SharePoint kui äri rakenduste raamistikku

Kasutuselevõtt

Me kirjeldatud eelnevalt , et sa peaksid olema vaatamise SharePoint nagu "ärirakenduste" raames, mitte ainult tarkvara, et "sangad oma dokumente" või nagu ma kord kuulsin seda nimetatakse "see on lihtsalt sisevõrgu taotlus"!

Tõepoolest, see annab olevate rakenduste väljatöötamise ja vastuvõttev keskkond, milles anda arhiivi salvestada organisatsioonide andmed. Nagu pilt vastupidine kujutatud, eelseisev hiljemalt vabastamist platvorm (SharePoint 2010) on palju rohkem kui dokument hoidla; See on võimas raamistik loomiseks ja majutamiseks võimas äri rakenduste, hoone kogukondade ja sätestatakse rikas varamu oma organisatsioonide andmed.

Seega annab võimaluse taotluste ostis seadistatud või välja töötatud SharePoint viisil lahendada paljud teie äritegevuse väljakutsetega, parandada tõhusust sellega, kuidas oma töötajaid tegema üheskoos ja potentsiaalselt vähendada kulusid, mis on seotud IT-eelarved.

SharePoint nn sisemine tugevus on see, et ta suudab anda andmehoidla (kujul sisu andmebaasid talletatud Microsoft SQL Server) paljudele oma äri rakenduste (nii olemasolevaid kui uusi loetakse), vähendades vajadust investeerida eraldi riistvara, litsentsimise ja pooleliolevate toetust.

SharePoint taotlused

Üldiselt koos tavaliste rakenduste SharePoint kasutatakse, nagu intranet, ekstranet ja internet veebis silmitsi saite, siis võib kaaluda ka järgmiste, kui nimetada vaid mõned vertikaalne ja horisontaalne ärirakenduste:

• Projekti ja programmi juhtimise rakendused
• Turunduskampaania taotlused
• Tootekataloogid
• Arutelufoorumid
• Teadus-rakenduste
• Aruandlus tööruumid
• Document Imaging rakendus (kasutades skannerid)
• Koolitus ja eneseabi portaalid
• * Nimekiri põhinev rakendus (kliendi kontaktide ja teadmiste haldamise rakendusi näiteks)
• * Töövoo põhinevaid rakendusi
• * Vormid põhinevad andmesisestust rakendusi.

* Iga rakendus, mis tooks tõenäoliselt kaasa loomiseks või ajakohastamiseks "mitmekordne või ühe loetelud" võib andmete vaja ka otsingu-või filtreerimisel mehhanismi rakendamise. Paljusid olemasolevaid Lotus Notes või muude nn keeruliste taotluste aluseks on need kolm liiki ühes või teises vormis ja seetõttu tuleks kaaluda rände üle võetud SharePoint.

Taotlused, mida pakuvad olemasolevad muokkaamme klient server "põhinev arhitektuur võib võõrustas jooksul oma SharePointi keskkond. Antud, mõned tase kompromiss on sageli vaja, kuid see on vähemasti tasub uurida oma sidusrühmadega, kas ei oleks eeliseid rändavad need taotlused ja nende muutmine kättesaadavamaks ja väidetavalt vähendada teie kogukulusid pikas perspektiivis kasutamine kohta "ühisteenused" osutatakse, SharePoint.

Milline on põhjus, miks otsides konkreetne või kohandatud rakenduste täita teatav hulk ärinõudeid, see on väärt oma olemasolevaid investeeringuid SharePoint et näha, kas seda on võimalik pikendada, et anda funktsionaalsusega, mida vajate. Või tõesti kaaluda SharePointi nagu teie ühtse aluseks platvorm kasutusele mitu taotlust Võid kaaluda rakendatakse üksteisest sõltumatult.

Reaalses maailmas näiteid

Näide 1:

Näide selle kohta saab näha kombineerimine olemasoleva dokumendi pildistamine lahendusi oma SharePointi raamistikku. Teie olemasolevad print & skanner seadmeid saab kasutada koguda, talletada nende sisu (tavaliselt tiff või pdf-failid) oma SharePoint keskkonda. Need omakorda saavad automaatselt sildistatud metaandmetega, indekseeritakse ja proviseeritud kaudu otsitavaks või filtreeritud liides kättesaadavaks tegemine laiemale publikule, kasutades töövoog jne Selline reaalses maailmas näiteks integreerida tehnoloogiaid oleks skaneerimine klient vastavustabel, sissetulevad kirjad või teised ad hoc skaneerimine nõuetele. Selline uuesti oma investeeringuid nii skaneerimise ja SharePoint on hea näide ühendades täiendavad tehnoloogiad "

Näide 2:

Teine näide oleks see, et teisaldamisega oma Lotus Notesi rakendusi oma SharePointi intranetis. Paljud nn "märgib taotlused" on tegelikult lihtsalt nimekirjad salvestatud informatsiooni Märkmed. Neid saab rännanud ja istu hästi piires võrreldav omadus sätestatud SharePoint. Seda öeldes ei alahinda probleeme, kui tegemist on "dokumendi migratsioon" märkmed, sest see on väga raske, eriti sageli keerulised tööprotsesse välja rändama. Seal on 3. osapoole tooteid, et aidata siin, nagu AvePoint , Mainsoft ja Quest .

Ideaalis oma algse SharePoint arhitektuur oleks pidanud vajadust esitada täiendavaid taotlusi ja on ehitatud vastavalt käsitleda sellisest muutusest. Kui ta seda ei ole, siis pead läbi täielikku ülevaadet ja planeerida Arhitektuuri vajalikud muudatused raamidesse - Ärge alusel hinnata küsimusi siin ja teadustöö selles valdkonnas põhjalikult, sest see võib kaasa tuua täiendavaid kõikehõlmava arhitektuuri muutused, riistvara ja või tarkvara ostuks.

Järeldus

Nii et kokkuvõttes SharePoint on palju enamat kui dokument varamu, see on võimas raamistik loomiseks ja majutamiseks võimas äri rakenduste, mis aitavad teie töötajad hallata oma andmeid paremini ja tõhusamalt, aidates oma äri saavutada oma strateegilisi eesmärke. Nii et oma 2003, 2007 või isegi varsti käivitas 2010 versiooni SharePoint, plaan lähetamist või muutused hästi arenenud, et seda toetab teie ettevõtte vajadustele tulevikus.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktori WorkShares

Hoidke oma SharePoint-ja IT strateegia sünkroonis

SharePoint on valminud viimastel aastatel muutunud päris hea on olla "kõik asjad kõigile inimestele" platvormiga, või nagu ma eelistaks nimetavad seda "äri rakenduste raamistikku.

Kasutuselevõttu SharePoint 2003 "Windows SharePoint Services (WSS), litsenseerida osana Windows Server 2003 operatsioonisüsteem nagu" vaba "lae alla, oli ka selge kapten insult litsentsimise Microsoft.

WSS pakub vaieldamatult hea, tugev ja rikkalik kogum kõik lihtsaks dokumentide haldamise teenuseid, mis aitaksid paljude väikeste, keskmise suurusega ja mingil määral suurettevõte ettevõtetele ning omal. Tõepoolest on see, kus paljud ettevõtted hakanud maha kasutuselevõttu varasemates versioonides tarkvara, ilma et tõesti teada, mida nad saavad ise tegelenud.

"SharePoint 2010 jätkata kaalukaid" üks suurus sobib kõigile "lähenemine oma ilusa funktsioon määrata, mis ulatub üle nii intraneti, ekstraneti ja internet piirid"

See "kõik asjad kõigile inimestele" teema jätkub järgmises vabastamist SharePoint 2010. Eraldatakse kevadel vabastamist jätkab teenuste ja funktsionaalsus, mis vastavad minu arvates suur osa organisatsiooni üldise lahenduse rakendamisel tuleb väga hästi, kuigi teiste täpsemate nõuete selgelt ei ole nii.

Nagu tema eelkäija SharePoint 2007, järgmine versioon (nn SharePoint 2010) annab veenvad "üks suurus sobib kõigile" lähenemine oma ilusa funktsioon määrata, mis ulatub üle nii intraneti, ekstraneti ja internet piirid. Mitte unustades selle uudise kohta on veenev, kui ebaküps, Microsoft Online "pilve põhinev" teenuse pakkumine, mis on uuendatud tagaküljele nende käivitamise 2009.

Kuid "kõik asjad kõigile inimestele" aruanne on aeg-ajalt olnud oma "Achilleuse kand", kuna see ei tee üks funktsioon samuti ootavad kliendid või potentsiaalselt vajadust; nagu dokumendi haldus, asjaajamine, wiki's, blogid, töövoo ja veebisisu haldus jne Väidetavalt neid ja SharePoint teised peamised omadused on parv konkurendi tooteid, kui neid kasutada iseseisvalt, on palju paremad.

Aga see on oluline meeles pidada, et SharePoint ei olnud ja ei saa võita nii külg-külje kõrval võrrelda. Samuti ei ole mõeldud konkureerima seoses "vertikaalse" põhineb ärirakenduste või muu spetsialisti "ärivaldkonnas" rakendustarkvara. Punkt sageli kaduma läinud arutelusid ja valikuprotsess läbi valimisest, IT-lahendus, et rahuldada oma vajadusi.

"SharePoint on, kui see pole juba osa nendest ehitusplokkide"

Et vältida nende stsenaariumide ja tagada SharePoint peetakse õiges kontekstis, on oluline teie strateegia selle kehtestamist, vastuvõtmine ja haldamine on kokku lepitud ja mõista mitte ainult nende eest elluviimiseks ja toetamiseks, kuid kõik kõrgemate eest vastutavate sidusrühmade IT teenuste osutamine .

Lisaks Puollan hoides sellega ja üldise IT-strateegia sünkroonis. Miks? Kuna enamasti teie asutuses on kasutusel järjest segu IT rakendusi, riist-ja tarkvara ning kogunenud oskused ja kogemused, et teie põhipersonali hoida ja säilitada nii osa nende rollist.

Seega teie IT-funktsioon on tekkinud huvi juhtimisel nendega seonduvad kulud käesoleva heterogeenne keskkond. Lisaks on, või pigem tuleks kasvav soov lihtsustada, tuleks kiiremini reageerima ja kehtestada operatiiv-ja strateegilise "ehitusplokkide", mis võib aidata äri saavutamiseks strateegilisi eesmärke. SharePoint on, kui see pole juba osa nendest osadest. Isegi kui seda kasutatakse taktikaliselt nüüd-punkti lahenduse "jaoks eriline roll, nagu intranet, SharePoint's laius võimete väidetavalt nõuab, et seda saaks käsitleda laiemas kontekstis oma strateegilisi aluseid.

Minu next article ma kirjutada rohkem, miks on kasutusele SharePoint tehnoloogiatega oma IT-strateegia on oluline ja kuidas veelgi laiendada investeeringute teil on tehtud SharePoint 2007 või kavatsevad teha võibolla SharePoint 2010 käesoleva aasta lõpupoole.

Regards,

Andrew Walmsley

Tegevdirektor

Huvitatud SharePoint 2010?

Mul on olnud privileeg (ja säilitavad paljud armid!) On töötanud koos SharePoint sest esimene käivitamine aastal 2001 ja on näinud järjestikuste uudiseid platvormi aastate jooksul, samuti tunnistaja kasvav vastuvõtmine ettevõtetele üks peamisi " ehitusplokkide "tehnoloogia rakendatud pakkuda nii strateegiline ja operatiivne IT eesmärgid.

Nagu järgnevas blogi postitusi kujutatakse ( posti teel 1. ja posti teel 1. ) see on minu arvates enamasti "evolution" läbi aastate poolest toote platvormi funktsionaalsus ja arhitektuur.

Lisaks sellele on täheldatud massilist huve ja investeerimist aasta-aastalt, vähemalt viimaste kavandatud vabastamist toodet nimega SharePoint 2010. Üksikasjalikumat teavet siin kavandatud uuendused: SharePoint Sneak Peak

Mida on üllatunud mind mingil määral, on huvi ja kättesaadavust kursusi, üritusi ja muid selliseid materjale ", kuidas paigaldada ',' olulisemad otsused kaaluda" jne Ja see on isegi enne kui toode on pressiteade aastal beeta üldsusele! See kindlasti ei olnud saadaval varasemad versioonid kõigile väga põhjalikult.

See on hea märk terve toetada ühenduse ja Microsoft, kellele pakuvad palju rohkem viis ja kuni ees juhiseid oma tulevase tegevuskava kaalutlused selle kohta ja selle muud tehnoloogiad.

Lets loodan, hoogu jätkub kui see ei käivitada järgmisel aastal. Selline elav kogukond ja abi Microsoft aitab meid kõiki "tulevad kuni kiirus" uue tehnoloogia ja võimaldab meil paremini ette valmistada probleeme see kahtlemata andma. See toob kasu kõigile, sest see võimaldab ka Microsoft partneritele, nagu WorkShares, õigeaegne nõustamine ja juhendamine umbes strateegiliste otsuste tegemisel firmad on sunnitud tegema tulevikus investeeringuid 2010 ja pärast seda.

Regards,

Andrew

Tegevdirektor

Michael Deller liitub WorkShares

Meil on hea meel teatada, et Michael Deller on liitunud WorkShares. Ta on liitunud meie tehniline direktor ja jätkab tegutsev kogenud SharePoint konsultandi ja arhitekti vahel tema teisi rolle WorkShares.

Üle 6 aastat töötamise kogemus SharePoint tehnoloogiatega mõnede Ühendkuningriigi juhtiv Microsoft partneritele siia, Michael toob temaga rikkalikult kogemusi ja teadmisi ületamatu selles valdkonnas.

Michael on töötanud mõned kõige kõrgelthinnatud SharePoint projektide vastu ning on tööandjate ja töövõtjate kogemusi, sealhulgas avaliku sektori mittetulunduslikud, kommunaalkulud ja haridus.

Michael tausta enne SharePoint ja Information Worker areenil järgmiselt aastaid jooksul Microsoft klient-server infrastruktuuri valdkonnas tugeva tausta infrastruktuuri, sõnumside ja probleemi.

Michael's nimetamine aitab see kaasa meie tippjuhtide meeskond ja üldine kohaletoimetamise võimalus. Tema viimase aja osalesid käivitada Microsofti uusima värskenduse platvorm (SharePoint 2010) kell konverentsi Vegas , toob palju vaja "Heads up" tagajärgede kohta, väljakutseid ja võimalusi olemasolevate või uute kasutajate SharePoint tehnoloogia.

Olles töötanud koos Michael mitu aastat paljudel SharePoint projektid, olen väga rahul, et tagada oma teenuste ja ootan oma väärtusliku panuse eest WorkShares meie olemasolevatele ja tulevastele klientidele.

Regards,

Andrew

Tegevdirektor, WorkShares.

Dokumendi rände SharePoint: kaalutlusi

Taust

Mainisin minu viimast postitust pealkirjaga " Dokumendi Ränne on SharePoint - Sinu võimalused ", mis on põhiliselt 4 peamist võimalust teile kättesaadavaks otsustamisel rännata sisu failis aktsiad ja muud hoidlad. Kokkuvõttes:

• Pane täielikult arvesse SharePoint
• * Osaline migratsiooni alagrupis sisult SharePoint
• ** Jätke kus see on ja jätkama nii andmekogude iseseisvalt
• *** Leave, kus see on ja jätkama nii varamutest, kuid kasutada SharePointi kataloog vana sisu, seega pakkudes võime otsida seda.

Üks või mitu neist võimalustest, võib marsruudi sa lõpuks valida sõltuvalt teie vajadustele ja nõuetele.

* Vanema sisu võib olla arhiveeritud või lihtsalt välja.

** Vaatame kulul ja vastutusel siin säilitades vananemise seadmed

*** See on piiratud võimalused, põhjalikult uurida ja katsetada eelkõige otsingutulemuste seega kasutada ettevaatusega.

Järgmised sammud ja kaalutlused

Et aidata teil selle kaudu otsustusprotsessi määrata, milline marsruut on parim teie asjaoludel, olen alla kirjutanud mõningaid näpunäiteid teile arutamiseks ja arutelu oma esmaste projekti meeskond ja huvirühmade jaoks. Need märkused põhinevad mitme aasta hallata erinevaid SharePoint projekte, nii et loodetavasti saate vältida mõningaid valusaid õppetunde et meie ja meie klientide läks läbi! See on ilmselt mitte kõike, mida vaja mõelda, kuid hea alustada mõne mõtteid, mis aitavad teil mööda teed.

"Ränne võib olla kulukas, eriti kui mõelda, teabe mahtu te kavatsete rändama, tegeliku maksumuse äri-ja tehnilised vahendid (sisemine ja väline) te kavatsete ajakava aidata rände jõupingutusi"

Küsimus oma sidusrühmi ja kõrgemate kasutajaid, kas nad tõesti on vaja liigutada kõikide nende dokumentide ja intraneti lehekülge, pilte, video jne põhjal teatud määral ebamäärased ning empiiriline, minu kogemus näitab ikka ja jälle, 80 - 90% sisust on harva kui üldse ligi kaugemale 12-18 kuud pärast seda loodud. Nii et sa võiks luua mägi tööd, väga vähe tulu väärtusele.

Soovitan seetõttu püüame leida tõendeid selle kinnitamiseks on (või ei ole) juurde tihti või muud avaldused toetavad või teisiti rände nõuet. Uuri, miks ta tegelikult "vaja läinud", peaaegu nagu koondades mini ärimudeli otsustusprotsessi. Sageli äriüksuste lihtsalt öelda, et see on vältida tee töös uurimise või rände kõigepealt, sest neil on muud (loomulikult nii) prioriteetidele. Reaalsus on see vana hea selge tähelepanu on sageli teretulnud ja hea võimalus Tugevneda sisu üles, arhiiv vanemate elementide sisaldus ei enam ei vajata.

Olen ka väga soovitame läbi vaatama sisu, mis on kogunud aastate jooksul. Sul võib olla üllatunud, kui palju ta tegelikult enam ei vajata, olulised või asjakohased ja / või tegelikult määratleda sisu, mis tuleb värskendatakse niikuinii.

Pea meeles ka seal on peen, kuid oluline erinevus see on "võimalik", et äri ja see on läinud ja need on kättesaadavad SharePointi. Näiteks võite hoida see eemal SharePoint vähem kättesaadav, kuid endiselt kättesaadav offline ajakirjandus-või muu ehk odavam vormide säilitamine.

Kui sa kindlaks, et teil on palju sisu rännata, tõesti kasutusele "plaan" kohta rände rühma (de) te mobiliseerida veenduge, et kõik on teadlikud oma rollist, nende ülesandeid ja kui neid peaks tegema neid ja miks. Nad lühikese tuleb täielikult pardal, mida tehakse.

Teil on vaja ka "tõestada protsess toimib eelnevalt tõendada tootlikkusega" oma rände võistkonda. See kehtib manuaal, automatiseeritud või segu mõlemast lähenemisviise. Be helded oma hinnangud migratsiooni tulemuste põhjal oma järeldused. See annab teie sidusrühmade usaldust oma projekti meeskondade võimet täita rände tähtajad.

"Mõju üldine SharePoint arhitektuuri tuleb planeeritava üldine disain"

Loodetavasti on teil kaetud osa või suurema osa sellest oma esialgse SharePoint arhitektuuri planeerimise ... Mõtle kasv koormus oma füüsilise serveri keskkond, läbilaskevõime planeerimise küsimused, mõju otsingutulemuste üldine navigatsiooni-ja kasulikkust sisu, kui nimetada vaid väheseid valdkondi, mis vajavad läbimõeldud ja hindamise kaalumisel rändavad olemasolevate sisult SharePoint.

Näiteks kui sa tahad liikuda ja või indekseerib väliselt salvestatud sisu oma SharePoint keskkonda, leiavad mõjuta suurendada lattu te asute koht oma keskkonda. Mitte sellepärast, suuruse kasvu ei ole ainult algandmed ladustamiseks sisu on lisatud teie SQL andmebaase, vaid ka uued hoidlad peavad käitlema kasvas indeks faili suurus.

Seejärel kaalub täiendava koormuse just turule oma varu & taastada protsesse! Sa võiksid tuua võimaliku surve oma võimet täita oma SLAs teenuste kättesaadavuse puhul seisakuid. Näiteks võite veel taastada oma äsja suurendatud sisaldus andmebaasid aja jooksul SLAs?

"Hinnake 3. osapoole tööriistad, mis aitavad teil andmete maht"

Paljud 3. osapoole tooted ei väga head tööd, mis aitab teil lahtiselt rännata / upload sisu oma SharePoint keskkonda. Kuid paljud ei suuda oma nõudeid täielikult, nii et vaadata neid hoolikalt ja planeerida oma tegevust (või selle puudumine) koos rände ja kulud oma plaanid ja eelarved. Oluline on teada oma piirangud, samuti nende tugevaid külgi. Võite leida nad rändavad palju, kuid mitte kõigile teie dokumendi liiki. Ka päris tihti te kaotate mõned olulised dokumendid omaduste või muude metaandmed seostatud dokumendi või lehti sa üritad rännata.

Lisaks võite kaotada andmete terviklus näiteks timestamp teavet. See on tavaliselt midagi, mis võib olla oluline alates asjaajamise seisukohalt, kuna ei tohi kanda üle uude keskkonda.

"Tagada saad äri teha plii migratsioon"

Kõigi vahenditega pakkuda eskiis (lähenemine), tööriistade ja meetoditega, mis tagavad sisu saab siirata. Lõppkokkuvõttes siiski ärikasutajatele peaks "oma" tegelik ränne ja olema täielikult kaasatud kõnealusesse projekti osa algusest. Neil on kõige paremad teada, millist sisu on või ei ole vajalik, kuidas see peaks välja nägema, juurde jne Samuti juhtub olema üks parimaid meetodeid, et harida oma lõppkasutajatelt kasutamise SharePoint võimete olete edastades neid üldiselt.

"Mõelge reguleeriv andmete säilitamise kohustuse"

Mitmed ettevõtlusvaldkonna eelkõige valitsuse ja avalikku sektorit, rahandus-, tervishoiu-ja heategevusorganisatsioonid on eelkõige reguleerivate eeskirjade nad peavad järgima andmete säilitamise, kättesaadavuse ja juurdepääsu (andmekaitsenõuetega tervikuna). Need tuleb arvestada oma plaanidest.

"Kapitalimahutusi ja või taaskasutamise vana riistvara"

Migreerumise vana sisevõrgust fail aktsiate või muude taotluste potentsiaalselt saate kapitalimahutusi teie riistvara (või vähemalt osa sellest). Kava selles vallas isegi kui see just teada, kuidas on te kavatsete recycle kit või lasta eemaldatud serveri toal. Kas kaaluma heategevusorganisatsioonide või koolides, mis võiksid kasu saada vanade seadmete asemel dumpingu see prügilasse.

"Pea meeles, mitte kõik andmed peaksid või saab salvestatud SharePointi"

On tõsi SharePoint võib indekseerida erinevate sisu allikatest. Aga valus reaalsus on see harva saavutab tulemusi algselt soovitud, osaliselt mitte sellepärast, et toote rikete per se, kuid kuna üldine hooldus SharePoint põhinevad otsingud võtta palju käimasolevaid pingutusi, mida tuleb sageli unustatud või jäetud projekteerimise või pideva hoolduse.

Sageli on see lihtne tee indeks oma vananemist ja punnis fail aktsiad, kuid kas te tõesti tahate otsingutulemused sisaldama teavet, mis pärinevad nii vana ja aegunud? Ilma hoolikas disain alguses, fine tuning ja regulaarset hooldust vaja tihti sa lõpuks koos halva kogemuse kasutaja vaatenurgast.

Nii et igati kaaluda indekseerimine oma allikaid, kuid tõesti ei mõista tagajärgi alates projekteerimise, planeerimise ja pidevat hooldust perspektiivi mitte kasutajate kogemused otsingutulemuste lehtedel. Viimase märkuse, kaaluma kõiki karbist välja võimalusi, et teil on kasutada otsingufunktsiooni ja ka sisse filtreerimine otsingutulemuste sisu (kohandatud või 3rd Party liinil).

"Soovitav on jätta sisaldus, kui see on"

Püüa mõista nii materiaalsete ja immateriaalsete kasu jättes sisu kohapeal, ja võib-olla teha sisu "read only" jaoks aega, samas peate oma võimalusi ja / või teostada oma ränne, nii et ei võimalda suurendada, või muutmata selle sisu hoitakse selles valdkonnas.

Järeldus

Seal on palju asju arutada osana oma arutelude otsustamisel lähenemisviis rändele ja eespool on vaid mõned teemad, peate võib-olla kaaluda.

See on sageli poliitiliselt "kergema vastupanu tee" veidi rännata kogu sisu, olenemata tehnilise ja mõnikord rahalist ratsionaalsed teed midagi muud. Kui te pole juba kaaluda arhiveerimine, kvoodi ja säilitamise poliitika juhtimiseks kahtlemata kasvav hulk andmeid oma keskkonnas.

Kas suhelda oma sidusrühmi ja saada oma buy-in to omanikust rände tükk. Sageli strateegia on tagada ettevõtte teostab käesoleva ränne muudab nad mõtlevad teisiti kui see on nende ressursid, mis on maha võetud nende normaalset rolle teha.

Lõpuks, minu kogemus rändavad ja värskendav vähese hulga esialgne sisult SharePoint pluss arhiveerimise ülejäänud on otstarbekam viis, enamikus olukordades. Sisselülitamine SharePoint indekseerimise võimalusi oma jagatud failid, kuid ainult väike ning mõõdetakse tingimustes on ka midagi, mida sa peaksid kaaluma.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktori WorkShares

Dokumendi rände SharePoint: Sinu valikud

Ülevaade

Nagu mainisin viimase postituse on mitmed sisseehitatud tööriistad ja muid võimalusi, mis aitavad teil rännata oma sisult ja selle ümbruses oma SharePointi keskkondades.

"SharePoint on loomulik asendamine oma vananemise jagatud fail ja muud andmed hoidlad"

Väga reaalne ja tähtis küsimus tekib selle üle, mida teha oma ajaloolisi andmeid talletatakse neis andmekogudes nt failide ja võrgu aktsiad, intranet ja muud punkrites. See kindlasti ei ole kokku asendaja failis / network aktsiatest.

See tähendab, et selle ja next article ma plaanin kirjutada kavatseb pakkuda teile peamised võimalused avatud teid, samuti mõningaid kasulikke vihjeid kogemustest oleme saavutanud aastate jooksul töö klientidega suurte ja väikeste andma sisevõrgus internet, extranet ja muud punkti põhinevaid lahendusi Microsoft SharePoint tehnoloogiatega.

Valikud

Sa põhimõtteliselt on järgmised valikud üles hoolikalt kaaluma, iga üks avaldada mõju, mida erinevad sõltuvalt teie vajadustest ja asjaolusid:

• Pane täielikult arvesse SharePoint
• Osaline migratsiooni alagrupis sisult SharePoint
• Jäta, kus see on ja jätkama nii andmekogudes
• Jäta, kus see on ja jätkama nii andmekogudes ja kasutada SharePointi kataloog vana sisu, seega pakkudes võime otsida seda.

Igal mündil on pro's ja con's, mida läheb vaja nii üles, et teha otsus, mis on õige. Lõpuks üks mitme eespool võib sobida teie vajadustele, aga kuna ühe eelmise blogi postitusi et teil eelarve ja plaani vastavalt nagu ma tagab ta võtab teie enam, et sa arvad!

Ma kirjutan veel mõned lähtekohad teil mõelda nende aruteludes oma sidusrühmade ja klientidega nii järgmise postiga.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktori WorkShares.

Pane või teisaldada sisu sees SharePoint

Kasutuselevõtt

Ränne on alati okkaline teema, mis kerkib on projekti alguses poolest kindlaksmääramisest projekti lõpu poole jooksul levikuga või vastuvõtmist etappides, või kui projekt on suletud ja kasutajatele on jäetud üksi. Aktiivsus rändavad või liikuvaid andmeid või vahel meeskonnasaitide, mysites, või võrgu kaudu ja süsteemide nagu märgib võivad olla märkimisväärsed.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con poolt

• Ainult üks nimekiri ajal
• Mitte väga jõuline
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Järeldus

Hea

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint