SharePoint az üzleti alkalmazások keret

Bevezetés

Leírtuk már , hogy kell megtekintés SharePoint mint egy "üzleti alkalmazásokat" keretében, hanem csupán egy szoftver, hogy "kezeli a dokumentumokat", vagy ahogy egyszer hallottam, hogy az úgynevezett "ez csak egy intranet alkalmazás"!

Valóban, ez ad egy mögöttes alkalmazások fejlesztése és az "ellenséges" környezetben, amelyben, hogy a repository-hoz készlet a szervezetek adatokat. Mivel a szemközti képen ábrázolja, a közelgő legújabb kiadása a platform (SharePoint 2010) sokkal több, mint egy dokumentumtár, Ez egy erős keret épület és hosting hatékony üzleti alkalmazásokat, közösség építésében és amely gazdag tárháza a szervezetek adatokat.

Ezért lehetőséget nyújt az alkalmazások megvásárolni, konfigurálható és fejlődik SharePoint módon való megoldása sok üzleti kihívások, javítsa hatékonyságát azzal, ahogyan a munkatársak együtt dolgozni másokkal, és mérsékelheti a kapcsolódó költségeket az informatikai költségvetések.

SharePoint a "belső ereje van, hogy képes biztosítani az adatok adattár (a formanyomtatvány tartalmi adatbázisok raktározott belső rész a Microsoft SQL Server), továbbá számos, az üzleti alkalmazások (meglévő és új vizsgálják), csökkentve annak szükségességét, hogy fektessenek külön hardver, engedélyezési és folyamatos támogatást.

SharePoint alkalmazások

Általánosságban elmondható mellett a szokásos alkalmazásokat SharePoint használnak, mint például egy intranet, extranet és internet internetes oldalak szemben, akkor is figyelembe kell venni a következő, hogy csak néhányat említsünk a vertikális és horizontális üzleti alkalmazások:

• Projekt és program menedzsment alkalmazások
• Marketing kampány alkalmazások
• Termék katalógusok
• Vitafórumok
• Kutatási alkalmazásokkal
• Jelentési munkaterületek
• Dokumentum képalkotó alkalmazás (használatával szkennerek)
• Képzés és az önsegítés portálok
• * Lista alapú alkalmazás (kliens kapcsolatot és tudásmenedzsment alkalmazások például)
• * Workflow alapú alkalmazások
• * Forms alapú adatbevitel alkalmazások.

* Minden olyan alkalmazás, amely valószínűsíthetően létrehozása vagy frissítése "több vagy egyetlen jegyzékére" adatok is szükségük van egy kereső, vagy szűrési mechanizmust alkalmaznak. Számos meglévő Lotus Notes vagy egyéb úgynevezett komplex alkalmazások ezek alapján három különböző típus vagy olyan formában, és ezért meg kell fontolni vándorol a SharePoint-ba.

Alkalmazásokat, hogy amennyiben a hatályos testre szabott "kliens-szerver" alapú architektúrák is házigazdája belül a SharePoint környezetben. Nyújtott, bizonyos szinten a kompromisszum gyakran szükség van, de az legalábbis érdemes megvizsgálni az your stakeholders, hogy whether van would kell előnyei in vonuló e applications, és így them hozzáférhetőbbé és vitathatóan reducing a teljes költségek hosszú távon a the használata A "közös szolgáltatások" által nyújtott SharePoint.

Ezért, ha megnézzük egyedi vagy egyéni kérelmek teljesítésére adott meg az üzleti követelményeket, akkor érdemes megnézni, hogy a meglévő befektetések SharePoint, hogy ha ezt meg lehet hosszabbítani, hogy a funkció van szüksége. Sőt úgy használja, mint a SharePoint egységes alapjául szolgáló platform bevezetésével több alkalmazást is lehet, figyelembe véve végrehajtási egymástól függetlenül.

Valós világ példa

1. példa:

Ennek egyik példája látható a kombinálása a meglévő dokumentum elképzelhető megoldások az Ön SharePoint keretet. A meglévő nyomtatási és szkenner felszerelést lehet használni, tárolására azok tartalmát (tipikusan tiff vagy pdf fájl) a SharePoint környezetben. Ezek pedig automatikusan a megjelölt metaadatokat, indexelt, és tartalékolni keresztül kereshető, vagy szűrt felületen teszi elérhetővé a szélesebb közönség segítségével munkafolyamat, stb Ez egy valós világból vett példákkal technológiák integrálása lenne a szkennelés az ügyfél egyezések, a bejövő mail vagy más, ad-hoc szkennelés követelményeknek. Ez újrafelhasználása a beruházás mind szkennelés és SharePoint jó példa ötvözi kiegészítő technológiák "

2. példa:

Másik példa lehet, hogy a nyílások a Lotus Notes alkalmazásokat a SharePoint intranet. Sok úgynevezett "Notes-alkalmazásokat" valójában csupán felsorolja a tárolt információ Notes. Ezek lehetnek vándoroltak, és ülj tökéletesen a hasonló vonás készlet a SharePoint. Igaz, nem becsüli alá a kihívásokat, amikor a "dokumentum migráció"-ból megjegyzi, mivel ez rendkívül nehéz, különösen a gyakran összetett munkafolyamatok vándorolnak. Vannak 3rd party termékek számára rendelkezésre álló segítséget itt, mint például a AvePoint , Mainsoft és Quest .

Ideális esetben az eredeti SharePoint architektúra figyelembe kellett volna vennie annak szükségességét, hogy további alkalmazások és építették ennek megfelelően kezelni a változást. Ha mégsem, akkor meg kell végrehajtására teljes körű felülvizsgálatot and plan az építészeti változásokra van szükség az elhelyezésére them - Do nem tartozó megbecsülni a kérdéseket, és ez a research area alaposan, mivel járna további átfogó építészeti változások, hardver-és vagy szoftvert vásárol.

Következtetés

Tehát röviden összefoglalva, a SharePoint is jóval több, mint a dokumentum tároló, ez egy erős framework építésének és hosting hatékony üzleti alkalmazásokat segít a személyzet kezelésében információk jobb és hatékonyabb, segítve vállalkozását a stratégiai céljainak elérését. Tehát, hogy a 2003-as, 2007-ben vagy akár a hamarosan indul 2010 változat a SharePoint, a kiépítési terv vagy változások is a fejlett úgy, hogy támogatja az Ön üzleti igényeinek a jövőben.

Üdvözlettel,

Andrew Walmsley

Igazgató, WorkShares

Tartsa a SharePoint és az informatikai stratégia szinkronban

SharePoint érlelt az utóbbi években lett nagyon jó, hogy egy "minden olyan dolog, hogy minden ember" platform, vagy ahogy én inkább úgy nevezném egy "üzleti alkalmazásokat" keretében.

A bevezetés a SharePoint 2003 "Windows SharePoint Services (WSS), engedélyezett részeként a Windows Server 2003 operációs rendszer, mint a" szabad "letöltés, szintén egyértelmű mester stroke engedélyezési a Microsoft.

WSS biztosít vitathatatlanul jó, erős és gazdag legyen, hogy minden egyszerű dokumentum-kezelési szolgáltatások, amelyek arra szolgálhatnak számos kis-, közép-és részben nagyvállalatok üzleti vállalkozások és a saját. Valójában ez az, ahol sok vállalkozás indult el a telepítés a korábbi verziók, nem igazán tudta, mit is kezd maguk részt vett.

"SharePoint 2010 továbbra is biztosítja a vonzó 'egy all size illik" approach-val való vonzóvá meg, hogy felöleli both intranet, extranet és internet határokat "

Ez a "mindent, hogy minden ember" téma van beállítva, hogy folytassa a következő kiadás, SharePoint 2010. Előirányzott tavasszal kiadás, ez továbbra is biztosítja a szolgáltatásokat és funkciókat, amelyek megfelelnek véleményem szerint, nagy részét a szervezet általános megoldást alkalmazásnak szüksége van jól, de más, pontosabban meghatározott követelmények nyilvánvalóan nem így van.

Elődjéhez hasonlóan a SharePoint 2007-ben a következő verzió (az úgynevezett SharePoint 2010) nyújt lenyűgöző "egy kaptafára" megközelítés vonzó vonás készlet, ami áthalad a két intranet, extranet és internet határokat. Nem feledve, hogy ennek a kiadás meggyőző, ha éretlen, a Microsoft Online "felhő alapú" szolgáltatást kínál, amely a frissítendő hátoldalán való indulás 2009-ben.

Azonban a "minden dolog minden ember" nyilatkozatot időről időre már a "Achilles-sarka", mivel nem csinál egy funkció, valamint az ügyfelek elvárják, vagy esetleg szükség van, mint a dokumentumok kezelése, nyilvántartás-kezelési, a wiki, blogok, munkafolyamat-és webes tartalom kezelése, stb kétségtelenül ezek a SharePoint és egyéb alapvető tulajdonságokat egy sor olyan versenytárs termékek, amennyiben azokat önállóan, sokkal jobb.

De fontos megjegyezni, hogy a SharePoint nem volt, és nem lesz képes nyerni az ilyen egymás mellett összehasonlítások. És nem is tervezték a versenyt illetően "vertikális" alapú üzleti alkalmazások és más speciális "üzletág" alkalmazás szoftver. Egy pont gyakran elvész a vitákban és a kiválasztási folyamat vállalt választotta az IT-megoldás, hogy megfeleljen az Ön igényeinek.

"SharePoint van, ha még nem, része az építőkockák"

Annak elkerülése érdekében, ezek a forgatókönyvek, és biztosítják a SharePoint tekintik a megfelelő összefüggésben, fontos a stratégia bevezetése, elfogadása és kezelése nem állapodtak meg, és nem értették meg csak azok felelős a végrehajtás és a támogatás, de az összes vezető érdekelt felelős informatikai szolgáltatásnyújtás .

Továbbá szeretném ügyvéd vezetése ezt, és az általános IT-stratégia szinkronban. Miért? Mert többnyire nem a szervezet fogja használni egyre vegyes informatikai alkalmazások, hardver és szoftver, és a halmozott számos képességet és a tapasztalatokat, hogy a fő személyzet megtartása és fenntartása részeként betöltött szerepük.

Ezért az IT funkció egy érdekeltek kezelésében a kapcsolódó költségek e heterogén környezetben. Ezen kívül van, vagy inkább kellene az egyre növekvő vágy, hogy egyszerűsítse, jobban figyelembe kell és be kell vezetni a működési és stratégiai "építőkövek", amely segítheti az üzleti stratégiai céljainak eléréséhez is. SharePoint van, ha még nem része az építőelemek. Még akkor is, ha azt taktikailag most, mint a "pont megoldást" egy adott funkciót, mint egy intranet, SharePoint szélességének képességek vitathatatlanul igény, hogy figyelembe kell venni a tágabb összefüggésben a stratégiai építőelemek.

Az én következő cikkben írok többet, hogy miért bevezetése SharePoint technológiák az IT stratégia fontos és hogyan bővíthető tovább a befektetési Ön által a SharePoint 2007, vagy arról, hogy talán a SharePoint 2010 ebben az évben.

Üdvözlettel,

Andrew Walmsley

Ügyvezető igazgató

Érdekel a SharePoint 2010-re?

Én nagy megtiszteltetés (és megtartása sok sebek!) A dolgozott, a SharePoint, mivel ez az első indítása 2001-ben látta egymást követő frissítések a platform az évek során, illetve tanúként a növekvő elfogadását a vállalkozások egyik fő " építőkövek "technológia valósul-hoz szállít a stratégiai és operatív IT célok.

Mivel a következő blogbejegyzések ábrázolják ( post 1 és utáni 1 ) ez volt a véleményem szerint elsősorban "evolúció" az évek során, ami a termékek platform funkcionalitás és az építészet.

Ezen kívül látott hatalmas érdeklődést és a befektetési évről-évre, nem utolsósorban a legújabb tervezett kiadása a termék úgynevezett SharePoint 2010. További részletek az itt a tervezett frissítések: SharePoint Sneak Peak

Mi meglepett, hogy bizonyos mértékig, a szintje a kamat és a rendelkezésre álló képzések, események és más hasonló anyagok "hogyan kell telepíteni", "a kialakítás legfontosabb döntéseket az úgy", stb És ez még akkor is, mielőtt a terméket a been kiadás A béta lakosság! Ez természetesen nem volt elérhető az előző verziók minden nagy mélységben.

Ez jó jel, amely az egészséges támogató közösség és a Microsoft, akik nyújtanak sokkal inkább az utat az információk, és elöl iránymutatást a jövőbeli ütemterv szempontok ezt és más technológiák.

Reménykedjünk a lendület folytatódik, ha nem indítani a következő évben. Egy ilyen élénk közösség és segít a Microsoft, segít bennünket minden "jön sebesség" az új technológiát, és lehetővé teszi számunkra, hogy jobban felkészült a kihívásokra, hogy minden bizonnyal biztosítani. Ez mindenki számára hasznos, mivel azt is lehetővé teszi a Microsoft partnerei, mint a WorkShares, hogy megfelelő időben történő tanácsadás és útmutatás around stratégiai döntést társaságoknál van, hogy ezeket a jövőbeni befektetések 2010-ben és azon túl.

Üdvözlettel,

Andrew

Ügyvezető igazgató

Michael Deller csatlakozik WorkShares

Örömmel jelentjük be, hogy Michael Deller csatlakozott WorkShares. Ben csatlakozott, mint a mi technikai igazgató, és továbbra is az ő mint egy tapasztalt SharePoint tanácsadó és építész, többek között a más szerepeket WorkShares.

A több mint 6 év munkatapasztalat a SharePoint technológiák néhány az Egyesült Királyság vezető Microsoft partnerek ezen a helyen, Michael jár vele rengeteg tapasztalat és tudás páratlan ezen a területen.

Michael dolgozott együtt néhány igen magas rangú SharePoint projektek és a határokon szakmai tapasztalattal, beleértve az állami szektorban, non-profit, a közszolgáltatások és az oktatás.

Michael háttere előtt a SharePoint és az Information Worker aréna következő néhány évben a Microsoft ügyfél-kiszolgáló infrastruktúra terén erős háttér infrastruktúra, üzenetküldés és a hibaelhárítás.

Michael kinevezését Növeli a mi felső vezetés és az általános szállítási képesség. Aki nemrég részvétel lehetővé, hogy kezdeményezzék a Microsoft legújabb frissítése a platform (SharePoint 2010) a konferencián Vegas , fog nagy szükség van "vezeti" a következményeit, kihívások és lehetőségek a meglévő vagy új felhasználói SharePoint technológia.

Dolgozott együtt Michael több éven keresztül számos SharePoint projektek, nagyon örülök, hogy biztosítsa a szolgáltatások és várom, hogy saját értékes hozzájárulásokat WorkShares a már meglévő és leendő ügyfeleink.

Üdvözlettel,

Andrew

Ügyvezető igazgatója, WorkShares.

Dokumentum migráció SharePoint: szempontok

Háttér

Már említettem, az utolsó utáni "című dokumentum migráció SharePoint - A lehetőségek ", hogy alapvetően 4 fő lehetőség áll az Ön rendelkezésére, ha annak eldöntése, hogy vándorolnak tartalom a fájl részvények és egyéb tárolók. Összefoglalni:

• Vándorolnak teljesen a SharePoint
• * Részleges vándorlása egy részét, a tartalom a SharePoint
• ** Hagyja, ahol, és továbbra is fenntartani a két tároló függetlenül
• *** Hagyd, ahol, és továbbra is fenntartani a két tároló, de használja a SharePoint-index a régi tartalmat, így biztosítva, hogy képes a keresést.

Egy vagy több ilyen lehetőség lehet az útvonalat a végén választotta függően igényeit és követelményeit.

* A régebbi tartalom is lehet archiválni, vagy csak el kell hagyni.

** Vegyük költségére és kockázatára itt fenntartása öregedő berendezések

*** Ez a korlátozott lehetőségek, alaposan vizsgálják ki, és a vizsgálatok, különösen a keresési eredményeket, ezért óvatosan használja.

Következő lépések és szempontok

Hogy segít ezen keresztül döntési folyamat megállapítani, hogy melyik útvonal a legjobb a körülmények, van alul írt néhány támpontot, hogy megvizsgálja és vita a központi projekt team és az érintettek egyaránt. Ezek az észrevételek alapján több éves kezelése számos SharePoint projektek, így talán elkerülhető lesz néhány fájdalmas tapasztalatokat, hogy mi és ügyfeleink ment keresztül! Talán nem mindent, amire szüksége gondolni, de egy jó kezdés, néhány gondolat, hogy segítsen végig az utat.

"A migráció költséges lehet, különösen, ha figyelembe vesszük a hangerőt az információt, amit kíván áttérni, a valós költségek az üzleti és technikai erőforrások (belső és külső) kíván ütemezés, hogy segítsen a migráció erőfeszítés"

A szóban forgó érdekelt felek és magas rangú felhasználókat, hogy függetlenül attól, hogy valóban át kell helyeznie az összes említett dokumentumokon és intranetes oldalak, képek, videók, stb alapján bizonyos mértékben az anekdota és a tapasztalati, saját tapasztalat azt mutatja, újra és újra, 80 - 90%-a tartalom ritkán vagy egyáltalán nem hozzáférhető után 12-18 hónappal azt követően jött létre. Így lehet létrehozni egy hegy munka, nagyon kevés visszatérési értéke.

Ezért javasoljuk, hogy kitalálja alátámasztó bizonyítékot, hogy erősítse meg (vagy sem) érhető gyakran vagy egyéb támogató nyilatkozatok, vagy más módon a migráció követelmény. Tudja meg, miért, hogy valójában "kell vándoroltak", majdnem olyan, mint összerakva egy mini üzleti döntési folyamat. Gyakran az üzleti egységek, mondjuk azt, hogy kerülje el a vizsgálati munka, vagy a migráció az első helyen, mert más (természetesen igen) prioritásokat. A valóság egy jó öreg egyértelműen ki gyakran üdvözlendő, és jó lehetőséget felfrissít a tartalmát is, archívum idősebb tartalmi nincs többé szükség.

Azt is javasoljuk, hogy vizsgálja felül a tartalmat, hogy már tettek szert az évek során. Lehet, hogy meglepett, hogy megtudja, mennyit tényleg nincs többé szükség, az érintett, illetve a megfelelő és / vagy ténylegesen meghatározza, hogy a tartalmat kell frissül egyébként.

Emlékezz is van egy apró, de fontos különbség, hogy mivel "a rendelkezésre álló" az üzleti és áttelepítés alatt áll, és a SharePoint. Például, lehet, tartsa távol a SharePoint kevesebb a rendelkezésre álló, de továbbra is elérhető lesz offline média vagy más, esetleg olcsóbb formái tárolás.

Ha megállapítják, hogy lesz nagy mennyiségű tartalom vándorol, valóban hozott létre "terv" a migráció csapat (ok), akkor mozgósítani, győződjön meg róla, mindenki tisztában van azzal, hogy szerepe, feladatai és amikor ezek kellene csinál, és miért. Ezek a rövid kell, hogy teljes mértékben a fedélzeten, mi történik.

Önnek is kell "bizonyítani működik a folyamat előre bizonyítása a forgalom" az Ön migráció csapatok. Ez megy a kézi, automata vagy keverék mindkét megközelítés. Legyen nagyvonalú a becsült migrációs eredményei alapján az a megállapítások. Ez adja meg az érdekelt felek bizalmat a projekt csapatok képesek-e megfelelni a migráció határidőket.

"Impact a teljes SharePoint-architektúra kell a tervezett átfogó terve"

Remélhetőleg lesz fedett részben vagy ennek nagy része az eredeti építészeti tervezés SharePoint ... Gondolj a megnövekedett terhelés a fizikai szerver környezetben, kapacitás tervezés kérdések, hatása a keresési eredmények, az általános navigációs és hasznosságát a tartalom, a nevében, de a Néhány terület, hogy szükség van a gondolat-és értékelést, ha figyelembe vesszük vonuló jelenlegi tartalom SharePoint.

Például, ha mozgatni fogja és / vagy indexeli a külsőleg tárolt tartalom a SharePoint környezetben, fontolja meg kihatással növekedése tároló van arról, hogy helyet a környezetet. Nem utolsósorban azért, mert a megnövekedett méret nem csak a nyers adatok tárolására tartalom a hozzáadott SQL adatbázisokat, hanem az új tárolási kezeléséhez szükséges megnövekedett index fájlméret.

Majd megvizsgálja a további terhelés elviseléséhez éppen helyezünk el a biztonsági és visszaad folyamatokat! Lehet, hogy a potenciális nyomást a képességét, hogy megfeleljen a SLA-k a szolgáltatás rendelkezésre állása esetén az állásidőt. Például tud még vissza a frissen nőtt tartalom-adatbázisokat a határidőn belül a SLA-k?

"Értékelje 3rd party eszközöket, hogy segítsünk az adatmennyiség"

Sok 3rd party termékek csinál egy nagy munka, hogy segítsen Önnek ömlesztett vándorol / feltöltés tartalmát a SharePoint környezetben. Azonban sokan nem felelnek meg a követelményeknek teljes mértékben, ezért felülvizsgálati el figyelmesen, és tervezik a teljesítményüket (vagy annak hiánya), a migráció és a költségeket be a terveket és a költségvetést. Fontos, hogy megismerjék korlátozásokat, valamint erősségeit. Előfordulhat, hogy sokan vándorolnak, de nem az összes dokumentum típusok. Is, gyakran elveszíti néhány fontos dokumentum tulajdonságok vagy egyéb meta adatok az okmánnyal kapcsolatos oldalak, vagy kívánt áttérni.

Ezen kívül elveszhet az adatok sértetlenségét, például a timestamp adatokat. Ez általában valami fontos lehet egy nyilvántartás-kezelési szempontból is, mivel nem vihetők át az új környezethez.

"Róla, hogy kap a vállalkozások, hogy vállaljon vezető szerepet a migráció"

Minden eszközzel biztosítja a terv (megközelítés), eszközöket és módszereket, amelyek biztosítják a tartalom is vándorol. Végső soron azonban az üzleti felhasználók "saját" a tényleges migráció és teljes mértékben részt vesz ebben a részben a projekt a kezdetektől fogva. Ezek vannak a legjobb helyzetben ahhoz, hogy tudja, milyen tartalom, vagy nem kell, hogy hogyan kell kinéznie, elérhető, stb Az is előfordul, hogy az egyik legjobb módszer a nevelés a végfelhasználók használata SharePoint képességek Ön által nyújtott, hogy őket az általános.

"Fontolja meg a szabályozási adatmegőrzési kötelezettségek"

Számos üzleti szektor, különösen a kormányzati / állami szektorban, a pénzügyi, egészségügyi és jótékonysági szervezetek különleges, szabályozói szabályokat, amelyeket követni az adatok megőrzéséről, rendelkezésre állás és a hozzáférés (adatvédelmi kérdésekről, mint az egész). Ezeket kell figyelembe venni a terved.

"Disinvest és / vagy újra a régi hardver"

A bevándorlás a régi intranet, reszelő osztozik, vagy más alkalmazás potenciálisan lehetővé teszi, hogy disinvest hardver (vagy legalább egy részét is). Terv ezen erőfeszítések, még ha ez csak megtudni, hogyan fogod újra a készletet, vagy azt távolítani a kiszolgáló helyiség. Ne úgy jótékonysági szervezetek, vagy iskolák, amelyek részesülnek a régi berendezés helyett dömping hulladéklerakó.

"Ne feledje, nem minden adat kell, vagy lehet tárolni SharePoint"

Igaz, lehet SharePoint-index a különböző tartalmak forrásokból. De a fájdalmas valóság ez ritkán éri el a kívánt eredményeket az eredetileg miatt részben nem azért, mert a termék kudarc önmagában, hanem azért, mert az általános karbantartása SharePoint alapú keres sok a folyamatos erőfeszítés, hogy a gyakran elfelejtett, vagy kimaradt a tervezési vagy folyamatos karbantartás.

Gyakran ez a könnyű utat index a elöregedése és domború reszelő osztozik, de szeretné a keresési eredményeket tartalmazó forrásokból származó információk, hogy olyan régi és elavult? Nélkül a gondos tervezés elején, finom hangolás és rendszeres karbantartás gyakran a végén egy rossz tapasztalat a felhasználó szempontjából.

Tehát mindenképpen úgy indexelési a forrást, de tényleg nem értem a hatással a tervezési, a tervezés és a folyamatos karbantartás szempontjából nem utolsó sorban a felhasználók tapasztalatai a találati oldalakon. Az utóbbi megjegyzés, úgy minden out of the box lehetőség, amit a keresési és szűrési bevezetése a keresési eredmények tartalom (egyéni vagy 3rd party útvonal).

"Vegye figyelembe a tartalmát, ahol"

Próbáld megérteni mind az anyagi és nem anyagi előnyöket elhagyó tartalom in situ, és talán így a tartalom "csak olvasható" egy ideig, míg tart a lehetőségeket és / vagy elvégzi a migrációt, hogy nem teszi lehetővé a növekedést, vagy változó tartalom tárolt ezen a területen.

Következtetés

Sok dolog, hogy fontolja részeként a megbeszélések annak eldöntésére, a perspektíva nyílt a bevándorlás és a fenti csak néhány a témák akkor lehet, hogy fontolja meg.

Ez gyakran politikai a "legkisebb ellenállás útját", hogy csak vándorol minden tartalmat, függetlenül a műszaki és időnként pénzügyi racionális csinál valami mást. Ha még nem tette meg, fontolóra veszi, archiválás, kontingens és megőrzési politikák kezelésére kétségtelenül növekvő mennyiségű adat a környezetben.

Ne vegyenek részt az érdekelt felekkel és a kap a buy-in, hogy a tulajdonában migráció darab. Gyakran egy stratégia biztosítva az üzleti látja el ezt a migráció, hogy azok gondolom másképp, ha a források, amelyek lekerültek a szokásos szerepeket csinálni.

Végül, az én tapasztalatom vándorlását, és üdítő kis részét az eredeti tartalom a SharePoint, valamint archiválás a többi a megfelelő megközelítés a legtöbb esetben. Bekapcsolása SharePoint indexelés képességek a fájl részvények, de csak a kis-és mért körülmények között is, amit figyelembe kell vennie.

Üdvözlettel,

Andrew Walmsley

Igazgató, WorkShares

Dokumentum migráció SharePoint: A lehetőségek

Áttekintés

Mint már említettem utolsó hozzászóláshoz vannak több beépített eszközöket és egyéb lehetőségeket, hogy segítsen vándorolnak a tartalmat, és körül a SharePoint környezetben.

"SharePoint a természetes öregedés helyettesíti a fájlt részvények és egyéb adattárakat"

A nagyon is valóságos és fontos kérdés merül fel, mit szándékozik tenni a történeti adatokat tárolni ezeket a tárhelyeken, mint például fájl-és hálózati megosztásokon, intranet és más silók. Bizonyára nem lesz teljes helyettesíti a fájl / hálózati megosztásokon.

Amit mondott, és a következő cikkben azt tervezem, hogy írni kíván nyújtani Önnek az opciók nyitott meg, valamint néhány hasznos mutatókat a tapasztalatokat szereztünk az évek során együtt dolgoznak az ügyfelek nagy és a kis-hoz szállít intranet, internet, extranet és más pontszerű alapuló megoldások Microsoft SharePoint technológiák.

Az opciók

Ön alapvetően a következő választás, hogy alaposan gondolja át, mindegyik hatással lesz, hogy más lesz attól függően, az Ön igényeinek és a körülmények:

• Vándorolnak teljesen a SharePoint
• Részleges vándorlása egy részét, a tartalom a SharePoint
• Hagyja, ahol van, és továbbra is fenntartani a két tároló
• Hagyja, ahol van, és továbbra is fenntartani a két tároló és használja a SharePoint-index a régi tartalmat, így biztosítva, hogy képes a keresést.

Mindegyike rendelkezik a pro és kontra az, amit kell utat felfelé annak érdekében, hogy a döntést, hogy igaza van az Ön számára. A végén egy vagy több a fent leírt esetben az Ön igényeinek, hanem egy korábbi blogbejegyzések biztosítja Önnek költségvetési tervet, és ennek megfelelően mint azt guarantee lesz szükség a továbbiakban, hogy gondolod!

Majd írok még pár támpontot, hogy fontolja meg azon tanácskozásain az érdekelt felekkel és a kliensek számára egyaránt a következő post.

Üdvözlettel,

Andrew Walmsley

Igazgatója, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Introduction

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Először is, az meg az elvárásokat a kezdetektől fogva ... minden migráció és környékén SharePoint nem könnyen megvalósítható, különösen használ ki a dobozból, és módszereket igényel jó néhány manuális lépést. Ez főként azért, mert a jellemzően hogyan tároljuk a csapat site tartalmát (sok ún site gyűjtemények - felső szintű webhelyek jellemzően), amelyek viszont belül tárolódnak SQL adatbázisokat. Hanem a miatt a támogatás hiánya általában a felhasználói felületen belül SharePoint, hogy a szükséges ellenőrzési és mechanizmusokat, amelyek lehetővé teszik a másolás vagy mozgó tartalom. Ez talán ezért van sok 3rd party eszközt arra, hogy segítsen neked.

Minden esetben győződjön meg róla tervet gondosan webhely kialakításának és elnevezési konvenciók elkerülése érdekében egy ilyen kell mozgatnia a tartalmat később!

Kifejezések

Néhány mutató egyrészt terminológiai, mielőtt folytatjuk:

• Site Collection - Top legtöbb tároló és a biztonsági határ tárolására és kezelésére a tartalom. SharePoint tartalmazhat több száz vagy akár több ezer e a telepítés. Felső szintű csapat helyek gyakran site gyűjtemények.

• Team honlapján - A legfelső szintű webhely, amely akkor keletkezik, a kezdet kezdetén tárolására és / vagy részvény-tartalom. Jellemzően a webhelycsoport tartalmazhat több tízezer csapat területek és / vagy al-csapat területek egy oldalon gyűjtemény, egyenként több százezer dokumentumok vagy nagyobb, ha megfelelő struktúrát.

• Aloldalra - alapvetően csapat helyek, hogy üljön a legfelső szintű webhely a webhelye, és hoztak létre a felhasználók számára, hogy tárolja a további tartalom-re a felső szintű webhely. Ezek többé-kevésbé ugyanazt a funkciót, de a / lehet tekinteni "gyermekek" a felső oldalon, és valószínűleg, de nem feltétlenül öröklik engedélyeket, és kapcsolatot egymás között, stb.

• Tartalom - Minden Office dokumentumok, PDF-fájlok, képek, az Internetes fórumok, naptárak, kontakt-listák, vagy a szöveget, hogy már tárolt webhely.

• List - naptárak, kapcsolatok listák, dokumentumtárak, fórumok jól példázzák az "SharePoint-listák", és tartalmazhat keveréke tartalmi elemeket.

Módszerek és eszközök

A következő néhány valós végfelhasználói vezérelt módszerek és eszközök, amelyben vizsgálni a tartalmi migráció és a csapat területek a fő, hanem akarat dolgozik mysites, és sajtótermékeket.

1. Létrehozása site "sablonokat"

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Miután mentette a listán és / vagy tartalom, mint egy sablon, (adja meg a nevet), akkor mehet a Webhely beállításai alapján az Ön "List sablon galéria". Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Elveszti a biztonsági engedélyek
• Lose elem szintű adatvédelem
• Korlátozódik 10M méretű

3. Felfedező kilátás "gyors és piszkos - másolás, kivágás és beillesztés"

Ez a módszer csak akkor működik a dokumentumtárak vagy képet könyvtárak. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Következtetés

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS - Business Productivity Online Standard - első gondolatok.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

Felhasználó Portál

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Következtetés

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint