SharePoint com un marc d'aplicacions de negoci

Introducció

Hem descrit amb anterioritat que vostè ha de veure de SharePoint com "aplicacions de barri de negocis, en lloc de només una peça de programari que" el tractament dels seus documents "o com una vegada vaig sentir que va anomenar 'és només una aplicació d'intranet'!

De fet, es preveu un desenvolupament d'aplicacions subjacents i 'hosting' entorn en el qual establir un dipòsit per emmagatzemar la seva informació de les organitzacions. A mesura que la imatge representa el contrari, l'última versió pròxima de la plataforma (SharePoint 2010) és molt més que un dipòsit de documents, és una base molt sòlida per a la construcció i allotjament d'aplicacions empresarials de gran abast, la creació de comunitats i proporcionar un dipòsit ric per a la seva informació les organitzacions.

Per tant, proporciona una oportunitat perquè les aplicacions que es pot comprar, configurar o desenvolupats dins de SharePoint en una forma de resoldre molts dels desafiaments que el seu negoci, millorar l'eficiència amb la forma en que el seu personal treballen junts en col.laboració i potencialment reduir els costos associats amb la seva pressupostos de TI.

«Intrínseca força de SharePoint és que pot proporcionar una font de dades (en el contingut del formulari, bases de dades emmagatzemades a Microsoft SQL Server) per a moltes de les aplicacions empresarials al seu, (tant existents com noves en qüestió) que redueix la necessitat d'invertir en maquinari separat, concessió de llicències i suport continu en.

SharePoint aplicacions

En termes generals, juntament amb les aplicacions habituals de SharePoint s'utilitza, com una intranet, extranet i llocs web d'Internet s'enfronta, també pot ser considerat per al següent, per esmentar només uns pocs vertical i horitzontal de les aplicacions empresarials:

• Projecte i direcció de programa d'aplicació
• Sol • licituds de comercialització de campanya
• Catàlegs de productes
• Fòrums de debat
• Recerca aplicacions
• Informes espais de treball
• Document aplicació d'imatges (utilitzant escàners)
• Formació i l'autoajuda portals
• * Llista d'aplicacions basades en (contactes de clients i gestió d'aplicacions dels coneixements, per exemple)
• * Flux de treball basat en aplicacions
• * Formes d'entrada basats en aplicacions de dades.

* Qualsevol aplicació que es pugui suposar la creació o actualització "o d'un sol diverses llistes" de les dades també poden necessitar tenir un registre o un mecanisme de filtrat aplicada. Molts existents de Lotus Notes o altres així anomenats aplicacions complexes es basen en aquests tres tipus en una o altra forma, i per tant han de ser considerats per a la migració a través en SharePoint.

Les sol • licituds que siguin proporcionats per mesura existent "client / servidor de les arquitectures basades també poden ser allotjats dins del seu entorn de SharePoint. Cert, cert nivell de compromís amb freqüència és necessària, però és en el valor d'almenys molt investigant amb els seus grups d'interès en quant a si hi hauria avantatges en la migració d'aquestes aplicacions i fer-les més accessibles i podria dir que la reducció dels costos totals a llarg termini per l'ús de "serveis compartits", previst en SharePoint.

Quina és la raó per l'hora de buscar aplicacions específiques o personalitzades per complir amb un conjunt particular dels requeriments del negoci, val la pena mirar a la seva inversió existent en SharePoint per veure si això es pot ampliar per proporcionar la funcionalitat que necessita. O potser consideri l'ús de SharePoint com la seva plataforma unificada subjacent per a la introducció de diverses aplicacions que puguin estar considerant l'aplicació de forma independent l'un de l'altre.

exemples del món real

Exemple 1:

Un exemple d'això es pot veure amb la combinació de les actuals solucions de documents d'imatge dins del seu marc de SharePoint. La seva impressió existent i els equips d'escàner es pot utilitzar per capturar, emmagatzemar el seu contingut (normalment arxius tiff o pdf) en el seu entorn de SharePoint. Aquests al seu torn pot automàticament etiquetats amb metadades, indexats i dota una interfície de cerca o filtratge posant a disposició d'un públic més ampli, utilitzant fluxos de treball, etc Aquest exemple real d'integració de les tecnologies seria l'exploració de les correspondències dels clients, el correu entrant o ad hoc-requisits d'escaneig altres. Aquesta reutilització de la seva inversió tant en exploració i SharePoint és un bon exemple de la combinació de tecnologies complementàries "

Exemple 2:

Un altre exemple seria el de portar les seves aplicacions de Lotus Notes a la intranet de SharePoint. per la qual cosa 'Notes moltes aplicacions anomenades' són en realitat les llistes de la informació emmagatzemada en les notes. Aquests es poden migrar i em sento molt bé dins de la característica comparable estableix SharePoint. Dit això, no subestimar els reptes quan es tracta de la migració "document" de Notes, ja que és molt difícil, sobretot en complexos fluxos de treball sovint a emigrar. Hi ha productes de tercera part per ajudar a que aquí, com AvePoint , Mainsoft i Quest .

L'ideal seria que el seu original arquitectura de SharePoint hauria d'haver considerat la necessitat de proporcionar aplicacions addicionals i en conseqüència han construït per manejar aquests canvis. Si no, llavors vostè necessita per dur a terme una revisió completa i un pla dels canvis arquitectònics requerits per acomodar - No subestimis les qüestions que aquí i la investigació aquesta àrea a fons, ja que podria conduir a noves modificacions d'arquitectura general, maquinari i o les compres de programari.

Conclusió

Així que en resum, SharePoint és molt més que un dipòsit de documents, és una base molt sòlida per a la construcció i aplicacions de negoci d'allotjament de gran abast que l'ajudarà al seu personal a gestionar la seva informació millor i més eficient, ajudant al seu negoci per assolir els seus objectius estratègics. Així que si el seu 2003, 2007 o fins i tot el que aviat serà llançat la versió 2010 de SharePoint, el pla de la distribució o els canvis amb suficient antelació perquè recolzi les seves necessitats de negoci en el futur.

Una cordial salutació,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Mantingui la seva estratègia de TI de SharePoint i en sincronia

SharePoint ha madurat en els últims anys per arribar a ser bastant bona en ser una «totes les coses a la gent" plataforma de tot, o com prefereixo referir-me a ell com un "marc d'aplicacions de negocis.

La introducció el 2003 de SharePoint de "Windows SharePoint Services (WSS), com a part de la llicència de Windows Server 2003 sistema operatiu com una" lliure "de descàrrega, també va ser un cop mestre clara de concessió de llicències de Microsoft.

WSS ofereix sens dubte una bona, sòlida i rica conjunt de tot el que sigui simple serveis de gestió documental de servir, i per a algunes mitjanes gran mesura de les petites empreses i molts negocis pel seu compte. De fet aquí és on moltes empreses va començar en el desplegament de les versions anteriors del programari, sense saber realment el que ells mateixos estaven involucrar-se amb.

"SharePoint 2010 seguirà prestant una" convincent una talla per a tots "enfocament amb la seva característica atractiva conjunt que a través de tots dos intranet, extranet i Internet fronteres talls"

Aquesta "totes les coses a la gent tema tot està a punt per continuar amb la propera versió de SharePoint 2010. Reservada per a un comunicat de la primavera, es seguirà prestant serveis i funcionalitats que es reunirà en la meva opinió, una gran part de l'organització d'una solució d'aplicacions genèriques necessitats molt bé, encara que altres requisits específics amb més claredat no és així.

Igual que el seu antecessor en SharePoint 2007, la següent versió (anomenada SharePoint 2010) oferirà una 'convincent una talla per a tots "enfocament amb la seva característica atractiva conjunt que travessa tant la intranet, extranet i els límits d'Internet. Sense oblidar d'aquesta versió és una persuasiva, si immadurs, en línia "núvol de Microsoft basades 'oferta de serveis, que s'està actualitzant a la part posterior del seu llançament inicial en 2009.

Tanmateix, la «totes les coses a la gent" ha comunicat a tots de tant en tant estat la seva «taló d'Aquil", ja que no fa una funció, així com els clients esperen o necessiten potencialment, com la gestió documental, gestió de registres, wiki, blocs, flux de treball i de gestió de continguts web, etc Es podria dir que aquestes i altres característiques fonamentals de SharePoint tenen una sèrie de productes de la competència que si s'utilitza de forma independent, són molt millors.

Però és important recordar que SharePoint no va ser i no serà capaç de guanyar al costat d'aquestes comparacions. Tampoc està dissenyat per competir en matèria de "vertical" aplicacions de negoci basades o un altre especialista "línia de negoci de programari d'aplicació. Un punt sovint es perd en les discussions i el procés de selecció realitzat amb l'elecció d'una solució de TI per a satisfer les seves necessitats.

"SharePoint és a dir, si no ho està ja, part d'aquests blocs de construcció"

Per evitar aquestes situacions i garantir SharePoint es considera en el context correcte, és important que la seva estratègia per a la seva introducció, l'adopció i la gestió s'ha convingut i entès no només pels responsables de la seva aplicació i suport, sinó per totes les parts interessades alts responsables de TI de prestació de serveis .

A més advoco per mantenir aquesta estratègia de TI i en general en sincronia. Per què? Com que més sovint que la seva organització no va a utilitzar una barreja creixent d'aplicacions informàtiques, maquinari i programari, i va acumular una sèrie d'habilitats i experiències del seu personal bàsic conservar i mantenir com a part del seu rol.

Per tant la seva funció de TI té un interès personal en la gestió dels costos associats a aquest entorn heterogeni. A més hi ha, o hauria de ser més aviat un creixent desig de simplificar, ser més sensible i introduir operatives i estratègiques "maons", que pot ajudar al negoci per assolir el objectius estratègics. SharePoint és si no és ja part dels blocs de construcció. Fins i tot si s'utilitza ara com tàcticament punt de solució 'a' per a una funció determinada, com una intranet, l'amplitud de les capacitats de SharePoint podria dir que la demanda de ser considerat en el context més ampli dels seus elements estratègics.

En el meu proper article vaig a escriure més sobre per què és la introducció de les tecnologies de SharePoint en la seva estratègia de TI és important i com es poden ampliar encara més la inversió que han fet en SharePoint 2007 o estan a punt de fer potser en SharePoint 2010 a finals d'aquest any.

Una cordial salutació,

Andrew Walmsley

Director Gerent

Interessat en SharePoint 2010?

He tingut el privilegi (i retenir moltes cicatrius!) D'haver treballat amb SharePoint des del seu llançament el 2001 i he vist les successives actualitzacions a la plataforma en els últims anys, així com a testimonis de la creixent adopció per les empreses com una de les claus " blocs de construcció "de la tecnologia s'estan implementant per incidir positivament en termes estratègics i operatius dels objectius de TI.

Com que les entrades de bloc il.lustren ( llocs 1 i 1 lloc ) això ha estat al meu entendre, sobretot "evolució" a través dels anys en termes de plataforma de la funcionalitat del producte i l'arquitectura.

A més, ha despertat un interès massiu i la inversió d'any en any, almenys, no amb l'últim llançament prevista del producte anomenat SharePoint 2010. Més detalls sobre aquest aquí de les actualitzacions previstes: SharePoint Sneak Peak

El que m'ha sorprès en certa mesura, és el nivell d'interès i la disponibilitat de cursos, esdeveniments i altres materials similars sobre "com instal lar ',' clau de les decisions de disseny a considerar", etc I això és encara abans que el producte ha estat posada en llibertat en la beta per al públic en general! Això certament no estava disponible per a les versions anteriors a gran profunditat.

Aquesta és una bona senyal de suport a una comunitat sana i de Microsoft, els quals estan oferint molt més en el camí de la informació i orientació en la davantera en les seves consideracions de futur d'aquest full de ruta i les seves altres tecnologies.

Esperem que l'impuls continua per quan s'inicia l'any que ve. Aquesta vibrant comunitat i l'ajuda de Microsoft, ens ajuda a tots "el màxim de velocitat" amb la nova tecnologia i ens permet estar més ben preparats per als reptes que, sens dubte, proporcionar. Això beneficia a tots, ja que també permet als partners de Microsoft, com WorkShares, per proporcionar assessorament oportú i orientació al voltant de la presa de decisions estratègiques empreses estan havent de fer per a les futures inversions en 2010 i més enllà.

Una cordial salutació,

Andrés

Director Gerent

Michael s'uneix a Deller WorkShares

Ens complau anunciar que Michael s'ha unit WorkShares Deller. S'ha incorporat com el nostre Director Tècnic i continuarà en la seva qualitat d'assessor d'un experimentat arquitecte de SharePoint i, entre els seus altres papers per WorkShares.

Amb més de 6 anys d'experiència de treballar amb les tecnologies de SharePoint amb alguns dels principals socis del Regne Unit Microsoft en aquest espai, Michael comporta una riquesa d'experiència i coneixement sense igual en aquest camp.

Michael ha treballat amb alguns dels projectes d'alt perfil de SharePoint i la majoria té experiència en el sector creu incloent-hi el sector públic, no amb ànim de lucre, serveis públics i l'educació.

Michael de fons abans de la sorra de SharePoint i treballador d'informació segueix des de fa diversos anys en el client de Microsoft / camp de les infraestructures de servidor amb una gran experiència en la infraestructura, la missatgeria i solució de problemes.

El nomenament de Michael reforçarà el nostre equip d'alta direcció i capacitat de lliurament global. La seva recent assistència al llançament de l'última actualització de Microsoft per a la plataforma (SharePoint 2010) a la conferència a Las Vegas , portarà molt necessària "dirigeix" sobre les implicacions, reptes i oportunitats per als usuaris actuals o nous de la tecnologia de SharePoint.

Després d'haver treballat amb Michael durant diversos anys en nombrosos projectes de SharePoint, em dóna molt de gust pels seus serveis i esperem les seves valuoses contribucions per WorkShares amb els nostres clients actuals i futurs.

Una cordial salutació,

Andrés

Director Gerent, WorkShares.

Document de migració de SharePoint: Consideracions

Fons

He esmentat en el meu últim post, titulat " Document de Migració a SharePoint - Les opcions ", que hi ha bàsicament quatre opcions principals disponibles per a vostè per decidir si ha de migrar el contingut dels arxius compartits i altres dipòsits. En resum:

• Migrar completament en SharePoint
• * Migració parcial d'un subconjunt dels continguts en SharePoint
• ** Deixa on és i seguirà mantenint tant dipòsits de forma independent
• *** Deixa on està i continuarà mantenint ambdós dipòsits, però l'ús de SharePoint per indexar el contingut d'edat, per tant, que proporcionen capacitat a buscar-la.

Un o més d'aquestes opcions pot ser la ruta per la que acaben d'elegir en funció de les seves necessitats i requeriments.

* El contingut i grans poden ser arxivats o simplement eliminat.

** Tingueu en compte per compte i risc el manteniment d'aquest equip envellit

*** Això ha limitat les opcions, investigar a fons i posar a prova, en particular, els resultats de cerca, de manera que usar-lo amb precaució.

Propers passos i consideracions

Per ajudar a vostè a través d'aquest procés de decisió per determinar quina ruta és millor per les seves circumstàncies, he escrit a continuació alguns suggeriments perquè vostè consideri i debat dins del seu equip de projecte bàsic i parts interessades. Aquests comentaris es basen en diversos anys de gestió d'una varietat de projectes de SharePoint, així que esperem que pugui evitar algunes de les doloroses lliçons que nosaltres i els nostres clients va passar! Probablement no sigui tot el necessari per pensar, però un bon començament amb algunes idees per ajudar-te en el teu camí.

"La migració pot ser costosa, especialment si tenim en compte el volum d'informació que tinguin intenció d'emigrar, el cost real de l'empresa i els recursos tècnics (intern i extern) té la intenció de programar per ajudar amb l'esforç de migració"

Pregunta seus stakeholders i usuaris d'alt nivell quant a si o no que realment es necessita per moure a través de tots els documents i pàgines d'intranet, imatges, vídeo, etc basat en cert grau de anecdòtiques i empíriques, la meva experiència demostra una vegada i una altra, 80 - 90% del contingut és poques vegades visitada en tot cas més enllà dels 12-18 mesos després de la seva creació. Així que podria ser la creació d'una muntanya de treball, per tornar molt poc de valor.

Per tant, recomano tractar de trobar proves en el seu suport per confirmar que és (o no) accedir amb freqüència o altres declaracions de suport o d'una altra manera el requisit de la migració. Descobreix per què en realitat les necessitats es van a migrar ", gairebé com armar un negoci de mini cas procés de decisió. Sovint, les unitats de negoci simplement diran que es tracta, per evitar fer el treball de recerca o de la migració, en primer lloc per tenir altres (naturalment així) les prioritats. La realitat és un bé clares d'edat és sovint una i bona oportunitat per refrescar el contingut de dalt, els elements de major contingut, no de fitxer no necessita.

També recomanem que porti a terme una revisió del contingut que s'ha acumulat al llarg dels anys. Vostè pot ser sorprès descobrir quant del que realment ja no és necessària, pertinent o apropiat i / o identificar el contingut que realment cal actualitzar de totes maneres.

Recordi també hi ha una subtil, però important diferència entre que sigui «disponible» per al negoci i es va a migrar i està disponible en SharePoint. Per exemple, vostè pot mantenir allunyada de SharePoint en menys disponible, però en línia fixa o mitjans de comunicació accessibles altres formes més barates potser d'emmagatzematge.

Si determinem que vostè tindrà una gran quantitat de contingut a emigrar, realment posat en marxa un pla "per a l'equip de migració (s) de mobilitzar, assegureu-vos que tots siguin conscients dels seus rols, les seves funcions i quan es se suposa que ells fan i per què. Ells, a la seva necessitat a curt plenament a bord amb el que s'està fent.

També és necessari "demostrar que el procés funciona per endavant de la prova de rendiment" per a la migració dels seus equips. Això va per el manual, automàtic o barreja d'ambdós enfocaments. Sigui generós en les seves estimacions per a la migració basat en els resultats de les seves troballes. Això donarà als interessats més confiança en el seu projecte la capacitat dels equips per a complir els terminis de migració.

"Impacte en l'arquitectura global de SharePoint cal planificar en el disseny general"

Esperem que hi pugui haver abastat alguns o la majoria d'això en la seva planificació arquitectura original de SharePoint ... Pensa en l'augment de la càrrega del seu entorn de servidor físic, la planificació de les qüestions de capacitat, l'impacte sobre els resultats de cerca, la navegació en general i la utilitat del seu contingut, per citar només un les poques àrees que necessiten el pensament i l'avaluació en considerar la migració de continguts existents en SharePoint.

Per exemple, si vostè va a moure i / o índex de qualsevol dels continguts emmagatzemats externament en el seu entorn de SharePoint, considerar la incidència en l'augment d'emmagatzematge que estan a punt de posar en el seu medi ambient. Entre altres coses perquè l'augment de mida no és només per a l'emmagatzematge de dades en brut dels continguts que s'agreguen en les seves bases de dades SQL, sinó també el nou emmagatzematge requerits per manejar les mides d'arxiu d'índex d'augment.

Llavors consideri la càrrega addicional que acaba de posar en la seva còpia de seguretat i restaurar els processos! És possible exercir una pressió potencial sobre la seva capacitat per complir els seus SLA de disponibilitat del servei en cas d'inactivitat. Per exemple es pot encara recuperar la seva nou augment de les bases de dades contingudes en el temps acordat en l'SLA?

"Avaluar les eines de tercera part per ajudar amb el volum de dades"

Molts productes de tercera part que fan un gran treball per ajudar a migrar a granel / carregar contingut al seu entorn de SharePoint. No obstant això, molts d'ells no compliran amb les seves necessitats plenament, i que revisi acuradament seu exercici i un pla (o falta de) amb la migració i els costos en els seus plans i pressupostos. És important conèixer les seves limitacions, així com els seus punts forts. És possible que emigren molts, però no tots els tipus de document d'arxiu. A més, molt sovint vostè perdrà algunes propietats dels documents importants o els meta dades associades amb el document o pàgines que estan tractant de migrar.

A més és possible que perdi la integritat de dades, per exemple, la informació de marca de temps. Això és típicament una cosa que pot ser important des d'una perspectiva de gestió de registres, ja que no pot ser portada a través d'aquest nou entorn.

"Assegurar-se que obté l'empresa a prendre la iniciativa en la migració"

Per tots els mitjans proporcionar el model (enfocament), eines i mètodes en què garantir que el contingut es poden migrar. En última instància però els usuaris de negoci han de "pròpia" la migració real i participar plenament en aquesta part del projecte des del principi. Ells són els més ben situats per saber quin contingut és o no és necessari, com ha de mirar, tenir accés, etc També passa a ser un dels millors mètodes per educar els seus usuaris finals en l'ús de les capacitats de SharePoint que estan prestant a ells en general.

"Teniu en compte les obligacions reglamentàries de conservació de dades"

Diversos sectors de negocis, en particular, el govern i el sector públic, finances, salut i institucions de beneficència particular, les normes han de reglamentació que han de seguir per a la retenció de dades, la disponibilitat i l'accés (protecció de dades de temes en el seu conjunt). Aquests hauran de tenir en compte en els seus plans.

"Desinvertir i / o reutilitzar el maquinari vell"

La migració de les intranets d'edat, recursos compartits d'arxius o altres aplicacions potencialment permet a desinvertir seu maquinari (o almenys part d'ella). Pla per a aquest esforç, encara que només saber com es va a reciclar el kit o l'han eliminat de les sales de servidors. ¿Considera que les organitzacions de beneficència o escoles que podrien beneficiar-se dels vells equips, en lloc de dipositar en un abocador.

"Recordeu, no tots les dades han o poden ser emmagatzemats en SharePoint"

És cert SharePoint pot indexar una gran varietat de fonts de contingut. Però la realitat és dolorosa, això poques vegades aconsegueix els resultats desitjats inicialment, degut en part no per falles del producte en si, sinó perquè el manteniment de l'cerques basades SharePoint prendre un munt d'esforç continu que sovint s'oblida o s'omet en el disseny o en un manteniment continu.

Molt sovint és la ruta fàcil d'índex d'envelliment i la seva voluminosa recursos compartits d'arxius, però de veritat vols que els teus resultats de cerca que continguin informació de fonts que és tan vella i obsoleta? Sense la cura disseny en un principi, posada a punt i el manteniment regular requereix sovint acaba amb una mala experiència des de la perspectiva de l'usuari.

Així que per tots els mitjans consideren indexació de les fonts, però realment entendre les implicacions d'un disseny, planificació i manteniment en curs no la menor perspectiva dels usuaris l'experiència amb les pàgines de resultats. En l'última nota, considerar totes les opcions de la caixa que vostè té amb la recerca i també la introducció de filtrat de contingut per a la recerca de resultats (personalitzats o tercera ruta part).

"Penseu en deixar el contingut on està"

Tracta d'entendre tant el i intangibles beneficis tangibles de deixar el contingut in situ, i potser fer que el contingut de 'només lectura' per un període de temps, alhora que considerar les seves opcions i / o dur a terme la migració, per tal de no permetre l'augment, o el canvi de continguts emmagatzemats en aquesta àrea.

Conclusió

Hi ha un munt de coses a considerar com a part de les seves discussions per decidir l'enfocament a la migració i per sobre de la són només alguns dels temes que poden haver de considerar.

Sovint és políticament el "camí de menys resistència per migrar sol tot el contingut, amb independència de la tècnica i, de vegades allò racional financera per fer alguna cosa diferent. Si no ho ha fet, considerar la introducció d'arxiu, de quotes i les polítiques de retenció per gestionar el dubte no augmentar el volum de les dades en els seus entorns.

S'involucri amb les seves parts interessades i obtenir la seva buy-in per ser propietari de la peça de la migració. Sovint, una estratègia de fer que el negoci porta a terme aquesta migració els farà pensar de forma diferent quan és el seu recursos que es treuen de les seves funcions normals per fer-ho.

Finalment, en la meva experiència la migració i actualització d'un petit subconjunt del contingut original en SharePoint, a més d'arxivar la resta és l'enfocament adequat per a la majoria de les circumstàncies. Encesa de les capacitats d'indexació de SharePoint per als arxius compartits, però només en petita mida i les circumstàncies també és una cosa que vostè ha de considerar.

Una cordial salutació,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Document de migració de SharePoint: Les seves opcions

Informació general

Com ja he esmentat en el meu últim post hi ha una sèrie d'eines construïdes i altres opcions per ajudar a migrar el seu contingut en i al voltant dels seus entorns de SharePoint.

"SharePoint és el substitut natural del seu envelliment recursos compartits d'arxius i altres dipòsits de dades"

El veritable i important pregunta molt sorgeix al voltant de què fer amb les dades històriques emmagatzemades en aquests dipòsits com a arxiu i recursos compartits de xarxa, intranets i altres sitges. Certament, no serà un reemplaçament total per al seu arxiu / recursos compartits de xarxa.

Dit això, aquest i el següent article em proposo escriure té la intenció d'oferir les principals opcions obertes per a vostè, així com alguns indicadors útils de les experiències que hem adquirit amb els anys de treballar amb clients grans i petits per lliurar la intranet, Internet, extranets i el punt d'altres solucions basades en tecnologies de Microsoft SharePoint.

Les opcions

Vostè té bàsicament les següents opcions a considerar acuradament, cadascun tindrà implicacions que serà diferent depenent de les seves necessitats i circumstàncies:

• Migrar completament en SharePoint
• la migració parcial d'un subconjunt dels continguts en SharePoint
• Deixa on és i seguirà mantenint tant dipòsits
• Deixa on està i continuarà mantenint ambdós dipòsits i l'ús de SharePoint per indexar el contingut d'edat, per tant, que proporcionen capacitat a buscar-la.

Cada un té pro i els contres, que haurà de forma amb la finalitat de prendre una decisió que és adequat per a vostè. Al final un dels més de tot això pot ser apropiat per a les seves necessitats, però com per anteriors entrades del bloc assegurar-se que el pressupost i planejar d'acord a com jo vull garantir que es prengui el seu temps que vostè pensa!

Vaig a escriure una més alguns consells per tu per tenir en compte en les deliberacions amb els accionistes i els clients de la mateixa manera en el pròxim post.

Una cordial salutació,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares.

Migrate or move content inside SharePoint

Introducció

Migration is always a thorny topic that comes up on a project at the beginning in terms of scoping a project,  towards the end during rollout or adoption phases, or once the project is closed and users are left on their own. The activity of migrating or moving data into or between team sites, mysites, or from network drives and systems like Notes can be considerable.

There is however unfortunately no one answer to meet all types of scenarios and by enlarge I recommend businesses consider strongly the need to migrate in the first place from a bulk migration perspective. Consider if it is practical and possible leave where it is and or use it as an exercise in 'cleansing' your data before migrating or indeed moving it into SharePoint or possibly cheaper storage mediums. More on this topic in a future article.

For this article I want to provide some guidance to end users and their options. I frequently come across end users from both former or current clients asking me on how best to approach the moving content from one site to another or how to move a whole team site (sub sites included) from one location to another or even content from network drives during a migration or adoption phase. There are a whole range of scenarios and methods/tools here, but hopefully I will be able to provide you with some options to help educate and set you on the right path.

Firstly, to set your expectations right from the start… any migration into or around SharePoint is not easily achieved , especially using out of the box methods and requires quite a few manual steps. This is mainly because of how we typically store our team site content (in lots of what are called site collections – top level sites typically), which are in turn stored inside SQL databases. But also as a result of lack of support in general in the user interface within SharePoint to provide the necessary control and mechanisms to allow the copying or moving of content. This is probably why there are lots of 3rd party tools out there to help you.

In any case, make sure you plan carefully your site design and naming conventions to avoid such a need to move your content later!

Glossary of Terms

A few pointers firstly on terminology before we continue:

• Site Collection – Top most repository and security boundary for the storage and management of content. SharePoint can contain many hundreds or even thousands of these in a deployment. Top level team sites are often site collections.

• Pàgina del equip - Un lloc de nivell superior que es crea des del principi per emmagatzemar i / o compartir continguts. Normalment, un recull de llocs poden contenir desenes de milers de llocs de grup i / o sub-equip de llocs en una col lecció de llocs cada un amb molts centenars de milers de documents o més gran si l'estructura adequada.

• Sub-lloc - Són bàsicament bases d'operacions que se sentin en el lloc de nivell superior en una col lecció de llocs i han estat creats pels usuaris emmagatzemar contingut més lluny del lloc de nivell superior. Tenen més o menys la mateixa funcionalitat, però són / poden ser considerats "nens" de la part superior del lloc i probablement, però no necessàriament hereten els permisos i es pot vincular entre si, etc

• Content – Any Office documents, PDFs, images, discussion lists, calendars, contact lists, or text that you have stored in your site.

• List – Calendars, contacts lists, document libraries, discussion boards are all examples of 'SharePoint lists' and can contain a mixture of content items.

Methods & Tools

The following are some real world end user driven methods and tools in which to consider for your content migration into and of team sites in the main, but also will work for mysites, and publishing content.

1. Creation of site 'templates'

For any team site that you have content in, there is an ability to save the entire site, its document libraries, meta data and content (up to a size of 1O megabyte only) as a re-usable template. This now becomes a portable site template to re-use on other sites. With this you can now create repeatable sites that contain the same structure and or content.

To do this, under the Site Setting you will find a feature called 'Save Site as Template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though because its limited to a maximum of 10 megabytes in size. It's not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use.

Once you have saved the site as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'Site template gallery'. Your newly saved site template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“site templatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'site template gallery'.

What happens now is that when you go to your new site and attempt to create a new site,  the template will appear an 'Custom' tab option on the 'select a template page. Hence its important to call it something familiar on the previous steps! Once this is chosen, your new sub-site (and content if you ticked this option) will be there in the new site!

Pro's

• Quick and easy method to get small sub-sites migrate from one location to another
• Useful for creating different site templates for different audiences/needs
• Maintains branding/look and feel
• No admin or code deployment required
• End user friendly.

Con's

• Cannot be used for creating top level sites (unless uploaded to centrally 'master gallery'.
• Loses security permissions
• Loses item level security
• Limited to 10M in size
• Does not save sub-sites as part of the site, only that one site

2. Creation of list 'templates'

Basically for each list or library you have created on your site (this means any calendar, document library, contacts list, or other generic list) you can actually save each individual list including any additional columns you have created inside AND documents/content inside them, as a reusable 'list template'. As with 'Save as a site template' mentioned previously, this now becomes a portable list template to re-use on other sites.

To do this, under the list or document library settings, you will find a feature called 'Save as template'. This will allow you to save just the structure AND OR the content as well – Though again it's limited I to a maximum of 10 megabytes in size, so not ideal and will depend on the size of your content as to its relevance or not as a tool for you to use. At the very least you can get the list structure, then maybe use Option 3 below to bulk move your content.

Once you have saved the list/content as a template, (give it a familiar name) you can go under Site Settings to your 'List template gallery'. Your newly saved list template will be there. Now, this can be downloaded to your desktop, (“ listtemplatename. stp”) and basically uploaded in to your new site into the destination 'list template gallery'.

When you go to your new site and attempt to create a new list or library,  the template will appear an option in which to create from – hence as before, call it something familiar. Once this is done, your new structure (and or content if you ticked this option) will be there in the new site!

Basically repeat this process for all your other libraries or lists until you have copied your content across to your new site.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy list based content and structure including meta data
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con’s

• Resource intensive
• Loses security permissions
• Lose item level security
• Limited to 10M in size

3. Explorer view 'quick and dirty -  copy, cut and paste'

This method only works for document libraries or picture libraries. Basically if you open up your picture or document library using 'explorer view', (Choose Actions, Open in Windows Explorer) then do the same in your destination library, you end up with two explorer windows. Make sure you can see these side by side. You can manually select all your documents, copy/paste from one location to another or drag and drop in the same manner.

This is particularly useful for moving data from network drives (but is very very slow!) or other areas that support a protocol called Webdav.

Note: Any meta data won't be copied and you lose time stamp and other original owner details. DO NOT move or copy the 'Forms' folder! This is a systems folder needed by SharePoint.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between libraries
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Resource intensive
• Slow moving lots of content
• Need to setup security permissions again on destination library
• Ignores any metadata you have setup!

4. Export to Excel

As you might expect, this is only useful for lists (not document libraries).

On any given list you have the option to 'export to excel' or 'export and link to excel'. This can be used to provide an export into excel, then save/re-import back into another list.

Note: This can be quite painful as your origin/destination lists need to have the EXACT columns and metadata setup. Otherwise it will through up lots, (read huge!) amounts of data integrity errors that you will need to work through. Not recommended for the faint hearted, but does work, with limitations.

Pro's

• Quick and easy way to move/copy content between lists
• Good for limited offline working
• Good for large lists (Better use Access for lists with thousands of entries)
• No admin or code deployment required
• End user friendly

Con's

• Limited to one list at a time
• Not very robust
• Potentially resource intensive when uploading new data
• Need to setup security permissions again on destination library

5. Third party tools and server side tools

There are a mass of third party tools out there and too many to mention specifically on here. Ultimately many do however require a level of access (read server level permissions or server side code updates) you might not be allowed to have, so be aware of this 'show stopper' before you go out and buy something from Bamboo, Quest, Metalogix, Kwizcom or some other freeware on the internet! And before you go ahead and install a 3rd party product, read this article I wrote a while back.

For large migrations of data, the above methods 1-4 are simply not scalable and hence such products will be needed to make migration that much easier to manage.

Be aware however that some products may sound cheap, easy to install but can wreak havoc on your precious data and platform. I have come across many 3rd party web parts (free and chargeable) that have caused the project more problems, so caution should be taken. Areas such as not respecting origin and destination metadata, preserving file time/author stamp details and in general just overall robustness and performance issues are the main areas I have found to be areas in most need of improvement.

There are in addition some server side tools (basically command line tools) which are available to copy/move content between site collections (and different databases which the site collections are often stored within if need be). These are only for use by your system admins however, but can/should be consulted if you have a particularly large amount of content that you need to move from one site to another.

Conclusió

If your site has relatively very little content, its often quicker/easier to manually re-create the data or site you need to move, rather than actually move it using the above methods

For individual migrations its worth try the above options to gain an understanding of what you can do without purchasing 3rd party products or deploying server side code. Though the above examples are not 'bullet' proof or without limitations so do experiment and try before you settle on the one that will work for you.

There are a lot of 3rd party tools out there that can and do help. But as with any software purchase don't load it on our production environment without first demonstrating it is fit for purpose. I'll write some more soon on the topic of migration in general, so watch this space!

Regards,

Andrew Walmsley

Did you achieve your SharePoint ROI (Return on Investment)?

The 'solid' business case for SharePoint

When was the last time you read a business case which contained tangible (specifically financial) cost savings for recommending Microsoft SharePoint to be deployed into your organisation?

If you're one of the few that I have come across, I often wonder just how well the numbers 'stack up' both when they were written in terms of the criteria used and how they have fared since it was deployed?

I am sure many were 'successful', even if the financial statistics were not available to support this statement, as often its not just about the financials and can be more about introducing a change a way of working, ie collaboratively as opposed to in 'working in silos'.

Even so, over the last couple of years of working with the latest version of SharePoint with our existing (and new) customers, whereby we have returned to carry out additional work or for new consultancy pieces of some kind, I often enquire how the original business case was first of all agreed and secondly, (if one was produced!) how the deployment has lived up to it's original goals.

Predictably, it's a mixed response but overall business cases are increasingly being used, (which is a good thing) but rarely do they in my opinion, consider the long term financial savings nor are they revisited to confirm expected financial savings were achieved.

How well did the deployment go?

So did the deployment meet or exceed original financial savings?

Are the executive, steering group or IT dept. who signed off on the project happy with the financial cost savings or delivery in general? I suspect quite a few responses would be not so positive, decisive or along the lines of 'could have gone better'.

Depending on whom you spoke to in the business the reasons for this would typically fall into the following statements:

• 'No estimate of financial cost savings were produced in the beginning, so I can't say whether it saved us money or not'
• 'Bad advice from our SharePoint partner led us into a 'square peg, round hole' scenario, ie They decided to force (read bespoke code!) the hell out of the platform into something it just wasn't meant or designed to do and hence costs more than we budgeted for'
• 'It was deployed but it did not have stakeholder support, proper governance or adoption plans and hence wasn't really used by the business and so stagnated'
• 'The project was managed poorly by IT, ran over budget, took a lot longer than they said it would. Any identified cost savings has been lost getting it delivered'
• 'The new intranet was deployed, but I was offered no training or support and I can't find anything I need so rarely use it. There was nothing wrong with the previous application…'

Etc, etc…

As I posted a couple of years ago with my “ Microsoft ROI Calculator for Windows SharePoint Services ”, there are some useful resources out there to help, but these tend to be a bit of a 'black art' and should in my view be used with caution. There's one also from HP and others, but my thoughts on these are that it's a bit overkill in its recommendations, (perhaps to sell more hardware…?!) though useful I think for the wider awareness you need when carrying out such capacity and performance planning activity.

Why some SharePoint business cases often miss a trick

Most business cases I have read consider typical issues such as costs of maintaining existing application that are 'not fit for purpose, together with potential replacement application costs for licensing and hardware costs. Fine.

But rarely do they consider the financial savings of delivering additional applications on top of SharePoint beyond what they were originally introduced for (typically your intranet/extranet scenarios).

Not so easy to put down on paper in terms of financial savings, as such applications may not even be known about or requirements scoped in enough detail to make an informed decision. But nevertheless such a statement should be in your business case as a strong 'intangible' business benefit and support your strategic reasons for using SharePoint.

SharePoint 2010 is just around the corner …

The simple fact is SharePoint 2007 is already a good platform for delivering  applications upon. SharePoint 2010 isn't so far away and first signs are that it will build upon its success with the current version and become a great platform in which to host applications upon.

Whilst SharePoint may not be optimised for heavy transactional based applications, very few of your line of business applications (small, medium and large) will be of this kind anyway. Think about your existing applications (or planned) that provide your users with product catalogues, knowledge base applications, record management, document imaging repositories and consider them for inclusion into your SharePoint environment. Such additions will bring yet more value to the original (or new) business case.

Organisations must not miss this opportunity to bolster their business cases for SharePoint 2010 adoption, by looking at their 'line of business applications' they were considering introducing or replacing legacy applications, to see if they can realistically be 'consumed' by the SharePoint environment. I think you will be pleasantly surprised just how many can.

Important Note: Its imperative those doing so now with SharePoint 2007 or in future with SharePoint 2010 factor such things into their high level architecture designs. Most architecture designs I have come across fail to consider such requirements or plan for their inclusion. Introducing such things later will potentially cost you in redesign of your design in particular capacity or performance related areas.

With SharePoint 2007 available now and the soon to be released SharePoint 2010, it's even more critical to  increasingly view the strategic nature of your decisions and how operationally you can derive more value out of your investment in SharePoint platform.

Regards,

Andrew Walmsley

Director, WorkShares

Update June 15th 2010

A report commissioned by Microsoft from Forrester provides useful insight into the potential value in deploying Microsoft SharePoint 2010. The report can be found here and highlights several supporting statements others will find useful when putting together your business case for deploying the latest version of Microsoft SharePoint.

Microsoft BPOS – Business Productivity Online Standard – First Thoughts.

Background

We were experiencing some issues with our hosted email provider through 2008 and were looking to move away from them at some point this year.

Together with our own business strategy of providing hosted solutions we were keen to continue 'consuming our own food' so to speak. Hence we were on the look out for a smaller number of service providers for our core service of email, conferencing, collaboration and instant messenger/presence.

Having signed up as a partner of Microsoft Online late last year, we also felt we needed to experience first hand what some of our future clients would go through and decided to move to Microsoft Online service when it became more widely available.

Microsoft Online – http://www.microsoft.com/online/solutions

We moved our organisations email services to the recently launched Online Services offering. There are several services available including:

• Dynamics CRM – Customer relationship management

• Office Live Meeting –Conferencing/live online meetings

• Exchange Hosted Services – Virus software protection, encryption and filtering for Exchange

• Exchange Online – Exchange email, calendars and contacts

• SharePoint Online – SharePoint (Windows SharePoint Services v3)

• IM & Presence – Office communication for instant messaging and presence

• Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) – encompasses Exchange Online, SharePoint Online, IM & Presence and Office Live Meeting services 'all in one' package.

All of the above have been available predominantly in the US during last year and are now in UK and other parts of the world. There are also dedicated offerings for the larger customers available whom wish to move perhaps their 'on premise' solutions into the cloud.

We opted for the “Business Productivity Online Standard Suite” over a month ago now and though we didn't replace all our services in one go, it nevertheless provided us with a useful insight into the challenges presented to businesses when moving from either 'on premise' or existing hosted service.

At this stage we have only moved our email and live meeting services over – though arguably our most critical application and service, (email) we felt comfortable with doing so based upon research with other beta users, demo's I had seen plus existing experience in general with hosted exchange providers.

In addition to email and live meeting we were was also provided with these additional services as part of the package.

• Exchange Storage of 100gb (for all mailboxes)

• SharePoint – 5GB of Windows SharePoint Services

• Live Meeting Office Communications.

Migration and Setup

So far so good. As you can see from the screenshots below, once you have the service up and running, the administration console is a clean intuitive interface with various options presented in tab like format.

The migrating and setup of the Outlook 2007 client was fairly straight forward, though migration from hosted email provider isn't particularly well catered for in terms of migration tools. This is to be expected I guess as there are so many configuration options here and many would need the server level access, ISP's wouldn't be willing to provide.

Not the same however for your 'on premise' based solutions it has to be noted, as Microsoft has provided several options in this arena for you to consider as part of your migration planning. As you can see from the image below, we have several options to consider and plan for.

Once you're email has been migrated you have access to your email either from your Outlook 2007 client. In addition you can access to your mail via the web browser in 'Outlook Web Access' shown below, which is great way to access your emails on customer or client sites.

Single Sign On

The Single Sign On application provided is a neat piece of software and very easy to use giving the user a single console like interface in which to launch their applications.

User Portal

The single sign on application will take you to your personal user portal. You get a number of different screens within your administration center, but the user portal is specifically personalised for your users and importantly has a lot of help already built into the site.

Live Meeting

We have not done much here other than to see 'it just works' and provides usual features to allow for live meeting to take place.

Office Communicator

Not something we have played around with much either, but again it just seems to work as expected. We've only just loaded this up, but will consider migrating to it once things have bedded down a bit. It's basically an instant messaging application which will evolve into a 'unified comms' platform by 2010 supposedly.

SharePoint Online Features Table

Here is a table with the features provided by the SharePoint Online service, which is part of the BPOS offering. Again, we haven't done much in this arena as we have other providers for this at the moment, but it pretty much does what you would expect. Note: It's based on Windows SharePoint Services not MOSS for those interested.

Support during migration

Responses in general to queries being raised were provided to us in a timely manner, either by way of updates to the support area and or by way of telephone during office hours.

Our planning was thorough having gained experience in upgrades/migrations of Microsoft products with our day jobs, but we still came up with a few issues/challenges around email.

We particularly like the online support area, which is much improved from our old provider and keeps you easily up to date as to progress with your support requests.

Conclusion

The Good

• Setup was ok as we mentioned, though not really for the 'none techie' or individual whom isn't used to migration issues with Microsoft based technology. You do need to plan your migration carefully as there are many permutations to consider, especially for your 'on premise' existing email providers and or SharePoint content migrations – more on this for a later post.

• SharePoint Online support changes made by SharePoint Designer and forms introduced by Infopath

• Mobile access to email via Windows Mobile devices is simple to setup

• Fantastic value for money with email, SharePoint, live meeting and instant messenger applications all neatly tied into one cloud based platform

• Highly resilient platform 99.9% plus secure https (only) traffic for all users

• Support via email and telephone was excellent.

Not so good

• It's basically Windows SharePoint Services functionality, not MOSS

• Migration tools from hosted Exchange providers are none existent. Which we guess is ok, as you have the option to migrate/import your old PST files – but you do need to plan in time for this. For large scale migrations, you need time to do this and plan in appropriate with the user as they may well be without their mail during this time. Though with the migration tools available, you won't lose any email

• Unfriendly URLs with all services – Apparently plans to improve on this area, but expect very long URLs and no way to change them

• Doesn't support bespoke code within SharePoint Online (that requires server side additions or changes) but will allow SharePoint Designer based changes

• Arguably the lack of ability to support custom modifications is a 'Bad' but feel we have a good compromise here. Besides which, the dedicated offering from Microsoft will allow this. This position will probably changed for the better with SharePoint 2010….

Bad, needs improving

It's early days yet, and perhaps we will post back after a month or so of using it in anger! Otherwise, it just works from our experience to date.

Regards,

Andrew Walmsley

WorkShares Team.

Accessing Office 2007 formatted documents in SharePoint with older versions of Microsoft Office

An ongoing challenge for some of our customers and no doubt many others out there is the inability of older versions Microsoft Office  (Namely Office 2000, 2002 (Known as OfficeXP) & 2003) to open/edit the newer formats created in Office 2007.

The Office 2007 applications by default have document extensions typically found with an 'X' on the end – .DOCX, .XLSX and .PPTX, etc. Though it should be noted that this can be changed to default back to the original formats, if you need too.

In any case, Microsoft have recently release a free download called “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats”.

This downloadable installation will update your existing Office installation and allow it to open/view/edit/save the documents in the newer formats. Great!

Link to software download found here .

With further information found here relating to the knowledge base article.

Regards,

Andrew Walmsley

www.workshares.co.uk

Technorati Tags: Office , sharepoint