SharePoint jako obchodní aplikace rámec

Úvod

Popsali jsme již dříve , že byste měli být prohlížení SharePoint jako 'aplikace' rámec podnikání, spíše než jen kus softwaru, který 'zpracovává své dokumenty' nebo, jak jsem kdysi slyšel, že tzv. 'je to jen intranetové aplikace'!

Ve skutečnosti poskytuje základní vývoj aplikací a 'hosting' prostředí, v němž se poskytují úložiště pro ukládání organizacím informace. Vzhledem k tomu, image naproti líčí, nadcházející nejnovější verze platformy (SharePoint 2010) je mnohem více než úložiště dokumentů, je to účinný rámec pro budování a hosting výkonné podnikové aplikace, budování komunit a zajištění bohatého úložiště pro vaše organizace informací.

Proto poskytuje příležitost pro aplikace se dá koupit, konfigurovat nebo vyvinutého v rámci SharePoint způsobem vyřešit mnohé z vašich obchodních problémů, zlepšení efektivity se, jak se váš zaměstnanec pracovat společně spolupracovat a potenciálně snížit náklady spojené s IT rozpočty.

SharePoint je 'vnitřní síla je to, že může poskytnout úložiště dat (ve formě obsahu databáze uložené v Microsoft SQL Server) pro mnoho vašich podnikových aplikací (jak stávající, tak nové považována) snižuje potřebu investovat do samostatných hardware, licence a on-trvající podporu.

SharePoint aplikace

Obecně lze říci spolu s běžnými aplikacemi SharePoint se používá, jako je intranet, extranet a internetové webové stránky čelit, může být také považována za pro následující opatření, abychom jmenovali jen několik svislých a vodorovných podnikových aplikací:

• Projektů a programů management aplikací
• Marketingové kampaně aplikace
• Katalog katalogů
• Diskuzní fóra
• Výzkum aplikací
• Vykazování pracovní plochy
• Document Imaging aplikace (pomocí snímače)
• Školení a self-help portálů
• * List aplikace (klient kontakty a aplikací pro správu znalostí pro příklad)
• * Workflow aplikací založených na
• * Formuláře na zápis aplikace data.

* Každá aplikace, která je pravděpodobně spojen vytvoření nebo aktualizaci 'více nebo jednotlivé seznamy' dat může být také potřeba mít vyhledávání nebo filtrování mechanismus použít. Mnoho stávajících Lotus Notes nebo jiné tzv. komplexní aplikace jsou založeny na těchto tří typů v té či oné podobě, a proto by měla být považována za migraci napříč do SharePoint.

Žádosti poskytována stávající míru 'klient-server' architektury založené může být také hostitelem ve vašem prostředí SharePoint. Je pravda, že úroveň kompromisu je asi často nutná, ale je to přinejmenším stojí za to vyšetřuje se svým zúčastněnými stranami o tom, zda by došlo výhody týkající se přechodu těchto aplikací a zajištění jejich přístupu a pravděpodobně snižují vaše celkové náklady v dlouhodobém horizontu pomocí o 'sdílených služeb' poskytované služby SharePoint.

Což je důvod, proč při hledání konkrétních nebo vlastních aplikací pro splnění konkrétní soubor obchodních požadavků, stojí za to hledat na vaše stávající investice do SharePoint, jestli to může být rozšířeno, aby se funkce, které potřebujete. Nebo dokonce uvažovat o využití SharePoint jako svůj základní jednotnou platformu pro zavedení několika aplikací, můžete být s ohledem provádí nezávisle na sobě.

Reálné příklady

Příklad 1:

Příklad tohoto může být viděn s kombinací stávajících zobrazovacích řešení dokument ve Vašem rámci SharePoint. Vaše stávající Tisk a skener Zařízení lze použít k zachycování a ukládání jejich obsahu (typicky TIFF nebo PDF soubory) do prostředí SharePoint. Ty pak mohou automaticky označeny s metadat, indexování a dotován vyhledávat nebo filtrovat rozhraní zpřístupnění pro širší publikum, pomocí workflow, atd. Takový reálný svět příklad integrace technologií mohl být skenování zákazníka korespondence, příchozí poštu nebo jiné ad-hoc skenování požadavky. Toto opětovné použití Vaší investice v obou skenování a SharePoint je dobrým příkladem kombinace doplňkové technologie "

Příklad 2:

Dalším příkladem by bylo, že pro přenesení vašeho Lotus Notes aplikace do vašeho intranet SharePoint. Mnohé tzv. 'konstatuje aplikace' jsou vlastně jen seznam informací uložených v poznámkách. Tyto lze migrovat a sedět dobře ve srovnatelných sadu funkcí v SharePoint. To znamená, že nepodceňují výzvám, pokud jde o "dokument migraci" ze bere na vědomí, jak je to notoricky obtížné, zejména s často složité pracovní postupy pro migraci. Existuje třetí stranou výrobky k dispozici na pomoc, jako jsou např. AvePoint , Mainsoft a Quest .

V ideálním případě se vaše původní SharePoint architektura by měla mít za nutné zajistit další aplikace, a byl postaven proto, aby nakládání s těmito změnami. Pokud ne, pak je potřeba provést úplné přezkoumání a plán architektonické změny, přizpůsobit jim - Nepodceňujte problémy zde a výzkum této oblasti důkladně, jak by to mohlo vést k dalším zastřešující architektonické změny, hardware a nebo software nákupy.

Závěr

Takže v souhrnu, SharePoint je mnohem více než úložiště dokumentů, je to účinný rámec pro budování a hosting výkonných podnikových aplikací, které vám pomohou vaši zaměstnanci spravovat jejich informace lépe a efektivněji, pomáhají vaše podnikání k dosažení svých strategických cílů. Takže ať už jeho 2003, 2007 nebo dokonce brzy mají být zahájeny 2010 verze SharePoint, plán nasazení nebo změny i ve vyspělých tak, že podporuje vaše obchodní potřeby v budoucnu.

S pozdravem,

Andrew Walmsley

Režisér, WorkShares

Udržujte své SharePoint a IT strategii v sync

SharePoint vyzrál v posledních letech stala velmi dobře nad tím, že 'všechny věci lidem' platformu všech, nebo jako bych byla raději, odkazovat se na to jako 'aplikace' rámec podnikání.

Zavedení v roce SharePoint 2003 ze dne 'Windows SharePoint Services (WSS), licencovaný jako součást Windows Server 2003 operační systém jako' zdarma 'ke stažení, bylo také jasné, mistr mrtvice licencí dle Microsoft.

WSS nabízí pravděpodobně dobrý, silný a bohatý soubor všech ať už jde o jednoduchou správu služeb, dokumentu, který bude sloužit mnoho malých, středních a do jisté míry velký podnik firmy i na své vlastní. Ve skutečnosti to je místo, kde mnoho podniků odstartoval v nasazení starších verzí softwaru, aniž by opravdu věděli, co oni byli dostat samy zapojeny, s.

"SharePoint 2010 bude i nadále poskytovat přesvědčivý 'jedna velikost pro všechny' přístup s jeho atraktivní sadu funkcí, která jde napříč jak intranet, extranet a internet hranic"

Tato 'všechny věci lidem' téma všechny bude pokračovat s další verze, SharePoint 2010. Vyčleněné na nějaký čas vydání jaro, bude pokračovat v poskytování služeb a funkcí, které budou splňovat podle mého názoru, velkou část organizace je dokonalým řešením použití musí velmi dobře, i když další konkrétní požadavky, zjevně není pravda.

Stejně jako jeho předchůdce v SharePoint 2007, další verzi (tzv. SharePoint 2010) bude poskytovat přesvědčivý 'jedna velikost pro všechny' přístup s jeho atraktivní sadu funkcí, která jde napříč jak intranet, extranet a internet hranice. Neopomenout S tímto vydáním, je přesvědčivý, pokud nezralé, Microsoft Online 'mrak na' nabídka služeb, která je aktualizována na zadní straně jejich počáteční spuštění v roce 2009.

Nicméně, 'všechny věci lidem' výpis všech se čas od času byla jeho 'Achillovu patu' v tom, že nedělá jedna funkce, stejně jako zákazníci očekávají, nebo potenciálně potřebovat, takové jako pro správu dokumentů, správu záznamů, wiki je, Blogy, workflow a správu obsahu webu, atd. Pravděpodobně tyto a SharePoint ostatní klíčové prvky mají řadu konkurenčních výrobků, které, pokud jsou použity samostatně, mají mnohem lepší.

Ale je to důležité mít na paměti, že SharePoint není a nebude schopný vyhrát v takových bok po boku srovnání. Stejně tak není navržen tak, aby konkurovat, pokud jde o 'vertikální' na obchodní aplikace či jiné specialista 'linii podnikání' aplikačního softwaru. Bod často ztratil v diskusích a výběru přijatých s výběrem IT řešení, které splní vaše požadavky.

"SharePoint je, pokud již není, část těchto stavebních kamenů"

Aby se předešlo tyto scénáře a zajistit SharePoint je považován ve správném kontextu, je důležité, vaši strategii pro jeho zavedení, přijímání a řízení je dohodnuta a rozuměl nejen těch na starosti implementaci a podporu, ale všichni vedoucí zúčastněných subjektů odpovědných za dodávku IT služeb .

Dále bych obhájce vedení této a celkové IT strategie v sync. Proč? Vzhledem k tomu, více často než ne vaší organizaci, které bude používat stále kombinace IT aplikací, hardware a software, a nahromaděné škálu dovedností a zkušeností, že vaše jádro zaměstnance udržet a zachovat jako součást jejich role.

Proto vaše IT funkce má zájem na řízení nákladů spojených s touto heterogenním prostředí. Kromě toho tam je, nebo spíše by měly být rostoucí touhu zjednodušit a lépe reagovat a zavést operativní a strategické 'stavební kameny', které mohou pomoci podniku dosáhnout strategických cílů. SharePoint je-li to není již součástí těchto stavebních bloků. Dokonce i tehdy, pokud je použit takticky nyní jako 'bod řešení' pro konkrétní funkce, jako je intranet, SharePoint je šíře schopností pravděpodobně nároky na to je třeba zvážit v širším kontextu vašich strategických stavebních bloků.

V mém dalším článku budu psát více o tom, proč je zavádění technologií SharePoint do vašeho IT strategie je důležitá a jak můžete dále rozšířit investice jste v SharePoint 2007 nebo se chystá udělat snad v SharePoint 2010 koncem tohoto roku.

S pozdravem,

Andrew Walmsley

Generální ředitel

Zajímá vás SharePoint 2010?

Měl jsem tu čest (a ponechá si mnoho jizev!) Mít pracoval s SharePoint, protože je to první start v roce 2001 a viděli následné aktualizace platformy v průběhu let, stejně jako svědek rostoucí přijetí podniky jako jeden z klíčových ' stavebních bloků 'technologie provádí dodat i strategických a operativních cílů IT.

Jak tyto blogu líčí ( post 1 a post 1 ) To bylo podle mého názoru především 'vývoj' v průběhu let, pokud jde o platformu funkčnost výrobku a architektury.

To má dále vidět masivní zájem a investice rok-na-rok, v neposlední řadě s nejnovějšími plánovaném uvolnění produktu s názvem SharePoint 2010. Více informací o tomto zde o plánovaných změnách: SharePoint Sneak Peak

Co se mě překvapila do určité míry, je úroveň zájmu a dostupnosti kurzů, akcí a dalších podobných materiálů na 'jak nainstalovat', 'klíč design rozhodnutí na consider', atd. A to je ještě dříve, než byl výrobek propuštění V beta široké veřejnosti! To rozhodně nebyl k dispozici pro předchozí verze žádné velké hloubky.

To je dobré znamení pro zdravé podpory Společenství a Microsoft, které poskytují mnohem více ve způsobu, jakým informace a dopředu pokyny pro jejich budoucí plán úvahy pro tuto a jeho další technologie.

Doufejme impuls pokračuje, když to dělá zahájit příští rok. Takové živé společenství a pomoc od společnosti Microsoft, pomáhá nám všem 'přijít na rychlost' s novou technologií a umožňuje nám lépe se připravit na výzvy, že bude jistě poskytne. Z toho mají prospěch všichni, jak to také umožňuje partnerům společnosti Microsoft, jako je WorkShares, poskytovat včasnou pomoc a poradenství v okolí strategického procesu společnosti rozhodnutí mají učinit pro budoucí investice v roce 2010 a později.

S pozdravem,

Andrew

Generální ředitel

Michael Deller připojí WorkShares

Jsme rádi oznamujeme, že Michael Deller se připojil WorkShares. Ten nastoupil jako náš technický ředitel a bude pokračovat ve své funkci jako zkušený konzultant SharePoint a architekt, mezi jeho další role WorkShares.

S více než 6 let zkušeností z práce s technologiemi SharePoint s některými z předních Microsoft partnerů UK v tomto prostoru, Michael přináší s sebou bohaté zkušenosti a znalosti bezkonkurenční v této oblasti.

Michael spolupracoval s některé z nejvíce vysoký profil SharePoint projektů a má meziprofesními zkušenosti, včetně veřejného sektoru, nikoli pro zisk, pomůcky a vzdělávání.

Michael pozadí před SharePoint a Information Worker Arena takto již několik let v rámci klienta Microsoft / server infrastruktury oboru se silným zázemím v oblasti infrastruktury, zasílání zpráv a řešení problémů.

Michael jmenování posílí náš senior management týmu a celkové dodávky schopnosti. Jeho poslední účast na zahájení poslední aktualizace Microsoft na platformě (SharePoint 2010) na konferenci v Las Vegas , přinese tolik potřebné 'heads up' o důsledcích, výzvy a příležitosti pro stávající a nové uživatele technologie SharePoint.

S pracoval s Michaelem několik let na mnoha projektech SharePoint, jsem velmi potěšen, dostat se do jeho služeb a těšíme se na jeho cenné příspěvky k WorkShares s naší stávající a budoucí klienty.

S pozdravem,

Andrew

Generální ředitel, WorkShares.

Dokument migrace v SharePoint: Úvahy

Pozadí

Zmínil jsem se v mé poslední příspěvek s názvem " Dokument Migrace v SharePoint - Vaše možnosti ", že existují v podstatě 4 hlavní možnosti, které vám při rozhodování, zda přejít z obsahu souboru akcií a jiných úložišť. Abychom to shrnuli:

• Migrují zcela do SharePoint
• * Částečná migrace podmnožinou obsahu do SharePoint
• ** Dovolené, pokud to je a nadále zachovat obě úložiště samostatně
• *** Dovolené, pokud to je a nadále udržovat obě úložiště, ale používat SharePoint na index vaše staré obsah, tedy poskytovat schopnost hledat to.

Jeden nebo více z těchto možností může být cestou vám skončí volby v závislosti na vašich potřebách a požadavcích.

* Starší obsah může být archivovány, nebo jen vymazány.

** Zvažte náklady a riziko tady udržování stárnutí zařízení

*** To má omezené možnosti, důkladně vyšetřit a test zejména výsledky vyhledávání, tedy použití s opatrností.

Další kroky a úvahy

Abychom vám pomohli prostřednictvím tohoto rozhodovacího procesu určit, která cesta je nejlepší pro vaši situaci, jsem dole napsal několik rad, jak pro vás, aby zvážila a diskuse v rámci své hlavní projektový tým a zúčastněné strany stejnou měrou. Tyto komentáře jsou založeny na několik let řízení nejrůznějších projektů, SharePoint, takže doufejme, že se vyhnete některé bolestivé ponaučení, že my a naši klienti prošel! Je to asi ne všechno, co potřebujete myslet, ale dobrý start s několika myšlenek, které vám pomohou na vaší cestě.

"Migrace může být nákladné, zejména pokud se domníváte, objem informace, které máte v úmyslu stěhovat, skutečné náklady na obchodní a technické zdroje (interní a externí), máte v úmyslu Plán na pomoc s migrací úsilí"

Otázka vaše zúčastněných stran & senior uživatele o tom, zda nebo ne oni opravdu potřebují cestovat přes všechny ty dokumenty a intranet stránky, obrázky, video, atd. Na základě do určité míry na povrchních a empirických, moje zkušenost ukazuje, znovu a znovu, 80 - 90% obsahu je jen zřídkakdy, pokud vůbec přístupná po 12-18 měsíce poté, co byla vytvořena. Takže byste mohli být vytvoření horu práce, za velmi málo návrat na hodnotě.

I proto doporučují se snaží najít důkazy pro potvrzení, že je (či není) přistupovat často nebo jiné prohlášení podporující nebo jinak migrace požadavek. Zjistěte, proč to vlastně 'musí být se stěhoval', skoro jako dávat dohromady mini obchodní případ rozhodovacího procesu. Často obchodních jednotek bude jen říct, že je, aby se zabránilo dělat práci při vyšetřování či migrace v první řadě proto, že mají jiné (přirozeně so) priority. Realita je starý dobrý vyklidit je často vítanou a dobrou příležitost k osvěžení obsahu nahoru, starší prvky obsahu není archivu již nepotřebujete.

Já také doporučuji vám provést revizi obsahu, který byl v průběhu let nahromadil. Možná budete překvapeni, aby zjistili, jak moc je to opravdu již není potřeba, relevantní nebo vhodné, a nebo skutečně určit obsah, který je třeba obnovovat tak jako tak.

Pamatujte také, že je jemný, ale důležitý rozdíl mezi přičemž 'k dispozici' pro podnikání a bylo se stěhoval a jsou k dispozici v SharePoint. Například můžete držet to pryč od SharePoint v méně dostupných, ale stále přístupné offline médií nebo jiným možná levnější formy skladování.

Pokud tak učiníte určit, že budete mít velké množství obsahu pro migraci, opravdu zavede 'plán' pro přechod tým (y), kterou mobilizovat, ujistěte se, že každý si je vědom svých rolí, jejich úkolů a jsou-li má být při nich a proč. Ty v krátkém musí být plně na palubu s tím, co se děje.

Také je potřeba k 'ukázat proces funguje v předstihu prokázat propustnost' pro vaše stěhování týmu. To platí pro ruční, automatizovanou nebo směs obou přístupů. Být velkorysý ve své odhady pro migraci na základě výsledků své zjištění. To dodá vaší zúčastněné strany důvěru ve své schopnosti týmu projektu plnit migrace termíny.

"Dopad na celkovou architekturu SharePoint musí být plánovány do celkového designu"

Doufejme, že budete mít na něž se vztahuje část nebo většinu této ve své původní architektury SharePoint plánování ... myslím, že o zvýšení zátěže na vašem fyzickém serveru životního prostředí, plánování otázky kapacity, vliv na výsledky vyhledávání, celkově navigace a užitečnosti obsahu, na jméno, ale několik oblastí, které potřebují myšlení a hodnocení při posuzování migraci stávajícího obsahu do SharePoint.

Například, pokud budete pohybovat a nebo indexování jakékoli externě uložený obsah do nového prostředí SharePoint, zvažte dopad na zvýšení skladovací se chystáte uvést na vašem prostředí. V neposlední řadě proto, že nárůst velikosti není jen pro surový ukládání dat o obsahu, že byla přidána do vašeho SQL databází, ale také nové skladové musí zvládnout větší velikosti souborů index.

Pak zváží další zatížení jste právě uložený na vašem Backup & Restore procesy! Které by vás mohly přivést potenciální tlak na vaši schopnost splnit vaše SLA pro dostupnost služeb v případě výpadku. Například můžete si obnovit svůj nově zvýšený obsah databáze v době povoleny v rámci SLA?

"Vyhodnotí třetí stranou nástroje, které vám pomohou s objemem dat"

Mnoho 3. strany pro produkty, které skvělou práci při pomoci vám hromadné migraci / upload obsah do vašeho prostředí SharePoint. Nicméně, mnoho nebude splňovat vaše požadavky v plné výši, takže jejich prohlédnutí a pečlivě plánovat jejich výkon (nebo nedostatek), s migrací a náklady na vaše plány a rozpočty. Je důležité znát jejich omezení, stejně jako jejich silné stránky. Možná zjistíte, oni se stěhují mnoho, ale ne všechny vaše typy dokumentů. Také dost často ztratíte některé důležité vlastnosti dokumentu nebo jiných metadat spojených s dokumentem, nebo stránky, které se snaží migrovat.

Kromě toho může dojít ke ztrátě integrity dat například časové razítko informace. To je obvykle něco, co může být důležité z hlediska řízení záznamů, protože to nemůže být provedena napříč k novému prostředí.

"Ujistěte se dostanete podniku se ujala vedení v oblasti migrace"

V každém případě poskytují plán (přístup), nástroje a metody, v níž zajistit, aby obsah lze migrovat. Nakonec však Podnikoví uživatelé by měli 'vlastní' skutečné migrace a plně se zapojit do této části projektu od začátku. Oni jsou nejlépe vědět, jaký obsah je nebo není nutné, jak by mělo vypadat, jsou přístupné, atd. Také se stane být jeden z nejlepších metod vzdělávat vaši koncoví uživatelé v používání schopností SharePoint, které poskytujete na je celkově.

"Zvažte regulační povinnosti uchovávat data"

Několika obchodních odvětvích, zejména vládní / veřejný sektor, finance, zdraví a charity zejména regulační pravidla, která musí dodržovat pro uchovávání dat, dostupnost a přístup (otázky ochrany údajů, jako celek). Ty budou muset být zohledněny ve vašich plánech.

"Odešli a nebo použít své staré hardware"

Migraci ze starého intranetu, soubor akcií či jiných aplikací potenciálně umožňuje odešli vašeho hardware (nebo alespoň některé z nich). Plán pro toto úsilí, i když jen zjistit, jak se budete recyklovat kit nebo dá odstraněna ze serveru pokojů. Do zvážit charitativní organizace či školy, které by mohly těžit ze starého zařízení, spíše než dumping je na skládkách.

"Pamatujte si, že ne všechna data musí nebo může být uložen v SharePoint"

Je pravda, SharePoint může index různé zdroje obsahu. Ale s bolestnou realitou je to zřídka dosahuje výsledků původně požadované, zčásti v důsledku ne z důvodu poruchy výrobku samo o sobě, ale proto, že celkovou údržbu na základě vyhledávání SharePoint trvat hodně pokračující úsilí, které se často zapomíná nebo vynechány v konstrukci nebo na -trvalé udržení.

Poměrně často je to snadnou cestu k indexu vašeho stárnutí a vypouklé sdílených souborů, ale opravdu chcete, aby vaše výsledky hledání obsahovat informace ze zdrojů, které je tak starý a zastaralý? Bez pečlivé design na začátku, doladění a pravidelná údržba vyžaduje často skončíte s chudými zkušenosti z uživatelského hlediska.

Takže všemi prostředky považují za indexování vašeho zdroje, ale opravdu pochopit důsledky z návrhu, plánování a průběžnou údržbu pohledu av neposlední řadě na zkušenostech uživatelů s výsledky hledání na serverech. Na tento list, zvážit všechny z krabice možnosti, které máte s vyhledáváním a také zavést filtrování na vaše výsledky vyhledávání obsahu (vlastní nebo 3. strany trasy).

"Zvažte opuštění obsahu, pokud je to"

Snažte se pochopit jak hmotné a nehmotné přínosy odchodu obsahu in situ, a snad ik obsahu 'read only' na určitou dobu, zatímco abyste zvážili své možnosti a nebo provádět svůj migrace tak, aby neumožňuje zvyšovat, nebo změny obsahu uloženého v této oblasti.

Závěr

Existuje spousta věcí, které považují za součást svého jednání pro rozhodování o přístupu k migraci a výše jsou jen některá z témat, které jste zvážit.

Je to často politicky 'cestu nejmenšího odporu' to prostě migrovat veškerý obsah, bez ohledu na technické a někdy i finanční racionální pro to něco jiného. Pokud jste tak ještě neučinili, uvažovat o zavedení archivace, kvóty a zásady uchovávání informací pro řízení nepochybně nárůst objemu dat ve vašem prostředí.

Do zapojit se svým zúčastněnými stranami a získat jejich buy-in na vlastní migrace kus. Často strategie má zajistit, aby obchodní provádí toto migrace na ně bude myslet jinak, pokud je jejich zdroje, které jsou převzaty z jejich normální role na to.

A konečně, podle mých zkušeností migrace a osvěžující malou podmnožinu původního obsahu na SharePoint, plus archivaci zbytek je vhodný přístup pro většinu podmínek. Zapnutí funkce SharePoint indexování pro váš soubor akcií, ale pouze v malých a měří okolností je také něco, co byste měli zvážit.

S pozdravem,

Andrew Walmsley

Režisér, WorkShares

Dokument migrace v SharePoint: Vaše možnosti

Přehled

Jak jsem se zmínil v mém posledním post existuje řada in-postavený nástrojů a dalších možností, které vám pomohou převést obsah do a kolem vašeho prostředí SharePoint.

"SharePoint je přirozenou náhradou za stárnoucího souboru akcií a dalšími úložišti dat,"

Velmi skutečné a důležité vyvstává otázka nad tím, co dělat s vaší historická data uložená v těchto úložištích, jako je soubor a síť akcie, intranetů a dalších sil. Určitě to nebude totální náhrady pro váš soubor / network akcií.

To znamená, že tento a příští článek jsem v plánu psát hodlá poskytnout vám hlavní možností, které se vám, stejně jako některé užitečné odkazy ze zkušeností jsme získali v průběhu let se práce s klienty, malé i velké dodat intranet, internet, extranety a další bod řešení založených na technologiích společnosti Microsoft SharePoint.

Možnosti

Ty v podstatě mají tyto možnosti, aby pečlivě zvážila, jeden bude každý mít důsledky, které se bude lišit v závislosti na vašich potřebách a okolností:

• Migrují zcela do SharePoint
• Částečná migrace podmnožinou obsahu do SharePoint
• Dovolené, pokud to je a nadále zachovat obě úložiště
• Dovolené, pokud to je a nadále zachovat obě úložišť a používat SharePoint na index vaše staré obsah, tedy poskytovat schopnost hledat to.

Každý z nich má pro a kon'S, které budete potřebovat na cestu až za účelem učinit rozhodnutí, které je právě pro vás. Na konci jedné z více z výše uvedených může být vhodná pro vaše potřeby, ale podle předchozích blogů zajistit si rozpočet a plán proto, jak jsem je zárukou, že bude trvat déle, váš, že si myslíte!

Budu psát několik více ukazatelů pro vás, aby v těchto jednáních se svými klienty a zainteresovanými stranami tak i v příštím post.

S pozdravem,

Andrew Walmsley

Režisér, WorkShares.

Migrují nebo přesunout obsah uvnitř SharePoint

Úvod

Migrace je vždy ožehavé téma, které přijde na projekt na začátku, pokud jde o scoping projektu, ke konci při zavádění nebo přijetí fáze, nebo jakmile je projekt uzavřen, a uživatelé jsou ponechány samy o sobě. Činnost přechodu nebo přesouvání dat do nebo mezi týmové weby, mysites, nebo síťové disky a systémů, jako jsou poznámky mohou být značné.

Je však bohužel nikdo odpověď na splnění všech typech scénářů a zvětšit Doporučuji podniků se domnívá, rozhodně je třeba migrovat v první řadě z hromadné migrace perspektivy. Zvažte, jestli je to praktické a možné nechat tam, kde je, a nebo ji můžete použít jako cvičení v 'čištění' vaše data před migrací nebo dokonce pohybující se do SharePoint nebo možná levnější paměťových nosičích. Více na toto téma v budoucnu článek.

U tohoto článku chci poskytnout určité vodítko pro koncové uživatele a jejich možnosti. I často narazit na koncové uživatele z obou bývalých nebo současných klientů žádajících mě, jak nejlépe přistupovat k pohybující se obsah z jednoho místa do druhého, nebo jak se pohybovat celý tým webu (sub lokalit v ceně) z jednoho místa na druhé, nebo dokonce i obsah ze sítě pohony při migraci nebo přijetí fáze. Existuje celá řada scénářů a metod / nástrojů tady, ale doufejme, že budu moci poskytnout vám několik možností jak pomoci vzdělávat a nastavit si na správné cestě.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Team site – A top level site that is created at the very beginning to store and or share content. Typically a site collection can contain many tens of thousands of team sites and or sub-team sites in one site collection each containing many hundreds of thousands of documents or greater if structure properly.

• Sub-site – Are basically team sites that sit under the top level site in a site collection and have been created by users to store further content away from the top level site. They have more or less the same functionality, but are/can be considered 'children' of the top site and will likely but may not necessarily inherit permissions and can link between each other, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusion

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

Uživatel portálu

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Závěr

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint