la migration de documents dans SharePoint: Considérations

Fond

Je l'ai mentionné dans mon dernier post intitulé " Document de migration dans SharePoint - Vos options », qu'il ya fondamentalement 4 options principales s'offrent à vous au moment de décider de migrer le contenu de votre partage de fichiers et d'autres dépôts. Pour résumer:

• Migrer complètement dans SharePoint
• * Migration partielle d'un sous-ensemble du contenu dans SharePoint
• ** Laissez où il est et continuer à maintenir les deux dépôts de façon indépendante
• *** Laissez où il est et continuer à maintenir les deux dépôts, mais l'utilisation de SharePoint à l'index de votre ancien contenu, offrant ainsi la capacité de le fouiller.

Un ou plusieurs de ces options peuvent être la route que vous finissent par choisir en fonction de vos besoins et exigences.

* L'ancien contenu peut être archivé ou tout simplement supprimés.

** Pensez aux frais et risques ici maintien de vieillissement des équipements

*** Cela a peu d'options, des enquêtes approfondies et de tester en particulier les résultats de recherche, donc à utiliser avec prudence.

Prochaines étapes et considérations

Pour vous aider dans ce processus de décision afin de déterminer quelle voie est la meilleure pour votre situation, je l'ai écrit ci-dessous quelques conseils pour vous d'envisager et de débat au sein de votre équipe centrale du projet et les intervenants. Ces observations sont basées sur plusieurs années de gestion d'une variété de projets SharePoint, alors j'espère que vous pourrez éviter certaines des leçons douloureuses appris que nous et nos clients est passé! Ce n'est probablement pas tout ce qu'il faut penser, mais un bon départ avec quelques réflexions pour vous aider sur votre chemin.

«La migration peut être coûteux en particulier si l'on considère le volume des informations que vous avez l'intention d'émigrer, le coût réel de l'entreprise et des ressources techniques (internes et externes) vous avez l'intention de programmer pour contribuer à l'effort de migration"

Question vos parties prenantes et les utilisateurs supérieurs de savoir si ou non ils vraiment besoin de se déplacer dans tous les documents et les pages intranet, images, vidéo, etc Sur la base d'un certain degré sur anecdotiques et empiriques, mon expérience montre maintes et maintes fois, 80 - 90% du contenu est rarement voire pas du tout accessibles au-delà de 12-18 mois après sa création. Ainsi, vous pourriez être la création d'une montagne de travail, pour peu de retour très en valeur.

Je recommande donc essayer de trouver des éléments de preuve pour le confirmer est (ou n'est pas) consulté fréquemment ou d'autres déclarations de soutien ou l'exigence de la migration. Découvrez pourquoi il fait «doit être migré, un peu comme mettre sur pied une entreprise de mini décision au cas processus. Souvent, les unités d'affaires dirai simplement qu'il est, pour éviter de faire le travail d'enquête ou de la migration, en premier lieu parce qu'ils ont d'autres (naturellement si) les priorités. La réalité est un bien effacer ancienne est souvent une bonne et heureuse occasion de rafraîchir le contenu d', plus des éléments d'archives de contenu ne sont plus nécessaires.

Je vous recommandons fortement de procéder à un examen du contenu qui a été amassé au fil des ans. Vous pourriez être surpris de savoir combien de celui-ci n'est plus vraiment nécessaire, pertinent ou approprié et / ou fait identifier le contenu qui doit être mise à jour de toute façon.

Rappelez-vous il ya aussi une subtile, mais importante différence entre celui-ci étant «disponible» pour l'entreprise et en cours de migration et disponibles dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez l'éloigner de SharePoint en moins disponibles, mais les médias accessibles en mode hors connexion ou d'autres encore moins cher formes peut-être de stockage.

Si vous ne déterminer que vous aurez une grande quantité de contenu à migrer, vraiment mettre en place un plan "pour l'équipe de la migration (s) vous mobilisez, assurez-vous tout le monde est au courant de leurs rôles, leurs missions et quand ils sont censés les faire et pourquoi. Ils en ont besoin à court d'être pleinement à bord avec ce qui est fait.

Vous avez également besoin de «prouver le processus fonctionne à l'avance de prouver le débit pour vos équipes de migration. Cela vaut pour le manuel, automatique ou un mélange des deux approches. Soyez généreux dans vos prévisions budgétaires pour la migration basée sur les résultats de vos résultats. Cela donnera à votre intervenants confiance dans les équipes de votre projet capacité à respecter les délais de migration.

"L'impact sur l'architecture globale SharePoint doit être planifiée dans la conception globale"

J'espère que vous aurez parcouru une partie ou la plupart de ceci dans votre planification de l'architecture SharePoint original ... Pensez à l'augmentation de la charge sur votre environnement de serveurs physiques, les problèmes de planification des capacités, l'impact sur les résultats de recherche, de navigation globale et l'utilité de votre contenu, pour n'en nommer que quelques domaines qui ont besoin de pensée et d'évaluation lors de l'examen la migration des contenus existants dans SharePoint.

Par exemple, si vous allez déplacer et / ou à indexer tout le contenu stocké de l'extérieur dans votre environnement SharePoint, examiner les incidences de l'augmentation de stockage que vous vous apprêtez à placer sur votre environnement. notamment parce que l'augmentation de la taille n'est pas seulement pour l', les données brutes de stockage de contenu est ajouté à vos bases de données SQL, mais aussi les nouvelles capacités de stockage nécessaires pour gérer l'indice a augmenté la taille des fichiers.

Pensez alors à la charge supplémentaire que vous venez de placer sur votre processus de sauvegarde et de restauration! Vous pouvez exercer des pressions potentielles sur votre capacité à répondre à vos SLA de disponibilité de service en cas d'indisponibilité. Par exemple, vous pouvez toujours restaurer votre nouvelle augmentation des bases de données contenu dans le temps imparti au sein de l'ENS?

«Évaluer partie des outils de 3e à vous aider avec le volume de données"

De nombreux produits 3ème partie font un excellent travail pour vous aider en vrac migrer / télécharger du contenu dans votre environnement SharePoint. Cependant, beaucoup ne seront pas pleinement répondre à vos exigences, afin de les lire attentivement et à planifier leur performance (ou leur absence) avec la migration et les coûts dans vos plans et budgets. Il est important de connaître leurs limites ainsi que leurs points forts. Vous pouvez trouver elles migrent beaucoup, mais pas tous vos types de documents. Aussi, bien souvent, vous perdrez quelques propriétés d'un document important ou d'autres méta-données associées au document ou des pages que vous essayez de migrer.

En outre, vous risquez de perdre l'intégrité des données par exemple les informations d'horodatage. Cela est généralement quelque chose qui peut être important dans une perspective de gestion des documents, car il ne peut être transportée partout au nouvel environnement.

"Assurez-vous d'obtenir l'entreprise de prendre les devants dans la migration"

Par tous les moyens de fournir le plan (approche), les outils et les méthodes de s'assurer que le contenu qui peuvent être migrés. En fin de compte cependant les utilisateurs d'affaires devrait «propre» de la migration effective et être pleinement impliqués dans cette partie du projet dès le début. Ils sont les mieux placés pour savoir quel contenu est ou n'est pas nécessaire, comment il devrait ressembler, être consulté, etc Il se trouve également être l'une des meilleures méthodes pour éduquer vos utilisateurs finaux dans l'utilisation des capacités de SharePoint que vous fournissez à leur ensemble.

"Examiner les obligations réglementaires de conservation des données»

Plusieurs secteurs d'activité en particulier le gouvernement / secteur public, la finance, la santé et les organismes de bienfaisance ont des règles particulières de réglementation qu'ils ont à suivre pour la conservation des données, la disponibilité et l'accès (les questions de protection des données dans son ensemble). Celles-ci devront être pris en compte dans vos plans.

«Désinvestir et / ou la réutilisation de votre ancien matériel"

La migration de l'intranet vieux, des partages de fichiers ou d'autres applications permet potentiellement à vous de se désinvestir de votre matériel (ou du moins certaines d'entre elles). Plan de cet effort, même si elle vient voir comment vous allez à recycler le kit ou ont quitter les salles de serveur. Ne considérer les organisations de bienfaisance ou des écoles qui pourraient bénéficier de l'ancien matériel plutôt que de dumping dans les décharges.

«Souvenez-vous, toutes les données ne doivent ou peuvent être stockées dans SharePoint"

Il est vrai SharePoint peut indexer une variété de sources de contenu. Mais la triste réalité, cette atteint rarement les résultats souhaités à l'origine, en partie en raison non pas parce que des défaillances du produit en soi, mais parce que l'entretien général des recherches en fonction SharePoint prendre beaucoup d'effort continu qui est souvent oublié ou omis dans la conception ou le en cours de maintenance.

Très souvent, c'est la voie de la facilité à l'index de votre âge et bombé partages de fichiers, mais vous voulez vraiment vos résultats de recherche contiennent des informations provenant de sources qui est si vieux et obsolètes? Sans la conception soignée au début, un réglage fin et l'entretien régulier nécessaire souvent vous vous retrouverez avec une mauvaise expérience à partir d'un point de vue utilisateur.

Ainsi, par tous les moyens envisager d'indexer vos sources, mais vraiment pas comprendre les implications d'une conception, de planification et de la maintenance continue pas moins l'expérience des utilisateurs des résultats de recherche les pages. Sur la dernière note, examiner toutes les options de la boîte que vous avez à la recherche et l'introduction de filtrage des résultats de votre recherche de contenu (personnalisé ou 3e ligne du parti).

"Envisager de quitter le contenu où il est"

Essayez de comprendre les avantages tangibles et intangibles de quitter le contenu in situ, et peut-être rendre le contenu de «lecture seule» pour une période de temps pendant que vous considérez vos options et / ou effectuer la migration, afin de ne pas permettre à l'augmentation, ou de modifier du contenu stocké dans ce domaine.

Conclusion

Il ya beaucoup de choses à considérer dans le cadre de vos discussions pour décider de l'approche de la migration et le ci-dessus sont quelques-uns des sujets que vous pourriez avoir à envisager.

Il est souvent politiquement, le «chemin de moindre résistance» à un peu migrer l'ensemble du contenu, indépendamment de la technique et parfois le rationnel financière pour faire quelque chose de différent. Si vous n'avez pas déjà, envisager l'introduction de l'archivage, les quotas et les politiques de rétention pour gérer le volume croissant doute pas de données dans votre environnement.

Ne vous engager avec vos parties prenantes et d'obtenir leur buy-in à la possession de la pièce de migration. Souvent, une stratégie de s'assurer que l'entreprise s'acquitte de cette migration leur fera penser différemment quand il est de leurs ressources qui sont prises hors de leur rôle normal de le faire.

Enfin, dans mon expérience de la migration et l'actualisation d'un petit sous-ensemble du contenu original dans SharePoint, ainsi que l'archivage le reste est l'approche appropriée pour la plupart des cas. Passant sur les capacités d'indexation SharePoint pour vos partages de fichiers, mais seulement dans les petites et les circonstances mesurée est aussi quelque chose que vous devriez considérer.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Directeur, partage du travail