SharePoint sebagai kerangka aplikasi bisnis

Pendahuluan

Kami dijelaskan sebelumnya bahwa Anda harus melihat SharePoint sebagai 'aplikasi bisnis kerangka kerja, bukan hanya software yang' menangani dokumen Anda 'atau ketika aku pernah mendengar namanya' itu cuma aplikasi intranet '!

Memang, ia menyediakan pengembangan aplikasi yang mendasarinya dan 'hosting' lingkungan di mana untuk menyediakan repositori untuk menyimpan informasi organisasi Anda. Sebagai gambar berlawanan menggambarkan, rilis terbaru yang akan datang dari platform (SharePoint 2010) adalah lebih dari sekedar dokumen repositori; Ini kerangka kerja yang kuat dan hosting untuk membangun aplikasi bisnis yang kuat, membangun masyarakat dan menyediakan repositori yang kaya informasi untuk organisasi Anda.

Karena itu memberikan kesempatan untuk aplikasi yang akan dibeli, dikonfigurasi atau dikembangkan di dalam SharePoint dalam suatu cara untuk memecahkan banyak tantangan bisnis Anda, meningkatkan efisiensi dengan cara staf Anda bekerja sama bersama-sama dan berpotensi mengurangi biaya yang berkaitan dengan anggaran IT anda.

SharePoint's 'intrinsik kekuatan adalah bahwa ia dapat menyediakan repositori data (dalam bentuk database konten disimpan di Microsoft SQL Server) untuk banyak aplikasi bisnis Anda, (baik yang sudah ada dan yang baru sedang dipertimbangkan) mengurangi kebutuhan untuk berinvestasi dalam hardware terpisah, perizinan dan dukungan terus-menerus.

Aplikasi SharePoint

Secara umum bersama dengan aplikasi yang biasa digunakan untuk SharePoint, seperti intranet, extranet dan internet situs menghadap web, juga bisa dipertimbangkan untuk hal berikut, untuk menyebutkan beberapa vertikal dan horisontal aplikasi bisnis:

• Proyek dan program aplikasi manajemen
• Kampanye pemasaran aplikasi
• Produk katalog
• Forum diskusi
• Penelitian aplikasi
• Pelaporan workspace
• Dokumen aplikasi imaging (menggunakan scanner)
• Pelatihan dan self-help portal
• * Daftar aplikasi berbasis (klien kontak dan aplikasi manajemen pengetahuan misalnya)
• * Workflow aplikasi berbasis
• * Formulir entri data berdasarkan aplikasi.

* Setiap aplikasi yang kemungkinan akan melibatkan membuat atau mengupdate 'beberapa atau satu daftar' data mungkin juga perlu memiliki mekanisme penyaringan pencarian atau diterapkan. Banyak yang ada Lotus Notes atau lainnya yang disebut aplikasi kompleks didasarkan pada tiga jenis ini dalam satu atau lain bentuk dan karenanya harus dipertimbangkan untuk migrasi ke seberang ke SharePoint.

Aplikasi yang disediakan oleh dipesan lebih dahulu ada 'client server' berbasis arsitektur juga mungkin di-host di dalam lingkungan SharePoint Anda. Memang, beberapa tingkat kompromi yang sering dibutuhkan, tapi paling tidak pantas diselidiki dengan stakeholder tentang apakah akan ada keuntungan dalam migrasi aplikasi ini dan membuat mereka lebih mudah diakses dan diperdebatkan mengurangi biaya keseluruhan dalam jangka panjang dengan menggunakan dari 'shared services' yang diberikan oleh SharePoint.

Itulah sebabnya ketika mencari aplikasi kustom spesifik atau tertentu untuk memenuhi kebutuhan bisnis set, it's worth mencari investasi yang ada di SharePoint untuk melihat apakah ini dapat diperluas untuk menyediakan fungsionalitas yang Anda butuhkan. Atau memang mempertimbangkan untuk menggunakan SharePoint sebagai platform yang mendasari terpadu untuk memperkenalkan beberapa aplikasi Anda mungkin mempertimbangkan untuk menerapkan secara independen satu sama lain.

Contoh dunia nyata

Contoh 1:

Contoh ini dapat dilihat dengan kombinasi dari solusi pencitraan dokumen yang ada di dalam kerangka SharePoint Anda. Anda yang sudah ada alat cetak & scanner dapat digunakan untuk menangkap, menyimpan konten (biasanya tiff atau pdf file) ke dalam lingkungan SharePoint Anda. Ini pada gilirannya dapat secara otomatis ditandai dengan metadata, diindeks dan ditetapkan melalui antarmuka dicari atau disaring membuatnya tersedia untuk khalayak yang lebih luas, menggunakan alur kerja, dll seperti contoh dunia nyata mengintegrasikan teknologi pemindaian akan menjadi pelanggan korespondensi, mail masuk atau ad-hoc lainnya persyaratan pemindaian. Ini penggunaan kembali investasi Anda baik dalam pemindaian dan SharePoint adalah contoh yang baik menggabungkan teknologi yang saling melengkapi "

Contoh 2:

Contoh lain adalah bahwa dari Lotus Notes porting aplikasi Anda ke SharePoint intranet. Banyak yang disebut 'Catatan aplikasi' adalah sebenarnya hanya daftar informasi yang disimpan dalam Catatan. Ini dapat bermigrasi dan duduk dengan sangat baik dalam set fitur yang sebanding dalam SharePoint. Yang mengatakan, jangan meremehkan tantangan ketika datang ke "dokumen migrasi" dari Catatan, karena itu sangat sulit, terutama dengan alur kerja yang seringkali rumit untuk bermigrasi. Ada pihak ke-3 produk yang tersedia untuk membantu di sini, seperti AvePoint, Mainsoft dan Quest.

Idealnya arsitektur SharePoint asli Anda harus sudah mempertimbangkan kebutuhan untuk menyediakan aplikasi tambahan dan dibangun sesuai untuk menangani perubahan tersebut. Jika tidak, maka Anda perlu untuk melaksanakan ulasan lengkap dan merencanakan perubahan-perubahan arsitektur yang diperlukan untuk menampung mereka - Jangan di bawah perkiraan masalah-masalah di sini dan penelitian wilayah ini secara menyeluruh, karena dapat menyebabkan perubahan arsitektur menyeluruh tambahan, perangkat keras dan atau perangkat lunak pembelian.

Kesimpulan

Jadi, dalam ringkasan, SharePoint lebih dari repositori dokumen, melainkan kerangka yang kuat untuk membangun dan hosting kuat aplikasi bisnis yang akan membantu staf Anda mengelola informasi mereka lebih baik dan lebih efisien, membantu bisnis Anda mencapai tujuan strategis. Jadi, apakah tahun 2003, 2007 atau bahkan akan segera meluncurkan versi 2010 SharePoint, rencana penggelaran atau perubahan baik di tingkat lanjut sehingga mendukung kebutuhan bisnis Anda di masa depan.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares

Menjaga SharePoint dan strategi TI di sync

SharePoint telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir menjadi cukup bagus sebagai sebuah 'segala sesuatu untuk semua orang' platform, atau seperti yang saya lebih suka menyebutnya sebagai "aplikasi bisnis 'kerangka kerja.

Perkenalan di SharePoint 2003 dari 'Windows SharePoint Services (WSS), izin sebagai bagian dari Windows Server 2003 sebagai sistem operasi' gratis 'download, juga yang jelas pukulan master lisensi oleh Microsoft.

WSS menyediakan arguably yang baik, kuat dan kaya himpunan semua baik layanan manajemen dokumen sederhana yang akan melayani banyak perusahaan kecil, menengah, dan sampai batas tertentu bisnis perusahaan besar baik sendiri. Memang ini adalah di mana banyak bisnis mulai dari dalam penggelaran dari versi sebelumnya dari software, tanpa benar-benar tahu apa yang mereka mendapatkan diri mereka terlibat dengan.

"SharePoint 2010 akan terus memberikan yang menarik 'satu ukuran cocok untuk semua' pendekatan dengan set fitur menarik yang melintasi kedua intranet, extranet dan internet batas-batas"

Ini 'segala sesuatu untuk semua orang' tema diatur untuk melanjutkan rilis berikutnya, SharePoint 2010. Dialokasikan untuk musim semi kali rilis, hal itu akan terus menyediakan layanan dan fungsionalitas yang akan bertemu dalam pandangan saya, sebagian besar dari generik organisasi solusi kebutuhan aplikasi dengan sangat baik, meskipun persyaratan lain yang lebih spesifik jelas tidak begitu.

Seperti pendahulunya pada SharePoint 2007, versi berikutnya (disebut SharePoint 2010) akan menyediakan yang menarik 'satu ukuran cocok untuk semua "pendekatan dengan set fitur menarik yang melintasi kedua intranet, extranet dan internet batas-batas. Tidak lupa dengan rilis ini adalah persuasif, jika tidak dewasa, Microsoft Online 'awan berbasis' menawarkan layanan, yang sedang diperbaharui di belakang peluncuran awal mereka di tahun 2009.

Namun, 'segala sesuatu untuk semua orang' Pernyataan ini dari waktu ke waktu telah dengan "tumit Achilles 'dalam bahwa tidak melakukan satu fungsi serta pelanggan mengharapkan atau berpotensi perlu; tersebut sebagai dokumen manajemen, catatan manajemen, wiki's, blog, alur kerja dan manajemen konten web, dll SharePoint diperdebatkan ini dan fitur inti lainnya memiliki pesaing rakit produk yang jika digunakan secara mandiri, jauh lebih baik.

Tapi penting untuk diingat bahwa SharePoint tidak dan tidak akan bisa menang dalam berdampingan seperti perbandingan. Juga tidak dirancang untuk bersaing sehubungan dengan 'vertikal' bisnis berbasis aplikasi atau dokter spesialis lain 'lini bisnis' aplikasi perangkat lunak. Suatu titik sering hilang dalam diskusi dan proses seleksi dilakukan dengan memilih solusi IT untuk memenuhi kebutuhan anda.

"SharePoint adalah, jika tidak sudah, bagian dari blok bangunan mereka"

Untuk menghindari skenario ini dan memastikan SharePoint dipertimbangkan dalam konteks yang benar, penting strategi Anda untuk pengenalan, adopsi dan manajemen telah disepakati dan dipahami tidak hanya oleh mereka yang bertanggung jawab atas penerapan dan dukungan, tetapi oleh semua stakeholder senior yang bertanggung jawab atas penyediaan layanan TI .

Lebih lanjut saya akan menganjurkan menjaga ini dan keseluruhan strategi TI di sync. Mengapa? Karena lebih sering daripada tidak organisasi Anda akan menggunakan campuran yang berkembang aplikasi IT, hardware dan software, dan diakumulasikan berbagai keterampilan dan pengalaman yang staf inti Anda mempertahankan dan memelihara sebagai bagian dari peran mereka.

Maka fungsi TI Anda memiliki kepentingan dalam pengelolaan biaya yang terkait dengan lingkungan heterogen ini. Selain itu ada, atau lebih tepat seharusnya menjadi tumbuh keinginan untuk menyederhanakan, lebih responsif dan memperkenalkan operasional dan strategis 'building block', yang dapat membantu bisnis itu mencapai sasaran-sasaran strategis. SharePoint adalah jika tidak telah menjadi bagian dari blok bangunan tersebut. Bahkan jika digunakan taktis sekarang sebagai 'titik solusi' untuk fungsi tertentu seperti intranet, SharePoint's luasnya kemampuan untuk itu boleh dibilang tuntutan yang harus dipertimbangkan dalam konteks yang lebih luas blok bangunan strategis Anda.

Dalam artikel berikutnya saya akan menulis lebih pada mengapa SharePoint pengenalan teknologi ke dalam strategi TI yang penting dan bagaimana Anda dapat terus memperluas investasi yang telah Anda buat di SharePoint 2007 atau akan membuat SharePoint mungkin di tahun 2010 nanti.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur

Interested in SharePoint 2010?

Saya memiliki hak istimewa (dan menyimpan banyak bekas luka!) Yang telah bekerja dengan SharePoint sejak peluncuran pertama pada tahun 2001 dan telah melihat pembaruan berturut-turut ke panggung selama bertahun-tahun, serta menyaksikan adopsi oleh bisnis berkembang sebagai salah satu kunci ' blok bangunan 'dari teknologi yang diterapkan untuk memberikan baik strategis dan operasional tujuan TI.

Sebagai berikut menggambarkan posting blog (post 1 dan post 1) ini telah dalam pandangan saya kebanyakan 'evolusi' selama bertahun-tahun dalam produk fungsi platform dan arsitektur.

Hal ini selanjutnya melihat minat dan investasi besar-besaran pada tahun-tahun, tidak kalah dengan yang direncanakan rilis terbaru dari produk yang disebut SharePoint 2010. Detail lebih lanjut tentang ini di sini yang direncanakan update: SharePoint Sneak Peak

Apa yang mengejutkan saya sampai batas tertentu, adalah tingkat bunga dan ketersediaan kursus, acara dan materi lain seperti 'cara menginstal', 'tombol untuk mempertimbangkan keputusan desain', dll Dan ini bahkan sebelum produk tersebut telah rilis dalam versi beta untuk umum! Hal ini tentu tidak tersedia untuk versi sebelumnya untuk kedalaman yang besar.

Ini adalah pertanda baik yang sehat dan komunitas yang mendukung Microsoft, yang menyediakan lebih banyak di jalan di depan informasi dan petunjuk mengenai pertimbangan peta jalan masa depan mereka untuk ini dan teknologi lainnya.

Mari kita terus berharap momentum untuk ketika itu terjadi peluncuran tahun depan. Seperti komunitas yang bersemangat dan bantuan dari Microsoft, membantu kita semua 'datang ke kecepatan' dengan teknologi baru dan memungkinkan kita menjadi lebih siap untuk menghadapi tantangan itu tidak akan ragu memberikan. Manfaat ini semua orang seperti itu juga memungkinkan mitra Microsoft, seperti WorkShares, untuk memberikan nasihat dan bimbingan yang tepat waktu sekitar pengambilan keputusan strategis perusahaan harus melakukan investasi untuk masa depan pada tahun 2010 dan seterusnya.

Salam,

Andrew

Direktur

Michael Deller bergabung WorkShares

Kami sangat senang mengumumkan bahwa Michael Deller telah bergabung WorkShares. Dia telah bergabung sebagai Direktur Teknik dan kami akan terus dalam kapasitasnya sebagai konsultan SharePoint berpengalaman dan arsitek, di antara peran-peran yang lain untuk WorkShares.

Dengan lebih dari 6 tahun pengalaman bekerja dengan teknologi SharePoint dengan beberapa terkemuka di Inggris Microsoft mitra dalam ruang ini, Michael membawa bersamanya kekayaan pengalaman dan pengetahuan yang tak tertandingi dalam bidang ini.

Michael telah bekerja dengan beberapa yang paling tinggi SharePoint profil proyek dan memiliki pengalaman industri termasuk lintas sektor publik, bukan untuk keuntungan, utilitas dan pendidikan.

Michael latar belakang sebelum SharePoint dan Pekerja Informasi arena berikut beberapa tahun dalam Microsoft klien / server bidang infrastruktur dengan latar belakang yang kuat di bidang infrastruktur, pesan dan pemecahan masalah.

Michael janji akan memperkuat tim manajemen senior kami dan keseluruhan kemampuan pengiriman. Baru-baru ini hadir untuk peluncuran update terbaru Microsoft ke panggung (SharePoint 2010) pada konferensi di Vegas, akan membawa banyak dibutuhkan 'kepala up' pada implikasi, tantangan dan peluang yang ada atau pengguna baru teknologi SharePoint.

Setelah bekerja dengan Michael selama beberapa tahun di berbagai proyek SharePoint, saya sangat senang mengamankan layanan dan berharap kepada kontribusi yang berharga bagi WorkShares dengan masa depan kami dan klien yang ada.

Salam,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Dokumen migrasi di SharePoint: Pertimbangan

Latar belakang

Saya sebutkan dalam posting terakhir saya berjudul "Migrasi Dokumen di SharePoint - Pilihan Anda", bahwa pada dasarnya ada 4 pilihan utama yang tersedia untuk Anda ketika memutuskan apakah akan migrasi konten dari file Anda repositori saham dan lainnya. Sebagai rangkuman:

• Bermigrasi sepenuhnya ke SharePoint
• * Partial migrasi subset dari konten ke SharePoint
• ** Tinggalkan tempat itu dan tetap mempertahankan kedua repositori secara independen
• *** Tinggalkan tempat itu dan tetap mempertahankan kedua repositori, tetapi gunakan SharePoint untuk mengindeks konten lama Anda, maka menyediakan kemampuan untuk mencari hal itu.

Satu atau lebih dari pilihan ini mungkin rute Anda akhirnya memilih tergantung pada keinginan dan kebutuhan Anda.

* Konten yang lebih tua mungkin diarsipkan atau hanya dihapus.

** Pertimbangkan biaya dan risiko di sini pemeliharaan peralatan penuaan

*** Ini memiliki pilihan terbatas, dan menguji menyelidiki secara menyeluruh khususnya hasil pencarian, maka gunakan dengan hati-hati.

Berikut langkah-langkah dan pertimbangan

Untuk membantu Anda melalui proses keputusan ini untuk menentukan rute yang terbaik bagi keadaan Anda, saya telah menulis di bawah ini beberapa petunjuk bagi Anda untuk mempertimbangkan dan perdebatan di dalam tim proyek inti Anda dan stakeholder sama. Komentar-komentar ini didasarkan pada beberapa tahun mengelola berbagai proyek SharePoint, jadi mudah-mudahan Anda akan menghindari beberapa pelajaran yang menyakitkan bahwa kami dan klien kami melewati! Mungkin tidak semua yang anda butuhkan untuk memikirkan, tapi awal yang baik dengan beberapa pemikiran untuk membantu Anda di sepanjang jalan.

"Migrasi bisa mahal terutama jika Anda mempertimbangkan volume informasi yang Anda berniat untuk migrasi, biaya sebenarnya bisnis dan sumber daya teknis (internal maupun eksternal) Anda berniat untuk jadwal untuk membantu upaya migrasi"

Pertanyaan Anda pengguna stakeholder & senior untuk apakah mereka benar-benar perlu bergerak melintasi semua dokumen dan halaman intranet, foto, video, dll Berdasarkan beberapa derajat pada anekdot dan empiris, pengalaman saya menunjukkan waktu dan waktu lagi, 80 -- 90% konten yang sama sekali jarang jika diakses di luar 12-18 bulan setelah diciptakan. Jadi Anda bisa menciptakan gunung pekerjaan, karena sangat kecil nilainya.

Karena itu saya sarankan mencoba menemukan bukti-bukti pendukung untuk mengkonfirmasi itu adalah (atau tidak) sering diakses atau pernyataan lainnya mendukung atau persyaratan migrasi. Cari tahu mengapa hal itu benar-benar 'perlu bermigrasi', hampir seperti menyusun mini kasus bisnis proses pengambilan keputusan. Seringkali unit usaha hanya akan mengatakan ini adalah, untuk menghindari melakukan pekerjaan penyelidikan atau migrasi di tempat pertama karena mereka telah lain (secara alami begitu) prioritas. Kenyataannya adalah jelas tua yang baik sering keluar menyambut dan kesempatan yang baik untuk menyegarkan isi atas, arsip konten unsur-unsur yang lebih tua tidak lagi diperlukan.

Saya juga sangat menganjurkan Anda melakukan tinjauan dari konten yang telah dikumpulkan selama bertahun-tahun. Anda mungkin akan terkejut untuk mengetahui berapa banyak yang benar-benar tidak lagi diperlukan, relevan atau sesuai dan atau benar-benar mengidentifikasi konten yang harus tetap segar.

Ingat juga ada halus, tetapi perbedaan penting antara hal yang 'tersedia' bagi bisnis dan itu yang bermigrasi dan tersedia dalam SharePoint. Sebagai contoh, Anda mungkin tetap jauh dari SharePoint dalam waktu kurang tersedia, namun masih dapat diakses offline media atau bentuk lain yang mungkin lebih murah penyimpanan.

Jika Anda menentukan bahwa Anda akan memiliki konten dalam jumlah besar bermigrasi, benar-benar menempatkan sebuah 'cetak biru' bagi tim migrasi (s) you memobilisasi, pastikan semua orang menyadari peran mereka, tugas-tugas mereka dan ketika mereka seharusnya Anda lakukan mereka dan mengapa. Mereka pendek harus sepenuhnya di kapal dengan apa yang sedang dilakukan.

Anda juga perlu untuk 'membuktikan proses bekerja di muka membuktikan throughput' untuk tim migrasi Anda. Hal ini berlaku untuk manual, otomatis atau campuran dari kedua pendekatan tersebut. Bermurah hati dalam perkiraan untuk migrasi berdasarkan hasil temuan Anda. Ini akan memberikan kepercayaan stakeholder tim proyek Anda kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu migrasi.

"Dampak terhadap arsitektur SharePoint keseluruhan perlu direncanakan ke dalam keseluruhan desain"

Mudah-mudahan Anda akan dibahas beberapa atau sebagian besar ini dalam perencanaan arsitektur SharePoint asli ... Pikirkan tentang peningkatan beban pada server fisik lingkungan, isu-isu perencanaan kapasitas, pengaruh ke hasil pencarian, secara keseluruhan navigasi dan kegunaan konten Anda, untuk nama tetapi beberapa bidang yang memerlukan pemikiran dan evaluasi ketika mempertimbangkan migrasi konten yang ada ke SharePoint.

Sebagai contoh, jika Anda akan bergerak dan atau indeks salah satu konten yang disimpan secara eksternal dalam lingkungan SharePoint Anda, mempertimbangkan implikasi peningkatan penyimpanan Anda tentang untuk ditempatkan di lingkungan Anda. Bukan hanya karena peningkatan ukuran tidak hanya untuk penyimpanan data mentah konten yang ditambahkan dalam database SQL Anda, tetapi juga penyimpanan baru yang diperlukan untuk menangani peningkatan ukuran file indeks.

Kemudian mempertimbangkan beban tambahan yang baru saja ditempatkan pada cadangan & memulihkan proses! Anda mungkin membawa tekanan potensial pada kemampuan Anda untuk memenuhi layanan Anda untuk ketersediaan SLAs jika downtime. Sebagai contoh bisa Anda masih mengembalikan konten baru Anda meningkat database dalam waktu yang disediakan dalam SLAs?

"Evaluasi pihak ke-3 alat untuk membantu Anda dengan volume data"

Banyak produk-produk pihak ke-3 melakukan pekerjaan yang besar dalam membantu Anda bermigrasi massal / meng-upload konten ke dalam lingkungan SharePoint Anda. Namun, banyak yang tidak memenuhi kebutuhan Anda sepenuhnya, sehingga mereka dengan hati-hati dan meninjau rencana kinerja mereka (atau kekurangan) dengan migrasi dan biaya ke dalam rencana dan anggaran Anda. Ini penting untuk mengetahui keterbatasan mereka serta kekuatan mereka. Anda mungkin menemukan bahwa mereka bermigrasi banyak, tetapi tidak semua jenis dokumen Anda. Selain itu, cukup sering Anda akan kehilangan beberapa dokumen penting meta properti atau data yang terkait dengan dokumen atau halaman yang sedang Anda coba untuk bermigrasi.

Selain itu Anda mungkin kehilangan integritas data misalnya informasi timestamp. Ini biasanya sesuatu yang mungkin penting dari perspektif manajemen catatan, karena mungkin tidak akan dibawa menyeberang ke lingkungan baru.

"Pastikan Anda mendapatkan bisnis untuk memimpin dalam migrasi"

Dengan segala cara memberikan cetak biru (pendekatan), alat-alat dan metode yang memastikan konten dapat bermigrasi. Namun akhirnya bisnis pengguna harus 'sendiri' migrasi aktual dan sepenuhnya terlibat dalam bagian ini proyek dari awal. Mereka yang terbaik untuk mengetahui apa yang ditempatkan konten atau tidak diperlukan, bagaimana harus melihat, bisa diakses, dll kebetulan juga menjadi salah satu metode terbaik untuk mendidik Anda pengguna akhir dalam penggunaan SharePoint menyediakan kemampuan Anda untuk mereka secara keseluruhan.

"Perhatikan peraturan kewajiban untuk mempertahankan data"

Beberapa sektor usaha khususnya pemerintah / sektor publik, keuangan, kesehatan, dan amal memiliki peraturan peraturan tertentu mereka harus mengikuti data retensi, ketersediaan dan akses (isu-isu perlindungan data secara keseluruhan). Ini akan perlu diperhitungkan dalam rencana Anda.

"Disinvest dan atau menggunakan kembali hardware lama Anda"

Lama migrasi dari intranet, file saham atau aplikasi lainnya berpotensi disinvest memungkinkan Anda untuk hardware anda (atau setidaknya sebagian). Rencana untuk upaya ini, bahkan jika ia hanya mencari tahu bagaimana Anda akan mendaur ulang kit atau memilikinya dihapus dari ruang server. Jangan menganggap organisasi amal atau sekolah yang mungkin manfaat dari peralatan lama daripada membuangnya di TPA.

"Ingat, tidak semua data harus atau dapat disimpan dalam SharePoint"

Memang benar SharePoint dapat mengindeks konten berbagai sumber. Namun kenyataan yang menyakitkan adalah jarang ini awalnya mencapai hasil yang diinginkan, karena sebagian dari produk bukan karena kegagalan per se, tetapi karena pemeliharaan umum berbasis SharePoint pencarian memerlukan banyak upaya berkesinambungan yang sering dilupakan atau diabaikan dalam desain atau pada pemeliharaan berlangsung.

Cukup sering adalah rute yang mudah Anda untuk mengindeks file melotot penuaan dan saham, tetapi apakah Anda benar-benar ingin hasil pencarian Anda ke berisi informasi dari sumber yang sangat tua dan sudah usang? Tanpa desain berhati-hati di awal, fine tuning dan teratur diperlukan pemeliharaan sering Anda berakhir dengan pengalaman yang buruk dari perspektif pengguna.

Jadi dengan segala cara mengindeks mempertimbangkan sumber-sumber Anda, tapi benar-benar memahami implikasi dari desain, perencanaan dan pemeliharaan berkelanjutan paling tidak perspektif pengalaman pengguna dengan halaman hasil pencarian. Pada catatan terakhir, pertimbangkan semua keluar dari kotak pilihan yang ada dengan pencarian dan juga memperkenalkan penyaringan untuk hasil pencarian Anda konten (pihak ke-3 kebiasaan atau rute).

"Pertimbangkan konten meninggalkan tempat itu"

Cobalah untuk memahami baik berwujud dan tidak berwujud meninggalkan manfaat dari konten di situ, dan mungkin membuat konten 'hanya membaca' untuk jangka waktu sementara Anda mempertimbangkan pilihan-pilihan Anda dan atau melakukan migrasi Anda, sehingga tidak memungkinkan peningkatan, atau mengubah isi yang tersimpan di daerah ini.

Kesimpulan

Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari diskusi Anda untuk memutuskan untuk migrasi dan pendekatan di atas adalah beberapa topik yang Anda mungkin harus dipertimbangkan.

Hal ini sering politis 'jalur yang paling perlawanan' untuk hanya memindahkan isi, terlepas dari teknis dan kadang-kadang rasional keuangan untuk melakukan sesuatu yang berbeda. Jika Anda belum melakukannya, mempertimbangkan memperkenalkan pengarsipan, kuota dan retensi kebijakan untuk mengelola tidak diragukan lagi meningkatnya volume data dalam lingkungan Anda.

Melakukan hubungan dengan stakeholder dan mendapatkan buy-in untuk memiliki potongan migrasi. Seringkali strategi bisnis memastikan melakukan migrasi ini akan membuat mereka berpikir secara berbeda bila sumber daya mereka yang diambil dari peran normal mereka untuk melakukannya.

Akhirnya, dalam pengalaman saya bermigrasi dan menyegarkan bagian kecil dari konten asli ke dalam SharePoint, ditambah pengarsipan sisanya adalah pendekatan yang sesuai untuk sebagian besar keadaan. Menyalakan SharePoint kemampuan untuk mengindeks file Anda saham, tetapi hanya dalam keadaan diukur kecil dan juga sesuatu yang harus Anda pertimbangkan.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares

Dokumen migrasi di SharePoint: Pilihan Anda

Tinjauan

Seperti yang saya sebutkan di posting terakhir ada sejumlah built-in alat dan pilihan lain untuk membantu Anda migrasi konten Anda ke dalam dan di sekitar lingkungan SharePoint Anda.


"SharePoint adalah pengganti alami untuk file penuaan saham dan data lain repositori"

Yang sangat nyata dan timbul pertanyaan penting apa yang harus dilakukan dengan data historis yang tersimpan dalam repositori ini seperti berbagi file dan jaringan, intranet dan silo lain. Memang tidak akan total pengganti untuk file Anda / jaringan berbagi.

Yang mengatakan, ini dan artikel berikutnya saya berencana untuk menulis bermaksud untuk menyediakan Anda dengan pilihan utama terbuka bagi Anda, serta beberapa petunjuk yang berguna dari pengalaman yang kita dapatkan selama bertahun-tahun dengan bekerja sama dengan klien besar dan kecil untuk memberikan intranet, internet, extranet dan titik lainnya solusi berdasarkan teknologi Microsoft SharePoint.

Pilihan

Pada dasarnya anda memiliki pilihan berikut untuk mempertimbangkan dengan hati-hati, masing-masing akan memiliki implikasi yang akan berbeda tergantung pada kebutuhan dan keadaan Anda:

• Bermigrasi sepenuhnya ke SharePoint
• Migrasi sebagian subset dari konten ke SharePoint
• Meninggalkan tempat itu dan terus mempertahankan kedua repositori
• Meninggalkan tempat itu dan tetap mempertahankan kedua repositori DAN menggunakan SharePoint untuk mengindeks konten lama Anda, maka menyediakan kemampuan untuk mencari hal itu.

Setiap orang memiliki pro dan kontra, yang Anda perlu naik untuk membuat keputusan yang tepat untuk Anda. Pada akhirnya salah satu dari lebih dari di atas mungkin cocok untuk kebutuhan anda, tapi sesuai posting blog sebelumnya memastikan anggaran dan rencana Anda sesuai seperti yang akan saya jamin akan memakan waktu lebih lama Anda yang Anda pikirkan!

Saya akan menulis beberapa petunjuk untuk Anda yang perlu dipertimbangkan dalam musyawarah tersebut dengan stakeholder dan klien Anda sama dalam posting berikutnya.

Salam,

Andrew Walmsley

Direktur, WorkShares.

Bermigrasi atau memindahkan konten dalam SharePoint

Pendahuluan

Migrasi berduri selalu merupakan topik yang muncul dalam sebuah proyek di awal dalam hal scoping suatu proyek, menjelang akhir peluncuran atau adopsi selama fase, atau sekali proyek ditutup dan pengguna yang tersisa pada mereka sendiri. Kegiatan yang bermigrasi atau memindahkan data ke dalam atau di antara situs tim, mysites, atau dari drive jaringan dan sistem seperti Catatan dapat dipertimbangkan.

Namun ada sayangnya tidak ada satu jawaban untuk memenuhi semua jenis skenario dan memperbesar usaha saya sarankan sangat mempertimbangkan kebutuhan untuk bermigrasi di tempat pertama dari perspektif migrasi massal. Pertimbangkan jika praktis dan kemungkinan meninggalkan tempat itu dan atau menggunakannya sebagai latihan dalam 'pembersihan' data sebelum Anda pindah atau memang bergerak ke SharePoint atau mungkin lebih murah media penyimpanan. Lebih lanjut tentang topik ini dalam artikel yang akan datang.

Untuk artikel ini saya ingin memberikan beberapa petunjuk kepada pengguna akhir dan pilihan mereka. Saya sering datang di pengguna akhir dari kedua mantan atau klien-klien yang menanyakan tentang bagaimana cara terbaik untuk mendekati konten bergerak dari satu situs ke situs lain atau cara memindahkan seluruh tim situs (termasuk situs sub) dari satu lokasi ke lokasi lain atau bahkan dari jaringan konten drive selama migrasi atau fase adopsi. Ada berbagai macam skenario dan metode / tools di sini, tapi mudah-mudahan aku akan dapat memberi Anda beberapa pilihan untuk membantu mendidik dan menempatkan Anda di jalur yang benar.

Pertama, untuk menetapkan harapan Anda dari awal ... ada migrasi ke dalam atau di sekitar SharePoint tidak mudah dicapai, terutama menggunakan kotak keluar dari metode dan membutuhkan beberapa langkah-langkah manual. Hal ini terutama karena bagaimana kita biasanya menyimpan konten situs tim kami (dalam banyak dari apa yang disebut kumpulan situs - situs tingkat atas biasanya), yang pada gilirannya akan disimpan di database SQL. Tetapi juga sebagai akibat kurangnya dukungan pada umumnya di dalam antarmuka pengguna SharePoint untuk memberikan kontrol yang diperlukan dan mekanisme untuk memungkinkan menyalin atau memindahkan konten. Ini mungkin mengapa ada banyak pihak ke-3 alat di luar sana untuk membantu Anda.

Dalam kasus apapun, pastikan Anda merencanakan dengan hati-hati desain situs Anda dan konvensi penamaan untuk menghindari seperti itu perlu untuk memindahkan konten Anda nanti!

Daftar Istilah

Beberapa petunjuk pertama pada terminologi sebelum kami melanjutkan:

• Situs Koleksi - Top paling repositori dan batas keamanan untuk penyimpanan dan manajemen konten. SharePoint dapat berisi banyak ratusan atau bahkan ribuan dalam penyebaran ini. Situs tim tingkat atas sering situs koleksi.

• Tim situs - situs yang tingkat atas yang dibuat pada awal untuk menyimpan dan atau berbagi konten. Biasanya sebuah situs koleksi dapat berisi puluhan ribu situs dan tim-tim atau sub situs dalam satu situs masing-masing berisi koleksi ratusan ribu dokumen atau lebih besar jika struktur dengan benar.

• Sub-site - Apakah tim pada dasarnya situs-situs yang duduk di bawah tingkat atas situs dalam pengumpulan dan sebuah situs telah diciptakan oleh para pengguna untuk menyimpan konten lebih jauh dari tingkat atas situs. Mereka memiliki lebih banyak atau lebih sedikit fungsi yang sama, tetapi / bisa dianggap sebagai 'anak' dari situs di atas dan mungkin akan tetapi belum tentu mewarisi hak akses dan dapat menghubungkan antara satu sama lain, dll

• Konten - Setiap dokumen Office, PDF, gambar, diskusi daftar, kalender, daftar kontak, atau teks yang Anda disimpan di situs Anda.

• Daftar - Calendars, daftar kontak, dokumen perpustakaan, papan diskusi semua adalah contoh dari 'SharePoint daftar' dan dapat mengandung campuran item konten.

Metode & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Kesimpulan

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Apakah Anda mencapai SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Latar belakang

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Kesimpulan

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Mengakses dokumen Office 2007 diformat di SharePoint dengan versi lama dari Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint