SharePoint kā biznesa programmas ietvaros

Ievads

Mēs aprakstīts iepriekš , ka jums ir jābūt skatīšanās SharePoint kā "biznesa lietojumprogrammas" pamata, nevis tikai "gabals programmatūras, ka" turi savus dokumentus ", vai kā es reiz dzirdējis tā sauc par" tā ir tikai iekštīkla pieteikumu!

Patiešām tā nodrošina pamata pieteikumu izstrādi un "hostings", vide, kurā, lai nodrošinātu glabātavu jūsu organizācijas informācija. Kā tēls pretī attēlots gaidāmo jaunāko versiju no platformas (SharePoint 2010) ir daudz vairāk nekā dokumentu repozitorijā, Tas ir spēcīgs pamats ēku un hostings spēcīgs biznesa lietojumprogrammas, celtniecības sabiedrību un nodrošinot bagāts krātuve jūsu organizāciju informāciju.

Tādējādi tā dod iespēju iesniegt pieteikumus, ko iepērk, konfigurēt vai izstrādāti SharePoint tādā veidā atrisināt daudzas Jūsu biznesa problēmām, uzlabot efektivitāti ar to, kā jūsu darbinieki strādā kopā sadarbojoties, un, iespējams, samazināt izmaksas, kas saistītas ar savu IT budžetu.

SharePoint's "raksturīga izturība ir tāda, ka tā var sniegt datu krātuve (kā satura datubāzēs uzglabā iekšpusē Microsoft SQL Server), daudzus no jūsu uzņēmuma pieteikumu (gan esošajām un jaunajām uzskatot) samazinot nepieciešamību ieguldīt atsevišķā aparatūras, licencēšanu un pastāvīgu atbalstu.

SharePoint lietojumprogrammas

Vispār kopā ar parasto pieteikumu SharePoint lieto, piemēram, iekštīkla, ārtīkla un interneta mājas saskaras vietnes, to var arī uzskatīt par šādu, nosaukt tikai dažas vertikālās un horizontālās darbības programmas:

• Projektu un programmu vadība pieteikumi
• Mārketinga kampaņu pieteikumi
• Produktu katalogi
• Diskusiju forumi
• Pētniecības programmas
• Ziņošana darbvietas
• Dokumentu attēlveidošana pieteikums (izmantojot skeneri)
• Apmācības un pašpalīdzības portāli
• * Saraksts balstīts pieteikums (klientu kontaktu un zināšanu pārvaldības lietojumprogrammas, piemēram)
• * Darbplūsmas balstīti lietojumi
• * Veidlapas, pamatojoties datu ievades lietojumprogrammas.

* Jebkurš pieteikums, kas varētu iesaistīt izveidot vai atjaunināt "vairāki vai viens saraksti" datus var būt arī nepieciešams, lai būtu meklēt vai filtrēšanas mehānismu piemērot. Daudzi esošo Lotus Notes vai citu tā sauktajiem kompleksajiem pieteikumi ir balstīti uz šiem trim veidiem vienā vai otrā veidā, un tādējādi būtu jāuzskata par migrāciju pāri uz SharePoint.

Pieteikumus, ko sniedz esošās ekskluzīvs "klienta servera balstītas arhitektūras var arī uzņemt jūsu SharePoint vidē. Piešķir dažas kompromiss līmenis no bieži vien ir vajadzīga, bet tas vismaz ir vērts izmeklēt ar savu ieinteresētajām personām par to, vai būtu priekšrocības migrēt šiem pieteikumiem, un padarītu tos pieejamākus, un varbūt samazināt jūsu kopējās izmaksas ilgtermiņā, izmantojot "dalītas pakalpojumi", ko sniedz SharePoint.

Tāpēc, ja meklējat konkrētu vai pielāgotas lietojumprogrammas, lai izpildītu īpašu kopumu uzņēmējdarbības prasībām, ir vērts meklē, lai jūsu esošo ieguldījumu SharePoint lai redzētu, vai to var paplašināt, lai nodrošinātu funkcionalitāti, jums ir nepieciešams. Vai arī jāapsver iespēja izmantot SharePoint kā savu vienota pamata platforma, lai ieviestu vairākus pieteikumus Jums var būt apsverot īsteno neatkarīgi cits no cita.

Reālās pasaules piemērus

Piemērs 1:

Piemērs tam var redzēt ar apvienojot esošo dokumentu attēlveidošanas risinājumu jūsu SharePoint ietvaros. Savu esošo drukas un skenēšanas iekārtas var izmantot, lai attēlotu, saglabāt to saturu (parasti tiff vai pdf failu) savā SharePoint vidē. Tās savukārt var automātiski tagged ar metadatiem, indeksēti un uzkrājumi, izmantojot meklēšanas vai filtrē saskarne padarot to pieejamu plašākai auditorijai, izmantojot darbplūsmu, uc Šāda reālās pasaules piemērs, kā integrēt tehnoloģijas būtu skenēšanas klientu saraksti, ienākošo pastu vai citu ad-hoc skenēšanas prasībām. Šis atkārtotu savu ieguldījumu gan skenēšanas un SharePoint ir labs piemērs, kā apvienot papildu tehnoloģijas "

Piemērs 2:

Cits piemērs varētu būt, ka atvere jūsu Lotus Notes pieteikumus jūsu SharePoint iekštīklā. Daudzi tā sauktā "atzīmē pieteikumi" patiesībā ir tikai saraksti informāciju, kas uzglabāta piezīmes. Tie var būt pārvietoti un sēdēt ļoti labi atbilst līdzīgu funkciju noteikti SharePoint. To teica, nav par zemu novērtēt problēmas, kad runa ir par "dokumentu migrāciju" no Atzīmē, jo tas ir ļoti grūti, jo īpaši ar bieži vien sarežģītajiem darbplūsmas migrēt. Ir 3rd Party produktu pieejamas, lai palīdzētu šeit, piemēram, AvePoint , Mainsoft un Quest .

Ideālā savu sākotnējo SharePoint arhitektūrai būtu bijis jāņem vērā nepieciešamība nodrošināt papildu pieteikumu un būvēti atbilstoši rīkoties šādas izmaiņas. Ja tā nav, tad jums ir nepieciešams, lai veiktu pilnīgu pārskatīšanu un plāno arhitektūras izmaiņas, kas vajadzīgas, lai pielāgotu tos - Vai nav saskaņā ar tāmi jautājumus šeit un pētījumus šajā jomā, rūpīgi, jo tas var novest pie papildu galvenā arhitektūras izmaiņas, aparatūras un vai programmatūras iegādei.

Secinājums

Tātad kopsavilkums, SharePoint ir daudz vairāk nekā dokumentu repozitorijā, tas ir spēcīgs pamats ēku un hostings spēcīgs biznesa lietojumprogrammas, kas palīdzēs jūsu darbiniekiem pārvaldīt savu informāciju labāk un efektīvāk, palīdzot jūsu uzņēmumam sasniegt savus stratēģiskos mērķus. Tā vai tā 2003, 2007 vai pat drīz tiks uzsākta 2010 versiju SharePoint, plāna ieviešanas vai izmaiņām krietni uzlabotas, lai tā atbalsta jūsu biznesa vajadzībām nākotnē.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares

Saglabājiet jūsu SharePoint un IT stratēģiju sinhronizācijā

SharePoint ir nogatavināts pēdējos gados kļūst diezgan labi ir "visu lietas visiem cilvēkiem" platformu, vai kā es vēlētos atsaukties uz to kā "biznesa programmas" ietvaros.

Ieviešanas SharePoint 2003 "Windows SharePoint Services (WSS), licencēta kā daļa no Windows Server 2003 operētājsistēmu kā" bezmaksas "download, bija arī skaidrs kapteinis trieka licencēšanu Microsoft.

WSS nosaka neapšaubāmi laba, spēcīga un bagāta, kas visu ir tā vienkārši dokumentu pārvaldības pakalpojumus, kas kalpotu daudzus mazo, vidējo un zināmā mērā lielam uzņēmumam uzņēmumiem arī pati. Patiešām tas ir, ja daudziem uzņēmumiem sākās off izvietošanu iepriekšējās versijas programmatūru, bez īsti nezinot, ko viņi kļūst paši nodarbojas ar.

"2010 SharePoint turpinās sniegt pārliecinošu" viens izmērs der visiem "pieeja savas pievilcīgs iezīme, kas, kas skar gan iekštīkla, ārtīkla un interneta robežām"

Šī "visas lietas visiem cilvēkiem," tēma ir iestatīts, lai turpinātu ar nākamo atbrīvošanu, SharePoint 2010. Paredzēti pavasarī presei, tā turpinās sniegt pakalpojumus un funkcionalitāti, kas atbilstu manām domām, lielu daļu no organizācijas vispārējs risinājums pieteikumā vajadzībām ļoti labi, lai gan citas konkrētākas prasības, protams, nav tā.

Tāpat kā tās priekšgājēja 2007 SharePoint, nākamā versija (ko sauc par SharePoint 2010) nodrošinās pārliecinošu "viens izmērs der visiem" pieeja savas pievilcīgs iezīme, kas, kas skar gan iekštīkla, ārtīkla un interneta robežām. Neaizmirstot ar šo atbrīvošanu, ir pārliecinošs, ja nenobriedis, Microsoft Online "mākonis balstītas" pakalpojumu piedāvāšana, kas tiek atjaunināts atpakaļ to sākotnējā uzsākt 2009.

Tomēr, "visas lietas visiem cilvēkiem" paziņojums laiku pa laikam ir tā "Ahileja papēdis", jo tas nedara viena funkcija, kā arī klienti sagaida vai potenciāli nepieciešams, piemēram, dokumentu pārvaldību, ierakstu pārvaldību, wiki's, blogus, darbplūsma un tīmekļa satura pārvaldību, utt Varbūt šo un SharePoint pārējie pamata funkcijas ir ļoti daudz konkurentu produktiem, ja to izmanto atsevišķi, ir daudz labāk.

Bet tas ir svarīgi atcerēties, ka SharePoint nav un nebūs spējīga uzvarēt šādās blakus salīdzinājumus. Tāpat nav paredzēts, lai konkurētu par "vertikālo", pamatojoties biznesa lietojumprogrammām vai cita speciālista "virziens" lietojumprogrammu. Punkts bieži zaudēti diskusijās un atlases procesā, izvēloties IT risinājums, lai atbilstu jūsu vajadzībām.

"SharePoint ir, ja tā jau nav, daļa no šiem būvniecības bloku"

Lai izvairītos no šiem scenārijiem, un nodrošināt SharePoint tiek uzskatīts pareizā kontekstā ir svarīgi jūsu stratēģijas tās ieviešanu, pieņemšanu un pārvaldību ir panākta vienošanās, un saprot ne tikai tie, kas atbild par īstenošanas un atbalsta, bet visi vecākie ieinteresētās personas, kas atbild par IT pakalpojumu sniegšana .

Turklāt es vēlos atbalstīt tur šo un vispārējā IT stratēģiju sinhronizācijā. Kāpēc? Tāpēc, ka biežāk nekā nav jūsu organizācija tiks izmantota aizvien mix IT lietojumprogrammas, aparatūras un programmatūras, kā arī uzkrāto prasmju un pieredzes, ka jūsu kodols darbinieki saglabā un uztur kā daļu no sava loma.

Tādējādi jūsu IT funkcija ir ieinteresēti pārvaldīt saistītos izdevumus ar šā neviendabīgā vidē. Turklāt pastāv, vai drīzāk būtu pieaug vēlme vienkāršot, vairāk atsaucīgāku un ieviestu operatīvās un stratēģiskās "celtniecības blokiem", kas var palīdzēt uzņēmumiem sasniegt stratēģiskos mērķus. SharePoint ir, ja tas jau nav daļa no šiem bloku. Pat tad, ja to izmanto taktiski tagad kā "punkta risinājums" par īpašu funkciju, piemēram, iekštīklā, SharePoint platumu spējas neapšaubāmi ir prasības, kas jāņem vērā plašākā kontekstā, jūsu stratēģisko bloku.

Manā next article es rakstīt vairāk par to, kāpēc tā ieviešana SharePoint tehnoloģiju jūsu IT stratēģija ir svarīga un kā jūs varat vēl vairāk paplašināt investīciju esat 2007.gadā SharePoint vai gatavojas izdarīt varbūt 2010 SharePoint vēlāk šajā gadā.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Rīkotājdirektors

Ieinteresētajām 2010 SharePoint?

Man ir bijusi privilēģija (un saglabāt daudzas rētas SharePoint!), Kas ir strādājuši ar, jo tas ir pirmais uzsākt 2001.gadā un ir redzams secīgus atjauninājumus platforma gadu gaitā, kā arī liecinieku audzēšanas ieviešanai uzņēmumos kā viens no galvenajiem " pamatelementi "tehnoloģijas tiek īstenotas, lai nodrošinātu gan stratēģisko un operatīvo IT mērķiem.

Tā kā šādas blog posts attēlot ( pēc 1 un pēc 1 ), tas ir, manuprāt, galvenokārt "attīstību", gadu gaitā saistībā ar produktu platformas funkcionalitāti un arhitektūra.

Tas turklāt ir redzējuši milzīgu interesi un investīcijas gadu no gada, ne tikai ar jaunāko plānoto produkcijas izlaides sauc par SharePoint 2010. Sīkāka informācija par šo šeit par plānotajiem jaunumiem: SharePoint Ložņāt Peak

Kas ir mani pārsteidza zināmā mērā, ir procentu līmenis un materiālu pieejamību kursi, pasākumi un citas, piemēram par "to, kā uzstādīt", "galvenās dizaina lēmumu izskatīt", utt Un tas ir vēl pirms produkts ir atbrīvot beta, lai plašai sabiedrībai! Tas noteikti nebija pieejama iepriekšējās versijas uz jebkuru lielu dziļumu.

Tā ir laba zīme, veselīga atbalsta kopienu un Microsoft, kuriem ir sniegt daudz vairāk, kā informācijas un uzreiz ieteikumus par to turpmāko plānu apsvērumiem par šo un citām tehnoloģijām.

Lets ceram, ka impulsu turpinās, kad tas uzsāks nākamgad. Šādas dinamiskas kopienas un Microsoft palīdzību, palīdz mums visiem ", nāks klajā ar ātrumu" ar jaunās tehnoloģijas un ļauj mums labāk sagatavoti problēmu tā bez šaubām sniegt. Šī labumu visiem, jo tas arī ļauj Microsoft partneriem, piemēram, WorkShares, lai sniegtu savlaicīgu padomu un ieteikumus ap stratēģisku lēmumu pieņemšanu uzņēmumi ir ņemot, lai nākotnē ieguldījumu 2010 un ārpus tās.

Sveicieni,

Andrew

Rīkotājdirektors

Michael Deller pievienojas WorkShares

Mēs esam priecīgi paziņot, ka Michael Deller ir pievienojies WorkShares. Viņš ir pievienojies kā mūsu tehniskais direktors un turpinās viņa kā norūdījies SharePoint konsultants un arhitekts, starp citām viņa lomām WorkShares.

Ar vairāk kā 6 gadu pieredze darbā ar SharePoint tehnoloģijām ar dažiem no Apvienotās Karalistes vadošajiem Microsoft partneriem šajā vietā, Michael nes līdzi bagātīgu pieredzi un zināšanas nesalīdzināmu šajā jomā.

Michael ir strādājis ar dažiem no augstu profilu SharePoint projektos un ir starptautiska nozare pieredze, tostarp valsts sektora, bezpeļņas, komunālie un izglītība.

Michael's fons pirms SharePoint un informācijas Worker arēnā šādi vairāku gadu laikā Microsoft klientu / serveru infrastruktūras jomā ar spēcīgu fona infrastruktūrā, ziņapmaiņas un traucējummeklēšana.

Michael's iecelšanu būs atbalstīt mūsu augstākās vadības komanda un kopumā piegādes iespējas. Viņa neseno apmeklējumu, lai sāktu Microsoft jaunāko atjauninājumu, lai platformu (SharePoint 2010) pie konferencē Vegas , dos tik ļoti nepieciešamo galvu uz augšu "attiecībā uz ietekmi, problēmas un iespējas esošajiem vai jauniem lietotājiem SharePoint tehnoloģijas.

Kas ir strādājuši ar Michael vairākus gadus no vairākiem SharePoint projektiem, es esmu ļoti gandarīts, lai nodrošinātu savus pakalpojumus, un ceram uz viņa vērtīgo ieguldījumu WorkShares ar mūsu esošajiem un topošajiem klientiem.

Sveicieni,

Andrew

Rīkotājdirektors, WorkShares.

Dokumenta migrācijas SharePoint: Apsvērumi

Fons

Es teicu manā pēdējā post nosaukumu " Dokumentu Migrācija SharePoint - Jūsu iespējas ", kas ir pamatā 4 galvenie varianti pieejami, lai jūs, lemjot, vai migrēt saturu no faila akcijām un citiem repozitorijos. Apkopojot:

• Migrēt pilnībā stājas SharePoint
• * Daļēja migrācija apakškopas saturu SharePoint
• ** Atstājiet kur tas ir un turpinās uzturēt gan repozitorijus neatkarīgi
• *** Atstājiet kur tas ir un arī turpmāk uzturēt abu krātuves, bet izmantot indekss SharePoint, lai savu veco saturu, tādējādi nodrošinot iespēju meklēt to.

Viena vai vairākas no šīm opcijām var būt ceļš jūs galu galā izvēlēties, atkarībā no jūsu vajadzībām un prasībām.

* Vecāki saturs var būt arhivē vai vienkārši jāsvītro.

** Apsveriet rēķina un riska šeit uzturot novecošana iekārtas

*** Tas ir tikai iespējas, rūpīgi izmeklēt un jo īpaši testa meklēšanas rezultātos, tātad lietot ar piesardzību.

Turpmākie pasākumi un apsvērumi,

Lai palīdzētu jums ar šo lēmumu procesā, lai noteiktu, kura maršruts ir labākais jūsu apstākļos, es esmu zem rakstveida dažas norādes, lai jūs varētu izskatīt un apspriest jūsu kodols projekta komandu un ieinteresēto personu vidū. Šie komentāri ir balstīti uz vairākiem gadiem pārvaldīt dažādus SharePoint projektu, tāpēc cerams, jums izvairīties no dažām no sāpīga gūtā pieredze, ka mēs un mūsu klienti gāja cauri! Tas iespējams, ne viss jums ir nepieciešams domāt par, bet labs sākums ar dažas domas, lai palīdzētu jums gar jūsu veidā.

"Migrācija var būt dārga, jo īpaši, ja jūs uzskatāt, informācijas apjoms esat gatavojas migrēt, patiesās darbības izmaksas un tehniskos resursus (iekšējā un ārējā), plānojat grafiku, lai palīdzētu ar migrācijas intensitāti"

Jautājums jūsu ieinteresētās personas un vecāko lietotājiem par to, vai tie tiešām ir nepieciešams, lai pārvietotos pa visiem šiem dokumentiem un intraneta lapas, attēlus, video, uc Pamatojoties zināmā mērā uz smieklīgiem un empīrisko, mana pieredze rāda atkal un atkal, 80 - 90% saturs ir reti, ja vispār piekļūt tikai 12-18 mēnešus pēc tam, kad tas tika izveidots. Lai jūs varētu izveidot kalnu darbu, ļoti maz atgriešanās vērtību.

Tādēļ es iesaku cenšas atrast pierādījumus, lai apstiprinātu tā ir (vai nav) piekļūt bieži vai citus paziņojumus atbalsta vai citādi migrācijas prasībām. Uzziniet, kāpēc tā faktiski "ir jābūt pārvietoti", gandrīz kā liekot kopā mini uzņēmējdarbības lēmumu procesā. Bieži vien uzņēmējdarbības vienībām būs tikai teikt, tas ir, lai izvairītos no darot darbu, izmeklēšanu vai migrāciju pirmām kārtām tāpēc, ka viņiem ir citas (protams tā) prioritātēm. Realitāte ir labs vecs skaidrs, kas bieži vien ir apsveicams un laba iespēja atsvaidzināt saturu uz augšu, arhīvu vecākiem elementu saturu vairs nav nepieciešama.

Es arī iesakām jums veikt pārskatu saturs, kas ir uzkrāts vairāk nekā gadu. Jums var būt pārsteigts, lai uzzinātu, cik daudz tas tiešām vairs nav vajadzīga, būtiski vai piemēroti un vai faktiski nosaka saturu, ir jābūt atjaunots anyway.

Atcerieties arī ir smalks, bet svarīgi atšķirība starp to, ka "pieejams", lai uzņēmējdarbības un ar to pārvietoti un pieejams SharePoint. Piemēram, varat saglabāt to prom no SharePoint mazāk pieejama, bet vēl pieejami bezsaistes plašsaziņas līdzekļos vai citu varbūt lētāk veida uzglabāšanu.

Ja jums noteikt, ka Jums būs daudz saturs migrēt, tiešām ieviest "projektu" par migrācijas komanda (s) jūs mobilizētu, pārliecinieties, ka ikviens zina savus uzdevumus, to uzdevumus un, ja tie ir vajadzēja darīt viņiem, un kādēļ. Tās īsumā ir pilnībā uz klāja ar to, kas tiek darīts.

Jūs arī ir nepieciešama "pierādīt process darbojas pirms pierādīt caurlaidspēja" jūsu migrācijas komandām. Tas ir uz roku, automātiski vai pieeju abu iepriekš. Būt devīga jūsu tāme migrācijas pamatā rezultātiem jūsu. Tas dos savu ieinteresēto pušu uzticību sava projekta komandas spēju risināt migrācijas termiņus.

"Ietekme uz vispārējo SharePoint arhitektūra ir jāplāno vērā vispārējās konstrukcijas"

Cerams, ka jums būs uz dažiem vai lielāko daļu šo savu sākotnējo SharePoint arhitektūras plānošanas ... Padomā par to palielināšanos slodze uz jūsu fiziskā servera vides, jaudas plānošanai jautājumos, ietekme uz meklēšanas rezultātiem kopumā navigācijas un satura lietderību jūsu, lai nosaukumu, bet dažas jomas, kurām nepieciešams domas un izvērtēšanas apsverot migrē esošo saturu SharePoint.

Piemēram, ja jūs gatavojas pārvietot un / vai indeksu kādu ārēji uzglabā saturu SharePoint vidē, uzskata, ka ietekmes palielināšanai uzglabāšanas jūs gatavojaties laist savā vidē. Ne tikai tāpēc, izmērs pieaugums ir ne tikai par neapstrādātu datu uzglabāšanas satura pievienošanu Jūsu SQL datu bāzēm, bet arī jaunu uzglabāšanas jāapstrādā lielāku indeksa faila izmēru.

Tad apsvērt papildu slodze esat tikko likts uz jūsu rezerves un atjaunot procesu! Jūs varētu celt iespējamo spiedienu uz Jūsu spēju izpildīt savas SLAs pakalpojumu pieejamība, ja dīkstāves. Piemēram, jūs varat vēl atjaunot jūsu tikko palielinājās saturu datubāzēm termiņā, kas SLAs?

"Novērtēt 3rd Party instrumenti, lai palīdzētu jums ar datu apjomu"

Daudzi 3rd Party produktu do lielisku darbu, lai palīdzētu jums beztaras migrēt / augšupielādēt saturu jūsu SharePoint vidē. Tomēr daudzi neatbilst jūsu prasībām pilnībā, tāpēc pārskatīt tos rūpīgi un plānot savu darbību (vai trūkst), ar migrāciju un izmaksas jūsu plānus un budžetus. Ir svarīgi zināt to ierobežojumiem, kā arī to stiprās puses. Jūs varat atrast tie migrē daudzi, bet ne visas jūsu dokumenta veidu. Turklāt, bieži vien jūs zaudēsiet dažus svarīgus dokumenta rekvizītus vai cita meta datus, kas saistīti ar dokumentu vai lapu jūs mēģināt migrēt.

Turklāt jūs varat zaudēt datu integritāte, piemēram, laikspiedolu informāciju. Šis parasti ir kaut kas, kas var būt svarīgi no ierakstu pārvaldības viedokļa, jo tas var nenotikt pāri jaunajai videi.

"Nodrošināt jums biznesa uzņemties vadošo lomu migrācija"

Ar visiem līdzekļiem nodrošina projekts (pieeja), instrumenti un metodes, kas nodrošina saturu, var tikt pārvietoti. Galu galā tomēr biznesa lietotājiem "pašu" faktiskā migrācijas un pilnībā iesaistīties šajā daļā projektu no sākuma. Tie ir vislabāk zināt, kāds saturs ir vai nav nepieciešama, kā tas izskatās, ir pieejama, uc Tā arī notiek, ir viena no vislabākajām metodēm, lai izglītotu jūsu gala lietotājiem, izmantojot SharePoint iespējas jūs nodrošināt, lai tos kopumā.

"Apsveriet reglamentējošo pienākumu saglabāt datus"

Vairāki uzņēmējdarbības nozarēm, jo īpaši valsts / sabiedriskajā sektorā, finansēs, veselības un labdarības iestādes būt īpaši reglamentējošo noteikumu viņiem jāievēro attiecībā uz datu saglabāšanu, pieejamību un piekļuvi (datu aizsardzības jautājumi kopumā). Šie būs nepieciešams ņemt vērā jūsu plānos.

"Disinvest un / vai atkārtoti izmantot savu veco aparatūru"

Iekštīklam migrācija no vecā, failu akcijas vai citi pieteikumi potenciāli ļauj disinvest jūsu aparatūras (vai vismaz daži no tās). Plāns šim mērķim, pat ja tā vienkārši uzzināt, kā jūs gatavojas pārstrādāt komplektu vai to izņemt no servera telpas. Uzskatu labdarības organizācijām vai skolām, kas varētu gūt labumu no vecās iekārtas, nevis dempinga to poligonā.

"Atcerieties, ne visi dati ir vai var tikt uzglabāti SharePoint"

Tā ir taisnība SharePoint var indekss dažādiem satura avotiem. Bet sāpīga realitāte tas ir reti sasniedz rezultātus sākotnēji vēlamo dēļ daļēji nav tāpēc, ka preces kļūdas per se, bet gan tāpēc, ka vispārējā uzturēšanu SharePoint pamatā meklē aizņemt daudz nepārtrauktas pūles, kas bieži tiek aizmirsts vai izlaists projektēšanā vai kārtējo tehnisko apkopi.

Diezgan bieži tas ir viegls veids, lai indeksu jūsu novecošanās un deformēšanās failu akcijas, bet jūs patiešām vēlaties, lai jūsu meklēšanas rezultātus, lai saturētu informāciju no avotiem, kas ir tik vecs un novecojis? Bez rūpīgas projektēšanas sākumā, precīzi un regulāru uzturēšanu nepieciešams bieži jūs galu galā ar sliktu pieredzi no lietotāja viedokļa.

Tātad, ar visiem līdzekļiem apsvērt indeksēšanas jūsu avotu, bet tiešām izprast no projektēšanas, plānošanas un nepārtrauktu uzturēšanu perspektīvas ne lietotāju pieredze ar meklēšanas rezultātu lapās. Par pēdējo piezīmi, uzskata, ka visi no opcijas, ko esat ar meklēšanas un arī ieviešot filtrēšanas jūsu meklēšanas rezultātu saturu (pēc pasūtījuma vai 3rd Party maršrutu).

"Apsveriet atstājot saturu, ja tas ir"

Mēģiniet izprast gan materiālie un nemateriālie ieguvumi atstājot satura in situ, un, iespējams, padarot saturs "lasīt tikai" uz laiku, kamēr jūs uzskatāt savu iespēju un / vai veikt jūsu migrāciju, lai nepieļautu pieaugumu, vai mainīt saturu uzglabā šajā jomā.

Secinājums

Ir daudz lietas, kas uzskatīt par daļu no jūsu sarunas, lai lemtu pieeja migrācijai un iepriekš ir tikai daži no jautājumiem, jums var nākties apsvērt.

Tas bieži vien politiski "ceļu vismazāk pretošanās", lai tikai migrēt visu saturu, neatkarīgi no tehnisko un dažreiz finanšu racionāli darīt kaut ko atšķiras. Ja jums vēl nav, uzskata, ka ieviešot arhivēšana, kvotām un saglabāšanas politiku, lai pārvaldītu bez šaubām palielina datu apjomu jūsu vidē.

Vai nodarboties ar savu ieinteresētajām personām un saņemt savu buy-in, lai pieder migrācijas gabalu. Bieži stratēģiju pārliecinoties uzņēmējdarbības veic šīs migrācija dos viņiem domā citādi, ja tas ir viņu līdzekļi, kas tiek veikti pie to parasto nozīmi, lai to izdarītu.

Visbeidzot, mana pieredze migrēt un atsvaidzinošu nelielu apakškopu sākotnējo saturu SharePoint, kā arī arhivēšanas pārējais ir piemērota pieeja, ko lielākajā daļā gadījumu. Pagrieziena uz SharePoint indeksēšanas spējas failu akcijām, bet tikai mazos un mēra apstākļi ir arī kaut kas jums būtu jāapsver.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares

Dokumenta migrācijas SharePoint: Jūsu iespējas

Pārskats

Kā jau es teicu manā pēdējā ziņa ir vairāki in-built instrumentus un citas iespējas, lai palīdzētu jums migrēt jūsu saturu un ap jūsu SharePoint vidē.

"SharePoint ir dabiski aizstājot jūsu novecošanās failu akcijām un citiem datu krātuves"

Ļoti reāls un nozīmīgs jautājums ir vairāk, ko darīt ar savu vēsturisko datiem, kas uzglabāti šajās krātuvēs, piemēram, failu un tīkla daļas, iekšējais tīkls un citas tvertnes. Tas noteikti nebūs kopā aizstājējs failu / tīkla akcijas.

Tas nozīmē, ka šajā un nākamajā rakstā es plānoju rakstīt gatavojas sniegt jums pamata iespējas, lai jūs, kā arī dažas noderīgas norādes no pieredzes mēs esam ieguvuši vairāk nekā intraneta gadus strādā ar klientiem, lielu un mazu, lai nodrošinātu, internets, extranets un citu punktu risinājumus, pamatojoties uz Microsoft SharePoint tehnoloģijām.

Opcijas

Jūs būtībā ir šādi izvēles rūpīgi apsvērt, katrs būs sekas, kas būs atšķirīgs atkarībā no jūsu vajadzībām un apstākļiem:

• Migrēt pilnībā stājas SharePoint
• Daļēja migrācija apakškopas saturu SharePoint
• Atvaļinājumu, ja tā ir un arī turpmāk uzturēt gan repozitorijus
• Atvaļinājumu, ja tā ir un arī turpmāk uzturēt abu krātuvju un izmantot SharePoint indeksēt jūsu veco saturu, tādējādi nodrošinot iespēju meklēt to.

Katra no tām ir pro's un con's, kas jums būs nepieciešams veids, pat, lai lēmums, kas ir piemērots tieši Jums. Galu galā viena vai vairākas no iepriekš, var būt piemērots jūsu vajadzībām, bet kā par iepriekšējo blog posts nodrošināt jums budžetu un plānot kā es garantija tas prasīs jūsu ilgāks, ka tu domā!

Es rakstīt vēl dažus norādes, lai jūs varētu apsvērt tajās pēc apspriedēm ar savu ieinteresētajām personām un klientiem, gan nākamajā.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares.

Migrē vai pārvietot satura iekšpusē SharePoint

Ievads

Migrācija ir vienmēr sarežģīto tēmu, kas nāk līdzi projekta sākumā ziņā spektra projekta beigās laikā izvēršana vai adopcijas fāzēs, vai pēc tam, kad projekts ir slēgts, un lietotāji ir palikuši paši. Darbības migrējošo vai pārvietojot datus vai starp komandas vietām, mysites vai no tīkla diskus un sistēmas, piemēram, piezīmes, var būt ievērojamas.

Taču diemžēl neviens atbildi, lai apmierinātu visu veidu scenārijiem un palielinātu Es iesaku uzņēmējiem apsvērt stingri vajadzību migrēt, pirmkārt, no kopējā migrācijas viedokļa. Apsveriet, ja tas ir praktiski un iespējams atstāt kur tā ir un / vai izmantot to kā vingrinājumu "tīrīšanas", jūsu dati pirms migrācijas vai arī pārvietojot to SharePoint vai, iespējams, lētāku nesējiem. Vairāk par šo tēmu nākamajā rakstā.

Par šo rakstu es vēlos sniegt dažus norādījumus lietotājiem un viņu iespējas. Man bieži nākas sastapties ar gala lietotājiem no abiem bijušajiem vai pašreizējiem klientiem lūdzot mani par to, kā vislabāk pieeja, kas pārvietojas saturu no vienas vietas uz otru vai kā pāriet visa komanda vietu (apakš vietu ieskaitot) no vienas vietas uz otru vai pat saturu no tīkla drives laikā migrācijas vai adopcijas fāzē. Ir vesela virkne scenāriju un metožu / instrumentu šeit, bet, cerams, es varētu sniegt jums dažas iespējas, lai palīdzētu izglītot un noteikt jums uz pareizā ceļa.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary terminu

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Komandas vieta - augšējā līmeņa vietnes, kas ir izveidota pašā sākumā, lai saglabātu un / vai dalīties saturu. Parasti vietņu kolekcijā var saturēt daudzus desmitus tūkstošu komandas vietu un vai apakšgrupas komandas vietnes vienā vietņu kolekcijā katrs satur simtiem tūkstošu dokumentu vai lielāka, ja struktūra pareizi.

• Apakšuzņēmēju vietnes - Vai būtībā komandas vietnes, kas sēdēt ar augstākā līmeņa vietni vietņu kolekcijas un ir izveidota ar lietotājiem, lai glabātu turpmāk saturu prom no augstākā līmeņa vietnes. Tiem ir vairāk vai mazāk to pašu funkcionalitāti, bet / var uzskatīt "bērni", kas top vietā un, iespējams, bet ne vienmēr pārmantot atļaujas, un to var saistīt savā starpā utt

• Saturs - Visi Office dokumentus, PDF, attēli, diskusiju saraksti, kalendāru, kontaktu sarakstus vai teksta, ka jums ir saglabāta jūsu vietā.

• Saraksts - Kalendāri, kontakti sarakstiem, dokumentu bibliotēkām, diskusiju dēļiem visi ir piemēri "SharePoint saraksti", un var saturēt maisījumu satura priekšmetiem.

Metodes un instrumenti

Tālāk ir daži reālās pasaules gala lietotāju orientētu metodes un instrumentus, kurā apsvērt savu saturu migrācijas un komandas vietu pamata, bet arī strādās mysites, un izdevējdarbība saturu.

1. Izveidi vietnes "veidnes"

Attiecībā uz jebkuru komandu vietni, jums ir saturs, ir spēja saglabāt visas vietas, tā dokumentu bibliotēkas, meta datus un saturu (līdz izmēru 1o megabaitu tikai) kā otrreizēji izmantojami veidni. Šis tagad kļūst portatīvo vietnes veidni atkal izmantot citās vietnēs. Ar šo jūs tagad varat izveidot atkārtojamiem vietnes, kas satur to pašu struktūru un saturu.

Lai to izdarītu, saskaņā ar Site iestatīšana atradīsiet funkciju sauc "Saglabāt vietni kā veidni. Tas ļaus jums saglabāt tikko struktūra UN VAI saturu, kā arī - gan tāpēc, ka tā nepārsniedz 10 megabaitu lieluma. Tas nav ideāls, un būs atkarīgi no jūsu saturu, par tās atbilstību vai kā līdzekli, lai jūs varētu izmantot.

Kad esat saglabājis vietā kā veidni (arī tā pazīstams vārds), varat iet zem Vietnes iestatījumi, lai jūsu "Vietnes veidņu galerijā. Jūsu tikko saglabāto vietnes veidni būs tur. Tagad to var lejupielādēt uz jūsu darbvirsmas ("vietā templatename. STP"), un galvenokārt augšupielādēt savā jaunajā vietā radītu galamērķi "vietnes veidņu galerijā.

Kas notiek tagad ir tas, ka tad, kad jūs apmeklējat savu jauno vietu un mēģināt izveidot jaunu vietni, veidnes parādīsies "Custom", cilnes opcijas "izvēlieties veidni lapu. Tādējādi tās ir svarīgi saukt kaut jāzina par iepriekšējiem pasākumiem! Kad tas ir izvēlēts, jūsu jauno sub vietas (un saturu, ja izdarāt atzīmi šajā opcija) būs tur jaunajā site!

Pro's

• Ātra un vienkārša metode, lai iegūtu nelielu sub-saitu migrē no vienas vietas uz otru
• Lietderīgi izveidot dažādas vietnes veidnes dažādām auditorijām / vajadzībām
• Uzskata, zīmolu / izskatīties un justies
• Nav admin vai kods nepieciešams izvietošana
• Gala lietotājam draudzīgi.

Con's

• Nevar izmantot, lai izveidotu augšējā līmeņa vietnes (ja vien nav augšupielādēti centralizēti "kapteinis galerija".
• Zaudē drošības atļaujas
• Zaudē pozīcijas līmeņa drošības
• Ierobežots 10M lielums
• Nav saglabāt sub-saitu kā daļu no vietas, tikai to, ka vienā vietā

2. Izveidojot sarakstu "veidnes"

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Zaudē drošības atļaujas
• Zaudēt pozīcijas līmeņa drošības
• Ierobežots 10M lielums

3. Pētnieks apskatīt "ātri un netīrs - kopēt, izgriezt un ielīmēt '

Šī metode darbojas tikai dokumentu bibliotēkām vai attēlu bibliotēkām. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Secinājums

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint