SharePoint como unha estrutura de aplicacións de negocio

Introdución

Nós delineamos anteriormente que debe estar a ver SharePoint como un "cadro de aplicacións de negocios, en vez de só unha peza de software que" trata sobre os seus documentos "ou como eu oín unha vez que chamou de" intranet é só unha aplicación!

En realidade, el ofrece unha base de desenvolvemento de aplicacións e "Aloxamento" ambiente en que para fornecer un repositorio para almacenar a información das organizacións. Como o oposto da imaxe mostra o máis recente lanzamento da próxima plataforma (SharePoint 2010), é moito máis que un repositorio de documentos, é unha estrutura poderosa para a construción e Aloxamento de aplicacións de negocios poderosos, crear comunidades e proporcionando un rico repositorio de información para a súa organización.

É, polo tanto, ofrece unha oportunidade para que as aplicacións poidan ser compradas, configurado ou desenvolvidos no ámbito do SharePoint nunha forma de resolver moitos dos retos do seu negocio, mellorar a eficiencia coa maneira como os seus empregados traballan en conxunto de forma colaborativa e, potencialmente, reducir os custos asociados á súa orzamentos de TI.

"Intrínseca forza do SharePoint é que pode fornecer un repositorio de datos (no contido do formulario bancos de datos almacenados en Microsoft SQL Server) para moitas das empresas as súas aplicacións, (antigos e novos que están sendo consideradas), reducindo a necesidade de investir en hardware separado, o licenzas e apoio continuo en.

aplicacións SharePoint

En xeral, xunto con as aplicacións SharePoint usual é utilizada como unha intranet, Extranet en Internet sitios web fronte, el tamén pode ser considerado para o seguinte, por citar só algúns vertical e horizontal aplicacións de negocio:

• Proxecto e aplicacións de xestión do programa
• aplicacións de marketing da campaña
• Catálogos de productos
• Foros de debate
• aplicacións de investigación
• Reportando espazos
• Documento aplicación de imaxe (usando scanners)
• e portais de autoaxuda Formación
• * Aplicación baseada en List (contactos de clientes e xestión de aplicacións de coñecementos, por exemplo)
• * Aplicacións baseadas en Workflow
• * Formas de entrada de datos aplicacións baseadas.

* Calquera aplicación que é probable que implica a creación ou a actualización "ou sinxelo varias listas" de datos pode Tamén cómpre ter un mecanismo de busca ou filtrado aplicada. Moitos Lotus Notes existentes ou outras chamadas aplicacións complexas están baseadas nestes tres tipos, dunha maneira ou outra e, polo tanto, debe ser considerada para a migración en toda a SharePoint.

Aplicacións que están sendo ofrecidos pola bespoke existentes "cliente / servidor" arquitecturas baseadas tamén poden ser Hosted dentro do seu ámbito SharePoint. Concedido, algún nivel de compromiso é moitas veces necesaria, pero é por valor mínimo de instrución cos seus colaboradores en canto ao feito de que habería vantaxes na migración destas aplicacións, converténdose os máis accesibles e, posiblemente, reducir os seus custos globais a longo prazo polo uso de "servizos compartidos" até máis SharePoint.

É por iso que cando se mira para aplicacións específicas ou personalizadas para satisfacer un determinado conxunto de requisitos de negocio, paga a pena ollar para o seu investimento existente no SharePoint para ver se isto pode ser estendido para fornecer a funcionalidade que precisa. Ou mesmo considerar a utilización do SharePoint como a súa plataforma unificada de base para a introdución de varias aplicacións que podes considerar execución independentemente uns dos outros.

Exemplos do mundo real

Exemplo 1:

Un exemplo disto se pode ver coa combinación de solucións de imaxe de documento existente dentro do seu cadro SharePoint. A súa impresión existentes e equipos de escáner pode ser usado para capturar, almacenar seu contido (normalmente arquivos TIFF ou PDF) no seu ambiente SharePoint. Estes, á súa vez, poden ser codificadas automaticamente con metadata, indexadas e provisionais ou filtrada a través dunha interface de busca sexa disponible para un público máis amplo, con fluxo de traballo, etc Un mundo un exemplo real de integrar as tecnoloxías sería a dixitalización das correspondencias dos clientes, e-mails recibidos ou doutros requisitos de ad-hoc de dixitalización. Esta reutilización do seu investimento en ambos os pescudas e SharePoint é un bo exemplo de combinación de tecnoloxías complementarias "

Exemplo 2:

Outro exemplo sería o de levar os seus programas Lotus Notes na súa intranet do SharePoint. so 'Notas aplicacións chamados Moitos son realmente só listas de informacións almacenadas en Notes. Estes poden ser migre e sentir-se perfectamente dentro da característica comparable previsto no SharePoint. Dito isto, non subestimar os retos cando se trata de "migración" documento de Notes, como é notoriamente difícil, especialmente con complexos fluxos de traballo, moitas veces para emigrar. Existen 3 produtos dispoñibles para axudar a festa aquí, como AvePoint , Mainsoft e Quest .

Ideal, a súa arquitectura orixinal SharePoint debería ter considerado a necesidade de proporcionar aplicacións adicionais e foi construído segundo manexar tal cambio. Se non, entón precisas para realizar unha revisión completa e planear os cambios arquitectónicas necesarias para acomodar-los - Non subestimar as cuestións aquí e investigación nesta área completamente, pois podería levar a cambios na arquitectura global adicional, hardware e ou compras de software.

Conclusión

Entón, en resumo, o SharePoint é moito máis que un repositorio de documentos, é unha estrutura poderosa para a construción e Aloxamento de aplicacións de negocios poderosa que axudará a seu equipo xestionar a súa información mellores e máis eficientes, contribuíndo para a súa empresa para acadar os seus obxectivos estratéxicos. Entón, se a súa 2003, 2007 ou mesmo que en breve será lanzada versión do SharePoint 2010, o plan de implantación ou cambios ben avanzado para soportar as súas necesidades de negocios no futuro.

Saúdos,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Manteña o seu SharePoint e estratexia de TI en sincronía

SharePoint madurou nos últimos anos para converterse en moi bo en ser un "todas as cousas para as persoas" plataforma de todo, ou como prefire referirse a el como un "cadro de aplicacións de negocios.

A catalogación, en 2003, de SharePoint "Windows SharePoint Services (WSS), licenciado como parte de Windows Server 2003 como un sistema operativo" libre "descarga, tamén foi un golpe de mestre clara de licenzas de Microsoft.

WSS fornece sen dúbida un bo, robusto e rico conxunto de todos sexa ela de xestión de documentos de servizos simple que serven moitas pequenas, medianas e ata certo punto, as empresas de grandes empresas no seu propio ben. Efectivamente, este é o lugar onde moitas empresas comezou na implantación das versións anteriores do software, sen realmente saber o que eles estaban envolvéndose con.

"SharePoint 2010 ha continuar a fornecer unha" obriga one size fits all "achegamento coa súa característica atractivo, que a través da intranet, Extranet en Internet fronteiras cortes"

Este "todas as cousas para as persoas" tema está todo definido para continuar coa próxima versión, o SharePoint 2010. Reservados para unha versión primavera, vai continuar a prestar servizos e funcionalidades que van reunirse na miña opinión, unha gran parte da organización de aplicación xenérica unha solución necesidades moi ben, a pesar de outros requisitos específicos de forma máis clara non é así.

Como o seu antecesor en SharePoint 2007, a próxima versión (chamada SharePoint 2010), proporcionará unha "obriga one size fits all" achegamento coa súa característica atractivo, que atravesa tanto intranet, Extranet en Internet fronteiras. Non esquecendo, con este lanzamento é un persuasiva, Microsoft Online nube base "oferta de servizos se inmaturas, que está a ser actualizado na parte de atrás do seu lanzamento en 2009.

Sen embargo, a «todas as cousas para as persoas" declaración de todos ten ao longo do tempo foi o seu "talón de Aquiles" na medida en que non fai unha función, así como os clientes esperan ou potencialmente necesidade, tales como xestión de documentos, rexistros, wiki's, blogs, workflow e xestión de contidos web, etc Probablemente estas e outras características esenciais do SharePoint teñen unha serie de produtos competidores que, se utilizados de forma independente, son moito mellores.

Pero é importante lembrar que o SharePoint non foi e non será capaz de gañar en lado como por comparacións lado. Tampouco está deseñado para competir en materia de 'vertical' aplicacións de negocios baseadas ou calquera outra "liña de negocio de software aplicación. A punto de, moitas veces perdido nas discusións e no proceso de selección realizadas coa elección dunha solución de TI para atender ás súas necesidades.

"SharePoint é, se non é xa, parte dos bloques de construción"

Para evitar estas situacións e garantir SharePoint é considerado no contexto correcto, é importante a súa estratexia para a súa creación, aprobación e xestión é acordado e entendida non só por aqueles responsables da execución e apoio, pero por todas as partes superior responsable da Vicepresidencia da prestación de servizos .

Ademais, eu defendo iso e manter a estratexia de TI global sincronizada. Por que? Porque moitas veces a súa organización estará usando unha combinación de crecemento de aplicacións das TIC, hardware e software, e acumulou unha serie de coñecementos e experiencia que o seu equipo principal reter e manter como parte do seu papel.

De aí a súa función de TI ten un interese particular na xestión dos custos asociados a este ambiente heteroxéneo. Ademais, existe, ou mellor, debe ser un desexo crecente de simplificar, ser máis áxil e introducir operativo e estratéxica "building Blocks", que pode axudar a empresa acadar os obxectivos estratéxicos. SharePoint é se inda non forma parte dos bloques de construción. Mesmo se for usado taticamente agora como unha "solución de punto" para unha función particular, como unha intranet, a amplitude das capacidades do SharePoint, sen dúbida esixe para que poida ser considerada no contexto máis amplo da súa bloques estratéxicos.

No meu próximo artigo vou escribir máis sobre porque é a introdución de tecnoloxías SharePoint na súa estratexia de TI é importante e como pode estender aínda máis o investimento que fixo no SharePoint 2007 ou están a piques de facer, quizais, en SharePoint 2010 aínda este ano.

Saúdos,

Andrew Walmsley

Director

Interesado en SharePoint 2010?

Tiven o privilexio (e reter moitas cicatrices!) De ter traballando co SharePoint, xa que o primeiro lanzamento en 2001 e viu sucesivas actualizacións para a plataforma ao longo dos anos, así como testemuñas a crecente adopción polas empresas como un dos principais ' bloques de construción "da tecnoloxía a ser implementada para fornecer tanto estratéxica e operacional das metas de TI.

Como o blog a seguir describen ( post 1 e post 1 ), este foi, na miña opinión a maioría "evolución" ao longo dos anos en termos de funcionalidade da plataforma de produtos e arquitectura.

Ten, ademais, visto grande interese e investimento en relación ao ano-, polo menos, non o máis recente lanzamento prevista para o produto chamado SharePoint 2010. Máis detalles sobre iso aquí as actualizacións previstas: SharePoint Sneak Peak

O que me sorprendeu de certa forma, é o nivel de interese e dispoñibilidade de cursos, eventos e outros materiais sobre "como instalar", "principais decisións de proxecto a considerar", etc E esta é mesmo antes do lanzamento do producto foi en versión beta ao público en xeral! Que certamente non estaba dispoñible para as versións anteriores a calquera profundidade.

Este é un bo sinal dunha comunidade saudable e apoio de Microsoft, que están proporcionando moito máis en forma de información e na fronte de orientación sobre as súas consideracións para o futuro guión e as súas outras tecnoloxías.

Imos esperar que a dinámica segue para cando sexa iniciado o próximo ano. Esta unha comunidade vibrante e axuda de Microsoft, axuda a todos nós "ven en velocidade de cruceiro" coa nova tecnoloxía e nos permite estar mellor preparados para os retos que, sen dúbida, proporcionan. Isto beneficia a todos, xa que tamén permite que os socios Microsoft, como WorkShares, para proporcionar asesoramento atempado e orientación en torno a toma de decisións estratéxicas empresas están tendo que facer para os investimentos futuros en 2010 e ademais.

Saúdos,

Andrew

Director

Michael Dell xunta WorkShares

Estamos satisfeitos de anunciar que Michael uniuse WorkShares Deller. El uniuse como noso director técnico, e continuará na súa capacidade como un consultor experimentado SharePoint e arquitecto, entre os seus outros papeis para WorkShares.

Con máis de seis anos de experiencia traballando con tecnoloxías SharePoint con algúns dos líderes do Reino Unido os socios de Microsoft neste espazo, Michael trae consigo unha riqueza de experiencia e coñecemento inigualable neste dominio.

Michael ten traballado con algúns dos máis altos proxectos SharePoint perfil e ten experiencia no sector transversal, incluíndo do sector público, sen ánimo de lucro, servizos e educación.

Michael de fondo antes do SharePoint e traballador areoso Información segue hai varios anos dentro do cliente Microsoft / área de infraestrutura de servidor cunha sólida experiencia en infraestrutura de mensaxes e solución de problemas.

nomeamento de Michael ha reforzar o noso equipo de dirección e capacidade de subministración global. A súa presenza recente para o lanzamento da última actualización de Microsoft para a plataforma (SharePoint 2010), na conferencia en Las Vegas , vai traer moi necesario "heads up" sobre as implicacións, retos e oportunidades existentes ou para novos usuarios da tecnoloxía SharePoint.

Tendo a traballar con Michael hai varios anos en diversos proxectos SharePoint, estou moi satisfeito para garantir os seus servizos e agarda a súa valiosa contribución WorkShares cos nosos e futuros clientes existentes.

Saúdos,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Documento de migración no SharePoint: Consideracións

Fondo

Eu mencionen no meu último post, titulado " Documento de migración no SharePoint - As súas opcións ", que existen basicamente catro as principais opcións dispoñibles para ti cando deciden emigrar o contido de compartición de arquivos e repositorios da súa institución. Para resumir:

• Emigrar completamente ao SharePoint
• * Migración parcial dun subconxunto de contido en SharePoint
• ** Deixar onde está e segue a manter os repositorios de forma independente
• *** Deixar onde está e segue a manter os repositorios, pero empregar o SharePoint para indexar o contido de idade, polo tanto, introducindo capacidade de procura-lo.

Unha ou máis destas opcións poden ser o camiño que acabe escollendo dependendo das súas necesidades e demandas.

* O contido antigo poderá ser arquivada ou simplemente suprimidos.

** Considerar os gastos e riscos aquí mantendo envellecemento equipos

*** Este ten opcións limitadas, investigar a fondo e de proba en particular os resultados da procura, polo tanto, use con cautela.

Próximos pasos e consideracións

Para axudar a través deste proceso de decisión para determinar ruta é mellor para as súas circunstancias, teño escrito embaixo algunhas suxestións para ti analizar e debate dentro do seu núcleo do equipo do proxecto e interesados afíns. Estas observacións están baseadas en varios anos de xestión dunha variedade de proxectos SharePoint, polo que esperamos que vai evitar algunhas das Dolores leccións aprendidas que nós e os nosos clientes pasaron! Probablemente non é todo o que necesitas pensar, pero un bo comezo con algunhas ideas para axudar ao longo do seu camiño.

"A migración pode ser caro, especialmente cando se considera o volume de información que está pretendendo migrar, o verdadeiro custo da empresa e os recursos técnicos (internos e externos) que pretende axenda para axudar co esforzo de migración"

Pregunta seus stakeholders e usuarios de alto nivel como se ou non que realmente precisan para pasar en todos estes documentos e páxinas de intranet, imaxes, vídeo, etc Baseado en algún grao no anedotas e empírica, a miña experiencia mostra unha e outra vez, 80 - 90% do contido é raramente se en todos os acceder ademais 12-18 meses despois foi creado. Entón, podería crear unha montaña de traballo, para pouco retorno moi en valor.

Por iso, recomendo tentar atopar probas para confirmar se é (ou non) acceder a miúdo ou outras declaracións de apoio ou non da obriga de migración. Descubra por que realmente as necesidades a seren migre, case como montar un mini-negocio proceso de decisión do caso. Moitas veces, as unidades de negocio só vai dicir que é, para evitar facer o traballo de investigación ou a migración, en primeiro lugar, porque eles teñen outros (naturalmente así) prioridades. A realidade é unha clara vello de bo e é moitas veces unha boa oportunidade Benvido para refrescar o contido anterior, os elementos máis vellos de ficheiro de contido non máis necesarios.

Eu tamén recomendo encarecidamente que realizar unha revisión do contido que foi acumulado ao longo dos anos. Pode sorprender ao descubrir o que realmente non é máis necesaria, pertinente e axeitado e / ou realmente identificar o contido que ten que ser actualizada de calquera maneira.

Lembre tamén hai unha sutil, pero importante diferencia entre el estar «dispoñible» para o negocio e que está a ser migre e dispoñible no SharePoint. Por exemplo, podes mantelo lonxe do SharePoint en menos dispoñible, pero aínda accesible multimedia offline ou outras formas máis baratas, quizais de almacenamento.

Se determinar que terá unha gran cantidade de contido a migración, realmente posto en práctica un plan "para o equipo de migración (s) que mobilizan, asegúrese que todos teñan coñecemento dos seus papeis, as súas tarefas e cando son debería estar facendo eles e por que. Eles necesitan curta para ser completamente a bordo co que está a ser feito.

Tamén cómpre "probar o proceso funciona de antelación da proba da transferencia" para a migración seus equipos. Isto vale para o manual, automático ou mestura de ambas as abordaxes. Sexa xeneroso nas súas estimacións de migración con base nos resultados das súas descobertas. Isto dará aos seus stakeholders a confianza na súa capacidade de equipos de proxecto para cumprir os prazos de migración.

"O impacto sobre a arquitectura do SharePoint global que ser planificada para o deseño global"

Esperamos que vai ter cuberto algúns ou a maioría do SharePoint no seu planeamento de arquitectura orixinal ... Debería sobre o aumento da carga no seu ámbito de servidor físico, cuestións de planificación de capacidade, o impacto nos resultados de busca, navegación global ea utilidade do seu contido, por citar só poucas áreas que necesitan de reflexión e de avaliación ao considerar a migración de contido existente en SharePoint.

Por exemplo, se está indo a mover e / ou calquera índice do contido almacenado externamente no seu ambiente SharePoint, considerar as implicacións para o aumento do almacenamento que está a piques de poñer no seu ambiente. Non menos importante, xa que o aumento no tamaño non é só para o almacenamento de datos en bruto do contido que está a ser engadido no seu banco de datos SQL, pero tamén o novo almacenamento necesario para manexar o aumento do índice de tamaños de arquivo.

A continuación, considerar a carga adicional que acabou de poñer no seu backup e restaurar os procesos! Podes traer potencial presión sobre a súa capacidade para satisfacer as súas SLAs de dispoñibilidade do servizo en caso de inactividade. Por exemplo, aínda pode recuperar o seu recén aumentado contido bancos de datos nos prazos previstos no SLA?

"3rd party Avaliar ferramentas para axudar co volume de datos"

Moitos produtos de terceira facer un gran traballo para axudar a emigrar en masa / carga de contido no seu ambiente SharePoint. Sen embargo, moitos non atender ás súas necesidades plenamente, para analiza-las con coidado e planificar o seu desempeño (ou falta de) coa migración e os custos nos seus plans e Orzamentos. É importante coñecer as súas limitacións, así como os seus puntos fortes. Pode considerar que migran moitos, pero non todos os seus tipos de documento. Ademais, moitas veces vai perder algunhas propiedades do documento importante ou outros metadatos asociados ao documento ou páxinas que estás a emigrar.

Ademais, pode perder a integridade dos datos, por exemplo, a información de data / hora. Isto normalmente é algo que pode ser importante dende o punto de vista de xestión de rexistros, xa que non se poden realizar a través do novo ambiente.

"Asegúrese comezar o negocio de asumir o liderado en materia de migración"

Por todos os medios fornecer o proxecto (visión), ferramentas e métodos que garantan o contido pode ser migre. En última análise, pero os usuarios de negocio debe "ter" a migración real e ser plenamente implicados nesta parte do proxecto desde o principio. Eles están en mellor posición para saber que o contido é ou non obrigatorio, como debe ser, ser populares, etc Tamén pasa a ser un dos mellores métodos para educar os seus usuarios finais na utilización dos recursos do SharePoint que está ofrecendo a eles en xeral.

"Considerar as obrigas regulamentarias para manter os datos"

Varios sectores de actividade, especialmente, o poder público / sector, finanzas, saúde e filantrópicas teñen particular normas reguladoras teñen que seguir para a retención de datos, dispoñibilidade e acceso (cuestións de protección de datos no seu conxunto). Estes terán que ser tidos en conta os seus plans.

"Desinvestir e / ou reutilizar o seu hardware vello"

A migración do antigo intranets, compartición de arquivos ou outras aplicacións potencialmente permite a desinvestir seu hardware (ou polo menos parte dela). Plan para este esforzo, aínda que sexa só saber como está indo a reciclar o Kit ou telo tirados das salas de servidores. Non considerar as organizacións de caridade ou escolas que poden beneficiar do equipo antigo en vez de despejo-la no terraplén.

"Teña en conta que, todos os datos deben e poden ser almacenados no SharePoint"

É verdade SharePoint pode indexar unha variedade de fontes de contido. Pero a verdade Dolores é que raramente alcanza os resultados desexados inicialmente, debido, en parte, non por causa de fallos no produto en si, senón porque o mantemento xeral das investigacións con base SharePoint ter un monte de esforzo que moitas veces é esquecido ou omitido no proxecto ou na curso de mantemento.

Moitas veces é o camiño máis doado para o índice de envellecemento e abaulamento de compartición de arquivos, pero realmente vai querer os teus resultados de busca para incluír información de fontes que é tan vello e fora de data? Sen o proxecto coidadoso no inicio, afinación e mantemento regular necesaria, moitas veces acaba cunha experiencia pobre dende o punto de vista do usuario.

Así, por todos os medios de indexación considera súas fontes, pero realmente entenden as implicacións dunha concepción, planificación e en curso non perspectiva o mantemento, polo menos os usuarios a experiencia con páxinas de busca de resultados. Na última nota, considerar todas as opcións fóra da caixa que ten a investigación e tamén a introdución de filtrado do seu contido os resultados da procura (personalizado ou terceira vía partido).

"Considero manter o contido sempre que é"

Tentar comprender os beneficios tanxíbeis e intangíveis de deixar o contido no lugar e, se cadra, facer o contido "só lectura" por un período de tempo, mentres que considerar as súas opcións e / ou realizar a migración, para non permitir o aumento, ou a modificación dos contidos almacenados nesta área.

Conclusión

Hai moitas cousas a considerar como parte das súas discusións para decidir o achegamento da migración e os anteriores son só algúns dos temas que pode ter que considerar.

É moitas veces politicamente "o camiño de menor resistencia 'para só migrar todo o contido, independentemente da técnica e, ás veces, o uso racional financeiro para facer algo diferente. Se non ten xa, ponderar a introdución de arquivo, cotas e políticas de retención para xestionar o crecente volume dúbida ningunha de datos nos seus ambientes.

Non dialogar cos seus stakeholders e conseguir o seu Buy-in de ter a parte da migración. Moitas veces, unha estratexia de garantir o negocio realiza esta migración vai facelos pensar de forma diferente cando é que os seus recursos son tomadas fóra das súas funcións normais para facelo.

Finalmente, na miña experiencia de emigrar e actualizar un pequeno subconxunto do contido orixinal para o SharePoint, ademais de arquivar o resto é o achegamento adecuada para a maioría das circunstancias. Ligando as capacidades de indexación do SharePoint para o seu compartición de arquivos, pero só en pequenas e circunstancias medida tamén é algo que debes considerar.

Saúdos,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Documento migración en SharePoint: As súas opcións

Visión global

Como mencionen no meu último post , hai unha serie de instrumentos construídos e en outras opcións para axudar a emigrar seu contido para dentro e ao redor dos seus ambientes SharePoint.

"SharePoint é o substituto natural para o seu envellecemento compartición de arquivos e bases de datos de datos de outros"

A verdadeira e importante cuestión xorde moito máis que facer cos seus datos históricos almacenados nestes repositorios, como compartición de arquivos e de rede, intranets e outros silos. Certamente non será unha substitución total da rede para o arquivo de accións /.

Dito isto, e no seguinte artigo eu pretendo escribir pretende ofrece-lo coas principais opcións abertas para vostede, así como algunhas suxestións útiles a partir das experiencias que adquirimos ao longo dos anos co traballo con clientes grandes e pequenos para entregar intranet, Internet, extranets e outras solucións puntuais a partir das tecnoloxías Microsoft SharePoint.

As Opcións

Vostede basicamente ten as seguintes opcións a considerar coidadosamente, cada un terá implicacións que serán diferentes segundo as súas necesidades e circunstancias:

• Emigrar completamente ao SharePoint
• migración parcial dun subconxunto de contido en SharePoint
• Deixar onde está e segue a manter os repositorios
• Deixar onde está e segue a manter os repositorios e use SharePoint para indexar o contido de idade, polo tanto, introducindo capacidade de procura-lo.

Cada un ten que pros e contras, que ten que subir a tomar unha decisión que é certo para vostede. Ao final, un ou máis dos anteriormente, pode ser apropiado para as súas necesidades, pero como por anteriores posts garantir o seu orzamento e plan de acordo como eu asegura que vai levar o seu tempo que pensa!

Vou escribir un máis algunhas indicacións para considerar nesas deliberacións cos seus socios e clientes no próximo post.

Saúdos,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Introduction

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basicamente, para cada lista ou biblioteca que creou no seu sitio web (iso significa que calquera calendario, biblioteca de documentos, lista de contactos ou lista xenérica outros), pode realmente gardar cada lista individual, incluíndo as columnas adicionais que creou dentro de documentos e / contido dentro delas , como un "modelo de lista reutilizables. Tal e como acontece con "Gardar como un modelo de sitio" mencionado anteriormente, este torna-se agora unha lista portátil modelo de re-uso en outros sitios.

Para facer isto, na lista de definicións ou biblioteca de documentos, atoparás un recurso chamado "Gardar como modelo". Isto permitirá que salva só a estrutura e ou o contido do ben - a pesar de novo limita eu ata un máximo de 10 megabytes de tamaño, entón non é ideal e vai depender do tamaño do seu contido en canto á súa pertenza ou non como un ferramenta para usar. En moito menos pode comezar a estrutura da lista, entón quizais usar a opción 3 embaixo para granel mover o seu contido.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint