SharePoint kā biznesa programmas ietvaros

Ievads

Mēs aprakstīts iepriekš, ka Jums ir apskates SharePoint kā "uzņēmējdarbības pieteikumi" regulējuma, nevis tikai gabals programmatūras, ka "izskata jūsu dokumentu" vai kā es vienreiz dzirdēju sauc par "tā ir tikai iekštīkla pieteikums"!

Patiešām tā nodrošina pamata pieteikumu attīstību un "uzņemošā" vidi, kurā jāiesniedz glabātuvi glabāt savu organizāciju informāciju. Kā attēlu pretī attēlots, nākamās jaunāko versiju no platformas (SharePoint 2010) ir daudz vairāk nekā dokumentu krātuvi, tas ir spēcīgs pamats ēku un hostings spēcīgs biznesa lietojumprogrammām, celtniecības sabiedrību un nodrošinot bagāta krātuve par jūsu organizāciju informāciju.

Tāpēc tā sniedz iespēju par pieteikumiem, kas nopirka konfigurēt vai izstrādāti SharePoint ir veids, kā atrisināt daudzas jūsu biznesa problēmas, uzlabot efektivitāti ar veidā jūsu darbinieki strādā kopā sadarbojoties un, iespējams, samazināt izmaksas, kas saistītas ar jūsu IT budžetu.

SharePoint's "raksturīgā stiprā puse ir tā, ka tā var sniegt datu krātuve (jo forma saturu datubāzēs uzglabā iekšpusē Microsoft SQL Server) daudzi no jūsu biznesa lietojumprogrammām (gan esošie, gan jauni uzskatot) samazināt nepieciešamību ieguldīt atsevišķās hardware, licencēšanu un pastāvīgu atbalstu.

SharePoint pieteikumi

Vispārēji runājot kopā ar parastajiem pieteikumi SharePoint tiek izmantota, piemēram, intranets, ekstranets un interneta mājas saskaras vietnes, to var arī uzskatīt par šādu, nosaucot tikai dažas vertikālās un horizontālās biznesa lietojumprogrammas:

• Projektu un programmu pārvaldības lietojumprogrammas
• Mārketinga kampaņu pieteikumi
• Produktu katalogi
• Diskusiju forumi
• Pētniecības lietojumu
• Reporting darbvietas
• Document Imaging pieteikums (izmantojot skeneri)
• Apmācības un pašpalīdzības portāli
• * List lietojumprogramma (client kontaktu un zināšanu pārvaldības lietojumprogrammas, piemēram)
• * Workflow balstītas lietojumprogrammas
• * Veidus, datu ievades pieteikumus.

* Jebkura programma, kas var ietvert izveidot vai atjaunināt "daudzkārtu vai vienu grafiku" datus var arī jābūt meklēšanu vai filtrēšanas mehānismu piemērot. Daudzas pastāvošās Lotus Notes vai citiem tā sauktajiem kompleksajiem lietojumiem ir pamatoti ar šiem trīs veidu vienā vai citā veidā, un tādējādi būtu jāuzskata par migrāciju pāri vērā SharePoint.

Pieteikumus, ko sniedz esošās ekskluzīvs "klientu servera", pamatojoties arhitektūru var arī uzņemt jūsu SharePoint vidē. Piešķirta, zināmā mērā kompromiss bieži vien ir vajadzīga, bet tas ir vismaz vērts izmeklēt ar savu ieinteresētajām personām par to, vai būtu priekšrocības migrēt šiem pieteikumiem un padarīt tos pieejamākus un varbūt samazināt jūsu kopējās izmaksas ilgtermiņā par lietošanu "dalītas pakalpojumi", ko SharePoint.

Tādēļ, meklējot konkrētu vai pasūtījuma pieteikumi atbilst standartu kopumam vai biznesa vajadzībām, ir vērts meklē savam esošajam ieguldījumu SharePoint, lai redzētu, vai tas var tikt pagarināts, lai nodrošinātu funkcionalitāti, jums ir nepieciešams. Vai arī jāapsver iespēja izmantot SharePoint kā savu vienota pamata platforma, lai ieviestu vairākus pieteikumus jums var gatavojās ieviest neatkarīgi viena no otras.

Reālās pasaules piemērus

Piemērs 1:

Piemērs tam var redzēt ar apvienojot esošo dokumentu attēlveidošanas risinājumu jūsu SharePoint ietvaros. Savu esošo Print & skenera iekārtas var izmantot, lai attēlotu, saglabāt to saturu (parasti TIFF vai PDF faili) jūsu SharePoint vidē. Tās savukārt var automātiski atzīmēti ar metadatiem, indeksēt un uzkrājumi, izmantojot meklēšanas vai filtrē interfeiss padarīt to pieejamu plašākai auditorijai, izmantojot darbplūsmu, uc Šāda reālās pasaules piemērs ir integrēt tehnoloģijas būtu skenēšana klientu saraksti, ienākošo pastu vai citu ad-hoc skenēšanas prasībām. Šīm izmantojuma jūsu investīcijas gan skenēšanas un SharePoint ir labs piemērs, kā apvienot papildu tehnoloģijas "

Piemērs 2:

Vēl viens piemērs būtu, ka pārnešanas Jūsu Lotus Notes lietojumprogrammas jūsu SharePoint iekštīklā. Daudzi tā sauktie 'Notes pieteikumi "patiesībā ir tikai saraksti uzglabāto informāciju Piezīmes. Tās var tikt pārvietoti un sēdēt ļoti labi atbilst līdzīgu funkciju, kas noteikts SharePoint. Ka teica, nav nenovērtē problēmas, kad runa ir par "dokumentu migrācija" no atzīmē, jo tas ir ļoti grūti, it īpaši, bieži vien sarežģītu darbplūsmas migrēt. Ir 3rd Party pieejamo produktu palīdzību šeit, kā AvePoint, Mainsoft un Quest.

Ideālā savu sākotnējo SharePoint arhitektūra vajadzēja uzskatīt vajadzību nodrošināt papildu pieteikumus un būvēti atbilstoši rīkoties ar šīm izmaiņām. Ja tā nav, tad Jums ir nepieciešams veikt pilnu pārskatu un plānu, arhitektūras izmaiņas, kas vajadzīgas, lai pielāgotu tos - Vai, kas nav novērtēt jautājumus šeit un pētniecība šajā jomā rūpīgi, jo tas var novest pie papildu galvenā arhitektūras izmaiņām, datortehnikas un vai programmatūras iegādei.

Secinājums

Tā kā kopsavilkumu, SharePoint ir daudz vairāk nekā dokumentu krātuvi, tas ir spēcīgi, lai veidotu un hostings spēcīgs biznesa lietojumprogrammas, kas palīdzēs jūsu darbiniekiem pārvaldīt savu informāciju labāk un efektīvāk palīdzēt jūsu uzņēmumam sasniegt tās stratēģiskos mērķus. Tā vai tā 2003, 2007 vai pat drīz uzsākt 2.010 versiju SharePoint, plāna ieviešanas vai izmaiņām arī uzlabotas, lai to atbalsta Jūsu biznesa vajadzībām nākotnē.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares

Saglabājiet jūsu SharePoint un IT stratēģiju sync

SharePoint ir nogatavināts pēdējos gados kļuvusi diezgan laba ir "visas lietas visiem cilvēkiem" platformu, vai kā es gribētu atsaukties uz to kā "uzņēmējdarbības pieteikumi" ietvaros.

Ieviešana 2003 SharePoint "Windows SharePoint Services (WSS) licencētiem kā daļu no Windows Server 2003 operētājsistēmu kā" brīvu "lejupielādēt, arī bija skaidrs veikls gājiens licencēšanas Microsoft.

WSS nosaka apstrīdami laba, stabila un bagāta, kas visu var tā vienkārši dokumentu pārvaldības pakalpojumus, kas kalpotu daudz mazu, vidēju un zināmā mērā liels uzņēmums uzņēmumiem arī pati. Faktiski, tas ir, ja daudzi uzņēmumi sāka paceļoties izvietošanu iepriekšējās versijas programmatūru, bez patiesām zināšanām, ko viņi kļūst paši iesaistīti ar.

"SharePoint 2010 turpinās nodrošināt pārliecinošu" viens izmērs der visiem "ar savu pievilcīgu iespēju kopumu, kas skar gan intranet, ārējo un interneta robežām"

Šis "visu, lai visiem cilvēkiem" tēma lietas turpināsies ar nākamo atbrīvošanu, SharePoint 2010. Paredzēti pavasarī izplatīšanu, tā turpinās sniegt pakalpojumus un funkcijas, kas sanāk pēc manām domām, lielāko daļu no organizācijas vispārējs risinājums pieteikumu ir nepieciešams ļoti labi, lai gan citas konkrētākas prasības acīmredzami nav.

Tāpat kā tās priekšgājēja 2007 SharePoint, nākamā versija (saukta SharePoint 2010) sniedz pārliecinošu "viens izmērs der visiem" ar savu pievilcīgu iespēju kopumu, kas skar gan intranet, ārējo un interneta robežām. Neaizmirstot šīs darbības ir pārliecinošs, ja nenobrieduši, Microsoft Online "mākonis balstītu" pakalpojumu piedāvāšanu, kas tiek atjaunināts atpakaļ to sākotnējās atklāšanas 2009.

Tomēr "viss visiem cilvēkiem" paziņojums lietām ir laiku pa laikam ir tā "Ahileja papēdis", jo to nedara viena funkcija, kā arī pircēju sagaida vai potenciāli vajadzība, piemēram, dokumentu pārvaldību, ierakstu pārvaldību, wiki's, blogi, darbplūsma un tīmekļa satura vadības utt Varbūt šie un SharePoint's other galvenās īpatnības ir ļoti daudz konkurentu produktiem, ja tos izmanto neatkarīgi, ir daudz labāk.

Bet ir svarīgi atcerēties, ka SharePoint nebija, un tas nevar uzvarēt tik blakus salīdzinājumus. Tāpat nav paredzēts, lai konkurētu par "vertikālo", pamatojoties biznesa lietojumprogrammu vai citiem īpašiem 'line of business "programmatūru. Punktā bieži zaudēti diskusijās un atlases procesu veic ar izvēloties IT risinājumu, lai atbilstu jūsu vajadzībām.

"SharePoint ir, ja tas jau nav daļa no tās būvniecības bloku"

Lai izvairītos no šiem scenārijiem, un jānodrošina SharePoint tiek ņemts vērā pareizi kontekstā ir svarīgi savu stratēģiju attiecībā uz tās ieviešanu, pieņemšanu un vadību ir panākta vienošanās un saprot ne tikai tiem, kas atbildīga par programmas īstenošanu un atbalstu, bet augstākā līmeņa ieinteresētās personas, kas atbild par IT pakalpojumu sniegšanu .

Turklāt Es būtu lietderīgi saglabāt šo un vispārējā IT stratēģijas in sync. Kāpēc? Jo biežāk, nekā nav jūsu organizācija būs izmantojot pieaugošo sajaukums IT lietojumprogrammas, datortehnikas un programmatūru, kā arī uzkrātās prasmes un pieredzi, kas savu galveno darbinieku paturēt un saglabāt kā daļu no sava loma.

Tātad jūsu IT funkcija ir ieinteresēti pārvaldību saistītās izmaksas, kas ar šo neviendabīgā vidē. Turklāt ir, vai drīzāk būtu pieaugošo vēlmi vienkāršot, vairāk atsaucīgi un ieviestu operatīvās un stratēģiskās "būvniecības bloku", kas var palīdzēt uzņēmumiem sasniegt tās stratēģiskos mērķus. SharePoint ir, ja tas jau nav daļa no šiem elementi. Pat ja to izmanto taktiski tagad kā "punkta risinājumu", lai noteiktu funkciju veikšanai, piemēram, iekštīklā, SharePoint platumu spēju apstrīdami prasības ir jāskata plašākā kontekstā Jūsu stratēģiskajiem elementi.

In my next article es rakstīt vairāk par to, kāpēc tā ir SharePoint tehnoloģiju ieviešanu IT stratēģija ir nozīmīga un kā jūs varat turpināt paplašināt investīciju esat 2007 SharePoint vai gatavojas veikt varbūt 2010 SharePoint vēlāk šajā gadā.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Managing Director

Interesē 2.010 SharePoint?

Man ir bijusi privilēģija (un saglabāt daudzas rētas!) Ka viņš ir strādājis ar SharePoint jo tas ir pirmais uzsākt 2001.gadā un ir redzams secīgi atjauninājumus platformas pa gadiem, kā arī liecinieks audzēšanas ieviešanai uzņēmumos, kā viens no galvenajiem " bloku "tehnoloģijas tiek īstenotas, lai nodrošinātu gan stratēģisko, gan operatīvo IT mērķus.

Kā šādu blog posts attēlot (pēc 1 un pēc 1), tas ir, manuprāt, galvenokārt "attīstība" caur gadu attiecībā uz produktu platformas funkcionalitāti un arhitektūru.

