SharePoint en tant que cadre d'applications de gestion

Introduction

Nous avons décrit précédemment que tu dois être l'affichage de SharePoint comme un "cadre des applications d'entreprise», plutôt qu'un simple morceau de logiciel qui «traite vos documents» ou comme je l'ai entendu une fois il a demandé "c'est juste une application intranet '!

En effet, elle fournit un développement d'application sous-jacente et «d'accueil» environnement dans lequel de fournir un référentiel pour stocker vos organisations de l'information. Comme l'image ci-contre illustre, la dernière sortie prochaine de la plateforme (SharePoint 2010) est beaucoup plus qu'un entrepôt de documents, c'est un cadre solide pour la construction et l'hébergement de puissantes applications professionnelles, le renforcement des collectivités et d'offrir un référentiel riche pour votre information organisations.

Elle fournit donc une occasion pour les applications d'être achetés, configurés ou développés au sein de SharePoint de façon à résoudre de nombreux défis de votre entreprise, améliorer l'efficacité de la façon dont votre travail personnel en collaboration et éventuellement réduire les coûts associés à votre budget informatique.

Force intrinsèque de SharePoint 'est qu'il peut fournir un référentiel de données (dans les bases de données sous forme de contenu stockés dans Microsoft SQL Server) pour la plupart de vos applications d'entreprise, (existants et nouveaux à l'étude) en réduisant la nécessité d'investir dans des matériels distincts, des licences et sur un soutien continu.

Applications SharePoint

D'une manière générale avec les applications habituelles SharePoint est utilisé pour, par exemple un intranet, extranet et Web de sites internet en face, il peut également être envisagée pour les éléments suivants, pour n'en citer que quelques applications de gestion verticale et horizontale:

• Projet et les applications de gestion du programme
• Campagne de commercialisation des applications
• Catalogues de produits
• Forums de discussion
• Applications de la recherche
• Reporting espaces de travail
• Document application d'imagerie (en utilisant des scanners)
• Formation et d'auto-assistance des portails
• * Liste application basée sur (contacts avec les clients et les applications de gestion des connaissances par exemple)
• * Workflow applications basées sur
• * Formulaires de données sur les demandes d'entrée.

* Toute application qui est de nature à entraîner la création ou l'actualisation des «listes unique ou multiples» des données mai également besoin d'avoir un mécanisme de filtrage ou de recherche appliquée. Beaucoup existant Lotus Notes ou d'autres soi-disant des applications complexes sont basés sur ces trois types, sous une forme ou une autre et devraient donc être pris en considération pour la migration à travers dans SharePoint.

Applications sur mesure fournis par existantes 'client-serveur' architectures à base de mai également être accueilli au sein de votre environnement SharePoint. Accordée, un certain niveau de compromis est souvent nécessaire, mais c'est à la valeur de tout le moins d'instruction avec vos parties prenantes quant à savoir s'il y aurait des avantages à la migration de ces applications et les rendre plus accessibles et sans doute de réduire vos coûts globaux à long terme par l'utilisation de «services partagés» prévu par SharePoint.

C'est pourquoi quand recherche de compétences spécifiques ou des applications personnalisées pour répondre à un ensemble particulier d'exigences opérationnelles, il vaut la peine qui cherchent à votre investissement existant dans SharePoint pour voir si cela peut être étendu pour fournir la fonctionnalité dont vous avez besoin. Ou considère en effet l'utilisation de SharePoint en tant que votre plate-forme sous-jacente unifiée pour l'introduction de plusieurs applications, vous mai envisager la mise en oeuvre indépendamment les uns des autres.

Exemples concrets

Exemple 1:

Un exemple de ceci peut être vu avec la combinaison de solutions d'imagerie documentaire existantes au sein de votre cadre de SharePoint. Votre impression existante et matériel de scanner peut être utilisé pour saisir, stocker leur contenu (typiquement des fichiers tiff ou pdf) dans votre environnement SharePoint. Ceux-ci peuvent automatiquement les tags avec des métadonnées, indexées et provisionné au moyen d'une interface de recherche ou filtré les rendre accessibles à un public plus large, en utilisant le workflow, etc tel un exemple concret de l'intégration des technologies seraient la numérisation des correspondances à la clientèle, les messages entrants ou ad-hoc d'autres exigences en matière de numérisation. Ce droit de réutilisation de votre investissement à la fois dans la numérisation et de SharePoint est bon exemple de combinaison de technologies complémentaires "

Exemple 2:

Un autre exemple serait celui du portage de vos applications Lotus Notes dans votre intranet SharePoint. De nombreuses applications dites «Notes» sont en fait des listes simplement de l'information stockée dans les notes. Ceux-ci peuvent être migrés et s'asseoir parfaitement bien à l'intérieur de la fonctionnalité comparable fixé dans SharePoint. Cela dit, ne sous-estime pas les défis quand il s'agit de "migration" document à partir de Notes, comme il est notoirement difficile, surtout avec des flux de travail souvent plus complexes à migrer. Il ya 3rd party products disponibles pour aider ici, comme AvePoint, Mainsoft et Quest.

Idéalement, l'original de votre architecture SharePoint aurait dû examiner la nécessité d'offrir des applications supplémentaires et ont été construites en conséquence pour gérer un tel changement. Si elle n'a pas, alors vous devez effectuer un examen complet et planifier les changements d'architecture nécessaires pour les accueillir - Ne pas sous estimer les problèmes ici et de recherche de cette zone à fond, car elle pourrait conduire à d'autres modifications d'architecture globale, de matériel et ou des achats de logiciels.

Conclusion

Donc en résumé, SharePoint est beaucoup plus qu'un entrepôt de documents, c'est un cadre solide pour la construction et l'hébergement d'applications d'affaires puissant qui aidera votre personnel à gérer leurs informations de meilleure qualité et plus efficace, d'aider votre entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques. Ainsi si son 2003, 2007 ou même le sera bientôt lancé la version 2010 de SharePoint, le plan du déploiement ou de changements bien à l'avance afin qu'il soutienne votre entreprise a besoin à l'avenir.

Observe,

Andrew Walmsley

Directeur, travaux partagés

Gardez votre SharePoint et stratégie IT dans la synchro

SharePoint a mûri au cours des dernières années pour devenir assez bon d'être un «toutes choses à la plateforme de tous les peuples», ou comme je préfère me référer à lui comme un «cadre d'applications d'entreprise».

L'introduction dans SharePoint 2003 du «Windows SharePoint Services (WSS), sous licence dans le cadre du système Windows Server 2003 fonctionnant comme un« téléchargement gratuit », a également été un coup de maître claire de la licence par Microsoft.

WSS permettraient sans doute d'un bon ensemble solide et riche de tous que ce soit de simples services de gestion des documents qui serviraient à moyen beaucoup de petites entreprises et dans une certaine mesure, de grandes entreprises ainsi à lui seul. En effet, c'est là où beaucoup d'entreprises a commencé dans le déploiement des versions antérieures du logiciel, sans savoir vraiment ce qu'ils étaient eux-mêmes se livrer à d'.

"SharePoint 2010 continuera à fournir une taille de contraindre« une approche globale et uniformisée grâce à sa fonctionnalité intéressante série qui recoupe à la fois intranet, extranet et Internet de frontières "

Cette «toutes choses à thème tous les gens» est appelée à se poursuivre avec la prochaine version, SharePoint 2010. Affecté à un communiqué de printemps, il continuera à fournir des services et de fonctionnalités qui répondent à mon avis, une grande partie de la demande solution générique d'une organisation très bien aux besoins, mais d'autres besoins plus spécifiques, clairement pas le cas.

Comme son prédécesseur en 2007, SharePoint, la prochaine version (appelée SharePoint 2010) fournira une taille de contraindre «une approche globale et uniformisée grâce à sa fonctionnalité intéressante série qui recoupe à la fois intranet, extranet et les limites d'Internet. Sans oublier avec cette sortie est un persuasif, si immatures, nuage en ligne de Microsoft 'basée' offre de service, qui est mis à jour sur le dos de leur lancement initial en 2009.

Toutefois, le «toutes choses à la déclaration de tous les peuples» a de temps en temps, été son «talon d'Achille» en ce qu'elle ne fait pas fonctionner aussi bien que les clients attendent ou potentiellement besoin, tels que la gestion documentaire, gestion des dossiers, wiki, les blogs, les flux de production et de gestion de contenu web, etc On peut soutenir que ces caractéristiques et d'autres principaux SharePoint ont une série de produits concurrents que si elle est utilisée de manière indépendante, sont nettement mieux.

Mais il est important de se rappeler que SharePoint n'a pas été et ne sera pas en mesure de gagner dans indésirables tels par des comparaisons côte. Il n'est pas conçu pour faire concurrence à l'égard de la «verticale» des applications d'affaires ou un autre spécialiste de «ligne de logiciels d'application commerciale. Un point souvent perdu dans les discussions et les processus de sélection entrepris avec le choix d'une solution informatique pour répondre à vos besoins.

«SharePoint est, si ce n'est déjà fait, une partie de ces blocs de construction"

Pour éviter ces scénarios et de veiller à SharePoint est considéré dans le contexte correct, il est important de votre stratégie de son introduction, l'adoption et la gestion est convenu et entendu non seulement par les responsables de la mise en œuvre et de soutien, mais aussi par toutes les parties prenantes principal, responsable de la prestation de services .

En outre Je plaide pour garder cette stratégie globale et en synchronisation. Pourquoi? Parce que le plus souvent, votre entreprise sera en utilisant un mélange croissant d'applications informatiques, matériels et logiciels, et a accumulé une série de compétences et l'expérience que votre personnel de base de conserver et de maintenir dans le cadre de leur rôle.

C'est pourquoi votre fonction informatique a un intérêt direct dans la gestion des coûts associés à cet environnement hétérogène. En outre, il est, ou plutôt devrait être un désir croissant de simplifier, d'être plus réactif et d'introduire opérationnelles et stratégiques 'blocs de construction », qui peut aider l'entreprise à atteindre le objectifs stratégiques. SharePoint est si elle n'est pas déjà partie de ces blocs de construction. Même si elle est utilisée sur le plan tactique désormais comme une «solution de point 'pour une fonction particulière, comme un intranet, l'étendue de SharePoint sans doute des capacités de demandes pour qu'il puisse être examiné dans le contexte plus large de vos composants stratégiques.

Dans mon prochain article, je vais écrire plus sur pourquoi il est l'introduction des technologies SharePoint dans votre stratégie informatique est important et comment vous pouvez étendre encore davantage l'investissement que vous avez fait dans SharePoint 2007 ou sont sur le point de faire peut-être dans SharePoint 2010 plus tard cette année.

Observe,

Andrew Walmsley

Managing Director

Intéressé dans SharePoint 2010?

J'ai eu le privilège (et de conserver de nombreuses cicatrices!) D'avoir travaillé avec SharePoint depuis son lancement en 2001 et a vu les mises à jour successives à la plate-forme au fil des ans, aussi bien en tant que témoin de l'adoption croissante par les entreprises comme une des clés » blocs de construction »de la technologie mises en oeuvre pour offrir à la fois stratégique et opérationnelle, il buts.

Comme le blogue qui suivent décrivent (poste 1 et poste 1) cela a été à mon avis surtout à «évolution» au fil des ans en termes de fonctionnalité plateforme de produits et l'architecture.

Elle a en outre noté un intérêt massif et de l'investissement d'année en année, pas moins avec la dernière version prévue du produit appelé SharePoint 2010. Plus de détails sur ce point ici des mises à jour prévues: SharePoint Sneak Peak

Ce qui m'a surpris dans une certaine mesure, est le niveau d'intérêt et la disponibilité des cours, des événements et d'autres matériaux tels sur "comment installer", "les décisions de conception clés à considérer», etc Et c'est avant même que le produit a été communiqué en version bêta au grand public! Ce n'était certainement pas disponibles pour les versions antérieures à une grande profondeur.

Ceci est un bon signe d'une collectivité saine et l'appui de Microsoft, qui offrent beaucoup plus dans la voie de l'information et à l'avant des conseils sur leurs considérations futures de cette feuille de route et de ses autres technologies.

Espérons que la dynamique se poursuit pour quand il ne se lance l'année prochaine. Une telle communauté dynamique et l'aide de Microsoft, nous aide tous "venir à grande vitesse» avec la nouvelle technologie et nous permet d'être mieux préparé pour les défis auxquels il fournira sans aucun doute. Cela profite à tous car il permet également des partenaires Microsoft, comme travaux partagés, de fournir des conseils opportuns et d'orientation autour de prise de décisions stratégiques des entreprises sont amenés à faire pour les futurs investissements en 2010 et au-delà.

Observe,

Andrew

Managing Director

Michael Deller rejoint travaux partagés

Nous sommes heureux d'annoncer que Michael Deller a rejoint travaux partagés. Il a rejoint comme notre directeur technique et se poursuivra en sa qualité de consultant chevronné SharePoint et architecte, parmi ses autres rôles pour les travaux partagés.

Avec plus de 6 années d'expérience de travail avec les technologies SharePoint avec certains des principaux partenaires du Royaume-Uni de Microsoft dans cet espace, Michael apporte avec lui une riche expérience et la connaissance inégalée dans ce domaine.

Michael a travaillé avec certains des projets SharePoint les plus médiatisées et a de l'expérience de l'industrie de la Croix-y compris le secteur public, à but non lucratif, les services publics et l'éducation.

Background-Michel avant de SharePoint et de l'information Arena travailleur suite à plusieurs années au sein du client Microsoft / domaine de l'infrastructure serveur avec une solide expérience dans l'infrastructure, de messagerie et de dépannage.

Nomination Michael va soutenir notre équipe de direction et sa capacité d'ensemble. Sa récente participation au lancement de la dernière mise à jour de Microsoft pour la plate-forme (SharePoint 2010) à la conférence à Las Vegas, amènera beaucoup plus besoin »heads up 'sur les implications, les défis et possibilités pour les utilisateurs existants ou nouveaux de la technologie SharePoint.

Ayant travaillé avec Michael depuis plusieurs années sur de nombreux projets SharePoint, je suis très heureux de s'attacher ses services et nous réjouissons de sa contribution précieuse pour les travaux partagés avec nos clients existants et futurs.

Observe,

Andrew

Managing Director, travaux partagés.

La migration de documents dans SharePoint: Considérations

Arrière-plan

Je l'ai mentionné dans mon dernier post intitulé "Document de migration dans SharePoint - Vos options", qu'il ya fondamentalement 4 principales options qui s'offrent à vous au moment de décider s'il ya lieu de transférer le contenu de vos partages de fichiers et autres référentiels. Pour résumer:

• Migrer complètement dans SharePoint
• * Migration partielle d'un sous-ensemble du contenu dans SharePoint
• ** Laisser où il est et continuer à maintenir les deux référentiels de façon indépendante
• *** Laisser où il est et continuer à maintenir les deux référentiels, mais utiliser SharePoint pour l'index de votre ancien contenu, et garantira dès lors la capacité de la rechercher.

Un ou plusieurs de ces options mai être la route vous finissez par choisir selon vos besoins et exigences.

* Le contenu âgés mai ainsi être archivées ou tout simplement supprimés.

** Pensez aux frais et risques ici l'entretien du matériel de vieillissement

*** Cela a peu d'options, d'enquêter à fond et tester en particulier les résultats de recherche, donc à utiliser avec prudence.

Prochaines étapes et considérations

Pour vous aider dans ce processus de décision afin de déterminer quelle voie est la meilleure pour votre situation, j'ai écrit ci-dessous quelques conseils pour vous de considérer et de débat au sein de votre équipe centrale du projet et des intervenants. Ces commentaires sont basés sur plusieurs années de gestion d'une variété de projets SharePoint, alors j'espère que vous pourrez éviter certains des douloureuses leçons apprises que nous et nos clients sont allés passer! Ce n'est probablement pas tout ce qu'il faut penser, mais un bon départ avec quelques idées pour vous aider sur votre route.

«La migration peut être coûteuse, surtout lorsqu'on considère le volume d'informations que vous avez l'intention d'émigrer, le coût réel de l'entreprise et de ressources techniques (internes et externes) vous avez l'intention de programmer pour aider à l'effort de migration»

Question vos parties prenantes et utilisateurs chevronnés de savoir si ou non ils vraiment besoin de se déplacer à travers tous ces documents et des pages intranet, images, vidéo, etc fondé dans une certaine mesure sur anecdotiques et empiriques, mon expérience a montré maintes et maintes fois, 80 -- 90% du contenu est rarement voire pas du tout consulté au-delà de 12-18 mois après qu'il a été créé. Ainsi vous pourriez être la création d'une montagne de travail, le retour de très peu de valeur.

Je recommande donc essayer de trouver les preuves permettant de confirmer qu'il est (ou n'est pas) site fréquemment ou des déclarations autres pièces justificatives ou autrement à l'exigence de migration. Découvrez pourquoi elle présente un «besoin d'être migré», presque comme assembler un mini-entreprises processus d'analyse de décision. Souvent, les unités d'affaires dirai simplement qu'il est, pour éviter de faire le travail d'enquête ou de la migration en premier lieu parce qu'ils ont d'autres (naturellement si) les priorités. La réalité, c'est un bon vieux déguerpir est souvent une occasion bienvenue et bon de rafraîchir le contenu en place, les éléments d'archives anciennes de contenu ne sont plus nécessaires.

Je recommande aussi fortement de procéder à un examen du contenu qui a été accumulé au fil des ans. Vous mai-être surpris de savoir combien de celui-ci est vraiment plus nécessaires, pertinentes ou appropriées et / ou effectivement d'identifier le contenu qui doit être actualisée de toute façon.

Rappelez-vous aussi il ya une subtile, mais importante différence entre celui-ci étant «disponibles» pour l'entreprise et il en cours de migration et disponibles dans SharePoint. Par exemple, vous éloignez-mai à partir de SharePoint en moins disponibles, mais fait encore des médias hors ligne accessible ou autre peut-être meilleur marché de stockage.

Si vous ne déterminez que vous aurez une grande quantité de contenu à migrer, vraiment mettre en place un «modèle» pour l'équipe de la migration (s) que vous mobiliser, assurez-vous que tout le monde est au courant de leurs rôles, leurs tâches et quand ils sont censés les faire et pourquoi. Ils en ont besoin à court d'être pleinement à bord avec ce qui est fait.

Vous avez aussi besoin de «prouver le processus fonctionne à l'avance de prouver que le débit» pour vos équipes de migration. Cela vaut pour le manuel, automatique ou un mélange des deux approches. Soyez généreux dans vos estimations de migration fondée sur les résultats de vos conclusions. Cela donnera aux parties intéressées par votre confiance en votre capacité des équipes de projet pour respecter les délais de migration.

"Impact sur l'architecture globale de SharePoint doit être programmée dans la conception globale"

Nous espérons que vous aurez couvert une partie ou la plupart de compte dans votre planification SharePoint architecture originale ... Pensez à l'augmentation de la charge sur l'environnement de votre serveur physique, des problèmes de planification des capacités, l'impact sur les résultats de recherche, la navigation globale et de l'utilité de votre contenu, pour n'en citer que quelques domaines que la pensée et de l'évaluation ont besoin lorsqu'ils envisagent la migration des contenus existants dans SharePoint.

Par exemple, si vous allez vous déplacer et / ou à indexer tout le contenu stockés à l'extérieur dans votre environnement SharePoint, envisager les implications pour l'augmentation du stockage que vous vous apprêtez à placer sur votre environnement. Notamment parce que l'augmentation de la taille n'est pas juste pour le stockage de données brutes de la teneur en étant ajoutée dans vos bases de données SQL, mais aussi les nouvelles capacités de stockage nécessaires pour absorber l'augmentation des tailles de fichiers d'index.

Puis en compte la charge supplémentaire que vous venez de placer sur votre processus de sauvegarde et de restauration! Vous pourriez ramener pressions potentielles sur votre capacité à répondre à vos SLAs pour la disponibilité du service en cas d'indisponibilité. Par exemple, vous pouvez encore rendre votre nouvellement accrue de bases de données de contenu dans le temps de parole au sein du SLA?

«Evaluate 3ème partie des outils pour vous aider avec le volume de données"

De nombreux produits tiers 3e font un excellent travail pour vous aider à migrer en vrac / télécharger du contenu dans votre environnement SharePoint. Cependant, beaucoup ne seront pas pleinement répondre à vos exigences, afin de les étudier attentivement et de planifier leur rendement (ou l'absence) de la migration et des coûts dans vos plans et les budgets. Il est important de connaître leurs limites ainsi que sur leurs points forts. Vous trouverez mai, ils migrent beaucoup, mais pas tous vos types de documents. Aussi, bien souvent, vous perdrez quelques propriétés d'un document important ou d'autres méta-données associées au document ou des pages que vous essayez de migrer.

En outre, vous mai perdre l'intégrité des données par exemple les informations d'horodatage. Cela est généralement quelque chose que mai est important du point de vue de gestion des dossiers, comme elle mai pas être reporté sur le nouvel environnement.

"Assurez-vous d'obtenir l'entreprise à prendre l'initiative de la migration»

Par tous les moyens de fournir le schéma directeur (approche), les outils et méthodes dans lesquelles s'assurer que le contenu peut être migré. En fin de compte cependant les utilisateurs des entreprises devraient «s'approprier» les flux migratoires réels et être pleinement impliquée dans cette partie du projet dès le début. Ils sont les mieux placés pour savoir quel contenu est ou n'est pas nécessaire, comment elle devrait ressembler, être consulté, etc Il se trouve également être l'une des meilleures méthodes pour éduquer vos utilisateurs finaux dans l'utilisation des capacités de SharePoint vous fournissez afin de leur ensemble.

"Examiner les obligations réglementaires de conservation de données"

Plusieurs secteurs commerciaux en particulier le gouvernement / secteur public, les finances, la santé et les organismes de bienfaisance ont des règles particulières de réglementation, ils ont à suivre pour la conservation des données, de disponibilité et d'accès (questions de protection des données dans leur ensemble). Celles-ci devront tenir compte dans vos plans.

«Désinvestir et / ou réutiliser votre ancien matériel"

La migration de l'intranet vieux, des partages de fichiers ou d'autres applications vous permet potentiellement à se désinvestir de votre matériel (ou du moins certaines d'entre elles). Plan de cet effort, même si c'est juste hors comment vous allez à recycler le kit ou le faire retiré de la salles de serveurs. Ne considérer les organisations caritatives ou des écoles qui pourraient bénéficier de l'ancien équipement plutôt que de le déverser dans des décharges.

«N'oubliez pas, toutes les données ne doivent ou peuvent être stockées dans SharePoint"

Il est vrai SharePoint peut indexer une variété de sources de contenu. Mais la triste réalité de cette atteint rarement les résultats souhaités à l'origine, en partie en raison non pas parce que des défaillances du produit en soi, mais parce que l'entretien général de SharePoint Recherches par prendre beaucoup d'effort continu qui est souvent oublié ou omis dans la conception ou sur d'entretien en cours.

Très souvent, c'est la voie facile pour indexer votre vieillissement et bombé partages de fichiers, mais vous voulez vraiment vos résultats de recherche contiennent des informations provenant de sources qui est si vieux et pas à jour? Sans la conception soignée au début, un réglage fin et l'entretien régulier nécessaire souvent vous retrouver avec une mauvaise expérience à partir d'un point de vue utilisateur.

Ainsi, par tous les moyens envisager d'indexer vos sources, mais ne comprends vraiment les implications d'une conception, de planification et de la perspective maintenance continue pas moins, l'expérience des utilisateurs avec les pages de résultats de recherche. Sur cette dernière note, considérer toutes les options hors de la boîte que vous avez avec la recherche et lance également le filtrage de contenu pour vos résultats de recherche (sur mesure ou 3ème Route du parti).

"Pensez à laisser le contenu là où il est"

Essayez de comprendre à la fois des avantages tangibles et intangibles de laisser le contenu in situ, et en faisant peut-être le contenu en lecture seule pendant une période de temps, alors vous considérez vos options et / ou de mener à bien votre migration, de manière à ne pas autoriser l'augmentation, ou le changement du contenu stocké dans ce domaine.

Conclusion

Il ya beaucoup de choses à considérer dans le cadre de vos discussions pour décider de l'approche de la migration et de ce qui précède ne sont que quelques-uns des sujets que vous avez mai à considérer.

Il est souvent politiquement le «chemin de moindre résistance» à migrer simplement tout le contenu, indépendamment de la technique et parfois financière rationnelle pour faire quelque chose de différent. Si vous n'avez pas déjà, envisager l'introduction de l'archivage, des quotas et règles de conservation pour gérer le sans doute en augmentant le volume de données dans vos environnements.

Ne vous engagez à vos parties prenantes et d'obtenir leur buy-in à la possession de la pièce de migration. Souvent une stratégie de s'assurer de l'entreprise s'acquitte de cette migration se faire réfléchir différemment quand il est de leurs ressources qui sont retirés de leur rôle normal de le faire.

Enfin, à mon expérience de la migration et l'actualisation d'un petit sous-ensemble du contenu original dans SharePoint, ainsi que l'archivage du reste est la démarche appropriée pour la plupart des circonstances. Passant sur les capacités d'indexation de SharePoint pour vos partages de fichiers, mais seulement dans des circonstances petites et mesurée est aussi quelque chose que vous devriez considérer.

Observe,

Andrew Walmsley

Directeur, travaux partagés

La migration de documents dans SharePoint: Vos options

Présentation

Comme je l'ai mentionné dans mon dernier message il ya un certain nombre d'outils de construction et d'autres options pour vous aider à migrer votre contenu dans et autour de votre environnement SharePoint.


«SharePoint est le remplacement naturel pour vos partages de fichiers de vieillissement et d'autres données référentiels"

La question bien réelle et importante se pose plus quoi faire de vos données historiques stockées dans les référentiels tels que les fichiers et les partages réseaux, des intranets et autres silos. Il ne sera certainement pas un remplacement total de votre dossier / partages réseau.

Cela dit, cet article et le suivant j'ai l'intention d'écrire l'intention de vous fournir les principales options qui s'offrent à vous, ainsi que quelques indications utiles de l'expérience que nous avons acquise au fil des ans de travailler avec des clients petits et grands pour offrir intranet, Internet, Extranet et autres solutions basées sur les technologies Microsoft SharePoint.

Les options

Vous avez en gros les choix suivants à étudier attentivement, chacun aura des implications qui sera différent en fonction de vos besoins et circonstances:

• Migrer complètement dans SharePoint
• Partial migration d'un sous-ensemble du contenu dans SharePoint
• Laisser là où il est et continuera à maintenir les deux référentiels
• Laisser là où il est et continuer à maintenir à la fois les dépositaires et les utiliser SharePoint pour indexer le contenu de votre âge, et garantira dès lors la capacité de la rechercher.

Chacun a avantages et les inconvénients, que vous aurez besoin à la voie en place afin de prendre une décision qui est bon pour vous. Dans l'une des extrémités de plus de ce qui précède mai être approprié pour vos besoins, mais selon les précédents messages blog vous assurer un budget et planifier en conséquence comme je vais la garantie, il prendra vos plus que vous ne le pensez!

Je vais écrire un peu plus de pointeurs pour vous de prendre en compte dans ces délibérations avec vos intervenants et les clients aussi bien dans le prochain post.

Observe,

Andrew Walmsley

Directeur, travaux partagés.

Migrer ou déplacer du contenu dans SharePoint

Introduction

La migration est toujours un sujet épineux qui se pose sur un projet au début en termes de cadrage d'un projet, vers la fin lors du déploiement ou des phases d'adoption, ou dès que le projet est fermé et les utilisateurs sont laissés à eux-mêmes. L'activité de la migration ou le déplacement de données vers ou entre les sites d'équipe, MySites, ou à partir de lecteurs réseau et des systèmes comme les billets peuvent être considérables.

Il est toutefois malheureusement pas de réponse unique pour répondre à tous types de scénarios et par l'élargissement, je recommande vivement les entreprises considèrent la nécessité de migrer en premier lieu à partir d'un point de vue de la migration en vrac. Considérer le congé si elle est pratique et possible dès lors qu'il est et ou l'utiliser comme un exercice de "nettoyage" de vos données avant la migration, voire en le déplaçant dans SharePoint ou peut-être moins chers supports de stockage. Plus d'informations sur ce sujet dans un prochain article.

Pour cet article, je tiens à donner quelques conseils aux utilisateurs finaux et leurs options. Je viens souvent au-delà des utilisateurs finaux des deux clients, anciens ou actuels de me demander sur la meilleure façon d'aborder le contenu se déplacent d'un site à l'autre ou comment déplacer un site de l'équipe entière (sous-sites inclus) d'un endroit à un autre ou même le contenu à partir du réseau lecteurs lors d'une migration ou de la phase d'adoption. Il existe toute une série de scénarios et des méthodes / outils ici, mais j'espère que je serai en mesure de vous fournir quelques options pour aider à sensibiliser et vous a placé sur la bonne voie.

Tout d'abord, de définir vos attentes dès le départ ... toute migration dans ou autour de SharePoint n'est pas facile à réaliser, en utilisant notamment hors de la zone de méthodes et exige un assez grand nombre d'étapes manuelles. Cela est dû principalement de la manière dont nous stockons généralement le contenu du site de l'équipe (dans les lots de ce qu'on appelle des collections de sites - les sites de haut niveau en général), qui à leur tour sont stockées dans des bases de données SQL. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossaire des termes

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Site Team - Un site de haut niveau qui est créé au tout début de stocker et / ou partager des contenus. Généralement, une collection de sites peuvent contenir plusieurs dizaines de milliers de sites d'équipe et / ou sous-sites d'équipe dans une collection de sites contenant chacune plusieurs centaines de milliers de documents ou plus si la structure correctement.

• Sous-site - sont essentiellement des sites d'équipe qui sont assis sous le site de niveau supérieur dans une collection de sites et ont été créés par des utilisateurs de stocker du contenu supplémentaire en dehors du site de haut niveau. Ils ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités, mais sont ou peuvent être considérés comme «enfants» du site en haut et sera probablement pas hérité de mai, mais pas nécessairement les autorisations et peut relier entre eux, etc

• Contenu - Tous les documents Office, PDF, images, listes de discussion, agendas, listes de contacts, ou le texte que vous avez enregistrés dans votre site.

• Liste - calendriers, listes de contacts, les bibliothèques de documents, forums de discussion sont autant d'exemples de «listes SharePoint et peuvent contenir un mélange d'éléments de contenu.

Méthodes et outils

Voici quelques-unes des utilisateurs du monde réel fin conduit les méthodes et les outils dans lesquels à considérer pour votre entrée et à la migration de contenu de sites d'équipe pour l'essentiel, mais aussi une volonté de travail pour MySites, et le contenu de l'édition.

1. Création de site 'templates'

Pour tout site d'équipe que vous avez du contenu dans, il existe une possibilité de sauvegarder l'ensemble du site, de ses bibliothèques de documents, les méta-données et du contenu (jusqu'à une taille de 1O megabyte seulement) comme un modèle réutilisable. Cela devient maintenant un site modèle de portable à réutiliser sur d'autres sites. Avec ceci, vous pouvez maintenant créer des sites qui contiennent répétable la même structure et contenu.

Pour ce faire, sous le site de configuration vous trouverez une fonctionnalité appelée "Enregistrer comme modèle du site". Cela vous permettra d'enregistrer seulement la structure et / ou les contenus ainsi - Bien que parce que sa limite à un maximum de 10 méga-octets en taille. Ce n'est pas idéal et dépendra de la taille de votre contenu quant à sa pertinence ou non comme un outil pour vous d'utiliser.

Une fois que vous avez enregistré le site comme un modèle, (lui donner un nom familier), vous pouvez aller dans les paramètres du site à votre "modèle de site Gallery". Votre nouveau site modèle enregistré sera là. Maintenant, cela peut être téléchargé sur votre bureau, ( "templateName site. STP") et essentiellement téléchargés à votre nouveau site dans le site de la destination », galerie de modèles.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limité à 10 m de taille

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Observe,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Beau.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner ...

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Observe,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

BPOS Microsoft - Business Productivity Online - First Thoughts.

Arrière-plan

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Pas si bon

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Observe,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accéder à Office 2007 documents formatés dans SharePoint avec les anciennes versions de Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Super!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Observe,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint