SharePoint ως επιχειρηματικές εφαρμογές πλαίσιο

Εισαγωγή

Περιγράψαμε προηγουμένως ότι θα πρέπει να βλέπουν SharePoint ως «εφαρμογές επιχειρηματικού πλαισίου, και όχι απλά ένα κομμάτι του λογισμικού που« χειρίζεται τα έγγραφά σας », ή όπως εγώ μόλις άκουσα ονομάζεται« είναι απλώς ένα intranet εφαρμογή »!

Πράγματι, παρέχει μία υποκείμενη ανάπτυξη εφαρμογών και «υποδοχής» περιβάλλον, στο οποίο να παρέχει μια αποθήκη για την αποθήκευση πληροφοριών σας οργανώσεις. Ως το αντίθετο εικόνα απεικονίζει, την προσεχή τελευταία έκδοση της πλατφόρμας (SharePoint 2010) είναι πολύ περισσότερο από ένα αποθετήριο έγγραφο? Είναι ένα ισχυρό πλαίσιο για την κατασκευή και φιλοξενία ισχυρών επιχειρηματικών εφαρμογών, αξιοποιώντας τις κοινότητες και την παροχή μιας πλούσιας αποθήκη για την ενημέρωσή σας οργανώσεις.

Παρέχει επομένως μια ευκαιρία για τις εφαρμογές που μπορούν να αγορασθούν, ρυθμιστεί ή θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο του SharePoint σε έναν τρόπο να λύσει πολλές από τις προκλήσεις της επιχείρησής σας, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας με τον τρόπο εργασίας του προσωπικού σας μαζί σε συνεργασία και ενδεχομένως να μειώσουν το κόστος που συνδέεται με τους προϋπολογισμούς σας IT.

«Εγγενή δύναμη του SharePoint είναι ότι μπορεί να προσφέρει μια (δεδομένα του χώρου αποθήκευσης στο περιεχόμενο υπό μορφή βάσεων δεδομένων που αποθηκεύονται στο εσωτερικό του Microsoft SQL Server) για πολλές από τις επιχειρηματικές εφαρμογές σας, (και οι δύο υφιστάμενες και νέες βρίσκονται στο στάδιο θεωρηθεί) τη μείωση της ανάγκης να επενδύσει σε ξεχωριστό hardware, άδειες και τη συνεχή υποστήριξη.

SharePoint εφαρμογές

Σε γενικές γραμμές μαζί με τις συνήθεις εφαρμογές του SharePoint είναι η χρήση του, όπως ένα intranet, extranet και web sites στο internet που αντιμετωπίζει, μπορεί επίσης να εξεταστούν για τα ακόλουθα, για να αναφέρουμε μόνο μερικά κάθετες και οριζόντιες επιχειρησιακές εφαρμογές:

• Έργων και προγραμμάτων εφαρμογές διαχείρισης
• Κυκλοφορίας που καμπάνια
• Κατάλογοι προϊόντων
• Φόρουμ συζητήσεων
• Ερευνητικών εφαρμογών
• Εκθέσεων χώροι εργασίας
• Έγγραφο εφαρμογή απεικόνισης (χρησιμοποιώντας σαρωτές)
• Της κατάρτισης και της αυτοβοήθειας πυλών
• * Λίστα based εφαρμογή (επαφές πελάτη και εφαρμογές για τη διαχείριση της γνώσης, για παράδειγμα)
• * Workflow εφαρμογές που βασίζονται
• * Έντυπα εφαρμογές που βασίζονται σε καταχώρηση των δεδομένων.

* Όλες οι αιτήσεις που είναι πιθανό να περιλαμβάνει τη δημιουργία ή την ενημέρωση των «πολλαπλών ή ενιαία λίστες» των δεδομένων μπορεί επίσης να έχουμε μια αναζήτηση ή φιλτράρισμα μηχανισμός που εφαρμόζεται. υφιστάμενες ή Lotus σημειώνει άλλα αποκαλούμενα πολύπλοκες εφαρμογές Πολλοί βασίζονται σε αυτά τα τρία είδη σε μία ή την άλλη μορφή και, συνεπώς, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη για τη μετανάστευση σε ολόκληρη σε SharePoint.

Οι αιτήσεις που προβλέπονται από τις ισχύουσες κατά παραγγελία «πελάτη-διακομιστή», με βάση τις αρχιτεκτονικές μπορούν επίσης να φιλοξενηθεί μέσα στο περιβάλλον σας SharePoint. Χορηγήθηκαν, κάποιο επίπεδο του συμβιβασμού είναι συχνά αναγκαία, αλλά είναι τουλάχιστον αξίζει να διερευνηθεί with stakeholders σας ως προς το αν θα υπάρξουν πλεονεκτήματα που μεταναστεύουν αυτές τις αιτήσεις και να καταστούν περισσότερο προσιτά και, αναμφισβήτητα, τη μείωση του κόστους σας συνολικά σε μακροπρόθεσμη βάση με τη χρήση κοινές υπηρεσίες »που παρέχονται από SharePoint.

Όποιος είναι γιατί, όταν ψάχνει για ειδικές ή προσαρμοσμένες εφαρμογές για να εκπληρώσει ένα συγκεκριμένο σύνολο των απαιτήσεων των επιχειρήσεων, αξίζει να ψάχνει για τις επενδύσεις σας υπάρχουν σε SharePoint για να δούμε αν αυτό μπορεί να επεκταθεί για να παρέχει τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε. Ή ακόμη και να χρησιμοποιήσετε ως πλατφόρμα SharePoint σας ενοποιημένη υποκειμένων για την εισαγωγή πολλές εφαρμογές μπορεί να εξετάζει την εφαρμογή ανεξάρτητα μεταξύ τους.

Πραγματικά παραδείγματα στον κόσμο

Παράδειγμα 1:

Ένα παράδειγμα αυτού μπορεί να δει με το συνδυασμό των υφιστάμενων λύσεων απεικόνισης έγγραφο στο πλαίσιό σας SharePoint. εκτύπωσης υπάρχον & εξοπλισμός σαρωτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή, αποθήκευση του περιεχομένου τους (κατά κανόνα tiff ή pdf αρχεία) στο περιβάλλον σας SharePoint. Αυτές με τη σειρά του μπορεί αυτόματα να τοποθετείται πινακίδα με μεταδεδομένα, με τιμαριθμική αναπροσαρμογή και χρηματοδοτείται μέσω αναζήτησης ή φιλτραρισμένο διεπαφή η διάθεσή τους σε ένα ευρύτερο κοινό, χρησιμοποιώντας τη ροή εργασίας, κλπ. Ένα τέτοιο παράδειγμα πραγματικό κόσμο της ενσωμάτωσης των τεχνολογιών θα είναι η σάρωση των αντιστοιχιών των πελατών, τα εισερχόμενα mail ή σε άλλα ad-hoc απαιτήσεις σάρωσης. Η επαναχρησιμοποίηση της επένδυσής σας, τόσο σάρωση και SharePoint είναι καλό παράδειγμα για το συνδυασμό συμπληρωματικών τεχνολογιών "

Παράδειγμα 2:

Ένα άλλο παράδειγμα θα ήταν αυτό της φορητότητας σημειώσεις σας εφαρμογών Lotus στο intranet σας SharePoint. Πολλοί εξ αυτών ζήτησαν «Σημειώσεις εφαρμογών, ώστε να« είναι στην πραγματικότητα απλώς καταλόγους των πληροφοριών που αποθηκεύονται στις σημειώσεις. Αυτοί μπορούν να μεταφερθούν και να καθίσει πολύ καλά στο συγκρίσιμο σύνολο των δυνατοτήτων του SharePoint. Τούτου λεχθέντος, δεν υποτιμώ τις προκλήσεις όταν πρόκειται για τη «μετανάστευση έγγραφο» από σημειώσεις, όπως είναι γνωστόν, πολύ εύκολο, ειδικά με τους συχνά περίπλοκους ροές εργασίας για να μεταναστεύσουν. Υπάρχουν προϊόντα τρίτων μερών για να βοηθήσουν εδώ, όπως AvePoint , Mainsoft και Quest .

Ιδανικά SharePoint σας αρχιτεκτονικής πρωτότυπο θα πρέπει να εξετάσει την ανάγκη παροχής πρόσθετων εφαρμογών και έχουν κατασκευαστεί κατά συνέπεια να χειρίζονται τέτοια αλλαγή. Αν δεν, τότε θα πρέπει να προβεί σε πλήρη αναθεώρηση και το σχέδιο του αρχιτεκτονικού αλλαγές που απαιτούνται για την υποδοχή τους - Μην υπό εκτίμηση ότι τα ζητήματα αυτά και η έρευνα σε βάθος αυτόν τον τομέα, καθώς θα μπορούσε να οδηγήσει σε πρόσθετη πρωταρχικούς αρχιτεκτονικές αλλαγές, το υλικό και ή όταν αγοράζει λογισμικό.

Συμπέρασμα

Έτσι, σε περίληψη, SharePoint είναι πολύ περισσότερο από ένα αποθετήριο έγγραφο? Είναι ένα ισχυρό πλαίσιο για την κατασκευή και φιλοξενία ισχυρές επιχειρηματικές εφαρμογές που θα βοηθήσουν το προσωπικό σας διαχειρίζονται τις πληροφορίες τους καλύτερα και πιο αποτελεσματικά, βοηθώντας την επιχείρησή σας να επιτύχει τους στόχους της στρατηγικής. Έτσι, αν το 2003, 2007 ή ακόμη και τα σύντομα να ξεκινήσει 2010 έκδοση του SharePoint, το σχέδιο της εγκατάστασης ή τις αλλαγές και σε προχωρημένο, έτσι ώστε να υποστηρίζει τις επιχειρησιακές ανάγκες σας στο μέλλον.

Regards,

Andrew Walmsley

Διευθυντής, WorkShares

Κρατήστε SharePoint σας και στρατηγική ΤΠ σε συγχρονισμό

SharePoint έχει ωριμάσει κατά τα τελευταία χρόνια για να γίνει πολύ καλός στο να είναι μια «όλα τα πράγματα για τους ανθρώπους» πλατφόρμα όλα, ή όπως θα προτιμούσα να αναφερθώ σε αυτό ως «πλαίσιο» μιας επιχείρησης εφαρμογές.

Η εισαγωγή στο SharePoint 2003 της «Windows SharePoint Services (WSS), με άδεια ως μέρος του Windows Server 2003 λειτουργικού συστήματος, ως« ελεύθερος »download, ήταν επίσης σαφής εγκεφαλικό πλοίαρχος αδειών από τη Microsoft.

WSS προσφέρει αναμφισβήτητα ένα καλό, εύρωστο και πλούσιο σύνολο απ 'όλα, να είναι απλή υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων που θα εξυπηρετήσει πολλές μικρές, μεσαίες και σε κάποιο βαθμό τις μεγάλες επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις από μόνη της. Πράγματι, αυτό είναι όπου πολλές επιχειρήσεις ξεκίνησαν στην ανάπτυξη των προηγούμενων εκδόσεων του λογισμικού, χωρίς πραγματικά να γνωρίζουν τι ήταν οι ίδιοι να εμπλακούν με.

"SharePoint 2010 θα συνεχίσει να παρέχει ένα συναρπαστικό« ένα μέγεθος για όλους »προσέγγιση, με το χαρακτηριστικό του ελκυστικού συνόλου που διαπερνά όλο τόσο intranet, extranet και Internet όρια"

Αυτό το «όλα τα πράγματα για τους ανθρώπους», θέμα όλων είναι να συνεχιστεί με την επόμενη έκδοση, το SharePoint 2010. Προορίζεται για μια απελευθέρωση της ώρας την άνοιξη, θα συνεχίσει να παρέχει υπηρεσίες και λειτουργίες που θα συνεδριάζει κατά τη γνώμη μου ένα large μέρος της γενικής λύσης application ένα είναι organization ανάγκες πολύ καλά, though other ειδικότερες απαιτήσεις σαφώς όχι so.

Όπως ο προκάτοχός του στο SharePoint 2007, η επόμενη έκδοση (που ονομάζεται SharePoint 2010) θα προσφέρει ένα συναρπαστικό «ένα μέγεθος για όλους» προσέγγιση, με το χαρακτηριστικό του ελκυστικού συνόλου που διαπερνά όλο τόσο intranet, extranet και τα όρια στο internet. Δεν ξεχνάμε με αυτή την έκδοση είναι μια πειστική, αν ανώριμα, Online «σύννεφο της Microsoft που βασίζονται στην« προσφορά υπηρεσιών, η οποία ενημερώνεται σχετικά με το πίσω μέρος της εκτόξευσης την αρχική τους το 2009.

Ωστόσο, το «όλα τα πράγματα για τους ανθρώπους», δήλωση όλων έχει από καιρό σε καιρό αχίλλειος πτέρνα »της, διότι δεν το κάνει μια λειτουργία, καθώς και οι πελάτες αναμένουν ή ενδεχομένως χρειάζονται? Όπως διαχείριση εγγράφων, διαχείριση αρχείων, wiki, το blogs, ροή εργασιών και υπηρεσίες διαχείρισης περιεχομένου ιστοσελίδων, κλπ. Βεβαίως, αυτά και τα βασικά χαρακτηριστικά του SharePoint άλλες έχουν μια σειρά προϊόντων ανταγωνιστή, ότι αν χρησιμοποιηθεί αυτοτελώς, είναι πολύ καλύτερα.

Αλλά είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι SharePoint δεν ήταν και δεν θα είναι σε θέση να κερδίσει σε αυτές τις ενέργειες από την πλευρά συγκρίσεις. Εξάλλου, δεν είναι σχεδιασμένο για να ανταγωνιστεί τις «κάθετες» εφαρμογών που βασίζονται σε επιχειρηματικά ή άλλα ειδίκευσης »γραμμή των επιχειρήσεων» εφαρμογών λογισμικού. Ένα σημείο συχνά χάνονται στις συζητήσεις και τη διαδικασία επιλογής που αναλαμβάνονται με την επιλογή μιας λύσης πληροφορικής για τις ανάγκες σας.

"SharePoint είναι, αν δεν είναι ήδη, μέρος αυτών των δομικών στοιχείων"

Για να αποφύγετε αυτά τα σενάρια και να διασφαλιστεί SharePoint θεωρείται στο σωστό πλαίσιο, είναι σημαντικό η στρατηγική σας για τη διαχείρισή του την εισαγωγή, την υιοθεσία και είναι αποδεκτό και κατανοητό όχι μόνο από εκείνες που είναι επιφορτισμένες με την εφαρμογή και υποστήριξη, αλλά από όλους τους ανώτερους άμεσα εμπλεκόμενων φορέων αρμόδιων για τη χορήγηση ΑΜ παροχή υπηρεσιών .

Επιπλέον, θα ήθελα να προτείνω τη διατήρηση αυτού και της συνολικής στρατηγικής ΤΠ στο sync. Γιατί; Επειδή τις περισσότερες φορές δεν οργάνωσή σας θα χρησιμοποιεί μια αυξανόμενη σύνθεση των εφαρμογών πληροφορικής, υλικού και λογισμικού, και τη συσσωρευμένη ένα φάσμα δεξιοτήτων και την εμπειρία που το προσωπικό σας core διατηρήσει και να διατηρήσει, ως μέρος του ρόλου τους.

Ως εκ τούτου σας λειτουργία ΤΠ έχει έννομο συμφέρον για τη διαχείριση των σχετικών δαπανών με αυτό το ετερογενές περιβάλλον. Επιπλέον, υπάρχει, ή μάλλον θα έπρεπε να είναι μια αυξανόμενη επιθυμία να απλουστευθεί, να ανταποκρίνονται περισσότερο και να εισαχθούν επιχειρησιακών και στρατηγικών «δομικά στοιχεία», το οποίο μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να επιτύχει τους στρατηγικούς στόχους. SharePoint είναι αν δεν είναι ήδη μέρος των εν λόγω δομικών στοιχείων. Ακόμη και αν είναι η χρήση τακτικής intranet τώρα », στοιχείο α, όπως λύση» για μια συγκεκριμένη λειτουργία όπως ένα, το εύρος των δυνατοτήτων του SharePoint εύλογα αιτήματα για να μπορεί να θεωρηθεί στο ευρύτερο πλαίσιο του μπλοκ σας οικοδόμηση στρατηγικών.

Στο άρθρο μου την επόμενη Θα σου γράψω περισσότερα σχετικά με το γιατί αυτό είναι η εισαγωγή των τεχνολογιών SharePoint στη στρατηγική σας είναι σημαντικό και το πώς μπορείτε να επεκτείνει περαιτέρω τις επενδύσεις που κάνατε στο SharePoint 2007 ή πρόκειται να κάνουν ίσως το SharePoint 2010 εντός του τρέχοντος έτους.

Regards,

Andrew Walmsley

Διευθύνων Σύμβουλος

Ενδιαφέρεστε για το SharePoint 2010;

Είχα το προνόμιο (και διατηρούν πολλά από τα σημάδια!) Το ότι έχουν συνεργαστεί με SharePoint, αφού θα είναι πρώτη εκτόξευση το 2001 και το έχουν δει διαδοχικές ενημερώσεις για την πλατφόρμα την πάροδο των ετών, καθώς και μάρτυρας της αυξανόμενης υιοθέτηση από τις επιχειρήσεις ως ένα από τα βασικά " δομικά στοιχεία »της τεχνολογίας που εφαρμόζονται για την επίτευξη τόσο στρατηγικούς και επιχειρησιακούς στόχους IT.

Δεδομένου ότι οι ακόλουθες θέσεις blog απεικονίζουν ( ταχυδρομικώς 1 και ταχυδρομικών επιταγών 1 ) αυτό έχει κατά την άποψή μου «εξέλιξη ως επί το πλείστον» στο πέρασμα του χρόνου όσον αφορά τη λειτουργικότητα των προϊόντων πλατφόρμας και αρχιτεκτονικής.

Έχει δει επίσης μαζικές συμφέρον και των επενδύσεων από έτος σε έτος που δεν τουλάχιστον με την τελευταία προγραμματισμένη κυκλοφορία του προϊόντος που ονομάζεται SharePoint 2010. Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτήν εδώ την προγραμματισμένη ενημερώσεις: SharePoint Sneak Peak

Αυτό που με εξέπληξε σε κάποιο βαθμό, είναι το επίπεδο του ενδιαφέροντος και της διαθεσιμότητας των μαθημάτων, εκδηλώσεις και άλλα παρόμοια υλικά με θέμα «πώς να εγκαταστήσει», «βασικές αποφάσεις του σχεδιασμού προκειμένου να εξετάσει», κλπ. Και αυτό είναι ακόμη, πριν το προϊόν έχει θέση σε beta στο ευρύ κοινό! Αυτό σίγουρα δεν ήταν διαθέσιμο για τις προηγούμενες εκδόσεις σε κάθε μεγάλο βάθος.

Αυτό είναι ένα καλό σημάδι μιας υγιούς κοινότητας υποστηρίζοντας και της Microsoft, τα οποία παρέχουν πολύ περισσότερα προς την κατεύθυνση της ενημέρωσης και της εκ των προτέρων οδηγίες σχετικά με το σκεπτικό τους οδικό χάρτη για το μέλλον αυτό και τις τεχνολογίες του άλλου.

Αφήνει την ελπίδα η προσπάθεια συνεχίζει για όταν το κάνει μέσα στο επόμενο έτος. Μια τέτοια δυναμική κοινότητα και βοήθεια από τη Microsoft, από όλους μας », έρχονται μέχρι την ταχύτητα» με τη νέα τεχνολογία και μας επιτρέπει να είμαστε καλύτερα προετοιμασμένοι για τις προκλήσεις που θα προσφέρει χωρίς αμφιβολία. Αυτό είναι προς το συμφέρον, δεδομένου ότι επιτρέπει, επίσης, τους συνεργάτες της Microsoft, όπως WorkShares, να παρέχει έγκαιρη συμβουλές και οδηγίες γύρω από τη στρατηγική λήψη αποφάσεων οι εταιρείες αναγκάζονται να κάνουν για τις μελλοντικές επενδύσεις, το 2010 και μετά.

Regards,

Ανδρέας

Διευθύνων Σύμβουλος

Michael Deller ενώνει WorkShares

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι ο Michael Deller έχει συνδεθεί WorkShares. Έχει ενταχθεί ως Διευθυντής Τεχνικής μας και θα συνεχίσουμε με την ιδιότητά του ως ένας έμπειρος σύμβουλος SharePoint και αρχιτέκτονας, μεταξύ άλλων τους ρόλους του για WorkShares.

Με πάνω από 6 χρόνια εμπειρίας από τη συνεργασία με τις τεχνολογίες του SharePoint με μερικοί από τους κορυφαίους συνεργάτες της Microsoft για τη Βρετανία σε αυτό το χώρο, ο Michael φέρνει μαζί του έναν πλούτο εμπειριών και γνώσεων ασυναγώνιστη στον τομέα αυτό.

Ο Michael έχει συνεργαστεί με μερικά από τα πιο υψηλού προφίλ έργα του SharePoint και έχει πολλαπλή εμπειρία στον κλάδο, συμπεριλαμβανομένων του δημόσιου τομέα, όχι για το κέρδος, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας και την εκπαίδευση.

το ιστορικό Michael πριν από την SharePoint και την ενημέρωση των εργαζομένων αρένα εξής πολλά έτη στο πλαίσιο του πελάτη Microsoft / τομέα των έργων υποδομής server με ένα ισχυρό υπόβαθρο σε υποδομές, των μηνυμάτων και την αντιμετώπιση προβλημάτων.

για το διορισμό Michael θα ενισχύσει την ομάδα μας για τη διαχείριση των ανώτερων αξιωματούχων και συνολική ικανότητα παράδοσης. παρουσία του πρόσφατα με την έναρξη της τελευταίας ενημέρωσης της Microsoft για την πλατφόρμα (SharePoint 2010) κατά τη διάσκεψη στο Λας Βέγκας , θα φέρει τόσο αναγκαία «heads up», σχετικά με τις επιπτώσεις, τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες για τους υπάρχοντες ή νέους χρήστες της τεχνολογίας SharePoint.

Έχοντας συνεργαστεί με τον Michael για αρκετά χρόνια σε πολλά έργα του SharePoint, χαίρομαι ιδιαίτερα για την εξασφάλιση των υπηρεσιών του και ανυπομονώ να τις εισφορές του για την πολύτιμη WorkShares με τους πελάτες μας, τις υφιστάμενες και τις μελλοντικές.

Regards,

Ανδρέας

Διευθύνων Σύμβουλος, WorkShares.

Έγγραφο της μετανάστευσης στο SharePoint: Προβληματισμοί

Φόντο

Ανέφερα στην τελευταία θέση μου με τίτλο « Έγγραφο Μετανάστευσης στο SharePoint - Οι επιλογές σας », ότι υπάρχουν ουσιαστικά τέσσερις κύριες επιλογές διαθέσιμες σε σας, όταν αποφασίζει να μεταναστεύσουν περιεχόμενο από μετοχές αρχείο σας και άλλα αποθετήρια. Για να συνοψίσω:

• Μεταναστεύσουν σε εντελώς SharePoint
• * Μερική μετανάστευση ένα υποσύνολο του περιεχομένου σε SharePoint
• ** Αφήστε που είναι και να συνεχίσει να διατηρεί τις δύο αποθήκες ανεξάρτητα
• *** Αφήστε που είναι και να συνεχίσει να διατηρεί τις δύο αποθήκες, αλλά η χρήση του SharePoint στο δείκτη περιεχόμενό σας παλιά, ως εκ τούτου, παρέχοντας δυνατότητα να την αναζήτηση.

Μία ή περισσότερες από αυτές τις επιλογές μπορεί να είναι η διαδρομή που καταλήγουν επιλέγοντας ανάλογα με τις ανάγκες σας και τις ανάγκες.

* Το παλαιότερο περιεχόμενο μπορεί κάλλιστα να αρχειοθετηθεί ή απλά διαγράφεται.

** Σκεφτείτε το βάρος και τον κίνδυνο εδώ διατήρηση της γήρανσης του εξοπλισμού

*** Το γεγονός αυτό έχει περιορισμένες δυνατότητες, σε διεξοδική εξέταση και δοκιμή ιδίως τα αποτελέσματα της αναζήτησης, ως εκ τούτου, η χρήση με προσοχή.

Επόμενα βήματα και τις εκτιμήσεις

Για να σας βοηθήσουμε μέσα από αυτή τη διαδικασία απόφασης που θα καθορίζει η οποία είναι η καλύτερη οδός για την κατάστασή σας, έχω γράψει κάτω από ορισμένες κατευθύνσεις για να εξετάσει και τη συζήτηση στην ομάδα σας στα έργα του πυρήνα ενδιαφερομένων και τα συναφή. Αυτές οι παρατηρήσεις που βασίζονται σε αρκετά χρόνια από τη διαχείριση μιας ποικιλίας του SharePoint έργων, έτσι ελπίζουμε ότι θα αποφύγετε μερικά από τα οδυνηρά διδάγματα που εμείς και οι πελάτες μας πέρασε! Είναι πιθανόν να μην είναι όλα όσα χρειάζεστε για να σκεφτείτε, αλλά μια καλή αρχή με μερικές σκέψεις για να σας βοηθήσει κατά μήκος το δρόμο σας.

"Η μετανάστευση μπορεί να είναι δαπανηρή, ιδίως αν αναλογιστεί κανείς τον όγκο των πληροφοριών που προτίθενται να μεταναστεύσουν, το πραγματικό κόστος των επιχειρηματικών και τεχνικών πόρων (εσωτερικών και εξωτερικών) που σκοπεύετε να προγραμματίσει για να βοηθήσει με την προσπάθεια της μετανάστευσης"

Ερώτηση ενδιαφερομένων σας και ανώτερα των χρηστών ως προς το εάν ή όχι, τι πρέπει πραγματικά να προχωρήσουμε σε όλα αυτά τα έγγραφα και οι σελίδες intranet, εικόνες, βίντεο, κ.λπ. Βασισμένο σε κάποιο βαθμό από ανέκδοτες και εμπειρικά, η εμπειρία μου δείχνει ξανά και ξανά, το 80 - 90% του περιεχομένου είναι σπάνια ή και καθόλου πρόσβαση πέραν των 12-18 μήνες μετά τη σύστασή της. Έτσι, θα μπορούσατε να δημιουργήσει ένα βουνό της εργασίας, για πολύ μικρά οφέλη σε αξία.

Γι 'αυτό προτείνουμε να δοκιμάσετε να βρει αποδεικτικά στοιχεία για να το επιβεβαιώσει είναι (ή δεν είναι), πρόσβαση συχνά ή άλλες δηλώσεις στήριξης ή αλλιώς η απαίτηση της μετανάστευσης. Μάθετε γιατί πράγματι «θα πρέπει να μεταναστεύσει», σχεδόν σαν να βάζουμε μαζί μια επιχείρηση μίνι υπόθεση διαδικασία λήψης αποφάσεων. Συχνά επιχειρηματικές μονάδες, θα πω απλώς ότι είναι, για να αποφύγει να κάνει το έργο της έρευνας ή της μετανάστευσης στην πρώτη θέση, επειδή έχουν άλλα (φυσικά έτσι) προτεραιότητες. Η πραγματικότητα είναι ένα καλό παλιό σαφής έξω είναι συχνά μια ευπρόσδεκτη και καλή ευκαιρία για να φρεσκάρετε το περιεχόμενο επάνω, αρχείο μεγάλα στοιχεία του περιεχομένου που δεν χρειάζονται πια.

Επίσης, συνιστούμε να προβεί σε επανεξέταση του περιεχομένου που έχει συσσωρεύσει όλα αυτά τα χρόνια. Μπορείτε να εκπλαγείτε να ανακαλύψετε πόσο αυτό πραγματικά δεν είναι πλέον απαραίτητη, χρήσιμη ή κατάλληλη και, ή πράγματι τον εντοπισμό του περιεχομένου που πρέπει να ανανεώνονται οπωσδήποτε.

Θυμηθείτε, επίσης, υπάρχει μια λεπτή, αλλά σημαντική διαφορά μεταξύ του να είναι «διαθέσιμη» για την επιχείρηση και να είναι μετανάστευσαν και διαθέσιμες στο SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να τον κρατήσει μακριά από το SharePoint, σε λιγότερο διαθέσιμο, αλλά εξακολουθεί να προσβάσιμων μέσων επικοινωνίας χωρίς σύνδεση ή άλλες ίσως φθηνότερες μορφές αποθήκευσης.

Αν το κάνετε να ορίσει ότι θα έχετε μια μεγάλη ποσότητα περιεχομένου για να μεταναστεύσουν, πράγματι θέσει σε εφαρμογή ένα «σχέδιο» για την ομάδα της μετανάστευσης (ες) που κινητοποιούν, βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν επίγνωση των ρόλων τους, τα καθήκοντά τους και όταν είναι υποτίθεται ότι πρέπει να τους κάνουμε και γιατί. Που εν ολίγοις πρέπει να είναι πλήρως επί του σκάφους με το τι γίνεται.

Μπορείτε επίσης να «αποδείξει η διαδικασία λειτουργεί εκ των προτέρων για την απόδειξη του throughput» για τις ομάδες της μετανάστευσης σας. Αυτό ισχύει και για το χειροκίνητο, αυτόματο ή συνδυασμός και των δύο προσεγγίσεων. Να είναι γενναιόδωρη όσον αφορά τις εκτιμήσεις σας για τη μετανάστευση με βάση τα αποτελέσματα των ευρημάτων σας. Έτσι θα δοθεί στους εμπλεκόμενους φορείς σας εμπιστοσύνη στην ικανότητά σας ομάδες έργου για την τήρηση των προθεσμιών της μετανάστευσης.

"Ο αντίκτυπος στη συνολική αρχιτεκτονική του SharePoint, πρέπει να προγραμματιστεί στο συνολικό σχεδιασμό"

Ενδεχομένως θα έχουν καλύψει μέρος ή το μεγαλύτερο μέρος αυτής στον προγραμματισμό σας αρχιτεκτονική SharePoint original ... Σκέψου την αύξηση του φορτίου για το περιβάλλον σας server φυσικά, τα θέματα προγραμματισμού της προσφοράς, στα αποτελέσματα αναζήτησης, οι συνολικές navigation και η χρησιμότητα του περιεχομένου σας, για να αναφέρουμε μόνο λίγες περιοχές που χρειάζονται σκέψη και την αξιολόγηση, κατά την εξέταση μεταναστεύουν υπάρχοντος περιεχομένου στο SharePoint.

Για παράδειγμα, εάν πρόκειται να κυκλοφορούν και στο ευρετήριο των εξωτερικά αποθηκευμένου περιεχομένου στο περιβάλλον σας του SharePoint, θα εξετάσει την επίπτωση για την αύξηση των αποθεμάτων που πρόκειται να πραγματοποιηθεί από το περιβάλλον σας. Αν μη τι άλλο επειδή η αύξηση του μεγέθους δεν είναι μόνο για τις πρώτες αποθήκευση των δεδομένων του περιεχομένου που προστίθενται στις βάσεις δεδομένων SQL σας, αλλά και το νέο αποθήκευσης που απαιτείται για να χειριστεί τα αυξημένα μεγέθη των αρχείων δείκτη.

Τότε θα εξετάσουμε το πρόσθετο φορτίο που μόλις διατεθούν στην πλάτη σας και την αποκατάσταση των διαδικασιών! Μπορεί να ασκήσει πίεση που είναι δυνατόν από την ικανότητά σας να ανταποκρίνεται SLAs σας για την διαθεσιμότητα των υπηρεσιών σε περίπτωση διακοπής. Για παράδειγμα, μπορείτε να επαναφέρετε ακόμα βάσεις δεδομένων σας, πρόσφατα αυξημένη περιεκτικότητα του χρόνου επιτρέπεται εντός του SLAs;

"Αξιολόγηση κόμμα εργαλεία τρίτων για να σας βοηθήσει με τον όγκο των δεδομένων"

Πολλά από τα προϊόντα τρίτων μερών κάνει σπουδαία δουλειά στη βοήθεια σας χύδην μεταναστεύσουν / ανεβάστε το περιεχόμενο στο περιβάλλον σας SharePoint. Ωστόσο, πολλοί δεν θα ανταποκριθεί στις απαιτήσεις σας πλήρως, ώστε να εξετάσουν προσεκτικά και να σχεδιάσουν τις επιδόσεις τους (ή την έλλειψη), με τη μετανάστευση και το κόστος στους προϋπολογισμούς σας σχέδια και. Είναι σημαντικό να γνωρίζουν τα όριά τους, καθώς και δικές τους δυνάμεις. Μπορείτε να βρείτε αυτά μεταναστεύουν πολλοί, αλλά δεν είναι όλα τα είδη του εγγράφου σας. Επίσης, αρκετά συχνά θα χάσετε κάποιες σημαντικές ιδιότητες εγγράφου ή άλλου meta δεδομένα που σχετίζονται με το έγγραφο ή τα άρθρα που προσπαθούν να μεταναστεύσουν.

Επιπλέον μπορείτε να χάσετε την ακεραιότητα των δεδομένων όπως για παράδειγμα οι πληροφορίες που timestamp. Αυτό συνήθως είναι κάτι που μπορεί να είναι σημαντικό από την άποψη της διαχείρισης εγγραφών, καθώς δεν θα μπορούν να μεταφέρονται σε όλη στο νέο περιβάλλον.

"Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει τις επιχειρήσεις να αναλάβουν ηγετικό ρόλο στη μετανάστευση"

Με όλα τα μέσα παρέχουν το πρώτο βήμα (προσέγγιση), εργαλείων και μεθόδων, οι οποίες διασφαλίζουν το περιεχόμενο μπορεί να μεταναστεύσει. Σε τελική ανάλυση όμως η επιχειρηματικούς χρήστες θα πρέπει να «ιδίων», η πραγματική μετανάστευση και να συμμετάσχει πλήρως σε αυτό το τμήμα του έργου από την αρχή. Είναι σε καλύτερη θέση να γνωρίζουμε ποιο περιεχόμενο είναι ή δεν είναι υποχρεωμένη, πώς θα πρέπει να εξετάσει, να έχει πρόσβαση, κ.λπ. Συμβαίνει επίσης να είναι μια από τις καλύτερες μεθόδους για να εκπαιδεύσουν τους τελικούς χρήστες σας η χρήση του SharePoint δυνατότητες που σας παρέχουν την τους συνολικά.

"Σκεφτείτε τις κανονιστικές υποχρεώσεις να διατηρούν τα δεδομένα"

Διάφορους τομείς των επιχειρήσεων και ιδίως την κυβέρνηση / δημόσιου τομέα, τη χρηματοδότηση, την υγεία και φιλανθρωπικές οργανώσεις έχουν ιδιαίτερη ρυθμιστικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθήσουν για τη διατήρηση των δεδομένων, τη διαθεσιμότητα και την πρόσβαση (τα θέματα προστασίας δεδομένων στο σύνολό του). Αυτές θα πρέπει να συνυπολογίζεται στα σχέδια σας.

"Απέσυραν και / ή επαναχρησιμοποίηση του υλικού σας παλιά"

Η μετάβαση από το παλιό intranets, το αρχείο μετοχές ή άλλες εφαρμογές ενδεχομένως σας επιτρέπει να απέσυραν το υλικό σας (ή τουλάχιστον ορισμένα από αυτά). Σχέδιο για την προσπάθεια αυτή, ακόμη και αν αυτό ακριβώς μάθετε πώς θα έχετε την ευκαιρία να ανακυκλώνουν το κιτ ή την έχουν αφαιρούνται από τα δωμάτια του διακομιστή. Να εξετάσει φιλανθρωπικές οργανώσεις ή τα σχολεία που θα μπορούσαν να επωφεληθούν από το παλιό εξοπλισμό αντί ντάμπινγκ στους χώρους υγειονομικής ταφής.

«Θυμηθείτε, δεν είναι όλα τα δεδομένα θα πρέπει ή μπορεί να αποθηκεύεται στο SharePoint"

Είναι αλήθεια SharePoint μπορεί δείκτη μια ποικιλία πηγών περιεχομένου. Αλλά η οδυνηρή πραγματικότητα είναι αυτή επιτυγχάνει σπάνια τα αποτελέσματα αρχικά επιθυμητή, εν μέρει λόγω όχι εξαιτίας των αποτυχιών των προϊόντων per se, αλλά επειδή η γενική συντήρηση του SharePoint με βάση τις αναζητήσεις λάβει πολλές εν εξελίξει προσπάθειες που συχνά ξεχνάμε ή παραλείπεται στο σχεδιασμό ή στην συνεχή συντήρηση.

Αρκετά συχνά είναι η εύκολη διαδρομή για να δείκτης γήρανσης σας και διόγκωσης αρχείο μετοχές, αλλά θα θέλατε πραγματικά αποτελέσματα της αναζήτησης σας και να περιέχει στοιχεία από πηγές που είναι τόσο παλιό και ξεπερασμένο; Χωρίς ο προσεκτικός σχεδιασμός στην αρχή, μικρορύθμιση και την τακτική συντήρηση που απαιτείται συχνά να καταλήξουμε σε μια κακή εμπειρία από την προοπτική των χρηστών.

Έτσι, με όλα τα μέσα θεωρούν ευρετηρίαση τις πηγές σας, αλλά πραγματικά καταλαβαίνω τις επιπτώσεις από το σχεδιασμό, τον προγραμματισμό και τη συνεχή συντήρηση όχι την πλευρά του τουλάχιστον την εμπειρία των χρηστών με τα αποτελέσματα αναζήτησης σελίδες. Όσον αφορά το τελευταίο σημείωμα, εξετάζει όλους τους έξω από το κουτί επιλογών που έχετε με την έρευνα, καθώς και την εισαγωγή φίλτρων για το περιεχόμενό σας αποτελεσμάτων αναζήτησης (custom ή 3η διαδρομή κόμμα).

"Σκεφτείτε αφήνοντας το περιεχόμενο όπου"

Προσπαθήστε να κατανοήσετε τόσο τα υλικά και άυλα οφέλη από την έξοδο από την περιεκτικότητα επί τόπου, και ίσως να καταστεί η περιεκτικότητα σε «μόνο για ανάγνωση» για ένα χρονικό διάστημα, ενώ θα εξετάσει τις επιλογές σας και να εκτελέσει migration σας, έτσι ώστε να μην επιτρέψει την αύξηση, ή την αλλαγή του περιεχομένου που είναι αποθηκευμένο σε αυτόν τον τομέα.

Συμπέρασμα

Υπάρχουν πολλά πράγματα που εξετάζουν στο πλαίσιο των συζητήσεων σας για την απόφαση της προσέγγισης της μετανάστευσης και τα παραπάνω είναι μερικά μόνο από τα θέματα που ίσως χρειαστεί να εξετάσουμε.

Είναι συχνά πολιτικά το «δρόμο της μικρότερης αντίστασης», για να μεταναστεύσουν ακριβώς όλο το περιεχόμενο, ανεξάρτητα από τις τεχνικές και μερικές φορές η οικονομική λογική για να κάνουν κάτι διαφορετικό. Αν δεν το έχετε ήδη, να εξετάσει το ενδεχόμενο αρχειοθέτηση, των ποσοστώσεων και τις πολιτικές διατήρησης για τη διαχείριση του χωρίς αμφιβολία αύξησης του όγκου των δεδομένων σε περιβάλλοντα σας.

Ασχολούνται με τα ενδιαφερόμενα μέρη σας και να πάρετε τους buy-in στην ιδιοκτησία της το κομμάτι της μετανάστευσης. Συχνά, μια στρατηγική που να μεριμνά για την επιχείρηση πραγματοποιεί η μετάβαση αυτή θα τους κάνει να σκέφτονται διαφορετικά όταν τους πόρους τους, οι οποίες λαμβάνονται από τους ρόλους τους φυσιολογικό να το κάνει.

Τέλος, από την εμπειρία μου που μεταναστεύουν και δροσιστικά ένα μικρό υποσύνολο του αρχικού περιεχομένου σε SharePoint, καθώς και την αρχειοθέτηση το υπόλοιπο αποτελεί την κατάλληλη προσέγγιση για τις περισσότερες περιπτώσεις. Ενεργοποίηση του SharePoint δυνατότητες ευρετηρίασης για τις μετοχές σας αρχείο, αλλά μόνο σε μικρές και μετράται συνθήκες είναι επίσης κάτι που πρέπει να εξετάσετε.

Regards,

Andrew Walmsley

Διευθυντής, WorkShares

Έγγραφο της μετανάστευσης στο SharePoint: Οι επιλογές σας

Επισκόπηση

Όπως ανέφερα στο μου τελευταία θέση , υπάρχουν μια σειρά ενσωματωμένο εργαλεία και άλλες επιλογές για να σας βοηθήσει να μεταναστεύσουν το περιεχόμενό σας σε και γύρω περιβάλλον SharePoint σας.

"SharePoint είναι η φυσική αντικατάσταση σας γήρανσης κοινόχρηστα αρχεία και άλλα δεδομένα αποθετήρια"

Τις υπαρκτές και σημαντικές τίθεται το ερώτημα πάνω στο τι να κάνει με τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε ιστορικές αυτές αποθήκες, όπως αρχείων και των μετοχών του δικτύου, intranet και άλλα σιλό. Σίγουρα δεν θα είναι μια πλήρης αντικατάσταση για το αρχείο σας / μετοχές του δικτύου.

Τούτου λεχθέντος, αυτό και το επόμενο άρθρο που σκοπεύω να γράψω προτίθεται να σας παρέχει τις βασικές επιλογές για σας, καθώς και κάποια χρήσιμα σημεία από τις εμπειρίες που έχουμε αποκτήσει όλα αυτά τα χρόνια με την συνεργασία με τους πελάτες μεγάλους και μικρούς να παραδώσει intranet, internet, extranets και άλλες λύσεις σημείο που βασίζονται σε τεχνολογίες της Microsoft SharePoint.

Επιλογές

Έχετε βασικά οι ακόλουθες επιλογές για να εξετάσει προσεκτικά, κάθε μία από αυτές θα έχουν συνέπειες οι οποίες θα είναι διαφορετικές ανάλογα με τις περιστάσεις σας ανάγκες και:

• Μεταναστεύσουν σε εντελώς SharePoint
• Μερική μετανάστευση ένα υποσύνολο του περιεχομένου σε SharePoint
• Αφήστε που είναι και να συνεχίσει να διατηρεί τις δύο αποθήκες
• Αφήστε που είναι και να συνεχίσει να διατηρεί τόσο αποθετηρίων και χρήση του SharePoint στο ευρετήριο το περιεχόμενό σας παλιά, ως εκ τούτου, παρέχοντας δυνατότητα να την αναζήτηση.

Κάθε ένα έχει τα υπέρ και τα κατά της, η οποία θα πρέπει να τον τρόπο δημιουργήθηκε για να πάρουν μια απόφαση που είναι σωστή για σας. Στο τέλος ένας από τους περισσότερους από τους παραπάνω μπορεί να είναι κατάλληλη για τις ανάγκες σας, όπως όμως προηγούμενες θέσεις blog σας εξασφαλίσει προϋπολογισμό και τον προγραμματισμό κατά συνέπεια, όπως εγώ, θα εγγυηθεί ότι θα λάβει πλέον σας ότι νομίζετε!

Θα γράψω μερικά περισσοτέρων δεικτών για σας να εξετάσει σε αυτές τις συζητήσεις με τους πελάτες σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη όσο στην επόμενη θέση.

Regards,

Andrew Walmsley

Διευθυντής, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Εισαγωγή

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Πρώτον, να καθορίζονται οι προσδοκίες σας από την αρχή ... κάθε μετανάστευση σε ή γύρω από SharePoint δεν είναι εύκολο να επιτευχθεί, ιδίως τη χρήση έξω από το κουτί μεθόδους και απαιτεί αρκετά βήματα εγχειρίδιο. Αυτό οφείλεται κυρίως πώς αποθηκεύουμε τυπικά το site μας περιεχόμενο ομάδα (σε παρτίδες των λεγομένων site συλλογές - top sites επίπεδο κατά κανόνα), οι οποίες με τη σειρά που αποθηκεύονται μέσα SQL βάσεις δεδομένων. Αλλά και ως αποτέλεσμα της έλλειψης υποστήριξης στον γενικό the διεπαφή χρήστη εντός του SharePoint για να παράσχει την αναγκαία control και μηχανισμούς για να καταστεί δυνατή η αντιγραφή or μετακίνηση of περιεχομένου. Αυτός είναι πιθανώς γιατί υπάρχουν πολλά τρίτη όμαδα εργαλεία έξω εκεί για να σας βοηθήσει.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Ομάδα site - Ένα κορυφαίο site επιπέδου, που δημιουργείται από την αρχή να αποθηκεύουν και να μοιράζονται περιεχόμενα ή. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con του

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Συμπέρασμα

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Φόντο

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Συμπέρασμα

Το Καλό

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint