De SharePoint com un marc d'aplicacions de negoci

Introducció

Hem descrit anteriorment que ha d'estar veient de SharePoint com un marc de "aplicacions de negoci, en lloc de només una peça de programari que" té cura dels seus documents "o com una vegada vaig sentir que va anomenar 'és només una aplicació d'intranet'!

De fet, ofereix un desenvolupament de les aplicacions subjacents i 'hosting' entorn en el que per a proporcionar un dipòsit per emmagatzemar les seves organitzacions la informació. Com a imatge representa tot el contrari, l'última versió pròxima de la plataforma (SharePoint 2010) és molt més que un dipòsit de documents, és un marc poderosa per a la construcció i allotjament d'aplicacions empresarials de gran abast, la construcció de comunitats i proporcionar un ric dipòsit d'informació de les seves organitzacions.

Per tant, proporciona una oportunitat per a les aplicacions que es compren, configurat o desenvolupat dins de SharePoint en una forma de resoldre molts dels reptes del seu negoci, millorar l'eficiència amb la forma en que el seu personal treballa en estreta col.laboració i potencialment reduir els costos associats amb els seus pressupostos de TI.

Força intrínseca de SharePoint és que pot proporcionar una font de dades (bases de dades en el formulari de contingut emmagatzemat en Microsoft SQL Server) per a moltes de les seves aplicacions de negoci, (tant existents com noves en qüestió) la reducció de la necessitat d'invertir en maquinari separat, la concessió de llicències i el suport continu.

Aplicacions de SharePoint

En termes generals, juntament amb les aplicacions habituals de SharePoint s'utilitza, com una intranet, extranet i llocs web d'Internet s'enfronta, també pot ser considerat per al següent, per esmentar només algunes aplicacions verticals i horitzontals:

• Projectes i sol licituds de gestió de programes
• Aplicacions de la campanya de comercialització
• Catàlegs de productes
• Fòrums de debat
• Aplicacions de la investigació
• Àrees de treball d'informes
• Aplicació d'imatges de documents (mitjançant escàner)
• La formació i l'autoajuda portals
• * Llista d'aplicacions basades (contactes de clients i aplicacions de gestió del coneixement, per exemple)
• Les aplicacions basades en flux de treball *
• * Els formularis de dades basades en aplicacions d'entrada.

* Qualsevol aplicació que és probable que inclogui la creació o actualització de les llistes de múltiples o únic "de les dades també pot necessitar d'una recerca o mecanisme de filtrat aplicades. Molts existents de Lotus Notes o d'altres així anomenats aplicacions complexes es basen en aquests tres tipus en una o altra forma i per tant han de ser considerats per a la migració a través de SharePoint.

Aplicacions que es proporcionen a mesura que comencen per «client-servidor 'arquitectures basades també poden ser allotjats dins del seu entorn de SharePoint. Cert, cert nivell de compromís és sovint necessària, però és en el valor mínim de recerca amb les parts interessades pel que fa a si hi hauria avantatges en la migració d'aquestes aplicacions i fer-les més accessibles i es podria dir que la reducció dels seus costos totals a llarg termini per l'ús de "serveis compartits" proporcionada per SharePoint.

És per això que quan es busca específics o aplicacions a mida per a complir un determinat conjunt de requeriments del negoci, val la pena mirar a la seva inversió existent en SharePoint per veure si es pot ampliar per proporcionar la funcionalitat que necessita. O fins i tot considerar la utilització de SharePoint com la seva plataforma de base unificada per a la introducció de diverses aplicacions que pot estar considerant l'aplicació de forma independent un de l'altre.

Exemples del món real

Exemple 1:

Un exemple d'això pot veure's amb la combinació de solucions d'imatges de documents existents dins del seu marc de SharePoint. La seva impressió existent i equips d'escàner es pot utilitzar per capturar, emmagatzemar el seu contingut (en general els arxius TIFF o PDF) al seu entorn de SharePoint. Aquests al seu torn automàticament etiquetat amb metadades, indexat i cobrir-se amb una interfície de cerca o filtratge posar-lo a disposició d'un públic més ampli, utilitzant el flux de treball, etc Tal exemple del món real de la integració de les tecnologies seria l'exploració de les correspondències dels clients, el correu entrant o ad-hoc d'altres requisits d'exploració. Aquesta reutilització de la inversió, tant en exploració i SharePoint és un bon exemple de la combinació de tecnologies complementàries "

Exemple 2:

Un altre exemple seria el de portar les seves aplicacions de Lotus Notes a la intranet de SharePoint. Molts dels així anomenats 'Notes aplicacions "són realment les llistes de la informació emmagatzemada en les notes. Aquests poden ser migrats i em sento molt bé dins de la funció comparable establert en SharePoint. Dit això, no subestimar els reptes quan es tracta de "la migració document" de notes, ja que és molt difícil, sobretot amb els fluxos de treball sovint complexes a emigrar. Hi ha 3 productes d'altres fabricants disponibles per a ajudar aquí, com AvePoint, Mainsoft i Quest.

L'ideal seria que la seva arquitectura original de SharePoint hauria d'haver considerat la necessitat de proporcionar aplicacions addicionals i en conseqüència han construït per manejar aquest canvi. Si no, llavors vostè necessita per dur a terme una revisió completa i el pla de canvis en l'arquitectura necessària per adaptar-s'hi - No subestimar els problemes aquí i la recerca d'aquesta àrea a fons, ja que podria donar lloc a nous canvis en general l'arquitectura, maquinari i o les compres de programari.

Conclusió

Així doncs, en resum, SharePoint és molt més que un dipòsit de documents, és un marc poderosa per a la construcció i allotjament d'aplicacions empresarials de gran abast que l'ajudarà al seu personal a gestionar la seva informació millor i més eficient, ajudant a la seva empresa a aconseguir els seus objectius estratègics. Així que si el seu 2003, 2007 o fins i tot el aviat a ser llançat la versió 2010 de SharePoint, el pla de desplegament o de canvis amb suficient antelació per a que doni suport a les seves necessitats de negoci en el futur.

Records,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Mantingui la seva SharePoint i estratègia de TI en sincronia

SharePoint ha madurat en els últims anys a ser molt bo per ser un "tot a la plataforma de totes les persones", o com ho prefereix referir-se a ell com un marc de "aplicacions de negoci.

La introducció el 2003 de SharePoint de "Windows SharePoint Services (WSS), amb llicència com a part del sistema operatiu Windows Server 2003 com un 'free download', també va ser un cop mestre clara de la concessió de llicències de Microsoft.

WSS ofereix sens dubte un bon conjunt robust i ric de tots els serveis de gestió sigui simple document que servís de petit, mitjà i per a molts algunes empreses en gran mesura de l'empresa i pel seu compte. De fet, aquest és on moltes empreses va començar en el desplegament de les versions anteriors del programari, sense saber realment el que estaven rebent a si mateixos involucrats.

"SharePoint 2.010 continuarà proporcionant una mida de l'impulsa 'universal' enfocament amb la seva característica atractiva conjunt que travessa, tant d'intranet, extranet i Internet de les fronteres"

Aquest "totes les coses amb el tema de totes les persones" està a punt per continuar amb la propera versió de SharePoint 2010. Destinats a un comunicat de la primavera, es continuarà prestant serveis i funcionalitats que es reunirà en la meva opinió, una gran part de la demanda solució genèrica d'una organització necessita molt bé, tot i que altres requisits més específics clarament no és així.

Com el seu predecessor en SharePoint 2007, la propera versió (anomenada SharePoint 2010) oferirà una mida l'impulsa 'universal', amb el seu enfocament dels atractius que es travessa, tant d'intranet, extranet i els límits d'Internet. Sense oblidar d'aquesta versió és una persuasiva, si és immadur, núvols en línia de Microsoft "basat en" oferta de serveis, que està sent actualitzat a la part posterior del seu llançament inicial en 2009.

No obstant, el "totes les coses a la declaració de totes les persones" ha de tant en tant va ser el seu taló d'Aquil en què no es realitzi una funció, així com els clients esperen o potencialment necessitat, com ara gestió de documents, gestió de registres, wiki, blocs, flux de treball i de gestió de continguts web, etc Es podria dir que aquestes i altres característiques bàsiques de SharePoint tenen una sèrie de productes de la competència que si s'utilitza de forma independent, són molt millors.

Però és important recordar que no era de SharePoint i no serà capaç de guanyar a la banda a tal per comparacions. Tampoc està dissenyat per a competir en el respecte de la "vertical" aplicacions de negoci basades o un altre especialista "línia de programari d'aplicació comercial. Un punt sovint es perd en les discussions i el procés de selecció emprès amb l'elecció d'una solució de TI per a satisfer les seves necessitats.

"SharePoint és, si no ho és ja, part dels blocs de construcció"

Per evitar aquestes situacions i garantir SharePoint es considera en el context correcte, és important que la seva estratègia per a la seva introducció, l'adopció i gestió d'acord i entén no només pels responsables de l'execució i suport, però per totes les parts interessades d'alt nivell encarregats de la prestació de serveis de TI .

A més advoco per mantenir aquesta estratègia de TI i en sincronia. Per què? Com que més sovint que la seva organització no intenteu fer ús d'una barreja cada vegada més gran d'aplicacions, maquinari i programari, i va acumular una sèrie d'habilitats i experiències del seu personal bàsic conservar i mantenir com a part de la seva funció.

Per tant la seva funció de TI té un interès personal en la gestió dels costos associats a aquest entorn heterogeni. A més, existeix, o més aviat hauria de ser un creixent desig de simplificar, ser més sensible i introduir operatius i estratègics "maons", que pot ajudar l'empresa a assolir les seves metes estratègiques. SharePoint és si no és ja part dels blocs de construcció. Fins i tot si es fa servir la tàctica ara com una "solució del punt" per a una funció determinada, com una intranet, l'amplitud de les capacitats de SharePoint sens dubte exigeix perquè sigui considerat en el context més ampli dels seus elements estratègics.

En el meu proper article escriuré més sobre per què és la introducció de tecnologies de SharePoint en l'estratègia de TI és important i com es poden ampliar encara més la inversió que han fet en SharePoint 2007 o estan a punt de fer potser en SharePoint 2010 a finals d'aquest any.

Records,

Andrew Walmsley

Director Gerent

Interessat en SharePoint 2010?

He tingut el privilegi (i retenir moltes cicatrius!) D'haver treballat amb SharePoint des del seu primer llançament el 2001 i he vist les successives actualitzacions a la plataforma en els darrers anys, així com a testimonis de la creixent adopció per les empreses com un dels principals ' blocs de construcció "de la tecnologia s'aplica per lliurar tant estratègics com operatius els objectius de TI.

Com el blog posts lustren (llocs 1 i 1 lloc) això ha estat en la meva opinió, sobretot la "evolució" a través dels anys en termes de funcionalitat dels productes de plataforma i l'arquitectura.

A més, ha vist un enorme interès i la inversió d'any en any, no menys, amb l'última versió prevista del producte anomenat SharePoint 2010. Més detalls sobre aquest aquí de les actualitzacions previstes: SharePoint Sneak Peak

El que m'ha sorprès en certa mesura, és el nivell d'interès i la disponibilitat de cursos, esdeveniments i altres materials similars sobre "com instal lar ',' les decisions de disseny clau a considerar", etc, i això és tot abans de que el producte ha estat comunicat en la versió beta al públic en general! Això certament no estava disponible per a les versions anteriors a gran profunditat.

Aquesta és una bona senyal d'una comunitat saludable i de suport de Microsoft, que estan aportant molt més en el camí de la informació i orientació a la davantera en les seves consideracions de futur d'aquest full de ruta i les seves altres tecnologies.

Esperem l'impuls continua per quan s'inicia l'any que ve. Aquesta vibrant comunitat i l'ajuda de Microsoft, ens ajuda a tots "arribar a la velocitat amb la nova tecnologia i ens permet estar més ben preparats per als reptes que sens dubte servirà. Això beneficia a tots, ja que també permet als partners de Microsoft, com WorkShares, per prestar assessorament i orientació oportuna presa de decisions estratègiques al voltant de les empreses han de fer per a les futures inversions en l'any 2010 i més enllà.

Records,

Andrew

Director Gerent

Michael Dell uneix WorkShares

Ens complau anunciar que Michael s'ha unit Deller WorkShares. S'ha incorporat com el nostre Director Tècnic, i continuarà en la seva qualitat de consultor de SharePoint experimentats i arquitecte, entre les seves altres funcions per WorkShares.

Amb una experiència de més de 6 anys de treball amb les tecnologies de SharePoint amb alguns dels principals del Regne Unit, els socis de Microsoft en aquest espai, Michael porta amb si una rica experiència i coneixements sense parangó en aquest camp.

Michael ha treballat amb alguns dels projectes de SharePoint de més alt perfil i té experiència en la indústria de la Creu, del sector públic, sense ànim de lucre, els serveis públics i l'educació.

D'antecedents de Michael abans de la Arena de SharePoint i de la informació dels treballadors segueix des de fa diversos anys en el client de Microsoft / camp de la infraestructura de servidor amb una sòlida formació en la infraestructura, la missatgeria i la solució de problemes.

El nomenament de Michael reforçarà el nostre equip directiu i la capacitat de lliurament global. La seva assistència recent a la posada en marxa de l'última actualització de Microsoft per a la plataforma (SharePoint 2010) a la conferència a Las Vegas, portarà la molt necessària 'heads up' sobre les conseqüències, els reptes i oportunitats per als usuaris nous o existents de la tecnologia de SharePoint.

Després d'haver treballat amb Michael Durant diversos anys en nombrosos projectes de SharePoint, estic molt satisfet de garantir els seus serveis i esperem la seva valuosa contribució per WorkShares amb els nostres clients actuals i futurs.

Records,

Andrew

Director Gerent, WorkShares.

La migració de documents de SharePoint: Consideracions de

Fons

He esmentat en el meu darrer post, titulat "Document de Migració a SharePoint - Les opcions", que bàsicament hi ha 4 principals opcions disponibles per a vostè per decidir si ha de migrar el contingut dels arxius compartits i altres dipòsits. Per resumir:

• Migrar completament en SharePoint
• * Migració parcial d'un subconjunt dels continguts en SharePoint
• ** Deixa que és i seguirà mantenint els dos dipòsits de forma independent
• *** Deixa on és i seguirà mantenint els dos dipòsits, però l'ús de SharePoint per indexar el contingut d'edat, per tant, oferint la capacitat de buscar-la.

Un o més d'aquestes opcions pot ser la ruta que acaben triant en funció de les seves necessitats i requeriments.

* El major contingut pot ser arxivada o simplement eliminats.

** Tingueu en compte el cost i risc és el manteniment dels equips d'envelliment

*** Això té opcions limitades, investigar a fons i posar a prova, en particular, els resultats de cerca, de manera que usar-lo amb precaució.

Pròxims passos i consideracions

Per ajudar en aquest procés de decisió per determinar quina és la ruta millor per les seves circumstàncies, he escrit a continuació alguns suggeriments per tu per examinar i debatre dins del seu equip central del projecte i els interessats per igual. Aquests comentaris es basen en diversos anys de la gestió d'una varietat de projectes de SharePoint, així que esperem que pugui evitar algunes de les lliçons apreses dolorosa que nosaltres i els nostres clients vaig passar! Probablement no sigui tot el necessari per pensar, però un bon començament amb algunes idees que l'ajudaran al llarg del seu camí.

"La migració pot ser costosa, especialment si tenim en compte el volum d'informació que tinguin intenció d'emigrar, el cost real de l'empresa i els recursos tècnics (intern i extern) té la intenció de programar per ajudar amb l'esforç de migració"

Pregunta teus actors i usuaris d'alt nivell en quant a si o no realment necessitat d'avançar en tots aquests documents i pàgines de la intranet, imatges, vídeo, etc basat en cert grau de reals i anècdotes, la meva experiència demostra una vegada i una altra, 80 -- del 90% del contingut és rara en absolut més enllà d'accedir als 12-18 mesos després de la seva creació. Així que podria ser la creació d'una muntanya de treball, per al retorn de molt poc valor.

Per tant, recomano tractar de trobar proves per confirmar que és (o no) accedir amb freqüència o altres declaracions que recolzen o l'exigència de la migració. Descobreix per què és en realitat "ha de ser migrats", gairebé com armar un mini cas de processos de negoci de decisió. A sovint, les unitats de negoci només dirà que és, per evitar fer el treball de recerca o de la migració, en primer lloc perquè no tenen una altra (de manera natural) les prioritats. La realitat és un bon vell netejar sovint és una bona oportunitat i bo per refrescar el contingut de dalt, els elements de major arxiu de contingut no necessita.

També recomana de dur a terme una revisió dels continguts que s'ha acumulat al llarg dels anys. Us sorprendrà de saber quant del que realment ja no és necessari, pertinent o adequada o de fet i d'identificar el contingut que necessita ser renovat de totes maneres.

Recordeu que també hi ha una subtil però important diferència entre que sigui «disponible» per al negoci i que va a migrar i està disponible en SharePoint. Per exemple, vostè pot mantenir allunyat de SharePoint en menys disponible, però les formes encara els mitjans de comunicació accessibles offline o altres potser més barata d'emmagatzematge.

Si determina que tindrà una gran quantitat de contingut a emigrar, realment posar en marxa un «model» per a l'equip de la migració (s) que mobilitzar, assegureu-vos que tots siguin conscients dels seus rols, les seves funcions i quan es suposa que han de fer i per què. Ells necessiten a curt plenament a bord amb el que s'està fent.

També és necessari "provar el procés de les obres abans de provar el rendiment" per als seus equips de migració. Això va per el manual, automàtica o barreja d'ambdós enfocaments. Sigui generós en les seves estimacions per a la migració basat en els resultats de les seves troballes. Això donarà als interessats més confiança en la seva capacitat els equips de projecte per complir els terminis de migració.

"Impacte en l'arquitectura de SharePoint s'ha de planificar en el disseny general"

Esperem que s'han cobert alguns o la majoria d'això en la planificació de la seva arquitectura original de SharePoint ... Penseu en l'augment de la càrrega del seu entorn de servidors físics, problemes de planificació de la capacitat, l'impacte sobre els resultats de cerca, la navegació en general i la utilitat del seu contingut, per esmentar només les poques àrees que el pensament i la necessitat d'avaluació en considerar la migració dels continguts existents en SharePoint.

Per exemple, si vostè va a moure i / o índex de qualsevol dels continguts emmagatzemats a l'exterior en el seu entorn de SharePoint, considerar la incidència en l'augment d'emmagatzematge que estan a punt de posar en el seu medi ambient. Sobretot perquè l'augment de mida no és només per a l'emmagatzematge de dades en brut dels continguts que s'agreguen en les seves bases de dades SQL, però també el nou emmagatzematge necessària per manejar l'índex d'augment de mida dels arxius.

Llavors consideri la càrrega addicional que s'acaba de col.locar en la seva còpia de seguretat i restaurar els processos! Vostè pot exercir una pressió potencial sobre la seva capacitat per complir els SLA de disponibilitat del servei en cas de temps d'inactivitat. Per exemple, vostè encara pot restaurar les bases de dades de contingut nou augment en els terminis previstos en l'SLA?

"Avaluació d'eines de 3 proveïdors per ajudar-lo amb el volum de dades"

Molts productes de 3 de fer un gran treball per ajudar a migrar a granel / carregar el contingut en el seu entorn de SharePoint. No obstant això, molts no compliran amb les seves necessitats plenament, així que revisi amb cura i planificar la seva actuació (o falta d') amb la migració i els costos en els seus plans i pressupostos. És important conèixer les seves limitacions, així com els seus punts forts. Vostè pot trobar molts emigren, però no tots els tipus de documents. A més, molt sovint es perden algunes propietats dels documents importants o les metadades associades amb el document o pàgines que estan tractant d'emigrar.

A més vostè pot perdre la integritat de dades, per exemple, la informació de data i hora. Això és típicament una cosa que pot ser important des d'una perspectiva de gestió de registres, ja que no poden ser transportats a través del nou entorn.

"Assegureu-vos que rep l'empresa a prendre la iniciativa en la migració"

Per tots els mitjans oferir el model (enfocament), eines i mètodes que garanteixin el contingut pot traspassar. En última instància, no obstant això, els usuaris de negocis ha de «propis» de la migració actual i participar plenament en aquesta part del projecte des del principi. Ells són els més ben situats per saber quin contingut és o no és necessari, com s'ha de cercar, accedir, etc també passa a ser un dels millors mètodes per educar als usuaris finals en l'ús de les capacitats de SharePoint que proporcionen ells en general.

"Penseu en la possibilitat d'obligacions reglamentàries de conservació de dades"

Diversos sectors empresarials, en particular, el govern / sector públic, finances, salut i organitzacions de caritat han particular, les normes reglamentàries que han de seguir per a la retenció de dades, la disponibilitat i l'accés (qüestions de protecció de dades en el seu conjunt). Aquests hauran de tenir en compte en els seus plans.

"Desinvertir i / o la reutilització de maquinari antic"

El pas de les intranets d'edat, recursos compartits d'arxius o altres aplicacions potencialment permet a desinvertir el maquinari (o almenys part d'ella). Pla d'aquest esforç, encara que només saber com s'ha de reciclar l'equip o fer que es eliminat de les sales de servidors. Es consideren organitzacions de beneficència o escoles que podrien beneficiar-se dels vells equips, en lloc d'abocament en abocador.

"Recordeu, no tots les dades han o poden ser emmagatzemats en SharePoint"

És cert SharePoint pot indexar una gran varietat de fonts de contingut. No obstant això, la dolorosa realitat és aquesta poques vegades arriba als resultats inicialment esperats a causa, no en part a causa de les falles del producte en si, sinó pel manteniment general de cerques basades en SharePoint prendre un munt d'esforç continu que sovint s'oblida o s'omet en el disseny o en manteniment en marxa.

Molt sovint aquest és el camí fàcil a l'índex d'envelliment i voluminosos recursos compartits d'arxius, però realment vols que els teus resultats de cerca que continguin informació de fonts que és tan vella i obsoleta? Sense el disseny acurat al principi, posada a punt i el manteniment regular requereix sovint acaba amb una mala experiència, des d'una perspectiva d'usuari.

Així que per tots els mitjans d'indexació consideren les fonts, però realment entendre les implicacions d'un disseny, planificació i perspectiva del seu manteniment en curs no menys important l'experiència dels usuaris amb les pàgines de resultats. En l'última nota, consideri la totalitat de la de les opcions del quadre que té amb la recerca i també la introducció de filtratge de contingut resultats de la cerca (el costum o 3 de la ruta del partit).

"Penseu en deixar el contingut on està"

Intenta entendre tant els beneficis tangibles i intangibles de deixar el contingut in situ, i potser fer que el contingut "només lectura 'per un període de temps mentre considerar les seves opcions i / o dur a terme la seva migració, per tal de no permetre l'augment, o el canvi de continguts emmagatzemats en aquesta àrea.

Conclusió

Hi ha un munt de coses a considerar com a part dels seus debats per decidir l'enfocament de la migració i el de dalt són només alguns dels temes que vostè pot haver de considerar.

És sovint políticament el "camí de menys resistència 'a només migrar tot el contingut, independentment de la tècnica i, a vegades racional dels recursos financers per fer alguna cosa diferent. Si no ho ha fet, considerar la introducció d'arxiu, de quotes i les polítiques de retenció per gestionar l', sense dubte, l'augment del volum de dades en els seus entorns.

S'involucren amb les seves parts interessades i obtenir la seva buy-in de ser propietari de la peça de la migració. A sovint, una estratègia d'assegurar-se que l'empresa porta a terme aquesta migració els farà pensar de manera diferent quan són els seus recursos que es treuen de les seves funcions normals per fer-ho.

Finalment, en la meva experiència de la migració i l'actualització d'un petit subconjunt dels continguts originals en SharePoint, a més d'arxivar la resta és l'enfocament adequat per a la majoria de les circumstàncies. Pel que fa a la capacitat d'indexació de SharePoint per als fitxers compartits, però només en circumstàncies petites i mesurat també és una cosa que vostè ha de considerar.

Records,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

La migració de documents de SharePoint: Les seves opcions de

Descripció general

Com he esmentat en el meu últim post hi ha una sèrie d'eines construïdes i altres opcions per ajudar a migrar el seu contingut en i al voltant del seu entorn de SharePoint.


"SharePoint és el substitut natural d'envelliment dels arxius compartits i altres dipòsits de dades"

El molt real i molt important pregunta sorgeix sobre què fer amb les dades històriques emmagatzemats en aquests dipòsits, com ara arxius i recursos compartits de xarxa, intranets i sitges d'altres. Certament no serà una substitució total del seu arxiu / recursos compartits de xarxa.

Dit això, això i el següent article em proposo escriure té la intenció d'oferir-li les principals opcions obertes per a vostè, així com alguns consells útils de les experiències que hem adquirit durant anys de treballar amb clients grans i petits per lliurar la intranet, d'Internet, extranets i altres solucions de punts basats en les tecnologies de Microsoft SharePoint.

Les Opcions

És, bàsicament, tenen les següents opcions a considerar acuradament, cadascú tindrà implicacions que serà diferent depenent de les seves necessitats i circumstàncies:

• Migrar completament en SharePoint
• La migració parcial d'un subconjunt dels continguts en SharePoint
• Deixa on és i seguirà mantenint els dos dipòsits
• Deixa on és i seguirà mantenint tant els dipòsits i l'ús de SharePoint per indexar el contingut d'edat, per tant, oferint la capacitat de cerca d'ella.

Cada un té pros i els contres, que haurà de forma amb la finalitat de prendre una decisió que és correcta per a vostè. En un extrem de més dels anteriors pot ser apropiat per a les seves necessitats, però com per anteriors entrades de bloc assegurar-se que el pressupost i el pla d'acord a com jo li garanteixo que trigarà més temps que vostè pensa!

Vaig a escriure una mica més dels punters per tu per tenir en compte en les deliberacions amb els accionistes i clients per igual en el proper post.

Records,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrar o moure el contingut dins de SharePoint

Introducció

La migració és sempre un tema espinós que apareix en un projecte al principi, en termes d'abast d'un projecte, cap al final durant el llançament o fases d'adopció, o un cop que el projecte està tancat i els usuaris estan abandonats a la seva sort. L'activitat de la migració o trasllat de dades o als llocs d'equip, Els meus llocs, o d'unitats de xarxa i els sistemes com les notes poden ser considerables.

Hi ha, no obstant això, malauradament, no hi ha una resposta per satisfer tot tipus de situacions i per ampliar les empreses consideren que recomano encaridament la necessitat d'emigrar, en primer lloc des d'una perspectiva de la migració massiva. Penseu en la possibilitat de sortir si és pràctic i possible, on és i ni la sempre com un exercici de "neteja" de les seves dades abans de migrar o fins i tot moure'l a SharePoint o, possiblement, mitjans d'emmagatzematge més barats. Més sobre aquest tema en un futur article.

Per a aquest article vull donar alguna orientació als usuaris finals i les seves opcions. Sovint trobem que els usuaris finals tant a clients antics o actuals em pregunta sobre la millor manera d'abordar el contingut de moure's d'un lloc a un altre, o com moure un lloc de grup en el seu conjunt (sub llocs inclosos) d'un lloc a un altre, o fins i tot el contingut de la xarxa unitats durant la migració o de la fase d'adopció. Hi ha tota una gamma d'escenaris i mètodes i eines aquí, però espero pugui oferir algunes opcions per ajudar a educar i posar-te en el camí correcte.

En primer lloc, per establir les seves expectatives des del principi ... qualsevol migració en o al voltant de SharePoint no és fàcil d'aconseguir, especialment a través dels mètodes de caixa i requereix molt pocs passos manuals. Això és principalment degut a la forma en què sol emmagatzemar contingut del nostre lloc d'equip (en lots del que s'anomena les col leccions de llocs - llocs de nivell superior normalment), que al seu torn s'emmagatzemen en bases de dades SQL. Però també com a conseqüència de la manca de suport en general a la interfície d'usuari dins de SharePoint per a proporcionar el control i els mecanismes necessaris per permetre la còpia o trasllat del seu contingut. Probablement per aquesta raó hi ha un munt d'eines de 3 per aquí per ajudar-lo.

En qualsevol cas, assegureu-vos de planificar acuradament el disseny del seu lloc i convencions de noms per evitar aquesta necessitat de moure el seu contingut més tard!

Glossari de termes

Algunes indicacions sobre la terminologia en primer lloc, abans de continuar:

• La col.lecció de llocs - la majoria de dipòsit superior i límit de seguretat per a l'emmagatzematge i gestió de continguts. SharePoint pot contenir centenars o fins i tot milers d'elles en una implementació. Llocs de grup de nivell superior són sovint les col leccions de llocs.

• El lloc de l'equip - Un lloc de nivell superior que es crea al principi o per emmagatzemar i compartir continguts. Normalment, una col lecció de llocs poden contenir diverses desenes de milers de llocs de grup i / o sub-bases d'operacions en una col lecció de llocs de cada un amb molts centenars de milers de documents, o més gran si l'estructura adequada.

• Sub-site - són llocs equip que se sentin sota el lloc de nivell superior en una col lecció de llocs i han estat creats pels usuaris emmagatzemar més continguts de distància del lloc de nivell superior. Tenen més o menys la mateixa funcionalitat, però són o poden ser considerats "nens" de la part superior del lloc i és probable que no necessàriament, però pot heretar els permisos i poden vincular entre si, etc

• Contingut - Tots els documents d'Office, PDF, imatges, llistes de discussió, calendaris, llistes de contacte, o el text que vostè ha emmagatzemat al seu lloc.

• Llista - Calendaris, llistes de contactes, biblioteques de documents, fòrums de discussió són tots exemples de 'les llistes de SharePoint i pot contenir una barreja d'elements de contingut.

Mètodes i Eines

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

Per a qualsevol lloc de l'equip que té el contingut en, hi ha una possibilitat de guardar tot el lloc, les seves biblioteques de documents, les metadades i el contingut (fins a una mida de només 1O megabyte) com una plantilla reutilitzable. Això es converteix ara en un lloc portàtils plantilla per la seva reutilització en altres llocs. Amb això vostè pot crear llocs repetible que contenen la mateixa estructura i contingut.

Per a això, sota la configuració de la web trobarà una característica anomenada "Desa lloc com a plantilla". Això li permetrà guardar només l'estructura i / o el contingut i - Tot i que degut a la seva limitada a un màxim de 10 megabytes de mida. No és l'ideal i dependrà de la mida del seu contingut com a la seva pertinença o no com una eina per al seu ús.

Un cop hagueu desat el lloc com a plantilla, (donar-li un nom familiar) es pot anar en la configuració del lloc a la seva 'web galeria de plantilles'. El seu lloc web que acaba de guardar la plantilla estarà allà. Ara bé, això es pot descarregar en el seu escriptori, ( "templateName lloc. STP") i bàsicament pujat al seu nou lloc en el lloc de la destinació », galeria de plantilles".

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusió

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Records,

Andrew Walmsley

¿Va aconseguir la seva SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Records,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Microsoft BPOS - Business Productivity Online - En primer lloc Pensaments.

Fons

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – Sharepoint (Windows Sharepoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusió

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, sharepoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Records,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accés a documents d'Office 2007 en format de SharePoint amb les versions anteriors de Microsoft Office

Un desafiament permanent per a alguns dels nostres clients i sens dubte molts altres aquí fora és la incapacitat de les versions anteriors de Microsoft Office (és a dir, Office 2000, 2002 (coneguda com OfficeXP) i 2003) per obrir o editar els nous formats creats a Office 2007.

Les aplicacions d'Office 2007 per defecte tenen extensions document típicament es troben amb una 'X' a la final -. Doc,. Xlsx i. pptx, etc Tot i que cal assenyalar que això es pot canviar per defecte de nou als formats originals, si vostè necessita també.

En qualsevol cas, Microsoft acaben de llançar una descàrrega gratuïta anomenat "Microsoft Office Compatibility Pack per a Word, Excel i PowerPoint 2007 File Formats".

Aquesta instal lació es pot descarregar actualitzar la seva instal lació d'Office existent i li permet obrir / veure / editar / guardar els documents en els nous formats. Gran!

Enllaç per descarregar el programari trobar aquí.

Amb més informació trobat aquí en relació amb l'article de Knowledge Base.

Records,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Tags Technorati: Oficina, SharePoint