Tā turklāt ir novērota liela interese un investīciju gadu no gada, ne tikai ar jaunāko plānoto izplatīšanu produktu ar nosaukumu SharePoint 2010. Sīkāka informācija par šo šeit no plānotā atjauninājumi: SharePoint Sneak Peak

Kādi ir mani pārsteidza zināmā mērā ir interese un pieejamību, kursi, notikumus un citus šādus materiālus līmeni "kā instalēt", "svarīgu projektēšanas lēmumu izskatīt" uc Un tas ir vēl pirms produkts ir release beta plašākai publikai! Tas noteikti nebija pieejamas iepriekšējās versijas jebkurā lielā dziļumā.

Tas ir labs signāls veselīga atbalstīt Kopienas un Microsoft, kuriem ir sniegt daudz vairāk kā informācijas un uzreiz norādes par savu nākotnes plānu apsvērumus par šo un citām tehnoloģijām.

Lets cerību impulss turpinās, ja tas uzsāks nākamgad. Šādas dinamiskas kopienu un palīdzību no Microsoft, palīdz mums visiem ", ir izveidota, lai paātrinātu" ar jaunām tehnoloģijām un ļauj mums būt labāk sagatavotiem uzdevumiem, kas tai būs, bez šaubām, sniedz. Tas dos labumu visiem, jo tas ļauj Microsoft partneriem, piemēram, WorkShares, nodrošināt savlaicīgas konsultācijas un ieteikumus ap stratēģisku lēmumu pieņemšanā uzņēmumi, kam, lai par nākotnes investīcijām 2010.gadā un turpmāk.

Sveicieni,

Andrew

Managing Director

Michael Deller pievienojas WorkShares

Mēs esam priecīgi paziņot, ka Michael Deller ir pievienojies WorkShares. Viņš ir pievienojusies kā mūsu tehniskais direktors un turpinās viņa kā pieredzējis SharePoint konsultants un arhitekts, starp citām viņa lomām WorkShares.

Ar vairāk kā 6 gadu pieredze darbā ar SharePoint tehnoloģijām ar dažiem no Lielbritānijas vadošajiem Microsoft partneriem šajā telpā, Michael nes līdzi bagātīgu pieredzi un zināšanu nepārspējams šajā jomā.

Michael ir strādājusi ar dažiem visbiežāk augstu profilu SharePoint projektiem, un ir starptautiska rūpniecības pieredzi, tostarp valsts sektora, bezpeļņas, pakalpojumiem un izglītībai.

Michael's background pirms SharePoint un informācijas Strādnieks arena šādi vairāku gadu laikā Microsoft klientu / serveru infrastruktūru jomā, ar spēcīgu fona infrastruktūrā, ziņapmaiņas un traucējummeklēšana.

Michael's iecelšanu stiprina mūsu augstākās vadības komandas un vispārēju piegādes spējas. Viņa neseno apmeklējumu sākt Microsoft jaunāko atjauninājumu, lai platforma (SharePoint 2010) pie konferencē Vegas, dos ļoti vajadzīgo galvu uz augšu "attiecībā uz ietekmi, problēmas un iespējas esošajiem vai jauniem lietotājiem SharePoint tehnoloģiju.

Ir strādājuši ar Michael vairākus gadus daudzi SharePoint projektu, es esmu ļoti apmierināta, lai nodrošinātu savu pakalpojumu un ceram uz viņa vērtīgo ieguldījumu WorkShares ar mūsu esošajiem un topošajiem klientiem.

Sveicieni,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Dokumentu migrācijas SharePoint: apsvērumi

Fons

Es teicu savā pēdējā pasta nosaukumu "Dokumentu Migrācija SharePoint - Jūsu iespējas", kas ir būtībā 4 galvenie pieejamās iespējas, Jums, lemjot migrēt saturu no faila akcijām un citiem repozitorijos. Rezumējot:

• Migrēt pilnībā stājas SharePoint
• * Daļēja migrācija apakškopu saturs vērā SharePoint
• ** Leave kur tas ir un turpina saglabāt gan krātuves patstāvīgi
• *** Leave kur tas ir un turpina saglabāt gan krātuvēm, bet izmanto SharePoint indeksu savu veco saturu, tādējādi nodrošinot iespēju veikt meklēšanu tā.

Viena vai vairākas no šīm iespējām var būt ceļš jūs galu galā izvēlēties atkarībā no Jūsu vajadzībām un prasībām.

* Vecāki saturu var arī arhivē vai vienkārši jāsvītro.

** Apsveriet izmaksas un risks šeit saglabājot novecošanas iekārtas

*** Tas ir ierobežotas iespējas, rūpīgi jāizpēta un pārbaudes jo īpaši meklēšanas rezultātos, tādēļ lietot ar piesardzību.

Turpmākie pasākumi un apsvērumi

Lai palīdzētu jums ar šo lēmumu pieņemšanas procesi, lai noteiktu, kura maršruts ir labākais jūsu gadījumā, es esmu zem rakstiskas dažas norādes, lai jūs varētu apsvērt un debates savu galveno projekta komandas un ieinteresēto pušu līdzīgi. Šīs atsauksmes ir balstītas uz vairākiem gadiem vadības dažādu SharePoint projektiem, lai, cerams, jums izvairīties no dažām sāpīgām gūto pieredzi, ka mēs un mūsu klienti gāja cauri! Tas, iespējams, ne viss, kas nepieciešams domāt, bet labs sākums ar dažas domas, kas palīdzēs jums pa savu ceļu.

"Migrācija var būt dārgs, jo īpaši, ja ņem vērā informācijas apjomu esat gatavojas migrēt, patiesās izmaksas biznesa un tehniskajiem resursiem (iekšējā un ārējā) jūs plānojat grafiku, lai palīdzētu ar migrāciju spēks"

Jautājums Jūsu ieinteresētās puses un vecāko lietotājiem par to, vai tie tiešām ir nepieciešams pārvietot pāri visiem šiem dokumentiem un intraneta lapas, attēlus, video, utt Pamatojoties zināmā mērā par atsevišķiem gadījumiem un empīriskos, mana pieredze rāda atkal un atkal, 80 -- 90% saturs ir reti, ja vispār pieejams tikai 12-18 mēnešu laikā pēc tam, kad tas tika izveidots. Lai jūs varētu izveidot kalnu darbu, ļoti maz atgriešanās vērtību.

Tādēļ es iesaku cenšas atrast pierādījumus, lai apstiprinātu, ka ir (vai nav) piekļūt bieži vai citi apgalvojumi atbalsta vai citādi migrācijas prasībām. Uzzināt, kāpēc tā faktiski vajadzībām ir pārcēlies ", gandrīz kā liekot kopā mini uzņēmējdarbības lēmumu pieņemšanas procesu. Bieži biznesa vienībām, tikai saka, tas ir, lai izvairītos no darot darbu izmeklēšanā vai migrācijas pirmajā vietā, jo tie ir citi (protams tā) prioritātēm. Realitāte ir vecas labas izputināt bieži vien ir apsveicama un laba iespēja atsvaidzināt saturu līdz, arhīvu vecākiem elementu saturs vairs nav vajadzīga.

Es arī iesakām jums veikt pārskatu saturu, kas ir guvuši vairāk nekā gadu. Tu varētu būt pārsteigts, lai uzzinātu, cik daudz no tā patiešām vairs nav vajadzīgs, svarīgi vai lietderīgi un vai faktiski noteiktu saturu, kas ir nepieciešams atsvaidzināt anyway.

Atcerēties arī ir smalks, bet būtiska atšķirība starp to ir "pieejams" ar uzņēmējdarbības un tās tiek pārvietoti un ir pieejami SharePoint. Piemēram, varat paturēt to prom no SharePoint mazāk pieejami, bet vēl pieejams bezsaistē plašsaziņas līdzekļos vai citu varbūt lētākas formas uzglabāšanu.

Ja jums noteikt, ka jums būs daudz satura migrācija tiešām ieviesis "projektu" par migrācijas vienību (-ām), ko jūs mobilizēt, pārliecinieties, ka katrs apzinās savu lomu, to uzdevumus un, ja tie ir vajadzēja darīt viņiem un kāpēc. Tie īsumā ir pilnībā izpildīt ar to, kas tiek darīts.

Jums arī vajadzēs "pierādīt process darbojas iepriekš pierādīt" caurlaidspēja jūsu migrācijas komandām. Tas attiecas uz manuālo, automātisko vai maisījums abas pieejas. Būt devīga Jūsu aprēķini par migrāciju, pamatojoties uz jūsu rezultātiem. Tas sniegs Jūsu ieinteresētās personas uzticību sava projekta komandas spējas apmierināt migrācijas termiņos.

"Ietekme uz vispārējo SharePoint arhitektūras jāplāno vērā vispārējo dizainu"

Cerams, ka jums būs, uz kuriem daži vai vairums no šī jūsu sākotnējā SharePoint arhitektūras plānošanas ... Padomā par piesārņojuma slodzes pieaugums par Jūsu fiziskā servera vide, resursu plānošanas jautājumiem, tā ietekmi uz meklēšanas rezultātiem kopumā navigācijas un lietderību jūsu saturs, nosaukumu, bet dažas jomas, kurām jāpievērš domas un novērtējumu, apsverot migrē esošā satura vērā SharePoint.

Piemēram, ja jūs gatavojas pārvietoties un vai indeksu kādu ārēji uzglabā saturs jūsu SharePoint vidē, apsvērt ietekmes pieaugums noliktavā jūs gatavojaties laist savu vidi. Ne tikai tāpēc, izmēru palielināšana nav tikai izejas datu uzglabāšanas saturs tiek pievienoti jūsu SQL datu bāzēm, bet arī jaunas uzglabāšanai, kas vajadzīga, lai apstrādātu palielināt indeksa failu izmēriem.

Tad uzskata, papildu slodze jums ir tikai ievietots jūsu rezerves un atjaunot procesu! Jūs varētu sniegt iespējamo spiedienu uz spēju izpildīt savas SLAs pakalpojumu pieejamība, ja dīkstāves. Piemēram, jūs varat vēl atjaunot jūsu tikko palielinājās satura datu bāzes laika atļauta SLAs?

"Novērtēt 3. puses rīkus, kas palīdzēs jums ar datu apjomu"

Daudz 3rd Party produkti do lielisku darbu, lai palīdzētu jums taras migrēt / augšupielādēt saturu jūsu SharePoint vidē. Tomēr daudzi neatbilda Jūsu prasībām pilnībā, lai pārskata tos rūpīgi un plānot savu darbību (vai tās trūkuma) ar migrāciju un izmaksas jūsu plānus un budžetus. Tas ir svarīgi zināt tās ierobežojumiem, kā arī to stiprās puses. Jūs varat atrast tie migrē daudz, bet ne visu jūsu dokumentu veidiem. Arī diezgan bieži Jūs zaudēsiet dažus būtiskus dokumenta rekvizītus vai cita veida metadatiem, kas saistīti ar dokumentu vai lapas, jūs mēģināt migrēt.

Papildus Jūs varat zaudēt datu integritātes piemēram Laikspiedols informāciju. Šī parasti ir kaut kas, kas var būt svarīgi no dokumentācijas pārvaldības viedokļa, kā tas var nenotikt pāri uz jauno vidi.

"Nodrošināt jums uzņēmēji varētu veikt svina migrācija"

Ar visiem līdzekļiem nodrošināt projektu (pieeja), instrumentus un metodes, kas nodrošina saturu var tikt pārvietoti. Galu galā tomēr biznesa lietotāju ir "pašu" faktiskā migrācijas un pilnībā iesaistīties šajā daļā projektā no paša sākuma. Viņi vislabāk zina, kāds saturs ir vai nav nepieciešams, kā tai vajadzētu izskatīties, ir pieejams utt Tā arī notiek ar vienu no vislabākajām metodēm, lai izglītotu jūsu gala lietotājiem, izmantojot SharePoint iespējas jūs sniedzat, lai tos kopumā.

"Apsvērt reglamentējošo pienākumu saglabāt datus"

Vairāki uzņēmējdarbības nozarēm, jo īpaši valdībai / valsts sektors, finanses, veselības un labdarības iestādēm ir īpaši regulējošie noteikumi, kas viņiem jāievēro attiecībā uz datu saglabāšanu, pieejamību un piekļuvi (datu aizsardzības jautājumi kā kopumā). Šīs būs nepieciešams ņemt vērā jūsu plāniem.

"Disinvest un / vai atkārtoti izmantot savu veco aparatūru"

Migrācija no vecās iekštīkliem, failu akcijām vai citām lietojumprogrammām, iespējams, ļauj disinvest aparatūras (vai vismaz daži no tās). Plānu attiecībā uz šiem centieniem, pat ja tas tikai uzzināt, kā jūs gatavojaties pārstrādāt komplektu vai to izņemt no servera telpas. Uzskatu labdarības organizācijām vai skolām, kas varētu gūt labumu no vecajām ierīcēm, nevis izgāzt atkritumus izgāztuvēs.

"Atcerieties, ne visi dati ir vai var tikt uzglabāti SharePoint"

Ir taisnība, SharePoint var indekss dažādiem satura avotiem. Bet sāpīga realitāte tas ir reti sasniedz rezultātus sākotnēji vēlas, daļēji tādēļ, nevis tāpēc produkta nepilnību per se, bet tāpēc, ka vispārējās apkopes SharePoint pamatā meklē veikt daudz nepārtrauktas pūles, kas bieži vien aizmirst vai neminēt dizaina vai pastāvīgu uzturēšanu.

Diezgan bieži tā ir viegli maršrutu indeksēt jūsu novecošanu un izspiedušās failu akcijām, bet jūs tiešām vēlaties, lai jūsu meklēšanas rezultāti ietver informāciju no avotiem, kas ir tik vecs un novecojis? Bez rūpīgas projektēšanas sākumā, optimāla un regulāras apkopes bieži jūs galu galā ar sliktu pieredzi no lietotāja viedokļa.

Tik ar visiem līdzekļiem apsvērt indeksācija savu avotu, bet tiešām saprot no projektēšanas, plānošanas un pastāvīgi uzturēt plāna ietekmi ne lietotājiem pieredze ar meklēšanas rezultātu lapās. Par pēdējo piezīmi, apsvērt visus no box iespējas, kas jums ir ar meklēšanas un arī ieviešot filtrēšanas jūsu meklēšanas rezultātiem saturu (pēc pasūtījuma vai 3rd Party ceļš).

"Aplūkosim atstājot saturu, ja tas ir"

Centieties izprast gan materiālie un nemateriālie ieguvumi, atstājot saturs in situ, un, iespējams, padarot saturs "read only" par laika periodu, kamēr jūs uzskatāt opcijas un / vai veikt savus migrāciju, lai nepieļautu pieaugumu, vai mainot satura glabājas šajā jomā.

Secinājums

Ir daudz lietas, uzskata par daļu no jūsu diskusijas, lai izlemtu pieeja migrācijai, kā iepriekš ir tikai daži no jautājumiem, jums var nākties izskatīt.

Tas bieži vien politiski 'Ceļš mazāko pretestību ", lai tikai migrēt visu saturu, neatkarīgi no tehniskās un dažreiz finanšu racionāli kaut ko atšķiras. Ja vēl neesat, jāapsver arhivēšanu, kvotas un saglabāšanas politiku, lai pārvaldītu nav šaubu apjoma palielināšanās datus savā vidē.

Vai nodarboties ar savu ieinteresētajām personām, un saņemt to buy-in to īpašumā migrācijas gabalu. Bieži stratēģiju, nodrošinot biznesa veic šo migrāciju padarītu tos domā citādi, ja ir to resursu, kas tiek veikti pie to parasto nozīmi to darīt.

Visbeidzot, mana pieredze migrēt un atsvaidzinošu maza apakškopa sākotnējo saturu vērā SharePoint, kā arī arhivēšanas pārējais ir piemērotākā pieeja vairumā apstākļos. Pagrieziena uz SharePoint indeksēšanas spējas failu akcijām, bet tikai mazās un mēra apstākļos ir arī kaut kas jums būtu jāņem vērā.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares

Dokumentu migrācijas SharePoint: Jūsu iespējas

Pārskats

Kā jau minēju savā pēdējā pasta pastāv vairāki in-built instrumentus un citas iespējas, lai palīdzētu migrēt savu saturu ievešanu tajā un ap jūsu SharePoint vidēs.


"SharePoint ir dabiski aizstājot jūsu novecošanas failu akcijām un citiem datu repozitoriju"

Ļoti reāls un nozīmīgs jautājums, nekā to, ko darīt ar jūsu vēstures dati, ko glabā šos piemēram, failu un tīkla daļām, iekšējais tīkls un citi tvertnēs repozitorijos. Tas noteikti nebūs kopā nomaiņa failu / tīkla daļām.

Ka teica, šo un nākamo rakstu es plānoju rakstīt plāno nodrošināt jūs ar galvenajiem iespējas, Jums, kā arī dažas noderīgas norādes no pieredzes mums ir gūta ar darba ar klientiem, lieli un mazi, lai nodrošinātu iekštīkls gadiem, internets, extranets un citu punktu risinājumus, pamatojoties uz Microsoft SharePoint tehnoloģijām.

Options

Jūs būtībā ir šādas izvēles rūpīgi jāapsver, katrs būs ietekme, kas būs atšķirīgs atkarībā no Jūsu vajadzībām un apstākļiem:

• Migrēt pilnībā stājas SharePoint
• Daļēja migrācija apakškopu saturs vērā SharePoint
• Atvaļinājuma dēļ, ja tas ir un turpina saglabāt gan krātuves
• Atvaļinājuma dēļ, ja tas ir un turpina saglabāt gan repozitorijus un izmantot SharePoint indeksu savu veco saturu, tādējādi nodrošinot iespēju veikt meklēšanu tā.

Katra no tām ir Pro un con's, kas jums ir ceļu augšup, lai lēmumu, kas ir piemērots tieši Jums. In beigās vienam vai vairākiem iepriekš, var būt piemēroti jūsu vajadzībām, bet kā par iepriekšējo blog posts nodrošināt jums budžetu un plānot kā es garantēs tā veiks Jūsu ilgāk, ka jūs domājat!

Es rakstīt vēl dažas norādes, lai Jūs varētu apsvērt pacientiem ar jūsu ieinteresētajām personām, un tāpat klientiem ir nākamā pēc apspriedes.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Direktors, WorkShares.

Migrēt vai pārvietot satura iekšpusē SharePoint

Ievads

Migrācija ir vienmēr sarežģīto jautājumu, kas nāk līdzi projekta sākumā ziņā spektra projektu, lai beidzas laikā izvēršana vai adopcijas posmi, vai ja projekts ir slēgts, un lietotājiem ir palikuši paši. Migrēt vai pārvieto datus vai starp komandu vietas, mysites, vai no tīkla disku un sistēmām, kā atzīmē aktivitātes var būt ievērojamas.

Taču diemžēl ne viena atbilde atbilst visiem veida situācijām un palielinātu Es ieteiktu uzņēmumiem uzskatu stingri nepieciešams migrēt vispirms no kopējā migrācijas viedokļa. Uzskata, ja tas ir praktisks un iespējams atstāt, ja tas ir un / vai izmantot to kā vingrinājumu "tīrīšanas", Jūsu dati pirms migrāciju vai arī pārvietojot to SharePoint vai, iespējams, lētāku nesējiem. Vairāk par šo tēmu nākotnes pantā.

Par šo rakstu es gribu sniegt dažus norādījumus lietotājiem un viņu iespējas. Man bieži nākas sastapties lietotājiem no abiem bijušajiem vai pašreizējiem klientiem jautā man par to, kā vislabāk kustīgu saturu no vienas vietas uz otru vai kā pāriet visa komanda vietnes (sub iekļautajām teritorijām), no vienas vietas uz otru vai pat satura tīklā drives laikā migrācijas vai pieņemšanas fāzē. Ir vesela virkne scenāriju un metodēm / instrumentiem šeit, bet cerams, ka es varētu jums sniegt dažas iespējas, lai palīdzētu izglītot un kas jūs uz pareizā ceļa.

Pirmkārt, noteikt jūsu cerības jau no sākuma ... jebkura migrāciju vai ap SharePoint nav viegli izdarāms, jo īpaši, izmantojot no box metodēm, un tas prasa diezgan maz rokasgrāmata soļiem. Tas ir galvenokārt tāpēc, ka par to, kā mēs parasti uzglabāt mūsu komanda vietnes saturu (partijās, ko sauc par vietņu kolekciju - augšējā līmeņa vietnes parasti), kas savukārt ir saglabāti iekšā SQL datu bāzes. Bet arī kā rezultātā atbalsta trūkums kopumā lietotāja saskarne, kas SharePoint, lai nodrošinātu vajadzīgos kontroles un mehānismus, kuri dod kopēšanu vai pārvietošanu saturu. Tas ir iespējams, kāpēc ir daudz 3rd puses rīkus, kas tur jums palīdzēt.

Jebkurā gadījumā, pārliecinieties, ka jūs plānojat uzmanīgi vietnes dizainu un nosaukšanas konvencijām, lai izvairītos no šāda vajadzība, lai pārvietotu savu saturu vēlāk!

Glossary of Terms

Dažas norādes, pirmkārt, par terminoloģiju, pirms mēs turpinām:

• Vietņu kolekcijas - Top visvairāk krātuvi un drošības robežu uzglabāšana un vadība un saturu. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Secinājums

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Fons

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Secinājums

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Sveicieni,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint