SharePoint sebagai kerangka aplikasi bisnis

Pengenalan

Kami dijelaskan sebelumnya bahwa Anda harus SharePoint melihat sebagai 'aplikasi' kerangka bisnis, bukan hanya bagian dari perangkat lunak yang 'menangani dokumen Anda' atau seperti yang saya pernah dengar itu disebut 'itu hanya sebuah aplikasi intranet'!

Memang, menyediakan pengembangan aplikasi yang mendasari dan 'hosting' lingkungan di mana untuk menyediakan repositori untuk menyimpan informasi organisasi Anda. Sebagai lawan menggambarkan citra, rilis terbaru mendatang dari platform (SharePoint 2010) jauh lebih dari repositori dokumen; Ini merupakan kerangka kerja yang kuat untuk membangun dan hosting aplikasi bisnis yang kuat, membangun masyarakat dan menyediakan repositori kaya untuk informasi organisasi Anda.

Oleh karena itu memberikan kesempatan bagi aplikasi yang akan dibeli, dikonfigurasi atau dikembangkan di dalam SharePoint cara untuk mengatasi banyak tantangan bisnis Anda, meningkatkan efisiensi dengan cara kerja staf Anda bersama-sama bersama-sama dan berpotensi mengurangi biaya yang berkaitan dengan anggaran TI Anda.

'Intrinsik kekuatan's SharePoint adalah dapat menyediakan gudang penyimpanan data (dalam isi formulir database disimpan di dalam Microsoft SQL Server) untuk banyak aplikasi bisnis Anda, (baik yang ada dan baru yang sedang dipertimbangkan) mengurangi kebutuhan untuk berinvestasi pada perangkat keras yang terpisah, lisensi dan on-akan dukungan.

Aplikasi SharePoint

Secara umum bersama dengan aplikasi yang biasa digunakan untuk SharePoint, seperti intranet, extranet, dan web menghadap situs internet, itu juga dapat dipertimbangkan untuk mengikuti, untuk menyebutkan beberapa horisontal dan vertikal aplikasi bisnis:

• Aplikasi manajemen proyek dan program
• Kampanye pemasaran aplikasi
• Produk katalog
• Forum diskusi
• Penelitian aplikasi
• Pelaporan ruang kerja
• Dokumen aplikasi imaging (menggunakan scanner)
• Pelatihan dan swadaya portal
• * Aplikasi berbasis List (kontak klien dan aplikasi manajemen pengetahuan misalnya)
• * Workflow aplikasi berbasis
• * Formulir entri data aplikasi berbasis.

* Setiap aplikasi yang mungkin melibatkan membuat atau memperbarui 'atau tunggal beberapa daftar "data juga mungkin perlu memiliki pencarian atau mekanisme penyaringan yang diterapkan. Banyak yang ada Lotus Notes atau disebut aplikasi yang kompleks didasarkan pada ketiga jenis dalam satu bentuk atau lainnya dan oleh karenanya harus dipertimbangkan untuk migrasi di dalam SharePoint.

Aplikasi yang disediakan oleh dipesan lebih dahulu ada 'client server' arsitektur berbasis mungkin juga host dalam lingkungan SharePoint Anda. Memang, beberapa tingkat kompromi yang sering dibutuhkan, tapi setidaknya nilai sangat menyelidiki dengan para pemangku kepentingan Anda, apakah akan ada keuntungan dalam migrasi aplikasi ini dan membuat mereka lebih mudah diakses dan arguably mengurangi biaya keseluruhan dalam jangka panjang dengan menggunakan dari 'berbagi jasa' yang diberikan oleh SharePoint.

Itulah sebabnya ketika mencari atau kustom aplikasi spesifik untuk memenuhi serangkaian kebutuhan bisnis tertentu, it's worth ingin investasi yang ada di SharePoint untuk melihat apakah ini dapat diperluas untuk menyediakan fungsionalitas yang Anda butuhkan. Atau memang mempertimbangkan untuk menggunakan SharePoint sebagai platform unified yang mendasari Anda untuk memperkenalkan beberapa aplikasi Anda mungkin akan mempertimbangkan menerapkan secara independen satu sama lain.

Real dunia contoh

Contoh 1:

Contoh ini dapat dilihat dengan kombinasi dari pencitraan solusi dokumen yang ada di dalam kerangka SharePoint Anda. cetak yang ada Anda & peralatan scanner dapat digunakan untuk menangkap, menyimpan konten mereka (biasanya tiff atau pdf file) ke lingkungan SharePoint Anda. Ini pada gilirannya dapat secara otomatis ditandai dengan metadata, diindeks dan ditetapkan atau disaring melalui antarmuka dicari membuatnya tersedia untuk audiens yang lebih luas, menggunakan alur kerja, dll seperti contoh dunia nyata mengintegrasikan teknologi akan menjadi scanning korespondensi pelanggan, mail masuk atau lainnya hoc persyaratan iklan-pemindaian. Ini penggunaan kembali investasi Anda baik dalam pemindaian dan SharePoint adalah contoh yang baik dari menggabungkan teknologi komplementer "

Contoh 2:

Contoh lain adalah bahwa dari porting aplikasi Anda Lotus Notes ke intranet SharePoint Anda. Banyak disebut 'Catatan sehingga aplikasi' yang sebenarnya hanya daftar informasi yang disimpan dalam Catatan. Ini dapat bermigrasi dan duduk dengan sangat baik dalam fitur sebanding ditetapkan dalam SharePoint. Yang mengatakan, jangan meremehkan tantangan ketika datang ke "migrasi dokumen" dari Catatan, karena itu sangat sulit, terutama dengan alur kerja yang kompleks sering untuk bermigrasi. Ada produk pihak ke-3 yang tersedia untuk membantu di sini, seperti AvePoint , Mainsoft dan Quest .

Idealnya SharePoint asli arsitektur anda harus menimbang perlu memberikan aplikasi tambahan dan dibangun sesuai untuk menangani perubahan tersebut. Jika tidak, maka Anda perlu melakukan review penuh dan rencana perubahan arsitektur yang diperlukan untuk menampung mereka - Jangan di bawah perkiraan masalah di sini dan penelitian bidang ini secara menyeluruh, karena bisa menimbulkan tambahan perubahan arsitektur yang menyeluruh, perangkat keras dan atau perangkat lunak pembelian.

Kesimpulan

Jadi dalam ringkasan, SharePoint jauh lebih dari repositori dokumen, melainkan kerangka yang kuat untuk membangun dan hosting aplikasi bisnis kuat yang akan membantu staf Anda mengelola informasi dengan lebih baik dan lebih efisien, membantu bisnis Anda untuk mencapai tujuan strategis. Jadi apakah tahun 2003, 2007 atau bahkan akan segera meluncurkan versi SharePoint 2010, rencana penyebaran atau perubahan baik dalam lanjutan sehingga mendukung kebutuhan bisnis Anda di masa depan.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares

Jauhkan Anda SharePoint dan strategi TI di sync

SharePoint telah jatuh tempo dalam beberapa tahun terakhir untuk menjadi cukup baik menjadi seorang 'segala sesuatu kepada orang-orang' semua platform, atau seperti yang saya lebih suka menyebutnya sebagai 'kerangka kerja' aplikasi bisnis.

Pengenalan dalam SharePoint 2003 dari 'Windows SharePoint Services (WSS), berlisensi sebagai bagian dari Windows Server 2003 sebagai sistem operasi' gratis 'download, juga stroke master jelas perizinan oleh Microsoft.

WSS menyediakan arguably yang baik, kuat dan kaya set semua baik manajemen pelayanan dokumen sederhana yang akan melayani banyak kecil, menengah dan sampai batas tertentu bisnis perusahaan besar baik pada sendiri. Memang ini adalah di mana banyak bisnis mulai dari dalam penyebaran versi sebelumnya dari perangkat lunak, tanpa benar-benar tahu apa yang mereka mendapatkan diri mereka terlibat dengan.

"SharePoint 2010 akan terus memberikan 'menarik satu ukuran cocok untuk semua" pendekatan dengan fitur menarik yang ditetapkan bahwa di kedua intranet, ekstranet dan internet batas-batas luka "

Ini 'segala sesuatu kepada orang-orang' semua tema akan terus berlanjut dengan rilis berikutnya, SharePoint 2010. Dialokasikan untuk rilis waktu musim semi, ia akan terus memberikan pelayanan dan fungsi yang akan bertemu di pandangan saya, sebagian besar aplikasi solusi generik organisasi kebutuhan yang sangat baik, meskipun persyaratan yang lebih spesifik lainnya jelas tidak begitu.

Seperti pendahulunya pada SharePoint 2007, versi berikutnya (disebut SharePoint 2010) akan memberikan 'menarik satu ukuran cocok untuk semua "pendekatan dengan fitur menarik yang menetapkan bahwa memotong kedua intranet, ekstranet dan batas-batas internet. Tidak lupa dengan rilis ini adalah, persuasif jika belum matang, Online 'awan berbasis Microsoft' jasa yang menawarkan, yang sedang diperbarui di belakang peluncuran awal mereka di tahun 2009.

Namun, 'segala sesuatu kepada orang-orang' pernyataan semua telah dari waktu ke waktu telah perusahaan tumit Achilles 'di bahwa ia tidak melakukan satu fungsi serta pelanggan mengharapkan atau berpotensi perlu; Seperti pengelolaan dokumen, manajemen catatan, wiki's, blog, alur kerja dan manajemen konten web, dll diperdebatkan ini dan lainnya SharePoint fitur inti yang memiliki rakit produk pesaing yang jika digunakan secara independen, adalah jauh lebih baik.

Tapi penting untuk diingat bahwa SharePoint tidak dan tidak akan bisa menang di sisi tersebut dengan perbandingan sisi. Juga tidak dirancang untuk bersaing sehubungan dengan 'vertikal' aplikasi bisnis berbasis atau spesialis lain lini bisnis perangkat lunak aplikasi. titik A sering hilang dalam diskusi-diskusi dan proses seleksi dilakukan dengan memilih solusi IT untuk memenuhi kebutuhan Anda.

"SharePoint adalah, jika belum, bagian dari blok-blok bangunan"

Untuk menghindari skenario ini dan memastikan SharePoint dianggap dalam konteks yang benar, penting strategi Anda untuk diperkenalkan, adopsi dan manajemen ini disetujui dan dipahami tidak hanya oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan dukungan, tapi oleh seluruh stakeholder senior yang bertanggungjawab atas TI pelayanan .

Lebih lanjut saya akan menganjurkan menjaga ini dan keseluruhan strategi TI di sync. Mengapa? Karena lebih sering daripada tidak organisasi Anda akan menggunakan campuran tumbuh TI aplikasi, perangkat keras dan perangkat lunak, dan akumulasi berbagai keterampilan dan pengalaman yang staf Anda mempertahankan dan memelihara inti sebagai bagian dari peran mereka.

Oleh karena itu fungsi TI Anda memiliki kepentingan dalam pengelolaan biaya yang berkaitan dengan lingkungan yang heterogen. Selain itu ada, atau lebih tepatnya harus tumbuh keinginan untuk menyederhanakan, lebih responsif dan memperkenalkan operasional dan strategis 'blok gedung', yang dapat membantu bisnis itu mencapai tujuan strategis. SharePoint adalah jika belum bagian dari blok-blok bangunan. Bahkan jika digunakan taktis sekarang sebagai titik solusi 'a' untuk fungsi tertentu seperti intranet, yang luasnya SharePoint kemampuan arguably tuntutan untuk itu harus dipertimbangkan dalam konteks yang lebih luas bangunan strategis blok Anda.

Dalam artikel berikutnya saya akan menulis lebih lanjut tentang mengapa itu adalah pengenalan teknologi SharePoint ke dalam strategi TI Anda penting dan bagaimana Anda dapat lebih memperluas investasi yang Anda buat dalam SharePoint 2007 atau sekitar untuk membuat mungkin di SharePoint 2010 akhir tahun ini.

Salam,

Andrew Walmsley

Managing Director

Tertarik SharePoint 2010?

Saya memiliki hak istimewa (dan mempertahankan bekas luka banyak SharePoint!) Yang pernah bekerja dengan karena itu peluncuran pertama pada tahun 2001 dan telah melihat update berikutnya untuk platform selama bertahun-tahun, serta saksi adopsi tumbuh oleh bisnis sebagai salah satu kunci ' blok bangunan 'dari teknologi yang diterapkan untuk memberikan baik strategis dan tujuan operasional TI.

Sebagai posting blog berikut menggambarkan ( pos 1 dan pos 1 ) ini telah ada dalam pandangan saya 'evolusi sebagian besar' selama bertahun-tahun dalam hal fungsionalitas platform dan arsitektur produk.

Hal ini lebih lanjut melihat bunga besar dan investasi pada tahun-tahun, paling tidak dengan direncanakan rilis terbaru dari produk yang disebut SharePoint 2010. Lebih rinci tentang ini di sini tentang pembaruan direncanakan: SharePoint Menyelinap Peak

Apa yang mengejutkan saya sampai batas tertentu, adalah tingkat bunga dan ketersediaan program, kegiatan dan bahan-bahan lain seperti pada 'cara menginstal', 'tombol untuk mempertimbangkan keputusan desain', dll Dan ini bahkan sebelum produk tersebut telah rilis dalam versi beta untuk masyarakat umum! Hal ini tentu tidak tersedia untuk versi sebelumnya ke kedalaman besar.

Ini adalah pertanda baik dari sebuah masyarakat pendukung yang sehat dan Microsoft, yang menyediakan lebih banyak di jalan di depan informasi dan panduan tentang peta jalan untuk masa depan mereka pertimbangan ini dan teknologi lainnya.

Mari kita berharap momentum untuk terus ketika tidak memulai tahun depan. Seperti komunitas yang hidup dan bantuan dari Microsoft, membantu kita semua 'datang ke kecepatan' dengan teknologi baru dan memungkinkan kita menjadi lebih siap untuk menghadapi tantangan itu tidak akan ragu memberikan. Ini semua manfaat sebagaimana juga memungkinkan mitra Microsoft, seperti WorkShares, untuk memberikan nasihat yang tepat waktu dan bimbingan sekitar pengambilan keputusan strategis perusahaan harus membuat untuk investasi masa depan tahun 2010 dan seterusnya.

Salam,

Andrew

Managing Director

Michael Deller bergabung WorkShares

Kami sangat senang mengumumkan bahwa Michael Deller telah bergabung WorkShares. Dia telah bergabung sebagai Direktur Teknis kami dan akan terus dalam kapasitasnya sebagai konsultan arsitek berpengalaman dan SharePoint, antara lain peran untuk WorkShares.

Dengan lebih dari 6 tahun pengalaman bekerja dengan teknologi SharePoint dengan beberapa terkemuka Inggris mitra Microsoft dalam ruang ini, Michael membawa bersamanya kekayaan pengalaman dan pengetahuan dalam bidang ini tak tertandingi.

Michael telah bekerja dengan beberapa profil proyek SharePoint tinggi dan telah pengalaman industri lintas termasuk sektor publik, bukan untuk keuntungan, utilitas dan pendidikan.

Latar belakang Michael sebelum SharePoint dan Informasi arena Pekerja berikut beberapa tahun dalam Microsoft klien / server bidang infrastruktur dengan latar belakang yang kuat di bidang infrastruktur, pesan dan pemecahan masalah.

Michael's janji akan memperkuat tim manajemen senior kami dan kemampuan pengiriman secara keseluruhan. pertemuan terakhir-Nya untuk peluncuran update terbaru Microsoft untuk platform (SharePoint 2010) pada konferensi di Vegas , akan membawa banyak dibutuhkan 'mengepalai' pada implikasi, tantangan dan peluang bagi yang ada atau pengguna baru teknologi SharePoint.

Setelah bekerja dengan Michael selama beberapa tahun pada proyek SharePoint banyak, saya sangat senang untuk mengamankan jasa dan berharap pada kontribusi yang berharga untuk WorkShares dengan yang ada dan masa depan klien kami.

Salam,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Dokumen migrasi di SharePoint: Pertimbangan

Latar belakang

Saya sebutkan dalam posting terakhir saya berjudul " Migrasi Dokumen dalam SharePoint - Pilihan Anda ", bahwa pada dasarnya ada 4 pilihan utama yang tersedia untuk Anda ketika memutuskan apakah akan bermigrasi konten dari saham file Anda dan repositori lainnya. Untuk meringkas:

• Bermigrasi sepenuhnya ke SharePoint
• * Partial migrasi subset dari konten ke SharePoint
• ** Tinggalkan mana dan terus mempertahankan kedua repositori independen
• *** Tinggalkan mana dan terus mempertahankan kedua repositori, tapi menggunakan SharePoint untuk mengindeks konten lama Anda, sehingga memberikan kemampuan untuk mencarinya.

Satu atau lebih dari pilihan ini mungkin rute Anda akhirnya memilih tergantung pada kebutuhan dan persyaratan.

* Materi tua mungkin akan diarsipkan atau hanya dihapus.

** Pertimbangkan biaya dan risiko di sini mempertahankan penuaan peralatan

*** Ini memiliki pilihan terbatas, menyelidiki secara menyeluruh dan tes khususnya hasil pencarian, maka gunakan dengan hati-hati.

Berikutnya langkah-langkah dan pertimbangan

Untuk membantu Anda melalui proses pengambilan keputusan untuk menentukan rute yang terbaik bagi keadaan Anda, saya telah ditulis di bawah ini beberapa petunjuk bagi Anda untuk mempertimbangkan dan perdebatan dalam proyek stakeholder inti tim dan sama. Komentar ini didasarkan pada beberapa tahun mengelola berbagai proyek SharePoint, sehingga mudah-mudahan Anda akan menghindari beberapa pelajaran yang menyakitkan mengetahui bahwa kami dan klien kami pergi lewat! Ini mungkin tidak semua yang anda butuhkan untuk memikirkan, tapi awal yang baik dengan beberapa pemikiran untuk membantu Anda di sepanjang jalan Anda.

"Migrasi bisa mahal terutama jika Anda mempertimbangkan volume informasi yang Anda berniat untuk migrasi, biaya sebenarnya dari bisnis dan sumber daya teknis (internal dan eksternal) Anda berniat untuk menjadwalkan untuk membantu upaya migrasi"

Anda stakeholder Pertanyaan & pengguna senior untuk apakah mereka benar-benar harus bergerak di semua dokumen-dokumen dan halaman intranet, gambar, video, dll Berdasarkan beberapa derajat pada anekdot dan empiris, pengalaman saya menunjukkan waktu dan waktu lagi, 80 - 90% konten yang jarang jika di semua diakses di luar 12-18 bulan setelah ia diciptakan. Jadi Anda bisa membuat sebuah gunung pekerjaan, untuk kembali sangat kecil nilai.

Karena itu saya sarankan mencoba menemukan bukti pendukung untuk mengkonfirmasi itu adalah (atau tidak) sering diakses atau pernyataan lain yang mendukung atau persyaratan migrasi. Cari tahu mengapa hal itu benar-benar 'perlu bermigrasi', hampir seperti membentuk sebuah proses keputusan bisnis mini kasus. Seringkali unit usaha hanya akan mengatakan ini adalah, untuk menghindari melakukan pekerjaan penyelidikan atau migrasi di tempat pertama karena mereka telah lain (secara alami begitu) prioritas. Kenyataannya adalah jelas dari tua yang baik adalah sering dan menyambut baik kesempatan untuk menyegarkan konten ke atas, arsip unsur-unsur yang lebih tua dari konten tidak lagi diperlukan.

Saya juga sangat menganjurkan Anda melakukan penelaahan atas isi yang telah mengumpulkan selama bertahun-tahun. Anda mungkin akan terkejut untuk mengetahui berapa banyak yang benar-benar tidak lagi diperlukan, relevan atau yang sesuai dan atau benar-benar mengidentifikasi konten yang harus tetap segar.

Ingat juga ada, halus tapi perbedaan penting antara hal yang 'tersedia' untuk bisnis dan itu yang bermigrasi dan tersedia dalam SharePoint. Sebagai contoh, Anda mungkin jauhkan dari SharePoint dalam waktu kurang tersedia, namun masih dapat diakses offline media atau bentuk lain mungkin lebih murah penyimpanan.

Jika Anda menentukan bahwa Anda akan memiliki konten dalam jumlah besar untuk bermigrasi, benar-benar menempatkan sebuah cetak biru '' untuk tim migrasi (s) memobilisasi Anda, pastikan semua orang menyadari peran mereka, tugas mereka dan ketika mereka seharusnya mereka lakukan dan mengapa. Mereka yang membutuhkan pendek untuk sepenuhnya di papan dengan apa yang sedang dilakukan.

Anda juga perlu 'membuktikan proses bekerja sebelum membuktikan throughput' untuk tim migrasi Anda. Ini berlaku untuk manual, otomatis atau campuran dari kedua pendekatan tersebut. Bermurah hati dalam perkiraan Anda untuk migrasi berdasarkan hasil temuan Anda. Ini akan memberi Anda kepercayaan stakeholder pada kemampuan tim proyek Anda untuk memenuhi tenggat waktu migrasi.

"Dampak terhadap arsitektur SharePoint keseluruhan perlu direncanakan ke dalam rancangan keseluruhan"

Mudah-mudahan Anda akan telah dibahas beberapa atau sebagian besar dari SharePoint arsitektur ini dalam perencanaan awal Anda ... Pikirkan tentang peningkatan beban pada lingkungan server fisik Anda, kapasitas perencanaan isu, dampak pada hasil pencarian, navigasi secara keseluruhan dan kegunaan konten Anda, untuk nama tetapi beberapa daerah yang perlu dipikirkan dan evaluasi ketika mempertimbangkan migrasi konten yang ada ke SharePoint.

Misalnya, jika Anda akan bergerak dan atau indeks apapun yang disimpan konten eksternal ke lingkungan SharePoint Anda, pertimbangkan implikasinya bagi peningkatan penyimpanan Anda tentang untuk ditempatkan di lingkungan Anda. Paling tidak karena peningkatan ukuran tidak hanya untuk penyimpanan data mentah dari konten yang ditambahkan dalam database SQL Anda, tetapi juga penyimpanan baru diperlukan untuk menangani ukuran file indeks meningkat.

Kemudian mempertimbangkan beban tambahan yang baru saja ditempatkan pada cadangan Anda & mengembalikan proses! Anda mungkin memberikan tekanan potensial pada kemampuan Anda untuk memenuhi SLA Anda untuk ketersediaan layanan dalam kasus downtime. Sebagai contoh bisa Anda masih mengembalikan konten baru meningkat database Anda dalam waktu diperbolehkan dalam SLA?

"Evaluasi 3 pihak alat untuk membantu Anda dengan volume data"

Banyak produk pihak 3 melakukan pekerjaan yang besar dalam membantu Anda bermigrasi massal / meng-upload konten ke lingkungan SharePoint Anda. Namun, banyak yang tidak akan memenuhi kebutuhan Anda sepenuhnya, jadi hati-hati dan meninjau rencana kinerja mereka (atau kekurangan) dengan migrasi dan biaya dalam rencana dan anggaran. Ini penting untuk mengetahui keterbatasan mereka serta kekuatan mereka. Anda mungkin menemukan bahwa mereka banyak bermigrasi, namun tidak semua jenis dokumen Anda. Selain itu, cukup sering Anda akan kehilangan beberapa sifat dokumen penting atau data meta lainnya yang terkait dengan dokumen atau halaman yang sedang Anda coba untuk bermigrasi.

Selain itu Anda mungkin kehilangan integritas data misalnya informasi cap waktu. Hal ini biasanya sesuatu yang mungkin penting dari perspektif manajemen catatan, karena tidak dapat dibawa menyeberang ke lingkungan baru.

"Pastikan Anda mendapatkan bisnis untuk memimpin dalam migrasi"

Dengan segala cara menyediakan cetak biru (pendekatan), alat dan metode yang memastikan konten dapat bermigrasi. Namun akhirnya pengguna bisnis harus 'sendiri' migrasi yang sebenarnya dan sepenuhnya terlibat dalam bagian dari proyek dari awal. Mereka yang tepat untuk mengetahui apa konten atau tidak diperlukan, bagaimana seharusnya terlihat, diakses, dan lain-lain juga menjadi salah satu metode terbaik untuk mendidik pengguna akhir Anda dalam penggunaan kemampuan SharePoint anda menyediakan untuk mereka secara keseluruhan.

"Pertimbangkan kewajiban peraturan untuk menyimpan data"

Beberapa sektor usaha khususnya pemerintah / sektor publik, keuangan, kesehatan dan amal memiliki peraturan peraturan tertentu mereka harus mengikuti untuk retensi data, ketersediaan dan akses (masalah perlindungan data secara keseluruhan). Ini akan perlu menjadi faktor dalam rencana Anda.

"Disinvest dan atau menggunakan kembali hardware lama Anda"

Migrasi dari intranet lama, file atau aplikasi lain saham berpotensi memungkinkan Anda untuk disinvest hardware anda (atau setidaknya sebagian) usaha. Rencana ini, bahkan jika ia hanya mencari tahu bagaimana Anda akan mendaur ulang kit atau memilikinya dihapus dari ruang server. Jangan menganggap organisasi amal atau sekolah yang mungkin manfaat dari peralatan lama daripada membuangnya di TPA.

"Ingat, tidak semua data harus atau dapat disimpan dalam SharePoint"

Ini adalah SharePoint benar dapat mengindeks berbagai sumber konten. Namun kenyataan yang menyakitkan ini jarang mencapai hasil yang diinginkan awalnya, karena sebagian bukan karena kegagalan produk per se, tetapi karena pemeliharaan umum berdasarkan pencarian SharePoint mengambil banyak dari upaya berkelanjutan yang sering dilupakan atau dihilangkan dalam desain atau pada -akan pemeliharaan.

Cukup sering itu adalah jalan yang mudah ke indeks penuaan dan melotot saham file, tapi apakah Anda benar-benar ingin hasil pencarian Anda ke berisi informasi dari sumber yang sangat tua dan keluar dari tanggal? Tanpa desain berhati-hati di awal, fine tuning dan pemeliharaan rutin yang diperlukan sering Anda berakhir dengan pengalaman yang buruk dari perspektif pengguna.

Jadi dengan segala cara mempertimbangkan mengindeks sumber Anda, tapi benar-benar memahami implikasi dari desain, perencanaan dan perspektif pemeliharaan tidak sedikit pengalaman pengguna dengan halaman hasil pencarian. Pada catatan terakhir, pertimbangkan semua dari kotak pilihan yang Anda miliki dengan pencarian dan juga memperkenalkan penyaringan untuk konten hasil pencarian Anda (kustom atau rute 3 pihak).

"Pertimbangkan untuk meninggalkan isi mana"

Cobalah untuk memahami baik dan manfaat nyata berwujud meninggalkan isi di situ, dan mungkin membuat konten 'hanya membaca' untuk jangka waktu sementara Anda mempertimbangkan pilihan-pilihan Anda dan atau melakukan migrasi Anda, sehingga tidak memungkinkan meningkatkan, atau perubahan konten yang tersimpan di daerah ini.

Kesimpulan

Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari diskusi Anda untuk memutuskan pendekatan untuk migrasi dan di atas hanya merupakan beberapa topik yang Anda mungkin harus mempertimbangkan.

Ini sering politis 'jalur yang paling perlawanan' hanya bermigrasi isi semua, terlepas dari teknis dan kadang-kadang rasional keuangan untuk melakukan sesuatu yang berbeda. Jika Anda belum melakukannya, mempertimbangkan memperkenalkan pengarsipan, kuota dan kebijakan retensi untuk mengelola diragukan meningkatkan volume data di lingkungan Anda.

Jangan terlibat dengan stakeholder Anda dan mendapatkan mereka membeli-untuk memiliki potongan migrasi. Seringkali strategi untuk memastikan bisnis melakukan migrasi ini akan membuat mereka berpikir secara berbeda bila sumber daya mereka yang diambil dari peran normal mereka untuk melakukannya.

Akhirnya, dalam pengalaman saya migrasi dan menyegarkan subset kecil dari konten asli dalam SharePoint, ditambah pengarsipan sisanya merupakan pendekatan yang tepat untuk sebagian besar keadaan. Mengaktifkan pengindeksan SharePoint kemampuan untuk saham file Anda, tapi hanya dalam keadaan kecil dan diukur juga sesuatu yang harus Anda pertimbangkan.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares

Dokumen migrasi di SharePoint: Pilihan Anda

Ikhtisar

Seperti yang saya sebutkan di saya posting terakhir ada beberapa alat yang dibangun dan pilihan lain untuk membantu Anda bermigrasi konten Anda ke dalam dan di sekitar lingkungan Anda SharePoint.

"SharePoint adalah pengganti alamiah bagi Anda penuaan saham repositori file dan data lain"

Yang nyata dan timbul pertanyaan yang sangat penting apa yang harus dilakukan dengan data historis yang tersimpan dalam repositori seperti file dan saham jaringan, intranet dan silo lainnya. Ini tentu tidak akan menjadi pengganti total untuk file Anda / jaringan berbagi.

Yang mengatakan, ini dan artikel selanjutnya saya berencana untuk menulis bermaksud untuk menyediakan pilihan utama terbuka untuk Anda, serta beberapa petunjuk yang berguna dari pengalaman kami telah diperoleh selama bertahun-tahun dengan bekerja sama dengan klien besar dan kecil untuk memberikan intranet, internet, extranet dan solusi titik lainnya berdasarkan teknologi Microsoft SharePoint.

Pilihan

Pada dasarnya anda memiliki pilihan berikut untuk mempertimbangkan dengan hati-hati, masing-masing akan memiliki implikasi yang akan berbeda tergantung pada kebutuhan dan keadaan:

• Bermigrasi sepenuhnya ke SharePoint
• Sebagian migrasi subset dari konten ke SharePoint
• Tinggalkan tempat itu dan terus mempertahankan kedua repositori
• Tinggalkan tempat itu dan terus mempertahankan kedua repositori DAN menggunakan SharePoint untuk mengindeks konten lama Anda, sehingga memberikan kemampuan untuk mencarinya.

Masing-masing memiliki pro dan kontra, yang Anda perlu cara dalam rangka untuk membuat keputusan yang tepat untuk Anda. Pada akhirnya salah satu dari lebih dari di atas mungkin cocok untuk kebutuhan anda, tapi sebagai per posting blog sebelumnya memastikan Anda sesuai anggaran dan rencana yang saya akan menjamin akan membawa Anda lagi yang Anda pikirkan!

Saya akan menulis petunjuk lagi bagi Anda untuk dipertimbangkan dalam pembahasan dengan stakeholder yang Anda dan klien sama dalam posting berikutnya.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Pengenalan

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Kehilangan hak akses keamanan
• Kehilangan tingkat keamanan item
• Terbatas untuk 10M ukuran

3. Explorer melihat 'cepat dan kotor - menyalin, memotong dan menyisipkan'

Metode ini hanya akan berfungsi untuk perpustakaan perpustakaan dokumen atau gambar. Pada dasarnya jika Anda membuka foto atau dokumen perpustakaan menggunakan 'tampilan explorer', (Pilih Tindakan, Buka pada Windows Explorer) kemudian melakukan hal yang sama di perpustakaan tujuan Anda, Anda berakhir dengan dua jendela explorer. Pastikan Anda bisa melihat sisi ini berdampingan. Anda dapat secara manual memilih semua dokumen Anda, copy / paste dari satu lokasi ke lokasi lainnya atau drag dan drop dengan cara yang sama.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Kesimpulan

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Latar belakang

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint