgebruikers van beide voormalige of huidige klanten vragen mij op de beste manier om de bewegende content benadering van de ene site naar de andere of hoe een heel team site bewegen (subsites inbegrepen) van de ene locatie naar de andere of zelfs de inhoud van het netwerk schijven tijdens een migratie of adoptie fase. Er zijn een hele reeks van scenario's en methoden / instrumenten hier, maar hopelijk in staat zal zijn om u een aantal opties om te helpen opvoeden en stel je op de goede weg.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Woordenlijst

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site - Een top level site die gemaakt is in het begin op te slaan en te delen of inhoud. Typisch een siteverzameling kan bevatten vele tienduizenden van team sites en of sub-team sites in een siteverzameling elk met vele honderdduizenden documenten of groter zijn als de structuur goed.

• Sub-site - zijn in principe team sites die zitten onder het hoogste niveau site in een siteverzameling en zijn gemaakt door gebruikers om verder inhoud te slaan uit de buurt van het hoogste niveau site. Ze hebben min of meer dezelfde functionaliteit, maar zijn / kunnen worden beschouwd als 'kinderen' van de top-site en zal waarschijnlijk, maar niet noodzakelijkerwijs kunnen erven machtigingen en kan verbinding tussen elkaar, enz.

• Inhoud - Alle Office-documenten, PDF's, afbeeldingen, discussiefora, kalenders, lijsten met contactpersonen, of tekst die u hebt opgeslagen op uw site.

• Lijst - kalenders, contactpersonen lijsten, documentbibliotheken, discussieborden zijn allemaal voorbeelden van 'SharePoint-lijsten' en kan bevatten een mengsel van content items.

Methods & Tools

Hier volgen enkele echte wereld eindgebruiker gerichte methoden en instrumenten om in te overwegen voor uw inhoud migratie naar en van het team locaties in de belangrijkste, maar ook zal werken voor MijnSites, en publiceren van content.

1. Oprichting van de site 'templates'

Voor elk team site die u heeft inhoud, is er een mogelijkheid om de hele site te slaan, haar document bibliotheken, meta data en de inhoud (tot een grootte van slechts 1O megabyte) als een herbruikbare sjabloon. Dit wordt nu een draagbare sitesjabloon opnieuw te gebruiken op andere sites. Met deze kunt u nu herhaalbare sites die dezelfde structuur en / of inhoud.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

In principe voor elke lijst of bibliotheek die u hebt gemaakt op uw site (dit betekent een kalender, documentbibliotheek, lijst met contacten, of andere algemene lijst), kunt u daadwerkelijk bespaart elke afzonderlijke lijst inbegrip van eventuele aanvullende kolommen die u hebt binnen en documenten die zijn gemaakt / content binnen hen als een herbruikbare 'sjabloon'. Net als bij 'Opslaan als een site template' eerder vermeld, dit wordt nu een draagbare lijst sjabloon opnieuw te gebruiken op andere sites.

Om dit te doen onder de lijst of documentbibliotheek instellingen, vindt u een functie genaamd 'Opslaan als sjabloon'. Dit zal u toelaten om op te slaan maar de structuur en / of de inhoud en - Hoewel ik weer het is beperkt tot een maximum van 10 megabytes in omvang, dus niet ideaal en zal afhangen van de grootte van uw inhoud als naar de relevantie ervan of niet als een hulpmiddel voor u om te gebruiken. Op zijn minst kun je de lijst structuur, dan misschien Optie 3 gebruiken hieronder om bulk bewegen uw inhoud.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Beperkt tot 10M in omvang

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusie

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Groeten,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is net om de hoek …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Groeten,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Achtergrond

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusie

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Niet zo goed

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Groeten,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Toegang tot Office 2007 opgemaakte documenten in SharePoint met oudere versies van Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Geweldig!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Groeten,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint