SharePoint en tant que cadre des applications d'entreprise

Introduction

Nous avons décrit précédemment que vous devriez être SharePoint considérer comme un «cadre applications d'affaires, plutôt que simplement un morceau de logiciel qui" prend en charge vos documents »ou comme je l'ai entendu une fois qu'il a appelé" c'est juste une application intranet!

En effet, il offre un développement d'application sous-jacente et «hôte» environnement dans lequel de fournir un référentiel pour stocker vos informations organisations. Comme l'image ci-contre montre, la dernière version à venir de la plate-forme (SharePoint 2010) est beaucoup plus qu'un dépôt de documents, c'est un cadre solide pour la construction et l'hébergement de puissantes applications professionnelles, le renforcement des collectivités et d'offrir un riche dépôt à titre d'information des organisations.

Il offre donc une occasion pour les applications devant être achetée, configuré ou mis au point au sein de SharePoint de façon à résoudre de nombreux défis de votre entreprise, améliorer l'efficacité de la façon dont votre travail personnel en collaboration et en réduire les coûts associés à vos budgets.

«Intrinsèque force de SharePoint est qu'il peut fournir un référentiel de données (dans le contenu sous forme de bases de données stockées dans Microsoft SQL Server) pour la plupart de vos applications d'entreprise, (existants et nouveaux à l'étude) en réduisant la nécessité d'investir dans un matériel distinct, les licences et un soutien continu sur.

applications SharePoint

De manière générale avec les applications habituelles SharePoint est utilisé pour, par exemple un intranet, extranet et Web de l'Internet face à des sites, il peut aussi être considérée dans les cas suivants, pour n'en citer que verticale horizontale des applications d'affaires et quelques-uns:

• Projet et les applications de gestion du programme
• applications campagne marketing
• catalogues de produits
• Les forums de discussion
• applications de la recherche
• Rapports des espaces de travail
• application d'imagerie de documents (en utilisant des scanners)
• et d'auto-assistance des portails de formation
• basé sur les applications * (contacts avec les clients et les applications de gestion des connaissances, par exemple)
• * Sur la base des applications de workflow
• * Les formes des applications de saisie de données.

* Toute application qui est susceptible d'entraîner la création ou la mise à jour »ou unique de plusieurs listes" de données peut également être nécessaire d'avoir un mécanisme de filtrage de recherche ou appliquées. Beaucoup de Lotus Notes existantes ou d'autres soi-disant applications complexes sont basés sur ces trois types, sous une forme ou une autre et devraient donc être pris en considération pour la migration à travers dans SharePoint.

Applications sur mesure sont fournis par existantes client / serveur 'architectures en fonction peut également être accueilli au sein de votre environnement SharePoint. Certes, un certain niveau de compromis est souvent nécessaire, mais c'est à la valeur d'au moins très enquêter avec vos parties prenantes quant à savoir s'il y aurait des avantages dans la migration de ces applications et les rendre plus accessibles et sans doute de réduire vos coûts globaux à long terme par l'utilisation de «services partagés» fournie par SharePoint.

C'est pourquoi lors de la recherche pour des applications spécifiques ou sur mesure pour répondre à un ensemble particulier de conditions d'affaires, il est utile d'examiner à votre investissement existant dans SharePoint pour voir si cela peut être étendue pour fournir la fonctionnalité dont vous avez besoin. Ou bien envisager d'utiliser SharePoint comme plate-forme sous-jacente unifié pour l'introduction de plusieurs applications que vous envisagez peut-être la mise en oeuvre indépendamment les uns des autres.

exemples du monde réel

Exemple 1:

Un exemple de ceci peut être vu avec la combinaison de solutions d'imagerie documentaire existant au sein de votre cadre de SharePoint. Votre impression existante et matériel de scanner peut être utilisé pour saisir, stocker leur contenu (typiquement des fichiers TIFF ou PDF) dans votre environnement SharePoint. Ces peut à son tour automatiquement avec les tags métadonnées, indexées et provisionnés par une interface de recherche ou filtré les rendre disponibles à un plus large public, à l'aide de flux de travail, etc telle un exemple concret de l'intégration des technologies serait la numérisation des correspondances à la clientèle, les messages entrants ou d'autres ad-hoc besoins de numérisation. Ce droit de réutilisation de votre investissement dans les deux numérisation et de SharePoint est un bon exemple de combinaison de technologies complémentaires "

Exemple 2:

Un autre exemple serait que le portage de votre applications Lotus Notes dans votre intranet SharePoint. Beaucoup de «Notes d'applications appelée alors" sont en fait de simples listes d'informations stockées dans les notes. Ceux-ci peuvent être migrés et s'asseoir parfaitement au sein de la fonction comparable situé dans SharePoint. Cela dit, ne pas sous-estimer les défis quand il s'agit de la migration "document" à partir de notes, comme il est notoirement difficile, en particulier avec les workflows complexes souvent à migrer. Il ya des produits troisième partie à la disposition de l'aide ici, comme AvePoint , Mainsoft et Quest .

Idéalement, votre SharePoint architecture originale aurait dû tenir compte de la nécessité de fournir des applications supplémentaires et été construite en conséquence pour gérer un tel changement. Si elle n'a pas, alors vous avez besoin pour effectuer un examen complet et de planifier les changements d'architecture nécessaires pour les accueillir - Ne pas sous-estimer les questions ici et recherches dans ce domaine à fond, car elle pourrait conduire à d'autres modifications de l'architecture d'ensemble, le matériel et les achats de logiciels ou.

Conclusion

Donc en résumé, SharePoint est beaucoup plus qu'un dépôt de documents, c'est un cadre solide pour la construction et l'hébergement de puissantes applications professionnelles qui aideront votre personnel à gérer leurs informations de meilleure qualité et plus efficace, d'aider votre entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques. Donc, si ses 2003, 2007 ou même le sera bientôt lancé version 2010 de SharePoint, le plan de déploiement ou de changements bien à l'avance afin qu'il soutienne vos besoins d'affaires dans l'avenir.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Directeur, partage du travail

Gardez votre SharePoint et de la stratégie de synchronisation

SharePoint a mûri au cours des dernières années pour devenir assez bon pour être un «toutes les choses aux gens" plate-forme de tous, ou comme je préfère me référer à elle comme un «cadre d'applications d'affaires.

L'introduction dans SharePoint 2003 de «Windows SharePoint Services (WSS), une licence dans le cadre de la Windows Server 2003 comme système d'exploitation« libre »de téléchargement, a également été un coup de maître claire de la licence par Microsoft.

WSS fournit sans doute une bonne, robuste et riche ensemble de tout ce qu'elle soit simple services de gestion de document qui servira de nombreuses petites, moyennes et dans une certaine mesure les entreprises des grandes entreprises et sur ses propres. En effet, c'est là que beaucoup d'entreprises a commencé dans le déploiement des versions antérieures du logiciel, sans vraiment savoir ce qu'ils étaient eux-mêmes s'impliquer avec.

«SharePoint 2010 continuera à fournir une« impérieuse one size fits all 'approche avec sa fonction attractives que dans les deux intranet, extranet et internet frontières coupures "

Cette «toutes choses à des gens thème tout est appelée à se poursuivre avec la prochaine version, SharePoint 2010. Affecté à un communiqué de printemps, il continuera à fournir des services et de fonctionnalités qui répondent à mon avis, une grande partie de l'organisation de génériques application une solution de besoins très bien, même si d'autres besoins spécifiques plus clairement pas le cas.

Comme son prédécesseur dans SharePoint 2007, la prochaine version (appelée SharePoint 2010) fournira une «impérieuse one size fits all 'approche avec sa fonction attractives qui recoupe à la fois intranet, extranet et internet limites. Sans oublier avec cette version est une persuasion, en ligne de Microsoft nuage base 'offre de service si immatures, ce qui est mis à jour sur le dos de leur lancement initial en 2009.

Toutefois, le «toutes choses à des gens« déclaration a tous de temps en temps été son talon d'Achille en ce qu'elle ne fait pas une fonction, ainsi que les clients attendent ou potentiellement besoin, tels que la gestion de documents, gestion des documents, wiki, blogs, de workflow et de gestion de contenu web, etc On peut dire que ceux-ci et les autres caractéristiques essentielles SharePoint ont une série de produits concurrents que s'ils sont utilisés de façon indépendante, sont nettement mieux.

Mais il est important de se rappeler que SharePoint n'a pas été et ne seront pas en mesure de gagner dans cette partie par des comparaisons côte. Il n'est pas conçu pour concurrencer à l'égard de la «verticale» des applications d'entreprise basées ou tout autre spécialiste »du secteur d'activité des logiciels d'application. Un point souvent perdu dans les discussions et les processus de sélection entrepris avec le choix d'une solution informatique pour répondre à vos besoins.

«SharePoint est, si ce n'est déjà fait, une partie de ces blocs de construction"

Pour éviter ces scénarios et de veiller à SharePoint est considéré dans le contexte correct, il est important de votre stratégie de son introduction, l'adoption et la gestion est convenu et entendu, non seulement par les responsables de la mise en œuvre et de soutien, mais par toutes les parties prenantes hauts responsables IT de prestation de services .

Par ailleurs je préconiserais de maintien et de l'ensemble de cette stratégie de TI dans la synchro. Pourquoi? Parce que le plus souvent de votre organisation sera en utilisant un mélange de plus en plus d'applications informatiques, matériels et logiciels, et a accumulé une série de compétences et l'expérience que votre personnel de base conserver et de maintenir dans le cadre de leur rôle.

C'est pourquoi votre fonction informatique a un intérêt direct dans la gestion des coûts associés à cet environnement hétérogène. En outre, il est, ou plutôt devrait être un désir croissant de simplifier, d'être plus réactif et d'introduire opérationnelles et stratégiques "blocs de construction», qui peut aider l'entreprise elle atteindre les objectifs stratégiques. SharePoint est si elle n'est pas déjà partie de ces blocs de construction. Même si elle est utilisée aujourd'hui comme point tactiquement solution 'a' pour une fonction particulière comme un intranet, l'étendue des capacités de SharePoint sans doute la demande pour qu'elle soit examinée dans le contexte plus large de vos blocs de construction stratégique.

Dans mon prochain article, je vais écrire plus sur le pourquoi il est l'introduction des technologies SharePoint dans votre stratégie IT est important et comment vous pouvez étendre davantage l'investissement que vous avez fait dans SharePoint 2007 ou sont sur le point de faire peut-être dans SharePoint 2010 plus tard cette année.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Directeur Général

Intéressé dans SharePoint 2010?

J'ai eu le privilège (et de conserver de nombreuses cicatrices!) D'avoir travaillé avec SharePoint depuis son lancement en 2001 et ont vu les mises à jour successives de la plate-forme au fil des ans, ainsi que témoin de l'adoption croissante par les entreprises comme l'une des clés » blocs de construction »de la technologie mis en œuvre pour offrir à la fois stratégiques et opérationnels de TI objectifs.

Comme le blogue qui suivent décrivent ( poste 1 et poste 1 ) cela a été à mon avis surtout «évolution» au fil des ans en termes de fonctionnalité plate-forme de produits et de l'architecture.

Il a en outre vu l'intérêt massif et l'année d'investissement sur un an, du moins pas avec la dernière version prévue du produit appelé SharePoint 2010. Plus de détails sur ce point ici des mises à jour prévues: SharePoint Sneak Peak

Ce qui m'a surpris en quelque sorte, est le niveau d'intérêt et la disponibilité des cours, des événements et d'autres matériaux tels le «comment installer», «clé de décisions de conception à prendre en considération», etc, et ce, avant même le produit a été communiqué en version bêta au grand public! Ce n'était certainement pas disponibles pour les versions antérieures à une grande profondeur.

C'est un bon signe d'un soutien communautaire en santé et de Microsoft, qui offrent beaucoup plus dans la voie de l'information et d'orientation à l'avance sur leur feuille de route des considérations futures à cet égard et ses autres technologies.

Espérons que l'élan se poursuit quand il ne lancer l'an prochain. Une telle communauté dynamique et l'aide de Microsoft, nous aide à tous "venir à la vitesse avec la nouvelle technologie et nous permet d'être mieux préparés pour les défis auxquels il sera sans aucun doute offrir. Cette profite à tous car il permet aussi des partenaires Microsoft, comme partage du travail, de fournir des conseils opportuns et des conseils autour de la prise de décisions stratégiques sont entreprises ayant à faire pour les futurs investissements en 2010 et au-delà.

Cordialement,

Andrew

Directeur Général

Michael rejoint Deller partage du travail

Nous sommes heureux d'annoncer que Michael Deller a rejoint partage du travail. Il a rejoint en tant que directeur technique et se poursuivra en sa qualité de consultant SharePoint chevronnés et architecte, parmi ses autres rôles de partage du travail.

Avec plus de 6 ans d'expérience de travail avec les technologies SharePoint avec certains des principaux partenaires du Royaume-Uni le Microsoft dans cet espace, Michael apporte avec lui une riche expérience et des connaissances inégalées dans ce domaine.

Michael a travaillé avec quelques-uns des projets de grande visibilité SharePoint et la plupart a une expérience de l'industrie de la Croix, y compris du secteur public, à but non lucratif, les services publics et l'éducation.

les antécédents de Michael avant l'SharePoint et Information Worker scène après plusieurs années dans le client Microsoft / domaine de l'infrastructure serveur avec une solide expérience dans l'infrastructure, de messagerie et de dépannage.

La nomination de Michael va renforcer notre équipe de direction et de la capacité de livraison globale. Sa participation récente au lancement de la dernière mise à jour de Microsoft pour la plate-forme (SharePoint 2010) à la conférence à Las Vegas , nous avons grandement besoin "heads up" sur les implications, les défis et opportunités pour les utilisateurs existants ou nouveaux de la technologie SharePoint.

Ayant travaillé avec Michael depuis plusieurs années sur des projets SharePoint nombreux, je suis très heureux d'obtenir ses services et nous nous réjouissons de sa contribution précieuse pour les travaux partagés avec nos clients actuels et futurs.

Cordialement,

Andrew

Directeur général, partage du travail.

la migration de documents dans SharePoint: Considérations

Fond

Je l'ai mentionné dans mon dernier post intitulé " Document de migration dans SharePoint - Vos options », qu'il ya fondamentalement 4 options principales s'offrent à vous au moment de décider de migrer le contenu de votre partage de fichiers et d'autres dépôts. Pour résumer:

• Migrer complètement dans SharePoint
• * Migration partielle d'un sous-ensemble du contenu dans SharePoint
• ** Laissez où il est et continuer à maintenir les deux dépôts de façon indépendante
• *** Laissez où il est et continuer à maintenir les deux dépôts, mais l'utilisation de SharePoint à l'index de votre ancien contenu, offrant ainsi la capacité de le fouiller.

Un ou plusieurs de ces options peuvent être la route que vous finissent par choisir en fonction de vos besoins et exigences.

* L'ancien contenu peut être archivé ou tout simplement supprimés.

** Pensez aux frais et risques ici maintien de vieillissement des équipements

*** Cela a peu d'options, des enquêtes approfondies et de tester en particulier les résultats de recherche, donc à utiliser avec prudence.

Prochaines étapes et considérations

Pour vous aider dans ce processus de décision afin de déterminer quelle voie est la meilleure pour votre situation, je l'ai écrit ci-dessous quelques conseils pour vous d'envisager et de débat au sein de votre équipe centrale du projet et les intervenants. Ces observations sont basées sur plusieurs années de gestion d'une variété de projets SharePoint, alors j'espère que vous pourrez éviter certaines des leçons douloureuses appris que nous et nos clients est passé! Ce n'est probablement pas tout ce qu'il faut penser, mais un bon départ avec quelques réflexions pour vous aider sur votre chemin.

«La migration peut être coûteux en particulier si l'on considère le volume des informations que vous avez l'intention d'émigrer, le coût réel de l'entreprise et des ressources techniques (internes et externes) vous avez l'intention de programmer pour contribuer à l'effort de migration"

Question vos parties prenantes et les utilisateurs supérieurs de savoir si ou non ils vraiment besoin de se déplacer dans tous les documents et les pages intranet, images, vidéo, etc Sur la base d'un certain degré sur anecdotiques et empiriques, mon expérience montre maintes et maintes fois, 80 - 90% du contenu est rarement voire pas du tout accessibles au-delà de 12-18 mois après sa création. Ainsi, vous pourriez être la création d'une montagne de travail, pour peu de retour très en valeur.

Je recommande donc essayer de trouver des éléments de preuve pour le confirmer est (ou n'est pas) consulté fréquemment ou d'autres déclarations de soutien ou l'exigence de la migration. Découvrez pourquoi il fait «doit être migré, un peu comme mettre sur pied une entreprise de mini décision au cas processus. Souvent, les unités d'affaires dirai simplement qu'il est, pour éviter de faire le travail d'enquête ou de la migration, en premier lieu parce qu'ils ont d'autres (naturellement si) les priorités. La réalité est un bien effacer ancienne est souvent une bonne et heureuse occasion de rafraîchir le contenu d', plus des éléments d'archives de contenu ne sont plus nécessaires.

Je vous recommandons fortement de procéder à un examen du contenu qui a été amassé au fil des ans. Vous pourriez être surpris de savoir combien de celui-ci n'est plus vraiment nécessaire, pertinent ou approprié et / ou fait identifier le contenu qui doit être mise à jour de toute façon.

Rappelez-vous il ya aussi une subtile, mais importante différence entre celui-ci étant «disponible» pour l'entreprise et en cours de migration et disponibles dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez l'éloigner de SharePoint en moins disponibles, mais les médias accessibles en mode hors connexion ou d'autres encore moins cher formes peut-être de stockage.

Si vous ne déterminer que vous aurez une grande quantité de contenu à migrer, vraiment mettre en place un plan "pour l'équipe de la migration (s) vous mobilisez, assurez-vous tout le monde est au courant de leurs rôles, leurs missions et quand ils sont censés les faire et pourquoi. Ils en ont besoin à court d'être pleinement à bord avec ce qui est fait.

Vous avez également besoin de «prouver le processus fonctionne à l'avance de prouver le débit pour vos équipes de migration. Cela vaut pour le manuel, automatique ou un mélange des deux approches. Soyez généreux dans vos prévisions budgétaires pour la migration basée sur les résultats de vos résultats. Cela donnera à votre intervenants confiance dans les équipes de votre projet capacité à respecter les délais de migration.

"L'impact sur l'architecture globale SharePoint doit être planifiée dans la conception globale"

J'espère que vous aurez parcouru une partie ou la plupart de ceci dans votre planification de l'architecture SharePoint original ... Pensez à l'augmentation de la charge sur votre environnement de serveurs physiques, les problèmes de planification des capacités, l'impact sur les résultats de recherche, de navigation globale et l'utilité de votre contenu, pour n'en nommer que quelques domaines qui ont besoin de pensée et d'évaluation lors de l'examen la migration des contenus existants dans SharePoint.

Par exemple, si vous allez déplacer et / ou à indexer tout le contenu stocké de l'extérieur dans votre environnement SharePoint, examiner les incidences de l'augmentation de stockage que vous vous apprêtez à placer sur votre environnement. notamment parce que l'augmentation de la taille n'est pas seulement pour l', les données brutes de stockage de contenu est ajouté à vos bases de données SQL, mais aussi les nouvelles capacités de stockage nécessaires pour gérer l'indice a augmenté la taille des fichiers.

Pensez alors à la charge supplémentaire que vous venez de placer sur votre processus de sauvegarde et de restauration! Vous pouvez exercer des pressions potentielles sur votre capacité à répondre à vos SLA de disponibilité de service en cas d'indisponibilité. Par exemple, vous pouvez toujours restaurer votre nouvelle augmentation des bases de données contenu dans le temps imparti au sein de l'ENS?

«Évaluer partie des outils de 3e à vous aider avec le volume de données"

De nombreux produits 3ème partie font un excellent travail pour vous aider en vrac migrer / télécharger du contenu dans votre environnement SharePoint. Cependant, beaucoup ne seront pas pleinement répondre à vos exigences, afin de les lire attentivement et à planifier leur performance (ou leur absence) avec la migration et les coûts dans vos plans et budgets. Il est important de connaître leurs limites ainsi que leurs points forts. Vous pouvez trouver elles migrent beaucoup, mais pas tous vos types de documents. Aussi, bien souvent, vous perdrez quelques propriétés d'un document important ou d'autres méta-données associées au document ou des pages que vous essayez de migrer.

En outre, vous risquez de perdre l'intégrité des données par exemple les informations d'horodatage. Cela est généralement quelque chose qui peut être important dans une perspective de gestion des documents, car il ne peut être transportée partout au nouvel environnement.

"Assurez-vous d'obtenir l'entreprise de prendre les devants dans la migration"

Par tous les moyens de fournir le plan (approche), les outils et les méthodes de s'assurer que le contenu qui peuvent être migrés. En fin de compte cependant les utilisateurs d'affaires devrait «propre» de la migration effective et être pleinement impliqués dans cette partie du projet dès le début. Ils sont les mieux placés pour savoir quel contenu est ou n'est pas nécessaire, comment il devrait ressembler, être consulté, etc Il se trouve également être l'une des meilleures méthodes pour éduquer vos utilisateurs finaux dans l'utilisation des capacités de SharePoint que vous fournissez à leur ensemble.

"Examiner les obligations réglementaires de conservation des données»

Plusieurs secteurs d'activité en particulier le gouvernement / secteur public, la finance, la santé et les organismes de bienfaisance ont des règles particulières de réglementation qu'ils ont à suivre pour la conservation des données, la disponibilité et l'accès (les questions de protection des données dans son ensemble). Celles-ci devront être pris en compte dans vos plans.

«Désinvestir et / ou la réutilisation de votre ancien matériel"

La migration de l'intranet vieux, des partages de fichiers ou d'autres applications permet potentiellement à vous de se désinvestir de votre matériel (ou du moins certaines d'entre elles). Plan de cet effort, même si elle vient voir comment vous allez à recycler le kit ou ont quitter les salles de serveur. Ne considérer les organisations de bienfaisance ou des écoles qui pourraient bénéficier de l'ancien matériel plutôt que de dumping dans les décharges.

«Souvenez-vous, toutes les données ne doivent ou peuvent être stockées dans SharePoint"

Il est vrai SharePoint peut indexer une variété de sources de contenu. Mais la triste réalité, cette atteint rarement les résultats souhaités à l'origine, en partie en raison non pas parce que des défaillances du produit en soi, mais parce que l'entretien général des recherches en fonction SharePoint prendre beaucoup d'effort continu qui est souvent oublié ou omis dans la conception ou le en cours de maintenance.

Très souvent, c'est la voie de la facilité à l'index de votre âge et bombé partages de fichiers, mais vous voulez vraiment vos résultats de recherche contiennent des informations provenant de sources qui est si vieux et obsolètes? Sans la conception soignée au début, un réglage fin et l'entretien régulier nécessaire souvent vous vous retrouverez avec une mauvaise expérience à partir d'un point de vue utilisateur.

Ainsi, par tous les moyens envisager d'indexer vos sources, mais vraiment pas comprendre les implications d'une conception, de planification et de la maintenance continue pas moins l'expérience des utilisateurs des résultats de recherche les pages. Sur la dernière note, examiner toutes les options de la boîte que vous avez à la recherche et l'introduction de filtrage des résultats de votre recherche de contenu (personnalisé ou 3e ligne du parti).

"Envisager de quitter le contenu où il est"

Essayez de comprendre les avantages tangibles et intangibles de quitter le contenu in situ, et peut-être rendre le contenu de «lecture seule» pour une période de temps pendant que vous considérez vos options et / ou effectuer la migration, afin de ne pas permettre à l'augmentation, ou de modifier du contenu stocké dans ce domaine.

Conclusion

Il ya beaucoup de choses à considérer dans le cadre de vos discussions pour décider de l'approche de la migration et le ci-dessus sont quelques-uns des sujets que vous pourriez avoir à envisager.

Il est souvent politiquement, le «chemin de moindre résistance» à un peu migrer l'ensemble du contenu, indépendamment de la technique et parfois le rationnel financière pour faire quelque chose de différent. Si vous n'avez pas déjà, envisager l'introduction de l'archivage, les quotas et les politiques de rétention pour gérer le volume croissant doute pas de données dans votre environnement.

Ne vous engager avec vos parties prenantes et d'obtenir leur buy-in à la possession de la pièce de migration. Souvent, une stratégie de s'assurer que l'entreprise s'acquitte de cette migration leur fera penser différemment quand il est de leurs ressources qui sont prises hors de leur rôle normal de le faire.

Enfin, dans mon expérience de la migration et l'actualisation d'un petit sous-ensemble du contenu original dans SharePoint, ainsi que l'archivage le reste est l'approche appropriée pour la plupart des cas. Passant sur les capacités d'indexation SharePoint pour vos partages de fichiers, mais seulement dans les petites et les circonstances mesurée est aussi quelque chose que vous devriez considérer.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Directeur, partage du travail

la migration de documents dans SharePoint: Vos options

Vue d'ensemble

Comme je l'ai mentionné dans mon dernier message il ya un certain nombre d'outils de construction et d'autres options pour vous aider à migrer votre contenu dans et autour de votre environnement SharePoint.

«SharePoint est le remplaçant naturel de votre vieillissement partages de fichiers et banques de données d'autres"

Le réel et important se pose plus question très Que faire avec vos données historiques stockées dans ces référentiels tels que des fichiers et des partages réseau, les intranets et autres silos. Il ne sera certainement pas un remplacement total de votre partages de fichiers réseau /.

Cela dit, cela et le prochain article, j'ai l'intention d'écrire l'intention de vous fournir les principales options qui s'offrent à vous, ainsi que quelques conseils utiles de l'expérience que nous avons acquise au fil des ans de travailler avec les clients, grandes et petites pour offrir intranet, Internet, les extranets et les autres solutions basées sur les technologies Microsoft SharePoint.

Les options

Vous avez fondamentalement le choix ci-dessous pour examiner avec soin, chacun aura des conséquences qui seront différents en fonction de vos besoins et des circonstances:

• Migrer complètement dans SharePoint
• migration partielle d'un sous-ensemble du contenu dans SharePoint
• Laissez où il est et continuer à maintenir les deux référentiels
• Laissez où il est et continuer à maintenir les deux référentiels et utiliser SharePoint pour indexer le contenu de votre ancienne, offrant ainsi la capacité de le fouiller.

Chacun a le pour et le contre, vous en aurez besoin à la voie en place afin de prendre une décision qui est bon pour vous. En fin de compte l'un des plus de ce qui précède peut être adaptée à vos besoins, mais selon les précédents posts que vous assurer de budget et de planifier en conséquence comme je vous garantis qu'il faudra vous plus que vous ne le pensez!

Je vais écrire une plus quelques conseils pour vous de prendre en considération ces délibérations avec vos parties prenantes et des clients dans le prochain post.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Directeur, partage du travail.

ou déplacer le contenu SharePoint migrent à l'intérieur

Introduction

La migration est toujours un sujet épineux qui revient sur un projet au début en termes de portée d'un projet, vers la fin au cours de déploiement ou des phases d'adoption, ou une fois le projet est fermé et les utilisateurs sont abandonnés à leur sort. L'activité de la migration ou le déplacement des données vers ou entre les sites d'équipe, mysites, ou à partir de lecteurs réseau et des systèmes tels que les billets peuvent être considérables.

Il est toutefois malheureusement pas de réponse unique pour répondre à tous types de scénarios et de l'agrandir Je recommande fortement les entreprises considèrent la nécessité de migrer en premier lieu du point de vue des migrations en vrac. Examiner s'il est possible et réalisable laisser là où il est et ou l'utiliser comme un exercice de «nettoyage» de vos données avant la migration, voire de le déplacer dans SharePoint ou de stockage des milieux moins cher possible. Plus d'informations sur ce sujet dans un prochain article.

Pour cet article, je tiens à donner quelques conseils aux utilisateurs finaux et de leurs options. J'ai souvent rencontré des utilisateurs finaux de deux anciens ou actuels clients me demandent sur la meilleure façon d'aborder le contenu se déplacent d'un site à l'autre ou comment déplacer un site toute l'équipe (sous-sites inclus) d'un endroit à l'autre ou même le contenu du réseau lecteurs lors d'une migration ou de la phase d'adoption. Il ya toute une série de scénarios et des méthodes / outils ici, mais j'espère que je serai en mesure de vous fournir des options pour aider à éduquer et à vous mettre sur la bonne voie.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

Ce qui suit sont réels aux utilisateurs finaux du monde méthodes et des outils pour prendre en compte pour votre migration de contenu et de sites dans l'équipe pour l'essentiel, mais aussi fonctionnera pour mysites, et le contenu de l'édition.

1. Création de site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Une fois que vous avez enregistré la liste / contenu en tant que modèle, (lui donner un nom familier), vous pouvez aller dans Paramètres du site dans votre liste de galerie de modèles. Votre liste nouvellement enregistrés modèle sera là. Maintenant, cela peut être téléchargé sur votre bureau, ("listtemplatename. STP") et essentiellement transféré à votre nouveau site dans la destination "liste galerie de modèles.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Cordialement,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner ...

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Cordialement,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Fond

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

Le Bon

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Pas si bon

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Cordialement,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Cordialement,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint