SharePoint kao okvir za poslovne aplikacije

Uvod

Mi opisao prije koje bi trebali biti promatranje SharePoint kao "poslovnim aplikacijama" okvirima, a ne samo dio softvera koji "upravlja vašim dokumentima" ili kako sam jednom čuo da se zove "to je samo intranet aplikacije '!

Doista, ona pruža temeljne razvoj aplikacija i 'hosting' okruženje u kojem se pružaju repozitorij za pohranu vaše organizacije informacija. Kao što slika prikazuje suprotno, predstojeće najnovije izdanje platforme (SharePoint 2010) je puno više od dokumenta sklonište; To je okvir za izgradnju snažne i moćne hosting poslovnih aplikacija, izgradnji zajednice i pruža bogati sklonište za vaše organizacije informacija.

Stoga pruža mogućnost primjene se mogu kupiti, konfiguriran ili razvijene unutar programa SharePoint na način riješiti mnoge vaše poslovne izazove, poboljšati učinkovitost u načinu na koji osoblje rade zajedno kolaborativno i potencijalno smanjenje troškova vezanih uz IT proračune.

SharePoint je "unutarnje snage je da se može dati podatke repozitorij (u obliku sadržaju baze podataka pohranjeni unutar Microsoft SQL Server) za mnoge od vaše poslovne aplikacije, (postojeće i nove se smatra) smanjenje treba ulagati u odvojenim hardvera, licenciranja i na-odlazeći podršku.

SharePoint web-aplikacija

Općenito govoreći, uz uobičajenih aplikacija SharePoint se koristi za, kao što su intranet, ekstranet i Internet web stranica okrenuti, on se također može uzeti u obzir za sljedeće, da spomenemo samo nekoliko vertikalne i horizontalne poslovne aplikacije:

• Projekt i program za upravljanje aplikacijama
• Marketinške kampanje aplikacije
• Katalozi proizvoda
• Forumi
• Istraživanje primjene
• Izvještavanje radne prostore
• Document Imaging aplikacije (koristeći skeneri)
• Trening i samopomoći portala
• * Popis aplikacija (klijent kontakata i znanja za upravljanje aplikacijama na primjer)
• * ERP aplikacije
• * Obrasci temelji unosa podataka aplikacija.

* Svaki program koji je vjerojatno da će uključivati stvaranje ili ažuriranje 'više ili pojedinačne popise "podataka može također trebaju imati za pretraživanje ili filtriranje mehanizam primijeniti. Mnogi postojećih Lotus Notes ili drugim tzv složene aplikacije se zasnivaju na ova tri tipa u ovom ili onom obliku i stoga treba uzeti u obzir za migracije preko u SharePoint.

Prijave se pruža postojećim ugovoriti 'klijent / poslužitelj' temelji se arhitektura može također biti domaćin unutar SharePoint okoliš. Odobren, neke razine kompromis je često potreban, ali to je u najmanju ruku vrijedni truda sa svojim dionicima da li bi bilo prednosti u migraciju tih aplikacija i što ih više pristupačan i vjerojatno smanjenje vaše ukupne troškove u dugoj vožnji po upotrebi od 'zajedničke službe "koje SharePoint.

Koji je razlog zašto, kada traže specifične i prilagođene programe ispuniti određeni skup poslovnih potreba, to je vrijedno u potrazi za ulaganje u postojeće SharePoint vidjeti ako to može biti proširena pružiti vam treba funkcije. Ili zaista uzeti u obzir pomoću SharePoint kao jedinstvene temeljne platforme za uvesti nekoliko programa možda razmišlja o uvođenju neovisno jedan o drugome.

Stvarnom svijetu primjera

Primjer 1:

Primjer za to može se vidjeti s kombiniranjem postojećih slikovnih tehnologija dokumenta unutar SharePoint okvira. Postojeće print i skener opremom mogu se koristiti za hvatanje, priče njihov sadržaj (obično TIFF ili PDF datoteka) na SharePoint okoliš. Ovi, pak, može automatski označene sa metapodacima, indeksirane i provisioned preko sučelja za pretraživanje ili filtrirane što je dostupna za širu publiku, koristeći workflow, itd. Takvi stvarnom svijetu primjer integriranja tehnologije bi skeniranje kupca podudarnostima, dolazne pošte ili druga ad-hoc zahtjeve skeniranja. To ponovno koristiti vaše investicije u oba skeniranje i SharePoint je dobar primjer kombiniranja komplementarne tehnologije "

Primjer 2:

Drugi primjer bi bio da od portanje Vaše Lotus Notes aplikacija na SharePoint intraneta. Mnogi takozvani "Bilješke aplikacija 'su zapravo samo popise informacija pohranjenih u bilješkama. To mogu biti premješten i sjedne savršeno dobro u usporedivim značajka postavljena u sustavu SharePoint. To je rekao, ne podcjenjivati izazovima kada je u pitanju "dokument migracija" iz Notesa, kao što je notorno teško, pogotovo s često složenih tijekova rada seliti. Postoje 3rd Party proizvodi mogu pomoći ovdje, kao što su AvePoint , Mainsoft i Quest .

Idealno izvornu arhitekturu SharePoint trebalo uzeti u obzir potreba za dodatne programe i izgrađena u skladu s tim rukovati takvim promjenama. Ako nije, onda morate provesti potpuni pregled i plan arhitektonske promjene koje su potrebne kako bi ih smjestiti - Ne pod procjena problema ovdje i istraživanja ovo područje temeljito, jer to bi moglo dovesti do dodatnih sveobuhvatni arhitektonske promjene, hardver i ili softver kupuje.

Zaključak

Tako je u sažetku, SharePoint je puno više od dokumenta repozitorij, to je snažan okvir za izgradnju i hosting moćne poslovne aplikacije koji će pomoći vašem osoblju upravljaju svojim informacijama bolje i efikasnije, pomaže svoje poslovanje kako bi se postigla svoje strateške ciljeve. Pa da li je 2003, 2007 ili čak uskoro biti pokrenuta 2010 verzija SharePoint, planirati razmještaj ili promjena dobro napredan, tako da podržava vaše poslovne potrebe u budućnosti.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Čuvajte svoje SharePoint i IT strategije usklađene

SharePoint je sazreo u posljednjih nekoliko godina postati prilično dobar u se 'sve stvari svim ljudima' platformi, ili kao ja bih radije da se odnosi na njega kao "poslovnim aplikacijama" okvir.

Uvod u SharePoint 2003 od 'Windows SharePoint Services (WSS), licenciran kao dio Windows Server 2003 operacijskog sustava kao' slobodni 'preuzimanje datoteka, također je jasan majstor udara licenciranja od strane Microsofta.

WSS pruža nedvojbeno dobar, robustan i bogat skup svih to biti jednostavan dokument za upravljanje usluga koje će služiti mnogim malim, srednjim i do neke mjere velika poduzeća i poduzeća na svojim nogama. Zaista ovo je mjesto gdje mnoge tvrtke započela u implementaciju ranije verzije softvera, bez stvarno znao što su oni sami uzimajući surađivala s.

"SharePoint 2010 će nastaviti pružati uvjerljiv 'jedna veličina odgovara svima" pristup sa svojim atraktivnim funkcionalan koja siječe i intranet, ekstranet i Internet granica "

Ovaj 'sve stvari svim ljudima' tema je podešene na nastaviti sa sljedeći release, SharePoint 2010. Namijenjenih za vrijeme puštanje proljeće, ona će nastaviti pružati usluge i funkcionalnosti koji će zadovoljiti u moj pogled, veliki dio organizacije općenito rješenje aplikacije potrebno vrlo dobro, iako ostali više specifične zahtjeve očito nije tako.

Poput svojih prethodnika u SharePoint 2007, sljedeća verzija (zove SharePoint 2010) će pružiti uvjerljiv 'jedna veličina odgovara svima "pristup sa svojim atraktivnim funkcionalan koja siječe i intranet, ekstranet i Internet granica. Ne zaboravljajući sa ovaj puštanje je uvjerljiv, ako je nezrela, Microsoft Online "Cloud based 'služenje žrtva, koja se ažurira na leđima njihova početno pokretanje u 2009.

Međutim, "sve stvari svim ljudima izjava ima s vremena na vrijeme bila njegova 'Ahilova peta' u tome što ne čini jedna funkcija, kao i kupcima očekujemo ili potencijalno trebaju, kao što su upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima, wiki's, blogove, tijek rada za upravljanje sadržajem i web, itd. Upitno tih i SharePoint's ostale temeljne značajke su splav od konkurentskih proizvoda, koji ako se koristi samostalno, su daleko bolje.

Ali važno je zapamtiti da SharePoint nije bio i neće biti u mogućnosti osvojiti na takav jedan uz drugoga usporedbe. Niti je dizajniran da se natječu u odnosu na 'vertikalne' temelji poslovne aplikacije ili drugih stručnjaka 'line of business' softverskih aplikacija. Točka se često gubi u raspravama i proces odabira poduzete u odabiru IT rješenja u susret vašim potrebama.

"SharePoint je, ako već nije, dio tih građevnih blokova"

Da biste izbjegli te scenarije i osigurati SharePoint smatra u ispravnom kontekstu, važno je svoju strategiju za njegovo uvođenje, usvajanje i uprava je dogovoreno i razumije ne samo od strane osobe zadužene za implementaciju i podršku, ali svi stariji dionici odgovorni za IT usluga .

Nadalje bih zastupnik imajući i ukupne IT strategije u sync. Zašto? Budući da više nego često ne vaša organizacija će koristiti mješavinu raste IT aplikacija, hardvera i softvera, i akumulirane niz vještina i iskustva da je vaša jezgra osoblje zadržati i održati kao dio svoje uloge.

Stoga IT funkcija ima interes u upravljanju troškove s ovim heterogena okruženja. Osim toga postoji, odnosno treba biti raste želja da pojednostavi, biti više odgovarajući i uvesti operativnoj i strateškoj "blokove", što može pomoći to posao, postići strateške ciljeve. SharePoint je ako već nije dio tih građevnih blokova. Čak i ako se koristi taktički sada kao 'točka rješenje' za pojedine funkcije kao što su intranet, SharePoint je širina mogućnosti nedvojbeno zahtjeva za to da se smatra da u širem kontekstu svoje strateške građevnih blokova.

U mom sljedeći članak ću više pisati o tome zašto je uvođenje programa SharePoint tehnologije u svoje IT strategije je važno i kako možete dodatno proširiti investicija koje ste napravili u SharePoint 2007 ili se unijeti možda u SharePoint 2010 kasnije ove godine.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Direktor

Zainteresirani za SharePoint 2010?

Ja sam imao privilegiju (i zadržati puno ožiljaka!) Da je radila sa SharePoint budući da je prvi lansirati in 2001 i vidio uzastopnih promjenama na platformi tijekom godina, kao svjedoka rastu usvajanja od strane tvrtke kao jedan od ključnih ' zgrada blokovi 'tehnologije se provodi za dostavu i strateških i operativnih ciljeva IT.

Kao sljedeći blogu prikazuju ( post 1 i post 1 ) ovaj je po mom mišljenju najviše 'evolucija' kroz godine u smislu funkcionalnosti proizvoda platforme i arhitekture.

Nadalje je vidio golemog interesa i ulaganja godina-na-godina, ne samo s najnovijim planirano izdanje proizvod pod nazivom SharePoint 2010. Više detalja o ovom ovdje planiranih ažuriranja: SharePoint šunjati Peak

Ono što je mene iznenadilo u određenoj mjeri, je razini interesa i dostupnost tečajeva, događanja i druge slične materijale na 'kako to uvesti koga u službu', 'ključ dizajnerske odluke uzeti u obzir', itd. A to je čak i prije nego je proizvod puštanje u beta za javnost! To sigurno nije bio dostupan za prethodne verzije na bilo velike dubine.

Ovo je dobar znak potpore zdrave zajednice i Microsofta, koje pružaju mnogo na putu od informacija i unaprijed smjernice o svojoj budućnosti Putokaz razmatranja za ovu i druge tehnologije.

Daje nadu za zamah nastavlja kad se to dogodi sljedeće godine lansirati. Takva živoj zajednici i pomoći iz Microsoft, pomaže nam sve 'došao do brzine' s novom tehnologijom i omogućava nam da se bolje pripremljeni za izazove što će bez sumnje pružiti. Ova prednost svima jer također omogućava Microsoftovim partnerima, kao što WorkShares, osigurat će se pravodobne savjete i smjernice oko strateških odluka kompanije su vlasništvo to napraviti za buduća ulaganja u 2010 i izvan nje.

Pozdrav,

Andrija

Direktor

Michael Deller pridružuje WorkShares

Mi smo zadovoljstvom najavljujemo da Michael Deller pridružio WorkShares. On se pridružio kao naš tehnički direktor i nastavit će se u svojstvu iskusan konzultant SharePoint i arhitekt, između njegove druge uloge za WorkShares.

Sa preko 6 godina iskustva rada sa SharePoint tehnologijama s nekim od vodećih UK Microsoft partnera u ovom prostoru, Michael donosi sa sobom bogatstvo iskustva i znanja bez premca u ovom polju.

Michael je radio s nekim od Svevišnjega profil SharePoint projektima i ima križ iskustva, uključujući javni sektor, a ne za profit, komunalnih usluga i obrazovanja.

Michael je u pozadini prije SharePoint i Information Worker areni slijedi nekoliko godina u okviru Microsoftove klijent / server infrastrukturu polje s jakim pozadini u infrastrukturu, poruka i rješavanje problema.

Michael imenovanje će poduprijeti naš menadžment tim i ukupnu isporuku sposobnost. U novije je prisustvo na pokretanje Microsoft zadnji modernizirati za platforme (SharePoint 2010) na konferenciji u Vegasu , će donijeti toliko potrebno 'glava gore' na implikacije, izazovi i mogućnosti za postojeći ili novi korisnici SharePoint tehnologiji.

Nakon što je radio s Michaelom već nekoliko godina na brojnim SharePoint projektima, ja sam jako drago da se osigura svoje usluge i očekujemo njegov dragocjen prilog za WorkShares s našim postojećim i budućim klijentima.

Pozdrav,

Andrija

Izvršni Direktor, WorkShares.

Dokument migracije u SharePoint: Razmatranja

Pozadina

Sam spomenuo u mom zadnji post pod naslovom " Dokument migracije u sustavu SharePoint - Vaše opcije ", da postoje u osnovi četiri glavne opcije koje su Vam dostupne kada se odluči hoće li seliti svoj sadržaj iz datoteke dionica i ostalih spremišta. Za sažeti:

• Seliti potpuno u SharePoint
• * Djelomična migracija podskup sadržaja na SharePoint
• ** Ostavite gdje se i dalje održavati repozitorije i samostalno
• *** Dopust gdje se i dalje održava i repozitorije, ali koristiti SharePoint za indeksiranje svoj stari sadržaj, stoga pruža mogućnosti da ga traži.

Jedan ili više od tih opcija svibanj biti put da završite odabir, ovisno o vašim potrebama i zahtjevima.

* Stariji sadržaj i može se arhivirati ili jednostavno izbrisati.

** Razmislite trošak i rizik ovdje održavanju starenja opreme

*** To ima ograničene mogućnosti, temeljito istražiti i testirati posebice rezultatima pretraživanja, stoga koristite s oprezom.

Sljedeći koraci i razmatranja

Da vam pomognu kroz ovaj proces odlučivanja kako bi se utvrdilo koji put je najbolji za Vaše okolnosti, sam ispod napisao nekoliko naputke za vas da razmislite i raspravu unutar jezgre projektnog tima i interesnih skupina podjednako. Ovi komentari su na temelju nekoliko godina upravljanje raznih SharePoint projektima, tako, nadamo se da ćete izbjeći neke od bolnih lekcija naučio da mi i naši klijenti kroz otišao! To vjerojatno nije sve što trebate misliti, ali dobar start s nekoliko misli kako bi vam pomoći da zajedno svoj put.

"Migracija može biti skupo pogotovo kad uzmete u obzir volumen informacije koje namjeravaju seliti, pravi troškovi poslovanja i tehničkih resursa (unutarnje i vanjske) namjeravate raspored u za pomoć u migraciji trud"

Pitanje svoje dionike i viši korisnike o tome da li ili ne oni zaista potrebno za kretanje po svim tim dokumentima i intranet stranica, slike, video, itd. Na temelju do neke mjere na anegdotalnim i empirijskih, moje iskustvo pokazuje vrijeme i vrijeme opet, 80 - 90% sadržaja je rijetko, ako uopće pristupiti iza 12-18 mjeseci nakon što je stvorena. Na taj način možete biti stvaranje planine rada, za vrlo malo vratiti na vrijednosti.

Stoga preporučujemo pokušava pronaći dokaze da biste je potvrdili je (ili nije) pogledana često ili druga izvješća ili na drugi način podržavaju migraciju zahtjev. Saznajte zašto je zapravo 'treba da bude premješten', gotovo kao stavljajući zajedno poslovna odluka mini proces slučaj. Često poslovne jedinice će samo reći da je, kako bi se izbjeglo radiš rad istrage ili migracija na prvom mjestu, jer su ostali (naravno, na taj način) prioritete. Stvarnosti je dobra stara rasprodati često dobrodošao i dobra prilika za osvježiti se sadržaj, arhiva stariji elementi sadržaja neće biti potrebne.

Također sam snažno preporučamo vam obavljaju pregled sadržaja koje je stekao tijekom godina. Vi svibanj biti iznenađeni da saznate koliko to stvarno više nije potrebno, relevantni ili odgovarajući i ili zapravo identificirati sadržaj koji treba da bude osvježena anyway.

Ne zaboravite također postoji suptilna, ali važna razlika između to da je on 'dostupna' za posao i da ga se odselili i dostupni u sustavu SharePoint. Na primjer, možete ga držati podalje od SharePoint web-u manje dostupni, ali još uvijek dostupna medijima offline ili druge možda jeftinije oblike pohrane.

Ako ste to odredili da ćete imati veliku količinu sadržaja seliti, stvarno ne stavi na mjesto 'nacrt' za migracije tim (e) ste mobilizirati, provjerite da su svi svjesni svoje uloge, zadataka i kad ih se trebala biti njima radi i zašto. Oni su u kratkom trebaju biti u potpunosti na brodu s onim što je učinio.

Također trebate 'dokazati postupak radi dokazivanja unaprijed propusnosti "za migracije momčadi. To vrijedi i za upotrebu, automatsko ili mješavina oba pristupa. Budite velikodušni u svoje procjene za migracije na temelju rezultata svog nalaza. To će dati svoje povjerenje zainteresiranih strana u svoj projektni timovi sposobnost ispunjenja rokova migracije.

"Utjecaj na ukupnu SharePoint arhitekturi treba biti planirana u cjelokupan dizajn"

Nadam se da će imati pokrivene neke ili većinu ovo u svoj izvorni arhitekturu SharePoint planiranje ... Razmislite o povećanju opterećenja na vašem fizičkom poslužitelju okoliša, planiranje kapaciteta pitanja, utjecaj na rezultate pretraživanja, ukupnu navigaciju i korisnost sadržaja, da spomenemo samo nekoliko područja koja je potrebno razmišljanje i vrednovanje migracije kada je s obzirom na postojeće sadržaje SharePoint.

Na primjer, ako tvoj 'idući u premjestiti, a ni indeksirati izvana pohranjenih sadržaja na SharePoint okoliš, razmotriti implikacije za porast prtljagu koju želite postaviti na svoju okolinu. Ne samo zbog povećanja veličine nije samo za sirovom pohranu podataka sadržaja se dodaju u vašem SQL bazama podataka, ali i novih skladišnih potrebne za rukovanje povećana veličina datoteke indeksa.

Zatim razmislite dodatno opterećenje imate samo staviti na rezervnu i vratiti procese! Možda bi potencijalni pritisak na vašu sposobnost da zadovolji vaše SLAs za raspoloživost usluga u slučaju prekida rada. Na primjer mogu još uvijek vratiti tvoj nedavno povećan sadržaj baza podataka u dozvoljeno vrijeme unutar SLAs?

"Procijeniti 3rd party alate koji će vam pomoći sa količina podataka"

Mnogi 3rd party stvarajući obaviti veliki posao da bi vam pomogli skupno migrirati / postavljati sadržaj na SharePoint okoliš. Međutim, mnogi neće zadovoljiti vaše zahtjeve u cijelosti, pa ih pažljivo pregledati i planirati njihovu izvedbu (ili nedostatak) s migranstkim i troškova u svoje planove i proračune. Važno je znati njihove granice, kao i svoje snage. Vi svibanj nađi prema oni migriraju mnoge, ali ne i sve svoje vrste dokumenata. Također, vrlo često ćete izgubiti neki važan dokument svojstva ili druge meta podataka povezane s dokumentom ili stranica koju pokušavate migrirati.

Osim toga možete izgubiti integritet podataka, na primjer datumom informacije. To je obično nešto što može biti važno iz perspektive upravljanja zapisima, jer ne može se obaviti preko na novu sredinu.

"Pobrinite se da dobijete posao uzeti vodstvo u migracija"

Svim sredstvima osigurati nacrt (pristup), alate i metode u kojima bi se osiguralo sadržaj može biti premješten. Na kraju ipak poslovnim korisnicima trebao 'vlastiti' stvarni migracije i biti u potpunosti uključeni u ovaj dio projekta od početka. Oni su najbolje postavljeni to znati koji sadržaj je ili nije potrebna, kako to treba izgledati, biti pristupljeno, itd. Također se događa da se jedan od najboljih načina da obrazuje svoje krajnjim korisnicima u SharePoint korištenje sposobnosti koje nudite na ih je u ukupnom poretku.

"Razmislite regulatornih obveza zadržavanja podataka"

Nekoliko poslovnih sektora posebno vlasti / javnom sektoru, financija, zdravlja i dobrotvorne udruge imaju određenu regulatornih pravila moraju slijediti za sigurnost podataka, dostupnosti i pristupa (podaci pitanja zaštite u cjelini). Te htijenje potreba biti uzeti u obzir vaše planove.

"Disinvest i / ili ponovno koristiti svoj stari hardware"

Migracija iz starih intraneta, dijeljene datoteke ili druge aplikacije potencijalno omogućava disinvest hardvera (ili barem dio nje). Plana za ovaj trud, čak i ako je samo saznati kako ste si idući u koš za kit ili ga imaju uklonjen sa servera sobe. Smatram da dobrotvorne organizacije ili škole koji bi mogli imati koristi od stare opreme, a ne odlaganje na deponiju.

"Zapamtite, nisu svi podaci bi trebali ili mogu biti pohranjeni u sustavu SharePoint"

Istina je SharePoint može indeksirati različite izvora sadržaja. No, bolna stvarnost je ovo rijetko postiže rezultate prvotno želio, dijelom i zbog ne zbog kvarove Proizvoda po sebi, već zbog općeg održavanje SharePoint pretraživanju se puno stalnog napora da se često zaboravlja ili je izostavljen u dizajnu ili na -ide održavanje.

Vrlo često to je jednostavno put do svoje indeksa starenja i izbočenim dijeljene datoteke, ali bi li zaista rezultata pretraživanja sadržavati podatke iz izvora koji je toliko star i zastario? Bez pažljivog dizajna na početku, fino ugađanje i redovito održavanje zahtijeva često ćete završiti s loše iskustvo iz perspektive korisnika.

Dakle svakako razmislite indeksiranje svoje izvore, ali stvarno ne razumiju implikacije od projektiranja, planiranja i tekuće održavanje perspektive ne samo korisnici iskustva s rezultatima pretraživanja. Na drugoj bilješki, razmotriti sve iz kutije mogućnosti koje imate kod pretraživanja i filtriranja za uvođenje rezultata pretraživanja sadržaja (običaja ili 3rd Party rutu).

"Razmislite ostavljajući sadržaja gdje je"

Pokušajte shvatiti kako materijalne i nematerijalne prednosti ostavljajući sadržaja na licu mjesta, a možda i izradu sadržaja "read only" za vrijeme dok vi uzeti u obzir svoje mogućnosti i / ili obaviti svoj migracije, tako da neće dopustiti povećanje, Promjena ili sadržaja pohranjenih u ovom području.

Zaključak

Postoji puno stvari koje treba razmotriti kao dio vašeg razgovora za odlučivanje pristup migraciji i gore su samo neke od tema vam svibanj morati uzeti u obzir.

To je često politički 'put manjeg otpora "na samo migrirati svih sadržaja, bez obzira na tehničke i financijske ponekad racionalno za nešto drugačije. Ako već niste, razmislite o uvođenju arhiviranje, kvote i čuvanju upravljati bez sumnje veće količine podataka u vašem okruženju.

Da li baviti sa svojim dionicima i dobiti njihov buy-in posjedovanje komad migracije. Često strategija stvaranje siguran posao obavlja ta podjela će ih misle drugačije kada je svoje resurse koji su uzeti od svojih normalnih uloga da to napravite.

Konačno, u mom iskustvu migraciju i osvježavajuće mali podskup izvornog sadržaja na SharePoint, plus arhiviranje ostalo je odgovarajući pristup za većinu okolnostima. Uključivanje SharePoint indeksiranje mogućnosti za datoteku dionice, ali samo u malim i izmjerene okolnosti je i nešto te bi trebao uzeti u obzir.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Dokument migracije u SharePoint: Vaše opcije

Pregled

Kao što sam spomenuo u mom zadnji post postoji niz ugrađene alate i druge mogućnosti kako bi vam pomoglo migraciji sadržaja na i oko SharePoint okruženjima.

"SharePoint je prirodna zamjena za Vaše starenje datoteku dionica i drugih podataka repositories"

Vrlo stvaran i važan postavlja pitanje na što učiniti sa svojim povijesnim podacima pohranjenim u ovim repositories, kao što su datoteke i podjele mreže, intraneta i drugih silose. To sigurno neće biti zamjena za ukupan datoteku / mreže dionica.

To je rekao, ovaj i sljedeći članak Planiram pisati namjerava dati glavne opcije otvorene za vas, kao i neke korisne pokazivače iz iskustva smo stekli tijekom godina s radom s klijentima, velike i male da dostavi intranet, Internet, extranet mreže i druge točke rješenja temeljena na Microsoft SharePoint tehnologijama.

Mogućnosti

You basically have the following choices to carefully consider, each one will have implications that will be different depending on your needs and circumstances:

• Migrate completely into SharePoint
• Partial migration of a subset of the content into SharePoint
• Leave where it is and continue to maintain both repositories
• Leave where it is and continue to maintain both repositories AND use SharePoint to index your old content, hence providing capability to search it.

Each one has pro's and con's, which you will need to way up in order to make a decision that is right for you. In the end one of more of the above may be appropriate for your needs, but as per previous blog posts ensure you budget and plan accordingly as I will guarantee it will take your longer that you think!

I will write a few more pointers for you to consider in those deliberations with your stakeholders and clients alike in the next post.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Uvod

Migracija je uvijek tesko temu koja se prikazuje na projektu početkom u smislu određivanja područja projekta, prema kraju tijekom rollout ili uvođenje faze, odnosno nakon što je završila projekt i korisnici ostaju na svoje vlastite. Aktivnosti migracije ili premještanja podataka u ili među tim stranicama, mysites, ili mrežni diskovi i sustavi poput Bilješke mogu biti znatne.

Tu je, međutim, na žalost, nitko ne odgovora da zadovolji sve tipove scenarija, te povećanje poslovanja snažno preporučujem uzeti u obzir potrebu da se seliti u prvom redu iz perspektive skupno migracije. Razmislite, ako je to moguće praktično i ostaviti gdje je i ili ga koristiti kao vježba u "čišćenje" podataka prije migracije ili dapače, kreće u SharePoint ili možda jeftinije za pohranu medija. Više o ovoj temi u budućnosti članak.

U ovom članku želim dati neke smjernice za krajnje korisnike i njihove opcije. Ja često naići krajnjim korisnicima iz oba bivših ili sadašnjih klijenata molba mene o tome kako najbolje pristupiti kreće sadržaja s jedne stranice na drugu ili kako to premjestiti cijeli tim stranicama (sub stranicama uključen) s jednog mjesta na drugo ili čak i sadržaja iz mreže Pogoni za vrijeme migracije ili usvajanje faze. Postoji čitav niz scenarija i metode / alati ovdje, ali nadamo se da će biti u mogućnosti da Vam ponudimo neke opcije kako bi se educirati i vas na pravi put.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

Za bilo koji tim stranicama koje ste sadržaj u, postoji mogućnost za spremanje web stranica, svojim bibliotekama dokumenata, meta podataka i sadržaja (do veličine 1O megabyte samo) kao re-korisna predložak. Ovo sada postaje prijenosni stranica predložak da se ponovno koristiti i na drugim sučeljima. S ovim sada možete kreirati web stranice koje sadrže ponavljaju iste strukture i / ili sadržaja.

Da biste to učinili, pod Postavljanje stranice naći ćete lice opozvao je 'Spremi kao predložak web-mjesta'. To će vam omogućiti da ste samo struktura i ILI sadržaja, kao i - jer ipak je ograničena na najviše 10 megabajta u veličini. Nije idealno, a ovisit će o veličini vašeg sadržaja na njegovo važnosti ili ne kao alat za korištenje.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Kreiranje liste 'predložaka'

Uglavnom za svaki popis ili biblioteku koju ste stvorili na Vašoj web lokaciji (to znači bilo kojoj kalendarskoj, biblioteci dokumenata, popisa kontakata, ili drugih generičke liste) koje mogu spasiti svakog pojedinog popisa uključujući i sve dodatne stupce koje ste stvorili unutar i dokumenti / sadržaj unutar njih , kao višekratnu upotrebu 'predložak liste'. Kao i kod "Spremi kao predložak web 'je prethodno spomenuto, to sada postaje prijenosni popis predložak da se ponovno koristiti i na drugim sučeljima.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Zaključak

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Pozadina

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Zaključak

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Pozdrav,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint