SharePoint kao okvir za poslovne aplikacije

Uvod

Mi opisano ranije da bi trebao biti promatranje SharePoint kao 'poslovni aplikacijski framework, a ne samo komad od softver taj' hvataljka tvoj dokumenta "ili kao što sam jednom čuo to se zove" it's just intranet aplikacija '!

Doista, on pruža u podlozi za razvoj aplikacija i "hosting" okruženje u kojem se pružaju repozitorij za pohranu vaše organizacije informacija. Kao što prikazuje slika suprotno, predstojećim najnovije izdanje platforme (SharePoint 2010) je puno više od dokumenta repozitorij, To je snažan okvir za izgradnju i hosting snažan poslovnih aplikacija, izgradnji zajednice i pružanje bogata repozitorij za vaše organizacije informacija.

Stoga se pruža prilika za aplikacije se mogu kupiti, konfigurirati i razvijena unutar SharePoint na način da se riješi mnoge vaše poslovne izazove, poboljšati učinkovitost u načinu na koji osoblje rade zajedno u suradnji i potencijalno smanjiti troškove vezane uz IT proračunima.

SharePoint's 'pravi snaga je da se može dati podatke repozitorij (u obliku baze podataka sadržaj pohranjen unutar Microsoft SQL Server) za većinu vaših poslovnih aplikacija, (postojećih i novih razmatraju) smanjenje treba ulagati u poseban hardver, licenciranje i na-odlazeći podršku.

SharePoint web-aplikacija

Općenito govoreći, zajedno sa uobičajenim aplikacijama SharePoint se koristi za, kao što je intranet, extranet i Internet web stranice okrenuti, također se može smatrati za sljedeće, da spomenemo samo nekoliko vertikalnih i horizontalnih poslovne aplikacije:

• Projekt i program za upravljanje aplikacijama
• Marketing kampanja aplikacija
• Proizvod katalozi
• Discussion Forums
• Istraživanje primjene
• Izvještavanje radne prostore
• Document imaging program (koristeći skeneri)
• Obuka i samopomoć portali
• * Popis aplikacija (klijent kontakti i znanje upravljanja aplikacija za primjer)
• * Tijeka rada aplikacije
• * Obrasci temeljen aplikacija za unos podataka.

* Bilo koji program koji će vjerojatno uključivati stvaranje i ažuriranje 'više ili popise singl' podataka svibanj isto tako moraju imati mehanizam za pretraživanje ili filtriranje primijenjeno. Mnogi postojeći Lotus Notes ili druge tzv složene aplikacije se temelje na ta tri tipa u ovom ili onom obliku i stoga treba smatrati za migracije preko na SharePoint.

Prijave se pruža postojeći ugovoriti 'klijent server "temelji arhitekture svibanj isto tako biti domaćin unutar SharePoint okruženju. Odobren, neki razina kompromisa, često je potrebno, ali je barem vrijedni truda sa svojim dionicima kao i da li će biti u prednosti seobe ovih aplikacija i što ih čini još dostupnijim i vjerojatno smanjenje svoje ukupne troškove u dugoj vožnji po upotrebi od 'zajednički usluga "koje pruža SharePoint.

Koji je razlog zašto kada tražite određenu ili prilagođeni programi za ispuniti određeni skup poslovnih zahtjeva, on je vrijedan obličje to svoje postojeće investicije u SharePoint vidjeti ako to može biti produžen za pružanje funkcionalnosti vam je potrebno. Ili zaista razmislite o korištenju programa SharePoint kao svoje temeljne jedinstvena platforma za uvođenje nekoliko aplikacija vam svibanj se razmišlja o uvođenju neovisno jedan od drugog.

Stvarnom svijetu primjera

Primjer 1:

Primjer ovoga može se vidjeti s kombiniranjem postojećih rješenja dokument obrada slike unutar SharePoint okvira. Vaš postojeći ispis i skener oprema može biti korišten za zarobljavanje, spremanje njihov sadržaj (najčešće TIFF ili PDF datoteka) na SharePoint okoliš. Ove, pak, može automatski tagged with metadata, indeksiranih i provisioned putem pretraživati ili filtrirane sučelja čime je dostupna za širu publiku, koristeći tijek, itd. Takav stvarnom svijetu primjera integracije tehnologije bi skeniranje kupca correspondences, dolazne pošte ili druga ad-hoc skeniranje zahtjevima. Ovo ponovno vaše investicije u oba skeniranje i SharePoint je dobar primjer kombiniranja komplementarnih tehnologija "

Primjer 2:

Drugi primjer bio bi da je portanje vaše Lotus Notes aplikacija na SharePoint intranet. Mnogi tzv 'Notes aplikacija' su zapravo samo popise informacija pohranjenih u bilješkama. To mogu biti migrirali i sjesti savršeno dobro u usporediv lik postavljen u SharePoint. Taj je rekao, ne podcjenjujte izazovima kada je u pitanju "dokument migracija" iz Notes, jer je notorno težak, a posebno često sa složenim workflows migrirati. Postoje 3rd party proizvodi na raspolaganju kako bi ovdje, kao što je AvePoint, Mainsoft i Quest.

Idealno izvornu arhitekturu SharePoint trebao uzeti u obzir potrebu da se osigura dodatne aplikacije i bio izgrađen u skladu s tim se nositi takvu promjenu. Ako to nije, onda morate provesti potpuni pregled i plan arhitektonske promjene koje su potrebne kako bi ih ugostiti - Don't pod procijeniti pitanja ovdje i temeljito istraživanje ovog područja, jer to bi moglo dovesti do dodatnih promjena opće arhitekture, hardver i ili softvera kupovinu.

Zaključak

Tako je u sažetku, SharePoint je puno više od dokumenta repozitorij, to je snažan okvir za izgradnju i hosting moćne poslovne aplikacije koje će pomoći vašem osoblju upravljaju svojim informacijama bolje i efikasnije, što pomaže svoje poslovanje kako bi postigla svoje strateške ciljeve. Pa da li je 2003, 2007 ili čak uskoro biti pokrenuta 2010 verziju SharePoint, planirati razmještaj ili promjena dobro napredan tako da ga podržava vaše poslovne potrebe u budućnosti.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Čuvajte svoje SharePoint i IT strategiju u sinkro

SharePoint je sazreo u posljednjih nekoliko godina da postanu prilično dobro na što 'svima sve ljude' platforma, ili kao ja bi radije da se odnosi na njega kao 'poslovni aplikacijski okvir.

Uvod u SharePoint 2003 od 'za Windows SharePoint Services (WSS), licenciran kao dio Windows Server 2003 operativni sistem kao "besplatnu" preuzimanje datoteka, također je jasno majstor udarcem licenciranja od strane Microsofta.

WSS pruža neosporno dobar, snažan i bogat skup svih to bude jednostavan dokument za upravljanje uslugama kako bi služiti mnogo malih, srednjih i do neke mjere velika poduzeća i poduzeća na vlastitu. Zapravo ovo je mjesto gdje mnoge tvrtke koje je pokrenuo off u razmještaju ranije verzije softvera, stvarno ne znajući što su sami bili uključeni u dobivanje.

»SharePoint 2010 nastavit će pružati uvjerljiv 'Jedna veličina paše svima" pristup sa svojim atraktivnim lice zalazak koja siječe i intranet, extranet i internet granica "

Ovo 'svima sve ljude' tema je podešene na nastaviti s izdanjima, SharePoint 2010. Namenjeno za puštanje proljeće, ona će nastaviti da pruža usluge i funkcionalnosti koje će se sastati u moj pogled, veliki dio organizacije općenito rješenje zahtjeva treba jako dobro, iako u drugim, specifičnim zahtjevima očito nije tako.

Kao i njegov prethodnik u SharePoint 2007, sljedeća verzija (tzv. SharePoint 2010) će pružiti primoravanje 'Jedna veličina paše svima "pristup sa svojim atraktivnim lice zalazak koja siječe i intranet, extranet i internet granice. Ne zaboravljajući sa ovog izdanja je uvjerljivo, ako je nezreo, Microsoft Online 'oblak temelji "služba za održavanje, što se ažurira na leđima njihova početnog lansiranja u 2009.

No, 'sve stvari za sve ljude "izjava je s vremena na vrijeme bio njegov' Ahilova peta 'u smislu da ne čini jednu funkciju kao i kupce očekuju ili potencijalno potrebna; Takvi kao upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima, wiki je, blogova, tijek rada za upravljanje sadržajem i web, i sl. Upitno ti i SharePoint's ostale temeljne značajke su splav od konkurentskih proizvoda, koji ako se koristi samostalno, daleko bolje.

No, važno je zapamtiti da SharePoint nije i neće biti u mogućnosti osvojiti u takvim side by side usporedbe. Niti je dizajniran za konkurirati u pogledu "vertikalne" temelji poslovne aplikacije ili drugi specijalist 'line of business' aplikacijskog softvera. Točka često izgubljen u raspravama i proces odabira poduzetim s izboru IT rješenja kako bi zadovoljili vaše potrebe.

»SharePoint je, ako već nije, dio tih zgrada blokovi"

Da bi izbjegli ove scenarije i osigurava SharePoint se razmatraju u kontekstu ispravno, važno je vaša strategija za uvođenje, usvajanje i upravljanje je dogovoreno i razumjeti ne samo od strane onih zaduženih za implementaciju i podršku, ali viši od svih dionika odgovorni za IT usluga .

Nadalje bih zagovarati čuvanje ovog i ukupne IT strategije u sinkro. Zašto? Zato što češće nego ne vašoj organizaciji će koristiti mješavinu rastući IT aplikacija, hardvera i softvera, i akumulirane niz vještina i iskustvo koje tvoj srž osoblje zadržati i održavati kao dio svoje uloge.

Dakle vaš IT funkcija ima interes u upravljanju troškovima vezane uz ovo heterogeno okruženje. Osim toga tu je, odnosno bi trebao biti raste želja da se pojednostavi, biti osjetljiv i uvesti operativnoj i strateškoj "gradivni blokovi", što može pomoći je ostvariti strateške poslovne ciljeve. SharePoint je ako već nije dio tih zgrada blokovi. Čak i ako se koristi taktički sada kao 'točku rješenje' za pojedine funkcije kao što je intranet, SharePoint na širinu mogućnosti nedvojbeno zahtjeva za to da se smatra da u širem kontekstu vašeg strateškog građevnih blokova.

U mojem sljedećem članku ću pisati više o tome zašto je uvođenje SharePoint tehnologije u svoje IT strategije je važno i kako možete dodatno proširiti ulaganja koje ste napravili u SharePoint 2007 ili oko kako bi možda u SharePoint 2010 kasnije ove godine.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Managing Director

Zainteresirani za SharePoint 2010?

Imao sam privilegiju (i zadržati brojne ožiljke!) Da je radila sa SharePoint web-budući da je prvi lansirati u 2001 i vidio sukcesivnih ažuriranja platforme tijekom godina, kao i svjedok raste usvajanja od strane tvrtke kao jedan od ključnih ' zgrada blokovi 'tehnologije koji se provodi za isporuku i strateških i operativnih ciljeva.

Kao sljedeće blogu opisivati (Post 1 i Post 1) ovo je po mom mišljenju najviše 'evolucija' kroz godine, u smislu proizvoda platforme funkcionalnosti i arhitekture.

Ona nadalje je vidjela masivan interes i ulaganja godine na godinu, ne samo s najnovijim planirano puštanje proizvoda pod nazivom SharePoint 2010. Više detalja o ovom ovdje planiranih ažuriranja: SharePoint Sneak Peak

Ono što me je iznenadilo do neke mjere, je razina interesa i dostupnost tečajeva, događanja i druge slične materijale na 'kako to uvesti koga u službu', 'ključ dizajn odluke razmotriti ", itd. I ovo je čak i prije nego je proizvod puštanje u beta za širu javnost! To sigurno nije bio dostupan za bilo koje prethodne verzije za velike dubine.

To je dobar znak podrške zdrave zajednice i Microsofta, koje pružaju mnogo više informacija i put do ispred smjernice o svojoj budućnosti Putokaz razmatranja za ovaj i druge tehnologije.

Omogućava nada zamaha nastavlja kad se pokrenuti sljedeće godine. Takva živoj zajednici i pomoć from Microsoft, što nam pomaže sve 'doći do brzine "s novim tehnologijama i omogućava nam da se bolje pripremili za izazove to će bez sumnje pružiti. To je svima na korist jer omogućava Microsoftovim partnerima, kao što WorkShares, osigurati pravovremene savjete i smjernice oko strateških odluka tvrtke imaju da za buduće investicije u 2010 i izvan nje.

Pozdravi,

Andrew

Managing Director

Michael Deller pridružuje WorkShares

Mi smo zadovoljstvom objavljuje da je Michael Deller pridružio WorkShares. On se pridružio kao naš tehnički direktor, a nastavit će se u svojstvu SharePoint iskusan konzultant i arhitekt, među ostalim svoje uloge za WorkShares.

Sa više od 6 godina iskustva u radu sa SharePoint web-tehnologije s nekim od Velike Britanije vodećih Microsoftovih partnera u ovom prostoru, Michael donosi sa sobom bogato iskustvo i znanje bez premca u ovom području.

Michael je radio s nekim od najvažnijih visokog profila SharePoint projektima i ima križ industriji iskustvo, uključujući javni sektor, a ne za profit, komunalije i obrazovanje.

Michael's pozadini prije SharePoint i Information Worker areni slijedi nekoliko godina unutar Microsoft klijent / server području infrastrukture, s jakim pozadini u infrastrukturu, poruka i rješavanje problema.

Michael's imenovanje će učvrstiti našu seniorsku momčad upravljanja i ukupne mogućnosti isporuke. Njegov nedavno sudjelovanje u pokretanje Microsoft 'najnoviji ažurirati to platforma (SharePoint 2010) na konferenciji u Vegasu, će donijeti toliko potrebnu' glava gore 'na posljedice, izazove i mogućnosti za postojeće ili nove korisnike SharePoint tehnologije.

Radeći s Michaelom već nekoliko godina na brojnim projektima SharePoint, ja sam vrlo zadovoljan da osigura svoje usluge i gledati prema naprijed u svojim vrijednim doprinosima za WorkShares s našim postojećim i budućim klijentima.

Pozdravi,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Dokument migracija u SharePoint: Razmatranja

Pozadina

Spomenuo sam u moj zadnji post pod naslovom "Dokument migracije u SharePoint - Vaše mogućnosti", da ne postoje osnovi 4 glavna opcije koje su Vam dostupne prilikom odlučivanja da li da migraciju sadržaja iz datoteke dionica i drugih repozitorija. Ukratko:

• Seliti u potpunosti u SharePoint
• * Djelomična migracija podskup sadržaj u SharePoint
• ** Ostavite gdje je i nastaviti održavati oba repositories samostalno
• *** Dopust, gdje je i dalje održavati i spremišta, ali koristiti SharePoint za indeksiranje svoj stari sadržaj, pružajući time mogućnost da ga traži.

Jedan ili više od ovih opcija svibanj biti ruta te kraj gore odabiru ovisno o vašim potrebama i zahtjevima.

* Stariji sadržaj svibanj kvalitetno biti arhivirani ili jednostavno izbrisati.

** Razmotriti trošak i rizik ovdje održavanje starenja oprema

*** To ima ograničene mogućnosti, istražiti i temeljito testirati posebno rezultatima pretraživanja, te je stoga koristiti s oprezom.

Sljedeći koraci i razmatranja

Da vam pomogne kroz proces ovu odluku kako bi utvrdio koji put je najbolji za vaše okolnosti, sam ispod napisao nekoliko pokazivače za vas da razmislite i raspravu unutar jezgre projektnog tima i zainteresirane strane podjednako. Ovi komentari su temelji na nekoliko godina upravljanje raznih SharePoint projekata, tako nadamo da će izbjeći neke od bolnih lekcija naučenih da smo i našim klijentima prošao je kroz! To je vjerojatno nije sve što je potrebno da misle, ali je dobar početak s nekoliko misli koje će vam pomoći uz tvoj put.

"Migracija se može skupo pogotovo kad uzmete u obzir opseg informacija koje se namjeravaju migrirati, pravi trošak poslovnih i tehničkih resursa (unutarnje i vanjske) namjeravate raspored u pomoć sa migracije trud"

Pitanje svoje dionike i stariji korisnici o tome da li ili ne oni stvarno ne trebaju se kretati u svim tim dokumentima i intranet stranicama, slike, video, itd. Na temelju do neke mjere i na anegdota i empirijska, moje iskustvo pokazuje vrijeme i vrijeme opet, 80 -- 90% sadržaja je rijetko, ako uopće pristupiti preko 12-18 mjeseci nakon što je stvorena. Na taj način te mogao biti stvaranje planina rada, za vrlo malo vratiti u vrijednosti.

Zato preporučujem pokušava pronaći dokaze kako bi potvrdili da je (ili nije) pristupa često ili druge izjave potpore ili na drugi način migracija zahtjev. Saznajte zašto je zapravo 'treba da bude premješten', gotovo kao stavljajući zajedno slučaj mini proces poslovne odluke. Često poslovne jedinice će jednostavno reći da je, da se izbjegne taj posao istrage ili migracija na prvom mjestu, jer su ostali (naravno, na taj način) prioritete. Stvarnost je dobra stara rasprodati često pozdravljaju i dobra prilika da osvježiti sadržaj gore, arhiva stariji elementi sadržaja ne biti potrebne.

Također sam snažno preporučamo Vam obaviti pregled sadržaja koji je nakupljen tijekom godina. Vi svibanj biti iznenađen kako bi saznali koliko je to stvarno više nije potreban, relevantni ili odgovarajući i ili zapravo identificirati sadržaj koji treba da bude osvježena ionako.

Zapamtite također postoji suptilna, ali razlika između važno da ga se 'na raspolaganju' na posao i da ga se doselile i dostupan u sustavu SharePoint. Na primjer, svibanj ga držati podalje od SharePoint u manje na raspolaganju, ali još uvijek dostupni trenutno medija ili na drugi možda jeftinije oblike pohrane.

Ako ne možete odrediti da ćete imati veliku količinu sadržaja za migraciju, stvarno ne staviti na mjesto 'nacrt' za migracije tima (e) koje mobilizirati, provjerite da li svi svjesni svoje uloge, svoje zadatke i kada su trebala biti njima radi i zašto. Oni su u kratkom trebaju biti u potpunosti na brodu sa onim što je učinio.

Te isto potreba za 'dokazati proces djela unaprijed dokazivanja propusnost "za migracije momčadi. To vrijedi i za upotrebu, automatizirano ili mješavina oba pristupa. Budite velikodušni u svoje procjene za migracije na temelju rezultata svog nalaza. To će dati svoje povjerenje zainteresiranih strana u vaš projektni timovi sposobnost ispunjenja rokova migracija.

"Utjecaj na ukupnu SharePoint arhitekture treba biti planirana u cjelokupni dizajn"

Nadam se da ćete imati pokrivena neke ili većinu toga u svom izvornom SharePoint arhitekture planiranje ... Razmišljajte o povećanju opterećenja na vašem poslužitelju fizičko okruženje, planiranje kapaciteta pitanja, utjecaj na rezultate pretraživanja, ukupna navigaciju i korisnost sadržaja, na ime, ali nekoliko područja koja je potrebno mišljenje i ocjenu kada je s obzirom migraciju postojeće sadržaje na SharePoint.

Na primjer, ako tvoj 'idući u premjestiti i ni indeksirati izvana pohranjenih sadržaja na SharePoint okoliš, smatraju implikacija za povećanje pohranu koju želite postaviti na svoju okolinu. Ne manje važno jer povećanje veličine nije samo za sirovi pohranu podataka sadržaja biti dodan u vašem SQL baza podataka, ali i novi skladištenje potrebno za obradu indeksa povećana veličina datoteka.

Tada razmotrite dodatni teret ste upravo stavljen na rezervnu i vratiti procesa! Možda donijeti potencijalni pritisak na vašu sposobnost da zadovolji vaše SLAs za dostupnost usluge u slučaju prekida. Na primjer možete uvijek vratiti svoje novo povećanje sadržaja baze podataka u dozvoljeno vrijeme unutar SLAs?

"3. Procijeniti alate stranke da vam pomoći s količina podataka"

Mnogi 3rd party proizvoda napraviti veliki posao vam pomaže u rasutom stanju seliti / upload sadržaj u SharePoint okoliš. Međutim, mnogi neće u potpunosti zadovoljiti Vaše zahtjeve, pa ih je pažljivo pregledati i plan njihove izvedbe (ili nedostatak) uz migracije i troškova u svoje planove i proračune. To je važno znati njihove granice, kao i njihove prednosti. Vi svibanj pronaći oni migriraju mnogo, ali ne i sve svoje vrste dokumenata. Također, vrlo često ćete izgubiti nekih važnih svojstava dokumenata ili drugih meta podatke povezane s dokumentom ili stranice koju pokušavate migrirati.

Osim toga vam svibanj izgubiti integritet podataka na primjer timestamp informacijama. To je obično nešto što svibanj biti važno iz perspektive upravljanje zapisima, kao i on svibanj ne biti provedena preko na novu sredinu.

"Pobrinite se da dobijete posao da preuzme vodstvo u migracija"

Svim sredstvima osigurati plan (pristup), alata i metoda u kojoj bi se sadržaj može biti premješten. Na kraju ipak poslovni korisnici bi trebali 'vlastiti' stvarna migracija i biti u potpunosti uključeni u ovaj dio projekta od početka. Oni su najbolje plasirani znati što je sadržaj ili nije potreban, kako to treba izgledati, biti pristup, itd. To isto dogoditi se da bude jedan od najboljih načina da obrazuje svoje krajnjim korisnicima na korištenje SharePoint mogućnosti koje nudite za ih je u ukupnom poretku.

"Razmislite regulatornih obveza zadržavanja podataka"

Nekoliko poslovne sektore posebno vlada / javnog sektora, financija, zdravlja i dobrotvorne organizacije imaju posebno regulatornih pravila moraju pridržavati za sigurnost podataka, dostupnost i pristup (zaštita podataka pitanjima kao cjelini). Te volja potreba da bude factored u svoje planove.

"Disinvest i / ili ponovno koristiti stari hardver"

Migracija sa starih intranets, datoteka dionica ili drugih aplikacija potencijalno omogućuje vam disinvest vaš hardver (ili barem dio nje). Plan za ovaj trud, čak i ako je samo saznati kako ćete reciklirati kit ili ga imati ukloniti iz soba poslužitelj. Ne smatram dobrotvorne organizacije ili škole koje bi mogle imati koristi od stare opreme nego ga damping u odlagalište.

"Zapamtite, ne svi podaci bi trebali ili mogu biti spremljeni u SharePoint"

Istina je SharePoint mogu indeksirati različitih izvora sadržaja. Ali bolna stvarnost je ovo rijetko postiže željene rezultate izvorno, dijelom zbog ne zbog kvarova proizvoda po sebi, nego zato što općenito održavanje SharePoint pretraživanja temelji se puno tekućih napora da se često zaboravlja ili je izostavljen u dizajn ili na -ide održavanje.

Dosta često je lako put do svoje indeks starenja i ispupčen datoteku dionica, ali da li zaista želite da se vaše rezultate pretraživanja kako bi sadržavati informacije iz izvora koji je toliko star i zastario? Bez pažljivog dizajna na početku, fino ugađanje i redovno održavanje je potrebno često te kraj gore sa loše iskustvo iz perspektive korisnika.

Na taj način svim sredstvima smatraju indeksiranje svoje izvore, ali stvarno ne razumijem implikacije iz projektiranja, planiranja i tekuće održavanje perspektive ne i najmanje važno korisnici iskustva s rezultatima pretraživanja. Na drugoj bilješki, razmotriti sve iz okvira mogućnosti koje imate kod pretraživanja i filtriranja za uvođenje rezultata pretraživanja sadržaja (custom ili 3rd party rutu).

"Razmotrite ostavljajući sadržaja, gdje je"

Pokušajte shvatiti kako materijalne i nematerijalne koristi od izlaska iz sadržaja na situ, a možda i izradu sadržaja 'samo za čitanje "za vrijeme dok ste razmotriti mogućnosti i ili obavljaju svoje migracija, kako ne bi dopustiti povećanje, Promjena ili sadržaja pohranjenih u ovom području.

Zaključak

Postoji mnogo stvari koje treba uzeti u obzir kao dio svoje rasprava za odlučivanje pristup migracijama i iznad su samo neke od tema vam svibanj morati uzeti u obzir.

To je često politički "put manjeg otpora" upravo to migrirati sve sadržaje, bez obzira na tehničke, a ponekad i financijski racionalna za to nešto drugo. Ako to već niste učinili, razmotriti uvođenje arhiviranje, kvote i pravila o čuvanju za upravljanje bez sumnje se povećava količina podataka u okruženjima.

Da li sudjelovati sa svojim dionicima i dobiti njihov buy-in za posjedovanje migracija komad. Često strategija stvaranje siguran posao obavlja ove migracije će ih misle drugačije kada im je to sredstva koja su skinuta njihova normalna uloga za napraviti Internet.

Konačno, u mojem iskustvo migracije i osvježavajuće mali podskup izvorni sadržaj na SharePoint, plus arhiviranje ostalo je odgovarajući pristup u većini slučajeva. Uključivanje na SharePoint indeksiranje mogućnosti za datoteku dionice, ali samo u malim i izmjeri okolnosti je i nešto te bi trebao uzeti u obzir.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Dokument migracija u SharePoint: Vaše mogućnosti

Pregled

Kao što sam spomenuo u moj zadnji post ima broj ugrađenim alatima i druge opcije će vam pomoći da vaš sadržaj u migrirati i oko SharePoint okruženja.


»SharePoint je prirodna zamjena za starenje datoteku dionica i drugih podataka repozitorija"

Stvaran i vrlo važno pitanje na što učiniti sa svoje povijesne podatke pohranjene na ovim repozitorijima, kao što su datoteke i mreže dionica, intranets i druge silose. To sigurno neće biti ukupno zamjena za datoteku / mreže dionica.

Taj je rekao, to i sljedeći članak Planiram pisati namjerava pružiti vam glavne opcije otvoren za vas, kao i neke korisne pokazivače iz iskustva smo stekli tijekom godina rada s klijentima veliki i mali to predati intranet, internet, extranets i druge točke rješenja temeljenih na Microsoft SharePoint tehnologije.

Opcije

Vi zapravo imate sljedeće izbore pažljivo razmotriti, svatko će imati posljedice koje će biti drugačiji, ovisno o potrebama i okolnostima:

• Seliti u potpunosti u SharePoint
• Djelomična migracija podskup sadržaj u SharePoint
• Ostavite gdje je i dalje održavati i spremišta
• Ostavite gdje je i nastaviti održavati iu spremištima i korištenje SharePoint za indeksiranje svoj stari sadržaj, pružajući time mogućnost da ga traži.

Svaki od njih ima pro i con-ih, koje ćete trebati za put u kako bi se odluke koje je pravo za vas. Na kraju jednog od više navedenih svibanj biti odgovarajuće za Vaše potrebe, nego kao po prethodnom blogu možete osigurati proračuna i plana u skladu s tim što ću se garantirati da će vam oduzeti više da mislite!

Ja ću napisati malo više pokazivače za vas da razmislite o onima u raspravi sa svojim dionicima i klijenti podjednako u sljedeći post.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares.

Seliti ili pomicanje sadržaja unutar SharePoint

Uvod

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Rječnik pojmova

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team stranice - top level site koji je stvoren na samom početku za pohranu i dijeljenje ili sadržaja. Obično zbirke web stranici mogu sadržavati više desetaka tisuća mjesta i tima ili tima pod-stranica u jednoj zbirci web-svaki sadrži više stotina tisuća dokumenata ili veći ako struktura ispravno.

• Sub-site - Jesu li u osnovi tim stranicama koje sjediti ispod vrhunskog mjestu u zbirci web-mjesta, te su stvorili korisnici pohraniti dodatne sadržaje od razine vrha stranice. Oni su više ili manje iste funkcionalnosti, ali su / se može smatrati 'djeca' u vrhu stranice, te će vjerojatno, ali ne nužno svibanj nasljeđuju dozvole i mogu povezati međusobno, itd.

• Sadržaj - Bilo Office dokumenata, PDF, slike, rasprava liste, kalendar, kontakt liste, ili tekst koji ste pohranjene na Vašoj web lokaciji.

• List - kalendari, kontakti popisima, bibliotekama dokumenata, za raspravu su svi primjeri 'SharePoint popisima' i može sadržavati mješavinu sadržaja.

Metode i alati

Evo nekih stvarnom svijetu krajnjeg korisnika driven metoda i alata u kojem se u obzir za Vaš sadržaj i migracija na tim lokacijama u glavnom, ali isto tako će raditi za mysites, i objavljivanje sadržaja.

1. Stvaranje stranice 'predložaka'

Za svaki tim stranicama koje ste sadržaj u, tu je sposobnost to spasiti cijeli site, svojim bibliotekama dokumenata, meta podataka i sadržaja (do veličine od 1o megabyte samo) kao ponovno iskoristiv predložak. Ovo sada postaje prijenosni web predložak za ponovno korištenje na drugim stranicama. S ovim sada možete kreirati neponovljivom stranicama koje sadrže istu strukturu i / ili sadržaja.

Da biste to učinili, pod Postavka stranice ćete naći značajku pod nazivom 'Spremi kao predložak web-mjesta'. Ovo će vam omogućiti da ste samo strukturu I ILI sadržaja kao i - Iako je, jer mu je ograničena na najviše 10 megabajta u veličini. To nije idealno, a ovisit će o veličini Vašeg sadržaja kao i na njezine relevantnosti ili ne kao alat za korištenje.

Nakon što ste spremili stranicu kao predložak, (daj ga upoznat ime), možete otići pod Postavke web-mjesta na "Predložak web-galeriju '. Vaše nove stranice spremljeni predložak će biti tamo. Sada, ovo može biti preuzimanje datoteka u vaš radna površina ( "site templatename. STP") iu osnovi učitali na svoj novi položaj u odredište 'predložak web galerija'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Uglavnom za svaki popis ili biblioteku ste stvorili na Vašoj web lokaciji (znači bilo koji kalendar, biblioteku dokumenata, popisa kontakata, ili drugim generičkim) možete zaista uštedjeti svakog pojedinca liste, uključujući dodatne stupce koje ste stvorili iznutra i dokumenti / sadržaj unutar njih , kao i višekratnu upotrebu 'liste predložak'. Kao i kod 'Spremi kao predložak web' smo prije spomenuli, to sada postaje prijenosni popis predložak za ponovno korištenje na drugim stranicama.

Da biste to učinili, na temelju popisa ili Postavke biblioteke dokumenata, naći ćete značajku pod nazivom 'Spremi kao predložak ". Ovo će vam omogućiti da ste samo strukturu I ILI sadržaja kao i - Iako je opet to je sam ograničena na najviše 10 megabajta u veličini, tako da nije idealno, a ovisit će o veličini Vašeg sadržaja kao i na njezine relevantnosti ili ne kao alat za korištenje. Na samom najmanje što možete dobiti popis strukturu, onda možda koristite Opcija 3 ispod kako bi većina premjestiti vaš sadržaj.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Ograničena na 10 milijuna u veličini

3. Istraživač Pogled "brzo i prljavo - kopirati, izrezati i zalijepiti '

Ova metoda radi samo za biblioteke dokumenata ili slika knjižnice. Uglavnom, ako vam otvoriti svoju sliku ili biblioteku dokumenata pomoću 'istraživač pogled', (Izaberite Akcije, Otvori u programu Windows Explorer) a zatim učinite isto u vaše odredište biblioteci, te kraj gore sa dva istraživač Windows. Provjerite možete vidjeti ove side by side. Možete ručno odabrati sve svoje dokumente, copy / paste s jednog mjesta na drugo ili vuci i ispusti na isti način.

To je posebno korisna za pomicanje podataka s mrežnog pogona (ali je vrlo vrlo sporo!) Ili drugim područjima koji podržavaju protokol zvan WebDAV.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

Kao što ste mogli očekivati, ovo je samo korisno za popise (ne bibliotekama dokumenata).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Nije vrlo robustan
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Zaključak

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Jeste li postići SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Pozadina

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Zaključak

Dobar

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Pozdravi,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint