SharePoint als Business-Anwendungen Rahmen

Einführung

Wir beschrieben bereits , dass Sie "angesehen werden SharePoint als" Business-Anwendungen "Rahmen und nicht nur ein Stück Software, dass" Griffe Ihre Dokumente "oder wie ich einmal gehört, nennt man ihn" es ist nur eine Intranet-Anwendung!

Tatsächlich bietet es eine zugrunde liegende Applikationsentwicklung und "Hosting" Umfeld, in dem Repository ein zu stellen, Informationen zu speichern Sie Ihre Organisationen. Wie die nebenstehende Bild zeigt, den bevorstehenden neueste Version der Plattform (SharePoint 2010) ist viel mehr als ein Dokument Repository, es ist ein mächtiges Framework für die Erstellung und das Hosting leistungsstarken Business-Anwendungen, Aufbau von Communities und bietet eine reiche Quelle für Ihre Informationen Organisationen.

Es bietet daher eine Chance für Anwendungen konfiguriert werden gekauft, oder entwickelt innerhalb von SharePoint in einer Weise zu lösen viele Herausforderungen Ihres Geschäfts, verbessern die Effizienz mit der Art, Ihre Mitarbeiter arbeiten gemeinsam und möglicherweise die Kosten zu senken Bilanzen im Zusammenhang mit Ihrer IT.

SharePoint's "innere Stärke ist, dass sie Inhalte bieten eine Daten-Repository (in Form Datenbanken Server gespeichert Inside Microsoft SQL) für viele Ihrer Business-Applikationen (sowohl bestehende als auch neue erwogen) die Verringerung des Bedarfs an Hardware investieren in separaten, Lizenzierung und laufenden Support.

SharePoint-Anwendungen

Generell neben den üblichen Anwendungen für SharePoint verwendet wird, wie ein Intranet, Extranet und Internet Web-Sites konfrontiert, es kann auch im Anschluss an die in Betracht gezogen werden, um nur einige zu nennen vertikalen und horizontalen Business-Anwendungen:

• Projekt-und Programm-Management-Anwendungen
• Marketing-Kampagne Anwendungen
• Produktkataloge
• Diskussionsforen
• Anwendungen in der Forschung
• Reporting Arbeitsbereiche
• Document Imaging-Anwendung (mit Scanner)
• Training und Selbsthilfe-Portale
• * Liste basierte Anwendung (Client Kontakte und Knowledge Management-Anwendungen zum Beispiel)
• * Workflow basierte Anwendungen
• * Forms basierten Datenerfassung Anwendungen.

* Jede Anwendung dieses Mechanismus ist wahrscheinlich zu beteiligen Erstellen oder Aktualisieren "Multiple-oder Single-Listen 'von Daten kann auch brauchen, um zu suchen oder Filtern angewendet. Viele der bestehenden Lotus Notes oder andere so genannte komplexe Anwendungen basierend auf SharePoint sind diese drei Arten in einen oder anderen Form und damit in ganz sein sollte als für die Migration.

Anwendungen, die derzeit "zur Verfügung gestellt von bestehenden maßgeschneiderte" Client-Server-basierte Architekturen können ebenfalls gehostet werden innerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung. Zugegeben, das Niveau der Kompromiss einigen oft gebraucht, aber es ist zumindest eine Untersuchung wert mit Ihren Stakeholdern, ob es würde Anwendungen werden Vorteile bei der Migration diese und macht sie leichter zugänglich und wohl Reduzierung Ihrer Gesamtkosten auf lange Sicht durch den Einsatz von "Shared Services" zur Verfügung gestellt von SharePoint.

Deshalb ist bei der Suche nach besonderen oder benutzerdefinierten Anwendungen zur Erfüllung der Anforderungen einer bestimmten Gruppe von Unternehmen, lohnt sich ein Blick auf Ihre bestehende Investition in SharePoint zu sehen, ob dieser Bedarf kann verlängert werden Sie die Funktionalität. Oder in der Tat in Betracht ziehen SharePoint als einheitliche Plattform für die Einführung zugrundeliegenden mehrere Anwendungen können Sie erwägen, die Durchführung unabhängig von einander.

Praktische Beispiele

Beispiel 1:

Ein Beispiel hierfür kann SharePoint Rahmen gesehen werden mit der Kombination von bestehenden Dokumenten-Imaging-Lösungen in Ihrem. Ihre bestehenden Print & Scanner Geräte können verwendet werden, um zu erfassen, speichern ihre Inhalte (in der Regel TIFF-oder PDF-Dateien) in Ihre SharePoint-Umgebung. Diese wiederum kann automatisch getaggt mit Metadaten, indiziert und über eine Suchfunktion bereitgestellt oder gefiltert Schnittstelle verfügbar gemacht werden für ein breiteres Publikum mit Workflow, etc. Solch ein Beispiel aus der Praxis der Integration der Technologien würden Mail werden Kunden das Scannen von Korrespondenzen, ankommende oder anderen Ad-hoc-Scannen Anforderungen. Diese Wiederverwendung von Ihrer Investition in beiden Scan-und SharePoint ist ein gutes Beispiel der Kombination von sich ergänzenden Technologien "

Beispiel 2:

Ein weiteres Beispiel wäre, dass die Portierung Ihrer Lotus Notes-Anwendungen in SharePoint-Intranet. Viele so genannte "Notes-Anwendungen" sind eigentlich nur Listen von Informationen in Notes gespeichert. Diese können und werden migriert sitzen sehr gut in der vergleichbaren Funktion in SharePoint gesetzt. Das heißt, nicht unterschätzen, die Herausforderungen, wenn es kommt zu Notes "Dokument Migration" aus, wie es ist notorisch schwierig vor allem mit den oft komplexen Workflows migrieren. Es gibt 3rd-Party-Produkte zur Verfügung, um hier zu helfen, wie AvePoint , Mainsoft und Quest .

Idealerweise Ihrer ursprünglichen SharePoint-Architektur sollte sich ändern müssen berücksichtigt die Notwendigkeit, zusätzlich zu den Anwendungen und bieten so gebaut worden, um entsprechend zu behandeln. Falls es nicht klappt, dann brauchen Sie zur Durchführung einer vollständigen Überprüfung und Planung der baulichen Veränderungen erforderlich, um sie unterzubringen - nicht unter schätzen die Probleme hier und Forschung diesem Bereich gründlich, wie es sein könnte und führen zu zusätzlichen übergreifenden baulichen Veränderungen, Hardware oder Software-Käufe.

Abschluss

So Zusammenfassend ist SharePoint viel mehr als ein Dokumenten-Repository, es ist ein mächtiges Framework für die Erstellung und das Hosting leistungsstarken Business-Anwendungen, die Ihren Mitarbeitern dabei helfen, die ihre Informationen besser und effizienter, wodurch Ihr Unternehmen der Erreichung seiner strategischen Ziele. Also, ob ihre 2003, 2007 oder sogar die Zukunft des bald gestartet werden 2010-Version von SharePoint, planen den Einsatz oder die Änderung auch in den fortgeschrittenen, so dass es unterstützt Ihren geschäftlichen Anforderungen in.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Halten Sie Ihre SharePoint-und IT-Strategie in sync

SharePoint hat in den letzten Jahren gereift, sich ziemlich gut als eine "alle Dinge für alle Menschen"-Plattform, oder wie ich lieber Rahmenbedingungen beziehen sich auf ihn als "Business-Anwendungen".

Die Einführung in SharePoint 2003 des "Windows SharePoint Services (WSS), lizenzierten Download als Teil des Windows Server 2003 Betriebssystem als" frei ", war auch ein klares Meisterstück der Lizenzierung von Microsoft.

WSS bietet wohl eine gute, robuste und reichhaltige Menge aller sei es einfachen Dokumenten-Management-Dienstleistungen, die eigenen Unternehmens dienen würde viele kleine, mittlere und teilweise auch große Unternehmen auf dem besten. Denn das ist, wo viele Unternehmen startete in den Einsatz des früheren Versionen der Software, ohne wirklich zu wissen, was sie bekamen selbst beteiligte.

"SharePoint 2010 wird auch weiterhin" eine überzeugende one size fits all "-Ansatz mit seinen attraktiven Features, die quer durch beide Intranet-, Extranet-und Internet-Grenzen"

Dieses "alle Dinge für alle Menschen" Thema wird sich 2010 weiter mit der nächsten Version, SharePoint. Zweckgebundene für eine Freilassung Frühling, es wird weiterhin Anwendung Dienstleistungsverkehr und die Funktionalität, dass generische Lösung trifft aus meiner Sicht einen großen Teil der Bedürfnisse eines Unternehmens sehr gut, obwohl andere, spezifischere Anforderungen klar nicht so.

Wie sein Vorgänger in SharePoint 2007, die nächste Version (genannt SharePoint 2010) liefert eine überzeugende "one size fits all"-Ansatz mit seinen attraktiven Features, die quer durch beide Intranet, Extranet und Internet hinweg. Nicht zu vergessen: mit diesem Release ist ein überzeugender, wenn unreife, Online 'Cloud-basierten Microsoft "Service-Angebot, das in 2009 ist derzeit aktualisiert auf der Rückseite ihrer Einführung.

Doch "alle Dinge für alle Menschen" Anweisung hat die von Zeit zu Zeit Kunden als seine "Achillesferse" in nicht, dass es nicht eine Funktion als auch erwarten, oder potenziell müssen; wie Dokumentenmanagement, Records Management, Wikis, Blogs, Workflow und Web Content Management, etc. wohl diese und andere SharePoint-Kern-Features sind eine Reihe von Konkurrenzprodukten, dass, wenn verwendete unabhängig sind weit besser.

Aber es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass SharePoint nicht und werden nicht in der Lage sein, Vergleiche gewinnen so nebeneinander. Auch ist es nicht entwickelt, um Software zu konkurrieren in Bezug auf "vertikale" basierte Business-Anwendungen oder andere Spezialisten "Line of Business"-Anwendung. Ein Punkt muss oft verloren in der Diskussion und Auswahl Ihres Prozesses unternommen mit der Auswahl eines IT-Lösung zu erfüllen.

"SharePoint ist, wenn es nicht bereits ist, ein Teil dieser Bausteine"

Zur Vermeidung dieser Szenarien und sicherzustellen, SharePoint Kontext betrachtet in die richtige ist es wichtig, Ihre Strategie für die Einführung, Annahme und Verwaltung vereinbart ist und verstanden nicht nur durch die Verantwortlichen der Implementierung und Unterstützung, sondern durch alle leitenden Beteiligten verantwortlich für IT Service Delivery .

Außerdem würde ich befürworten diese Haltung und die allgemeine IT-Strategie in sync. Warum? Weil mehr als oft nicht Ihre Organisation wird mit einem Mix aus wachsenden IT-Anwendungen, Hardware und Software, und die kumulierten eine Reihe von Fertigkeiten und Erfahrungen, die Ihr Kerngeschäft Mitarbeiter zu halten und zu pflegen als Teil ihrer Rolle.

Daher Ihren IT-Funktion hat ein begründetes Interesse an der Verwaltung der damit verbundenen Kosten mit dieser heterogenen Umgebung. Darüber hinaus gibt es, oder vielmehr sollten vereinfacht werden, wächst der Wunsch auf, mehr reagieren und Einführung operativer und strategischer "Bausteine", die Ziele des Unternehmens erreichen können Beihilfen es von strategischer Bedeutung. SharePoint ist, wenn es nicht bereits Teil dieser Bausteine. Auch wenn es taktisch Intranet verwendet nun als "Punkt-Lösung" für eine bestimmte Funktion wie eine, die Breite der SharePoint-Funktionen wohl Anforderungen für sie zu Blöcken Gebäude werden als in den größeren Zusammenhang Ihrer strategischen.

In meinem nächsten Artikel werde ich mehr schreiben, warum es der Einführung von SharePoint-Technologien in Ihrer IT-Strategie ist wichtig und wie können Sie weitere Ausweitung der Investitionen 2007 SharePoint Sie haben in oder sind dabei, vielleicht machen in SharePoint 2010 noch in diesem Jahr.

Regards,

Andrew Walmsley

Managing Director

Sie interessieren sich für SharePoint 2010?

Ich habe Narben hatte das Privileg (und behalten viele!) Der unter SharePoint arbeitete seit das 2001 der erste Start in und haben gesehen, aufeinander Updates auf die Plattform über die Jahre, als auch als Zeuge der zunehmenden Einführung in den Unternehmen als einer der Schlüssel ' Bausteine "der Technik umgesetzt, um Ziele zu verwirklichen sowohl strategische und operative IT.

Wie die folgende Blogeinträge zeigen ( post 1 und post 1 ) Diese Architektur hat aus meiner Sicht vor allem "Evolution" im Laufe der Jahre in Bezug auf Funktionalität und Produkt-Plattform.

Er hat ferner 2010 gesehen massives Interesse und die Investitionen im Vergleich zum Vorjahr, nicht zuletzt mit den neuesten geplanten Release des Produkts namens SharePoint. Mehr Details dazu finden Sie hier die geplanten Aktualisierungen: SharePoint Sneak Peak

Was mich überrascht hat, soweit zu einigen, ist das Zinsniveau und die Verfügbarkeit der Kurse, Veranstaltungen und andere Materialien auf "Wie" zu installieren, "Key Design-Entscheidungen zur Freigabe zu berücksichtigen", etc. Und dies sogar, bevor das Produkt wurde in der allgemeinen öffentlichen Beta! Das war sicher nicht zur Verfügung Tiefe für die früheren Versionen keine große.

Dies ist ein gutes Zeichen für eine gesunde Gemeinschaft und die Unterstützung von Microsoft, die bieten viel mehr in den Weg der Information und Beratung im Vorfeld über ihre künftigen Überlegungen Fahrplan für diese und ihre anderen Technologien.

Hoffen wir auf die Dynamik anhält, wenn es im nächsten Jahr. Solche eine lebhafte Community und Hilfe von Microsoft, hilft uns allen "Komm auf Trab" mit der neuen Technologie und ermöglicht uns, besser vorbereitet sein für die Herausforderungen wird es keinen Zweifel geben. Davon profitieren alle, wie es Microsoft-Partnern ermöglicht es auch, wie WorkShares, um über eine rechtzeitige Beratung und Betreuung rund um die strategische Entscheidungsfindung und die Unternehmen sind mit zu machen für die künftigen Investitionen im Jahr 2010.

Regards,

Andrew

Managing Director

Michael Deller tritt WorkShares

Wir freuen uns bekanntzugeben, dass Michael Deller hat WorkShares beigetreten. Er hat als Regisseur trat an unseren technischen und Architekten weiterhin in seiner Eigenschaft als erfahrener Berater und SharePoint, unter seinen anderen Rollen für WorkShares.

Mit über 6 Jahren Erfahrung in der Arbeit mit SharePoint-Technologien mit einigen der führenden Microsoft-Partnern Großbritannien in diesem Raum, bringt Michael mit ihm eine Fülle von Erfahrungen und Wissen in diesem Bereich konkurrenzlos.

Michael hat Projekte arbeitete mit einigen der hochkarätigen SharePoint und branchenübergreifenden Erfahrung, einschließlich des öffentlichen Sektors, nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet, Versorgungsunternehmen und Bildung.

Michael's Hintergrund vor dem SharePoint und Information Worker arena folgt mehreren Jahren im Rahmen der Microsoft Client / Server-Infrastruktur Bereich mit einem starken Hintergrund in Infrastruktur-, Messaging-und Fehlersuche.

Michael Ernennung wird unsere Senior Management Team und die allgemeine Lieferfähigkeit. Seine bisherigen Teilnahme an der Veröffentlichung der neuesten Update von Microsoft, die Plattform (SharePoint 2010) an der Konferenz in Las Vegas , bringt die dringend benötigte "Heads Up" zu den Auswirkungen, Chancen und Herausforderungen für bestehende oder neue Benutzer von SharePoint-Technologie.

Da ich mit Michael für mehrere Jahre an zahlreichen SharePoint-Projekte, ich bin sehr erfreut, seine Dienstleistungen zu sichern und freuen uns auf seine wertvollen Beiträge für WorkShares mit unseren bestehenden und zukünftigen Kunden.

Regards,

Andrew

Managing Director, WorkShares.

Dokument in SharePoint Migration: Überlegungen

Hintergrund

Ich erwähnte in meinem letzten Beitrag mit dem Titel " Migration Dokument in SharePoint - Ihre Optionen ", dass es im Grunde 4 wichtigsten Optionen zur Verfügung, wenn der Entscheidung, ob Repositories migriert Inhalte von Ihrem Dateifreigaben und andere. Um zusammenzufassen:

• Migrate vollständig in SharePoint
• * Partielle Migration einer Teilmenge der Inhalt in SharePoint
• ** Verlassen, wo es ist und weiterhin eigenständig pflegen beide Repositories
• *** Verlassen, wo es ist und weiterhin Repositories pflegen beide, aber verwenden, um SharePoint-Index Ihrer alten Inhalte, also die Bereitstellung Fähigkeit, sie zu suchen.

Einer oder mehrere dieser Optionen kann die Route Anforderungen werden Sie am Ende die Wahl, je nach Ihren Bedürfnissen und.

* Die Inhalte können auch ältere oder archiviert werden einfach gelöscht.

** Betrachten Sie die Kosten und Risiko hier Beibehaltung alternden Anlagen

*** Dies hat begrenzte Möglichkeiten, gründlich zu untersuchen und zu testen, insbesondere die Suchergebnisse, also Vorsicht verwenden mit.

Nächste Schritte und Überlegungen

Um Ihnen helfen, durch diese Entscheidung Verfahren zu bestimmen, welche Route am besten für Ihre Situation habe ich weiter unten ein paar Hinweise geschrieben, damit Sie betrachten und Debatte innerhalb Ihrer zentralen Projektteam und die beteiligten Akteure. Diese Kommentare sind Projekte basiert auf mehreren Jahren für die Verwaltung einer Vielzahl von SharePoint, so werden Sie hoffentlich gelernt verhindern, dass einige der schmerzhaften Lektionen, die wir und unsere Kunden durch ging! Es ist wahrscheinlich nicht alles, was Sie zu denken, aber ein guter Anfang mit ein paar Gedanken zum Weg helfen Ihnen zusammen Ihren.

"Migration kann teuer werden, besonders wenn Sie migrieren betrachten die Menge der Informationen, die Sie beabsichtigen, die tatsächlichen Kosten des Geschäfts-und technischen Ressourcen (intern und extern) Sie beabsichtigen, planen, um Anstrengungen zu helfen bei der Migration"

Frage Ihre Stakeholder & Senior Nutzer, ob oder nicht sie wirklich brauchen, um Video bewegen sich über all jene Dokumente und Intranet-Seiten, Bilder, usw. zu einem gewissen Grad Basierend auf anekdotische und empirische Erfahrung zeigt mir immer und immer wieder, 80 - 90% der Inhalte ist nur selten, wenn überhaupt Zugriff über 12-18 Monate, nachdem es erstellt wurde. So könntest du einen Berg von Arbeit, für sehr wenig zurück in Wert.

Ich empfehle daher versuchen, Belege zu finden, es zu bestätigen ist (oder nicht) zugegriffen häufig oder andere Aussagen oder anderweitig unterstützt die Migration Anforderung. Finden Sie heraus, warum es eigentlich "muss migriert werden", fast wie die Zusammenstellung eines Business Case Mini Entscheidungsprozesses. Oft Geschäftseinheiten wird nur sagen, es ist, zu vermeiden, die Arbeit der Untersuchungs-oder Migration in erster Linie, weil sie so haben andere (natürlich) Prioritäten. Die Realität ist eine gute alte räumen ist oft eine willkommene und gute Gelegenheit, sich erfrischen den Inhalt, Archiv älterer Elemente der Inhalt nicht mehr erforderlich.

Ich habe auch empfehlen Ihnen dringend, eine Überprüfung des Inhalts, dass die über Jahre angesammelt hat. Sie werden überrascht sein, um herauszufinden, wie viel es wirklich nicht mehr benötigt wird, relevant oder angemessen und tatsächlich oder Inhalte identifizieren, die ohnehin erneuert werden muss, um.

Denken Sie daran, auch dort ist eine subtile, aber wichtige Unterschied zwischen ihm als "verfügbar" auf die Geschäfts-und IT migriert und in SharePoint zur Verfügung. Zum Beispiel, können Sie es fern zu halten von SharePoint in weniger vorhanden, aber noch zugänglich Offline-Medien oder anderen vielleicht billiger Formen der Lagerung.

Wenn Sie feststellen, dass Sie tun müssen, um eine große Menge des Inhalts zu migrieren wirklich richtete eine "Blaupause" für die Migration Team (s) du zu mobilisieren, stellen Sie sicher jeder kennt ihre Rollen, ihre Aufgaben und wenn sie sollen sie tun und warum. Sie müssen in kurzer getan werden komplett mit an Bord, was wird.

Sie müssen auch "Prozess beweisen die Arbeiten im Vorfeld des Nachweises der Durchsatz" für Ihre Migration Teams. Dies gilt sowohl für den manuellen, automatisierten oder Mischung beider Ansätze. Seien Sie großzügig in Ihre Schätzungen für die Migration auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Ergebnisse. Dadurch erhalten Ihre Stakeholder Vertrauen in Ihre Fähigkeit, Projektteams Fristen der Migration.

"Auswirkungen auf den gesamten SharePoint-Architektur-Design muss geplant werden insgesamt in das"

Hoffentlich werden Sie Planungsarchitektur abgedeckt haben einige oder die meisten dieser in Ihrer ursprünglichen SharePoint ... Denken Sie an die Erhöhung der Auslastung Ihrer physischen Server-Umgebung, die Kapazitätsplanung Fragestellungen, Auswirkungen auf den Suchergebnisseiten, Navigation und allgemeine Nützlichkeit Ihrer Inhalte, um nur ein Einige Bereiche, die Notwendigkeit und dachte Bewertung bei der Prüfung der Migration bestehender Inhalte in SharePoint.

Zum Beispiel, wenn du gehst zu bewegen oder zu indizieren und der extern gespeicherte Inhalte in Ihre SharePoint-Umgebung ist die Implikation für die Steigerung der Speicherkapazität Sie gerade auf Ihrem Umfeld zu platzieren. Nicht zuletzt, weil die Zunahme der Größe ist nicht nur für die Speicherung von Rohdaten von Content-Datenbanken hinzugefügt werden in Ihren SQL, sondern auch die neuen Speichermedien erforderlich, um den erhöhten Griff Größen Indexdatei.

Dann betrachten wir die zusätzliche Belastung, die Sie gerade auf Ihrer Prozesse gelegt Backup & Restore! Sie bringen könnte potenzielle Druck auf Ihre Fähigkeit, um Stillstandszeiten zu Ihren SLAs zur Service-Verfügbarkeit bei. Zum Beispiel können Sie weiterhin Ihren neu erhöhten Gehalt Datenbanken in die Zeit erlaubt innerhalb des SLAs?

"Beurteilen 3rd Party Tools, um Daten helfen Ihnen bei der Band"

Viele 3rd-Party-Produkte haben einen tollen Job hilft Ihnen in loser Schüttung migrieren / Upload von Inhalten in Ihrer SharePoint-Umgebung. Allerdings werden viele nicht Ihren Anforderungen entsprechen in vollem Umfang, so schreiben sie sorgfältig zu planen und ihre Leistung (oder fehlende) mit Migration und Kosten in Ihren Plänen und Budgets. Es ist wichtig zu wissen, dass ihre Grenzen sowie ihre Stärken. Sie finden sie wandern viele, aber nicht alle Ihre Dokumente. Auch sehr oft verlieren Sie einige wichtige Dokument-Eigenschaften oder andere Meta-Daten zu migrieren, die mit dem Dokument oder Seiten für Sie versuchen.

Darüber hinaus können Sie Daten verlieren Integrität beispielsweise der Timestamp Informationen. Dies ist normalerweise etwas, was wichtig sein kann von einem Records Management-Perspektive, da er möglicherweise nicht durchgeführt werden neue Umgebung in der.

"Sicherzustellen, dass Sie das Geschäft mit der Migration in die Führung übernehmen"

Mit allen Mitteln auszustatten, die Blaupause (Konzept), Werkzeuge und Methoden, in der Inhalte sicherzustellen, migriert werden können. Letztlich jedoch die Business-Anwender sollten "eigenen" die eigentliche Migration und vollständig Beginn an in diesem Teil des Projekts von der. Sie sind am besten zu wissen, was die Inhalte oder die nicht erforderlich ist, wie es aussehen soll, aufgerufen werden, etc. Es kommt auch vor, um zu einem der besten Methoden bieten zu erziehen Ihre Endbenutzer bei der Verwendung von SharePoint-Funktionen werden Sie sie insgesamt.

"Überlegen Sie regulatorischen Verpflichtungen zur Vorratsspeicherung von Daten"

Einige Branchen, insbesondere die Regierung und öffentlicher Sektor, Finanzen, Gesundheit und karitative Einrichtungen haben besondere gesetzliche Bestimmungen müssen sie ganz folgen für die Vorratsspeicherung von Daten, Verfügbarkeit und Zugriff (Fragen des Datenschutzes, wie a). Diese müssen berücksichtigt werden, in Ihre Pläne.

"Zurückziehen und die Wiederverwendung oder Ihre alte Hardware"

Die Migration von alten Intranets, Dateifreigaben oder andere Anwendungen potenziell ermöglicht Ihnen, Ihre Hardware zurückziehen (oder zumindest einige davon). Plan für diese Anstrengung selbst wenn es nur herausfinden, wie sie sind, wirst du das zu recyceln oder Kit entfernt von der Server-Räumen. Bedenken Sie karitative Organisationen oder Schulen, die in Deponien könnten profitieren von den alten Geräten statt Dumping es.

"Denken Sie daran, nicht alle Daten sollten oder können in SharePoint gespeichert werden"

Es ist wahr, SharePoint indizieren kann eine Vielzahl von Content-Quellen. Aber die schmerzliche Realität ist dies selten erreicht die ursprünglich gewünschte Ergebnisse, die teilweise nicht wegen der Ausfälle Produkt per se, sondern weil die allgemeine Wartung von SharePoint basierte Suchläufe an nehmen eine Menge laufenden Bemühungen ist, dass oft vergessen oder ausgelassen in der Gestaltung oder laufende Wartung.

Oft sind es die einfachen Weg zu Ihrem Index Alterung und Vorwölbung Dateifreigaben, aber würden Sie wirklich wollen Ihren Suchergebnissen zu den Quellen enthalten Informationen ab diesem Zeitpunkt ist so alt, und aus? Ohne sorgfältige Planung am Anfang, Feinabstimmung und regelmäßige Wartung erforderlich oft Sie am Ende mit einem schlechten Erfahrungen aus der Sicht der Nutzer.

Also mit allen Mitteln prüfen, Indexierung Ihrer Quellen, aber wirklich verstehen, die Auswirkungen von Design, Planung und laufende Wartung Perspektive nicht zuletzt der Erfahrung des Anwenders mit den Suchergebnisseiten. Zu dem letztgenannten Hinweis, betrachten alle out of the box Optionen, die Sie haben mit Such-und auch zur Einführung von Filtern für Ihre Suchergebnisse zu wechseln (Sitte oder 3rd-Party-Route).

"Überlegen Sie verlassen den Inhalt, wo es ist"

Versuchen Sie zu verstehen situ sowohl die materiellen und immateriellen Vorteile des Ausscheidens aus dem Gehalt an, und dabei vielleicht die Inhalte "nur lesen" für einen bestimmten Zeitraum, während Sie Ihre Optionen und / oder Durchführung der Migration, so dass die Erhöhung nicht zulassen, oder Ändern des Inhalts in diesem Bereich gespeichert.

Abschluss

Es gibt viele Dinge zu berücksichtigen oben als Teil der Beratungen die Entscheidung über den Ansatz zur Migration und die sind nur einige der Themen, die Sie haben können zu berücksichtigen.

Es ist oft politisch "Weg des geringsten Widerstandes" zu migrieren nur alle Inhalte, unabhängig von den technischen und manchmal auch die finanziellen rationalen für etwas anderes. Wenn Sie schon nicht in Erwägung ziehen, Archivierung, Aufbewahrung und Strategien zur Verwaltung der Quote keinen Zweifel zunehmende Menge von Daten in Ihrer Umgebung.

Sie betreiben mit Ihren Stakeholdern und bekommen ihre Buy-In für die Eigentümer der Migration Stück. Oft ist eine Strategie, die sicher das Geschäft führt diese Wanderung wird sie anders denken, wenn sie es ist, ihre Ressourcen sind, dass ihre normale abgenommen Rollen zu tun.

Schließlich, nach meiner Erfahrung der Migration und erfrischende eine kleine Teilmenge der ursprünglichen Inhalte in SharePoint, plus Archivierung der Rest ist der geeignete Ansatz für die meisten Situationen. Einschalten SharePoint Indexierungsmöglichkeiten für Ihren Dateifreigaben, aber nur in kleinen und gemessen Umständen ist auch etwas, sollten Sie in Betracht.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares

Document migration in SharePoint: Your options

Überblick

As I mentioned in my last post there are a number of in-built tools and other options to help you migrate your content into and around your SharePoint environments.

“SharePoint is the natural replacement for your ageing file shares and other data repositories”

The very real and important question arises over what to do with your historical data stored in these repositories such as file and network shares, intranets and other silos. It certainly will not be a total replacement for your file/network shares.

Das heißt, dieser und der nächsten Artikel werde ich Plan zu schreiben beabsichtigt, Intranet stellen Ihnen die wichtigsten Optionen zur Verfügung, sowie einige nützliche Hinweise aus den Erfahrungen zu liefern wir gewonnen haben im Laufe der Jahre mit der Arbeit mit Kunden kleine und große, Internet, Extranets und andere punktuelle Lösungen Technologien auf Basis von Microsoft SharePoint.

Die Optionen

Sie haben grundsätzlich die folgenden Optionen sorgfältig zu prüfen, wird man jeweils Implikationen, die Umstände sind unterschiedlich, je nach Ihren Bedürfnissen und:

• Migrate vollständig in SharePoint
• Teilweise Migration einer Teilmenge der Inhalt in SharePoint
• Verlassen, wo es ist und weiterhin Repositories pflegen sowohl
• Verlassen, wo es ist und weiter zu verwenden pflegen beide Repositories und SharePoint zu indizieren Ihre alten Inhalte, also die Bereitstellung Fähigkeit, sie zu suchen.

Jedes hat Vor-und Nachteile, die Sie so müssen, um Ihnen bei der Entscheidung ist, dass Recht. Am Ende eines mehrere der oben kann entsprechend Ihrer Bedürfnisse, sondern als pro früheren Blogeinträge stellen Sie sicher, Budget und entsprechend zu planen, wie ich garantieren, wird es länger dauern wird, dass Sie Ihre Meinung!

Ich schreibe noch ein paar Hinweise für Sie zu prüfen, in denen nach Beratungen mit Interessengruppen und Kunden gleichermaßen in die nächste.

Regards,

Andrew Walmsley

Direktor, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Einführung

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

Im Folgenden werden einige reale Welt Endverbraucher vertrieben Methoden und Instrumente, in denen die wichtigsten zu prüfen, für Ihre Inhalte und Migration in der Team-Websites in, sondern wird auch MySites Arbeit für und Veröffentlichung von Inhalten.

1. Erstellung von Website "Vorlagen"

Für jedes Team vor Ort, dass Sie sich in Inhalt, es ist eine Fähigkeit, die gesamte Website zu speichern, seine Dokumentbibliotheken, Meta Daten und Inhalte (bis zu einer Größe von nur 1O megabyte) als wiederverwendbare Vorlagen. Dies wird jetzt ein tragbares Websitevorlage zur Wiederverwendung auf anderen Websites. Mit diesem können Sie jetzt wiederholbare Websites, die Struktur und enthalten die gleichen oder Inhalte.

Um dies zu tun, unter dem Site einrichten finden Sie eine Funktion namens "Website als Vorlage speichern". Dies ermöglicht es Ihnen, auch speichern nur die Struktur und den Inhalt als OR - Obwohl, weil seine beschränkt auf maximal 10 Megabyte groß. Es ist nicht ideal und nicht abhängig von der Größe Ihrer Inhalte auf ihre Relevanz oder als Werkzeug für Sie zu nutzen.

Sobald Sie die Vorlage gespeichert Website als, (es gibt ein vertrauter Name) können Sie "gehen unter Site Settings auf Ihre" Site Template Gallery. Ihre neu gespeicherte Websitevorlage wird da sein. Jetzt können Sie diese desktop heruntergeladen werden, um ("site templatename. Stp") und im Grunde hat sich in Ihrem neuen Standort in das Ziel "Websitevorlage gallery '.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Sobald Sie die Vorlage gespeichert Liste / content als, (es gibt ein vertrauter Name) können Sie List gehen unter Site Settings zu Ihrer 'template gallery'. Ihre neu gespeicherte Listenvorlage wird da sein. Jetzt können Sie diese desktop heruntergeladen werden, um ("listtemplatename. Stp") und im Grunde hat sich in Ihrem neuen Standort in das Ziel "Listenvorlagenkatalog".

Wenn Sie vor Ort gehen Sie zu Ihrem neuen Versuch, und erstellen Sie eine neue Bibliothek oder Liste, wird die Vorlage erscheint eine Option, in denen aus zu schaffen - daher nach wie vor, nennen sie etwas Vertrautes. Sobald dies erledigt ist, wird Ihre neue Struktur (und / oder Inhalte, wenn Sie diese Option angekreuzt) wird es in den neuen Standort!

Grundsätzlich Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Bibliotheken oder Listen, bis Sie neue Site kopiert haben Sie Ihre Inhalte über Ihren.

Pro's

• Schnelle und einfache Weise zu verschieben / kopieren Liste basierte Inhalte und Struktur einschließlich der Meta-Daten
• Kein Admin oder Code Bereitstellung erforderlich
• End benutzerfreundlich

Con's

• Resource intensive
• Verliert Sicherheitsberechtigungen
• Verlieren die Sicherheit auf Elementebene
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Abschluss

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Abschluss

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint