Progetti di SharePoint di successo, mito o realtà?

Introduzione

Come si misura il successo di qualsiasi progetto di SharePoint è aperto a molte discussioni. Le metriche tipiche della 'tempo, denaro e di qualità' sono ancora i principali settori maggior parte delle organizzazioni concentrarci. Tuttavia, il vero 'spesso le misure del successo' da una distribuzione di SharePoint non sono effettivamente sentita dal settore solo molto tempo dopo il gruppo di progetto è stata spostata ad altre cose.

Ma con l'introduzione e l'adozione di SharePoint importante in molte organizzazioni in crescita esponenziale dopo l'uscita di MOSS 2007 lo scorso anno, porta con sé una serie di sfide. La consegna della piattaforma di collaborazione Microsoft premier metterà uno o più di questi parametri sotto pressione durante il ciclo di vita del progetto. Come tutti i principianti o professionisti di SharePoint, le infrastrutture tradizionali o software di project manager il quale assumerà la gestione e la consegna di questi progetti vi dirà.

Dopo aver trascorso gli ultimi 7 o giù di anni che le squadre di successo dell'offerta per vincere e poi andare a gestire la distribuzione di SharePoint in medie e grandi imprese, si sviluppa su diversi settori industriali, (e in alcuni casi, per aiutare 'recuperare le organizzazioni' progetti falliti) Questo articolo analizza i motivi per cui i progetti di SharePoint possono e di fatto andare a monte.

E in uno sforzo per educare i lettori attraverso la condivisione di conoscenze ed esperienze qui in questo articolo, si metterà in evidenza alcune aree per voi di conoscere e pianificare di conseguenza, in modo da poter aumentare le probabilita 'di un progetto di successo di SharePoint.

Perché i progetti SharePoint ostacolano il trasporto?

Ci sono molte ragioni per cui i progetti relativi SharePoint incorrere in difficoltà e come qualsiasi altro progetto IT che rientrino nelle seguenti i titoli dei giornali, ben documentato da altri:

• Povero portata definizione
• Nessuna cultura del progetto inerente nell'impresa
• Povero stakeholder management
• Povero progetto di governo
• Scarsa capacità di project management
• Debole pianificazione (per il progetto e al di là di una volta che è stato distribuito)
• Mancanza di cambiamento e l'identificazione dei rischi e di gestione.

Tuttavia, vi sono ragioni altre organizzazioni devono essere a conoscenza.

Specifiche ragioni per SharePoint Progetti

A mio parere, qui sono alcuni degli ulteriori motivi principali per cui i progetti di SharePoint non all'altezza delle aspettative e in particolari zone della vostra organizzazione necessità di considerare e pianificare di conseguenza per aumentare la probabilità di successo delle vostre implementazioni SharePoint:

Sottovalutare la portata del progetto da fornire

In particolare per le medie e grandi organizzazioni che spesso non riescono a pianificare e di bilancio corretto per l'enormità dei risultati dei progetti all'interno di una tipica distribuzione di SharePoint. Questi sono spesso in settori quali:

• Strategico e l'impatto operativo sulle pratiche commerciali
• SharePoint governance
• risorse del team di progetto e le competenze
• Pianificazione e progettazione (in particolare attorno a quelli che la domanda di re-branding di interfaccia SharePoint)
• Infrastrutture per sostenere sia interna che esterna di lavoro collaborativo
• Infrastrutture per sostenere DR caso, il backup & restore capacità
• distribuzione delle applicazioni, realizzare e testare (in particolare per la distribuzione con elementi su misura)
• La migrazione di contenuti o documenti da condivisioni di file, intranet esistenti (s) e la linea di altre applicazioni di business, (banche dati, ecc)
• Album e di gestione del cambiamento
• Avviare l'attività e l'adozione degli utenti andare avanti
• Helpdesk IT e di supporto all'utente in seguito 'go-live'.

Business 'quick wins' di dimostrare il valore

Il più delle volte di SharePoint è presentata come una Intranet sostituzione. Bene, lo farà molto bene. Ma le aziende dimenticato di includere nella loro programmazione miglioramenti alle funzionalità Intranet in grado di dargli il '' fattore wow quando i primi utenti cominciano a usarlo.

Quick Wins 'Tale' può essere relativamente minore dello sforzo, ma tremendamente utile quando si cerca di riprendere slancio e sostegno sicuro del mondo delle imprese più ampia con la sua adozione.

Quick Wins 'complementari' dovrebbero essere individuati e pianificati in precedenza in un programma di rilascio in seguito al lancio del progetto iniziale per garantire l'installazione di SharePoint è un successo non solo all'inizio, ma continua ad essere in modo viene ulteriormente utilizzata e distribuita all'interno del business.

Pianificazione a breve termine, a lungo termine del dolore

Dimenticare di includere una pianificazione a lungo termine e la gestione del vostro progetto SharePoint a vostro rischio e pericolo!

Le aziende spesso dimenticano di includere la pianificazione a lungo termine entro la fase iniziale all'inizio, soprattutto attorno l'architettura di base per supportare le modifiche in futuro. Quindi, potenzialmente, il bisogno di re-investire in infrastrutture significative e costi di licenza più tardi, quando per esempio si vuole introdurre un impianto extranet o includere un altro business unit di contenuto a seguito di un buy-out aziendali.

È fondamentale prendere in considerazione questi cambiamenti previsti per il futuro è adesso nel sottostante architettura di SharePoint e infrastrutture. In questo modo vi garantisco risparmiare denaro e di dolore in seguito!

Mancanza di esperienza nel progetto SharePoint Team

Utilizzate uno dei membri del vostro team che non ha mai lavorato con SharePoint prima? O il noleggio di uno sviluppatore di SharePoint o consulente di SharePoint del team di progetto, o forse entrambe le cose? Che dire di un architetto di SharePoint, business analyst, web designer o anche un esperto direttore di progetto SharePoint?

Per molti progetti più grandi di tutte queste risorse sono necessarie e sempre questo male in termini di mix di ruoli e di esperienza delle risorse è uno dei motivi principali per cui i progetti non funziona, come progetto di pianificazione e assegnazione delle risorse è mal gestita e sottovalutato dal team di l'inizio.

Il set di funzionalità del prodotto è vasto e troppo spesso le squadre sono scarsamente dotati in termini di esperienza del team soci rilevanti della core caratteristiche del prodotto il. È fondamentale capire le sfide che qui e sicuri di ottenere le giuste risorse a bordo. Considerare attentamente una tendenza crescente con le organizzazioni cercano di utilizzare aa singolo sviluppatore / risorsa consulente sperando che coprirà tutto. Le probabilità sono che non lo farà, avrà difficoltà a rispettare i tempi, causa il superamento del progetto e alla fine vi costerà molto di più per fare bene o male si abbandona una piattaforma di valore strategico del suono a causa di una iniziale esperienza poveri.

La mancanza di esperienza di Project Management SharePoint consegna

Spesso trascurato, ma buona e solida esperienza di gestione del progetto dei relativi progetti SharePoint vale la pena di aspettare il suo in oro. Spesso, i reparti IT e di consulenza esterna la volontà di assumersi le proprie infrastrutture di Microsoft come ogni altro progetto relativo, che non lo è! Né è come altro software simile tradizionali qualsiasi progetto. E 'più come una via di mezzo, ragion per cui risulta difficile per la gestione IT e responsabili di progetto esistente in entrambi i campi per ottenere le loro teste intorno a questioni e le sfide. Questo è sia all'inizio in termini di pianificazione, nel mezzo, in termini di gestione quotidiana e verso la fine quando si è pronti per andare a vivere e ti ritrovi con sottovalutato tutte le attività che devono accadere per renderlo visibile e importante adottato dai vostri utenti sia dal giorno del lancio.

infrastruttura sbagliata e poveri architettura

Una piccola accortezza qui può risparmiare un sacco di soldi e fatica. Poiché il prodotto si estende SharePoint attraverso intranet, extranet e ora pubblico di fronte siti web, le infrastrutture giuste per sostenere la distribuzione è fondamentale per la consegna di successo e il funzionamento.

La fine di porre fine progettazione di una architettura di SharePoint tecnico avrà spesso bisogno di toccare su altre tecnologie come le reti, firewall, proxy server, antivirus e database clustering per citarne solo alcuni. Inoltre, la pianificazione della capacità per l'hardware è importante anche come potenzialmente hai bisogno di pianificare per ogni utente 1 MB di storage più di 3MB (Sì 3MB!) Di spazio di archiviazione per l'ambiente intero!

Insieme ad un costoso e complicato modello di licenza relativamente da Microsoft, fare il vostro lavoro e chiedere il parere di un partner di licenza su questo settore prima che il commit i bilanci e iniziare il vostro progetto.

Personalizzazione o configurazione?

Io descriverò 'personalizzazione' è essenzialmente un'attività con cui un distribuisce sviluppatore SharePoint codice su misura all'interno di un ambiente SharePoint. Considerando che la 'configurazione' è la manipolazione di esistere 'fuori dalla scatola - (OOB)' le caratteristiche per soddisfare le vostre esigenze.

Molte organizzazioni opteranno per la prima in cui non si conosce abbastanza bene il secondo e ne assume non hanno scelta.

SharePoint in tutte le sue forme è una tecnologia molto diffusa e di essere in grado di supportare gli ambienti, sia dal lancio di disattivazione / migrazione è fondamentale. Il set di funzionalità è enorme, e quindi capire cosa si può fare, fuori dalla scatola con il prodotto è difficile, se non impossibile per una singola risorsa di sapere. Ma questo non significa che bisogna girare per lo sviluppo personalizzato, inoltre hai bisogno di cercare ulteriori contributi e, se necessario, portare le giuste capacità e l'esperienza di quelli che lo fanno capire come ottenere il massimo da piattaforme 'la matrice di funzioni, prima di si impegnano per lo sviluppo di risorse sul progetto.

Avendo l'esperienza per sapere quando utilizzare sviluppo personalizzato è importante, perché ricordo che si paga per le modifiche personalizzate diverse volte e non solo i pochi giorni di tempo sviluppatore per un miglioramento di minori che non sembra di essere lì, fuori dalla scatola. Vale a dire che si paga per i seguenti:

1. su misura codice iniziale

2. Test quando i service pack o 'hot fix' vieni che può rompere il tuo codice su misura (potrebbe essere più volte nella vita della piattaforma)

3. Infine, quando si migra per la prossima versione di SharePoint o di nuovi prodotti e gli strumenti di migrazione non piace il tuo lavoro su misura come la sua non supportati.

sviluppo personalizzato è sicuramente il suo posto però, ma non sottovalutare lo sforzo ci vuole anche per i migliori sviluppatori di venire fino a velocità con il funzionamento interno di SharePoint. I settori chiave per l'allenamento di bilancio che gli sviluppatori sono di branding, flussi di lavoro, moduli, BDC e Deployment Solution, in quanto queste sono le aree principali che affiorano come il più impegnativo di quello che forse previsto o pianificato.

Quindi, davvero personalizzare SharePoint o configurare? Intende la personalizzazione che si sta per intraprendere realmente la pena? Davvero che questo attraverso prima di aprire il vostro ambiente SharePoint con Visual Studio o SharePoint Designer. Molto spesso la sua più semplice e quindi più conveniente per modificare il processo di business o per lasciare in risalto la funzionalità del tutto. Su questo punto ho visto troppo spesso una funzione disponibile su misura, non fuori dalla scatola, quindi essere su misura con grandi spese, solo per poter essere raramente se non del tutto utilizzati dall'utente finale!

la scarsa pianificazione per l'adozione degli utenti

Non ha molto senso nella progettazione e distribuzione migliore e dettagliata SharePoint soluzione più se dalla data di lancio succede questo:

1. Molto pochi gli utenti possano accedervi
2. Quegli utenti che possono, non sono in grado di trovare informazioni o utilizzare molto bene
3. Quegli utenti che non possono accedere che alla fine fanno, non vanno su per poi usare né cogliere i vantaggi del lavoro collaborativo
4. Il vostro piano di formazione e sensibilizzazione degli utenti è scarsamente consegnato.

Pianificazione di 'lancio e l'adozione utente' e dei risultati di questa sono fondamentali per il successo percepita del progetto, più che giusto il tempo al solito, la qualità e metriche di denaro. Questa ruota attorno pianificazione, la gestione delle parti interessate e la sensibilizzazione degli utenti, è quella in forma di formazione o di informazione a loro dei nuovi modi per valorizzare e migliorare il loro funzionamento e rendere il lavoro più facile.

Le imprese dovrebbero fornire un impegno a lungo termine piano degli obiettivi di evidenziare risultati chiave, i bilanci e le tappe fondamentali potenziale per miglioramenti alla soluzione proposta, in seguito al lancio iniziale.

Conclusione

Questo articolo ha messo in evidenza le organizzazioni questioni già la distribuzione di SharePoint si sono imbattuti e in effetti queste vecchie e nuove implementazioni SharePoint si troveranno ad affrontare le difficoltà in tutto o in parte quanto sopra, come conseguenza della mancanza di esperienza, la decisione di fare o cattiva gestione aspettativa con l'azienda sponsor .

Allora che cosa fare per evitare le organizzazioni molte delle questioni sollevate in questo articolo. Molto semplicemente, se è possibile avviare piccoli farlo (non vengono eseguiti prima di poter camminare per così dire) e conoscere la vasta gamma di caratteristiche e funzioni disponibile out of the box con la piattaforma. Non lasciate perdere i vostri sviluppatori su un progetto prima di aver completamente esplorato il ricco set di funzionalità out of the box e ha stabilito che il risultato finale è davvero valsa la pena per l'azienda, quando tutti i costi (a breve e lungo termine) connessi con lo sviluppo personalizzato sono valutate.

Se si sta programmando una distribuzione di grande poi piano, piano e del piano di alcuni di più. Controlla il tuo approccio con attenzione e cercare la conoscenza e la saggezza di altri che lo hanno fatto davanti al quale conoscere le insidie e hanno imparato la lezione prima di impegnare le vostre risorse.

Infine, è opportuno prendere in considerazione ottenere consulenze specialistiche fin dall'inizio da coloro che sono stati lì prima e può aiutare la tua organizzazione in questo periodo di cambiamento. Speriamo che questi piccoli pezzi di consigli vi aiuteranno a garantire il progetto ha successo, consentire agli utenti di sfruttare appieno i vantaggi di SharePoint in modo che sul business di andare avanti con fare quello che sai fare meglio.

Se si va di tali risorse esterne quindi assicurare livelli adeguati di trasferimento delle conoscenze avvengono tramite il vostro personale durante le fasi del progetto TUTTI e non solo all'atto della consegna!

Andrew Walmsley

Direttore - WorkShares Limited © 2008