Har du nå dine SharePoint ROI (Return on Investment)?

De "faste" business case for SharePoint

Hvornår var sidste gang du læser en business case, der indeholdt materielle (især økonomisk) omkostningsbesparelser for at anbefale Microsoft SharePoint skal sættes ind i din organisation?

Hvis du er en af de få, som jeg har mødt, jeg ofte spekulerer på, hvor godt de numre, "stak op ', både når de er skrevet i forhold til de anvendte kriterier, og hvordan de har klaret sig, siden den blev indsat?

Jeg er sikker på, at mange var »en succes«, selv om den finansielle statistik ikke var til rådighed til støtte for denne påstand, så ofte det er ikke kun om de finansielle poster og kan mere om indførelse af en ændring en måde at arbejde, dvs sammen med andre som modsætning til i ' arbejder i siloer '.

Alligevel, i løbet af de sidste par år for at arbejde med den nyeste version af SharePoint med vores eksisterende (og nye) kunder, hvor vi er vendt tilbage til at udføre yderligere arbejde eller for nye konsulentbistand stykker af en slags, jeg ofte spørge, hvordan den oprindelige business case var først aftalt og for det andet, (hvis man var produceret!), hvordan indsættelsen har levet op til det oprindelige mål.

Forudsigeligt, det er en blandet reaktion, men den samlede business cases benyttes i stigende grad, (som er en god ting), men sjældent har de efter min mening, mener de langsigtede økonomiske besparelser de er heller ikke op igen for at bekræfte forventede økonomiske besparelser blev opnået.

Hvor godt har indsættelsen gå?

Så gjorde indsættelsen opfylde eller overstige oprindelige økonomiske besparelser?

Er den udøvende magt, styregruppen eller IT dept. der gav grønt lys for projektet tilfreds med de økonomiske besparelser eller levering i almindelighed? Jeg har mistanke om en hel del svar ville være ikke så positivt, afgørende eller i stil med "kunne have gået bedre".

Afhængig af hvem du talte med i virksomheden årsagerne til denne vil typisk falde i følgende udsagn:

• »Ingen vurdering af finansielle besparelser blev fremstillet i begyndelsen, så jeg kan ikke sige, om det sparet os penge eller ej«
• »Dårlig rådgivning fra vores SharePoint partner førte os ind i en firkantet pind, rundt hul« scenario, dvs De besluttede at tvinge (læs skræddersyede kode!) For helvede ud af platformen til noget, det var bare ikke meningen, eller har til formål at gøre og dermed koster mere, end vi budgetterede '
• »Det var indsat, men det havde ikke interessenter støtte, god regeringsførelse eller adoption planer, og dermed var egentlig ikke anvendes af erhvervslivet og så stagnerede '
• »Projektet blev forvaltet dårligt af IT, løb over budgettet, tog en del længere tid end de sagde, det ville. Eventuelle påviste besparelser er gået tabt i at få den leveret «
• »Den nye intranet blev indsat, men jeg blev tilbudt nogen uddannelse eller støtte, og jeg kan ikke finde noget jeg har brug for så sjældent bruger det. Der var intet galt med den tidligere ansøgning ... «

Etc, etc ...

Som jeg sendt et par år siden med min "Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services", der er nogle nyttige ressourcer derude til at hjælpe, men disse har tendens til at være lidt af en "sort kunst«, og bør efter min mening bruges med forsigtighed. Der er også en fra HP og andre, men mine tanker om disse er, at det er lidt overkill i sine anbefalinger, (måske for at sælge mere hardware ...?!) Selv nyttig Jeg tror for det bredere bevidsthed du har brug for, når de udfører en sådan kapacitet og ydeevne planlægning aktivitet.

Hvorfor nogle SharePoint business cases ofte glip af et trick

De fleste business cases jeg har læst overveje typiske spørgsmål, såsom udgifter til vedligeholdelse af eksisterende program, der "ikke er egnet til formålet, sammen med potentiel udskiftning ansøgning omkostninger for licenser og hardware omkostninger. Fin.

Men sjældent, at de mener, de økonomiske besparelser for at levere ekstra programmer oven på SharePoint over, hvad de oprindeligt blev indført for (typisk dit intranet / extranet scenarier).

Ikke så let at lægge ned på papir i form af økonomiske besparelser, da sådanne ansøgninger ikke kan endda blive kendt eller krav scoped i detaljer nok til at træffe en informeret beslutning. Men ikke desto mindre en sådan erklæring bør være i din business case som en stærk "immaterielle" business gavn og støtte dine strategiske grunde til at bruge SharePoint.

SharePoint 2010 er lige rundt om hjørnet ...

Den enkle kendsgerning er SharePoint 2007 er allerede en god platform for at levere applikationer på. SharePoint 2010, er ikke så langt væk, og det første tegn er, at den vil bygge videre på sin succes med den nuværende version, og blive en god platform til at være vært applikationer på.

Selv om SharePoint kan ikke optimeret til tunge transaktionsbeslutning baserede applikationer, meget få af din branche applikationer (små, mellemstore og store) vil være af denne art alligevel. Tænk over dine eksisterende applikationer (eller planlagt), der giver dine brugere med produktkataloger, videnbase applikationer, registrere forvaltning, Document Imaging repositories og behandle dem med henblik på optagelse i dit SharePoint miljø. Sådanne tilføjelser vil skabe endnu mere værdi til den oprindelige (eller ny) business case.

Organisationer skal ikke gå glip af denne mulighed for at styrke deres virksomhed til SharePoint 2010 vedtagelse, ved at se på deres "branche ansøgninger 'var de overvejer at indføre eller udskiftning af ældre programmer, for at se, om de realistisk kan" forbruges "af SharePoint miljø. Jeg tror, du vil blive glædeligt overrasket over, hvor mange de kan.

Vigtig bemærkning: Dens afgørende dem, gør det nu med SharePoint 2007 eller i fremtiden med SharePoint 2010 faktor sådanne ting i deres høje arkitektur design. De fleste arkitektur design jeg er stødt på ikke at overveje sådanne krav eller planer for deres integration. Indføre sådanne ting senere vil muligvis koste i redesign af dit design særlig kapacitet eller ydeevne beslægtede områder.

Med SharePoint 2007 foreligger nu og snart vil blive frigivet SharePoint 2010, er det endnu mere kritisk i stigende grad se den strategiske karakter af dine beslutninger og hvordan operationelt du kan få mere værdi ud af din investering i SharePoint-platformen.

Hilsen,

Andrew Walmsley

Direktør, WorkShares