SharePoint kuin liiketoiminnan sovellusten yhteydessä

Käyttöönotto

Tutkimuksessa kuvattiin aiemmin , että sinun pitäisi katsella SharePoint kuin liiketoiminnan sovellusten yhteydessä, eikä vain pala ohjelmisto, joka "käsittelee dokumentteja" or kuten Kuulin kerran se nimeltään "se on vain intranet application"!

Itse asiassa se tarjoaa taustalla ohjelmistojen kehittämiseen ja "isäntä" ympäristö, jossa voit antaa arkiston tallentaa organisaatioille tiedot. Koska kuva päinvastainen kuvaa, tuleva uusin alustan (SharePoint 2010) on paljon enemmän kuin asiakirja varaston Se on voimakas puitteet rakentaa ja hosting voimakas liiketoiminnan sovelluksia, rakentaa yhteisöjä ja tarjota rikas arkisto organisaatiosi tietoja.

Siksi tarjoaa mahdollisuuden hakemusten ostaa, asetukset tai kehitetty SharePoint tavalla ratkaista monia liiketoiminnan haasteisiin, parantamaan tehokkuutta kanssa siihen, miten henkilöstö yhdessä yhteistoiminnallisesti ja mahdollisesti vähentää kustannukset IT-budjetit.

SharePoint on "todellinen vahvuus on, että se voi tarjota tietovarastoa (muodossa sisältöä tietokantoihin tallennetut sisällä Microsoft SQL Server) monien yrityksesi sovelluksista (sekä nykyiset ja uudet reitit ovat harkita) vähentää tarvetta investoida erillisiin hardware, lisensointi ja jatkuvaa tukea.

SharePoint sovellukset

Yleisesti ottaen sekä tavallista sovelluksia SharePoint käytetään, kuten intranet, extranet-ja Internet-edessään sivustot, se voidaan katsoa myös seuraavan, vain muutaman pystysuora ja vaakasuora liike sovellukset:

• Hankkeiden ja ohjelmien hallinnan sovellukset
• Markkinointikampanja sovellukset
• Tuotekatalogien
• Keskustelualueet
• Tutkimus sovellukset
• Raportointi työtilat
• Document Imaging sovellus (käyttäen skannerit)
• Koulutus ja omatoimisen portaalit
• * Luettelo sovellus (asiakaskontaktien ja tietämyksen hallinnan sovelluksissa esimerkiksi)
• * Workflow pohjaisten sovellusten
• * Lomakkeet perustuvat tietoihin pääsyn sovelluksiin.

* Hakemus, joka todennäköisesti aiheuttaa luoda tai päivittää "useampia tai yksittäinen luettelo" tietoja voi myös joutua etsimään tai suodatus sovellettu. Monet nykyisistä Lotus Notes tai muita ns monimutkaisten sovellusten perustuu näiden kolmen muodossa tai toisessa, ja näin ollen tulisi harkita maahanmuuton kautta osaksi SharePoint.

Sovellukset tarjotaan nykyisten mittatilaustyönä "asiakkaan palvelimella" perusteella arkkitehtuurit voidaan isännöi omassa SharePoint ympäristössä. Myönnettäköön, jonkin verran kompromissi on usein tarpeen, mutta se on ainakin syytä tutkia teidän intressitahojen olisiko edut siirtyvät sovellusten ja tehdä niistä helpommin ja todennäköisesti vähentää kokonaiskustannuksia pitkällä aikavälillä käytöstä ja "yhteisten yksikköjen" tarjoamat SharePoint.

Siksi kun etsii erityisiä tai räätälöityjä sovelluksia ja täyttää tietyn joukon liiketoiminnan vaatimuksia, se on syytä tarkastella olemassa olevaan investointi vuonna SharePoint nähdä, jos tämä voidaan pidentää toimittaa tarvitsemasi toiminnot. Vai harkita SharePoint kuin teidän yhtenäinen taustalla alusta käyttöön useita sovelluksia voi olla harkitaan toisistaan riippumatta.

Reaalimaailman esimerkkien

Esimerkki 1:

Esimerkkinä tästä voidaan havaita yhdistämällä nykyisten Document Imaging ratkaisuja SharePoint puitteissa. Olemassa olevat print & skanneri laitteita voidaan käyttää kuvaamaan, säilyttää niiden sisällön (tyypillisesti tiff tai pdf-tiedostoja) osaksi SharePoint ympäristöön. Nämä puolestaan voivat automaattisesti koodattu metatiedot indeksoidaan ja säännellystä kautta hakea tai suodatettu käyttöliittymä tekee sen myös laajemmalle yleisölle, käytetään työnkulkua, jne. Tällainen reaalimaailman esimerkki yhdistää teknologioita skannauksen asiakas vastaavuustaulukko, saapuvan postin tai muita ad hoc-skannauksen vaatimukset. Uudelleen teidän investointeja sekä skannaus SharePoint on hyvä esimerkki yhdistää toisiaan täydentäviä teknologioita "

Esimerkki 2:

Toinen esimerkki voisi olla että siirtämiseen Lotus Notes sovelluksia SharePoint intranet. Monet niin sanotut Notes sovellukset "ovat itse asiassa vain luettelot tallennettujen tietojen Notes. Nämä voidaan siirtää ja istua hyvin, sisällä vastaavia ominaisuuksia SharePoint. Se sanoi, älä aliarvioi haasteita, kun kyse on "asiakirja muuttoliike" päiväkirjamerkinnät, koska se on tunnetusti vaikeaa, erityisesti usein monimutkaisia työnkulkuja siirtyä. On 3rd party tuotteet voivat auttaa tässä, kuten AvePoint , Mainsoft ja Quest .

Ihannetapauksessa alkuperäinen SharePoint arkkitehtuuri olisi pitänyt pitää ylimääräisiä sovelluksia ja rakennettu siten käsitellä tällaista muutosta. Jos se ei ole sinun täytyy suorittaa kokonaisuudessaan uudelleen ja suunnitella arkkitehtuurin vaatimia muutoksia mukautua niihin - Älä nojalla arvioida asioita täällä ja tutkimuksen alalla perusteellisesti, koska se voisi aiheuttaa ylimääräisiä kattavan arkkitehtuurin muutokset, laitteisto ja tai ohjelmistojen hankinnoista.

Päätelmä

Joten yhteenvetona, SharePoint on paljon enemmän kuin asiakirja arkistoon, se on voimakas puitteet rakentaa ja hosting voimakas liiketoiminnan sovelluksia, jotka auttavat henkilökuntaa hoitamaan paremmin ja tehokkaammin edistää yrityksesi strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Joten onko sen 2003, 2007 tai jopa pian käynnistetään 2010 versio SharePoint-suunnitelman käyttöönotto ja muutokset hyvin pitkälle niin, että se tukee yrityksesi tarpeisiin tulevaisuudessa.

Terveisin,

Andrew Walmsley

Johtaja, WorkShares

Pidä SharePoint ja IT-strategian sync

SharePoint on kehittynyt viime vuosina tullut aika hyvä on "kaikkea kaikille ihmisille" foorumi, tai mieluummin kutsuvat sitä "liiketoiminnan sovelluksia" puitteissa.

Käyttöönotto SharePoint 2003 "Windows SharePoint Services (WSS), lisenssi myönnetään osana Windows Server 2003-käyttöjärjestelmän" ilmainen "lataus oli myös selkeä mestari aivohalvauksen lupien myöntämisen Microsoft.

WSS tarjoaa luultavasti hyvä, vankka ja runsas joukko kaikki it simple dokumenttien hallinnan palveluita, jotka palvelevat monia pieniä, keskisuuria ja jossain määrin suurten yritysten yritysten sekä omasta. Itse asiassa tämä on kun monet yritykset alkoi vuonna käyttöön aiemmissa versioissa ohjelmisto, ilman todella tietää, mitä he saavat itse mukana.

SharePoint 2010 tarjoaa jatkossakin houkutteleva "yhden koon" lähestymistapa sen houkutteleva piirre vahvistetun leikkaa Molemmissa intranet-, ekstranet-ja Internet-rajojen "

Tämä "kaikkea kaikille ihmisille" teema on valittu jatkamaan seuraavaan julkaisuun, SharePoint 2010. Varattu keväällä julkaisu, se tarjoaa edelleen palveluja ja toimintoja, jotka tapaavat mielestäni suuri osa organisaation geneerisen ratkaisun sovellus tarvitsee hyvin, joskin muita erityisiä vaatimuksia selvästikään ole.

Kuten edeltäjänsä SharePoint 2007, seuraava versio (kutsutaan SharePoint 2010) antaa pakottavia "yhden koon" lähestymistapa sen houkutteleva piirre vahvistetun leikkaa Molemmissa intranet-, ekstranet-ja Internet-rajat. Unohtamatta Tästä julkaisusta on vakuuttava, jos epäkypsä, Microsoft Online "pilvi perustuva" palvelutarjontaa, joka on päivitetty takaisin niiden alkuperäiseen käynnistää vuonna 2009.

Kuitenkin "kaikkea kaikille ihmisille" lausunto on ajoittain ollut se "Akilleen kantapää", koska se ei tee yksi toiminto sekä asiakkaat odottavat tai mahdollisesti tarve, kuten dokumenttien hallinta, tietueiden hallinta, wiki n, blogeja, työnkulku ja web content management jne. Ilmeisesti nämä ja SharePoint: n muita keskeisiä ominaisuuksia ovat joukko kilpailijan tuotteita, jos niitä käytetään itsenäisesti, ovat paljon parempia.

Mutta on tärkeää muistaa, että SharePoint ei ole eikä voi voittaa niin vierekkäin vertailuja. Ei ole myöskään tarkoitus kilpailla suhteen vertikaalista perustuu liiketoiminnan sovelluksia tai muuta asiantuntija-liiketoiminta-sovellusohjelmisto. Usein, menetti keskusteluihin ja valintaprosessissa on ryhdytty valitsevat IT ratkaisu sinun tarpeisiisi.

SharePoint on, jos se ei jo osa näistä rakennuspalikat "

Voit välttää näitä tilanteita ja varmistaa SharePoint katsotaan oikeaan yhteyteensä, on tärkeää oman strategian sen käyttöönottoa, hyväksyminen ja hallinnointi on sovittu ja ymmärtää eikä vain niitä vastaavien toteutusta ja tukea, mutta kaikki vanhempi vastuutahot IT-palveluiden toimittamisesta .

Lisäksi kannatan pitää tämän ja yleinen IT strategian sync. Miksi? Koska useimmiten organisaation tulee käyttämään yhä yhdistelmää tietotekniset sovellukset, laitteistot ja ohjelmistot, ja kertynyt erilaisia taitoja ja kokemuksia, että ydin henkilöstö säilyttää ja ylläpitää osana rooli.

Näin IT-toiminta on oman edun hallintaan liittyvät kustannukset tämän heterogeenisen ympäristön. Tämän lisäksi on olemassa, tai pikemminkin pitäisi olla kasvava halu yksinkertaistaa, joustavan ja käyttöön operatiivisten ja strategisten elementtiä, joka voi auttaa yritystäsi saavuttamaan sen strategiset tavoitteet. SharePoint on, jos se ei jo osa näistä rakennuspalikoita. Vaikka sitä käytetään taktista nyt "kohta ratkaisu" jonkin toiminnon, kuten intranet, SharePoint n leveys valmiudet ilmeisesti vaatii sitä on tarkasteltava laajemmassa yhteydessä strategisia rakennuspalikoita.

Minun seuraava artikkeli aion kirjoittaa enemmän siitä, miksi se käyttöönotto SharePoint teknologiaa IT strategia on tärkeä ja miten voit edelleen jatkaa investointeja olette tehnyt SharePoint 2007 tai ovat aikeissa tehdä ehkä SharePoint 2010 myöhemmin tänä vuonna.

Terveisin,

Andrew Walmsley

Toimitusjohtaja

Kiinnostaako SharePoint 2010?

Minulla on ollut etuoikeus (ja pitää monia arpia!) On työskennellyt SharePoint koska se on ensimmäinen laukaisu vuonna 2001 ja nähnyt peräkkäisiä päivityksiä foorumi vuosien varrella, sekä todistajana yhä käyttöönotolle yrityksissä yhtenä tärkeimmistä " elementtiä teknologian toteutetaan tuottaa sekä strategisia ja operatiivisia IT tavoitteita.

Koska seuraavat blogiviestit kuvata ( post 1 ja post 1 ) tämä on mielestäni lähinnä "evoluutio" kautta vuosien osalta tuotealusta toiminta ja arkkitehtuuri.

Lisäksi se on nähnyt valtavasti kiinnostusta ja investointeja vuositasolla vuoden, eikä vähiten uusin suunniteltu vapauttamaan tuotteen nimeltä SharePoint 2010. Lisätietoja täällä suunniteltujen päivitykset: SharePoint Sneak Peak

Mikä on yllättänyt minut jossain määrin, on korkotason ja saatavuus kursseja, tapahtumia ja muita materiaaleja "miten asentaa ',' avain suunnittelun päätöksiä harkitsemaan", jne. Ja tämä on jo ennen tuote on vapauttaa Beta on suurelle yleisölle! Tämä ei todellakaan ollut käytettävissä aiempia versioita on kovin perusteellisesti.

Tämä on hyvä merkki terveen tukea yhteisöä ja on Microsoft, jonka ovat providing paljon more asioiden tielle information ja jopa etu ohjeita siitä heidän future etenemissuunnitelman näkökohdat tästä ja its muita teknologioita.

Toivottavasti vauhti jatkuu, kun se käynnistää ensi vuonna. Tällainen elävässä yhteisössä ja apua Microsoftilta, auttavat meitä kaikkia "tulevat vauhtiin" uuteen teknologiaan ja antaa meille mahdollisuuden olla paremmin valmistautunut haasteisiin se varmasti antaa. Tämä on kaikkien etu, koska se mahdollistaa myös Microsoftin kumppaneille, kuten WorkShares, tarjota nopeasti neuvoja ja opastusta ympäri strategiseen päätöksentekoon tekeviä yrityksiä joutuvat tekemään tulevaisuudessa investointeja vuonna 2010 ja sen jälkeen.

Terveisin,

Andrew

Toimitusjohtaja

Michael Deller liittyy WorkShares

Meillä on ilo ilmoittaa, että Michael Deller on liittynyt WorkShares. Hän on liittynyt myös tekninen johtaja ja jatkaa hänen toimiessaan kokeneen SharePoint konsultti ja arkkitehti, joukossa hänen muut tehtävät WorkShares.

Yli 6 vuotta kokemusta työskentelystä SharePoint teknologiaa joidenkin Britannian johtava Microsoft-kumppaneiden tähän tilaan, Michael tuo mukanaan runsaasti kokemusta ja tietoa vertaansa vailla tällä alalla.

Michael on työskennellyt joitakin kaikkein korkean profiilin SharePoint projekteissa ja toimialajärjestöt kokemusta myös julkisella sektorilla, ei ole voitto, laitosten ja koulutus.

Michael taustan ennen SharePoint ja Information Worker areenalla seuraa useiden vuosien kuluessa Microsoft client / server infrastruktuurin alalla, jolla on vahva tausta infrastruktuuri, viestintä ja vianmääritys.

Michael nimittämisestä ja parantaa meidän Johtoryhmässä ja yleinen toimituskyky. Hänen viimeaikainen läsnäolo käynnistämistä Microsoftin uusimman päivityksen foorumi (SharePoint 2010) on konferenssissa Vegas , tuo kipeästi kaivattuja "heads up" vaikutuksista, haasteet ja mahdollisuudet olemassa olevien tai uusien käyttäjien SharePoint-teknologian.

Ottaa työskennellyt Michael usean vuoden ajan useissa SharePoint hankkeisiin, olen hyvin iloinen saada hänen palvelunsa ja odotan hänen arvokkaita varten WorkShares kanssa nykyisiä ja tulevia asiakkaita.

Terveisin,

Andrew

Toimitusjohtaja, WorkShares.

Asiakirja maahanmuutto SharePoint: Huomioita

Tausta

Sanoin viime post oikeus " Asiakirja maahanmuutto SharePoint - Vaihtoehdot ", että on periaatteessa 4 tärkeimpiä vaihtoehtoja, kun se päättää siirtyä sisällön tiedosto osakkeisiin ja muihin varastoihin. Yhteenvetona:

• Siirrä täydellisesti osaksi SharePoint
• * Osittainen siirtyminen osajoukko sisällön SharePoint
• ** Jätä missä se on ja jatkaa niin arkistot itsenäisesti
• *** Jätä missä se on ja jatkaa niin arkistoja, vaan käyttää SharePoint indeksoimaan sivusi vanhaa sisältöä, mikä antaa valmiudet etsiä se.

Yksi tai useampi näistä vaihtoehdoista voi olla reitin lopulta valita riippuen tarpeisiin ja vaatimuksiin.

* Vanhempi sisältö saattaa olla arkistoidaan tai vain poistaa.

** Mieti kustannuksella ja vastuulla tässä ylläpitää ikääntyvän laitteet

*** Tämä on rajoittanut vaihtoehtoja, tutkia perusteellisesti ja testata erityisesti hakutuloksissa, joten käytä harkiten.

Seuraavat vaiheet ja näkökohdat

Voit auttaa sinua tässä päätöksessä määrittää, mihin reitti on parasta tilanteessa, olen alle kirjoittanut muutaman vinkin voit katsoa ja keskustella omassa ydin projektiryhmän ja sidosryhmien kannalta. Nämä kommentit perustuvat useiden vuosien hallita erilaisia SharePoint hankkeita, joten toivottavasti voit välttää joitakin kipeitä kokemuksia siitä, että me ja asiakkaamme meni läpi! Se ei todennäköisesti ole kaikki mitä on ajateltava, mutta hyvä alku muutamia ajatuksia, joiden avulla voit pitkin haluamallasi tavalla.

"Maahanmuutto voi olla kallista varsinkin, kun otetaan huomioon tiedon määrä aiot muuttaa, todelliset kustannukset liiketoiminnan ja tekniset resurssit (sisäinen ja ulkoinen) aiot aikataulun auttamaan siirtymistä vaivaa"

Kysymys sinun sidosryhmien ja vanhempi käyttäjiä vai eivät todellakaan tarvitse liikkua kaikki asiakirjat ja intranet-sivujen, kuvien, videoiden jne. perusteella jossain määrin sattumanvaraisia ja empiirisen Kokemukseni osoittavat kerta toisensa jälkeen, 80 - 90% sisältö on harvoin, jos ollenkaan pääsee yli 12-18 kuukautta sen jälkeen, kun se on luotu. Joten voi olla luoda työvuorta, erittäin vähän palauttaa arvon.

Siksi suosittelen yrittää löytää kirjallisia todisteita on (tai ei) käyttää usein tai muut lausunnot tukevat tai muulla tavoin siirtyminen vaatimus. Selvitä, miksi se todellisuudessa "on siirtynyt", melkein kuin laittaisi yhteen mini liiketaloudellisesti päätöksenteossa. Usein liiketoimintayksiköt vain sanoa sen, olla tekemättä työtä tutkimuksen tai maahanmuuton ensinnäkin koska heillä on muita (tietysti niin) prioriteetit. Todellisuus on vanha kunnon siivota usein tervetullut ja hyvä tilaisuus virkistäytyä sisällön ylös, arkisto vanhempia osia sisältöä ei enää tarvita.

Olen myös vahvasti suositeltavaa suorittaa tarkastelu sisältöä, joka on kerännyt vuosien varrella. Saatat olla yllättynyt tietää, kuinka paljon se oikeastaan ole enää tarpeen, olennaista tai tarkoituksenmukaista ja tai oikeastaan tunnistaa sisältöä on päivitetään joka tapauksessa.

Muista myös on hiuksenhieno, mutta merkittävä ero, että on "käytettävissä" liiketoimintaan ja se siirretään, ja käytettävissä SharePoint. Esimerkiksi, saatat loitolla SharePoint vähemmän käytettävissä, mutta silti helposti offline tiedotusvälineiden tai muiden mahdollisesti halvempia muotoja varastointi.

Jos et päättää, että teillä on paljon sisältöä muuttaa, todella käyttöön "suunnitelma" muutolle (et) sinä käyttöön, varmista, että kaikki tietävät niiden roolit, niiden tehtävät ja jos ne ovat pitäisi tehdä niitä ja miksi. Ne on lyhyt on täysin mukana, mitä ollaan tekemässä.

Tarvitset myös "osoittaa prosessi toimii etukäteen todistaa sen kautta" oman maahanmuuton tiimit. Tämä koskee käsin, automaattisesti tai molempia lähestymistapoja. Ole antelias arvioinneissa maahanmuuton tulosten pohjalta oman havainnoista. Tämä antaa sinun sidosryhmien luottamusta projektin joukkueet pystyvät täyttämään maahanmuuton määräaikoja.

"Vaikutus yleiseen SharePoint arkkitehtuuri on suunniteltu osaksi koko rakenteen"

Toivottavasti sinulla on kattaa joitakin tai suurin osa tämän alkuperäiseen SharePoint arkkitehtuuri suunnittelu ... Ajattele tehtyihin lisäyksiin ladattavaksi physical palvelinympäristö, capacity suunnittelu kysymyksiä, vaikutus hakutuloksiin overall navigointi ja hyödyllisyys oman sisällön, vain harvoilla aloilla, jotka tarvitsevat juuri ja arviointi, kun otetaan huomioon siirryttäessä nykyisten sisältöä SharePoint.

Esimerkiksi, jos aiot liikkua ja tai indeksi mitään ulkoisesti tallennetut sisältöä SharePoint ympäristöön, harkitse vaikutuksia kasvuun varastointi olet paikka ympäristön mukaan. Ei vähiten siksi, että koon kasvattaminen ei ole vain raaka-tietovarastoon sisällön lisätään oman SQL-tietokantoihin, mutta myös Uuden varaston tarpeen käsitellä lisää index-tiedoston kokoa.

Mieti sitten lisää kuormaa juuri saatettu varmuuskopio ja palauttaa prosessit! Saatat saada mahdollisia paineita kykyysi vastaamaan SLA palvelun saatavuudesta, jos katkon. Esimerkiksi voi silti palauttaa vasta suurentuneita tietokantojen määräajassa sisällä SLA?

"Arvioi 3rd party työkaluja auttaa sinua tiedon määrä"

Monet 3rd party tuotteista ei hienoa työtä auttaa sinua irtotavarana siirtää / ladata sisältöä SharePoint ympäristöön. Kuitenkin monet eivät vastaa tarpeitasi täydellisesti, joten niiden tarkistaminen huolella ja suunnitella niiden suorituskyvyn (tai sen puutteen) kanssa maahanmuutto-ja kulut osaksi suunnitelmiin ja talousarvioihin. On tärkeää tietää omat rajoituksensa ja vahvuutensa. Saatat löytää ne vaeltavat monia, mutta ei kaikkia dokumentin tyypin. Lisäksi varsin usein menetät joitakin tärkeitä asiakirjan ominaisuuksia tai muita metatietoja liittyvät asiakirjat tai sivujen yrität muuttaa.

Lisäksi voit menettää tietojen eheys esimerkiksi aikaleima tiedot. Tämä on tyypillisesti asia, joka voi olla tärkeää kirjaa johtamisen näkökulmasta, koska se ei saa kuljettaa yli uuteen ympäristöön.

"Varmista saat liike ottaa johtoaseman muuttoliike"

Kaikin keinoin toimittamaan suunnitelma (lähestymistapa), välineitä ja menetelmiä, joilla varmistetaan sisältö voidaan siirtää. Viime kädessä kuitenkin yrityskäytössä olisi "omaa" todellista muuttoliikettä ja täysimääräisesti osallistua tämän hankkeen alusta alkaen. Ne parhaiten tietää, mitä sisältöä tai ei vaadita, miten sen pitäisi näyttää, on saatavissa jne. myös sattuu olemaan yksi parhaista tavoista kouluttaa teidän loppukäyttäjien käytössä SharePoint ominaisuuksia olet tuottamisesta niitä yleisesti.

"Ajatelkaa velvoitteita säilyttää tietoja"

Useilla toimialoilla ja erityisesti julkisen ja julkisen sektorin rahoitus, terveys ja hyväntekeväisyysjärjestöt ovat erityisesti sääntelyn sääntöjä heidän on noudatettava tietojen säilyttämisestä, saatavuus ja käyttömahdollisuudet (tietosuojakysymykset kokonaisuudessaan). Ne on ottaa mukaan suunnitelmat.

"Disinvest ja tai uudelleen vanhan laitteiston"

Siirtyminen vanhasta intranet-tiedosto osakkeisiin tai muihin sovelluksiin mahdollisesti voit disinvest laitteiston (tai ainakin osa siitä). Suunnitelma tähän toimintaan, vaikka se vain selvittää, miten aiot kierrättää pakki tai sen poistetaan palvelinhuoneissa. Älä harkita hyväntekeväisyysjärjestöjä tai kouluja, jotka voisivat hyötyä vanhan kaluston pikemminkin kuin polkumyyntiä kaatopaikalle.

"Muistakaa, kaikkia tietoja ei pitäisi tai voidaan tallentaa SharePoint"

On totta SharePoint pystyy indeksoimaan eri sisällön lähteistä. Mutta tuskallinen todellisuus on tämä harvoin saavutetaan tuloksia alun perin haluttu, mikä johtuu osittain ei, koska tuotteen epäonnistumisia sinänsä, mutta koska yleinen ylläpito SharePoint perustuu hakujen ottaa paljon jatkuvaa työtä, joka on usein unohdetaan tai jätetään pois suunnittelun tai -jatkuvan ylläpidon.

Aika usein se on helppo reitti indeksoida ikääntymisen ja pullollaan tiedosto osakkeisiin, mutta todella haluat hakutulokset sisältävät tietolähteitä, joka on niin vanha ja vanhentunut? Ilman huolellista suunnittelua alussa hienosäätö ja säännöllinen huolto vaaditaan usein te loppujen lopuksi huono kokemus käyttäjän näkökulmasta.

Joten kaikki keinot pitää indeksoida lähteistä, mutta todellakin myös ymmärtävät vuodesta suunnittelu ja jatkuva ylläpito näkökulma ei vähiten käyttäjien kokemuksia hakutulossivuilla. Jälkimmäisen huomata, ottaa huomioon kaikki kättelyssä vaihtoehdot, jotka ovat etsintä-ja myös käyttöön suodatus hakutuloksissa sisältö (asiakassuhde tai kolmas osapuoli reitti).

"On syytä jättää sisällöstä, jos se on"

Yritä ymmärtää sekä aineelliset ja aineettomat hyödyt jättää sisällöstä paikan päällä, ja kenties tehdä sisällön "vain luku" varten aikaa kun mietit vaihtoehtoja ja tai suorittaa oman maahanmuuttoa siten voida lisätä, tai vaihtaminen tallennettua sisältöä tällä alalla.

Päätelmä

On paljon asioita, jotka katsovat osana teidän keskusteluihin päätettäessä maahanmuuttostrategian ja edellä ovat vain joitakin aiheita on ehkä harkita.

Se on usein poliittisesti reittiä vähimmän vastuksen "vain siirtää kaikki sisältö, riippumatta teknisen ja toisinaan taloudelliset järkevää tehdä jotain erilaista. Jos et ole jo, harkitsemaan arkistointi, kiintiö ja säilytyskäytäntöjä johtaa epäilemättä yhä tietomäärä sinun ympäristöissä.

Älä sitoutua teidän sidosryhmien ja saavat buy-in omistaa maahanmuuton pala. Usein strategia varmistaa liiketoiminnan suorittaa tästä muuttoliikkeestä heidät ajattelemaan eri tavalla, kun se on heidän resurssit, jotka otetaan pois tavanomaisia tehtäviä siihen.

Lisäksi kokemukseni siirtymässä ja virkistävä pieni joukko alkuperäisen sisällön SharePoint-plus arkistointi loput on sopiva lähestymistapa useimmissa olosuhteissa. Kytkeminen SharePoint indeksointi valmiuksia tiedosto osakkeisiin, mutta vain pieniä ja mitattu tilanne on myös jotain sinun pitäisi harkita.

Terveisin,

Andrew Walmsley

Johtaja, WorkShares

Asiakirja maahanmuutto SharePoint: Vaihtoehdot

Yleiskatsaus

Kuten sanoin viime post on useita sisäänrakennettuja työkaluja ja muita vaihtoehtoja, joiden avulla voit siirtyä oman sisällön ja sen ympäristössä SharePoint-ympäristöissä.

SharePoint on luonnollinen korvaava oman ikääntymisen jaettujen tiedostojen ja muiden tietovarastojen "

Hyvin todellinen ja tärkeä kysymys herää siihen, mitä tehdä, jos historialliset tiedot tallennetaan näihin arkistoihin, kuten tiedostojen ja verkon osakkeita, intranetit ja muut siilot. Se varmasti ole kokonaan korvaavan tiedoston / verkko osakkeita.

Se sanoi, tässä ja seuraavassa artikkelissa aion kirjoittaa aikoo tarjota sinulle päävaihtoehtoa avoinna sinulle, sekä joitakin hyödyllisiä vinkkejä kokemuksista olemme saaneet vuosien kuluessa kanssa asiakkaiden suuret ja pienet antaa intranet, internet, extranet ja muut kohta ratkaisut perustuvat Microsoft SharePoint teknologiaa.

Valinnat

Olet periaatteessa on seuraavat vaihtoehdot tarkkaan harkita, jokainen on vaikutuksia, jotka ovat erilaisia riippuen tarpeisiin ja olosuhteisiin:

• Siirrä täydellisesti osaksi SharePoint
• Osittainen siirtyminen osajoukko sisällön SharePoint
• Jätä missä se on ja jatkaa niin arkistot
• Jätä missä se on ja jatkaa niin tiedoista ja käyttää SharePoint indeksoida vanhan sisällön, mikä antaa valmiudet etsiä sitä.

Jokaisella on pro ja con, joka sinun tulee päin, jotta päätös on oikea sinulle. Lopulta yhden tai useamman edellä mainitun voi olla sopiva tarpeisiisi, vaan per edellinen blogimerkinnät voit varmistaa budjetin ja suunnitelman mukaisesti niin aion taata se vie kauemmin kuin luulet!

Aion kirjoittaa muutaman vinkin voit tarkastella niitä keskusteluihin kanssa sidosryhmien ja asiakkaille seuraavassa postitse.

Terveisin,

Andrew Walmsley

Johtaja, WorkShares.

Siirrä tai siirtää sisällön sisällä SharePoint

Käyttöönotto

Muuttoliike on aina hankala aihe, joka tulee hankkeesta alussa osalta rajaus hankkeen loppuvaiheessa aikana netboottai hyväksyminen vaiheessa, tai kun hanke on päättynyt ja käyttäjät jäävät oman onnensa nojaan. Toimintaa muuttaa tai siirtää tiedot huomioon tai välillä joukkue sivustoja, mysites, tai verkon asemat ja järjestelmät, kuten Notes voivat olla huomattavia.

Ei kuitenkaan valitettavasti ole yksi vastaus tavata kaikkia skenaarioita ja laajentaa suosittelen yritykset pitävät voimakkaasti tarvetta siirtyä ensisijaisesti peräisin irtotavarana maahanmuuton näkökulmasta. Mieti jos se on käytännöllinen ja mahdollista jättää missä se on ja tai käyttää sitä harjoitus "puhdistus" tietosi ennen maahanmuuttoa tai jopa siirtää sen SharePoint tai halvempi tallennusmuotoihin. Lisää tästä aiheesta tulevaisuudessa artikkeli.

Tämän artikkelin haluan antaa ohjeita loppukäyttäjille ja niiden vaihtoehtoja. Olen usein törmännyt loppukäyttäjiä sekä entisten ja nykyisten asiakkaiden kysytte minulta, kuinka parhaiten lähestyä siirrä sisältö paikasta toiseen tai miten liikkua koko tiimin sivuilla (osa sivustoista mukana) paikasta toiseen tai jopa sisältöä verkkoon ajaa aikana maahanmuuton tai hyväksymistä vaihe. On koko joukko skenaarioita ja menetelmät / työkalut täällä, mutta toivottavasti voin antaa teille muutamia vaihtoehtoja auttaa kouluttaa ja asettaa sinut oikealle tielle.

Ensinnäkin, aseta odotuksia heti alussa ... kaikki maahanmuuton tai sen SharePoint ei ole helppo toteuttaa, erityisesti käyttämällä kättelyssä menetelmien ja vaatii melko paljon manuaalisia toimia. Tämä johtuu pääasiassa siitä, miten me yleensä säilytä tiimimme sivuston sisältö (erissä niin kutsuttujen sivustokokoelmien - huipputason sivustot tyypillisesti), jotka puolestaan tallennettu SQL-tietokantoja. Vaan myös sen vuoksi, ettei yleistä tukea käyttöliittymän sisällä SharePoint antaa tarvittavat valvonta-ja mekanismeja, jotka mahdollistavat kopioinnin tai siirtämisen sisältöä. Luultavasti tästä syystä on olemassa paljon 3rd party työkaluja siellä auttaa sinua.

Joka tapauksessa, varmista, että olet suunnitella huolellisesti sivuston suunnittelu ja nimeämiskäytäntöjä välttämiseksi tarvitse siirtää sisältöä myöhemmin!

Sanasto

Muutaman vinkin ensinnäkin terminologiaan ennen kuin jatkamme:

• Site Collection - Top eniten arkiston ja turvallisuuden raja varastoinnin ja hallinnan sisältöä. SharePoint voi sisältää useita satoja tai jopa tuhansia tällaisia in käyttöönottoa. Huipputason joukkue sivustot ovat usein päällä kokoelmista.

• Team site - ylätason sivusto, joka on luotu aivan alussa tallentamiseen ja tai jakaa sisältöä. Yleensä sivuston kokoelma voi sisältää useita kymmeniä tuhansia joukkueen sivustoja ja / tai osa-tiimi sivustoja yhdessä paikassa kokoelma kukin sisältää useita satoja tuhansia asiakirjoja tai suurempi, jos rakenne kunnolla.

• Sub-site - ovat pohjimmiltaan joukkue sivustoja istua huippu sivuston sivustokokoelman ja ovat luoneet käyttäjät voivat tallentaa uutta sisältöä pois ylätason sivustossa. Ne ovat enemmän tai vähemmän samat toiminnot, mutta on / voi pitää "lapset" ylimmän päällä ja todennäköisesti, mutta ei välttämättä perivät ja voi yhdistää keskenään jne.

• Sisältö - kaikki Office-asiakirjat, PDF-tiedostoja, kuvia, keskustelua luettelot, kalenterit, yhteystiedot luettelot, tai tekstiä, jota on tallennettu sivuston.

• Luettelo - Kalenterit, yhteystiedot luettelot, asiakirjakirjastoja, keskustelupalstat ovat kaikki esimerkkejä "SharePoint-luetteloista ja voivat sisältää seoksen sisällön kohteita.

Menetelmät ja työkalut

Seuraavassa on joitakin reaalimaailman loppukäyttäjä ajettu menetelmiä ja välineitä, jotka kannattaa ottaa huomioon sisällön maahanmuuton ja joukkue sivustoja pääasiassa, mutta myös se työ mysites ja julkaista sisältöä.

1. Luominen sivusto "malleja"

Sellaisten joukkue sivuston on sisältöä, on kyky tallentaa koko sivuston, sen asiakirjakirjastoihin, metatiedon ja sisällön (enintään kokoon 1O megatavua vain) kuin uudelleenkäyttöön malli. Tämä tulee nyt kannettava sivuston mallin uudelleen muita sivustoja. Tämän palvelun avulla voit luoda toistettavia sivustoja, jotka sisältävät saman rakenteen ja sisältöön.

Voit tehdä tämän alla Sivuston asetukset löydät ominaisuus nimeltä "Tallenna Site kuin malli". Näin voit tallentaa vain rakenteen ja OR sisällöstä sekä - Vaikka koska sen rajoitettu enintään 10 megatavun kokoisia. Se ei ole ihanteellinen ja riippuu koosta sisältöä sen merkitystä tai ei keinona voit käyttää.

Kun olet tallentanut sivuston mallia, (anna se tuttu nimi) voi mennä mukaan Sivuston asetukset muistiin "Site mallin galleria". Sinun vasta tallennettu sivu mallisi on siellä. Nyt tämä voi ladata työpöydälle, ("sivusto templatename. Stp) ja periaatteessa ladattu uuteen sivuston kohde-sivuston mallin galleria".

Mitä nyt tapahtuu on se, että kun menet uuteen sivustoon ja yrittää luoda uuden sivuston, malli näkyy Mukautettu-välilehti vaihtoehto "valitse mallin sivulla. Siksi sen tärkeää kutsua sitä jotain tuttua edelliset vaiheet! Kun tämä on valittu, uusi osa-sivuston (ja sisältöä, jos valittu tämä vaihtoehto) on siellä uusi sivusto!

Pro

• Nopea ja helppo tapa saada pieniä osa-alueita siirtyä paikasta toiseen
• Kätevä luotaessa eri sivustomalleja eri kohderyhmille / tarpeet
• Ylläpitää brändäys / ulkoasu
• Ei admin tai koodi käyttöön tarvitaan
• End käyttäjäystävällinen.

Conin

• Ei voida käyttää luoda ylätason alueita (ellei ladataan keskitetysti "master galleria".
• Menettää suojausoikeudet
• Menettää alkion tasolla oleva suojaus
• Rajattu 10M koko
• Ei tallenna osa-alueita osana sivuston, vain että yhdessä paikassa

2. Luominen luetteloon "malleja"

Periaatteessa jokaisen luettelon tai kirjaston olet luonut sivuston (tämä tarkoittaa kalenteri, asiakirjakirjaston yhteystietoluettelosta, tai muu yleinen luettelo) voit itse tallentaa kunkin listan myös muita sarakkeita olet luonut sisälle ja asiakirjat / content niiden sisällä Kuten uudelleenkäytettäviä "lomakepohja. Kuten "Tallenna sivu mallin 'aiemmin mainitsin, tämä tulee nyt kannettava lomakepohja uudelleen muita sivustoja.

Voit tehdä tämän alla luettelo tai asiakirjakirjaston asetuksia, löydät ominaisuus nimeltä "Tallenna mallina". Näin voit tallentaa vain rakenteen ja OR sisällöstä sekä - Vaikka kerran se vain minä enintään 10 megatavun kokoisia, joten ei ole paras ja riippuu koosta sisältöä sen merkitystä tai ei niin työkalu voit käyttää. Ainakin saat listan rakennetta, niin ehkä käyttää Vaihtoehto 3 alla irtotavarana siirtää sisältöä.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Menettää suojausoikeudet
• Lose alkion tasolla oleva suojaus
• Rajattu 10M koko

3. Explorer katsella "nopea ja likainen - kopioida, leikata ja liimata"

Tämä menetelmä toimii vain asiakirjakirjastoihin tai kuva kirjastot. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Conin

• Rajoitettu yhteen luetteloon kerrallaan
• Ei kovin vahva
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Päätelmä

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Terveisin,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Terveisin,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Tausta

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Päätelmä

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Terveisin,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Terveisin,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint